对外援助成套项目技术资料归档整理与移交办法.docx

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对外援助成套项目技术资料归档整理与移交办法

对外援助成套项目技术资料归档整理与移交办法

第一章总则

第一条为规范对外援助成套项目（以下简称成套项目）技术资料的归档整理工作，明确移交验收标准，建立完整、有效的成套项目档案系统，保存与成套项目有关的重要历史资料，满足成套项目建成后的运营、维修、改（扩）建，以及后评估和研究开发利用的需要，根据有关规定，结合成套项目的特点，制定本办法。

第二条制定本办法的依据为《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《建筑工程资料管理规程》（北京市地方标准，DB11/T695-2009）、《对外援助成套项目管理办法》（商务部2008年第18号令）、《商务部关于印发<对外援助成套项目施工管理规定>等八个规范性文件的通知》（商援发[2008]533号）、《商务部关于印发〈对外援助成套项目技术资料管理规定〉的通知》（商援发[2010]453号，以下简称《技术资料管理规定》）及《电子文件归档与管理规范》（GB／T18894-2002）。

第三条成套项目技术资料是对成套项目在准备和实施过程中形成的具有保存价值的各类技术文件和反映项目准备和实施情况的有关载体的总称。

分为纸质文件和电子文件，涵盖了重要的经济技术资料和记录项目实施过程中重要环节、重要阶段、重大事项的图片和音像资料。

第二章职责

第四条商务部国际经济合作事务局（以下简称经济合作局）是商务部授权的成套项目归档资料管理部门，负责制定有关实施管理方面的规章制度，收集、检查、保管、研究及开发成套项目资料；对有关单位在成套项目资料收集、归档、保管过程中的工作进行监督、检查，必要时对归档整理人员进行培训和现场指导；督促有关成套项目实施单位按有关规定和合同约定移交资料，对于未在规定期限内移交资料的单位及时催交。

第五条　承担成套项目招投标、考察、勘察设计、设计监理、施工、施工监理、中期验收和竣工验收的各有关单位是成套项目原始资料的形成单位，除须按照国家建设部门及其他有关部门的要求收集并保管规定的资料外，还必须按商务部的有关规定和合同的约定收集、整理并移交招投标、考察、勘察设计资料、施工资料、监理资料、中期验收和竣工验收资料、技术合作等资料，并妥善保管备份资料，备份资料的所有权和使用权归商务部所有。

凡有分包内容的成套项目，由总承包单位负责汇集、整理各分包企业编制的全部资料，并对此负全责。

第六条设计监理单位和施工监理单位应分别对设计单位和施工单位成套项目的归档资料实施监督和检查。

第七条成套项目实施单位负责人及项目技术组负责人应对资料管理工作高度重视，建立岗位责任制，并制定相应的检查、考核措施；指派专门人员负责资料的收集、整理和归档工作，并督促其认真领会、掌握《技术资料管理规定》及本办法的要求。

第三章资料的形成与收集

第八条各有关单位在施工过程中，应以商务部核准的工程项目划分为依据，随进度、按专业进行系统收集，并形成种类齐全、份数足够的所有原始资料。

第九条纸质资料形成的要求

（一）归档资料所载内容必须真实、准确、完整，与成套项目实际相符合，具有可追溯性，其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理和验收等方面规范、标准和规程。

（二）成套项目实施过程中所需填写的各种表格，采

用本办法中规定的表格样本（见商务部经济合作局网站：

最新资讯/援外业务/援外成套项目档案管理，网页：

）

《商务部经济合作局对外援助成套项目技术资料的有关配

套表格（第一批）》，本办法未涵盖的其他表格，则参照采用

国家有关部门或本行业规定的标准表格。

（三）归档资料应在签署意见、签名、盖章处，如实填写，且字迹清楚，不得代签。

（四）归档的文字资料应采用A4幅面（297mm＊210mm）耐久性强的纸张，并采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色（如纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔和复写纸）的书写材料，字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。

（五）竣工图纸的编制要求

竣工图是成套项目中最重要的工程档案，是成套项目运行、管理、维修、加固和改（扩）建等的重要依据，因此竣工图的编制单位和有关人员必须高度重视，严格按国家有关规范的要求编制竣工图，确保竣工图的真实性和有效性。

1、竣工图随工程进度编制，不得滞后。

2、凡按施工图施工，未发生设计变更的，在施工图图签附近的空白处，逐张加盖并签署竣工图章（图章样本见附件1）。

3、凡发生一般性设计变更的，且图面变更量未超过1/3的，可在施工图上直接改绘，并注明修改的依据，逐张加盖及签署竣工图章。

4、凡发生重大设计变更的，及图面变更量超过1/3的，应重新绘制竣工图，并逐张加盖及签署竣工图章。

5、设计变更和工程洽商记录是编制竣工图的主要依据，因此，设计变更和工程洽商记录应按专业分类，并在上面注明修改图纸的图号。

6、凡一条设计变更记录涉及到多张图纸的，每张图纸均应做相应的变更修改。

7、设计代表、施工技术组总工程师、施工监理工程师必须严格依据设计变更和工程洽商记录，审核竣工图纸，以确保竣工图符合国家规范要求，真实反映成套项目竣工验收时的实际情况。

第四章资料的归档整理

第十条成套项目竣工后，各有关单位应及时按照本办法规定的具体内容和分类方法（详见附2-1～2-5），对收集的资料进行归档整理，并向商务部经济合作局移交。

第十一条归档资料（竣工图文件除外）共编制两套（正本一套、副本一套），每套均由纸质资料和规定的电子版资料组成。

正本移交经济合作局，副本由移交单位代商务部实行异地保管。

竣工图文件编制一式三套，正本移交经济合作局，一套副本由移交单位代商务部实行异地保管，另一套副本移交驻受援国使馆经商机构保管。

第十二条正本归档资料必须为原件，确实不能提供原件的，可以复印件代替，但必须注明原件存放处。

产品质量证明文件的复印件须加盖原件存放单位的公章。

制作归档资料副本时，如原件份数不足，可以使用正本资料的复印件。

第五章归档资料的组卷

第十三条组卷的原则

（一）文字资料和图纸原则上不能混装，如有必要混装组卷的资料，应该文字资料在前，图纸在后。

（二）遵循资料形成的自然规律，保持卷内资料的有机联系。

（三）在按照上述原则的组卷条件下，卷内资料应按商务部核准的项目划分及形成时间有机地进行编排，系统地组卷。

1、工程图纸按专业组卷，同专业的图纸按图号顺序排列。

2、工程质量验收资料应按检验批、分项、分部（子分部）和单位工程（子单位）顺序逐级编排组卷。

3、钢筋、水泥、砂石等公用材料的有关资料应单独组卷。

4、单位工程的归档资料总量超过20卷的，应编制总目录且独立成卷。

第十四条案卷编制

（一）案卷构成

案卷应由封面、卷内目录、卷内资料、备考表和封底构成并按此顺序装订（案卷封面、卷内目录和备考表的样本详见附件3至5）。

（二）案卷页码编号

1、每卷页码独立编号，卷内有书写内容的资料均按页面编号，页号从阿拉伯数字1开始，编写在页面的右下角（背面如有内容，编写在背面的左下角），折叠后的图纸一律编写在右下角。

2、案卷封面、卷内目录、卷内备考表、封底不编写页号。

3、成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原有目录可代替卷内目录，已有页码的不必重新编号。

第十五条案卷规格与装订

（一）案卷规格：

案卷封面、目录、备考表、封底均应采用70g以上、A4幅（297mm*210mm）尺寸的书写纸张制作，图纸统一折叠成A4幅面，小于A4幅面的要用A4白纸衬托。

（二）不同幅面的图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面，图标栏露出外面。

（三）案卷厚度：

文字资料以近40mm为宜，图纸资料以40mm—60mm为宜。

考察、勘察报告、中期验收、竣工验收报告必须独立成卷。

（四）包括文字和图纸在内的所有零散资料均必须整齐牢固装订成卷,装订前应剔除金属物，建议采用线绳左侧三孔装订法，订结打在背面。

装订线距左侧20mm，上下孔距中孔80mm，避免装订线压占页面上有图、文内容的部分。

必要时，装订线一侧根据案卷薄厚加垫草板纸。

自然成册的资料不必另行装订，但不得带有金属装订物，不得以塑料装订物打孔活页装订。

第十六条案卷的装盒

资料移交前不必装盒，正式移交后在经济合作局使用中国对外援助成套项目档案专用装具统一装盒。

第六章电子文件收集与整理

第十七条电子文件的收集

电子文件包括以下两类：

一是有关文字资料和图纸的电子版本（见附件2-1～2-5中电子文件移交相关部分）；二是反映项目实施各方面情况的音像和图片资料的电子文件（归档移交内容和分类目录见附件6）。

第一类电子文件最终版确定并印制相应纸质文件后，应立即将最终版的电子文件存入专用的暂存存储器中（其它无关电子文件不得与此混存），或刻录成盘，妥善保管，供电子文件归档整理时使用。

必要时，向本单位档案部门进行临时归档备案。

第二类电子文件形成后应立即在不同的存储介质中备份。

在纸质资料正式装订前，应按本办法的有关要求制作电子文件，尤其是需扫描成电子文件的纸质资料，如图纸类

电子文件的存储格式要求如下：

（一）文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式，移交时要求转化为PDF格式。

（二）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。

扫描型电子文件以JPEG、TIFF、BMP为通用格式。

（三）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

（四）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI、RMVB为通用格式。

（五）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

（六）对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。

专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

第十八条电子文件的整理

（一）对拟刻入光盘的电子文件进行归档鉴定，对其真实性、完整性、有效性进行检验和审核。

（二）对照纸质文件逐一核对，确保电子文件与相应纸质文件的内容及其表现形式一致，存储格式满足本办法的要求。

（三）对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测各电子文件所依赖的硬件环境的有效性、软件环境的有效性、有无病毒感染等。

（四）按附件6的分类目录存储检验合格的音像、图片电子文件，必要时增加子条目。

第十九条电子光盘的刻录及包装要求

（一）文字、图纸、音像图片等三类电子文件不能在同一张光盘中混装，须分别刻录在不同的光盘上。

（二）竣工图电子文件以有手签、盖章的纸质竣工图为对象，扫描形成电子文件。

（三）如果电子文件是由自行开发的软件形成的，应将该软件与相关数据一同刻录进光盘。

（四）选用高品质一次性可读写CD或DVD光盘，禁止选用可擦写光盘。

（五）电子文件要求一式三套，移交经济合作局两套、第三套由档案移交单位代商务部保管，使用权归商务部所有，竣工图扫描电子版文件制作四套，其中一套连同纸质资料一起移交驻受援国使馆经商机构保管。

（六）移交的光盘应使用硬盒包装，并在表面贴上标签（样本见附件7），标明项目名称、光盘编号、该盘所载文件的类别名称。

（七）刻录光盘时，应使用该项目的名称和序号对其命名。

光盘内应附有说明该项目基本情况的WORD文档。

音像、图片资料刻录时，应按照附件6的分类办法在盘内建立相应的文件夹进行存放。

每段音像、每幅照片应使用能反映其内容的文字说明来命名。

图纸类资料应按照单位工程、专业类别分别建立相应的文件夹。

第七章资料的移交

第二十条各有关单位应在办理完项目对外移交手续后30个工作日内向经济合作局移交归档资料。

第二十一条全部纸质资料和电子文件的归档整理结束后，应制作《对外援助成套项目资料移交书》和编制《移交资料明细表》（移交书和明细表各一式三份，格式见附件8和附件9）。

（一）接收单位按有关规定验收移交资料，如果发现存在问题，向移交单位提出书面整改意见，经移交单位最大限度地弥补了存在的缺陷后，办理移交手续。

（二）如果所移交的资料经整改后仍存在严重的缺陷问题，若不能补充所缺资料，则应书面说明原因，并提出整改措施，由单位负责人签字盖章。

第二十二条任何单位或个人不得私自保存应移交归档的资料，也不得以任何理由拒绝移交归档资料。

任何人不得涂改、伪造移交资料，一经发现，将追究其责任。

第八章附则

第二十三条本办法适用于新建房屋建筑工程类成套项目的技术资料管理，本办法中未涵盖的归档资料，及其他工程类项目的技术资料，以本行业的规定和标准为依据，进行归集和整理。

第二十四条对外援助技术合作项目的技术资料归档整理与移交，参照本办法执行。

第二十五条本办法由经济合作局负责解释。

第二十六条本办法自颁布之日起施行。

《关于印发商务部经济合作局对外援助成套项目资料归档整理与移交办法（试行）的通知》（商合促信发[2009]19号）同时废止。

附件：

1、竣工图章式样

2、援外成套项目资料移交目录

3、案卷封面式样

4、卷内目录式样

5、卷内备考表

6、音像、图片资料分类目录

7、光盘盒标签

8、对外援助成套项目资料移交书

9、移交资料明细表

二0一一年三月二十五日

附件1

竣工图章式样

70mm

15

竣工图

10

（此栏填写编制单位名称）

设计代表

施工组总工程师

施工监理工程师

编制时间

年月日

60mm

附件2-1

援外成套项目资料移交目录

——招（议）标单位移交资料

序号

移交资料名称

移交资料内容

纸质资料移交数量

电子文件移交

备注

数量

格式

1

考察、勘察和设计任务招（议）标、投标资料

1、招（议）标书

2、投标书

3、招标用工程量清单

4、答疑文件

5、评标报告

6、施工预算书（如有）

7、标底文件（如有）

1

2

PDF

2

2

施工任务招（议）标、投标资料

1

2

PDF

3

3

施工监理任务招（议）

标、投标资料

1

2

PDF

4

援外物资任务招（议）标、投标资料

1

2

PDF

5

其他项目招（议）标、投标资料

1

2

PDF

附件2-2

援外成套项目资料移交目录

——考察、勘察和设计单位移交资料

序号

移交资料名称

纸质资料

移交数量

电子文件移交

备注

数量

格式

1

可行性研究报告、

考察报告及附件

1

2

PDF

2

工程勘察文件及附件

1

2

PDF

包括实测原始地形图

3

初步设计图纸及其说明

1

经审定

4

施工图纸及其说明

1

2

DWG

经审定

5

竣工图纸及其说明

1

2

TIFF

JPEG

BMP

含设计变更洽商、审批记录；

6

设计计算书

1

7

概算书（调整概算）

1

经审定

8

音像、照片

2

通用

格式

内容详见：

本办法附件6

9

其他资料

1

附件2-3

援外成套项目资料移交目录

——施工单位移交资料

序号

移交资料名称

纸质资料移交数量

电子文件移交

备注

数量

格式

1

施工准备文件

1

内容详见：

商援发[2010]453号文规定

2

施工现场准备文件

1

内容详见：

商援发[2010]453号文规定

3

开工、停工和复工报告

1

4

地基处理记录

1

内容详见：

商援发[2010]453号文规定

5

设计变更记录

1

内容详见：

商援发[2010]453号文规定

6

施工材料（设备）、预制构（配）件质量证明文件、复试试验报告

1

内容详见：

商援发[2010]453号文规定

7

施工试验记录

1

内容详见：

商援发[2010]453号文规定

8

施工记录

1

内容详见：

商援发[2010]453号文规定

9

设备、产品质量检查和安装记录

1

内容详见：

商援发[2010]453号文规定

10

技术交底记录

1

含施工组织设计交底、专项施工方案技术交底和分项工程技术交底

11

隐蔽工程验收记录

1

内容详见：

商援发[2010]453号文规定

12

工程质量分级验收（自检）记录

1

内容详见：

商援发[2010]453号文规定

13

施工日志

1

14

受援国政府工地代表或监理工程师签认的施工凭据、通知、会议纪要等文件

1

15

工程质量事故和安全

事故处理记录

1

16

贯标资料

1

内容详见：

商援发[2010]453号文规定

17

音像、照片

2

通用格式

内容详见：

本办法附件6

18

其他资料

1

附件2-4

援外成套项目资料移交目录

——施工监理单位移交资料

序号

移交资料名称

纸质资料移交数量

电子文件移交

备注

数量

格式

1

监理规划和监理实施细则

1

2

开工、停工、复工报审（批）表

1

3

入场分包单位核验记录

1

4

入场人员、施工机械、设备材料核验记录

1

5

主要设备材料国内验货记录

1

6

监理旁站方案及记录

1

7

见证记录、封样记录

1

8

监理日志

1

9

监理月报、

项目非正常实施情况的监理专报

1

10

监理会议纪要

1

11

监理通知、指令及回复

1

12

一般设计变更审批单

1

13

重大设计变更审核情况记录

1

14

工程款拨付通知单（审核单）

1

15

施工合同管理事项审核记录

1

16

施工监理工作总结

1

17

音像、照片

2

通用格式

内容详见：

本办法附件6

18

其他资料

1

附件2-5

援外成套项目资料移交目录

——验收单位和技术合作单位移交资料

序号

移交资料名称

纸质资料移交数量

电子文件移交

备注

数量

格式

一

中期验收报告

1

2

PDF

1

工程概况表

1

2

工程中期验收总结

1

3

主体工程质量验收记录

1

4

中期验收证明书

1

5

其他资料

1

二

竣工验收

1

2

PDF

1

工程概况表

1

2

工程竣工验收总结

1

3

单位（子单位）工程质量

验收记录

1

4

竣工验收证明书

1

5

竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）

1

6

工程质量保修书

1

7

交付使用财产总表和财产明细表

1

8

音像、照片

2

通用格式

内容详见：

本办法附件6

9

其他资料

1

三

技术合作资料

1

验收报告

1

2

PDF

2

工作总结

1

3

音像、照片

2

通用格式

内容详见：

本办法附件6

4

其他资料

1

附件3

案卷封面式样

档号

项目名称

资料种类

案卷题名

编制单位

编制时间

密级保管期限

共卷第卷

注:

1、项目名称：

填写项目名称的全称。

2、资料种类：

选择填写考察设计资料、施工技术资料、施工监理资料、中期质检、竣工验收资料。

3、案卷题名：

填写本卷卷名。

包括专业名称和卷内主要文件内容，若项目分为多个单位工程，应写上单位工程名称。

4、编制单位：

填写本卷编制单位的名称。

5、编制时间：

归档整理工作完成时间。

6、保管期限：

按要求填写永久、长期。

7、档号、密级等由接收单位填写。

附件4

卷内目录式样

序号

文件题名

日期

页次

备注

注:

1.序号：

以一份文件为单位，从阿拉伯数字1依次标注。

2.文件题名：

填写文件标题的全称。

3.日期：

填写文件形成的日期。

4.页次：

填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。

5.备注：

填写需要说明的问题。

6.目录编制不宜太粗或太细，以方便查找为原则。

附件5

卷内备考表

本案卷共有文件材料页其中：

文字材料页，图样材料页，照片张。

说明：

（对卷内文件复印件情况、页码错误情况、内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况的说明。

没有需要说明的，此项可不必填写说明。

）

立卷人：

年月日

审核人：

（技术总负责人）

年月日

附件11

标签样本

附件6

音像、图片资料分类目录

一、施工单位须提供的音像、图片资料

（一）总体面貌1.开工前地形地貌

2.竣工后的全貌（正面、侧面）

（二）重要活动1.开工奠基仪式

2.竣工典礼仪式

3.对外移交仪式

4.来访参观

5.重要谈判

（三）施工过程1.采用新技术新工艺新材料

2.工程关键部位

3.标志性阶段性进展、重点工程

4.工程事故

（四）质检与验收1.中期质检

2.竣工验收

二、考察设计单位须提供的音像、图片资料

（一）选址工作及场地环境

（二）施工过程中的设计工作

（三）竣工效果图

三、施工监理单位须提供的音像、图片资料

（一）重要现场1.主要或大宗材料

2.砂石等材料的取料场

3.材料设备到场情况及安装

（二）重要过程1.重要环节旁站处

2.设备安装

3.重要工程施工过程

（三）质量问题与事故

注：

可根据需要增加条目

附件7

光盘盒标签

8cm

光盘编码：

项目名称：

文件类别：

第盘共盘

8cm

注：

光盘编码由接收单位填写。

附件8

对外援助成套项目资料移交书

项目名称：

资料种类：

设计□施工□监理□招标□

验收□技术合作□物资□其他□

移交概况：

共计卷,其中包括文字材料卷，图样材料卷。

文字/声像光盘张，图纸光盘张。

移交单位（盖章）：

接收单位（