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会议策划与管理DOC
会议策划与管理
课程论文
苏宁云商集团广东分公司年会
策划书
系 别:
旅游管理系
专业方向:
会展经济与管理
学生姓名:
黄艳
学 号:
05110523
指导教师姓名:
孙晓霞讲师
完成日期2014年1月10日
目录
前言……………………………………………………………………1
1年会主题………………………………………………………………1
2年会时间和地点……………………………………………1
2.1会议时间……………………………………………………………………1
2.2晚宴时间……………………………………………………………………1
2.3会议地点……………………………………………………………………1
2.4宴会地点……………………………………………………………………1
3办会单位……………………………………………………1
3.1主办单位……………………………………………………………………1
3.2承办单位……………………………………………………………………1
4年会目的………………………………………………………1
4.1总结过去,展望未来………………………………………………………1
4.2业绩奖励,激励员工………………………………………………………1
4.3加大公司品牌宣传力度……………………………………………………1
4.4塑造企业形象………………………………………………………………1
4.5加强公司集体荣誉感………………………………………………………1
5.年会规模………………………………………………………2
5.1嘉宾…………………………………………………………………………2
5.2公司员………………………………………………………………………2
5.3重要客户代表………………………………………………………………2
5.4媒体记者……………………………………………………………………2
5.5演出人员……………………………………………………………………2
5.6摄像人员……………………………………………………………………2
6.邀请方式………………………………………………………………2
6.1邀请嘉宾……………………………………………………………………2
6.2媒体及摄像…………………………………………………………………2
6.3演出人员……………………………………………………………………2
7.年会形式……………………………………………………………2
8.年会流程……………………………………………………………3
8.1会前准备……………………………………………………………………3
8.2会议议程……………………………………………………………………4
8.3晚宴流程……………………………………………………………………5
8.4节目表演、抽奖环节………………………………………………………5
8.5年会结束……………………………………………………………………5
9.年会注意事项………………………………………………………6
9.1年会的通知与宣传…………………………………………………………6
9.2背景板,幕布,海报的制作………………………………………………6
9.3报告的收交…………………………………………………………………6
9.4发言稿的撰写………………………………………………………………6
9.5物品的采购…………………………………………………………………6
9.6所需协助的注意事项………………………………………………………6
9.7时间的控制…………………………………………………………………6
9.8现场录像机拍照……………………………………………………………6
9.9会务人员的工作安排………………………………………………………6
9.10资金的请批与支持………………………………………………………6
10.参会人员须知………………………………………………………7
11.年会筹办及任务分工………………………………………………8
12.年会议程安排表…………………………………………………9
13.年会经费预算………………………………………………………10
14.菜单………………………………………………………………11
主要参考文献……………………………………………………12
苏宁云商集团广东分公司年会策划书
前言
为了总结回顾2013年度各项工作,对2014年工作做出安排和部署,并表彰年度各项先进,迎接2014年新春佳节的到来,增进公司集体的交流和沟通,促进公司的企业文化建设,表达公司对各分店的关怀与问候,经公司领导研究,决定于节前举办年会。
基于“年会”活动所应考虑和彰显的严肃程度与正统模式,此方案突破了以往的设计惯例,将正统严肃的年终大会与现代流行的聚餐休闲两类活动进行了统筹策划,现本着“易行从简”的原则,将本次年会活动方案策划如下:
1.年会主题:
“情系苏宁,感谢有你”
2.年会时间和地点:
2013年12月30日,广州市增城区
2.1、会议时间:
14:
00——17:
40
2.2、晚宴时间:
18:
30——21:
30
2.3、会议地点:
碧桂园广州凤凰城酒店毕加索国际会议厅
2.4、宴会地点:
碧桂园广州凤凰城酒店毕加索国际宴会厅
3.办会单位:
3.1、主办单位:
苏宁云商集团广东分公司
3.2、承办单位:
苏宁广州分公司
4.年会目的:
4.1、总结过去,展望未来
4.2、业绩奖励,激励员工
4.3、加大公司品牌宣传力度
4.4、塑造企业形象
4.5、加强公司集体荣誉感
5.年会规模:
本次年会约计1000人
5.1、嘉宾:
总部领导层,各分店领导层
5.2、公司工作人员:
各分店员工代表
5.3、重要客户代表
5.4、媒体记者
5.5、演出人员
5.6、摄像人员
6.邀请方式:
6.1、邀请嘉宾:
发送邀请函,电话联系确认是否出席
6.2、媒体及摄像:
由公司以电话联系以及发送邀请函
6.3、演出人员:
由表演节目安排演出人员
7.年会形式
会议+晚宴
8.年会流程
8.1、会前准备
8.1.1、酒店订立:
剧院式布局的毕加索国际会议厅,可容纳1500人;宴会布局的毕加索国际宴会厅,宽敞厅堂、圆形餐桌,可容纳1500人,需提前订。
8.1.2、准备器材:
名牌(现代高档会议室用桌面智能终端取代传统名牌)、茶水、签到簿、名册、会议议程、各种视听器材、会标、背景板、展板。
8.1.3、迎宾员:
酒店门口设立注册台,迎宾接待,签名接待,同时发放会议代表证,登记使用晚宴的名单。
8.1.4、礼仪服务:
酒店礼仪小姐引导进入会议厅,宴会厅。
8.1.5、工作分工:
1 主持人的确定(广东分公司的中高层员工)
2 礼仪小姐(迎宾、抽奖时的礼仪,可用酒店员工)
3 礼品发放人(公司高层领导)
4 现场会议和晚宴的安保人员
5 音响、灯光设备的安装及调试
6 摄影师拍照人员的合理调配
8.1.6、主办方年会致答谢词稿件
8.1.7、向负责人确定嘉宾人员名单,签到记录单和发言嘉宾名单
8.1.8、座次安排(会议及晚宴的主次排序,告知酒店安排)
8.1.9、宴会抽奖环节设备:
抽签箱及奖品(苏宁电器产品)
8.1.10、现场工作人员、演员、礼仪小姐到位
8.1.11、预定好晚宴的酒水,菜单
8.1.12、准备工作完成,嘉宾入场
8.2、会议议程:
14:
00-17:
30
在酒店入口设立签到处,签到处有礼仪小姐接待各位来宾,来宾将在签到处签到,签到完之后礼仪小姐将来宾指引至接待处后依次入场。
8.2.1、13:
50全体参会人员提前到达指定会议厅,按指定排座就座,等候年终大会开始。
(会堂播放入场背景音乐)
8.2.2、13:
50主持人入场,音乐停,鞭炮响(背景鞭炮声),开场白。
8.2.3、14:
00大会进行第一项。
主持人宣布员工大会开始,向参会的全人员介绍出席大会的公司主要领导同志,并领掌欢迎;(欢迎礼毕)请总经理致《开幕辞》。
8.2.4、14:
20大会进行第二项。
各市总部负责人分别做年终述职报告;首先请各市总部领导人分别上台报告。
(主持人领掌)。
播放视频《2013年苏宁走过的路》
请广州分公司XXX经理做述职报告。
(主持人领掌)
请深圳分公司XXX经理做述职报告。
(主持人领掌)
请珠海分公司XXX经理做述职报告。
(主持人领掌)
。
。
。
。
8.2.5、16:
20主持人请公司总经理XXX同志对上述代表的述职情况做总结讲话,2013回顾、2014展望。
(主持人领掌)
8.2.6、16:
40大会进行第三项。
请副总经理宣读公司《2013年度关于表彰工作先进集体的决定》。
8.2.7、16:
50主持人请获得最佳销售成绩奖的分店代表,以及优秀分店的代表上台领奖,同时请总经理为其颁发荣誉证书及奖金获奖代表与总经理合影留念,主持人领掌祝贺。
主持人请其中一名获奖代表在现场发表简短获奖感言。
(摄影师拍照)(会议厅播放颁奖背景音乐)
8.2.8、17:
10请出席年终大会的主要领导同志及获奖代表合影留念。
(摄影师拍照)
8.2.9、17:
30主持人对本次年终大会做简要总结并表示对2014年的美好期望,宣布会议结束。
请嘉宾休息片刻移步宴会厅。
(会堂播放离席背景音乐)
8.3、晚宴流程:
18:
00—21:
30
会场布置:
宴会厅的舞台应有会议主题和公司logo,舞台的设计理念定为大纵深、大延展性、高通透,注重美感,气势,实用。
还应设置一个移动舞池,比舞台低一级。
晚宴开始之前应有舞蹈和演唱助兴。
其次,工作人员根据签到登记的用餐人员安排圆桌,分区域安排席位,正中为公司高层领导和特邀嘉宾。
8.3.1、18:
00全体参会人员陆续抵达指定宴会厅,并在宴会主持人引导下到指定席位就座,等候开宴。
(酒店播放入席背景音乐)
8.3.2、18:
20公司总经理到达宴会厅。
燃放室内小烟花,挥舞荧光棒,宴会主持人领掌欢迎总经理的到来。
宴会主持人示意酒店对接负责人可以开始上果品、酒水、饭菜等。
8.3.3、18:
30由公司高层领导开启香槟或红酒,并宣布酒会正式开始,引导大家共同举杯,祝福大家新年快乐,祝愿公司的明天更加美好。
(碰杯)
8.3.4、18:
30起为用餐时段。
宴会主持人请总经理到宴会主席台向大家致《祝酒词》。
公司领导及主要管理人员可以到各餐桌向同事们敬酒,主动与同事交流和沟通,拉近彼此的心距。
8.4、节目表演、抽奖环节:
20:
00—21:
30
8.4.1、神秘魔术表演
8.4.2、激情小提琴演奏
8.4.3抽奖环节,奖品奉上
8.4.4嘉宾舞动
8.5、年会结束:
21:
30
8.5.1、主办方致辞,宣布晚宴结束
8.5.2、发放纪念品
8.5.3、欢送嘉宾
9.年会注意事项
9.1、年会的通知与宣传:
向总部各部门及所辖各子公司、各项目部发出书面的《关于做好2013年度年终工作总结的通知》,对公司本次年会活动进行公示和宣传,达到全员知悉。
9.2、背景板,幕布,海报的制作:
严格按照会场规格和企业形象设计。
9.3、报告的收交:
收集总部各部门及所辖各子公司、各项目部主要负责人的《年终述职报告》。
在年会前整理提交给公司领导。
9.4、发言稿的撰写:
起草员工大会上总经理专用的《开幕辞》和宴会上专用的《祝酒词》。
年会前,与总经理及各有关人员最后确定讲话的具体时间及内容。
9.5、物品的采购:
提前采购员工大会及答谢晚宴上所需的物品。
(准备员工大会主席台上主要领导同志的姓名台卡、纸、笔及矿泉水等;准备答谢晚宴上专用的领导席位卡、员工席位卡以及游戏专用的气球、细线等道具用品。
)具体物品见预算表。
9.6、所需协助的注意事项:
与会堂、酒店、负责人沟通有关费用时,应提前向对方说明我们需要对方协助办理的注意事项。
(如对方向我们报送主席台挂条幅的长度、尺寸数据及请对方帮助我们悬挂条幅等等)
9.7、时间的控制:
大会及宴会主持人应注意好时间的把控,避免时间控制节点远远超出原计划的预定时间。
9.8、现场录像机拍照:
提前安排好相关人员携带录像机或数码相机,做好大会、晚宴等活动现场的录像或拍照工作。
活动后存档,可作为历史资料在公司内部局域网上共享。
9.9、会务人员的工作安排:
年会的具体工作应细化分解到相关责任人,确定每一项工作的负责人;各个会务支持人员应主动向总协调人进行汇报。
最重要的是不要忘记确定年会当天的现场各项工作的负责人。
例如:
现场灯光及音响的调试、主席台及场地的布置、物品的采购与运输、酒店餐普的提前预定等等,一定要有专人负责。
9.10、资金的请批与支持:
本次年会活动所需支持的费用预算,一定要有老板的明确批复。
整个年会活动的安排,最主要的是费用支持,只有这样,我们才有把握办好。
10.参会人员须知
10.1、应邀与会人无特殊情况必须参加公司年会。
10.2、会议中中,建议主持人及参加述职的人员着正装出席。
晚宴无着装要求,大方得体即可。
10.3、本次活动由广东分公司总部负责组织,人力资源部协助,员工在活动现场可就任何问题和办公室、人力资源部负责人取得联系。
11.年会筹办及任务分工
年会筹办及任务分工明细表
任务及分工
责任人
致《开幕辞》;宣读《2009年度关于表彰工作先进集体和个人的决定》;现场颁奖及发红包;述职结束时的总结讲话;宴会上做《祝酒词》。
总经理
年会总指挥及总协调;大会主持人;大会结束前的简要总结。
XXX
年会承办小组负责人;各活动地点的考察及合作等有关事宜的对接;宴会主持人。
XXX、XXX
物品购置、运送及配发;活动现场的布置(含灯光、音响的调试);物品供应及摆放。
XXX、XXX、XXX
现场照相或录像的服务与支持
XXX、XXX
视频《2013年苏宁走过的路》制作
XXX、XXX
活动专用海报幕布、奖牌或奖杯的联系制作
XXX、XXX
领导专用《开幕辞》、《祝酒辞》的撰写
XXX
年会活动的总策划;《2013年度关于表彰工作先进集体和个人的决定》的撰写
XXX
起草《关于做好2013年度年终工作总结的通知》;制订《年终评先评优执行细则》。
XXX、XXX
活动现场的安全与保卫支持
XXX、XXX、XXX
财务费用的支持
XXX、XXX、XXX、XXX
人力资源部
2013年12月10日
12.苏宁云商集团广东分公司年会议程安排表
时间:
2013年12月30日地点:
碧桂园广州凤凰城酒店
日期
时间安排
会议内容
细节提醒
12月30日
8:
00—11:
30
会议厅灯光、音响、舞美等全部核实到位
所有流程必须规范到位
12月30日
13:
30—13:
50
酒店入口签到登记
按指示流程登记入场
12月30日
13:
50—14:
00
参会人员入场完毕,主持人出场
入场时播放背景音乐
12月30日
14:
00—14:
20
主持人宣布大会开始,介绍与会嘉宾;总经理致《开幕辞》
鞭炮背景声
12月30日
14:
20—16:
20
各市总部负责人分别做年终述职报告
播放视频
12月30日
16:
20—16:
40
总经理做总结讲话,2013回顾、2014展望
12月30日
16:
40—16:
50
副总经理宣读公司《2013年度关于表彰工作先进集体的决定》。
12月30日
16:
50—17:
10
总经理颁奖,发表获奖感言
背景音乐
12月30日
17:
10—17:
30
主要领导人,嘉宾,获奖者合影留念
背景音乐,摄像师
12月30日
17:
30
会议结束
12月30日
17:
30—18:
00
宴会厅的会场布置检查
礼仪小姐到位
12月30日
18:
00—18:
15
参会人入场,主持人和礼仪引导入座
舞蹈和歌唱助兴
12月30日
18:
20—18:
30
总经理和特邀嘉宾入场
上果品、酒水、饭菜
12月30日
18:
30
高层领导开启香槟或红酒,并宣布酒会正式开始
共同举杯
12月30日
18:
30—20:
00
用餐时段,总经理致《祝酒词》
互动环节
12月30日
20:
00—21:
30
节目表演、抽奖环节
准备礼品
12月30日
21:
30
晚宴结束,发放纪念品,欢送嘉宾
背景音乐,礼仪引导
12月30日
17:
35
年会结束合影留念、撤场、嘉宾欢送
集团形象主题背景、现场
策划部
2013年12月20日
12.年会经费预算
年会经费预算统计表
项 次
所需物品
数量
经费
备注
1
大会
租用会议厅和宴会厅
2个
元
制作背景板
1条
元
内容包括主题,单位
瓶装纯水
1000瓶
元
每人一瓶
姓名台卡、纸、笔
套
元
大会主席台上领导专用
荣誉奖牌或奖杯
个
元
先进集体荣誉奖牌或奖杯
荣誉证书
个
元
先进个人荣誉证书
先进个人红包
个
元
先进个人奖金红包
相机电池
节
元
相机专用
其它
元
有待追加的物品
2
宴会
餐费
1000人
元
元/桌,10人一桌(订100桌)
酒水费
1000人
元
自带或酒店提供(其中酒店价格:
白酒或啤酒元、可乐元、雪碧元;自带酒水价格:
白酒或啤酒元、可乐元、雪碧元。
制作幕布
1条
元
内容包括主题,时间,办会单位
专用气球
包
元
其中大气球包;小气球包
细线绳
卷
元
细线绳卷(红色,绑气球专用)
室内燃放小烟花
个
元
活动开始前燃放
小剪刀
把
元
活动现场专用
打气筒
把
元
活动现场专用
荧光棒
把
元
活动现场专用
活动奖品
个
元
苏宁电器产品
其它
元
有待追加的物品
项目费用合计:
元
财务部
2013年12月10日
13.
菜单
A套餐
精美八凉碟
菜胆炖鱼唇
卤水大拼盘
白灼基围虾
水晶鸡
家乡南乳扣鹅
清蒸海上斑
杏菇炒牛仔骨
荆沙跳水牛蛙
顺德粒粒香
果肉拼猪弯骨
萝卜焖牛腩
田园油菜
美点双辉
B套餐
精美八凉叠
鲍参翅肚羹
鸿运烧味拼盘
富贵脆皮鸡
鲍汁百龄菇鹅掌煲
碧绿炒双脆
蒜茸粉丝鲜鲍仔
荷叶枣茸蒸甲鱼
清蒸多宝鱼
瑶柱竹笙扒时蔬
干锅手撕蹄髈
生炒骨
田园油菜
美点双辉
参考文献
[1]戚安邦.大型活动项目管理【J】南开大学出版社2010.12
[2]郑建瑜.会议策划与管理.【J】南开大学出版社2008.4
[3]王瑞成,成海涛.会议组织与活动策划【J】华中科技大学出版社,2011.09.01
[4]马勇.会展经济发展解读【J】经济地理2002.
[5]成功培训拓展中心.企业年会参考方案
2014.1.8
会议代表证设计
注册台设计
背景板设计
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