机关公文处理中需注意的问题和事项.docx

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机关公文处理中需注意的问题和事项

机关公文处理中需注意的问题和事项

佚名

近年来，机关公文处理工作有了长足的进步，但仍存在着一些问题：

一是机关公文处理尚不够严谨规范的问题时有发生；二是机关公文处理中未按程序拟稿、审核、复核、印制、归档的问题仍然存在；三是机关公文拟稿中错用文种、主题词、发文字号的问题仍比较突出。

上述问题将不利推动机关公文处理的规范化、制度化和科学化。

下面，我们结合厅机关公文处理实际，汇报有关公文处理的心得体会，不妥之处，敬请领导和同志们批评指正。

一、基本概念

（一）什么是公文？

公文是公务文书中的简称。

它是一个国家统治阶级在管理国家、处理各种公务时制作使用的文字工具。

在我国，公文是党和国家在领导党的事业和治理国家方面，用以表态意志、传递策令、沟通信息的文字工具和手段。

公文有广义和狭义之分。

从广义上讲，凡是按照一定程序和格式处理各种公务的行文都称之为公文。

因此，广义的公文是指在公务活动中用以上传下达、处理问题、反映情况、联系事务、商洽工作的具有特定效力和惯用体式的文书。

狭义的公文，则专指党和国家行政机关各自正式规定的主要文种。

其中包括1996年5月3日中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14号）中所明确的14种正式公文种类——决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要；2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）中规定使用的13种正式公文种类——命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

为进一步理解和把握公文的特定含义，需要了解公文、文书、文件这三个概念之间的相互关系。

从内涵方面看，公文、文书、文件在许多情况下是通用的，具有同一性。

例如，文书的核心和主体部分是公务文书，而公务文书就是公文，公文既包括党政两大公文法规中所明确规定的各种法定公文，也包括机关常用应用文，而法定公文就是我们通常所说的“文件”。

同时，在实践中这三个概念称谓还存在使用上的习惯问题，即人们一般将国家行政机关使用的文书称为“公文”，而将党的机关使用的文书称为“文件”。

由此可见，公文、文书、文件在某种意义上是相同的，方向完全一致。

但它们之间也有一定区别，主要表现在外延上的不同，即文书的外延较大，公文的范围次之，文件的范围更窄。

从我厅实际出发，我们重点分析研究国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）和四川省人民政府办公厅发布的《四川省国家行政机关公文处理实施细则》（川府发〔2004〕19号）在我厅公文处理中应注意的有关问题。

（二）公文处理的原则及要求

1．公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

2．公文处理应当坚持实事求是，精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

3．公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密的安全。

（三）国家行政机关的公文种类及适用范围

1．命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

2．决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3．公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

4．通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

5．通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

6．通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

7．议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

8．报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

9．请示

适用于向上级机关请求指示，批准。

10．批复

适用于答复下级机关的请示事项。

11．意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

12．函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

13．会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（四）国家行政机关公文的分类

1．按公文的来源分收文和发文。

2．按行文关系分为上行文、平行文、下行文。

（1）上行文：

指下级机关向上级机关报送的公文。

如报告、请示等。

（2）平行文：

指同级机关或不相隶属机关之间往来的公文。

如议案、函、通知、通告等，会议纪要有时也可作为平行文。

（3）下行文：

指上级机关向所属下级机关发送的公文。

如命令（令）、决定、公告、通知、通告、通报、会议纪要等。

特别需要说明的是，意见可以用于上行文、下行文和平行文。

作为上行文，按请示性公文的程序和要求办理；作为下行文，对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行。

无明确要求的，下级机关可参照执行；作为平行文，提出的意见供对方参考。

通知、通告、会议纪要可以用于平行文和下行文。

用于平行文的通知、通告、会议纪要主要涉及需要周知性的有关事项。

3．按性质、作用分为指挥性公文、公布性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文等。

（1）指挥性公文：

指上级机关制发的对下级机关进行组织、指挥、协调和管理的公文。

主要有命令（令）、决定、通知、批复等。

（2）公布性公文：

指将有关事项与要求，通过新闻媒体或张贴等形式发布的公文。

主要有公告、通告等。

（3）报请性公文：

指向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议或意见，请求指示或批准的公文。

主要有报告、请示等。

（4）知照性公文：

指通知、关照类公文。

主要有决定、公告、通告、通知。

（5）记录性公文：

指以记载公务活动、归纳会议精神、议定事项等情况的公文。

主要有会议纪要。

4．按时限要求分为特急公文、紧急公文、常规公文。

5．按保密要求分为保密公文和非保密公文。

二、机关常用公文写作中的注意事项

（一）通知

1．文种特征

通知是“批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”时使用的一种公文。

通知的使用范围最广、使用频率最高。

按照通知的内容及作用分为以下四类：

（1）指示性通知。

主要是上级机关向下级机关布置带有普遍性的工作，作出相应的指示时使用的通知。

（2）转文性通知。

上级机关向下转文，必须标注主送机关，说明转文目的，并对受文机关提出执行要求。

具体分为批转性通知、转发性通知和发布性通知。

（3）事务性通知。

用来传达、安排事务性工作的通知。

如会议通知、机构变动通知，更改名称通知、启用印章通知等。

（4）任免通知。

上级机关向有关部门正式传达相应的人事任免事项的通知。

2．结构模式

（1）标题。

通常由“发文机关”、“事由”和“文种”三个要素构成。

（2）主送机关。

要明确阅知对象，规范地标识出主送机关。

对一定范围内的普发性通知，应在附注处标明发送范围。

（3）正文

A．指示性通知大致由发文缘由、通知事项、通知尾语（特殊表述可不用尾语）构成。

B．转文性通知主要分二种写法，一是简写式，直接写明转文的原因，依据或目的，提出转文的一般性要求。

二是繁写式。

在简写式的基础上，强调二点，一是被转公文所涉及工作的重要性，二是对贯彻执行被转公文提出更为具体的要求。

C．事务性通知。

大致由通知的背景、根据及目的，通知的事项，通知的尾语三部分组成。

D．任免通知。

大致由任免依据和任免事项二部分组成。

（二）报告

1．文种特征

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时使用的一种公文。

报告可依据不同的标准进行多角度划分。

按性质划分，有工作报告和情况报告；按内容划分，有综合报告和专题报告；按行文目的划分，有呈报性报告和呈转性报告。

2．结构模式

（1）标题。

通常由发文机关、事由和文种三个要素组成。

（2）报告引据。

这部分是报告正文的开头。

要用简明扼要的语句交待出全文的主要内容或基本情况，也可陈述有关的背景或缘由。

然后用过渡语“现将有关情况报告如下”等开启下文，其后用冒号、句号均可。

（3）报告事项。

这部分是报告正文的主体和核心，要准确简要、条理清晰地将有关工作或事件的情况表述清楚，并加以扼要分析，以便给人以全面、深刻的了解。

撰写时要紧紧围绕行文的目的和主旨进行陈述，如是汇报工作，则应首先写明工作的基本情况，其次写明主要做法和成绩，包括采取的办法、措施以及由此带来的直接效果等，最后写明还存在什么问题以及今后的大体工作设想。

如是答复上级机关的询问和要求，应首先扼要叙述上级机关交办的事项或任务后再写明处理的大致过程，包括采取的办法或措施，处理中遇到的问题及需要进一步陈述的事项等，最后交待处理结果，同时征询上级机关对处理结果的意见。

如是就某项工作中的错误向上级机关检讨，应首先陈述错误的事情概况，继而分析造成错误的原因（包括直接原因和间接原因）及应负的责任，最后写明处理结果及今后的改进意见。

（4）结尾。

报告的结尾一般有较为固定的结语，常用的有“特此报告”等，要另起一段，独占一行。

3．写作要点

（1）正确把握综合报告与专题报告的侧重点。

写好综合报告，需处理好“点”与“面”的关系、“详”与“略”的关系，“事”与“理”的关系。

写好专题报告，要注意一是速度要快，二是内容要专，做到“一事一报”，三是情况要实。

（2）篇幅要简短，用语要精炼。

（3）报告一般采用以下三段式写法：

A．情况——做法——问题（意见）；

B．做法——问题——今后意见；

C．情况——问题——今后意见；

D．情况——原因（责任）——下一步打算；

E．情况——原因——责任及处理意见；

F．情况——问题——建议等。

撰写报告掌握“三段式”的基本写法，对提高撰写质量和效率帮助较大。

但要注意的是，“三段式”只是一个基本的写法，并非所有报告都必须用“三段式”。

（三）请示

1．文种特征

请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种公文。

请示的适用范围较广，凡涉及有关方针政策界限、工作中的重大问题、需要上级机关予以审核批准的事项等诸多方面的内容时，均应以“请示”行文。

各机关都有自己的职权范围，对属于超出职权范围的事项，即应向上级机关行文请示，获准后方可执行和办理。

请示文种的分类比较复杂。

从不同的角度，依据不同的标准可以将其分成不同的种类。

为方便起见，我们从请示的内容、性质和功用的角度切入，将其分为两大类：

一是批准性请示。

即下级机关就某项工作或某一问题直接向上级机关请求指示和批准。

二是批转性请示。

此类请示通常是下级机关就某一方面的工作制定出办法或措施以后，因职权范围所限，无权要求有关单位和人员予以贯彻落实，遂向上级机关行文请示，要求批转给有关单位办理，这类请示被批转后，实质上即已成为上级机关的决定意见。

2．结构模式

请示的内容结构一般由标题、正文、尾部三部分组成。

（1）标题。

通常由发文机关、事由、文种三要素组成。

拟写请示标题，必须着力写好“事由”，要明确、简洁地表述出请示核心事宜，以便上级机关准确了解和把握。

（2）正文。

正文部分是请示的核心内容，它要载明以下两方面事项。

一是请示缘由。

二是请示事项。

即请示的具体内容，要将请求上级机关给予指示、批准或批转的具体问题和事情和盘托出，请求上级机关作出答复。

写好请示事项，关键在于两点：

一要明确，二要具体。

写好请示，还应注意要选准角度和行文的逻辑性。

（3）尾部。

请示的结尾一般有较为固定的结语，以示对上级机关的尊重。

通常写法是“妥否，请批示”。

要特别注意请示的结语中绝不能出现“报告”字样。

3．写作要点

（1）请示非从属报告，也不等于函。

请示是党政公文中一个独立的文种。

一定要注意报告不能与请示混用。

凡是需要上级机关明确答复意见的问题用“请示”，如仅向上级机关报告有关问题而上级机关可以批示也可以不批示的用“报告”。

请示是“向上级机关请求指示、批准”，这里的上级机关是指有隶属和指导关系的上级机关，并非指没有隶属关系的某一专门业务的主管部门，也非指与自己不存在隶属关系但级别比自己高的单位。

向有关行政主管部门请求批准，有两种情况：

一是平级单位申请批准，宜用“函”，而不应当使用“请示”；二是非隶属关系单位的申请批准，因为它们之间不存在任何隶属关系，因此，应用“函”而不能使用“请示”。

（2）把握好请示的内在逻辑。

一份请示不论文字长短，其内在逻辑均是由“为什么要请示”和“请示什么问题”两大层次组成。

所谓“为什么要请示”，通常包括请示的背景和缘由；所谓“请示什么问题”，即要求上级机关为我们解决什么问题及怎样来解决问题。

注意其他文种的目的句，通常置于开头，唯独请示是在第二层次之首。

请示的结尾用语，按照惯例，通常是“妥否，请批示”及“如无不妥，请批转……执行（办理）”等。

（3）做到一文一事。

写请示要坚持一文一事，即一篇请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理。

请示的主送机关只能是一个，不能多头请示。

多头请示容易使主办与协办单位之间相互推诿，延误批复时间或者由于批复意见不一致，使下级难以适从。

受双重领导的单位，在请示问题时，应当本着谁有权力批准这一问题就请示谁的原则，可将另一上级单位列为抄送，以便对方了解情况。

如果是行政关系在中央、省市，而党的关系在省市、地县的，不能把党、政上级机关一并列为主送，应当按照党政各自的分工范围，或以党委、党组织的名义请示上级党委，或以行政名义请示上级行政机关。

（四）批复

1．文种特征

批复是上级机关答复下级请示事项时使用的一种公文。

它的内容涉及面比较窄，除了直接回答所请示的事项以外，无需涉及其他问题。

作为答复性的下行公文，它具有以下特点：

一是专一性。

它是专门针对下级机关“请示”这一文种使用的，回答的问题是请示中的具体事项，先有请示，才有答复。

批复又属被动行文，是应下级机关的请示而行文的。

二是指示性。

批复要对下级机关提出的具体问题进行答复，往往要求下级机关将执行情况上报，以便检查了解。

因此，从行文效能上看，批复具有指示性。

三是政策性。

批复的本身往往体现了上级机关在这一问题上的政策精神。

2．结构模式

（1）标题。

批复的标题与一般公文的标题有所区别。

具体写法有以下三种。

第一，由批复机关、请示事项（问题）和文种组成。

第二，由批复机关、原请示题目和文种组成。

第三，由批复机关、请示事项、请示单位名称和文种组成。

拟写批复的标题时要注意：

一是三要素要齐全；二是发文机关必须用全称或法定简称；三是事由必须精练地提出具体事项及批复意见，句式可用“关于……问题的批复”，“同意……的批复”。

（2）正文。

一般由引语、主体和结尾三部分组成。

A．引语。

即批复开始的第一段或第一句话，这是批复的根据。

通常要写清楚两方面的问题：

一是下级机关请示的问题或发文字号；二是简要引述来文所请示的事项。

B．主体。

这是批复的中心内容。

要根据党和国家的方针政策、法律、法令、规章、制度和实际情况，对请示中提出的问题，作出恰当的明确答复。

内容简单的只表明同意或不同意；应该或不应该。

内容复杂的，除表明不同意的态度之外，有时还可以考虑要说明不同意的理由，以便下级机关接受；对于同意的事项，也可同时指出如何才能保证批复事项的完成，或如何防止某些问题的出现。

（3）结尾。

批复的结尾比较简单。

一般只需在正文之下另起行写出“特此批复”、“此复”即可。

3．写作要点

（1）针对性要强。

凡批复都是针对下级机关的请示而发，因此，批复的内容、语言必然与请示的内容紧紧相扣，直接回答下级请示的事项。

（2）态度要明确。

批复是对下级机关来文表明态度，是可办，还是不可办；是好，还是不好，应直接予以说明。

（五）函

1．文种特征

函是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时使用的文种。

函在实际行文中形成了多种类型。

从内容和作用上看，包括：

（1）申请函，即向有关主管部门请求批准事项的函。

（2）商洽函，即用于请求协助、商洽解决办理某一问题的函。

（3）询问函，即用于询问有关事项的函。

（4）答复函，上级机关答复下级机关询问或主管部门批复申请事宜时使用的函。

（5）告知函，平级或不相隶属单位之间相互通知事情时使用的函。

从行文方向上看，函有来函、复函。

函是一个正式文种，行文时要采用正式文件的标印格式，不能把便函（即公务便信）视为函，也不能认为函包括函与便函，便函不是正式公文，它与函没有直接关系。

2．结构模式

（1）商洽函的写法。

商洽函的标题，一般要写明商洽事项，并加上文种。

正文一般都包括两部分内容：

一是商洽原由。

二是商洽事项。

（2）询问函的写法。

这类函的标题应包括三项内容，包括询问单位名称、询问事项和文种。

询问函的正文包括两部分内容：

一是询问的目的。

即说明为什么要询问，也就是发函的理由。

二是询问的内容。

这一部分是主体，要像出“试题”一样明确而又具体，使对方一看便懂，以便依题回答。

（3）答复函的写法。

答复函的标题一般应载明三项内容：

答复单位名称、答复事项和文种。

这类函的内容分为三部分：

一是告知情况，二是答复意见，三是结尾。

最后以“此复”、“特此函复”或“谨作答复”等作结语，有时也可不用结语。

（4）告知函的写法。

告知函和答复函十分接近。

它们的主要区别在于答复函是答复对方所询问问题，而告知函则是告知对方有关情况。

告知函的正文通常包括两项内容。

一是告知原由。

说明制发本函的原因。

二是告知事项。

简明扼要地叙述告知对方有关事项的具体内容及应注意的问题。

（5）请求批准函的写法。

请求批准函的正文包括三项内容：

一是请求批准的原由，二是请求批准的事项，三是请求语。

一般都用“可否，请函复”。

3．写作要点

（1）叙事清楚，说理有节

公函是代表机关向外联系工作、商洽事情、请求帮助，欲要对方理解、接受、支持、取得圆满的效果，首先叙事要清楚、明白；其次要说理有节，令人信服。

（2）短小精悍，注意技法

短小精悍是指公函不必详述过程，不必大发议论，要求字约意丰；注意技法是指公函撰写应根据具体内容，推断对方见函后的心理特征，采用不同的写法。

（3）不能将“函”遗忘

“函”是一个非常活跃的文种，平级或不相隶属单位之间行文要用“函”，向有关主管部门请求批准事项要用“函”，应注意在应当用“函”时不能用通知、请示与批复。

（六）意见

1．文种特征

意见是对重要问题提出见解和处理办法时使用的文种。

一般情况下，“意见”只有建议性质，这样的“意见”是指来自下级机关的，一经上级机关批转或批准，即从建议性转化为指导性和约束性。

另一种是出自于上级机关的“意见”，虽然文种称为意见，但其本质含义已不再是参谋的性质，而具有了指示要求性。

2．结构模式

意见的格式一般由以下几部分组成

（1）标题。

由发文机关名称、事由和文种三要素构成。

（2）正文。

这部分是意见写作的主体，应当首先在开头部分用简明扼要的文字，说明行文的目的、背景、依据或缘由，以利受文者理解和贯彻执行。

其次，应当明确、详尽地写出意见的具体内容，如阐明工作的基本见解、原则性要求、政策性措施及注意事项等，一般采用分条列项的结构安排方式。

撰写时要注意做到三点：

一是全面系统。

即对工作的见解和要求，一定要顾及各个方面，使工作涉及到的各个部门，都能明确地领会工作的原则和要求。

二是准确具体。

即指意见中所提出的措施和办法，用语要准确，表述要具体，这样才便于受文单位理解与执行。

三是层次分明。

在意见行文中，一般既有工作的基本原则，又有具体的政策措施，撰写时应当分层叙述，不宜交织进行。

（3）结尾。

正文写完之后，一般用一个结尾段落来进一步强调工作或提出希望和要求。

（4）成文日期。

要写全称即年月日。

3．写作要点

（1）从文种的地位变化看“意见”。

“意见”这一文种，虽在实际工作中人们都很重视，但过去很长一段时间未能登上法定公文的大雅之堂。

直到1996年5月3日和2000年8月24日，“意见”才被党和国家的公文管理法规列为主要公文文种之一，从而赋予其法定文种的地位。

由此可见，这一文种的地位变化，是加强党的建设和依法治国的需要，是加速机关工作民主化进程的需要。

（2）意见的行文方向是多角度的。

“意见”既可以由下级写给上级，类似一种建议；又可以是上级发给下级，似同指示；也可以发给平级，所提意见供对方参考。

显然，它是上、平、下三种行文方向兼而有之的。

（3）政策性要强，要掌握材料。

“意见”的执笔人必须全面深刻地领会和掌握党的有关方针、政策，以此作为提出意见的指导思想，这是写好意见的基础。

执笔人必须掌握大量的第一手材料，从中把握问题的本质和有关事宜的规律性。

（七）会议纪要

1．文种特征

会议纪要是适用于记载、传达会议情况和议定事项时使用的一种公文。

会议纪要在行文关系上，可采取转发（印发）或直接发出的形式，类似于通知，发给下级贯彻执行；也可以报送给上级，类似会议情况报告，向上级作出反映；还可以发给平级有关机关，类似公函，使对方知晓，沟通情况。

会议纪要与会议决议、会议记录、会议简报、会议公报等，同属会议文件。

2．结构模式

会议纪要的格式主要由标题、正文和结尾三大部分组成。

（1）标题。

有三种形式，第一种是由机关名称、会议名称和文种三要素构成；第二种是会议名称加文种；第三种是正、副标题式。

（2）正文。

会议纪要的正文，一般采用总分式的结构方法，就是将正文分成总述和分述两部分。

总述部分。

这是全文的前言、导语，即会议概况。

一般要简要地交待会议的时间、地点、主持人、参加人员、会议议题、会议情况、结果以及对会议的总体评价。

分述部分。

这是会议纪要的主体，主要应写出会议讨论的情况和结果。

一些简单的、小型的会议纪要，可不写讨论情况，直接写出决议事项；大型的会议纪要，一般均不应省去会议讨论情况。

具体写法有以下几种：

A．分类式。

即按其内容加以归纳分类。

每一类有一个小中心，以数字或小标题标明。

B．发言记录式。

就是按在会议上的发言顺序，将每个发言人的主要意见归纳整理出来。

这种写法能如实反映出会议的讨论情况和各人的不同看法。

一些讨论会、座谈会的纪要，常采用这种方法。

C.综合式。

就是将前两种形式综合在一起使用。

这种形式不仅能用综合的方法反映出会议的重点，而且能如实反映在具体问题上各人看法的异同。

一般的座谈会、讨论会常用这种方法，并用“会议认为”、“会议强调指出”等词语作语言的标志。

（3）结尾。

结尾一般要写明两方面的内容。

其一，提出希望、号召，号召或希望有关单位和人员为实现会议的目标和任务而努力奋斗；其二，交待会议的有关事项，如要求对某些问题进行讨论，对什么文件进行修改或汇报某项工作等。

有的会议纪要可不用结尾，内容完结，纪要自然结束。

3．写作要点

（1）明确会议宗旨，突出中心。

一次会议，涉及的问题很多。

在写会议纪要时，必须抓住会议所集中解决的几个主要问题，形成纪要的中心，切不可面面俱到，但要注意吸收少数人正确的意见。

（2）讲究用语，注意条理。

要按照会议纪要的不同用途，恰当地使用不同的用语。

上报的会议纪要，就应使用对上的语气，如“会议讨论了以下几个问题”、“会议考虑”等；下发的会议纪要，则可用“会议决定”、“会议要求”、“会议强调”、“会议号召”等。

（3）忠实于会议精神，做好记录。

会议记录必须依据会议的实际内容，不能随心所欲地增减或更改内容，不能添枝加叶。

在写作当中，感到有的地方必须有所增减时，要经主要领导同意，必要时还应在一定范围内征求有关人员的意见。

三、我厅公文处理中应注意的有关事项

（一）公文格式

1．公文一般分为文头、正文和文尾三部分

公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程序、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

其中文头包括发文机关标识、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人等。

正文包括标题、主送机