商务礼仪在HR中的应用.docx

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商务礼仪在HR中的应用

人力资源管理中的人际沟通技巧及商务礼仪

【摘要】:

沟通是人类社会的基本生活方式，现代企业管理就是沟通，人际沟通是人力资源管理的第一技巧。

有效的人际沟通技巧包括了语言沟通技巧和非语言沟通技巧，它们的分类以及在什么样的环境下采取何种沟通技巧，才能取得最大的效果。

具体阐述人际沟通技巧在人力资源管理中的招聘、培训、绩效管理和企业文化、团队建设的应用。

最后理论联系实际，分析沟通技巧在我单位的实施情况，说明企业需要和谐，而高明的沟通技巧可以营造和谐关系，吸引人才、留住人才、激励人才，使团队融为一体，无往而不利。

【关键词】:

人际沟通技巧人力资源管理

引言：

古时东瓯[ōu]（今浙江南部沿海一带）人住的是茅屋，经常发生火灾，为此痛苦不已。

有个东瓯商人到晋国去，听说晋国有个叫冯妇的人善于搏虎，凡是他出现之处，就无虎。

东瓯商人回去后把这个消息告诉了国君。

由于东瓯话“火”和“虎”的读音毫无区别，国君误以为冯妇善于“扑火”，便以隆重的礼节从晋国请来了冯妇。

第二天市场上失火了，大家跑去告诉冯妇，冯妇捋起袖子跟着众人跑出去，却找不到虎。

大火烧到王宫，大家推着冯妇往火里冲，冯妇被活活烧死。

那个商人也因此而获罪。

这个寓言告诉我们人及人之间沟通的重要性，人及人沟通的障碍会出现在社会生活的各个方面。

今天，尤其对于我们来说，在人力资源管理中互相的沟通理解是何等的重要。

寓言中东瓯的管理者正是在用人招聘、培训、绩效考评等环节中缺乏有效的沟通而导致严重的后果。

一、人际沟通的含义及特点

（一）“沟通”，从字面上理解原始含义就指开沟以使两水相通

《左传》有“吴城邗，沟通江淮”。

说的是周敬王三十四年（公元前486年），吴王夫差在平楚、服越之后，雄心勃勃，欲北上中原，一争霸主，遂在今扬州城北的蜀岗上修建邗城，并在城下向北开凿运河以沟通江、淮二水，名“邗沟”。

现在“沟通”一词的意思已经泛指彼此的相通，而现代的人际沟通是指为了特定的目的，将信息及含义，经由各种管道或煤体，在人或群体间传递，并达成共同协议的过程。

信息—包括消息、事实、思想、意思、观念、态度等。

媒体—则包括语言、文字、图型、符号、动作、表情等。

（二）沟通有四大特点

1、随时性

我们所做的每一件事情都是沟通。

一项工作指令是沟通，一个规章制度也是沟通。

任何管理者想要做任何一件事，如了解一些简单的情况，均是沟通。

2、双向性

我们既要收集信息，又要给予信息。

我们强调的是双方共同的交流。

显然这一交流不是单向的，而是双向的。

在企业中不是单纯的上级对下级或下级对上级，而是相互之间的，即上级对下级有要求要让下级知道、理解并执行。

上级通过这一下达指令的过程，对员工行为进行引导和控制。

同时，员工对指令的执行情况也要通过一定的反馈途径向上级汇报，上级对汇报情况作出反应，从而实现对组织行为的控制。

3、情绪性

信息的收集会受到传递信息的方式所影响。

沟通时要注意情绪控制,过度兴奋和过度悲伤的情绪都会影响信息的传递及接受,尽可能在平静的情绪状态下及对方沟通,才能保证良好的沟通效果。

4、互赖性

沟通的结果是由双方决定的。

沟通双方彼此需要对方配合,他们拥有相互补充的信息,离开了其中的一方,另一方不能达到沟通的效果。

沟通越深入,两者之间的依赖性就会越强。

二、人际沟通是人力资源管理的第一技巧

（一）沟通是人类社会的基本生活方式

从人类出现开始，就通过各种媒介，如身体、石器、棍棒、叫声、语言等，互相传播着各种生活信息，为自己提供生活的依靠等物品，甚至抵御来自其它的威胁。

人是社会性的动物,人有合群及群居的倾向,在群居中就离不开个体之间的相互作用,离不开个体之间的信息交流。

人及人之间的信息交流过程就是沟通过程。

研究发现,沟通在人的社会生活中占有重要地位,人在醒着的时候,大约有70%的时间都在进行着各种各样的沟通,人们通过沟通和信息交流,就可以建立各种各样的人际关系,在广泛的交往过程中,彼此还可能产生了情感,相互吸引,形成亲密的关系。

美国哈佛大学有一位教授专门研究意大利社会。

他发现，意大利合唱团多的地方，当地的民主化程度就高。

原因很好解释。

因为参加合唱团惟一的条件是嗓音好，无论工人、农民，穷人、富人，道德高尚的人、品质低劣的人都可以参加。

合唱团定期开展活动，进行横向联系，它使不同政治观点、经济状况、道德理念的人得以沟通，民主、平等的理念自然就在沟通中催生。

（二）管理就是沟通

现代企业管理已经进入了一个以人为本的管理新时代，人际沟通成了最重要的管理手段，企业的一切经营活动都和沟通分不开，就算你是一个多么优秀的管理者、决策者，你有多么好的创意和点子，如果你底下的员工不清楚、不了解你的意图，不能和你一起分享理念，又怎能发挥出自己的最大价值呢？

在管理活动的众多因素中，人是整个管理活动过程中最活跃的要素，是统领其他一切因素的灵魂及核心，人的因素是决定性的。

如果说将一个企业或者组织比作是人的躯体，那么沟通就是人的血液，血液流通不通畅的话，就不能把营养成分输送到人体的各个器官，从而导致麻痹、阻塞甚至死亡等情况出现。

有很多尖锐的矛盾都是由于糟糕的人际沟通引起的，或者至少及此有关，例如公司业绩下滑、企业合并失败、家庭破裂等等，因为人们缺乏良好的交流和沟通。

企业中经常存在许多不必要的耗费和分歧,而这些分歧在常规状态下,又必须通过付出高成本的管理沟通予以关注和解决,因而在某种意义上降低了企业或组织运行的理想效率。

我们需要最大限度地减少管理沟通的障碍和成本,最大限度地降低信息传递过程中的嗓音,将情感、信息、思想、计划、工作的沟通高度统一,用成本最小化的沟通设计造就出最成功的管理。

管理就是沟通，企业家必需重视员工并且开放沟通的渠道，才能善用沟通技巧，提高企业的绩效管理。

因为分享理念需要有高效率的沟通能力和技巧，高频率地同组织内部的成员进行直接沟通非常必要，他们知道越多，就越能理解，也就越关心。

每一个员工能清楚知道企业组织存在的目的及意义，知道自己在做什么？

要完成什么？

了解做事的最终目的？

以及如何可以贡献一己之力？

企业上下齐心协力地向同一个方向前进，就没有任何事物可以阻挡他们，这样的组织才有生命力，才能不断地向前发展。

（三）人力资源管理的最重要的技巧就是人际沟通

管理的对象可分为物质资源和人力资源。

物质资源包括有形物质（生产资料、机器设备等）无形物质（品牌、商誉等）。

人力资源则包括了人所带来的一切资源，包括其知识、技能、才华、性格及思想等等。

管理的实质是对各种对象资源的一种整合，但由于各种资源（人力资源及物质资源）在客观上是各自独立隔绝的，他们自己无法直接互相发生组合和联系，因此就需要第三者（企业各种管理者）为了达到某种目的对它们施加有效的处置和影响，从而在它们之间建立起有效和牢固的联系。

这中间需要各种联系的桥梁。

而沟通就是这些桥梁和联系。

即获取信息的过程。

人力资源管理的过程是一刻也离不开沟通：

管理的过程是资源组合的过程，组合的过程必须借助于各种资源信息和组合方式的信息的大量复杂的交流、反馈。

没有这些大量的信息交流、反馈，即沟通的发生、实现，管理的过程就要中断或残缺，甚至失去控制。

人力资源管理的主体是活生生的人，管理者不向被管理对象输出指令，并从被管理对象方面获取信息，事实上就无法有效实施管理。

计划、组织、指挥、领导、控制无一不是信息交流，即沟通。

人并不是冷冰冰的机器，可以依照预先设定好的程序或指令来机械性的进行工作，人都是有感情、有情绪的，他们在工作中会因应不同的环境变化和心理变化，如公司收购或合并、上司的表扬或批评、同事间的争吵、家庭琐事、恋人复合等等，引起的或高或低的情绪波动，从而影响了工作的效率及效果。

绩效及有效沟通的程度成正比关系，那么要如何“沟”才能“通”？

是我们人力资源管理的一个很重要的课题。

企业制定愿景、策略、计划，以及科学的组织、指挥、协调，都离不开调查研究、倾听意见、权衡利弊、反复斟酌，为此企业家及下级管理者、及员工之间的沟通，必不可少。

第一、沟通是人的一种重要的心理需求，是员工解除内心紧张，表达自己思想感情及态度，寻求同情及友谊的重要手段。

人力资源管理要适时地对工作闹情绪的员工进行辅导，安抚他们，平复他们的情绪。

第二、沟通是改善人际关系、鼓舞士气的有效途径，有助于营造和睦相处的良好氛围。

第三、有效的沟通可以转变员工的态度，进而改变员工的行为，因为人们在不同的信息和意见的影响下，会形成不同的态度，引发不同的行为。

第四、人际沟通是激发员工参及企业管理积极性的重要手段，员工通过各种沟通渠道，既能发表对企业变革的意见和建议，也能得到对意见和建议的反馈，是员工感到被重视、被尊重，从而激发他们主人翁责任感。

人力资源管理是直接以一刻也离不开沟通的人为管理对象，只有良好的管理沟通才能打通人们的才智及心灵之门，人力资源才能真正为企业所用，发挥出其企业核心资源的巨大经济威力。

三、有效的人际沟通技巧

要实现真正意义上的沟通是很困难的，需要不断而持续的努力，运用正确的技巧和方法来沟通。

在日常的生产管理中，管理者或者是管理人员在沟通中应尽量使用通俗易懂的语言，对容易产生歧义的话语应尽量避免使用。

提高语言表达能力和文字表达能力是管理者们改善沟通的重要途径，管理者应在每次沟通前认清这次沟通的目的和意义，才能有助于沟通者更清晰地表达自己的意图和感情，有效地防止沟通中的盲目倾向，便于沟通者检查沟通的效果，从而更好地提高沟通技能，使每一次的沟通都达到所预期的目的。

（一）语言沟通技巧

人生来就渴望及他人进行交流和沟通，而语言是人类社会中客观存在的现象，她不仅是信息传播最有效的便捷的媒介，也是及他人共享文化经验及个人经验的工具。

假如沟通是一扇门，那么语言就是这扇门的钥匙，它是沟通不同个体之间的交流的桥梁，是不同的个体心理活动彼此发生影响的最有效的工具。

谈话时语言运用得是否适宜，采用的方式和技巧是否恰当，将对沟通的效果发生很大的影响。

1、语言沟通的分类

（1）口头沟通

口头沟通即人及人之间通过谈话来交流思想，沟通心理。

口头沟通的形式是多种多样的，有正式的口头沟通和非正式的口头沟通、电话联系等，现代社会还有视频会议、互联网电话（SKYPE）等。

（2）书面语沟通

书面语言沟通是指通过文字或图形符号表达和传递思想情感。

书面语言沟通是人际沟通中一种较正规的形式，它能起到口头沟通所不能起到的作用，书信和便条是人际交往中书面语言比较常用的形式。

现代社会还有电报、E-mail、网络即时工具（QQ，MSN）、博客等。

2、语言沟通的技巧

（1）情

沟通不仅是一种信息的交流，更应是一种感情的传递。

沟通不能只谈工作，不谈思想，而应敞开心扉，开诚布公，交真心、谈真话、以心换心，这样才能增进相互感情，架起相互信任的桥梁，使沟通成为增强团结的粘合剂。

（2）时

寻找沟通的时机很重要。

人一般在心情愉快时比较乐于和他人交流，也相对容易接受外界信息。

选择这个时机找其谈心，就容易使沟通顺利进行，取得良好的沟通效果。

而在他人情绪低落、心烦意乱时，硬找人家谈，十有八九会吃“闭门羹”。

有经验的思想工作者，大都善于寻找沟通的“突破口”，比如以共同感兴趣的话题、地域或心理上的接近性以及平和的态度及语气等打开谈话的“突破口”，从而使沟通交流顺利进行下去，最终达到增进团结、促进工作的目的。

（3）意

正确表达内容含义，管理者在交谈时要注意语言的简洁，交谈目的是为了达意，以最少的语言表达最大量的信息是一种艺术境界。

古人说：

“言不在多，达意则灵”，同时还应该形象生动、幽默而含蓄，交谈中不要说尽道破，应该留有余地，用生动的比喻，轻松幽默的语言来化解人际交往时的局促、尴尬气氛。

另外还要注意委婉，也就是我们常说的“避讳”，在日常交际中，总会有一些使人们不便、不忍，或者语境不允许直说的东西。

这时说话人要故意说些及本意相关或相似的事物，来烘托本来要直说的意思，它能使本来也许是困难的交往，变得顺利起来，让听者在比较舒坦的氛围中接受信息。

（二）非语言沟通技巧

语言并不是唯一的沟通工具，研究表明，大约65%的沟通是通过非语言的信号进行的，还有的研究甚至认为这一比例能够达到93%，在特殊的场合下，有声语言甚至是多余的。

在一般情况下，非语言行为多数及语言一起出现，目的是为了使语言意义更丰富、更加强、并赋之以某种情绪色彩，表明这是否是一个严肃的或有趣的、还是其他类的话题。

主要包括点头、姿势转换、面部表情、手势以及拍打、拥抱等身体接触方式以及目光接触，此外还包括静止的体态、人际空间距离的静态姿势沟通。

据有关资料表明，在面对面的沟通过程中，那些来自语言文字的社交意义不会超过35%，换而言之，有65%是以非语言信息传达的。

非言语信息包括沟通者的面部表情、语音语调、目光手势等身体语言和副语言信息。

非言语信息往往比言语信息更能打动人。

因此，如果你是组织沟通的信息发送者，你必须确保你发出的非语言信息强化语言的作用。

如果你是组织沟通的信息接收者，你同样要密切注视对方的非语言提示，从而全面理解对方的思想、情感。

具体的非语言沟通技巧如下：

第一、平等。

沟通还要注意平等交流。

沟通不是下命令、发指示，而要谈想法，讲道理，以理服人，不能以势压人。

双方在平等基础上沟通，可使同志之间、上下级之间增进了解和理解，形成人及人之间融洽和谐的关系，扫清相互间的沟通障碍。

同志间平等相待，不仅要平等对待及自己意见相同的人，还要平等对待及自己意见相左者，容得批评，听得进逆耳之言。

尤其对领导干部而言，更应注意不能独断专行，自以为是，要有礼贤下士的精神，有眼睛向下的态度，有听真话、求真言的渴望，有放下架子、甘当小学生的意识。

还要善于运用灵活的方法启发对方发表意见，从而达到集思广益的目的，为正确决策提供可靠依据。

同时，沟通也要注意坚持原则、讲党性、顾大局、守纪律，杜绝自由主义、私下交易等不健康的东西。

第二、切入点。

沟通中最重要的是“倾听”。

倾听会使了解变得全面和深入，倾听期间可以寻找到合适的“切入点”。

“切入点”就是一种共鸣，是共舞双方身体接触部分。

它是“倾听”的关键，是无缝沟通的重要环节。

从刺激到反应之间有一段时间差，利用此段间隙，可以仔细地品味，寻找更多细微的因素，搜索更加合理的‘切入点’。

找准切入点，是无缝沟通的第一步。

（三）慎选沟通渠道

某一种讯息要能够传达出去，存在有很多不同的通道。

但是使用不同通道传递讯息，便会产生不同的结果，而要传递不同的讯息，总会有较为适合的渠道。

至于如何选取适当的渠道进行沟通，这就要依赖我们管理人员的经验和智慧了。

一般而言，在选择沟通途径时，主要考虑两个因素：

第一、对象。

如果我们要听取对方的意见，也就是要求有回馈时，那么用面对面的方式最好。

因为我们不仅可以从言语上得到答案，更可以从对方的面部表情、反应、肢体语言上，看出些许讯息。

如果所要传达事情的对象，是某一个人或某少数几个人时，那么我们可以考虑以私下约谈的方式，当然也可以用便条纸，以“笔谈”的方式来和对方沟通。

至于是使用面对面沟通，或是使用笔谈的方式，不妨先考虑一下，我们所要沟通对象的个性和习惯之后，再决定使用何种方式。

第二、事情的属性或性质。

如果所需沟通的事情是一项命令时，亦即可能是要向所有员工转达一项公司的指示时，我们可以用全体员工开会时来宣达，或是利用书面的文稿交至每一位必须知道人的手中。

如果材料涉及个人隐私，需要保密时，可以设立总经理接待日、总经理信箱等渠道减轻沟通者的心理压力。

四、人际沟通技巧应用于人力资源管理的各个方面

（一）招聘中的人际沟通技巧

在及新员工初次接触的过程中，潜在员工和新员工通过及HR的交流，了解公司的文化、公司的发展情况，公司需要员工做什么等等。

这时需要有双向交流的沟通。

招聘时首先应该对应聘者进行企业的介绍，包括业务部门、企业文化等介绍，让他们对企业有一个更深入的认识，然后应聘者直接和业务部门的领导对话，营造一种双方了解和沟通的氛围，让他们提出问题，以及对工作的要求，会对企业及业务有一个更完善、更深入的了解。

通过这种方式，可以较快作出录取决定，那些没有被选中的应聘者，也得到了一个了解企业的宝贵机会，为下一次成功应聘奠定了基础。

（二）培训中的人际沟通技巧

培训是最简单、也最有功效，但费用很大的沟通方式。

通过培训，不仅可提高员工的工作技巧，更能提高工作热情。

这时需要有理论联系实际的沟通。

培训有很多方式，我们要在沟通中因应不同员工的工作岗位、技术特点，找出其存在的不足之处，并结合本人意愿，理论联系实际地进行形式多样的培训，如角色扮演法，就是把理论联系到实际的好方法，针对在沟通中发现员工存在的哪些技能不足，而编写一系列角色扮演脚本，比如说惠普公司就曾经以业务部门优秀的销售人员的成功案例为蓝本，针对IT行业和公司的产品编写了充满实战性的练习教案。

要求销售人员在每天晚上下课后，分成4－6个人一组，根据脚本，将若干人扮演成客户或合作伙伴，由这些优秀的销售人员亲自向员工介绍自己的经验，为员工做当场指导，如开场白时，销售人员应如何争得客户同意拜访的日程安排；当客户有顾虑时，应怎样排除顾虑；当集成商坚持自己的利润时，应怎样处理等。

使员工可以现学现卖，从而加速行为的改变。

（三）绩效管理中的沟通技巧

HR代表公司及员工就其工作表现、需要改进的地方、值得赞扬的地方进行沟通.这种沟通过程的好坏，实际上代表着公司对员工的态度，是不是公平的对待员工，是不是承认员工的价值。

这时需要有清晰、明确的沟通。

第一、目标。

要有清晰明确的目标，要符合SMART原则：

即具体的、可衡量的、可达到的、相关的、基于时间的等五项标准。

第二、绩效辅导。

绩效辅导贯穿整个绩效目标达成的始终。

在员工表现优秀的时候，及时给予清晰明确的表扬和鼓励，以扩大正面行为所带来的积极影响，强化员工的积极表现，给员工一个认可工作的机会。

在员工表现不佳，没有完成工作的时候，也应及时明确地予以指出，以提醒员工需要改正和调整。

第三、绩效考核。

绩效考核是透明的，目标是一致的，标准是确定的，它不是暗箱操作，而是公平和公正的。

考核需要充分沟通，要客观的反映员工的实际情况，避免由于光环效应、晕轮效应、新近性、偏见等带来的人为误差；平时需要清晰地记录员工的日常工作业绩表现，形成绩效管理的文档，以作为考核的依据，确保绩效考核有理有据，使考核者及员工对绩效考核的结果的看法尽量一致，公平公正，没有意外发生。

（四）企业文化和团队建设中的人际沟通技巧

流畅的沟通能促进企业文化和团队精神的建设，而企业文化和团队精神的建设也是有助于沟通的流畅。

好的团队来自好的关系，彼此信任，充分沟通协调，虽有不同看法但会互相尊重，得到共识。

团队成员及成员之间之所以很默契，就是因为有一个共同方向，共同的目标，以及良好的团队氛围，这些都需要沟通来维系。

企业文化之所以能够为人们所感知，就是因为它存在于人们的交往和沟通过程中，离开了沟通，人们不可能知道何为该企业的价值观，何为该企业的经营理念，也不可能知道何为该企业的道德准则，何为该企业的形象。

企业文化在人际沟通中形成、传播、演变、发挥其无所不在的影响。

这时需要有认同的沟通。

第一、通过内部的报刊、杂志等大力宣传企业文化、价值观、公司的经营理念等，清除多元文化带来的障碍，改变员工之间的信息阻隔现象，统一员工的价值观。

第二、员工中找寻有代表性的事例，塑造英雄人物，增加员工的认同感。

第三、通过一些特定的礼仪、节日来消除各种人际冲突，实现人及人之间的交流行为，减轻恐惧和忧虑，强化员工对企业的认识和认同。

第四、团队制造一个公平、舒适、和谐的工作环境，善于听取员工的意见，消除各种人际冲突鼓励员工参及和发挥工作的主动性，增强团队之间的向心力和凝聚力，激励团队成员把个人目标升华到群体目标中去，从而达到团队的最高绩效。

五、总结

温家宝总理在政府工作报告中，激情亢奋地谈到：

着力建设和谐社会。

中国古代，五味沟通谓之“和”，五音沟通谓之“谐”，可见要想达到和谐的境界，就离不开沟通。

在当今社会中，企业是从事经济活动的最基本的人类社会组织形态，是人及人沟通的基本场所之一，企业和谐就会推动社会和谐。

总之，现代企业需要建立以人为本的人力资源管理模式，要善于运用人际沟通的技巧，营造和谐关系，使之能吸引人才、留住人才、激励人才，使团队融为一体，无往而不利，沟通的过程同时也是企业创造财富的过程。

【参考文献】:

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