word培训讲义.docx

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word培训讲义

Word应用讲义

一．文字编辑的基本操作

1、Word应用程序的启动和退出

启动方法：

单击菜单“开始—程序—MicrosoftOffice—MicrosoftWord”或者直接在桌面上双击“MicrosoftWord”快捷方式图标。

退出方法：

单击菜单“文件—退出”或直接单击Word窗口右上角的关闭按钮。

2、文档操作

文档的新建方法：

在桌面上没有Word文档时，直接启动Word应用程序，就可以自动新建一个Word文档；如果在已有Word文档窗口时再继续新建Word文档，方法：

单击菜单“文件—新建”或按下“Ctrl+N”组合键或单击工具栏中的“新建”按钮。

文档的打开方法：

单击菜单“文件—打开”或在Word页面窗口内按下“Ctrl+O”组合键或在任务窗格中选择并单击打开项目，打开“打开”对话框，在“查找范围”、“文件名称”两框内确定要打开的具体文件，单击“打开”按钮，即可将文件打开。

说明：

在“打开”对话框“打开”按钮旁边有个黑色小三角，单击此三角将有“打开”、“以只读方式打开”、“以副本方式打开”、“打开并修复”等四个可选选项，具体含义如下：

打开：

是以Word默认方式正常将文件打开。

以只读方式打开：

打开文件之后，只允许阅读，禁止对文件修改。

以副本方式打开：

直接以选定文件的复制版本进行打开，删除修改内容对原文件没有影响。

打开并修复：

与直接打开文件相似，可以进行修改等编辑操作，对原文件生效。

文档的保存方法：

单击菜单“文件－保存”或按下“Ctrl+S”组合键或直接在工具栏上单击“保存”按钮。

文档的另存方法：

单击菜单“文件—另存为”，可以将文件另外存放到其他的地方。

如果文件在打开之后没有修改，单击另存为之后，保存的内容与原来文件一样；如果首先选择另存为，然后对文件修改，那么修改之后的文件将直接保存到后来存放的位置，而原来的文件将不报错修改的内容。

文档的关闭：

直接单击右上角的“关闭”按钮，或单击菜单“文件—菜单”。

文档的重命名：

必须在文档关闭的状态下才能重命名！

方法：

右键单击文件选择“重命名”，输入新名称按回车即可。

3、视图操作

视图的含义：

视图犹如Word的窗户，它允许不同的用户或应用程序以不同的方式查看同一数据。

它不仅使数据更易于访问，而且可以利用它限制某些用户能够查看或更新显示数据的行和列。

视图的应用：

单击菜单“视图”，可以打开视图菜单选项，根据实际情况，选择使用。

其中，

（1）“标记”选项，只有打开的文档中含有批注等内容时，其功能才得以体现。

选中“标记”，表示显示批注内容；不选中“标记”，表示不显示批注内容。

（2）“文档结构图”用于是否显示文档的结构。

如果选中此项，则在窗口左侧显示文档结构，对于内容量大而结构又比较规范的文档（如标题比较清晰），选用此项可以迅速定位到某具体内容。

比如，本讲义文档，当显示文档结构时，在左侧文档结构处，单击“视图操作”，可以迅速定位到本讲义的视图操作部分。

如果不选中“文档结构图”，则不显示文档结构。

（3）工具栏处：

可以自由选择使用某些工具选项。

（4）显示比例：

指在当前窗口显示具体文档的比例，如在当前窗口是单页显示还是多页显示等。

单击此项，可以打开显示比例对话框进行相关设置。

4、光标的应用：

（1）当光标闪烁时，说明文档处于可写状态，通过键盘上的四个方向键，可以移动光标；

（2）如果要将光标快速定位到某具体的位置，那么可以直接在该位置处单击鼠标左键，即可实现光标的快速定位；（3）选定字块：

在字块的一角单击鼠标左键，然后按住鼠标左键不放，沿对角线方向拖动到字块的另一角，可以实现字块的迅速选定；如果要选定全部文档内容，可以通过单击菜单“编辑—全选”实现。

5、文字的插入、改写和删除操作

（1）插入：

一般在文档中插入文字内容，直接在需要插入的地方，单击鼠标左键，当光标在此闪烁时即可输入文字；如果要插入来自于其他文件中的内容，可以单击菜单“插入—文件”，在打开的对话框中选定需要插入的文件，单击“打开”即可；如果要插入独立的文本框，可以在菜单“插入”中选择“文本框”。

（2）改写：

改写操作一般用于修改文本内容时，即：

在光标闪烁的地方输入文字，输入的文字将覆盖掉原来的文字。

通过按键盘上的“Insert”键或者单击窗口状态栏中的“改写”标签，可以实现改写状态的切换。

（3）删除：

删除文字可以通过“Backspace”、“Delete”键实现。

两键的区别：

“Backspace”删除光标左侧的文字；“Delete”用于删除光标右边的文字。

如果要删除某整个段落的文字，可以先选中该段落文字，然后按下两键其中的任一键。

（4）字块的移动：

要移动某段落字块，首先选中该段落文字，按住鼠标左键不放，拖动到目标位置，松开鼠标左键即可实现字块的移动。

（5）字块的复制：

首先选中该字块，单击右键选择“复制”选项或者按下“Ctrl+C”组合键或者单击菜单“编辑—复制”都可以实现字块的复制操作。

6、字符串的查找和替换

（1）查找：

单击菜单“编辑—查找”，打开“查找和替换”对话框，选择“查找”选项卡，在“查找内容”框内输入要查找的文字，单击“查找下一处”即可迅速查找到目标内容。

（2）替换：

单击菜单“编辑—替换”，打开“查找和替换”对话框，选择“替换”选项卡，在“查找内容”框内输入要查找的文字，在“替换为”框内输入替换之后的文字，单击“替换”或“全部替换”即可迅速替换为目标内容。

7、设置制表位

所谓制表位是指按键盘Tab键时，光标在文档窗口移动的距离，它可以帮助用户将按方式在文档窗口对齐文本，每两个五号字宽大约为一个制表位距离，按Tab键可以从一个制表位跳越到另一个制表位。

制表位的设置方法有两种：

（1）通过标尺设置制表位：

单击菜单“视图—标尺”，在窗口中显示标尺，选择要设置制表位的段落或在段落内设置插入点，单击标尺左角端制表位对齐标记使其出现（标尺有五种：

分为左对齐、右对齐、居中对齐、小数点对齐和竖对齐），选择需要的对齐方式，然后在需要设置制表位的位置单击标尺，就确定了一个制表位的设置。

依次类推，按照同样的方法设置新的制表位。

示例：

（制作目录）

第一课：

WindowsXP基础知识01页

第二课：

WindowsXP的设置与管理23页

第三课：

汉字输入法38页

第四课：

文件与文件夹的操作56页

第五课：

系统管理与维护64页

第六课：

多媒体应用136页

第七课：

互联网应用147页

（2）通过对话框设置：

同上设置好插入点，单击菜单“格式—制表位”打开制表位对话框，如图:

在“制表位”框内输入制表位的位置（Word默认是左右从左端开始，上下从上开始计算，单位为“字符”），“默认制表位”是指默认制表位标记的起始位置，“对齐方式”栏里选择需要的对齐方式，然后单击“设置”按钮，表示对第一个制表位设置完成，依次再继续其他制表位的设置，每次设置之后都要按“设置”按钮才生效。

最后单击“确定”关闭制表位设置对话框。

如果要取消使用设置的制表位，可以在制表位设置对话框中单击“清除”或“全部清除”，“清除”表示将当前的一个制表位清除；“全部清除”表示将当前窗口所有制表位全部清除。

8、操作的撤销与恢复

撤销：

单击工具栏上的撤销键；恢复：

单击工具栏上的恢复键。

二、文字排版操作

1、设置页面：

单击菜单“文件—页面设置”，打开页面设置对话框。

该对话框含有页边距、纸张、版式、文档网格四个选项卡。

纸型（纸张大小）、文字方向（横向或纵向）、页边距、页眉页脚边距等都可在此设置。

2、设置文字参数：

设置文字参数有两种途径打开“字体”设置对话框。

根据上述方法打开页面设置页面中的“文档网格”选项卡，单击下面的“字体设置”按钮或单击菜单“格式—字体”都可以打开“字体设置”对话框，在此对话框内根据提示，可以对字体、字形、字号、字颜色、效果、字间距等进行设置。

3、设置段落参数：

单击菜单“格式—段落”，打开“段落设置”对话框，在此有缩进和间距、换行和分页、中文版式等选项卡。

根据对话框内提示，可以进行各种缩进参数、段前距、段后距、行间距、对齐方式等各种设置。

4、设置项目符号和编号：

（1）单击菜单“格式—项目符号和编号”，打开“项目符号和编号”对话框，选择需要的项目符号或编号，单击“确定”即可。

（2）如果要对文本内容进行分栏，单击菜单“格式—分栏”，打开分栏对话框，选择需要的分栏样式（如：

2栏或3栏等），单击“确定”。

或单击工具栏上的分栏按钮，直接选择需要的分栏样式，那么就可以将文本进行分栏。

（3）如果要添加脚注和尾注，单击菜单“插入—引用—脚注和尾注”，打开脚注和尾注对话框，选择脚注或者尾注，设置之后单击“确定”即可。

（4）如果要设置文本样式，可以单击菜单“格式—样式和格式”，进行样式和格式的选择设置应用；（5）如果要调用文档模板或直接新建某模板类型的文件，可以单击菜单“视图—任务窗格”，在右侧的任务窗格中选择“开始工作—新建文档”，或者直接单击菜单“文件—新建”，这时窗口右侧将出现“模板”栏目，单击“本机上的模板”，就可以打开模板对话框，选择需要的模板样式就可以应用。

5、插入页眉、页脚和页码

单击菜单“插入—页眉页脚或页码”，就可以打开相应的对话框，输入页眉页脚的内容或者选择页码的显示方式即可。

三、插入表格操作

1、创建表格

自动插入：

单击菜单“表格—插入—表格”或直接单击工具栏上的“插入表格”按钮，打开插入表格对话框，在对话框中输入表的行数和列数，选择表格的调整方式（如：

根据内容还是固定列宽还是根据页面调整表格的大小等），单击“确定”就可以自动插入表格。

手工绘制：

单击菜单“表格—绘制表格”，弹出“表格和边框”绘图工具栏，单击绘图工具栏左上角的“绘制表格”，此时，鼠标指针将由原来的箭头变为笔的形状，然后选择线条的粗细、边框的颜色等，就可以在需要的地方绘制表格。

2、调整表格：

（1）插入行、列、单元格，首先将光标定位在需要插入的地方，然后单击菜单“表格—插入—行或列或单元格”，此时可以继续选择要插入的行或列或单元格是在光标的左侧还是右侧等。

（2）改变行高和列宽：

要改变表格的行高或列宽，首先选择表格，然后单击右键选择“属性”，在属性对话框中，就有行、列选项卡，单击行标签下的“指定高度”或单击列标签下的“指定宽度”，输入需要的大小数值，就可以实现表格行高或列宽的调整。

一般情况下可以直接把鼠标指针放在需要调整大小的表格的边框上，按住鼠标左键不放拖动到合适的大小即可实现迅速的调整。

（3）合并拆分单元格：

如果要合并单元格，首先选中多个单元格，然后单击右键选择“合并单元格”；如果要拆分单元格，首先要把光标定位在该单元格内，单击右键，选择“拆分单元格”，在弹出的对话框中，输入要拆分单元格的数值，确定即可。

3、单元格编辑

选定单元格：

对于空的单元格，只要将光标定位在该单元格内，就表示选中该单元格；在光标闪烁处输入文字，即可实现文本的录入。

单元格内的文本的移动、复制和删除等方法同于其他文本内容的移动、复制或删除。

如果要设置单元格内的文本格式，首先要选中单元格内的文本内容或直接将光标定位在此单元格内，然后单击右键选择“单元格对齐方式”，选择适当的格式即可。

4、设置表格风格：

设置表格风格可以通过“自动套用格式”和“边框和底纹”等途径实现。

（1）要设置表格的边框和底纹，首先选中表格或单元格，然后打开菜单“格式—边框和底纹”或直接单击右键选择“边框和底纹”，打开边框和底纹对话框。

该对话框含有边框、页面边框和底纹三个选项卡，根据实际需要，切换到具体选项卡下，选择喜欢的风格，单击“确定”即可。

（2）如果要使用“自动套用格式”，单击菜单“格式—自动套用格式”或者直接单击右键选择“自动套用格式”，打开对话框，根据需要选择合适的格式，确定即可。

5、表格的应用：

表格的排序：

选中需要排序的一列，单击菜单“表格—排序”，打开“文字排序”对话框，设置好排序依据的关键字和升或降序，单击“确定”即可。

或者直接单击工具栏上的“排序”按钮。

（若工具栏中没有显示排序按钮，可以右键单击工具栏选择“表格和边框”即可调出）

表格的求和：

把光标定位到需要求和的“列”的下面的单元格中，单击“自动求和”按钮。

若要求“行”的和，先把光标定位到需要求和的“行”的右面的单元格中，单击“自动求和”按钮，然后选中这个数字，把它复制到下面的单元格中，选中这一列，按一下F9键，其余行的和就都出来了。

刚才单击“自动求和”按钮是在单元格中插入了一个求和公式，然后把求和公式复制到其它的单元格中。

按F9则是更新域，因为这些是公式域，我们把域更新一下就可以看到正确的结果了。

如图所示：

123

234

345

456

表格与文本间的转换：

（1）表格转换成文本：

选中表格，单击菜单“表格—转换—表格转换成文本”，在打开的“表格转换成文本”对话框中进行相应的设置，确定即可。

（2）文本转换成表格：

选中文本，单击菜单“表格—转换—文本转换成表格”，在打开的“文本转换成表格”对话框中进行相应的设置，确定即可。

使用公式进行计算：

Word默认的表格数据表示方法是：

英文字母表示列，阿拉伯数字表示行，每个单元格的数据都可以看作英文字母和阿拉伯数字的组合表示。

如：

123

234

678

345

456

891

234

678

345

表格中的123数据，要用A1表示；456要用B2表示。

Word又默认习惯将列中的最下一单元格作为计算结果的存放位置，行中的最右一个单元格作为计算结果的存放位置。

对于同一行或列的数据，可以用冒号间隔，如：

A1:

A3；A1:

C3等；对于位置不相连的数据，中间用逗号间隔，如：

A1,C2等，所有的符号都要在英文状态下输入。

当需要利用公式进行计算的时候，把光标定位在保存计算结果的单元格内，然后单击菜单“表格—公式”，在公式对话框中选择需要调用的公式，按照数据表示方法输入参加运算的数据，单击“确定”即可。

四、图文混排操作

1、绘制图形：

首先在窗口下面的绘图工具栏中选择要绘制的基本图形，待鼠标指针变为十字形状之后，在Word编辑区域单击鼠标左键并适当拖动即可。

如果要移动图形，把鼠标指针放在图形上，待鼠标指针变为四方向箭头时，按住鼠标左键不放进行拖动，一直拖到目标位置即可。

如果要缩放图形，可以把鼠标指针放在图形边框上，待变为双向箭头时，按住鼠标左键拖动即可。

上下箭头表示上下方向改变大小；左右方向表示左右方向改变图形大小。

要进行颜色的设置，右键单击图形，选择“设置自选图形格式”，在弹出的对话框中选择需要的颜色进行填充。

2、插入图片：

单击菜单“插入—图片—剪贴画或艺术字或来自文件的图片或来自相机或组织结构图或图标”等。

3、插入文本框：

单击菜单“插入—文本框”，可以选择“横排”或“竖排”。

然后鼠标指针变为十字形状，在需要插入文本框的地方单击鼠标左键并按住鼠标左键轻轻拖动到合适的大小，就会出现闪烁的光标，然后输入文字即可。

编辑类似于其他文字编辑。

不作赘述。

4、组合与层次操作：

（1）如果要将多个对象进行组合，首先选中多个对象，单击右键选择“组合”，或单击绘图工具栏中“绘图—组合”即可将选定的多个对象组合为一个对象。

（2）如果要对多个对象进行层次设置，方法：

选中要设置层次的对象，单击“绘图”工具栏中“绘图—叠放次序”，然后根据实际需要选择“置于底层”或“置于顶层”或“浮于文字上方”等。