文书资料管理制度初稿.docx
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文书资料管理制度初稿.docx
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文书资料管理制度初稿
文书资料管理制度
编制:
审核:
审批:
生效日期:
发放号:
受控状态:
1文书管理体系图
收寄、制作、整理
文书处理
处理、分发、保管、借用
文书管理体系
分类、编辑、归档、废除
文书档案
检索、调用
2总则
2.1所谓文书是指业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、专利许可证、电报、各种帐薄、图表参考书等一切业务用书与公文。
2.2全部文书归公司所有并收藏、任何人不得私自占有。
2.3必须严格保守文书的机密。
2.4凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等,一律以“文书”的形式进行,所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则。
2.5在紧急情况下以口头或电话形式处置的事项,事后也必须以文书形式记录下来。
2.6公司文件的收发、领用、寄送、入档及保管均由行政部负责。
3文件收发
3.1一般文件予以启封,分送各部门;
3.2私人文件不必开启,直接送收信人;
3.3分送各部门之文件若有差错,必须立即退回行政部。
4文件管理
4.1行文编号
4.1.1一般文档:
按公司、部门、文类、年月日、编号的顺序进行文档编号
例1:
行政部于3月28日的报告或审批文件
公司/部门/文类/年月日-编号
EN/Adm/Report/010328-001
4.1.2规定和通知:
按部门、文类、字第几号进行文档的编号
例1:
行政部2017年下发的第一份规定
政规字2017第001号
例2:
行政部2017年下发的第一份通知
政通字2017第001号
4.2文件行文规范
4.2.1上行文:
报告、请示、申请、汇报、总结。
1、标题:
二号黑体加粗字、居中、无缩进。
2、二级标题:
三号宋体加粗字体,首行缩进两字符。
3、正文:
三号宋体字,首行缩进两字符,行间距为固定值28磅。
4、收尾落款与日脚:
三号宋体加粗字体,居中;日脚为插入文体字样日期;通过左缩进至右下脚位置。
4.2.2平行文、下行文:
通知、通报、批复、函、意见、纪要、工作联系单。
1、标题:
二号黑体加粗字,居中,无缩进。
2、二级标题:
三号宋体加粗字,首行缩进两字符。
3、正文:
四号宋体字,首行缩进两字符,行间距为固定值25磅。
4、文尾落款和日脚:
四号宋体加粗字、居中,左缩进到右下角;日脚为插入文体字样日期。
4.2.3行文规定:
1、公文用纸:
1)文本文件:
为A4型白纸:
210mm×297mm;
2)图纸文件:
为A3型白纸:
29.7mm×42mm。
2、装订:
1)文件(红头文件):
单面装订;
2)常规文件:
单面或双面装订;
3)普通文书:
双面装订。
4.3文件申报
4.2.1请认真填写公司的文件签报表,进行文件的上报审批工作。
4.2.2公司行文、签报应新遵循上呈下达原则,逐级传递,按规定签阅。
4.2.3各部门需将申报单存档妥善保管,以备查。
4.3存档工作(一级保管、二级保管,详细存档工作内容,完善跟踪记录和责任人签字体系)阶段性完结项目及时归档
4.3.1文书按内容进行整理后,可分为两类保管,一类是尚未完结的文书,另一类是可以归档的文书。
4.3.2全部完结的文书,分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑,并在“文书保存薄”上做好登记,归档保存。
4.3.3各部门将自行管理本部门之文档。
并按月进行归档,即将文档交至行政部进入公司的档案库内统一保存。
以便管理及查找。
4.3.4各部门要做好会议纪要,平时的例会及一些重要的会议均要有会议纪录并按月交由行政部封存备查。
4.3.5各部门做好资料收集、保存工作,对带有机密性的废弃物要及时进行处理销毁。
5文件的邮寄的管理
5.1公司的文件的收发、邮寄由行政部指派专人负责。
5.2员工如需从公司发传真或邮寄物品,须先填写有关表格,在写明主要内容并经部门领导签字后,交行政部登记办理。
5.3员工在邮寄前须将要邮寄之地址及收件人等情况告知行政部,以便行政部指派专人协助办理。
5.4每日邮寄文件需在16:
30分前通知行政部办理,如果在16:
30之后交至前台将安排在次日办理。
6文件的领取
6.1行政部做好文件的借阅及领取的登记工作
6.1.1公司的机要文件和技术资料不得私自复印,员工借阅、复印资料,必须征得部门经理的同意。
6.1.2机要文件复印件的领取,需填写机要文件复印件申请单,由本部经理批准后,由行政部提供复印件并记录备查。
6.1.3行政部复印的公司资料需加盖行政部COPY章,以视区分。
6.2公司文件的领取
6.2.1员工领取公司相关的资料:
公司的专有资料(即有关公司权益和业务的资料),不论是属于技术的、商业的、财务的或其它方面的,亦不论是否特别指明是专有资料的,均不能随便透露,员工不能使用专用资料谋取私利,不论员工是否由于在公司任职而取得公司和他人的专用资料,不论资料的性质是属于技术的、商业的、财务的或其它方面的,上述规定一律适用。
滥用专用资料的例子如:
出售上述资料,或在未经任何授权的贸易或交易中使用上述资料,谋取公司的业务机会为其个人所有,取得明知是公司利益有关的财产。
6.2.2员工领取资料:
1、文件按性质和机密性分类,不同级别的文件邻取资料权限不同,公司严格按此规定领取资料。
2、至行政部领取,并要签字登记。
3、保守公司的机密。
4、员工离职时须将资料返还行政部。
6.2.3公司图书的借阅:
1、在前台处填写借书卡,领取图书。
2、爱护公司的图书。
3、使用完毕后请尽早归还。
4、如有遗失,由责任人照价赔偿。
*细化文件限制阅读层级划分
7重要文件管理
公司的重要文件(原件)由行政部负责保管。
如下发之规定、意项书等。
各部门如需要保存,只可保存复印件(复印件需加盖行政部COPY章)。
8带有公司标识的信纸、信封的使用
8.1以公司名义对外行文可使用公司标识的信纸及信封,如对客户等。
8.2公司内部行文(日常行文)则无需使用公司标识的信纸及信封,统一使用公司行文抬头即可。
8.3员工因私对外之行文则不允许使用任何带有公司标识的信纸、信封等。
附录:
公文模板
1红头文件
天津宜润邦科技有限公司文件
宜润邦X发[XXXX]XX号签发:
XXX
XXXXXXXXXXXX
XXX:
XXXX
天津宜润邦科技有限公司
XXXX年XX月XX日
主题词:
设置组织机构通知
抄报:
董事长法人董事会成员
抄送:
总经理副总经理总工程师下属各部门
印发:
行政部存:
档案室
2决定
×××公司关于×××(事由)
的决定
××××(主送单位):
为了×(目的),根据×(依据),经研究,决定××(决定事项)。
一、×××。
二、×××。
三、×××。
……(决定的具体内容)
(印章)
××年×月×日
3通知
关于××××××(拟采取措施)的通知
××××(主送单位):
近期,×××(从正反两方面分析面临的形势和存在的问题)。
×××(指出采取进一步措施的重要性、必要性和紧迫性)。
根据×××(依据),为了×××(目的主旨),经研究,决定××(拟采取措施),现就有关事项通知如下:
一、××××。
二、××××。
三、××××。
……(通知的具体内容)
×××(提出希望和要求)。
(印章)
××××年×月×日
4通报
××××(发文单位)关于××××××情况的通报
××××(主送单位):
×年×月×日,×(单位)在×(地点)发生×事故(事件)。
×(事故或事件的性质)。
为×(目的),进一步加强×工作,防止此类事故(事件)的发生,现将×事故(事件)情况通报如下:
一、××××××(事故或事件的原因分析)。
二、××××××(对有关单位和人员的处理情况)。
三、××××××(应吸取的教训和拟采取的措施等)。
(印章)
××××年×月×日
5报告
××(单位)关于××工作情况的报告
××××(主送单位):
根据×要求(或××××以来),我们×(概述工作背景或基本情况),对××工作进行了认真总结。
现将有关情况报告如下:
一、××××(工作基本情况)。
二、××××××(主要做法和成绩,包括采取的办法、措施和产生的效果等)。
三、××××(存在的问题,以及拟采取的对策措施)。
四、××××(下一步工作安排和思路)。
(印章)
××××年×月×日
6请示
×××(公司)关于×××(事由)的请示
××××(主送单位):
为了×(目的),根据×(依据),我单位拟×(意图主旨)。
现将有关情况和我们的意见报告如下:
一、×××××(基本情况)。
二、××××(请示事项的必要性和可行性及其意义)。
三、××××(具体方案和请示事项)。
妥否,请示。
(印章)
××××年×月×日
(联系人及电话:
×××××××)
7批复
关于×××××有关问题的批复
××××(主送单位):
你公司《关于×的请示》(文号)收悉。
根据×(依据),经研究,同意你们关于×(主旨)。
请你们在×工作中切实加强领导,确保×。
(印章)
××××年×月×日
8函
关于征求××××××意见的函
××××(主送单位):
为了×(目的),根据×(依据),我们拟×(或我们研究制订了《×》)。
现就×有关问题征求你们意见(或现将《×》转去),请研究提出修改意见,于×年×月×日前函告××。
联系人:
×××
电话:
××××
(印章)
××××年×月×日
9会议纪要
××××××会议纪要
(第×期)
××××(制发单位)××××年×月×日
×年×月×日,×同志主持召开×会议,×、×等同志(领导)参加了会议。
×同志传达了××精神,通报了×有关工作情况,并作了重要讲话;会议听取了×关于×工作情况汇报,讨论了×;审议了《×》等×××。
会议认为,××××××。
会议强调,××××××。
会议指出,××××××。
会议经过审议,议定以下事项:
×(例如:
会议根据××,审议并原则通过了《×》、《×》等,并责成×根据与会同志提出的修改意见作进一步完善,按程序报批后下发;会议还根据×要求,就解决×等问题提出了意见……)
出席:
×(单位)×(姓名)、×(单位)×(姓名)、×(单位)×(姓名)
分送:
×××、×××、×××、×××。
10董事会会议决议
天津宜润邦科技有限公司XXXX年第X次
董事会会议决议
×××(董事会会议通知的时间、方式及会议议题)。
×年×月×日,×公司在×(地点)召开第×次董事会会议。
会议由×董事长召集,应到会董事×人,实际到会×人。
×、×因故不能到会,已书面委托×代为出席。
×、×列席了会议。
会议按照通知所列议程进行,会议的召集、出席人数、程序等符合有关法律法规及公司章程的规定。
与会董事以××表决方式,作出以下决议:
一、××××。
(×票同意,×票反对,×票废权)
二、××××××。
(×票同意,×票反对,×票废权)
……
与会董事签署如下:
×××、×××、×××、×××、×××、×××
××××年×月×日
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