馆藏档案分级保护实现方式的研究.docx

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馆藏档案分级保护实现方式的研究

馆藏档案分级保护实现方式的研究

王成

2012-11-2216:

23:

17　　来源：

《北京档案》2011年2期

　　【英文标题】OntheRealizationWayofRatingProtectionofCollectionArchives

　　【作者简介】王成，中国人民大学信息资源管理学院（北京100872）。

　　【内容提要】馆藏档案的保护是一项从预防到治理连续而有层次的系统工作。

面对海量的档案和国内各档案馆的具体情况，需要分清主次、有重点地保护不同类型的档案，也即分级保护，由此提升保护工作的质量和效果，减少不可修复的档案信息损失。

本文分析和讨论了预防性分级保护和治理性分级保护的依据、方法和措施，以及两者的相互关系，为实际部门实现分级保护探索一条思路。

　　【关键词】预防性分级保护/治理性分级保护

　　在我国海量的馆藏档案中，受损毁的档案数量众多，不分等级和没有重点的保护是目前通行的做法。

事实上，“在省、市级国家档案馆中，由于其只接收永久档案，所以其馆藏档案几乎没有什么重点可言”。

①没有保管重点自然会给档案的损毁埋下隐患。

档案保护工作本身是一项从预防到治理有层次而连续的过程。

在实际从事保护工作时，我们要有所侧重，以确定哪些档案应该特殊保护、重点保护，哪些档案需要优先修复，哪些暂缓。

分级保护最为重要的是确定如何分级和怎样分级，在分级保护时既要结合实际工作需要，还要考虑馆藏档案的重要性，尽量出台具体的、多元的、可操作性的评级标准。

　　从目前全国档案保护的整体情况看，保护工作基本沿袭几十年的传统方法，坚持预防为主，防治结合的理念。

但在这一大的原则下，具体实施时还需要讲求策略，实现保护的最优化。

分级保护的直接目的在于分清工作的主次、重点与非重点。

由此，本文尝试从预防性分级保护和治理性分级保护两个层面来探讨馆藏档案的分级保护问题。

　　一、预防性分级保护

　　预防性分级保护就是出于预防目的，对馆藏档案的保护级别作出区分，从而采取相应保护和监管措施的过程。

这种分级带有一定的预见性，主要根据档案的重要程度和保存现状来确定其保护级别，也即根据其损毁可能性和可能的价值损失来确定我们的重视程度。

预防性分级保护的直接目的，是通过分级，将现存档案置于不同的保存环境中，采取不同的预防性保护措施，集中力量保护那些需要重点保护的档案。

　　预防性分级保护的范围要覆盖整个馆藏档案，包括现有的馆藏以及后续的入库档案，这其中也涵盖了修复后的档案。

只有从源头加大保护的力度、提升保护的针对性才能最大限度地实现档案保护的意义，减少未来的保护工作量，避免档案信息不可修复的损失。

在进行预防性分级时我们要注意以下几个方面的问题：

　　1.预防性分级保护的依据

　　预防性保护分级要依据档案的重要程度知保存现状。

其中，档案的重要程度，主要包含稀缺性、时间跨度和信息价值三个方面。

稀缺性指档案的稀有程度，既包括档案载体形式的稀有，如记录在甲骨、钟鼎上的文字信息，也包括档案内容的稀有，如名人手记。

这些档案有的是国内仅存几件，有的甚至是国际范围内的孤本。

时间跨度也即档案的形成时间有多久。

一般来说，高龄档案比普通档案具有更高的综合价值。

信息价值是指档案内容的价值大小，包括其经济、文化、社会和其他方面的价值，即有多少研究参考的意义。

　　档案的保存现状包括三个方面：

完整程度、材料构成和保存条件/利用频次。

完整程度的描述对象有两种，一种为修复后的档案，要根据修复后的档案面貌给出百分比，另一种为正常档案，查看卷册是否完整，单本完整与否等等。

材料构成就是档案的载体材料，如纸张、丝帛、胶片等等，每种材料的抗老化性不同，脆弱程度不一样，要根据本馆档案的载体材料情况，具体分出等级。

保存条件和利用频次作为一项，保存条件是保存档案的环境条件比如库房温湿度、档案装具等，而经常提供利用的档案材料则需要考虑利用频率，两者适用对象不同，要根据馆藏档案具体情况选择。

　　2.预防性分级保护的方法

　　预防性分级的等级设置与比例控制。

为方便实际管理和操作，可将预防性分级划出一、二、三级。

如上文所述，分级主要考虑档案的重要程度和保存现状两个方面，先按照档案的重要程度划出其所属级别，以此为基础，若保存现状优则下移一级，若保存现状差则上移一级。

这一过程体现出了档案重要程度与保存现状两个参数的权重不同，重要程度要优先考虑。

　　此外，一、二、三级档案的数量要成一定比例，主要是为了控制一、二级档案的数量，要保证第一级档案数量最少，二级次之，第三级档案占绝大多数。

各级档案馆要根据自身的馆藏特点来确定分级标准的具体参数，从而保证对本馆的馆藏档案有层次、有重点地进行保管。

如古籍档案丰富的综合性国家档案馆，对时间跨度的划定就可以分为唐以前、宋元、明清、民国后，甚至更加细致，而对于专业档案馆，大部分所藏档案专一，时间跨度就可能仅仅分为明清、民国、新中国成立后，甚至集中在某一时段，总之自身的馆藏特点才是分级参数设置的基础。

　　预防性分级的划分是有一定时间背景的，如同一份档案，五年前的稀缺性和研究价值同五年后的可能完全不同。

从发展的层面来看待分级问题，这要求我们在进行普查清理档案时，对分级进行重新评估。

　　3.预防性分级保护等级表

　　对于档案的预防性分级保护，目前没有成熟的量化分级方法，单纯的定量分级也不符合档案实际，本文希望通过定性赋值的办法，客观而又较为简易地实现分级。

　　重要程度和保存现状下的6小项均采取1、2、3分赋值的3分制。

先根据重要程度得出具体级别，然后参考保存现状，定出最终保护级别。

　　具体来说，重要程度这一栏，最稀缺、时间跨度最长、价值最大的对象赋值为3分，三项总得分大于或等于8分的列为重要程度一级，总得分小于等于5分的列为三级，其余为二级。

保存现状这一栏，完整程度高、载体材料坚韧、保存条件好/使用频度低的得分高，三项总得分大于或等于8分的列为优，得分小于等于5分的列为差，其余为良。

对于各个小项依照什么办法给出具体分值，本文倾向的方法如下：

　　立足本馆实际，选出一份典型档案进行赋值，并作为定级参照体。

由档案馆工作人员或外聘专家组成认证小组，选出馆藏品中具有代表性的档案进行讨论赋值，加以认证定级，其余藏品以此为参照，赋值定级。

全国范围内，各层级的档案馆特色各异，所藏档案时间跨度和信息价值差别较大，所以不能执行统一的标准。

　　另外，有条件的档案馆可以选取已经修复的档案进行案例研究，从重要程度和保存条件出发，可进行相关参数的统计，从而得出平均值，作为最终分级赋值的参考数据，可以提升赋值的准确性。

　　4.预防性分级保护的具体实施

　　针对预防性分级后的档案，大致有微环境、特藏室和档案库房三类保管场所。

微环境主要保存一级珍藏，一般为封闭的橱、柜等特殊装具，通过充氦、氖等特殊气体，或者采取其他手段精准地控制温湿度、光照等保存条件来形成一个人造小环境。

特藏室适合存放二级档案，与一般的档案库房不同，特藏室要经过装修改造，对温湿度、光线、气体构成等调控更加严格。

一、二级档案的存放要根据本馆实际，尽量制作特殊装具，以更好地保护档案材料。

一般库房则可存放三级档案。

不论是微环境、特藏室还是一般的档案库房，都要严格执行国家有关温湿度、光线等方面的标准，可参照《档案馆建筑设计规范》JGJ25-2000。

　　此外，还可根据已分等级的档案绘制出分布图，并编制索引，以方便档案保护人员日常的查看和保管。

　　二、治理性分级保护

　　所谓治理性分级保护，就是针对被抢救档案的特殊状况，给出缓急各异的处理方案的过程。

治理性分级主要考虑受损档案的重要程度、损毁程度和修复的实施难度三个方面。

　　其中，重要程度一栏与预防性分级中的重要程度一栏相同，可以直接借用相关数据。

损毁程度一栏，主要看档案材料的载体损毁情况以及档案内容信息的损毁情况两个方面，包括档案材料的PH值、损毁面积、机械强度、可认读性和信息缺失程度等等，具体分级的划定可参照《古籍特藏破损定级标准》WH/T22-2006。

实施难度主要指修复的技术条件成熟与否，而资金支持与修复成功率的大小不在讨论之列。

治理性分级保护的等级包括紧急处理、正常处理和暂缓处理三个级别，在进行实际的治理性分级过程中，要注意以下问题：

　　第一，档案的重要程度仍是治理性分级保护优先考虑的因素。

治理性分级保护往往面临抢救时间的紧迫性，第一时间抢救破损严重的重要档案才是保护的直接目的。

　　紧急处理指在最短的时间内，不仅为破损档案优先配置修复资源和修复专家，更重要的是制定特殊的、有针对性的修复方案。

正常处理则遵循一般修复工作的程序，按常规方法一步步展开。

暂缓处理并不是不处理，绝大部分情况下是由于技术条件达不到。

对于暂缓处理的档案，要选取最稳妥的办法先进行预处理（除菌、除尘），然后低温保存，等待更有效、更安全的修复办法。

另一种暂缓处理的情况是档案属于非重点档案，破损程度不是很严重，在修复技术还不能顾及到这些档案时，可暂缓处理。

　　第二，治理性分级保护的分级方法需要考虑单位的实际情况和档案本身的破损情况来制定具体的治理性保护方案和治理性保护措施。

具体分级时可将重要程度、损毁程度和修复实施难度一并考虑，适当用加权的方法处理，较为客观地将待治理和保护的档案进行分级，具体方法如表2所示。

　　与预防性分级保护相仿，每个单项采取3分制赋值。

而重要程度一栏，参照预防性分级保护，重要程度一级为3分，二级为2分，三级为1分。

其余两栏，损毁程度越大、实施难度越大则给出的分值越高。

　　但当受损档案的治理实施难度为3分时，也就意味着修复风险的不可控，技术条件达不到，此类档案一概划为暂缓处理；当受损档案的重要程度为3时，该档案的处理级别一概划为紧急处理。

两者同时为3分时，要成立专家组进行讨论，尽快做出决定，同时做好原件的数字化工作。

　　除上述情况之外，凡重要程度、损毁程度、实施难度三项总分大于或等于6分的，划为紧急处理，凡总分小于或等于5分的划为正常处理。

　　三、预防性分级保护与治理性分级保护的关系

　　无论是预防性分级还是治理性分级都统一于分级保护的思想，即区分工作对象中的重点与非重点，合理配置有限的资源。

预防性分级保护的独立和发展，有利于强化保护工作的预见性，从而减轻治理性分级保护的负荷，而高质量的治理性分级保护，反过来也能简化预防性分级保护的负担，两者具有互补的一面。

同时两者也面临相似的困境，即分级对象的多样性和复杂性，使得各种分级尝试难以实践。

如何得出客观、准确、简单易行的分级方法是保护工作的一个难题。

此外，两者的区别也十分明显。

　　预防性分级保护涉及面宽，所有的馆藏档案都在分级之列；而治理性分级保护主要针对破损档案，相较而言，范围窄。

同时，预防性分级要强调“本位主义”，立足自身的馆藏特点，各种分级参数因馆而异，不能求同；治理性分级则要强调标准统一化，突破馆际、省际乃至国际阻隔，强化交流。

由此，档案馆的保护工作需要立足实际，“本位主义”特色的政策措施是基础，同时各馆也要让渡部分权力归中央档案馆统领，遵循大的框架方针。

只有这样，各项分级保护措施才能得以贯彻落实，保护工作才可能有大的发展和突破。

　　注释：

　　①严永官.馆藏档案分级管理的几个问题[J].中国档案，2000

（1）.　

　　【参考文献】

　　[1]汪孔德.档案分级管理初探[J].档案管理，2003（4）.

　　[2]马翀.历史档案分级保护体系构建初探[J].档案学研究，2007（3）.

　　[3]张美芳.分级保护与管理——国家重点档案保管环境最优化的实现方式[J].档案学通讯，2010（3）.

　　[4]严永官.馆藏档案分级管理的几个问题[J].中国档案，2000

（1）.

　　[5]程大鲲.档案分级管理中的鉴定[J].兰台世界，2002（3）.

　　[6]田蔚蔚.档案文献遗产分级保护模型的构建[J].兰台世界，2009（3）.

　　[7]WH/T22-2006.古籍特藏破损定级标准[S].中华人民共和国文化部发布，2006.

　　[8]JGJ25-2000.档案馆建筑设计规范[S].中华人民共和国建设部、国家档案局发布，2000.