财务部管理手册.docx
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财务部管理手册
XX集团
财务部管理手册
(v1.0)
北京XX企业管理咨询有限公司
签批人:
目录
一.组织架构及人员编制1
二.部门职责2
三.岗位职责4
四.业务流程26
五.绩效考核68
六.管理制度76
一、组织结构及人员编制
公司组织结构图
财务部组织架构图
二、部门职责
部门职责综述:
完成公司年度经营目标和战略举措,提升公司财务管理能力,规范化财务体系,完善部门管理和团队建设。
一级职责
二级职责
●计划制定、实施
1.参与制定本部门年度经营指标;
2.根据公司经营目标,组织制定本部门年度工作计划,确保各项经营指标如期完成;
3.根据公司经营目标,编制分公司年度预算。
●目标任务完成
1.负责利润率、预算达标率等指标的完成;
2.严格成本控制,制订有关成本费用标准和限额,保证各项财务管理措施的执行与落实;
3.参与公司经营管理,做好经济活动分析,提出合理化建议和改进措施;
●会计核算
1.负责日常会计核算工作,制订有关收入及成本费用开支程序,并对每一笔经济业务进行审核;
2.负责公司费用支出的管理与控制;
3.负责重点客户的财务核算工作;
4.负责出具各类公司所需报表;
5.负责公司员工工资、奖金的审核与发放。
●全面预算管理
1.负责编制公司财务计划及预算草案,经批准后组织实施;
2.负责跟踪公司的预算执行情况,提出相关改进建议;
3.组织公司年度决算报告的编制和税务清算工作,制订年度利润分配方案或亏损弥补方案;
●财务管理
1.根据出具的月度、年度本月发生和本月累计的损益表、资产负债表、各部门费用明细表、公司本部直营店铺销售成本费用利润明细表、应收账款余额表、各直营店铺回款进行跟踪;
2.负责定期对相关财务报表进行分析,并上报总经理;
3.负责费用报销管理;
4.负责公司资金的统一管理与调度,提高资金使用效率,检查并监督资金运作情况;
5.负责公司税务申报和税务清算工作;
6.协助公司其它部门管理公司资产,建立固定资产盘点制度,并监督执行。
●部门管理
1.组织制定与本部门核心职能相关的管理制度及工作流程;
2.组织制定本部门的工作计划,定期对其执行情况进行分析总结,处理计划执行过程中所遇到的相关问题;
3.负责制定部门预算,经批准后实施,在预算执行过程中严格控制,降低成本费用;
4.负责组织部门会议的召开,跟进会议结果的执行情况
5.保持与各个部门良好的沟通,协调部门内外各项资源,保证部门管理顺畅有序;
●团队建设
1.采取有效的方式对本部门员工进行管理,从数量和质量上使之符合公司战略发展规划的要求,全面提升本部门员工的素质;
2.配合人力资源部组织本部门员工的培训工作;
3.负责本部门员工的考核、晋升、调动与奖惩;
4.做好本部门员工的人才储备工作。
5.负责组织本部门的团队活动,提高部门员工的凝聚力,增强部门员工的归属感。
三、岗位职责
1.财务经理岗位职责说明书
岗位名称:
财务经理
所属部门:
财务部
直接上级:
总经理
直接下属:
主管会计、税务会计、现金帐会计
一、岗位设置目的:
实现公司年度经营目标,全面提升公司的财务管理能力,规范化公司的财务体系;
二、职能定位:
公司日常财务管理、会计核算的责任人,下属各单元会计核算工作的指导者、监督者和考核者
三、工作职责
1、依照法律、法规和国家有关规定,建立健全公司的财务管理制度、会计核算体系和帐务处理体系;
2、负责财务部的日常财务管理工作,制订有关收入及成本费用开支程序,并对每一笔经济业务进行审核;
3、主持部门例会,总结上期工作情况,计划下期工作安排,确保本部门各岗位业务熟练、职责明确、分工协作;
4、严格成本控制,制订有关成本费用标准和限额,保证各项财务管理措施的执行与落实;
5、负责公司资金的统一管理与调度,提高资金使用效率,检查并监督资金运作情况;
6、参与公司经营管理,做好经济活动分析,提出合理化建议和改进措施;
7、参与公司重要合同、重大决策的讨论和研究;
8、审核公司的记帐凭证及财务报表;
9、审核相关公司的税务申报表,并负责税务筹划事宜;
10、组织公司年度决算报告的编制和税务清算工作,制订年度利润分配方案或亏损弥补方案;
11、负责公司财务印鉴管理、经济合同管理;
12、协助公司其它部门管理公司资产,建立固定资产、低值易耗品和存货清查盘点制度,定期组织清产核资工作;
13、管理公司债权债务,督促应收款项的催收工作,加速资金回笼;
14、负责建立和完善公司财务经理稽核、审计内部控制制度,监督其执行情况;
15、负责处理好与工商、税务、银行等部门的关系,维护公司合法权益;
16、对公司全体财务会计人员进行监督,建立考核、轮岗及岗位培训机制;
17、负责编制公司财务计划及预算草案,并向公司领导报告执行情况;
18、完成公司领导交办的其他事项。
四、承担的KPI指标:
1.费用销售率
2.预算控制率
3.税负率
4.资金安全性
5.工资发放及时性
五、岗位权限:
1.财务权限:
各部门费用审批、报销。
公司及本部门财务预算;
2.人事权限:
本部门员工晋升、部门人员奖惩、新进人员复试;
3.业务权限:
公司财务管理,财务风险控制。
六、工作汇报关系:
上向总经理汇报,下接受下属汇报
七、工作沟通关系:
内部沟通:
总经理/经常,各部门/经常
外部沟通:
经销商、银行、税务部门/经常
八、任职者素质要求:
1、教育资历:
财会专业,本科以上学历,;
2、特殊要求(如资格证书、其它特殊要求等):
中级会计师资格
3.基本技能要求:
⏹具备较强的office办公软件操作能力、网络基本应用能力。
⏹具有强烈的工作责任心
⏹良好的沟通技巧和团队领导能力
⏹认真负责,细致耐心。
4.专业技能/经验要求:
⏹三年以上财务工作经验
5.管理技能要求:
⏹全面系统的会计、财务管理、税务等知识
⏹具有一定的人力资源管理知识
九、工作条件
办公设备:
电脑、电话各1台,共享传真机、打印机、Internet网络
工作环境:
写字楼
工作时间特征:
固定
工作地点:
分公司办公室
十、签字确认
任职者签字:
上司签字:
人力资源部签字:
2.主管会计岗位职责说明书
岗位名称:
主管会计
所属部门:
财务部
直接上级:
财务经理
直接下属:
成本会计、渠道会计
一、岗位设置目的:
规范化公司的财务体系,提高会计核算准确性和及时性;
二、职能定位:
公司日常会计核算、费用审核的责任人和执行者,下属各单元会计核算工作的指导者、监督者和考核者。
三、工作职责
1、每月及时做好日常的会计核算工作,依据审核无误的各种单据,填制会计凭证,于每月20日负责完成全公司上月月度、季度或年度的财务报表出具,(其中:
包括①资产负债表②损益表③月度公司本部及直营部损益汇总表④月度各直营店铺收入、成本、费用、利润汇总明细表⑤月度各部门个人费用明细表⑥月度各批发客户、直营店应收帐款余额汇总表⑦年度公司本部及直营部累计损益汇总表⑧年度各直营店铺收入、成本、费用、利润累计汇总明细表等)并依据公司的财务状况作出分析,及时向公司领导反映,提出合理化建议或改进措施;
2、每月依据公司制定的成本费用开支范围以及限额标准,对公司每笔经济业务的费用开支情况进行审核,对不合法、不合理、不真实的原始凭证予以退回,要求提供有效发票,核定费用金额的准确性。
严格控制成本,保证公司成本费用管理制度的执行;
3、根据公司薪酬管理规定,于每月13日至15日期间对公司直营部提供的工资表进行审核,发现问题及时与各部门主管和各工资制表人员沟通,确保公司直营部员工的工资薪酬及时发放;
4、每月要做好会计对帐核算工作(包括:
①会计帐与现金日记帐的核对②客户的应收帐与销售部收款员登记的客户销售回款日记帐核对③银行日记帐与银行对帐单的核对,并对两者之间的余额差异,出具银行余额调节表。
);
5、监督好成本会计的核算工作,要求成本会计于每月15日前提供以下数据交于会计做帐,并对其所作帐表作审核,(包括:
①公司本部销售成本核算表②公司本部及直营部内部调拔表③公司直营部销售成本核算表④各直营店铺盈亏表⑤公司本部及各直营店铺月末库存表⑥各专卖店每月营业款回笼表⑦总公司退残核算表⑧公司本部与各地区分公司之间调拔、销售核算表)以确保公司成本核算的准确性;
6、每月做好公司凭证、帐簿、报表等财务资料的收集、装订、汇编和归档工作,认真执行对纸介资料、电子媒介资料的保管、存档工作,另外还包括公司相关的各种经济合同文书的保管、归档工作,严格要求本部员工认真履行公司对相关经济合同内容、财务信息数据等方面所采取的保密措施的职责;
7、负责督促渠道会计对北京地区直营和呼、包两地的财务监督,对渠道会计在监控过程中发现的问题,及时作出相应处理和有效指导;
8、加强本部员工会计专业素质方面的培训与考核,组织本部员工进行会计专业知识的学习,在培训学习过程中,要求各员工积极参与讨论,提出自已所从事的岗位中遇到的棘手问题、难题,让大家共同研究,探讨出最佳解决方案,使各自的工作效率达到最优。
另外要求各员工之间相互学习、相互充实、相互培训,力求一人能适应多个会计岗位工作,为公司培养多个后续会计岗位工作人员;
9、每周六下午主持本部门例会,要求本部门各员工对本周工作作总结,对工作中出现的问题进行汇报,对下周要做的工作作出计划,并以书面形式写出上交。
例会中,对本部员工提出的有待解决的问题,作出指导或提出解决方案。
对下周可能遇到的难题、难点,作出提醒,另外对相关各部门要配合的分工协作,提前作出沟通和提示。
四、承担的KPI指标:
1.费用销售率
2.财务分析及时性
3.报表准确率
五、岗位权限:
1.财务权限:
无;
2.人事权限:
无;
3.业务权限:
无。
六、工作汇报关系:
上向财务部经理汇报,下接受下属汇报
七、工作沟通关系:
内部沟通:
财务经理/经常,各部门/经常
外部沟通:
经销商、银行、税务部门/经常
八、任职者素质要求:
1、教育资历:
财会专业,本科以上学历,;
2、特殊要求(如资格证书、其它特殊要求等):
中级会计师资格
3.基本技能要求:
⏹具备较强的office办公软件操作能力、网络基本应用能力。
⏹具有强烈的工作责任心
⏹良好的沟通技巧和团队领导能力
⏹认真负责,细致耐心。
4.专业技能/经验要求:
⏹三年以上财会工作经验
5.管理技能要求:
⏹全面系统的会计知识
九、工作条件
办公设备:
电脑、电话各1台,共享传真机、打印机、Internet网络
工作环境:
写字楼
工作时间特征:
固定
工作地点:
分公司办公室
十、签字确认
任职者签字:
上司签字:
人力资源部签字:
3.成本会计岗位职责说明书
岗位名称:
成本会计
所属部门:
财务部
直接上级:
主管会计
直接下属:
无
一、岗位设置目的:
规范化公司的财务体系,严格控制成本;
二、职能定位:
公司成本核算的责任人和执行者
三、工作职责
1、全面负责公司本部、北京直营部、包头、呼市两地进销存成本核算;
2、负责公司本部退货单据和仓库盈亏表的审核;
3、负责跟踪总公司退残及明细差异的核算;
4、每月负责出具公司本部特价商品成本明细表;
5、负责出具直营各店铺盘点的盈亏表和月末库存表;
6、负责提供公司本部、直营部、呼包两地所有进销存成本表和所有专卖店的现金明细表给主管会计做账;
7、负责监督北京地区专卖店和部分商场营业款的回笼及核对;
8、负责监督和指导直营统计对直营店的盘店工作和对账;
9、负责对直营统计岗位人员的培训和指导,及时解决统计人员工作中遇到的问题;
10、负责公司本部运费的审核。
四、承担的KPI指标:
1.成本核算准确率
2.呼、包两地财务风险控制
3.报表准确率
五、岗位权限:
1.财务权限:
无;
2.人事权限:
无;
3.业务权限:
无。
六、工作汇报关系:
上向主管会计汇报
七、工作沟通关系:
内部沟通:
主管会计/经常,各部门/经常
外部沟通:
经销商/经常
八、任职者素质要求:
1、教育资历:
统计或会计专业,大专以上学历,;
2、特殊要求(如资格证书、其它特殊要求等)
3.基本技能要求:
⏹具备较强的office办公软件操作能力、网络基本应用能力。
⏹具有强烈的工作责任心
⏹良好的沟通技巧和团队领导能力
⏹认真负责,细致耐心。
4.专业技能/经验要求:
⏹二年以上财会工作经验
5.管理技能要求:
⏹全面系统的会计知识
九、工作条件
办公设备:
电脑、电话各1台,共享传真机、打印机、Internet网络
工作环境:
写字楼
工作时间特征:
固定
工作地点:
分公司办公室
十、签字确认
任职者签字:
上司签字:
人力资源部签字:
4.直营渠道会计岗位职责说明书
岗位名称:
直营渠道会计
所属部门:
财务部
直接上级:
主管会计
直接下属:
无
一、岗位设置目的:
规范化公司的财务体系,控制直营成本、提高直营利润;
二、职能定位:
直营门店财务统计、会计核算的责任人和执行者
三、工作职责
1、负责监督和培训直营统计人员的工作;
2、负责登记汇总直营商场回款情况,每月末向公司相关领导上交各商场回款汇总表;
3、负责各直营商场销售额核对,若有销售差异,负责督促直营主管和各直营店铺店长查实情况;
4、每月负责汇总各直营店铺工资表并配合发放直营店铺员工工资;
5、复核专卖店销售小票,确保专卖店销售额的准确性。
四、承担的KPI指标:
1.直营商场回款及时性
2.直营商场销售额核对准确率
3.专卖店营业款回笼及时性
4.直营店工资核算及时性
五、岗位权限:
1.财务权限:
无。
2.人事权限:
无;
3.业务权限:
无。
六、工作汇报关系:
上向主管会计汇报
七、工作沟通关系:
内部沟通:
主管会计/经常,各部门/经常
外部沟通:
直营门店/经常
八、任职者素质要求:
1、教育资历:
会计或统计专业,大专以上学历,;
2、特殊要求(如资格证书、其它特殊要求等):
3.基本技能要求:
⏹具备较强的office办公软件操作能力、网络基本应用能力。
⏹具有强烈的工作责任心
⏹良好的沟通技巧和团队领导能力
⏹认真负责,细致耐心。
4.专业技能/经验要求:
⏹二年以上财务工作经验
5.管理技能要求:
⏹全面系统的会计知识
九、工作条件
办公设备:
电脑、电话各1台,共享传真机、打印机、Internet网络
工作环境:
写字楼
工作时间特征:
固定
工作地点:
分公司办公室
十、签字确认
任职者签字:
上司签字:
人力资源部签字:
5.呼、包渠道会计岗位职责说明书
岗位名称:
呼、包渠道会计
所属部门:
财务部
直接上级:
主管会计
直接下属:
无
一、岗位设置目的:
规范化公司的财务体系,控制呼、包渠道成本、提高直营利润;
二、职能定位:
呼、包渠道财务统计、会计核算的责任人和执行者
三、工作职责
1、全面负责监督呼、包两地专卖店营业款的及时交存银行、商场货款回笼情况;
2、审核呼、包两地费用预算申报表,并上报王总签批;
3、及时监督审核呼、包两地费用开支情况,并及时上报王总;
4、指导和培训呼、包两地统计人员的工作;
5、每月负责审核呼、包两地会计上报报表;
6、定期到呼、包两地检查财务工作执行情况,并监督盘点工作;
7、及时与呼、包两地负责人作有效沟通,发现问题,及时上报公司领导,获得解决。
四、承担的KPI指标:
1.直营商场回款及时性
2.直营商场销售额核对准确率
3.专卖店营业款回笼及时性
4.直营店工资核算及时性
五、岗位权限:
1.财务权限:
无。
2.人事权限:
无;
3.业务权限:
无。
六、工作汇报关系:
上向主管会计汇报
七、工作沟通关系:
内部沟通:
主管会计/经常,各部门/经常
外部沟通:
商场、直营门店/经常
八、任职者素质要求:
1、教育资历:
会计或统计专业,大专以上学历;
2、特殊要求(如资格证书、其它特殊要求等):
3.基本技能要求:
⏹具备较强的office办公软件操作能力、网络基本应用能力。
⏹具有强烈的工作责任心
⏹良好的沟通技巧和团队领导能力
⏹认真负责,细致耐心。
4.专业技能/经验要求:
⏹二年以上财务工作经验
5.管理技能要求:
⏹全面系统的会计知识
九、工作条件
办公设备:
电脑、电话各1台,共享传真机、打印机、Internet网络
工作环境:
写字楼
工作时间特征:
固定
工作地点:
分公司办公室
十、签字确认
任职者签字:
上司签字:
人力资源部签字:
6.现金账会计岗位职责说明书
岗位名称:
现金账会计
所属部门:
财务部
直接上级:
财务经理
直接下属:
现金出纳、银行出纳
一、岗位设置目的:
规范化公司的财务体系,完善资金调度,控制现金流;
二、职能定位:
现金结算与登帐的责任人和执行者
三、工作职责
1、负责办理公司网上汇款、转帐以及款项结算支付业务;
2、做好现金和银行存款的登帐工作,负责监督现金出纳员的库存现金实存数与现金日记帐的帐面余额是否相符,并于每月月末填制“现金盘点表”作为与现金出纳员核对库存现金的凭据。
在月末如有未达帐项,应编制“银行存款余额调节表”,使银行存款日记帐与银行对帐单余额相符。
做到月结日清,保证帐证相符、帐款相符、帐帐相符,发现差错及时查清更正;
3、监督公司资金的净流入、净流出情况,及时掌握资金动向,作好资金的调度,统一安排,提高资金的使用效率;
4、每日督促银行出纳员于每日下午4点前,将已核对清楚的现金、支票等存入银行,并将已存银行的现金缴款单据、支票回单等交予现金帐会计;
5、监督银行出纳员每天作资金收入日记帐的登记,并于次日上交资金收入日记帐表给公司领导查阅、参考;
6、要求现金出纳员每日作现金日记帐登记,于次日上午上交前日现金开支、报销等单据给现金帐会计,现金帐会计计帐后,与现金出纳员核对现金帐余额,做到帐帐相附;
7、每日及时登记客户应收帐款,每月5号前与销售部收款员核对上月客户应收帐款余额。
配合销售部应收帐款的催收和清算工作;
8、根据人事行政部提供的考勤汇总表,编制公司本部员工工资表,并按时发放;
9、据人事行政部、直营部提供的考勤汇总表、工资表,汇总直营部工资表,及时扣除各店铺盘点盈亏、工服、社保等后,按时发放;
10、负责每月核对银行划拔的公司缴纳的各种社会统筹保险基金情况;
11、负责保管好公司财务保险柜;
12、妥善保管有关印章、空白收据和空白支票,做好相关单据的整理、归档工作;
13、每月与总公司财务人员认真核对应付帐款对帐单,并在确认无误后,上报公司总经理签批盖章,再回寄总公司;
14、完成公司领导临时交办的其它工作。
四、承担的KPI指标:
1.现金日记帐准确性
2.网上汇款准确性
3.工资发放及时性
五、岗位权限:
1.财务权限:
无。
2.人事权限:
无;
3.业务权限:
无。
六、工作汇报关系:
上向财务经理汇报,下接受下属汇报
七、工作沟通关系:
内部沟通:
财务经理/经常,各部门/经常
外部沟通:
银行/经常
八、任职者素质要求:
1、教育资历:
会计或统计专业,大专以上学历;
2、特殊要求(如资格证书、其它特殊要求等):
3.基本技能要求:
⏹具备较强的office办公软件操作能力、网络基本应用能力。
⏹具有强烈的工作责任心
⏹良好的沟通技巧和团队领导能力
⏹认真负责,细致耐心。
4.专业技能/经验要求:
⏹二年以上财务工作经验
5.管理技能要求:
⏹全面系统的会计知识
九、工作条件
办公设备:
电脑、电话各1台,共享传真机、打印机、Internet网络
工作环境:
写字楼
工作时间特征:
固定
工作地点:
分公司办公室
十、签字确认
任职者签字:
上司签字:
人力资源部签字:
7.税务会计岗位职责说明书
岗位名称:
税务会计
所属部门:
财务部
直接上级:
主管会计
直接下属:
无
一、岗位设置目的:
规范化公司的财务体系,合理避税;
二、职能定位:
涉税业务核算、税务申报工作的责任人和执行者
三、工作职责
1、负责编制和申报公司各类税务报表;
2、严格按照税务发票的管理规定,负责公司增值税、普通发票的使用、管理,并做好库存未使用的空白发票的保管工作;
3、严格对集团公司开具给本公司增值税进项专用发票的审核,及时与总公司相关财务人员沟通,并及时按期进行发票认证抵扣;
4、整理好每月的单据,费用的核查,及时做好凭证录入,凭证审核、装订的工作;
5、负责日常(经销商、直营商场)开具各种增值税专用发票,并保证及时将所开具的发票交到客户手中,并做好登记和备案;
6、每月15日前编制国税、地税需要的各种报表(增值税、城建税、教育费附加、工资薪金),每月按时进行纳税申报,用好税收政策,规避企业涉税风险,依法纳税申报;
7、在每月法定期限内做好各种国税、地税等税费的缴纳事宜,及时跟踪,避免滞纳金的发生;
8、配合审计事务所做好审计工作,并及时填报年度企业所得税汇算清缴表的申报;
9、做好工商局营业执照的填报及年检工作;
10、做好公司每月的统计工作,并向西城区统计局填报各种统计报表;
11、按上级税务机关的要求参加各项相关税务方面的培训、辅导及会议等,随时按照税务机关的要求填写各种相关的税务报表信息;
12、了解、掌握税务相关税法,税务知识的信息,及时向领导反映相关信息,以便公司领导做出有效决策;
13、负责对公司个人所得税的代扣代缴工作的申报和缴纳。
四、承担的KPI指标:
1.税负率
2.季度所得税预缴额
3.进项税票控制额
五、岗位权限:
1.财务权限:
无。
2.人事权限:
无;
3.业务权限:
无。
六、工作汇报关系:
上向主管会计汇报
七、工作沟通关系:
内部沟通:
主管会计/经常,各部门/经常
外部沟通:
税务部门/经常
八、任职者素质要求:
1、教育资历:
会计或统计专业,大专以上学历,;
2、特殊要求(如资格证书、其它特殊要求等):
3.基本技能要求:
⏹具备较强的office办公软件操作能力、网络基本应用能力。
⏹具有强烈的工作责任心
⏹良好的沟通技巧和团队领导能力
⏹认真负责,细致耐心。
4.专业技能/经验要求:
⏹三年以上财务工作经验
5.管理技能要求:
⏹全面系统的会计知识
九、工作条件
办公设备:
电脑、电话各1台,共享传真机、打印机、Internet网络
工作环境:
写字楼
工作时间特征:
固定
工作地点:
分公司办公室
十、签字确认
任职者签字:
上司签字:
人力资源部签字:
8.现金出纳岗位职责说明书
岗位名称:
现金出纳
所属部门:
财务部
直接上级:
现金账会计
直接下属:
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