秋春电大办公室管理形成性考核册答案参考.docx
- 文档编号:26257187
- 上传时间:2023-06-17
- 格式:DOCX
- 页数:11
- 大小:22.98KB
秋春电大办公室管理形成性考核册答案参考.docx
《秋春电大办公室管理形成性考核册答案参考.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《秋春电大办公室管理形成性考核册答案参考.docx(11页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
秋春电大办公室管理形成性考核册答案参考
办公室管理形成性考核册答案(仅供参照)
作业1
1题P3.42题P22-233题P27-294题P295题P34-41
作业2
1题P45-522题P53-553题P634题P68-705题P89
作业3
1题P162-1672题P172-1763题P188-1914题P208-2105题P223-225
作业4
1题P2492题P2553题P276-2784题P285-2865题P317-318
作业1
1.将办公室实务工作简要内容填入下列表格,内容基本相似填在一行中。
办公室实务工作一览表
序号国内普通性 国外普通性 国内公司(含外企)
1 [文书撰写] 按上司口头或书面批示完毕信函。
记录上司指令及会谈、会议内容
2 [文书制作] 复印资料。
打印文稿及表格
3 [文书解决] 在权限内按自己意思发出信函。
信函和邮件解决。
4 [档案管理] 档案管理。
5 [会议组织] 安排会议事务,并做会议记录或纲要。
记录上司指令及会谈、会议内容。
6 [调查研究] 协助上司准备书面财务报告、研究报告。
7 [信息资料] 准备好公司要公开资料; 收集及整顿各种信息
8 [信访工作] 替上司接洽外界人士。
例如记者、工会职工等。
接待宾客和员工来访。
9 [接待工作] 接待来访宾客; 接待宾客和员工来访。
10[协调工作] 以电话往来维持和外界良好公共关系。
11[督查工作] 督导普通职工或速记员。
12[日程安排] 替上司定约会并做好记录;
13[寻常事务"]阅读并分类信件 通讯事务、电话;
14[办公室管理] 办公室环境布置和整顿,保管办公室设备及用品
15[其她暂时 以速记记下上司交待事项; 执行上司交办事项办事项-]
16 替上司申报交纳所得税及办理退税。
17 外出办事,如银行、邮局等。
2、公用易耗品重要涉及哪些?
办公用易耗品重要有:
(1)信封、纸张;
(2)软盘、光盘等; (3)铅笔; (4)圆珠笔; (5)签字笔或钢笔;
(6)修正液或修正带; (7)印盒; (8)各种小型机器,如订书机(涉及订书针)、打孔机、装订机(涉及装订线)、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等; (9)小刀; (10)日历等;
(11)其她,如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。
3、简要阐述文员工作三个环节,互有关系如何?
文员工作分为三个环节:
筹划、实行和检查。
(1)筹划环节,要充分理解即将开始工作内容,并思考以什么办法进行效率会最
佳。
(2)实行环节,要注意:
同步检查与否按照当时所拟定顺序进行;上司所批示
工作无论是哪一种,都要对的地实行;配合上司预期期限。
(3)检查环节,要分析筹划和实绩差别,并把以迈进行过工作或别人做过工
作和当前自己所从事相似性质工作加以比较分析。
另一方面,阐明三个环节之间关系。
三者关系为:
先作筹划,付诸实行,然后检查成果,环绕“筹划——实行——检查”这样一种滚动
过程开展。
三者互相联系形成一种循环。
文员一方面要仔细制定筹划,然后依照这个筹划去实行,并严格检查其成果,使得这个结
果对下一次筹划有所协助和启示。
4、按照“优先顺序”解决工作原则,虚拟一份半天或一天工作(或家务)筹划书。
(本题例子请同窗们见教材第29页。
同窗们可以参照教材上例子,自己制定一份计
划书,不要抄袭。
)
1.将自己要做事情分为:
A.与否应当做事?
B.与否做或不做都无所谓事?
C.与否不可以做事?
对于A要集中精力做,对于B和C可以从筹划中删掉。
2.对于A类事情再进行分类,分为:
重要并且紧急事(优先做);紧急但是并不重要事(第二做);重要但是并不紧急事(第三做);虽有做价值,但是既不重要也不紧急事(可以请她人代劳)。
3.与上司形成默契,可以直接找上司商量、请示。
5、从下列文员工作办法中,任意选取一种或两种,谈谈你工作体会或对此工作方
法结识。
1.请示办法和报告办法;
2.筹划办法和总结办法;
3.受意办法;
4.传达办法;
5.进言办法;
6.变通办法和挡驾办法;
7.分工办法与合伙办法。
受意就是文员接受和领略上司意图。
可以分为直接受意(即领略上司在会议发言、文
件批示、工作布置或与文员谈话时,直接就某一问题或某项工作所刊登意见和想法等,易
于文员判断和领略)和间接受意(即上司在平时随便交谈状况下,或与其她人员谈话种就
某一问题、某项工作刊登意见和看法等)。
受意办法要注意:
(1)善于领略上司意图,不要曲解上司意图;
(2)备好记录本,记录下批示要点;
(3)注意倾听,专心判断批示用意;
(4)必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈话;
(5)如有不批准见,可以公开提出,但要言之成理,并要注意方式、态度;
(6)接受批示后,要不失时机地贯彻实行。
结合实际谈体会。
我曾经经历过一件事情,使我充分结识到,在受意时,充分做好记录重要性。
才开始工作时,我到一家房地产公司当文员。
有一天,总经理把我叫到办公室让我写一
份公司简介,内容要涉及四个某些——公司历史、公司现状、公司硬件和软件配备、
公司获得成绩。
当时,我没有经验,没有带上记录本,记录下批示要点;事后,又怕显
得自己没有能力,而没有去请示总经理。
只得凭自己大脑中记忆写,成果写出来简介根
本就不行。
日后,我再次向总经理询问,并备好了记录本做好了记录,依照总经理授意,
才写出了各方满意公司简介。
从这个事情中,我体会到了在受意时,做好记录重要性。
注意:
同窗们在回答这道题时候,可以只选取其中一种题目进行回答。
但是要注意按
照以上思路作答;并且要注意结合教材,联系实际作答。
既要简要阐明教材中有关知识
点,又要结合实际谈谈自己体会。
本题失分因素大多是不结合实际谈自己感受,同窗
们在回答本题时要加以注意。
作业2
一、从文员工作角度对比阐明打电话和接听电话异同。
同:
(1)都应先问好,再传达自己信息;
(2)都应保持耐性、热情态度;
(3)通话结束,应让对方感受到自己高兴心情;
(4)都应简要扼要表达自己意思。
异:
(1)打电话应一方面查清晰对方电话号码;接电话应等电话铃响2—4声就接听。
(2)打电话应将重点某些在挂电话之前再确认一遍;接电话则没有这一步。
二、如何做好为领导筛选电话工作,重要做法有哪些?
1、询问对方来电目,询问对方是什么人,如果是推销,可直接回绝。
2、寻常做好来电目录,对特殊人,特殊号码进行登记。
3、最佳有一本各单位,和其他单位领导人电话号码本。
4、如果领导不在,需要传话话,记录下来,以防忘掉。
三、简要回答邮件分拣普通原则。
(1)按照收件人姓名分拣;
(2)按照邮件重要性分拣;
(3)按照收件部门名称分拣。
四、如何解决上司不在时邮件?
答:
1、如果上司习惯于每天给办公室打电话,就应当把内部信件和外来信件分开,同步把每封邮件内容大体记录,这样就可以随时向上司报告;
2、如果上司没有每天给办公室打电话习惯,应当积极打电话把需要上司亲自解决邮件告诉她,或者传真一份给她;
3、如果上司离开时间较长,应把所有邮件——无论是私人邮件还是商业邮件——都告知给她;
4、尽量多解决某些邮件,在给上司告知中应清晰地说出邮件主题,或者把邮件交给公司其她人解决;
5、把寄给上司邮包持续编号(如3—1、3—2、3—3、3—4),这样就会懂得所寄邮件上司与否所有收到了。
如果上司外出不止一地,在邮包上编号就显得尤为重要了;
6、如果上司正在度假,并且不让秘书转交邮件时,可以把需要上司亲自解决邮件先保存下来,并在对发件人回答信中告诉对方何时可以得到回答.
7、把积压邮件分别装入纸袋,标上“需要签字邮件”、“需要某某解决邮件”、“需要阅读邮件”、“报告”、和“普通阅读材料”(上司也许想读各种各样广告出版物)。
五、如何妥善解决上司回绝接见来访者来访?
(答案请在书上第89页找,已标注!
!
)
作业3
一、提高会议效率,文秘人员应注意哪些方面,请列出有关要点。
答:
为了提高会议效率,有必要加强会议管理,做好会前准备、会中控制和会后跟踪三个环节工作。
1、会前准备:
质疑会议必要性明确会议目的
2、拟定会议议题:
会议议题是指依照会议目拟定要讨论话题或决策对象。
3、拟定与会人员
4、拟定会议基本程序,就是明确会议先做什么,后做什么,再做什么。
5、会中控制有效控制会议议题和进程
6、会后跟踪:
会议结束后,应将会议内容整顿成会议纪要,会议纪要中应涉及有关部门,应承担责任、负责人,完毕时间及验收原则等内容。
二、日程安排筹划表种类大体有几种?
试以其中一种为例,编制一份××预定表。
日程安排筹划表种类:
(1)年预定表。
是公司在每年度例行重要业务活动,及关于公司活动事项一览表,
所记载活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。
普通于年初将整个年
度活动事项整顿成表,再告知各部门。
(2)月预定表、周预定表、日预定表。
月预定表是从年预定表中抽出一种月预定筹划,以一种月为单位,填写该月要进行
会议、面谈、出差、访问等预定筹划。
周预定表是一种月预定筹划中一周筹划,此预定筹划比月预定表更详细。
日预定表则是从周预定表里写出一天预定筹划,进一步以时间为单位,详细地预定从
早到晚业务活动。
各种预定表编制请同窗们参照教材P.166—P.170上例子,编写。
三、文秘人员应为上司商务旅行做哪些准备工作?
请列出工作要点。
(1)准备旅行筹划和旅馆信息。
旅行筹划表要阐明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船,出发和到达日期及时间、座位状况、旅馆状况。
旅行筹划要准备三份,一份给上司,一份给她(她)家人,一份给办公室存档。
如果办公室其她人想要并有权利要,应再额外准备一份。
(2)制定约会计划。
约会筹划表应当涉及:
都市名和省(州)名(如果是国外旅行,写明都市名和国家名),日期和时间,与上司约会者姓名、公司和地址,电话号码及任何备注或特别要提示事情。
如果上司与某位洽谈业务人此前见过面,要把当时记录档案找出,交给上司。
(3)为商务洽谈收集资料。
把上司旅行中将要解决每一种问题文献准备好,如与某项要探讨问题关于信件、备忘录及其她有关资料。
你可以用橡皮筋或大号回形针把所有有关文献扎在一起,每一扎都要标得清清晰楚。
(4)决定旅行用品。
把上司作商务旅行时需要带信笺信封和文具用品列出清单。
打点行李时按照清单检查,这样就不会落下任何东西。
四、文秘人员对上司重要工作辅佐重要涉及哪些方面?
1.提神醒脑服务。
上司早上到公司上班或外出返回,以及工作告一段落,文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情,使上司能精神焕发地工作。
2.私事方面协助。
协助办法应视实际状况,其一是与业务关于某些,此外是上司身边纯粹私事:
(1)特别批示事项时候——虽然是上司私事,但觉得关系到上司形象问题,因此文秘人员必要从头到尾替上司办理这些琐碎事,使上司得到充分便利。
(2)纯私人性祈求时——遇到这种情形,就把它当作上司运用文秘人员是下属同事关系来协助她解决私人事务。
3.财物管理。
涉及:
(1)薪金收入管理——薪金收入达到一定金额,或有两种以上收入来源者,以及薪金以外有超额收入,都需要按税法申报。
特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多时候,由文秘人员保管单据,以备申报所得,或直接替上司办理申报手续。
(2)支票往来管理——最重要是保管支票簿、支票专用印章。
文秘人员应将支票簿与印章分别收藏,以避免被盗用冒领。
4.其她。
如每年各种节日,上司收到礼物,有时要文秘人员代写道谢函,并做纪念保管。
5、举办普通规模宴会,需要做哪些工作,请列出有关要点,并选取其中某一项工作,作出较为详细阐明。
答:
1.依照参加宴会人选地点,定档次
2.发请帖
3.拟定参加人员,订餐
4.到举办宴会时间前一天在进行一次人员核算。
不能到到人员再次邀请。
5.届时间正式进行。
文秘人员应在宴请开始前一天通过电话理解状况,一切与否按照筹划执行,可以采用倒计时办法,将以上内容再细化成更详细表格,逐项拟定期限,规定负责人完毕进度,在宴请当天,文秘人员必要亲自检查每一项工作与否妥善安排,有否暂时发生问题,如有应尽快予以解决,文秘人员在宴会当天应负责招待工作,迎客、带路,宴会结束分送纪念品礼物,以及送客,要提示客人带回代办保管物品,会后协助收拾会场。
作业4
一、简要阐述社交话题选取原则。
适当话题涉及:
(1)谈话双方都感兴趣、有共同利益话题,如合伙意向等;
(2)普通人喜闻乐见话题,如天气、时事新闻、体育报道等;
(3)显示地方或民族色彩话题,如本地经济建设、风景名胜、历史名人、风土人
情等;
(4)比较高雅话题,如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等;
(5)积极、健康生活体验话题;
(6)风趣、幽默小故事,无伤大雅笑话,有时也能活跃氛围。
不适当话题涉及:
(1)应当忌讳话题。
如个人私生活等。
(2)令人不快话题。
如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。
(3)过于敏感话题。
如个人特殊生活习惯、宗教信奉和政治观点分歧等。
(4)自己不甚熟悉话题。
如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。
(5)夸耀自己话题。
(6)庸俗、色情话题。
(7)不适当谈论保密话题。
如涉及商业机密话题。
二、印章使用重要有哪几种形式,其中落款章、骑缝章、改正章使用范畴如何?
印章使用重要形式为:
(1)落款章;
(2)改正章;(3)证见章;(4)骑缝章;(5)骑边章;(6)密封章;(7)
封存章。
落款章、骑缝章、改正章使用范畴:
(1)落款章加盖于文书作者落款处,用来表白作者法定性和文献有效性。
(2)骑缝章用于带有存根公函、简介信,加盖在正本和存根连接处骑缝线上。
(3)改正章用于文书书写中错字、脱字、冗字、倒字进行改正后,作为法定作者自
行改正凭信。
三、简要阐述收文解决程序及分送基本原则。
收文解决程序:
签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。
分送基本原则:
(1)属于方针政策性,关系本机关工作全局指挥性文献或重大问题请示、报告之类文献,均应先送办公部门负责人或机关领导审视或解决;
(2)属于机关寻常事务性已有明确分工文献,或早有批示规定和有规可循例行公文,按主管业务分工范畴分送给关于部门或承办人阅办;
(3)分送给机关领导阅批文献,要先填好“公文解决单”,连同文献一并送批;
(4)便函、请柬、简介信、广告、启事等,不作登记,直接交详细负责人办理;
(5)在文献份数少时,阅办阅知部门(或领导)多状况下,应按先办理、后阅知,先主办、后协办,先正职、后副职顺序分别审视解决,并以秘书为轴心,进行轮辐式传阅。
四、按照文书立卷特性立卷,重要有几种类型?
简要阐明按照问题特性立卷基本含义。
本题重要考核本课程第十四章第6点中“文书立卷原则”这一知识点。
1.类型:
(1)按问题特性立卷;
(2)按作者特性立卷;(3)按文种特性立卷;(4)准时间特性立卷;(5)按地区特性立卷;(6)按通讯者特性立卷。
2.按问题特性立卷含义:
将反映同一问题文书构成案卷,这种办法能反映对某一方面或某一详细问题互相联系和解决状况,运用最广泛。
(同窗们回答第一种问题时,应在以上要点基本上进行一定阐明和阐述。
回答第二个问题时,应举例阐明。
)
五、简要阐明电子文献归档基本办法。
1、将应归档最后版本文献存入磁、光介质上。
2、采用数据压缩工具对网络上应归档电子文献进行压缩,然后刻入磁、光介质上。
3、将拟定要归档电子文献在网络环境下进行一次备份操作,然后将其存储在磁、光介质上。
4、采用“双套制”归档,即同步保存电子文献及其纸质形式。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 电大 办公室 管理 形成 考核 答案 参考