采购部操作实务.docx

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采购部操作实务

第十章　　　采购部操作实务

第一节采购部组织机构图

第二节　　采购部办公室

一、岗位说明

（一）采购部经理

【工作关系】

直接上级：

总经理

直接下级：

统计员、报送员、采购员、兼职训导员

内部联系：

酒店领导及各部门　

外部联系：

相关供方

【岗位描述】

在分管副总经理的领导下，负责在本部门内组织、贯彻、实施《国家星级评定标准》

和《系统设计与操作实务》，对本部门负责和　的工作质量和服务质量负全面责任；对本部门的工作有指挥、考核权；负责制定、修订本部门各级人员的职责与权限。

【工作内容】

1．制定采购部的工作方针、及程序、规定等文件，一经酒店高级管理层批准，保证贯彻、执行。

2．审批所有采购物资的申请单、订货单。

3．根据酒店的要求与市场供应情况审定价格合理、质量可行、信誉好、服务优的供方，与其确立供求关系。

4．负责与供方进行重要业务洽谈，审查所有供货合同及其他业务合约等文件。

5．负责组织市场调研，及时地向酒店高级管理层提供商品市场信息、购买策略，指导下属员工努力采购成本。

6．指导识破商品周围并掌握，了解所采购商品的有效使用率。

7．积极开发国内市场货源，不断推荐新产品，扩大酒店货品的国产化。

8．经常检查本部门执行经济、海关、检疫、卫生等法律、法规的情况，及时处理发现的问题。

9．对采购部工作人员的招聘、考核、奖惩、提升、调动等方面工作提出意见。

10．时培训本部门员工的业务知识，及时地对本部门员工开展思想教育，提高本部门员工的思想、业务和管理水平。

【任职资格】

性别：

男女不限　　　　　　　　　　　　　　　　　学历：

大专以上

工作经验：

（1）从事酒店采购工作五年以上工作经验。

（2）具备较好的工作组织和协调能力。

（3）熟悉酒店经营中所需的各种物资情况。

（4）具有一定的社会活动能力，能与供应商建立良好的合作关系，熟悉谈判、签约等业务程序。

（5）能管理好下属员工，指导员工进行业务活动。

体能要求：

身体健康，无传染性疾病。

知识技能：

（1）能熟练运用计算机，熟悉办公软件。

（2）熟悉食品卫生法、经济法、合同法、工商行政管理等法规。

（3）具有酒店管理、物资采购、成本核算、人员管理等业务知识。

（4）熟悉并掌握本酒店各部门的职责、标准、程序、规范。

（5）熟练掌握一门外语（英语和日语），外语考核达到酒店标准A级。

（二）采购统计员

【工作关系】

直接上级：

采购部经理

内部联系：

各部门

外部联系：

相关供方

【岗位描述】

负责采购部业务统计、分析、价格监督，与供方进行业务账项核对及应付货款的管理和结算；　管理本部门文件、资料，并协助采购部经理处理日常工作。

【工作内容】

1．对每日采购商品的数量、价格进行统计、整理、审查，将有关情况及时向采购部经理汇报，月末做采购统计报表。

2．对每日采购未结账项记账统计，月末与供方对账、结账。

3．准备会议文件，做好会议记录，副理会议内容。

4．负责打字、文件传递工作。

5．负责本部门资料的汇集、整理、存档、保证随时提供使用。

6．处理来信来访。

7．完成经理交办的其他工作。

【任职资格】

性别：

男女不限　　　　　　　　　学历：

大专以上

工作经验：

（1）具有两年以上采购工作经验。

（2）具有一定的成本核算、统计分析能力。

（3）熟悉办公软件，有一定的文字写作能力。

体能要求：

身体健康，无传染性病症。

知识技能：

（1）具有计算机应用知识，熟悉财务、统计软件。

（2）具有商品学、统计学、会计学等业务知识。

（3）熟悉并掌握本部门各岗位的职责、标准、程序、规范。

（4）外语考核达到酒店标准C级。

（三）报关员

【工作关系】

直接上级：

采购部经理

内部联系：

各部门

外部联系：

相关政府主管部门

【岗位描述】

负责组织安排进口货物的报批、报关、报检及接货工作。

【工作内容】

1．办理国家限制进口商品的许可证及各项审批工作。

2．收到到货通知后，负责报关、报检、提货工作。

3．交纳各项进口商品税款、费用，办理免税手续。

4．保持与海关、动植检、商检、卫检等有关部门和人员间的联络、沟通；接受各项培训、指导；承担报关员义务；行使报关员权利。

5．及时将进口货物的检验结果报告给经理。

6．负责对进口不合格货物的后续处理工作。

【任职资格】

性别：

男女不限　　　　　　　　　　　　　学历：

大专以上

工作经验：

（1）具有两年以上报关工作经验，熟悉酒店物品采购。

（2）进口商品的报批、报关、报检的程序与标准。

（3）熟悉国家进出口物品管理的政策、法规。

体能要求：

身体健康，无传染性疾病。

知识技能：

（1）具有全国统一的报关员证。

（2）熟悉计算机应用知识。

（3）熟悉并掌握本部门各岗位的职责、标准、程序、规范。

（4）外语考核达到酒店标准B级。

（四）物品采购员

【工作关系】

直接上级：

采购部理

内部联系：

各部门

外部联系：

相关供方

【岗位描述】

具体实施酒店工程设备、材料、营业及办公用品的采购供应工作。

【工作内容】

1．与各部门密切配合，组织安排物品材料申购的报价、择商、订货。

2．配合验货室对购进货品进行严格把关，对不全要求的货物负责交涉退换。

3．开展市场调研，不断开发货源渠道，推荐新产品，提供市场信息。

4．保存采购工作的必要记录，做好统计，定期上报。

5．完成采购经理交办的其他工作。

【任职资格】

性别：

男女不限　　　　　　　　　　　　学历：

大专以上

工作经验：

（1）具有两年以上采购工作经验。

（2）商品知识丰富，独立工作能力强。

（3）熟悉酒店所雷厉风行　性能及质量要求。

（4）熟悉工商行政管理法规；具有一定的公关能力。

体能要求：

身体健康，无传染性疾病。

知识技能：

（1）具有计算机应用、商品采购知识。

（2）具有一定的市场知识，了解和各物品的市场行情。

（3）熟悉并掌握本部门各岗位的职责、标准、程序、规范。

（4）外语达到酒店标准C级水平。

（五）仪器采购员

【工作关系】

直接上级：

采购部经理

内部联系：

酒店各营业部门　

外部联系：

相关供方

【岗位描述】

具体实施酒店运营所需各种食品、食品原材料及酒水饮料的采购供应工作。

【工作内容】

1．与部门密切配合，按照酒店《采购价格控制办法》的要求，组织各类食品的市场调查、报价、比价工作。

2．按照《供方质量保证能力调查方法》，负责对供方的质量保证能力调查、索证，做出准确的评价，以确保所购商品的质量，满足酒店的需求。

3．积极开展市场调研，不断开发货源渠道，及时向酒店提供新产品和市场信息。

4．配合验货室对商品进行严格把关，对不符合要求的货物负责交涉退换。

5．保存好采购工作记录，做好统计和定期上报工作。

6．完成采购部经理交办的其他工作。

【任职资格】

性别：

男女不限　　　　　　　　　　　学历：

大专以上

工作经验：

（1）具有两年以上采购工作经验。

（2）具有丰富的商品知识，独立工作能力强。

（3）熟悉酒店所需食品的性能及质量要求。

（4）熟悉食品卫生法、工商行政管理法规。

（5）具有一定的公关能力。

体能要求：

身体健康，无传染性疾病。

知识技能：

（1）具有计算机应用、仪器采购、仪器检验等业务知识。

（2）具有一定的市场知识，了解各种物品的市场行情。

（3）熟悉并掌握本各岗位的职责、标准、程序、规范。

（4）外语达到酒店标准C级水平。

（六）兼职训导员

【工作关系】

直接上级：

采购部经理、培训部主任、质管部主任

内部联系：

培训部、质管部、各部门训导员、部门各级人员

【岗位描述】同质管部兼职训导员

【工作内容】同质管部兼职训导员

【任职资格】同质管部兼职训导员

二、工作程序与标准

（一）总则

1．为搞好酒店的采购工作，本着及时、优质、优价、优渠道的原则，完成酒店的采购任务；防微杜渐、杜绝采购工作中不良倾向的发生，特制定本业务操作规程。

2．采购部是酒店采购工作的专业部门，酒店所需物品及食品原材料原则上均由其统一采购，其他部门有参与监督、支持配合的权利，但一般不准自行采购。

3．所有采购活动须遵守国家有关法律、法规和法令。

4．相关人员在采购、收货过程中，须遵循社会社会主义商业道德，努力提高业务水平，讲究文明礼貌，遵纪守法，以酒店利益为重，相互监督、相互配合，共同把好进货关，维护酒店的社会形象。

（二）采购项目的申请

1．凡是中心仓库储备的各类食品物料均由仓库根据库存限额及各部门的使用情况，填制《食品物料采购计划表》，经计划财务部审核后，交采购部执行。

2．各厨房每日所需的非储备食品材料由各厨房填写一式三联的《零星食品/用品材料订购单》，经厨师长签批后交采购部。

3．各部门所需的之外的物品，由各部门填写一式三联的《零星食品/用品材料订购单》，并附书面申购说明，注明用途，经部门经理签批计划财务剖面核后交采购部。

4．采购申请须加强计划性，杜绝采购的随意性。

（1）各厨房日常消耗的零星食品采购，务必于前一天16：

00前将手续完备、填写清楚的订购单提交采购部。

（2）本地采购的低值易耗品、价值在1000元以下的营业用品和设备零配件，须提前四天将订购单送交采购部；采购价值超过低值易耗品的营业用品、各部门的非营业用品及常备设备零配件，都需在每月月底前将经过计财部审核的下月采购计划提交采购部。

（3）需异地供货的采购申请，须至少个半月提交采购部。

（4）需进口解决的采购申请，至少须有三个月的供货时间。

（5）特殊情况下，视情况按有关规定办理。

（三）采购的择商

采购任务实施前，采购员须广泛了解市场信息，考察供方的有关情况，对供方进行评定，根据供货情况，采取两种形式对供方进行考核、评定。

1．大宗供货供方的评定，选用下列一种或几种方式：

（1）对供方的生产能力、质量保证能力进行调查评价。

（2）对供方依据第三方质量体系认证注册证明结果。

（3）对同类产品在其他顾客处的使用情况进行评定。

（4）对供方多年供货的效绩进行体验、验证后认定。

（5）对供方提供样品，并对其进行检验，验证后认定。

2．确定调查供方后，采购业务人员负责分发、收集《供方质量保证能力调查表》，必要时须协调有关部门和采购部经理进行实地考察，组织有关部门根据《供方质量保证能力调查表》及相关调查资料对供方进行评价，填写《供方评价记录》；认定合格后，报总经理批准，作为采购订货签约的依据，同时编进《合格供方名册》。

3．建立正常供货后，每次到货时，采购部采购员须会同计划财务验货室人员对到货进行抽检，采购员须填写《食品、物品进货检验验证记录》；如果边疆两次不合格，采购员须填制《取消不合格供方通知单》，并通知其停止供货。

4．对采购品种不稳定，进货批量小，市场变化频繁的小供方的考核：

（1）采购员在接到相关采购计划后要充分了解市场，要求供方提供样品，采购员根据其提供的样品填写《样品签样试用回单》，经计划财务部室和有关部门人员签字确认后，编进《合格供方名册》。

（2）建立日常供货关系后，采购部须会同计划财务有关部门人员对供方所供货物逐批检验，验货室人员根据抽检情况填制《食品材料直拔验收单》作为供方的供货档案，每月评定一次，如果每月有两次抽检不合格，采购员须填制《取消不合格供方通知单》，并通知其停止供货。

（四）采购的确认、报价

1．各厨房每日所需蔬菜、水果的价格须由供方每星期报价一次，采购部组织人员对报价进行市场调查、比价和评估后，将最终确认的价格通知各厨房和验货室，以便存查、；该项工作资料由采购部统计员登记，由采购部经理具体组织实施。

2．采购部在收到中心仓库计划单后，由部门经理将采购计划直接安排给相关采购业务员；相关业务员依据《采购价格控制办法》的相关办法考察确定采购价格，在《合格供方名册》范围内组织进货；改变供应渠道须有书面说明，并按对供方考核、评定的规定程序进行评定合格，经采购经理批准后执行。

3．仓库及营业常备用品的加工和采购实行“综合考核、对比择商、定点供应”泊原则，在《合格供方名册》范围内组织进货；改变供应渠道须有书面说明，并按对供方考核、评定的规定程序进行评定合格，经采购经理批准后执行。

4．各部门日常零星和应急采购任务的比价或询价，由采购部经理根据本规定要求签批于采购申请上，由采购业务员执行。

5．《国外采购申请单》通常以传真、电函方式向港澳或国外供方询价；属国家控制进口的商品在询价的同时，由报关员向国家有关部门办理申报、审批手续。

6．供方的优惠、折扣、赠送、回扣等须酒店所有，并在报价中注明。

7．对于有特殊要求或需特殊加工的采购项目，需方要作详细图解说明或提供实样，采购业务员根据需方的要求按规定程序对供方进行考核、评定，合格后编进《合格供方名册》，同时要求供方按要求提供图纸或实样供需方确认。

8．采购部对内要主动与使用部门保持密切联系，树立服务意识，熟知酒店物品的标准和使用情况；主动向使用部门推荐适路新产品及质优价谦的代用品，积极主动地向酒店高级管理层提供市场情况及购买策略。

使用部门在工作中要主动与采购部门沟通配合，对掌握的供方情况及购物意向须主动通报采购部，由其进行考核、评定，择优录用。

9．确属疑难采购项目，采购部和使用部门双方须及时联系沟通，研究对策；无力解决的须及时请示酒店领导，不得耽误。

（五）采购项目的审批

1．各厨房每日市场订购单须经各厨房厨师长签批确认，并经采购部经理审批同意，由采购部统计员登记后，方为有效订单。

2．中心仓库的库存补充计划提出后，须先经计财部经理审核批准，再交采购部执行。

3．各部门所需的营业物品或办公用品须在每月月底前将订购计划提交计财部，由计财部经理审核后交采购部择商、询价，呈总经理签批后方为有效订单。

工程部维修材料、配件及各部门应急采购的物品须按照本条规定执行。

4．所有采购项目以审批成为有效订单后，方可实施购买。

（六）采购项目的购买

1．所有采购项目原则上依据有效订单由采购部统一购买，其他部门一般不准自行购买。

2．所有采购订单由采购部经理直接落实采购员实施购买。

所有购买活动须依据有效订单所规定的项目、数量、价格、时限、供方及其他要求进行，并在到货前将填写完备的《零星食品/用品材料订购单》（直拔采购项目使用）或《食品、物品进货检验验证记录》（入库采购项目使用）递交计划财务部验货员，以备到货查验。

3．对于期货和供需双方认为签约的经济活动，采购员须主动向采购部经理汇报有关业务细节，由采购部经理与供应商、厂家共同就合同条款进行洽谈并签订经济合同，经双方法人代表签字并取得佥公正后，方能生效。

4．由市场变化或其他原因造成购买时价格高于有效订单报价或数量多于有效订单数量时，发行股说明理由，重新办理手续后，方能购买。

5．需在供方处验货购买的采购项目，采购员须根据验货购买情况于当日填制《采购部员工每日工作报告》，并说明采购情况，经采购部经理批准后，交采购统计员登记存档。

（七）采购项目的验收

1．到货前，采购员根据同供方洽谈的情况填写《食品、物品进货检验验证记录》一式两联，详细说明货物的品牌、规格、数量、质量要求等项目，一联　交计财部验货室，一联留存，计财部验货室将据此对到货进行查验；查验合格后，填写《货物入库单》或《直拔物品材料验收单》，并将货物送入仓库或颁发到各部门，同时出具《收货单》一式三份，一联交供方，一联交采购部，一联留存。

2．计财部验货室在对购入项目的质量、规格、式样等难以确认的情况下，须主动请使用部门的授权人协助；难以凭感官直接确认质量的基础上，必须经使用部门，对样品进行确认，并出具《样品签样试用回单》，有关部门和人员须积极、认真地予以配合。

3．验货时，参与查验的有关人员必须本着实事求是的原则，恪守职业道德；经确认属不符合要求的采购项目，由采购部办理退化事宜。

（八）采购项目的结算　

1．预付款的采购项目，在交易前无论金额大小都须签订供销合同；付款时，采购员凭手续完备的供销合同填制《付款申请单》或《支票领用申请单》，向计财部申请付款。

2．即时付款的采购项目，采购须凭有效采购申请填写《支票领用单》或《付款申请单》，向计财部申请付款，获得支付手段。

3．以现金支付金额较低的采购项目，先由采购员以核发的备用金支付，到货时各项手续办理完结手，向计财部申请领补备用金。

4．处以付款的供应项目，其付款单据统一由采购部统计员管理，定时核对无误后付款。

（九）采购资料的控制

采购文件须清楚地说明拟订岁首资料，资料须包含下列内容：

采购计划、《零星食品/用品材料订购单》、《食品物料采购计划表》。

1．采购员在填写《食品材料直拨验收单》、和《物品材料入库验收单》时，须详细注明产品类别、型号、等级或其他准确的标识方法。

2．《样品签样试用回单》须注明产品规范、过程要求、检验规程及其他相关技术资料（包括产品、程序、过程、设备和人员的认可或签字要求）或其他明确的标识和试用版本。

3．所有的采购工作结束后，采购业务员须及时把所有的采购资料递交采购部经理审核签批，然后由采购统计员登记存档。

（十）采购工作流程示意图

说明：

1．使用部门首先向仓库申领所需物品，如仓库无货，提出采购申请交计财部审核；仓库在货物库存低于库存最低限额时，提出采购申请交计财部审核　。

2．计财部收到各部门采购申请后，认真进行审核，无误后将采购申请转采购部。

3．采购部接到计财部转来的采购申请后询价、洽谈、订货。

4．采购部订货后须在到货前将《食品、物品进货检验验证记录》交收部门，以便货物验收。

5．货物查验合格后，收货部门须出具一式三份，一份交供应商，一份返还采购部，一份留存；同时填制挂账单交计财部挂账。

6．货物验收合格后，即办理收货手续，通知使用部门收货。

7．收货后，使用部门和仓库须及时将使用情况反馈到采购部。

8．货物收妥并于一个月内无不良反应后，采购部组织付款。

三　、质量记录

（一）《样品签样试用回单》

样品签样试用回单

试用部门：

　　　　　　　　　　　　　　　　　日期：

样品名称

规格

数量

价格

金额

供方

试用部门意见：

（请贵部于24小时内签回，否则认为已确认.）

部门负责人签字：

　　采购员：

采购经理：

（二）《供方评价表》

供方评价记录

编号：

供方名称

联系电话

联系人

通讯地址

供方评价记录：

采购员：

采购经理：

使用部门意见：

负责人：

审批意见：

总经理：

（三）《供方质量保证能力调查表》

供方质量保证能力调查表

编号：

供方名称

联系电话

联系人

通讯地址

产品名称、规格、类别：

价格：

质量保证能力：

供货能力：

资质证明：

（营业执照、产品检验报告等）

业绩考核：

第三方质量体系认证：

调查人：

供方：

日期：

请提供材料：

质量体系认证营业执照税务登记表卫生合格证产品检验报告

（四）《合格供方名册》

合格供方名册

品种

供方

联系人

通讯地址

联系电话

审批人：

日期：

（五）《零星食品/用品材料订购单》

经理

主管

职员

海天大酒店

零星食品/用品材料订购单

部门：

年月日NO:

：

品名

单位

规格

数量

预算

供应商

说明

单价

金额

采购部：

酒店负责人：

经办人：

采购经理：

（六）《取消不合格供方通知单》

取消不合格供方通知单

编号：

供方名称

产品名称

不合格项目综述：

采购员：

年月日

取消不合格供方决定

采购经理：

年月日

审批意见：

总经理：

年月日

（七）《物料采购计划表》

海天大酒店食品物料采购计划表

计划期：

年月制表日期：

年月日

品名

单位

规格

计划耗用量

库存单价

预算金额

供货日期

备注

中文

英文

人民币

外汇

经理：

主管：

制表：

第三节管理制度

一、《采购部价格的控制办法》

为了加强酒店采购工作的管理，落实“优质、优价、及时”的采购原则，特制定本办法，采购部全体人员须严格执行：

1.每日所需水果、蔬菜的价格，每周有供方报价一次，采购部结合市场询价，确定的供货价格竟采购部经理批准后实施；每月组织五家供方对餐料、调味、酒水价格报价，择优选用。

2.每月组织两家以上供方对禽肉产品、水产品价格报价一次，根据货物质量，确定供方。

3.纸品、可用消耗品、毛巾制品、台布布草类制品、办公耗材用品、塑料制品、清洁用品的采购价格以招标为主，结合比价和综合考察制定供货价格。

4.服装制作、印刷品制作、瓷器的采购以比价为主。

比价手段为：

《海天大酒店服装之作价格计算单》和《海天大酒店印刷品报价单》，库存印刷品每年招标一次。

5.设备采购批量较大的一次性货物采购及应急采购的比价和询价，由采购部经理根据《采购部工作规程》的要求签批。

6.零星批量采购的定价，由采购部经理酌情实行招标或比价方式确定价格。

注：

该文件为采购部加工控制的执行性文件，本部各岗位员工须严格执行，违者将按酒店有关规定给予处罚。

二、《供方质量保证能力的调查办法》

为确保采购产品的质量，保护消费者和酒店的利益，按采购产品的性质不同，特制定供方质量保证能力的调查方法，采购部全体员工在日常工作中须严格执行：

1.加工食品、成型预包装食品、酒水饮料、鲜肉、禽类食品，供方质量保证能力的考评办法：

（1）索取有效的营业执照、卫生证书、产品检验合格报告或索证备案单。

（2）第三方质量体系认证注册证明。

（3）鲜肉产品每次到货时须出具检疫报告交验货室存查。

2.鲜活水产品、蔬菜、水果等产品，供方质量保证能力的考评方法：

（1）参照第一款的方法进行考评。

（2）此类产品可不考评供方，但采购人员在采购时须对所购货物逐项进行仔细查验，到货后由验货室进行复验，以确保产品质量；冷冻水产品及数量较大的解冻产品在到货前或到货中必须填写《样品签样使用回单》，请使用厨房确认质量合格。

3.客用消耗品、针棉织品及其他所有面客物料，供方的质量保证能力的考评办法：

（1）索取有效的营业执照、卫生证书、产品检验报告，进口产品需有商检报告或产品质量证明。

（2）第三方质量体系认证注册证明。

4.清洁用品供方的质量保证能力的考评办法。

（1）索取有效的营业执照卫生证书、产品检验合格报告（无磷合格证）。

产品外包装需有无磷标志。

（2）第三方质量体系认证注册证明。

5.工程用料及设备配件供方的质量保证能力的考评办法：

（1）索取有效的营业执照、产品检验报告、产品合格证明、青岛市建