大厦物业部工作流程图.docx

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大厦物业部工作流程图

物业部有关工作程序目录

用记办理迁入程序2

用户电话初装申请程序3

用户办理公司牌制作程序4

装修单位办理临时用电程序5

用户办理临时动火程序6

施工人员出入证办理程序7

用户办理货梯使用程序8

办理非办公时间来访/加班登记手续9

用户办理非办公时间加班程序10

施工单位办理非办公时间加班程序11

用户办理《大厦出入证》程序12

用户办理物品临时寄存程序13

用户办理摩托车、自行车停车证的程序14

用户办理借用雨伞的程序15

用户办理借用手推车的程序16

用户办理代上锁、开锁的程序17

用户办理室内设施报修程序18

用户办理物品临时寄存程序19

用户办理统一收购废品程序20

用户办理电话迁移、对调程序21

用户办理搬离大厦程序22

用户办理物品放行程序23

zz大厦

用户办理迁入程序

1.《业主授权书》

2.《租赁合同》

3.《营业执照》副本

4.公司法人及负责人身份证复印件和签名模式（或外企常驻代表机构登记证等）。

用户持有关资料到管理公司办理迁入手续

填写1.业主/用户联系表

2.防火责任书

3.公司水牌申请表

4.租户承诺书

5.业主物品放行委托书

1.自行到市消防局器材门市部购买

2.委托管理公司代购

按政府规定配备灭火器材及防烟防毒自救面具

若用户租用发展商之物业则需签收钥匙

用户确认电表读数

交纳当月管理费

通知管理公司正式办公日期

注：

为避免用户迁入后室内设施非人为受损，造成额外的维修费用，建议用户应与业主在租约内注明室内设施的保修期，否则该费用将用户承担。

用户电话初装申请程序

拨“189”申请获取受理编号

电信局批准后

通知用户到电信局营业厅交款

用户以个人名义申请携个人身份证，若以公司名义申请需出示公司证明及初装费人民币1000元到天河路电信局市话营业处大厅（购书中心旁）交款

电信局通知用户装机日期

电话开通，用户在《通知》上签字确认

注：

用户如需安装分机、传真机，须先向电信局办理报装手续，经审批后方可安装，违者须自行承担有关责任。

用户办理公司水牌制作程序

（大堂、楼层水牌及公司招牌）

1.营业执照副本

2.外企常驻代表机构登记证

3.社团法人登记证

用户持有效证件到管理

公司申请

水牌的名称须与有效证件上的名称相符

填写《公司水牌申请表》并

加盖公章

一星期后

水牌制造公司出水牌样稿

否

水牌样稿交用户确认

是

完成并安装

注:

1.制作水牌的材料a.大堂水牌b.楼层水牌c.公司招牌

2.收费标准详见《日常收费一览表》

装修单位办理临时用电程序

装修审批后

用户填写《装修临时供水电申请表》并盖公章

管理公司审批并定价

收费后

安排接驳临时电源

超时工作

办理补款手续

注：

临时用电收费标准详见《日常收费一览表》

用户办理临时动火程序

填写《动火申请表》并盖公章

交管理公司审批

缴交动火证按金

发出《动火许可证》

完工后

通知管理公司验收

向管理公司交回《动火许可证》

退还按金

施工人员出入证办理程序

1.填写申请表

2.提交身份证复印件及小1寸相片2张

3.缴纳工本费及按金

备注:

a.施工期在一周内,若施工人员无相片,可用身份证照片复印件代替.

b.保留收款收据

装修审批及交纳装修

保证金后

一周后

办理出入证

装修验收后

1.凭出入证及出入证收款收据到管理中心一次性退款.

2.出入证若有遗失或施工人员违规施工,不予退还.

3.按金退还后,工作证照片按回用户身份证复印件留存.

办理退证手续

完成

用户办理货梯使用程序

用户提前一个工作日到管理公司申请

用户填写《货梯使用申请表》

管理公司审批《申请表》

用户取回《申请表》

用户交《申请表》给控梯管理员验查

用户使用货梯

用户清扫货梯

管理人员验收

注：

使用货梯规定：

不得损坏电梯内的所有设备（包括但不限于电梯天花、轿厢、地板、按键、梯门等），使用完毕后须经管理人员验收，如有损坏，应赔偿造成的损失。

办理非办公时间来访/加班登记手续

用户、访客、加班人员

首层大堂接待处

出示身份证或大厦出入证

填写《大厦出入登记表》

填妥表格后，可出入大厦

注：

所有用户，访客或加班人员应于每晚24：

00前离开大厦

用户办理非办公时间加班程序

用户到管理公司申请

用户填写《非办公时间加班申请表》并加盖公章

用户可以加班

否

管理公司审批

是否使用空调

是

管理公司审批

用户缴交或同意缴交空调费

用户可以加班

施工单位办理非办公时间加班程序

施工单位到管理公司申请

施工单位填写《非办公时间加班申请表》并加盖公章

管理公司审批

施工单位将《申请表》贴于门上备查

施工单位可以加班

注：

所有施工人员应于每晚22:

00前离开大厦。

用户办理《大厦出入证》程序

用户到管理公司申请

用户提交所属员工身份证、复印件1份及小1寸彩照1张

用户填写《办理大厦出入证申请表》并加盖公章

管理公司审批

管理公司办证

用户领证，签收

用户办理物品临时寄存程序

用户到管理公司申请

用户填写《用户物品寄存申请表》并加盖公章

管理公司审批

用户缴交相关费用

用户需要搬离寄存物品时

用户提供公司书面证明

管理公司核对

用户搬离寄存物品

注：

危险物品、贵重物品不能寄存

用户办理摩托车、自行车停车证的程序

用户到管理公司领取、填写《办理停车证登记表》并加盖公章

管理公司审批

用户交纳有关费用

管理公司办证

用户领证、签字

注：

1。

每季度提前十天开始办证，每季办证一次，额满即止。

2．摩托车，自行车保管的收费标准详见《日常收费项目一览表》。

用户办理借用雨伞的程度

用户

首层大堂接待处

填写《雨伞借用登记表》

用户交纳保证金

借伞

二天内将完好的雨伞归还大堂

用户取回保证金

用户办理借用手推车的程序

用户

首层大堂接待处

填写《手推车借用登记表》

交纳保证金

借用手推车

当天将完好的手推车归还大堂

收回保证金

用户办理代上锁、开锁的程序

用户因疏忽忘记锁门

1．保安部通知用户回大厦锁门

2．用户不能回大厦，保安部代为上锁

用户次日上班要开锁

1．第一次开锁，用户出示有效证明后，管理公司开锁并口头劝戒；

2．第二次开锁，用户出示有效证明后，管理公司开锁并书面劝戒；

3．第三次开锁，用户凭《关于下班后锁好房门的通知》到管理公司交纳100元服务费后，管理公司方开锁。

用户办理室内设施报修程序

用户提供：

1．公司房号，名称；

2．联系人姓名，电话；

3．预约服务时间；

4．维修内容

致电物业管理公司

管理公司提出收费价格

用户认可签字

工程部维修

用户在维修单签收

注：

服务项目及收费价格详见《工程维修价目表》

用户办理物品临时寄存程序

用户到管理公司申请

用户填写《用户物品寄存申请表》并加盖公章

管理公司审批

用户缴交相关费用

用户寄存物品

用户提供公司书面证明

管理公司审批

注：

危险物品、贵重物品不能寄存

用户可以取回寄存物品

用户办理统一收购废品程序

用户致电管理公司，预约

收购时间

收购站按预约时间上门收购

注：

废品收购收费标准详见《日常收费项目一览表》

用户办理电话迁移、对调程序

用户到电信局营业厅填表、交款

电信局通知用户安装时间

电信局派人上门安装

用户签名

用户办理搬离大厦程序

用户填写《用户迁出通知》并将《业主同意租户搬离通知书》一并交给管理公司

管理公司人员与用户一起验收单元

验收合格，用户签名确认电表读数

用户到管理公司结清有关管理费和水电费，并退还锁匙

管理公司同意用户搬离

用户填写《物品放行条》《货梯使用申请表》

管理公司审批

用户可以搬离物品

用户办理物品放行程序

1．用户的公司批量产品需经常性运出大厦时

用户到管理公司申请

填写《物品放行条》加盖公章

管理公司审批

用户可以搬运

2．用户的日常性大件物品需搬出大厦

《物品放行条》须注明公司名称、房号、带运人姓名、身份证，搬出物品的名称、数量、时间、公司负责人签名并加盖公章。

经办人持本人身份证到管理公司填写《物品放行条》

管理公司审批

用户可以搬运

zz大厦物业管理有限公司

二次装修指南

业主

管理公司物管部

管理公司财务部

管理公司工程部

消防局

管理公司物管部

装修施工

入伙

完工验收合格

1．申请

2．审核签定文件

3．缴费

4．审核图纸

5．报建

6．发放

7．现场监管

8．初验迁入

9．退款

说明：

1、申请：

业主提交二次装修资料到物业管理部进行装修申请；

2、签定承诺：

在审核完业户装修申请后，要求业主签订相关装修承诺及填写相关的装修资料；

3、缴费：

业主或装修承办商到管理公司财务缴交装修按金、装修施工人员工作证工本费、垃圾处理费及其它代办项目代收费；

4、审核图纸：

业主将户内装修图纸提交物业管理公司工程部审核有无破坏大厦承重墙等其它不利大厦施工；

5、报建：

业主进行户内装修，须自行到消防局进行报建；

6、发放：

业主拿到消防局审核意见后，物管部可以给装修承办商发放装修许可证及施工人员工作证；

7、现场监督：

工程部、保安部对装修现场进行监察；

8、初验迁入：

装修完毕经过初验复验合格，管理公司将迎候业主入伙；

9、退款：

业主装修验收合格后半个月未出现公共区域损坏及工程质量问题可按管理规定退款。