珠海城市职业技术学院档案归档范围和保管期限表.docx
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珠海城市职业技术学院档案归档范围和保管期限表.docx
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珠海城市职业技术学院档案归档范围和保管期限表
珠海城市职业技术学院档案归档范围和保管期限表
大类名称
一级属类名称(类目)
归档范围
保管期限
A
文书档案
A
文书档案
A
文书档案
A
文书档案
A
文书档案
党
务
工
作
1上级党组织有关党的建设的文件材料
(1)针对本学院的
永久
(2)普发的
10年
2本学院党代会文件材料
(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言、领导讲话稿;大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法、选举结果、换届选举结果和上级批复等
永久
(2)提案及办理情况;会议简报、反映记录、小组会议纪录等
30年
(3)参考文件;工作人员名单;工作证;代表证、列席证及选票式样
10年
3学院党委会、常委、党委扩大会、书记院长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件
永久
4学院党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)
(1)年度以上的
永久
(2)年度以下的
30年
5学院党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知
(1)重要的
永久
(2)一般的
30年
6学院党委和上级党委调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料
永久
7学院党委负责同志在院内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿
永久
8学院党组织和党员统计年报表和党内其它重要统计材料
永久
9学院党员名册、批准加入党组织的文件材料
30年
10在上级党委统一部署开展的专项活动中形成的本学院工作方案、报告、总结等
永久
11学院制定的党建责任制、行风评议材料
30年
12学院党组民主生活会会议记录、汇报材料
10年
13学院党务工作简报、情况反映
10年
14学院党费收缴和管理工作中形成的文件材料
30年
15党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复
30年
16重要的群众来信来访及处理材料
30年
17党委与有关机关联系、协商工作的来往文件
30年
18分党委、总支、直属支部年度工作计划、总结;重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表
30年
19党委、分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料
30年
20学院党组织建设工作,指导并协助各党支部做好入党发展对象的选拔、培训、考察、吸纳等工作形成的文件材料
30年
纪
检
监
察
工
作
1上级纪委关于纪检、监察、审计工作的文件(针对本学院的、要执行的)
30年
2上级纪委工作规章制度
30年
3学院纪委、监察、审计工作方面的规章制度
永久
4学院纪委、监察、审计工作年度以上工作计划、总结、自查报告、统计年报及重要报表
30年
5学院纪检监察工作中形成的综合性报告、调查材料
30年
(1)处理结果为警告以上的
永久
(2)处理结果为警告的
30年
(3)无处理结果的
10年
6对本学院党员、干部进行廉政教育工作,预防渎职、失职事件发生所形成的规章制度等文件材料
30年
7学院纪委会议记录
8党员处分、复查材料
30年
9群众来信来访及处理意见
10年
组
织
人
事
工
作
组
织
人
事
工
作
1上级机关制发的关于本学院的机构设置、人员任免、人员编制等文件材料
永久
2上级关于组织人事工作的指示、决定、通知
(1)重要的
30年
(2)一般的
10年
3学院机构设置、机构撤并,名称更改、人员编制、信印启用和作废的请示、报告、决定、批复、通知
永久
4成立临时机构的文件
(1)经当地党委、政府批准或同意,同本学院牵头成立跨部门临时机构的通知
永久
(2)学院内部开展专项工作,设立临时工作机构的通知
30年
(3)学院参加其他机关牵头成立的临时机构、临时组织的通知
10年
5落实政策的有关材料
30年
6学院人事工作制度、规定、办法等文件
30年
7学院副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知
永久
8学院副处级以上干部名册
30年
9先进单位、劳动模范、先进教育工作者等的获奖材料
(1)受省部级或当地党委、政府表彰、奖励的
永久
(2)受市级部门、本学院表彰、奖励的
30年
10对本学院教职员工的处分材料
(1)受到警告(不含)以上处分的
永久
(2)受到警告处分的
30年
(3)撤销处分的材料
30年
11学院教职员工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料
永久
12教职员工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根
永久
13教职员工名册
永久
14人事考核、职称评定工作文件材料
永久
15人事工作统计报表
(1)年度以上报表
永久
(2)年度以下报表
30年
16学院干部(职工)劳保、医疗、养老保险形成的文件材料
30年
17人民来信来访材料
(1)重要的
30年
(2)一般的
10年
18人事工作计划、总结、调查材料、会议记录、纪要
30年
19工资发放明细表
30年
统
战
工
作
1上级关于统战工作的文件
10年
2本学院统战工作计划、决定、报告、通知和总结
30年
3统战工作情况调查、典型材料、统计报表
30年
4统战工作重要会议记录
30年
5各民主党派成员和负责人名册及有关材料
30年
行
政
管
理
工
作
行
政
管
理
工
作
一、行政综合
1上级有关高校行政管理的文件
(1)针对本学院重要的、要执行的
30年
(2)普发性需要执行的
10年
2全院性的规章制度(如:
规定、守则、细则)
永久
3院长办公会、院长书记碰头会、行政办公会会议记录、纪要
永久
4全院性的工作会议、座谈会文件
30年
5院领导在会上的重要讲话和参加院外会议发言稿
30年
6学院教育事业规划、计划及上级批复
永久
7学院评估材料
永久
8教职工代表大会文件材料
(1)产生的重要决定、选举结果
永久
(2)其它的文件材料
30年
9本院向上级的请示及其批复
(1)具有历史意义的、重要业务问题的
永久
(2)涉及一般业务的
30年
10本学院对同级、下级学院的来函、请示及学院的复函
(1)涉及法规政策、重要业务问题的
永久
(2)涉及基础性、操作性业务问题的
30年
11有关全院性工作的调查材料和经验总结
永久
12学院启用印章的文件及印模
永久
13学院历史沿革、情况介绍;大事记;校历;校史工作材料;校庆工作材料
永久
14反映本学院各方面工作情况和问题的综合简报、情况反映等
永久
15专题性简报、专项工作简报、信息等
30年
16学报、校报
永久
17省级以上领导检查、视察、调研本学院重要工作、解决重大问题时形成的通知、方案、讲话、记录等文件材料
永久
18同级部门领导检查、视察本学院工作时形成的文件材料
30年
19其它兄弟院校与我院相互交流学习形成的文件材料
10年
20学院开展的重要业务专题调研活动的通知、下属单位的汇报材料、统计数据、调研报告等材料
永久
21学院年度和年度以上的计划、总结、统计材料
永久
22年度以下的计划、总结、统计材料
10年
23学院重要职能活动的总结
永久
24学院各直属单位年度以上的计划、总结、重要的情况汇报
30年
25学院各直属单位年度以下的计划、总结、一般的情况汇报
10年
26学院组织的一般性工作检查、调研时形成的文件材料
10年
27学院制定的年度以上规划、纲要
永久
28本学院制定的完善学院内部管理的规章制度
30年
29学院综合办文部门关于秘书、保密等工作年度以上的计划、总结、统计
30年
30学院信息化、办公自动化工作规划、方案等文件材料
30年
31档案分类方案、管理办法、档案馆(室)指南、全宗介绍
永久
32档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录统计及统计年报
永久
33档案、图书、文博规章制度、计划、报告、总结
30年
34档案、图书、文博部门与院外交流的有关材料
10年
二、外事活动
1上级关于外事工作的文件材料(针对本学院的、政策性的、要执行的)
30年
2本学院外事工作规章制度、计划、总结、简报等
30年
3外事工作统计报表
永久
4学院领导出国或出境访问考察、参加国际会议、接待来访发表的公报、签订的协议、协定、备忘录、重要的会谈纪录、纪要等
永久
5学院组织人员出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈纪录
30年
6学院工作人员随团出国审批手续
10年
三、信访工作
1学院处理人民来信来访的文件材料
(1)有领导重要指示和处理结果的
永久
(2)其他有处理结果的
30年
2学院处理群众来信来访工作记录摘要
30年
3下级部门、直属单位上报的、重要的人民来信来访处理结果
30年
工
会
工
作
1上级有关工会的文件(针对本院、政策性的、要执行的)
30年
2工会年度工作计划、总结
30年
3工会工作的重要决定、通知
永久
4工会会员名册,批准加入工会组织的文件材料
30年
5工会委员会的换届选举结果、改选、工会会员发展等工作形成的文件材料
永久
6学院特困职工调查报告、调查表
10年
妇女
、
计生
工作
1上级关于妇女、计生工作的文件材料(政策、规定等重要的)
30年
2学院妇委会换届结果;年度以上工作计划、总结
30年
3学院计划生育工作年度以上计划、总结;报表、基本信息登记表等
30年
4计生工作会议记录、纪要;责任书
10年
财
务
管
理
1上级关于财务管理工作的文件材料
(1)针对本学院的,重要的
永久
(2)普发性要执行的
10年
2学院的专项审计、领导离任审计工作中形成的文件材料
永久
3年度审计形成的文件材料
30年
4学院财务预算、报表
永久
5向财政部门申请专项经费的请示及批复
10年
6财政部门下达追加本学院年度经费的通知
10年
7本学院国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等文件材料)
(1)房产
永久
(2)车辆等价格较大的
30年
(3)办公用品等价格较低、寿命较短的
10年
(4)教职工承租本单位住房的合同、协议和有关手续
30年
8本学院与有关单位签订的合同、协议等文件材料
(1)国定资产投资、数额较大、有特殊意义的
永久
(2)数额较小、损耗快的
10年
9学院物资(仪器设备、办公设备及耗材、机动车等等)采购计划、审批手续、招标投标、合同协议等文件材料,机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料
30年
宣
传
教
育
1上级关于宣传工作文件材料(针对本学院的、要执行的)
30年
2学院宣传工作计划、决定、报告、通知和总结
30年
3反映本学院重大活动的简报及图表
永久
4上级有关学生思想政治工作的文件(重要的、需要执行的)
30年
5学生工作处学生思想政治工作计划、报告、总结(年度以上)
30年
6学生思想政治工作典型调查材料和统计
30年
7关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件
30年
共
青
团
工
作
1上级关于团的工作文件(针对本院、政策性的、要执行的)
30年
2学院共青团组织的换届选举结果、改选、发展等工作形成的文件材料(决议、通知、领导讲话等)
30年
3团委工作规章制度、年度以上工作计划、总结、报告、培训、开展活动等文件材料
30年
4团委工作典型调查材料
30年
5表彰和奖励先进团支部、优秀团员的文件材料
30年
6团干部名单、团员名册
10年
7团委会议记录、纪要
10年
8团委牵头进行的重大活动的有关材料
30年
后
勤
、
保
卫
1后勤、保卫工作的规章制度
30年
2后勤、保卫工作计划、报告、调查材料
30年
3教职工、学生宿舍的管理;调配使用、转移等的规定、总结
10年
4防震、防汛、三废治理工作文件材料
10年
5公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件
10年
6师生员工健康状况调查材料及统计表
30年
7食堂工作的有关材料
10年
8校园绿化工作的有关材料
10年
9师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复
30年
10保卫、消防工作文件材料
10年
11后勤、保卫工作统计年报及重要报表
30年
B
基
建
档
案
B
基
建
档
案
B
基建档案
一可行性研究、任务书
1项目建议书及报批文件
永久
2项目选址意见书及其报批文件
永久
3可行性研究报告及其评估、报批文件
永久
4项目评估(包括借贷承诺)、论证文件
永久
5环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复
永久
6设计任务书、计划任务书及其报批文件
永久
二设计基础
1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明
永久
2地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录
永久
3水文、气象、地震等其它设计基础材料
永久
三设计文件
1总体规划设计
永久
2初步设计、技术设计
永久
3施工图设计
长期
4技术秘密材料、专利文件
长期
5工程设计计算书
长期
6关键技术实验
永久
7设计评价、鉴定及审批
永久
四项目管理文件
1建设用地、征地、拆迁文件
(1)征用土地批准文件及红线图、拆迁补偿协议书
永久
(2)建设前原始地形、地貌、状况图、照片
永久
(2)施工执照
永久
2计划、投资、统计、管理文件
(1)有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划
长期
(2)概算、预算管理、差价管理文件
长期
(3)合同变更、索赔等涉及事务的文件
长期
(4)规程、规范、标准、规划、方案、规定
长期
(5)承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件
长期
3环保、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书
长期
五施工文件
1土地施工文件
(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要
长期
(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺
长期
(3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定
长期
(4)建筑材料实验报告
长期
(5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批
永久
(6)土建施工定位测量地质勘察
永久
(7)土、岩试验报告,基础处理,基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录
永久
(8)隐蔽工程验收记录
永久
(9)施工日志、大事记
短期
(10)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告
永久
(11)分项、分单位工程质量检查、评定
长期
(12)交工验收记录证明
长期
(13)竣工报告、竣工验收报告
永久
2设备及管线安装施工文件
(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工措施
长期
(3)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批
长期
(4)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录
长期
(5)隐蔽工程检查验收记录
长期
(6)强度、密闭性试验报告
长期
(7)设备、网络调试记录
长期
(8)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告
长期
(9)系统调试、实验记录
长期
(10)管线清洗、通水、清毒记录
短期
(11)管线标高位置,坡度测量记录
长期
(12)中间交工验收记录证明,工程质量评定
长期
(13)竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算
长期
(14)竣工图
永久
3电气、仪表安装施工文件
(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审
长期
(2)施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件
长期
(3)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批、技术核定单、业务联系单、备忘录等
长期
(4)系统调试、整定记录
长期
(5)绝缘、接地电阻等性能测试和校核
长期
(6)施工安装记录,质量检查评定,事故处理报告
长期
(7)中间交工验收记录、工程质量评定
永久
(8)竣工报告、竣工验收报告
永久
(9)竣工图
永久
六监理文件
1监理规划、监理合同协议、监理大纲、细则及批复、监理部总控制计划
长期
2监理月报中的有关质量问题
3监理会议纪要中的有关质量问题
长期
4工程开工/复工审批表;工程开工/复工暂停令
长期
5质量控制;不合格项目通知;质量事故报告及处理意见
长期
6造价控制;预付款、月付款报审与支付;设计变更、洽商费用报审与签认;工程竣工决算审核意见书
长期
7分包单位资质材料;供货单位资质材料;试验等单位资质材料
长期
8有关进度控制、质量控制、造价控制的监理通知
长期
9工程延期报告及审批;费用索赔报告及审批;合同争议、违约报告及处理意见;合同变更材料
长期
10监理工作总结(专题总结、月报总结、工程竣工总结);质量评价意见报告
长期
七财务、管理文件
1工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明
永久
2交付使用的固定资产
永久
八竣工验收
1竣工验收报告
永久
2全部竣工图纸
永久
3质量评审材料
永久
4竣工验收会议决议文件
永久
C
设备仪器档案
电子计
算机
1设备说明书及全套说明材料
2安装、线路图、调试、使用、检修、报废、故障事故的记录(设备履历书)
3重大事故的调查分析
4设备档案册
5实验记录
长期
长期
长期
长期
短期
电讯类
机电类
影像类
音响类
实验仪器
其它
D
会计档案
报表
1年度决算报表
永久
账簿
2季报表、月报表
5年
1总帐、明细账
15年
2现金日记帐、银行存款账(或出纳账)
15年
3固定资产账(报废后保管五年)
凭证
1各种会计收支凭证
15年
其它
1会计档案保管清册(档案目录)、销毁清册
永久
2档案移交清册
15年
F
声
像
档
案
照片
1上级领导或知名人士来院视察,访院照片
2学院环境面貌发展变化照片
3学院重要的会议照片(如:
校庆)
4学院重大活动照片
5学生毕业留影
6校运会、毕业晚会、重要的专题活动照片
7表彰先进个人留影
8学院荣获先进的奖品拍照(荣誉照片)
永久
永久
永久
永久
永久
长期
长期
长期
录音带
1上级领导或知名人士来院视察,访院录音带
2学院重要会议录音
3学院大型活动录音
长期
长期
长期
光盘
1学院存档照片
2学院发文
3学院重要的会议
4学院重要的专题活动
5重要的学术讲座
长期
长期
长期
长期
长期
G
教
学
档
案
教务
管理
1上级下达的有关教学工作的文件材料
(1)针对本学院的,具有历史意义的、要执行的
永久
(2)针对本学院的、一般事务性的
长期
2本学院教学改革;培养目标;学制等方面的指示、规定、办法
永久
3学院规划、实施计划;有关教学的规章制度;细则等
永久
4有关教学的会议纪录、记要;调研报告;简报;总结
长期
5教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料
长期
6在校学生人数及其它重要的统计报表(学期课程总表、成绩统计表、各专业毕业生社会实践表等)
永久
7重点学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料
永久
8专业设置申报材料及批复
永久
9学院主办的学术交流及各类研讨会材料
长期
10直属单位有关教学、管理等活动中直接形成的文件材料(如:
会议纪要;专题活动方案、报告、总结等)
长期
11中期末考务工作形成的材料(如:
期末考试、补考安排、总结)
短期
教材
1自编、主编教材
长期
2各系各专业使用教材目录
长期
3自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集
长期
4其他有保存价值的自编参考资料
短期
学籍
管理
1新生入学登记表、新生录取材料及新生名单、新生注销名单
永久
2有关学籍与学历注册、更正、变更的请示、报告
永久
3新生转专业统计表、学生成绩表和学籍表、毕业生名单等等
长期
4学生基本情况统计(如:
在校学生人数统计)
永久
5学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级)
长期
6学生处分材料
长期
招生
1上级有关招生工作的文件材料
(1)上级下达的招生计划
永久
(2)有关招生工作的文件(重要的、要执行的)
长期
(3)普发性需要执行的
短期
2学院招生计划、章程、规定、生源计划
永久
3招生宣传、招生工作总结
长期
毕业生
1毕业生工作计划、简报、总结
长期
2毕业生情况统计
长期
学生
活动
1学生会活动资料
短期
2种类知识竞赛活动材料和文化节及各社团活动形成的有关文件
短期
3开学典礼、毕业典礼形成的文件材料
短期
4社团活动、勤工俭学、社会实践形成的文件材料
短期
德育
体卫
1心理健康教育、活动形成的文件材料
短期
2学生运动会材料
短期
3新生军训资料
短期
H
科研档案
软件
1学院开发研制的电脑软件
长期
课题
2经科研单位或上级部门批准立项的研究课题(含批准立项文件、立项申报表、项目合同、研究成果、结题鉴定等有关材料)
永久
I
实
物
档
案
奖状
奖杯
奖旗
赠品
其它
I1—奖状(证书)I2—奖杯、奖匾I3—奖旗I4—赠品
I5—其它
长期
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- 关 键 词:
- 珠海 城市 职业技术学院 档案 归档 范围 保管 期限