系统快速实施手册副本.docx
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系统快速实施手册副本.docx
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系统快速实施手册副本
目录
总述4
一、项目准备5
1、制定实施范围和目标5
2、制定实施总体计划7
3、建立实施队伍组织结构8
4、项目启动会10
5、管理层组织信息化管理系统理论培训11
6、关键用户组织产品培训11
7、硬件环境、软件环境安装12
二、蓝图设计13
1、当前业务调研与分析13
2、业务流程微调14
3、确定详细业务流程方案设计14
4、制订各模块静态基础数据内容18
5、制订权限设置内容20
6、制定各模块进度计划20
7、业务蓝图确认21
三、系统实现21
1、客户化配置参数设置21
2、静态基础数据收集录入22
3、模块测试环境准备23
4、权限设置实现23
5、单据报表客户化设置实现24
6、系统模块模拟测试24
7、系统模块模拟测试结果分析汇报24
8、动态数据收集及转换计划25
9、制定系统集成测试计划25
10、准备集成测试场景25
11、集成测试结果分析汇报26
12、制订用户操作规范26
13、最终用户培训26
四、系统上线27
1、系统切换上线计划27
2、上线动员28
3、动态娄据导入切换28
4、操作用户考核28
5、建立系统运行考核制度29
6、制订系统运行管理制度29
五、运行支持30
1、日常维护策略30
2、实施效果评估30
3、应用支持32
4、运行考核制度落实32
5、产品环境的跟踪维护32
六、实施过程要点32
1、人员的培训32
2、文档建立和维护33
3、项目组织的保证34
4、人员行为的规范34
5、数据的准确准备35
总述
本快速实施手册根据台湾天心已实施成功的两岸三地众多类型不同行业制造业企业客户的实施经验,结合中小企业管理特殊需求,以整合企业内部管理业务为中心,辅以适用于大多数制造企业管理流程,将台湾天心ERP系统实施方法和项目管理知识与XX-ERP系统实际运用相结合,目的在于帮助XX-ERP的企业客户能够规范、有效、快速地导入系统,建立信息化管理平台,在短时期内发挥信息化管理的效用,并籍此不断提升企业管理水平以满足企业日渐扩大的经营规模,促进企业稳建发展。
本手册仅说明规范的系统实施方法和系统实际应用方法,各企业客户存在各个不同管理风格和行业特质,则企业客户在导入XX-ERP系统时,要结合自身实际情况灵活通变、求同存异、应用最适合自身管理需求的实施方法。
XX--ERP的系统实施分为两个主要阶段,即物流管理阶段和财务管理阶段。
物流管理阶段实施物流管理模块,通过导入采购管理、销售管理、仓库管理、生产管理和品质管理,将企业物流纳入XX-ERP信息化管理范畴,建立起计划分析→采购管理→生产物料管理→仓库管理→销售管理→品质管理的物料管理相关联业务流程:
财务管理阶段,即在物料管理流程完善的基础上,导入往来帐款、资金管理、财务管理、成本核算模块,进一步完善企业资金流、信息流管理,达到最终整合企业内部管理的目的。
XXERP实施工作遵从标准的五步法(图示)开展:
步骤编号
步骤
主要工作内容
1
项目准备
1、制定实施范围和目标
2、制定实施总体计划
3、建立实施队伍组织结构
4、项目启动会
5、管理层组织信息化管理系统理论培训
6、关键用户组织产品培训
2
蓝图设计
1、当前业务调研与分析
2、业务流程微调
3、确定详细业务流程方案设计
4、制定各模块静态基础数据内容
5、制定权限设置内容
6、制定各模块进度计划
7、业务蓝图确认
3
项目实施
1、客户化配置参数设置
2、静态基础数据收集
3、模块测试环境准备
4、权限设置实现
5、单据报表客户化设置实现
6、系统模块模拟测试
7、系统模块模拟测度结果分析汇报
8、动态数据收集及转换计划
9、制定系统集成测试计划
10、准备集成测试场景
11、集成测试结果分析汇报
12、制订用户操作规范
13、最终用户培训
4
系统上线
1、系统切换上线计划
2、上线动员
3、动态数据导入切换
4、操作用户考核
5、建立系统运行考核制度
6、制订系统进行管理制度
5
运行支持
1、日常维护策略
2、实施效果评估
3、应用支持
4、运行考核制度落实
5、产品环境的跟踪维护
本手册依据以上系统实施步骤分别详细阐述,说明XXERP系统的项目实施过程,对客户导入应用XXERP系统提供参考。
一、项目准备
1、制定实施范围和目标
企业客户应根据自身管理现状和发展战略,确定一个信息化项目的实施目标。
XX-ERP的实施目标即是:
通过导入XX--ERP,企业集成内部管理事务,理顺物流管理和财务管理,初步建立企业管理的信息化平台,为企业发展和信息化工程深入打好基础。
该目标分解至不同实施阶段,物流管理实施阶段目标是通过导入相应物流模块,理顺亲集成物料计划、采购、生产、仓库、销售、品质部门的业务流程,通过系统提高工作效率、降低成本、缩短生产周期、降低仓库积压;财务管理实施阶段目标是在物流管理顺畅的基础上提高应收付帐款质量、掌握企业资金流动向、提高成本核算准确度、减少重复工作和快速掌握企业钱、物信息变动状况,从企业整体上提高管理效益、降低成本。
根据所确定的两大实施目标,归集XX--ERP的实施范围,包括以下内容:
实施内容
分类模块
主要业务范围
负责部门
一、物流管理实施阶段
采购管理
A、制订采购计划
采购部
B、采购任务执行及跟进
采购部
C、供应商进货品质分析
品质部
D、应付帐款查询
财务部
生产管理
A、生产产品数据、生产设备数据
工程部
B、制订生产任务计划
生产计划部
D、生产任务执行及生产过程管理
生产部
E、托上加工任务及跟踪管理
生产计划部
F、生产成本和生产效率分析
财务部
仓库管理
A、仓库进出日常管理作业
仓库
B、库存信息分析
物控部
C、仓库期末盘点作业
仓库
D、批号管理
仓库
E、物料借入借出管理
仓库
销售管理
A、报价、订单管理及毛利分析
业务部
B、受订单跟单及执管理
业务部
C、销售数据分析
财务部
D、客户应收帐款分析
财务部
品质管理
A、设置品质检验标准
品质部
B、IQC、FQC和托工缴回检验
品质部
C、品检数据分析
品质部
D、品质检验作业
品质部
往来帐款
A、应收款查询、结算和统计
财务部
B、应收帐款数据分析
财务部
C、应付款查询、结算和统计
财务部
D、应付帐款数据分析
财务部
资金管理
A、现金类资金结算管理
财务部
B、收付票据开具、结算等管理
财务部
C、企业资金预测分析
财务部
D、其它费用、收入管理
财务部
财务管理
A、财务基础资料设置
财务部
B、会计帐务处理
财务部
C、各式会计帐薄
财务部
D、各式财务报表
财务部
E、现金流量表
财务部
成本核算
A、人工及费用分摊
财务部
B、成本计算
财务部
C、产品成本分析
财务部
D、销售成本凭证生成(永续)
财务部
2、制定实施总体计划
企业客户在制定实施目标和实施范围后,需要对XXERP实施制定一个总体计划,企业客户必须指定本企业的专项人员负责制定并推行。
只有对整个实施进行整体规划,未来企业客户在实施XXERP时才能更好的有序进行,遇到实际问题,依据计划进行调整与解决。
本计划的基本要素包括任务细分、由谁去做,需要多长时间、交付成果等,以下是企业客户在项目实施过程中使用到的计划类型列表:
计划名称
计划内容
制定时间
制定人
项目实施主计划
阶段/里程碑、时间、资源配置、交付成果、验收标准(范围的补充说明)
企业项目组成立后
企业项目管理
阶段滚动计划
企业内部需要调研计划
项目启动后
企业项目经理
企业项目组培训计划
项目启动后/方案拟定后
企业项目经理/组员
测试计划
方案拟定后
企业项目经理/组员
阶段滚动计划
数据准备计划
尽量提前,最尽方案拟定后
企业项目经理/组员
静态数据转换计划
客户软硬件到位后来保证安装后立即开始转换)
企业项目经理/组员
最终用户培训计划
系统安装后/静态数据转换后
企业项目经理/组员
系统切换计划
静态娄据转换后(旧系统关闭前)
企业项目经理/组员
周工作计划
项目组各成员下周工作安排
每周五
企业项目经理
在XXERP项目实施过程中,企业项目经理要跟踪整个项目的进度,保证实施计划得到执行,按期交付工作成果。
但是由于受到企业内部种种因素的影响,实际执行情况不一定完全按照原先制定的计划,会出现任务延迟的情况和提前完成任务的情况,这就需要不断调整下一步工作计划;另一方面由于在推行过程中的需求、范围、方案的调整,也要做相应的计划调整,计划的调整需要由企业项目经理一并参与,并及时向企业负责报告。
3、建立实施队伍组织结构
在任何的一个组织里,都必须建立一个指挥平台,对整个组织里的事务进行安排、调度、协调等工作。
同样,企业客户实施XXERP项目也需要建立一个实施队伍,这个实施队伍由企业的项目负责人、部门业务主管、业务操作人员、企业IT部人员等共同组成,具体工作职能如下:
一)领导小组
由企业的一把手牵头,并与系统相关的总经理或副总经理、财务总监、企管部负责人、计划部负责人、实施项目经理构成。
时间:
在系统正式实施之前应先期成立。
领导小组必须定期关注系统实施的实施进度,莫使信息化项目变成徒有虚名的“一把手”工程这里要注意的是人力资源的合理调配,像项目经理的任命、优秀人员的发现和启用等,他们的主要职责是:
(1)提出企业信息化系统所要达到的目标,专案设计的范围及评价考核标准。
(2)组织调整不合理的,与信息化系统不相适应的管理机构,体制和制度。
(3)协调各业务部门之间的关系,解决XXERP系统与现有管理发生冲突的问题,提出解决方案。
(4)调动及组织有关管理部门和专案实施小组,按计划逐步实施管理资讯管理,并批准进行新老系统的切换。
(5)决定专案实施小组的人选。
(6)研究企业工作流程的重组及机构的调整。
(7)审批新系统的工作流程及工作规程,保证专案高质量地进行。
(8)监控专案的进度。
领导小组至少每周举行一次例会,领导小组组长需要经常关心、参与和指导实施工作,及时处理各种问题,重点在以下几方面:
(1)抓培训效果及企业人员素质的提高。
(2)定期检查工作,制定严格的奖惩制度。
(3)转变企业职工的管理观念,推进企业管理深化改革。
二)项目实施小组
主要的大量的系统项目实施工作是由他们来完成的,一般是由项目经理来领导组织工作,其他的成员应当由企业主要业务部门的领导或业务骨干组成。
时间:
在系统正式实施之前应先期成立。
项目实施小组主要进行企业流程重组规划和实施XXERP系统的日常工作。
成员包括:
项目经理:
项目经理是一个非常关键的岗位,人选是否合格关系到项目的成败,企业对项目组长(或经理)的要求是:
☆必须十分熟悉企业的管理情况,具备一些主要基层部门的管理经验。
☆有改革创新的精神,具备一定MRPII/ERP基本理论基础。
☆有较强的组织能力,能与人合作,在企业中有一定威望。
系统维护人员:
工作包括①硬件维护:
负责硬件的维修、网路的维护以及日常的备份操作。
②应用软体维护:
他们是系统实施的技术支持保证。
最好是既懂电脑操作,日后有维护系统的能力,又有一定企业业务知识人员。
由项目经理考核决定其项目组成员,通过在资料准备及实施过程中,训练出既有管理经验又有应用系统维护能力的人员。
项目实施小组职责:
☆项目系统实施计划,保证实施计划的实现。
☆指导、组织和推动职能组的工作。
☆负责资料的采集组织,负责编码原则的制定,保证资料录入的准确、及时、完整。
☆负责组织类比运行,对管理改革的问题提出解决方案和建议。
☆组织和开展企业内部的培训,担负起教员的工作。
☆制定工作准则和工作规程。
☆提交各阶段的工作成果报告。
三)职能小组
这部分工作的好坏是系统实施能不能贯彻到基层的关键所在。
每个业务部门必须有固定的人员,带着本部门业务处理中的问题,通过对XXERP系统的掌握,寻求具体的解决方案和运作方法,并用新的业务流程来验证,最后协同实施小组一起制定新的工作规程和准则。
还包括基层单位的培训工作。
4、项目启动会
企业在启动XXERP项目实施前,需要由企业负责人或企业项目经理主持召开一个启动会议。
通过召开项目动员大会,传送企业目前推行XXERP原由、、公司对本项目的重视程度、XXERP系统日后会给大家工作所带来的好处等,增强企业员工们实施项目的信心,让广大参与者与员工们积极配合与参与企业项目组的各项工作开展。
一般项目启动会议包括以下内容:
1)回顾公司选择XXERP系统的过程:
☆公司要推行XXERP的目的。
☆XXERP系统的优势所在和对公司产生的意义和效益。
2)讲述公司负责人及管理层对XXERP项目的关注程度:
☆公司决定实施XXERP决心是不可以改变,所有有关部门主管经理必须高度重视,如果哪个部门出问题将直接追究部门经理的责任。
☆公司“一把手”将亲自挂帅,领导整个项目的实施,并定期检查项目小组的工作成果,参加项目例会,亲自协调公司部门间的关系。
3)“一把手”将宣布项目的正式启动,并且向公司相关领导提出要求:
配合的人员、配合的力度、相关资源的调配等方面大家必须给予工作重点优先级的考虑。
4)宣布公司XXERP项目实施小组的成立:
☆宣布公司XXERP项目实施小项目经理的人选,正式给予公司级的授权,授权项目经理可以协调公司部门间的各种资源,以及项目实施小组成员名单。
☆对整个项目实施小组提出要求:
要求项目小组有效完成本项目的工作,有关实施过程中的项目问题必须及时提交公司“项目实施小组”召开会议共同协商处理,项目实施阶段项目小组人员必须给予高度的优先级。
5)宣布公司高层的决议,项目实施的成功与否将与所有有关人员的考核挂钩:
☆宣布项目实施与公司有关领导考核挂钩的标准。
☆宣布公司对于项目实施人员奖惩的标准。
5、管理层组织信息化管理系统理论培训
项目实施小组在企业推行XXERP的过程时,由企业项目实施小组经理为企业管理层进行信息化管理系统的知识教育培训。
对于管理层或决策层,通过信息化的知识、现代管理信息化、XXERP系统基本原理及流程概述、实施条件等教育,让他们认识需要如何去推动这项管理工程,认识到实施本项目会给企业本身带来的一些影响与变革,有助于在整个项目管理推行的过程中给予本项目全力的支持,具体的教育培训内容有以下几部分:
现代信息化理论管理知识。
信息化原理及概论。
XXERP系统原理与流程。
XXERP系统的实施条件。
系统应用所带来的有形及无形效益。
6、关键用户组织产品培训
企业在整个XXERP系统推动过程中,都是需要由企业系统实施项目经理按计划有序的组织安排关键用户开展产品培训,再由企业的关键用户对其最终用户进行产品培训,在企业里形成一个由上至下、由集中到分散、不间断的培训方式,符合在不影响企业正常生产的前提下,企业项目实施小组分步、有序的推行XXERP的实施工作。
关键用户的培训分模块分部门进行,主要内容包括:
培训模块
培训对象
培训目的
系统整体流程
所有项目实施小组和职能小组
系统整体流程和各模块间主要关系
生产管理
项目实施小组
工程技术部
计划部
生产车间
材料分析计划原理、生产数据设置、生产过程物料控制和单据操作
采购部
项目实施小组
采购部
供应商及原材料采购信息购置、采购任务跟进、品质和帐款查询和单据操作
销售部
项目实施小组
销售部
客户及销售单价等信息设置、订单跟进、销售数据和应收帐款分析和单据操作
仓库
项目实施小组
仓库管理
采购部
生产车间
销售部
财务部
仓管日常业务、仓库物料进出和其他部门协调作业、仓库盘点作业、库存信息分析方法和单据操作
品质管理
项目实施小组
品检部
仓库
品质标准设置、检验单据操作、检验结果处理、品检数据分析
往来帐款
项目实施小组
财务部
采购部
销售部
片来帐款结算处理、片来信用额度控制、往来帐款报表分析和主要单据操作
资金管理
项目实施小组
财务部
现金、票据结算业务处理、帐户管理、日常费用收支业务处理、企业资金预测分析
财务部
项目实施小组
财务部
会计基础信息设置、会计帐务处理、帐簿和财务报表制作、成本核算、期末结帐处理、财务数据维护
经理查询
项目实施小组
企业高层管理
所有相关部门主管
企业生产管理主要报表查询、物流报表查询、资金流报表查询、主要信息报表查询
7、硬件环境、软件环境安装
对于XXERP系统的运行环境,由企业电脑部门着手准备与建立。
有一个良好的电脑硬件与网络环境,才能有效的保证系统的平稳运行。
同时,把XXERP安装到已检查并配置好的服务器上,把相关的客户端应用点出调试好,在企业内部建立起XXERP系统的培训及应用平台。
1)企业硬件环境
☆企业硬件是否满足要求。
☆确定硬件工作正常。
☆确定网络工作正常。
2)企业系统软件环境
☆电脑操作系统
☆应用软OFFICE等。
3)软件安装
☆数据库管理系统。
☆服务器端应用程序安装。
☆客户端应用程序安装。
☆建议数据库和XXERP安装程式与操作系统分开不同的分区安装。
二、蓝图设计
1、当前业务调研与分析
企业面对以往在采购管理、生产管理、仓库管理、销售管理、品质管理、往来款项管理、资金流管理、财务管理、成本核算等内部管理或制度上出现的困难及问题。
都希望借助一种信息化管理工具逐渐改变企业所面的现状,改变企业内部管理无序、制度陈旧、生产环节脱节、业务流程混乱等一系列所存在的问题,进一步提升企业产品自身在市场上的竞争能力。
至此,需要企业在推行XXERP系统前由项目实施小组对企业内部进行全面的调研与分析。
只有通过对企业内部的业务流程调研与分析,才能真正的把企业内部目前所存在的问题如实的反映出来,并形成详细的调研报告,并与企业决策层或管理层进行讨论,分析那些业务流程需要重组,那些制度需要变更、那些方面需要协调等。
以便企业借助XXERP系统进一步优化其业务流程,推动企业信息化进程。
调研的目的主要有两方面:
一是要了解企业的组织结构、业务内容及其处理流程:
二是企业项目小组获取实施XXERP所必须的参数信息。
通过对业务及业务流程的调研分析,可以获得业务规范化调整的基础信息和系统客户化的必要信息,为规范企业业务管理,使系统规范化、标准化以及为下一步系统实施打下坚实、可靠的基础。
企业开展内部调研与分析主要有以下几方面:
☆各业务部门组织架构。
☆各业务部门的工作职能及范围。
☆各业务部门的类型及处理流程。
☆各业务部门的需求与意见。
☆各业务部门的单据与报表的样式及其数据来源。
☆XXERP系统优化的各业务部门流程。
2、业务流程微调
企业通过对内部的全面调研与分析后,需要结合企业对信息化要求,企业产品生产过程、企业外部因素、企业管理制度、XXERP系统流程等实际情况,对各业务部门的业务流程进行优化微调,对企业内部目前存在的业务流程不合理、操作方式不规范等进行适当的调整。
更好的适应XXERP项目的实施推进,以达到企业推行信息化的各项要求,最终在企业成功的完成信息化后给企业带来的效益突现。
3、确定详细业务流程方案设计
根据以上阶段的初步调研分析结果,企业项目经理需要总结并提炼出每一项业务有哪些需求,并用图表的方式描述出这些业务现有流程和XXERP系统规范后优化流程,并建立相关文档。
也许企业的现有流程是在较为传统的管理模式下进行的,大部分与手工处理相适应的,所以这些流程不可避免的存在许多无效的活动,流程的运作成本高、效率低下。
将现有流程进行分析,重新设计并优化实际流程,简化实际流程,提高工作效率。
同时通过对现有流程的分析,加强XXERP对部门流程各环节的控制。
业务分析和业务流程重组是XXERP实施项目的关键,项目的成功与否是离不开企业业务流程重组(或称BPR),而业务流程重组的基础就是业务流程调研和分析。
针对企业的各项业务需求与XXERP系统功能进行详细的匹配分析,以决定实际业务需求如何通过XXERP系统来实现,如何设定。
企业项目实施小组经详细分析后提供标准的功能需求匹配文档,把企业的业务需求匹配后,基本上可以形成了企业总体解决方案。
举例说明。
编号
差异
业务需求
匹配结果
1
Y/N
采色接收到的数量要与所开出去的发票上数量进行匹配
在采购管理模块中
在下采购订单时,需要选择匹配规则,匹配规则有:
1、发票数量与采购订单数据比较。
2、发票数量与采购收货数量比较。
3、发票数量与检验合格数量比较。
可以按企业需要选择一种
在应收款管理模块中
随采购单的形成,可根据实际来票时间开具发票并同时产生应付款,发票同采购单、立帐金额匹配
注:
表中各字段含义如下
☆编号—需求编号(顺序号)
☆差异—表示是否为差异。
☆业务需求—对该项业务需求进行描述。
☆匹配结果——XXERP系统如何解决,注明在哪些模块中,具体的操作数据流向。
企业整体详细业务流程的设计可参考台湾天心在XXERP系统基础上参考众多制企业生产管理流程后设计的适用于多数行业制造企业的企业业务流程。
流程图说明:
(1)工程部门输入并维护产品BOM物料配方表,以供后继材料需求分析使用。
(2)销售部门输入并确认受订单内容,由计划部门将受订单分解为包含生产数量、生产开工时间、结束时间等信息的具体生产指令的制令单。
(3)物料计划部门根据已确认的制令单进行材料需求分析,系统根据产品配方明细和材料动态可用库存,自动产生原材料最佳采购数量和到货时间。
(4)物料计划部门进行材料需求分析产生的采购单,进入采购部门作业流程,确认采购单相关内容。
(5)采购部门的采购任务除了来自物料计划部门的采购计划外,还包括由其他部门所录入的请购单,经采购部相关负责人确认后,可自动转切成采购单。
(6)供应商必须根据采购部门确认传达的采购单供货,仓库或其他收货部门在收到供应商供货时,需要根据供应商提供的该次供货对应的采购单录入入库送检单,以严格控制供应商按单送货。
(7)仓库或其他收货部门暂收供应商供货后,由品质检验部门做IQC进货检验,并将结果记录在进货检验单里。
(8)根据进货检验结果,仓库进行转单处理,属于合格进货或降级折扣进货的自动转切成进货单。
(9)根据进货检验结果,仓库进行转单处理,属于不合格需要退回的系统自动转切成百货验收退回单。
(10)生产车间根据计划部门下达的制令单在对应的预计开工时间范围内制作料件预计领用表,以检查库存备料情况和用该表向仓库申领原材料。
(11)根据车间制作的料件预计领用表,仓库严格依照制令单限客材料数量进行领退料,制作领料单。
超过的部分根据是否在正常损耗范围内分别制领料单和补料单,以控制材料耗用。
(12)同时,采购或其他托外加工负责部门根据制令单所列示需要的托外半成品,制作托工单,仓库严格按照托工单需发材料内容数量进行托工材料的领料、补料、退料。
(13)生产车间需要将已完成的生产产品交品检部门做FQC成品检验,填制成品入库送检单,同样,托工完成缴
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