办公用品采购与发放管理制度.docx
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办公用品采购与发放管理制度
办公用品采购及发放管理制度
一、全公司所有办公用品(含日用杂品)的采购、发放、管理工作,由办公室统一负责。
二、办公用品的采购
1、一般情况下每月20-23日向办公室提交办公用品采购申请单(后附办公用品采购申请单、各部门自行复印使用)。
2、由办公室根据各部门所申请物品,结合库存量进行汇总,制定公司采购计划提交办公室主任及分管领导进行审核后进行采购。
3、采购人员必须严格按照采购审批计划进行采买,不得随意增加采购品种和数量,凡未列入采购计划或未经领导审批的物品,任何人不得擅自购买。
4、办公用品采购要严把采购物品质量,做到秉公办事,货比三家,择优选买,不从中谋取私利。
5、认真办理出入库登记手续,未办理入库手续的用品,不准直接使用。
三、办公用品的发放与管理
1、办公用品的发放,由办公室负责人员依据经部门负责人签字后的《领料单》,直接发放各使用科室;
2、办公用品的发放采取以旧换新、以坏换新制度。
凡是领取新物品,必须把已经用过的不可以再用的物品交回办公室(消耗品除外)
3、办公室指定专人负责办公用品的管理工作,要做到分类存放,码放整齐,清洁有序。
4、要认真做好新购物品入库前的检查、验收工作,要建立办公用品管理台帐,做到入库有手续、发放有登记。
仓管员岗位职责
1.严格执行入库手续,物料或成品进仓时,仓管人员要核实数量、规格、种类是否与货单一致,物料入库时还要核对是否按采购订单的数量和要求的交货日期交货。
2.入库的物料和成品应分堆放整齐,杜绝不安全因素;并设物料卡,标识清楚。
3.存货入库后应及时入账,准确登记。
4.领用物料部门应开具领料单,若需配套领料时,应配套领用;仓管人员应按审核无误的领料单和先进先出的原则发料。
5.成品库须按发货单发货,手续不全不与发货;如遇特殊情况,则须获得公司领导同意后方可发货,事后应补方可发货。
6.车间领用物料或成品发货后应及时登记有关账卡。
7.仓管人员应坚持日清月结,凭单下账,不跨月记账,按时上交报表,做到账、物、卡一致。
8.为使仓库存货账实相符,必须做好日常盘点和月末盘点工作。
9.随时了解仓库的储备情况,有无储备不足或超储积压、呆滞和不需要现象的发生,并即时上报。
10.定期上报不合格存货资料,并根据有关规定即时处理。
11.做好防火、防盗、防爆工作并保持库内清洁、整齐、空气流通;定期检查存货、防止存货变质。
12.严禁在仓库内吸烟、用火和乱接使用电器。
13.上下班前应做好门、窗、电、水的开关工作。
14.仓管人员要按时上下班,遵守公司各项规章制度,如遇工作忙,要延长工作时间,仓管人员要无条件服从。
15.仓管人员要立足本职,坚守岗位,熟练业务,具备高度责任感,要乐于听取他人意见或批评,服从领导、以礼待人、热情服务、自觉维护本公司的良好形象和声誉。
16.仓管人员要妥善保管好原始凭证,账本以及各类文件,要保守商业秘密,不得擅自将有关文件带出厂外。
17.仓管人员如不履行自己的职责,对公司的财产造成损失,公司有权追究其经济责任;对厂情况严重的,应追究其法律责任。
18.仓管人员调动或离职前,首先办理账目移交手续,要求逐项核对点收;如有短缺,必须限期查清,方可移交,移交双方及上级主管人员必须签字确认。
办公用品采购员岗位职责
1、在后勤管理处领导下,综合办公室负责全院的办公用品、劳保和生活用品等物资的采购工作。
2、根据各科室需要,制订各类物品的年度、季度、月份的和临时的采购计划,报请领导审批后即时采购。
3、计划采购,计划用款,注意采购质量,注意勤俭节约。
4、做好物资采购用款申请、报销工作,严格执行财经制度,履行验收入库手续,做到物、钱、凭证三对口,一次借款,一次清账。
5、对办公急需的物品必须全力以赴,积极采购。
后勤主管岗位职责
1、严格控制公司的手机费、车费、水电费、采暖费等费用的支出,每月向公司汇报费用的使用情况。
2、负责司机、保安、保洁员制度执行情况的监督检查,宿舍管理、卫生管理,并作好记录。
3、负责公司员工的考勤管理工作。
4、负责食堂用餐与采购工作,要有采购计划,荤素搭配,保证质量。
5、定期检查食堂卫生炊具物品管理工作,定期检查易燃易爆品,保证安全。
6、负责车辆安全检查、保养、维修、养路费、油料费使用工作。
7、负责公司福利及办公用品的采购,发放等工作。
8、每年1-5月份办理公司资质年检。
9、每月办理员工养老、失业保险、中保公司保险。
10、定期组织部门人员培训。
11、树立彤康公司的专业形象,保证彤康公司的名誉不受到侵害。
内勤岗位职责
一、接听电话:
负责接听总机电话,转接或记录后向相关人员传达电话内容。
接听电话语速轻快、普通话。
1、接到指明人员的电话,“请稍等”按分机转,如该员工不在则留下对方的联系方式、姓名和公司,记录后可等该员工回来告之,也可留纸条于该员工的桌面上,压住,以免丢失,并及时与其确认来电后续跟进问题。
2、接到不指明人员的电话,询问对方贵姓,哪个单位的,是否和我公司哪位业务员有过联系,没有则请对方留下具体的联系方式,稍后致电。
3、接到询问公司业务,自己可以回答的情况下帮助其回答,自己不能解答的情况下,可让其稍等,找公司专业接口者帮对方解答,也可请对方留下电话及资料后请专门人员回电解答。
4、接到一些推销或明确与自己公司无关的电话,短时间内结束对话。
基本方法是请对方留下公司名称,电话号码及联系人。
在自己处归档留底。
5、接到打错的电话要保持良好的心态,告之对方打错了,并礼貌挂机。
二、办公用品
1、发放办公用品,(垃圾袋、纸杯、笔、传真纸、复印纸及其他办公用品)。
2、公司员工借用时做到心中有数,一日之内必须归还,内勤负责监督。
三、报纸信件:
1、每日早晨将报纸拿回公司后,将信件拿出,分发给信件指定人。
报纸送至总经理办公室。
2、总经理办公室的报纸一周整理一次,及时清理。
办公区域的报纸堆积到一定程度要放入仓库,每半年找收废纸的人卖出,所得款项作为活动经费。
四、卫生清洁
1、负责每日办公室卫生,做好桌面整理工作,室内所有物品、桌椅排放整齐,无积尘。
人不在时关闭电灯、饮水机、锁好办公室门;总经理室每天早晨擦办公桌椅等。
2、负责每周公司所有植物的浇水工作,并在平日里及时补充植物的水分。
3、监督公司全体员工办公区域的清洁卫生。
如有不干净者,提醒。
五、邮件的接收
1、收到公司员工私人或业务联系邮件,第一时间转告本人,并按其要求,或打印,或保留。
收到垃圾邮件,立即删除。
2、收到不明邮件,先保留,然后问经理该如何处理。
六、人员来访
1、陌生人进门,询问他找哪位,如找公司相关人员,请其在会客区稍等,倒上清水一杯,后告之相关人员。
要求招待的热情周到。
2、如遇前来推销产品者,将其婉言谢绝在外,或尽快结束对话,让其留下联系方式及资料后离开。
3、如遇收破烂者,可拒绝其入门或将公司堆积破烂卖出。
七、组织并主持公司内部会议,负责落实会议议决事项,在下次会议之前书面形式报总经理。
八、文件、档案管理
1、建立员工人事档案;
2、管理公司内部各类文件、档案,确保能够及时找到。
九、登记工作
每天记录员工考勤,是否有迟到、拜访或请假发生。
如拜访,标明拜访两字;如迟到或请假,则标注记号。
十、临时任务
1、总经理或其他部门安排的临时任务要及时完成。
2、完成任务时保持良好心态,认真仔细,交付任务前在检查一遍,以免错误的发生。
3、任何临时任务都以本职工作为先,在完成了本职工作的前提下,再去帮别人完成其他任务。
如遇急事可以例外。
4、办完临时任务后应立即向领导反馈完成情况,过程中如遇到困难应及时向领导汇报。
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