办公室管理手册913.docx
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办公室管理手册913
目录
前言2
第一章管理制度化2
一.组织机构及其职责2
(一)组织机构图及定员2
(二)岗位职责2
1.办公室主任职责2
2.食堂管理员职责2
3.小车班班长职责3
4.卫生小组职责3
5.文员职责3
6.网管职责3
7.节能减排员职责3
8.广播员职责4
9.厂医职责4
10.炊事员职责4
11.小车司机职责4
二.管理制度4
(一)集中劳动管理办法4
附:
集中劳动管理办法实施细则4
(二)卫生小组管理制度5
(三)办公用品管理制度5
附:
办公用品的配置6
(四)食堂管理制度6
(五)小车班管理制度6
(六)印章管理制度8
(七)档案管理制度8
附件1:
文书档案归档范围及保管期限表9
附件2:
科技档案归档范围及保管期限表10
附件3:
会计档案归档范围及保管期限表12
(八)宣传栏管理办法14
(九)创效行为奖励实施细则14
(十)复印机、传真机、扫描仪使用管理办法15
(十一)吸尘车和洒水车管理办法15
(十二)请休假制度16
第二章操作程序化17
一.公务用车派车及维修程序17
二.食堂及公司招待程序18
三.印章管理程序18
四.档案管理程序19
五.文件管理程序20
第三章工作标准化21
一.管理目标21
二.计划管理标准21
三.岗位职责标准21
四.工作纪律标准21
五.卫生标准21
六.基础工作标准22
七.其他标准22
(一)食堂卫生管理标准22
(二)宿舍管理标准22
(三)保洁员工作标准22
第四章考核多样化23
一.内部绩效考核办法23
二.外部考核标准27
前言
为实现公司“管理制度化、工作标准化、操作程序化、考核多样化”即“四化”建设的整体战略,办公室根据自身情况,结合公司《管理制度汇编》编写此管理手册。
本手册可以帮助您迅速掌握部门内部情况,更快地适应工作环境,它不仅仅是一本办公室管理指南,也是部门内部员工必须遵守的行为规范。
一本合格的管理手册应具备适应性、科学性、必要性、合理性、完整性。
我们要在运行中找不足,在实践中总结经验,逐步修订、完善手册内容。
起草人:
李春光李小伟
校对人:
李春光
第一章管理制度化
一.组织机构及其职责
(一)组织机构图及定员
(二)岗位职责
1.办公室主任职责
在行政副总领导下,全面负责办公室管理工作:
⑴行政事务管理
①负责外来人员来访的接待及对外联络工作。
②负责管理、维护内部通讯设施和网络、维护及配件购置工作。
③负责广播宣传工作。
④保管及使用公司印鉴,监督公司下属单位各类印鉴的使用。
⑤负责公司经营执照的年检、换证工作。
⑵公文信息管理
①负责各种文件函电的接收、传递、催办和归档工作。
②负责文书档案管理;检查、指导公司其它档案的管理工作。
⑶后勤管理
①负责公司办公用品、用具、设施的计划、维修、管理。
②负责职工宿舍、食堂、办公楼的管理。
③负责后勤车辆调度与管理。
④负责公司员工的疾病治疗及预防工作。
⑤负责检查、考核办公区的卫生、绿化工作。
⑥负责组织部室人员集中劳动。
⑷保证完成领导交办的各项任务。
2.食堂管理员职责
在办公室主任领导下,全面负责职工食堂管理工作:
⑴负责领导炊事人员每天按时供餐。
⑵负责管理食堂炊事用具,保证完备好用。
⑶负责采购、保管粮食、蔬菜、调味品等炊事用料。
⑷负责督促检查、考核炊事人员卫生情况和环境卫生状况,严格执行卫生“五四制”,保证职工就餐安全。
⑸负责督促检查炊事人员工作及服务情况,实施绩效考核。
⑹负责经济核算,建立食堂收入支出账目,做到收支平衡。
⑺负责追查,处理和上报食物中毒事件,督促整改事故隐患。
⑻保证完成领导交办的各项任务。
3.小车班班长职责
在办公室主任领导下,全面负责小车班管理工作:
⑴负责组织司机班会议及司机的安全教育。
⑵负责车辆的维修、保养等工作的鉴定监督工作,向办公室汇报,经主管副总同意后进行维修、保养。
⑶负责司机班卫生区域的管理,保持环境卫生
⑷负责《公务用车管理办法》的落实,督促司机及时做好行车记录。
⑸负责每月对车辆进行检查。
⑹负责带领司机班完成上级交办的临时任务。
⑺负责督促并协助办理后勤车辆的审验及消除违章工作。
⑻负责司机班内部的绩效考核工作。
⑼保证完成领导交办的各项任务。
4.卫生小组职责
在办公室主任领导下,
⑴负责公司办公楼和宿舍楼地面、过道、走廊、楼梯、门窗和扶手、卫生间、水房间等的日常清4.2扫保洁工作。
定期对公共部位消毒。
⑵负责收集办公区内的生活垃圾并清运至指定地点;
⑶负责草坪的修剪工作。
⑷负责花草的浇水、养护工作。
⑸完成领导交办任务。
5.文员职责
在办公室主任领导下,
⑴负责各种文件、函电的接收、传递、催办和归档工作。
⑵负责汇总办公用品采购计划.上报领导审批后交供应部采购。
⑶负责办公、劳保用品的发放及出、入库登记。
⑷负责车辆加油卡使用、登记。
⑸负责交纳公司电话费用。
⑹负责住宿人员的统计及宿舍安排、房门钥匙发放和回收。
⑺负责保管使用公章、合同章。
⑻负责外来人员的接待工作。
⑼负责办公室及卫生区卫生。
⑽完成领导交办任务。
6.网管职责
在办公室主任领导下,
⑴负责电脑、网络系统及用户帐户的管理工作。
⑵负责维修、保养内部通讯和网络设施,保障运转正常。
⑶负责公司电话的安装、调试与维护。
⑷负责通讯和网络配件的购置。
⑸完成领导交办任务。
7.节能减排员职责
在办公室主任领导下,
⑴负责公司能源统计与分析,根据能耗原始记录按月做出能源统计表,经领导审查批准无误后,报送市县主管部门。
⑵负责公司能源监测工作。
⑶负责接待政府主管部门对能源利用的监督、检查。
⑷对重点用能设备进行能源监测。
⑸搞好责任区环境卫生。
⑹完成领导交办任务。
8.广播员职责
在办公室主任领导下,
⑴负责广播宣传,定期组稿,定时播音。
⑵负责档案室的管理,包括档案的归档、保管、查阅等。
⑶负责图书室的管理,做好详细借阅记录。
⑷负责健身房的管理。
⑸组织、策划和主持公司文化娱乐活动。
⑹负责办公室宣传栏策划。
⑺担任《东方快讯》编辑,负责相关板块内容。
⑻负责公司图片影像资料的收集、整理、存档。
⑼完成领导交办任务。
9.厂医职责
在办公室主任领导下,
⑴负责公司员工常见疾病的治疗。
⑵负责各种疾病预防工作。
⑶负责药品采购与管理,做到帐目清楚、账药相符。
⑷负责医务室及所属卫生区卫生。
⑸完成领导交办的临时任务。
10.炊事员职责
在办公室主任领导下,
⑴保证按时供餐。
按标准调剂好伙食,调理菜肴的色、味质量。
⑵负责待客用餐,确保饭菜精细搭配。
⑶保证安全卫生供餐,杜绝食物中毒事件。
⑷保持个人卫生,穿戴好工作服、工作帽。
做好卫生责任区域的卫生。
⑸完成领导交办任务。
11.小车司机职责
在办公室主任领导下,
⑴依据办公室指令安全、准时地完成出车任务。
⑵负责所驾驶车辆的检查、维护、保养。
⑶负责车辆卫生和分管区域卫生。
⑷负责车辆的审验工作。
⑸负责车辆违法信息的消除工作。
⑹负责完成临时交办任务。
二.管理制度
(一)集中劳动管理办法
围绕服务生产,整治环境的主题,组织机关后勤人员集中参加劳动,既可以解决生产生活中的实际问题,又是转变机关工作作风的一个重要举措,也是在群众中树立机关干部的良好形象的一项措施。
集中劳动,应该列为东方焦化制度化管理的一项重要内容。
公司决定,将集中劳动纳入制度化管理,规定如下:
1.劳动组织者:
整个劳动由办公室主任负责。
各部室部长为本部室的劳动负责人;
2.劳动时间和任务:
每周至少两个小时,由办公室主任结合生产部、机电部、工程部,预先确定;
3.劳动纪律:
凡在厂的机关人员必须放下手中的工作,参加集中劳动,由办公室严格考勤。
除极特殊情况(如因公外出、必要的对外接待等)经办公室主任准假外,不准缺席、迟到或早退。
缺席者,副总经理罚款100元,部长罚款80元,副部长罚款60元,一般干部罚款40元;迟到早退者,副总经理罚款50元,部长罚款40元,副部长罚款30元,一般干部罚款20元。
4.纳入绩效考核内容:
每月由办公室综合每个人劳动表现,按照20%的比例评出最佳劳动者,提出奖励意见,经批准后实施。
对劳动中表现不好的予以通报批评,凡被通报批评者,年终取消评先资格。
附:
集中劳动管理办法实施细则
1.人员范围。
除供应库房人员、办公室食堂人员、技术部工程人员以外的全部后勤人员。
2.工时规定。
每人每周两小时,以部门为单位统计工时,后勤倒班人员按1个班计算工时,每周统计,月底考核。
部门工时统计表如下:
部门
人数核定
第1周
第2周
第3周
第4周
合计
办公室
企管部
人资部
财务部
供应部
销售部
保卫部
机电部
法务部
技术部
安环部
审计部
融信部
生产部
质检部
磅房
取样室
如因公务紧急、出差等原因在组织集中劳动时无法参加,部门应在具备条件时主动联系办公室补齐工时,如集中劳动工时超出额定工时可顺延至下月。
3.奖惩。
部门工时未完成按每个工时5元处罚,罚款金额按20%连带主管副总。
4.罚款由办公室支配,用于奖励集中劳动表现突出的部门或个人。
(二)卫生小组管理制度
为保证各单位现场卫生状况越来越好,根据有偿服务的原则,成立“卫生小组”。
1.人员组成:
“卫生小组”成员5人(组长1名、组员4名,不包括两名保洁员、吸尘车司机和洒水车司机)工资待遇执行现行保洁员工资标准2000元/月。
“卫生小组”隶属办公室管理。
由安环部下达任务。
2.工作范围:
承担厂区5条主道卫生清理工作,完成安环部下达的卫生清理有偿服务任务。
3.有偿服务工作程序:
①任何单位提出的有偿服务请求,任务统一由安环部下达,填写派工单。
②卫生小组任务完成后由安环部负责验收,验收合格填写完工证,作为有偿服务收费标准。
③每月25日前,“卫生小组”汇总《完工证》报办公室进行统计核算后,报经财务部进行费用划拨,扣减项目使用单位的工资。
(三)办公用品管理制度
办公费是指因公司日常经营需要而购买的办公用品及其它办公性质的消耗。
办公费是公司管理费用的重要组成部分,在管理费用的分配使用当中起着至关重要的作用,办公费用的控制将使公司获得很大程度上的节约。
为降低公司成本,提高经济效益,适应“成本精细化”,减少管理费用开支,使得钱、财、物效用达到最大化,本着“精、细、准、严”的方针,特制定此方案。
1.办公用品发放规定
《管理制度汇编》对办公用品有明确的分类及使用范围和标准。
在日常管理中严格执行办公用品发放制度。
+
①办公用品(消耗品):
笔记本、剪刀、铅笔、签字笔、胶水、胶带、糨糊、大头针、图钉、打印纸、文件袋、文件夹、纸杯、打印机墨粉、传真机色带、小刀、订书钉、印泥、洗涤用品、拖布等。
②固定资产及低值易耗品:
电脑、传真机、打印机、打孔机、计算器、办公桌椅等。
注:
消耗品可根据部门或人员的工作状况发放,低值易耗品办公室登记造册。
所有领取需在办公室签字登记。
2.办公用品发放标准:
发放物品
使用人员
发放时间
数量
备注
硬皮笔记本
中层副职以上
半年
一本
软皮笔记本
普通职员
半年
一本
签字笔
中层副职以上
半年
一支
圆珠笔
普通职员
三个月
一支
签字笔芯
中层副职以上
一个月
一支
以旧换新
圆珠笔芯
普通职员
一个月
一支
以旧换新
洗涤灵
化验室
一个月
6瓶
空瓶领用
电池
各部室
一个月
以旧换新
拖布、笤帚等
各部室
半年
一把
确需更换
3.办公用品每月25日报送计划,由办公室审核后,提交行政副总经理及董事长审批签字,经批准后交到供应部,待采购完毕后落实发放。
4.文具严禁带回家私用;一经查处,将列入经济考核制度,视情节轻重,对违反者处以每次10-50元罚款处罚。
5.固定资产及低值易耗品一经领用将由领用人负责管理,如有损坏或者丢失由领用人负责,办公室将不再负责采购和发放(不可抗拒的除外)。
(1)固定资产及低值易耗品发放根据岗位需要由办公室核定发放;
(2)固定资产及低值易耗品因长期使用而导致老化(期限至少为一年),需按照以旧换新,给予领用。
低值易耗品报废时,需有行政副总批准签字。
6.新进员工到职时向办公室领用文具,并予以登记,人员离职时,应将剩余文具及列管文具一并退还办公室(若有损坏或丢失,负责赔偿)。
附:
办公用品的配置
副总办公用品配置:
办公桌椅一套,沙发茶几一套,电脑一台,书橱一个,饮水机一台,电话一部,文件夹、文件筐。
正部长及主任办公用品配置:
办公桌椅一套,沙发茶几一套,电脑一台,书橱一个,饮水机一台,电话一部,文件夹、文件筐。
副部长及副主任办公用品配置:
桌椅一套、文件夹一个
(四)食堂管理制度
1.在公司食堂就餐的员工和外单位来公司人员一律换用本公司用餐凭证。
2.外单位来公司的客人需要就餐,由接待部门填写用餐申请,主管副总批准,可到食堂用餐。
3.员工每人每天免费供应工作餐一份。
外聘普通员工就餐,供应标准按当时公司规定。
4.就餐员工要在开饭时间内(开饭时间见相关规定),在售饭口排队买饭菜,不准进入食堂操作间。
5.炊事人员要做到服务态度好,饭菜品种多样、价格合理、质量合格。
严格执行食品卫生法,保证不发生食物中毒事故。
6.炊管人员应做到:
勤洗手、勤剪指甲、勤洗澡理发、勤换工作服。
7.食堂管理员、保管员、炊事员要分工明确,各负其责,严格钱、物、票据交接手续做到帐、物相符,账目日清月结。
8.食堂仓库做到物资堆放整齐、卫生,做到通风、防鼠、防虫、防盗。
(五)小车班管理制度
1.指导思想
驾驶员必须有高度的安全责任感,强烈的安全意识,爱惜自己及他人的生命财产安全,珍惜公司的财产,当公司与利益与个人的利益发生冲突时,以公司的利益为重。
第一条:
文明行车
驾驶员必须严格遵守道路交通安全法规,和公司车辆的管理规定,安全、文明、礼貌行车。
第二条:
爱岗敬业
所有驾驶员都应该热爱本职工作,爱护车辆,自觉的对自己的车辆进行检查、清理,保持车辆内外整洁,车况良好。
2.组织纪律
组织纪律是一个人,一个集体行为规范的准则,基层班组建设不可缺少的一部分,是这个集体在正确的轨道上持续发展的保证。
第三条:
司机班所有驾驶员在司机班长的领导下进行工作,全面管理,统一指挥,统一协调。
第四条:
驾驶员上车归来,必须向司机班长进行报告,无上车任务在司机班值班室等候待命。
第五条:
驾驶员对班长的工作安排应无条件服从,并立即执行,不准借故拖延或拒不上车,对工作安排有意见,事后可向办公室主任反映。
第六条:
驾驶员执行上车任务在途中发生事故,或车辆发生故障,驾驶员应在第一时间向班长报告,班长接到报告最迟在5分钟内向该驾驶员作出正确的指示,及合理的部署;如遇重大事故,驾驶员可以在第一时间向公司领导报告,并在力所能及的范围内主动配合交警部门、保险公司做好善后工作。
第七条:
驾驶员应在24小时内保证通讯工具的畅通。
3.车辆的管理
第八条:
在全年度中,每月由办公室主任开展组织公司内部公务用车自查、自纠、互查、互纠活动,找出故障,查出隐患,并限期整改,并由司机班长监督落实。
第九条:
驾驶员对车辆的维、养、查承担完全责任,每天早8:
00上班后,首先对车辆进行检查、清洁。
检查内容包括:
冷却液是否充足;机体机油量,通过油标卡尺的显示是否在刻度的中间位置;整车各运转系统是否存在异常;轮胎气压是否异常;轮胎花是否存在威胁异物;本车辆制动是否良好;前大灯、转向灯、刹车灯、倒车灯是否完好;喇叭是否响亮;车辆外观是否清洁;车辆内物品是否摆放整齐。
检查过程中,要求驾驶员认真、详细,由班长监督并做好检查记录。
第十条:
驾驶员每天出车必须认真填写驾驶员日志,字迹工整,真实,日志由本人保管,不能丢失,司机班长有权随时查阅,每月25日送交司机班长(见附表一)。
第十一条:
司机出车归来,应该对车辆进行检查,清理,如有故障应及时检修,不会检修应立即报告司机班长,并提出具体维修意见及大约所需费用,司机班长按公司有关规定处理。
第十二条:
司机对自己所驾驶车辆的各种证件,应妥善保管并经常检查,如有丢失或因此遇交通管理部门的罚款,或因丢失证件给公司造成损失,一律由该车的指定驾驶员负责。
第十三条:
司机出车归来,发现存油不足两格,应立即加注燃油,不能影响他人下次用车,晚6:
00下班前应把车辆清洗干净。
第十四条:
驾驶员在执行上车任务时,未经领导批准,不得以任何理由,任何借口把方向盘交给他人,如有违反,后果自负。
第十五条:
司机因违章行车造成事故,公司根据事故大小,责任轻重进行适当处罚,或根据《汇编》中有关规定执行。
第十六条:
司机因检查不到位造成车辆的损坏,公司根据损坏程度进行处罚。
第十七条:
车辆的保养执行《汇编》中有关保养的规定。
第十八条:
对吸尘车的管理、
1.吸尘车驾驶员应对吸尘车的使用说明认真学习,认真阅读。
2.吸尘车驾驶员在吸尘工作中应严格执行使用说明书。
3.吸尘车驾驶员在操作过程中应把工作时间详细记载,工作500小时应更换液压油。
4.吸尘车由于工作环境恶劣,发动机空滤应经常清理并更换,
5.吸尘车驾驶员工作完毕,应该对车辆进行清洗,以保证车容整洁,车况良好。
但灰箱顶部严禁用水清洗。
第十九条:
严禁车辆设备启动后,开启空调原地不动,一经发现,司机班长有权对其行为罚款人民币100元,屡教不改,司机班长有权直接向主管副总、董事长汇报。
第二十条:
对监管车辆的管理
1.办公室主任协司机班长有权对供应部、销售部车辆进行监管,有权对其驾驶员进行考核。
2.监管车辆驾驶员必须遵守本制度的《第一条》、《第二条》、《第六条》、《第八条》、《第九条》、《第十一条》、《第十五条》之规定。
3.司机班长有权定期,不定期进行各种检查,指定驾驶员不得拒绝。
第二十一条:
本管理制度未作规定的部分,按公司制度执行。
(六)印章管理制度
(一)印章种类
本公司印章分对内、对外两种。
对外的有公司印章、公司法人代表印章、以及财务专用章、业务专用章、合同专用章;对内的是各职能部门、车间的印章。
(二)印章管理
1.公司印章、合同专用章和法定代表人印章属公司总经理管理,分别由公司办公室和财务部保管使用。
其它专用章按其名称和业务范围由主管部门的主要负责人管理,指定专人保管使用。
各职能部门、车间的印章属本单位主要负责人管理,指定专人保管使用。
2.公章一般不得携带外出使用,特殊情况确需携带公章外出的,必须经行政副总批准,并登记在案。
3.公章保管人应妥善保管公章,严禁随意放置,造成丢失或被他人非法使用。
4.公章保管人更换时,应在主管领导主持下履行交接手续。
(三)印色
对外印章印印色采用大红色,对内印章的印色采用蓝色。
(四)印章启用、更换和报废
各种印章均由公司办公室统一刻制。
印章启用、更换,须由总经理批准,并且通知到各个公章的使用范围。
更换下来的印章由办公室统一收回,报废处理。
(五)罚则
1.办公室每月检查一次,发现问题及时解决。
未按期检查,对责任人罚款50元。
2.未经批准,越权使用公章者,罚款200元/次,造成不良影响和经济损失的,追究法律责任。
3.未尽印章保管责任,随意放置,对责任人罚款50元/次,丢失的,罚款200元/次;因此被人非法冒用,造成不良影响和经济损失的,追究法律责任。
(七)档案管理制度
(一)立卷和归档
第1条立卷归档
1.文书档案:
凡是本公司生产经营管理活动中形成的具有保存价值的文件、表格、照片、录音、录像等文件材料等均需整理立卷,归档保存。
有文书档案立卷归档任务的部门有总经理办公室和其它各部室。
由办公室档案管理员负责收集立卷,在次年一月份归档。
2.科技档案:
科技档案实行本部门立卷,办公室档案管理员指导的原则。
凡是本公司科学技术活动中形成的具有保存价值的图纸、图表、文字材料、照片、录音、录像等科技文件材料等均需整理立卷,归档保存。
有立卷归档任务的部门有生产技术部、机电部、技术部、质管部和安全环保部。
科技档案在新产品开发、设备改造、技术更新等项目完工投产后一个月内,将项目计划、设计、施工、竣工验收等文件,按项目立卷归档;技术、能源、计量、设备、基建等管理工作形成的文件、材料应在第二年一月份立卷归档。
3.会计档案:
会计档案在办公室档案管理员指导下,由财务部整理立卷。
会计档案在会计年度终了后第三年的一季度内归档。
在两年之内,由财务部按《档案管理标准》妥善保管。
会计档案共分凭证、账薄、报表和其它等四类。
要按项目分类,按时间顺序先后排列。
各种原始凭证要装订成册,编排页次,目录要清楚。
各种账薄、单行本要编排页次,写好账目标题。
各种报表要按年、季、月装订成册。
4.按文件的保存价值,案卷材料组成三种案卷。
即:
永久保存、长期保存、短期保存三种。
第2条案卷装订:
案卷装订格式,按GB9705-88《文书档案案卷格式》规定执行。
(二)保管和利用
第3条档案保管
1.档案应有专用装具(档案箱或底图柜),及时装入,单独保管。
2.档案装具应码放整齐,环境整洁,作到“八防”:
防光、防火、防尘、防潮、防鼠、防虫、防盗、防污染。
3、档案管理部门每月对所负责的档案管理情况进行自查,及时纠正偏差。
每年5月份和10月份,由公司办公室主任牵头,组织相关部门负责人和档案管理人员对文书、科技、财会三种档案管理工作进行全面检查整改:
查资料保存情况、查防护设施与措施利用、查档案管理制度执行情况。
第4条查阅和复制
1.凡借阅档案者,首先办理借阅手续。
需查阅非机密档案时,须经本公司部门领导批准。
需查阅机密档案时,须经行政副总批准。
2.非本公司人员需查阅本公司档案时,必须经本公司有关部门转介,履行上述批准手续。
3.需暂借档案资料时,必须经行政副总批准。
借阅档案要出具借据,注明档案编号、份数、页数、归还日期,按期交回。
4.科技档案一般不外借,如因特殊情况借出档案时,须经总经理批准。
一般不得超过5天,逾期不能归还者,要重新办理借阅手续。
底图除修改和复印外,一律不外借。
5.会计档案一般不外借,一切需要核实的项目,必须经财务总监审批后在档案室内进行。
如特殊需要必须经总经理签字方能借出,但不得拆散原卷册,并限期归还。
6.借阅者对所借档案要注意保持原样,不得随意在上加注、涂抹和勾抹,不准将档案弄脏、撕毁和取页,不准拍照,不准转借他人。
7.归还档案要当面点清归还数量,检查档案是否有破损和掉页,以维护档案的完整。
查阅档案后,需转抄有关资料或开具有关证明时,必须经行政主管副总批准。
8.档案资料需复制时,必须经行政副总批准,指定专人复制。
在档案登记表册中,注明复制原因、内容、份数、日期,复制人和批准人签字。
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