深圳市档案馆.docx

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深圳市档案馆

深圳市档案馆

招标文件

项目名称：

档案数据接口对应与系统开发项目

深圳市档案馆

二〇二一年一月

一、项目概况

为了推进市直机关电子文件档案集中管理和应用共享，实现各立档单位OA/业务系统电子文件（档案）的全流程、集约化管理，加快机关数字档案室建设。

通过《关于部署深圳市数字档案室系统的通知》（深档馆字〔2019〕60号），在100多家立档单位部署深圳市数字档案室系统。

系统实现与市政务智能办公系统实现对接，截止目前，可以接收约40个单位的文书电子文件，但仍有大量的OA及业务系统亟待完成对接，为尽快解决电子文件归档的对接需求，现诚邀符合资格条件的供应商参与本项目招标，完成部分OA及业务系统与深圳市数字档案室系统的对接工作。

采购项目预算金额（元）：

650000.00

采购数量：

1项

二、建设任务

本期项目计划完成的对接任务主要包括：

1.开通与各单位自建的OA系统对接工作

目前全市还有约100多家单位没有使用市政务智能办公系统，采用自建OA系统办理本单位公文收发，本项目要求服务商在服务周期内配合这些单位进行OA系统对接，实现电子文件归档。

2.开通与各单位自建的业务系统对接工作

各单位自建的业务系统（如智慧水务、智慧财政、智慧工信等）形成了大量的电子文件，按照各单位档案分类方案，有很多是需要归档的电子文件，本项目要求服务商在服务周期内配合这些单位进行业务系统对接，实现业务系统电子文件归档。

3.政务服务平台对接

政务服务机构在政务服务平台（深圳政务服务统一申办、受理、审批平台，深圳法治政府信息平台）上产生的政务服务事项电子文件，要求服务商在服务周期内配合与各政务服务平台（政数局、司法局等）逐一进行对接。

4.自建数字档案室系统对接

对于目前有部分单位拟自建数字档案室系统，如建筑工务署、规划和自然资源局、水务局、国资委等，电子文件先在各立档单位自建的数字档案室系统归档形成电子档案，本项目要求服务商在服务周期内配合这些立档单位，实现数字档案室与招标人的数字档案馆系统对接。

5、公务邮件、网页等电子文件归档

对大数据资源中心的深圳政务邮件系统和政务网站集约化平台（已加入归档功能），按照《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T32）、《政府网站网页归档指南》（DA/T80-2019）等标准，要求服务商在服务周期内配合完成深圳政务邮件系统和政务网站集约化平台与投标人的数字档案馆系统对接。

注：

此次对接系统数量主要看2021年与各立档单位协调沟通情况，预计2021年对接系统不超过30个。

三、具体工作事项

（1）进一步扩充移交接收接口支持的电子文件类型，完善电子档案移交接收标准。

对数字档案室电子文件采集和电子档案整理界面进行调整，对于各立档单位系统生成的电子文件和元数据无法完全匹配标准的情况，对接时要根据实际情况调整。

（2）完成政数局、司法局、规划和自然资源局等单位的政务服务事项电子档案移交接收功能；完成与住建局等单位政务服务事项电子文件归档对接功能；完善与深圳市智能政务系统（含协同办公平台）及各单位自建OA系统的电子公文归档对接功能；完善数字档案室音像档案挂接和整理功能。

（3）开展公务邮件归档、政府网页归档等集约化平台特殊类电子文件归档对接工作。

（4）整理规范各系统接口文档及相关材料。

（5）完成数字档案室信息化其他相关开发工作。

四、实现方式及功能参数要求

（一）档案馆在线归档信息包接收接口

1、归档信息包传输要求

要求归档信息包通过市档案馆的SFTP服务器进行传输。

政务平台通过SFTP传输归档信息包后，需立即调用http接口。

2、http接口要求

接口地址：

http:

//xxx.xxx.xxx/elec_receive/rest/dagReceive

参数要求：

参数

中文名称

描述

token

检测码

用于检测请求是否合法

biz_id

业务主键

系统中业务主键

folder_name

文件夹名称

用于存放sftp上电子文件的文件夹名

fonds_no

全宗号

区分各部门的编号

file_type

档案门类

ZWFWSX、WS等

year

年度

档案所属年度

备注:

每个政务系统有不同的token值

接口返回值:

返回类型

返回值

String

1:

接收成功,非1的情况为错误原因

（二）办公自动化系统与深圳市数字档案室系统对接要求

根据国家法规规范及《深圳市电子文件归档与移交操作细则》，完成电子文件形成单位办公自动化系统（以下简称“OA系统”）与深圳市数字档案室系统对接工作，规范电子公文归档和移交操作流程。

具体要求如下：

1、电子公文归档内容和要求

电子公文归档包括内容数据和元数据，内容数据至少包括：

正文、签发稿（包括修改痕迹）、文件处理表、附件等电子文档。

其中，正文、签发稿、文件处理表应转换成版式文件进行归档。

内容数据分为文本类和图像类，文本类采用方正版式文件、PDF、MicrosoftOffice、WPSOffice或其他通用软件生成的文本格式，图像类采用TIFF、JPEG、PDF等图像格式。

电子公文归档元数据采用XML格式，至少包括：

（1）基本信息，具体包括题名、文件编号、主送单位、责任者、日期、保管期限、信息公开选项、密级等；

（2）办理信息，即记录有关电子文件拟制、办理活动的业务行为、行为时间和办理人员名称等元数据；

（3）关联关系，记录与归档文件相关联的文件的标识符（如办文编号或其他指向性信息）和关联关系。

2、归档与移交流程要求

电子公文在OA系统中流转、办结后应及时进行归档，由经办人在OA系统中进行预归档操作，确保电子公文真实可靠、齐全完整。

单位档案员应进行归档审核和整理，确保电子公文应归尽归且符合规范，并定期向市档案馆组织移交归档电子公文。

（1）预归档

电子公文在OA系统中流转办结后进入预归档环节，由OA系统自动提取电子公文的各项归档要素并以表单的形式显示。

经办人核查归档要素，具体包括文件基本信息、处理信息、文件正文、附件、关联文件等，对有错漏的地方进行修改和补充，确保归档电子公文准确、完整。

经办人应根据本单位档案分类方案选择文件类别，初步划分保管期限，确认无误后提交归档。

（2）归档审核

立档单位档案员应对预归档文件进行归档审核，具体包括：

审核确认电子公文是否属于归档范围；审核归档电子公文信息是否准确，文件组成是否齐全完整合规，对于不符合规范的，进行补充、修正或退回至经办人；对电子公文的归档分类、保管期限等进行审核确认。

经审核无误的文件，由档案员进行归档确认。

一经归档确认的文件无法在OA系统中进行其他操作，已归档文件如需进行补充、修正等，应在深圳市数字档案室系统中进行。

（3）数据对接

档案员提交归档后，完成归档操作的电子公文在OA系统中归集，归集内容包括电子公文内容数据和元数据信息，采用信息包的方式，每件电子公文中所有的附件打包成一个二进制文件包，OA系统将二进制文件提供给前置机。

对于无法实现在线对接的，采用规范的存储结构，通过刻录光盘导出、导入的方式实现电子公文归档数据的收集。

（4）归档整理

立档单位档案员可通过深圳市数字档案室系统，进行归档文件的整理，具体包括：

补充或修正归档文件的信息及相关材料，编排档号，制作归档目录等。

（5）移交市档案馆

单位档案员根据电子公文接收计划，通过深圳市数字档案室系统组织移交归档电子公文，市档案馆通过深圳市数字档案室系统接收归档电子公文。

移交前、接收后双方应检验归档数据的准确性、完整性、可用性和安全性，检验合格后办理交接手续，交接手续采用电子形式，对移交批次目录和检验记录固化为版式文件，并以电子签名方式予以确认。

（三）市直单位政务服务事项电子文件归档移交接口要求

为进一步规范深圳市市直部门政务服务事项电子文件归档和电子档案整理移交工作，确保电子档案真实、可靠、完整和可用，投标人需根据《政务服务事项电子文件归档规范》（DA/T85-2019）、《深圳市政务服务事项电子文件归档与电子档案管理办法》、《广东省政务服务事项电子文件归档和电子档案管理办法》、《广东省数字政府政务服务事项电子文件归档和电子档案管理技术规范》等管理办法和规范，完成深圳市市直单位政务服务事项电子文件向深圳市档案馆移交归档。

1、归档移交工作流程要求

（1）前期准备：

市直政务服务机构应提前做好以下工作:

制定《政务服务事项电子文件归档范围和保管期限表》和元数据方案并报审；政务服务平台归档功能开发，对接数字档案室系统；归档参数初始化配置等。

（2）归档整理流程：

政务服务事项办理完毕后，市直政务服务机构业务经办人在系统中办结业务，系统根据归档配置自动或半自动匹配文件分类和保管期限等，对电子文件进行预归档。

预归档后，如发现材料不完整或者需要补充的（包括纸质材料扫描件），由经办人对该项业务材料进行补齐补正。

经办人（或档案员）对归档电子文件材料进行审核，确认无误后归档。

归档电子文件数据交换至数字档案室系统，档案员在数字档案室系统中检测、登记确认归档电子文件，对检测不合格的电子文件进行补充整理。

同时，档案员需将相关纸质材料进行整理。

（3）移交市档案馆：

属于市档案馆进馆范围的归档电子文件按市档案馆接收计划移交进馆。

政务服务事项电子文件归档移交工作流程

2、政务服务平台归档功能开发和对接深圳市数字档案室系统要求

电子文件归档需要先完成政务服务平台归档功能的开发，对接深圳市数字档案室系统，使平台能在电子文件拟制、办理时齐全完整收集归档数据，形成归档信息包交换至数字档案室系统。

（1）归档功能需求

a）归档配置功能。

支持配置每项政务服务事项电子文件的归档范围、档案保管期限、电子文件号等生成规则及档案密级、档案开放标识等内容。

档案开放标识一般设置为“向社会开放”“依申请开放”或“依法不予开放”等三类，其中标识为“向社会开放”的需明确到具体开放的材料和数据目录。

“依申请开放”需明确开放的条件和对象范围。

b）整理组件功能。

文件办结后进行预归档，系统根据归档配置自动或半自动对电子文件及其元数据进行收集和整理，形成归档信息包，可支持通过时间戳和数字摘要等技术手段确保电子文件真实性、安全性。

c）清点检测功能。

在形成归档信息包时，根据归档配置信息对归档信息包的真实性、完整性、可用性和安全性进行必要的自动检测和清点，并支持合格信息包的自动归档。

根据需要对自动检测结果不合格的待归档电子文件及其元数据进行人工补充，对特殊原因造成的不合格结果进行容缺归档并备注说明具体原因。

d）统计监管和审计功能。

支持对归档过程中的电子文件按需求进行分类统计，对归档配置及归档数据进行在线监管。

对归档过程中的所有操作及操作人员、时间和结果等日志信息进行记录和跟踪审计。

e）数据交换功能。

支持将归档信息包从政务服务平台在线交换或通过光盘离线导入到深圳市数字档案室系统。

（2）归档信息包技术规范

以一个办件为部门形成归档信息包，归档信息包的内容为单个政务服务事项办理过程中形成的电子文件组件及其元数据。

a）信息包结构

信息包在逻辑上是一个以电子文件号（编号规则：

部门代码—事项类型代码—主项代码—子项代码—年度—保管期限—归档流水号）命名的归档文件夹，存放归档的电子文件组件及元数据，电子文件组件按照预先设置的归档材料目录进行整理和排序，并存放在以归档材料目录命名的子文件夹中。

电子文件组件排序结果性材料应排列在前，其他材料依工作流程顺序排列在后（行业主管部门另有规定除外）。

对已办结归档的政务服务事项电子文件，在变更或补正电子文件及元数据时需采用嵌套结构形成新的归档信息包。

嵌套结构的组织存放方式与一般结构一致，在归档文件夹内存放原始的归档信息包、补正后元数据信息和电子文件组件。

b）电子文件组件

电子文件组件是指办件形成和获取的各个计算机文件，存储格式以政务服务平台上形成时原采用符合标准要求格式为准，需能在脱离政务服务平台的情况下正确读取与使用。

Ø以附件形式获取的电子文件，如文档、音频、视频等，使用符合国家标准或国际标准的文件格式保存，按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）执行。

Ø以数据链接形式存放的电子文件将其下载并保存。

Ø以关系数据库形式存放，显示时以临时抽取组合方式形成的电子文件，转换成符合规范的OFD、PDF/A、XML、HTML等易于读取和显示的格式保存。

对国家、省有关部门已规定标准文本样式的电子文件，在归档时按照规定的标准样式转换成OFD或PDF/A等格式的版式文件，版式文件格式按照《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）执行。

Ø通过数据共享形式在线调阅及办结形成的电子证照以版式电子文件形态归档，按照《电子证照文件技术要求》（GB/T36905-2018）执行。

在线调阅的查证信息参照电子出证的规范要求形成包含查证信息及元数据的ZIP压缩文件。

c）电子文件元数据

电子文件元数据包括归档配置信息、基本信息和办理流程信息，以XML格式分别保存。

保存元数据文档的同时保存该元数据文档的结构说明文档，或以注释等方式在元数据文档内予以说明。

（3）对接深圳市数字档案室系统

深圳市数字档案室系统用于各部门集中管理本部门各门类归档电子文件，按计划接收属于进馆范围的电子文件。

市直各部门可向市档案馆申请开通本部门数字档案室系统账号。

市政数局在建设政务服务统一申办、受理、审批平台（以下简称通用平台）时，需同步开发建设归档功能模块，对接数字档案室系统，政务服务事项全流程使用通用平台办理的，可在通用平台进行归档操作。

政务服务事项全流程或部分流程使用各部门自建的政务服务信息系统（以下简称专用平台）办理的，需要各部门自行开发专用平台的归档功能模块，对接数字档案室系统，在专用平台进行归档操作。

各部门自建电子档案管理系统的，电子档案管理系统需符合《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194-2012）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）等规范要求，并与数字档案室系统实现对接。

3、编制归档范围和保管期限表要求

系统归档配置前，市直各政务服务机构需制定《政务服务事项电子文件归档范围和电子档案保管期限表》，具体可根据《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）、《政务服务事项电子文件归档规范》（DA/T85-2019），对照市档案局审定的档案分类方案进行制定。

纳入归档范围的事项包括产生纯电子文件材料（该办件所有材料均在系统流转）或产生混合电子文件材料（该办件部分材料不在系统流转，原件为纸质材料）的事项。

报送市档案局审核时需将《政务服务事项电子文件归档范围和电子档案保管期限表》及审核表一并报送。

元数据方案的归档范围参照《政务服务事项电子文件归档规范》（DA/T85-2019）执行，不能满足实际检索需求的可适当进行扩展，并将“对应政务服务平台数据项或配置方案”栏补充完整后，将元数据方案（包括归档配置信息的元数据描述、基本信息的元数据描述、办理流程信息的元数据描述）报送市档案局，经数字档案馆系统试接验证后，确定是否通过审核。

4、归档整理功能要求

（1）归档

政务服务事项办理完毕后，业务经办人在政务服务平台上对文件进行办结，系统根据归档配置自动匹配，或通过人机交互由经办人选择文件类别和保管期限，对电子文件进行预归档。

经办人须核对预归档文件是否齐全完整、符合法定形式，签章是否完备有效等，同时对需要归档的其他电子或纸质文件材料一并补充归档（纸质文件材料扫描后上传），上传后的纸质文件材料需用铅笔标注电子文件办件编号，并同步移交档案员进行线下整理归档。

经办人（或档案员）对预归档电子文件进行审核，确认后电子文件归档信息包脱离政务服务平台，数据交换至数字档案室系统，完成正式归档。

（2）补充整理

档案员在数字档案室系统中对归档电子文件进行登记确认，系统根据归档配置赋予档号，并检测电子文件真实性、可靠性、完整性和可用性，反馈检测结果。

档案员可以对归档电子文件进行补充整理，并同步完成纸质材料整理。

a）补充著录。

参照《档案著录规则》（DA/T18-1999）对系统自动获取的著录信息进行人工补充或更正，根据本部门《政务服务事项电子文件归档范围和电子档案保管期限表》重新审核电子文件，调整文件类别和保管期限等。

b）补充上传归档材料。

部分线下产生的没有同步完成扫描纸质文件材料，应当在该事项办理完毕后一个月内，对纸质文件材料进行数字化扫描，并在数字档案室系统中补充上传。

c）调整档号。

电子文件登记确认后，系统根据归档配置自动生成档号，必要时档案员可进行档号调整。

d）混合电子文件补充整理。

混合电子文件中的纸质材料应参照纸质档案标准整理后补充归档，编制档号时根据系统中的档号进行编排，采用与电子档案同一套档号体系。

由于混合电子文件部分可通过系统直接归档，没有形成纸质材料，该办件的纸质材料装盒时会出现跳号情况，整理时需在档案盒备考表中详细说明。

5、移交市档案馆功能要求

市档案馆每年上半年在数字档案室系统中下发接收计划，各部门根据时间安排，通过系统移交属于进馆范围的电子档案。

电子档案移交时需提供移交说明（包括政务服务事项清单、使用系统情况、电子文件归档情况和电子档案整理情况等）。

市档案馆在线检查电子档案质量，存在问题的退回移交部门进行整改，直至符合要求再予以接收。

五、服务要求

（一）项目周期

合同签订之日至2021年12月31日。

（二）工作量及成果要求

基本能够完成20-30个系统电子文件（含文书档案、专业档案、政务服务事项等）对接并对系统进行相应改造完善，非服务商自身原因造成的完成数量不够不影响服务商项目验收。

（三）服务形式

中标供应商需派驻3个研发人员（开发、测试及运维），长期驻点深圳市档案馆（深圳市福田区上梅林林丰路2号深圳档案中心）完成开发工作。

六、人员要求与培训

（一）人员要求

1、在服务期限内，为确保及时完成工作。

中标供应商需选派不少于3人常驻采购方工作现场。

2、年龄：

20-40周岁。

3、中国国籍公民，身体健康，政治历史和社会关系清楚，无犯罪记录。

4、派驻人员必须具有大专或大专以上学历，具有档案培训机构颁发的档案培训证的优先考虑。

5、中标供应商需指定一个项目负责人，对派驻人员进行专门管理，对工作进度进行督导。

6、在项目实施期限内，供应商所有派驻人员由档案馆综合部负责管理，须遵守档案馆的管理制度和规定。

供应商应对派驻本项目的工作人员进行档案保密安全教育，派驻人员要严格遵守《档案法》、《保密法》及其他有关法规，严防泄密现象发生。

供应商应与我馆签订保密协议，并与派驻人员签订保密协议。

（二）培训

1、培训总则

中标供应商至少必须满足本章要求的培训服务。

（1）所提供的培训课程表随响应文件一起提交，中标供应商必须详细列明相应的培训课程内容、人数和时间安排。

（2）商业软硬件产品的培训授课人必须是经过厂家认证的工程师，其他培训授课人应有相应的资质和经验。

（3）中标供应商必须为所有被培训人员提供培训用文字资料和讲义等相关用品。

所有的资料必须是中文书写。

（4）具体培训计划须报采购人同意后实施。

2、培训目标

（1）通过对系统用户和管理员进行操作和技术培训，保障系统上线后的正常运行。

（2）使各类用户熟练系统操作，提高工作效率。

（3）培养出优秀的维护及管理技术队伍。

3、培训方案编制

中标供应商应编制项目整体培训方案，包括但不限于标准体系培训、集成方案培训、推广培训、项目管理工作培训、软件技术培训、项目维护培训和应用系统操作培训等。

4、培训内容与课程要求

培训内容包括但不限于标准体系培训、集成方案培训、推广培训、系统管理工作培训、软硬件技术培训、日常使用培训、项目维护培训和应用系统操作培训等。

中标供应商需针对用户按照不同的角色安排不同的培训课程，如系统管理员、普通用户、领导等角色，安排不同的培训课程。

培训方式包括现场培训、集中培训和远程培训，可视采购人安排，分批分期进行。

七、供应商资格要求

1.具备《政府采购法》第二十二条规定的条件；

提供在中华人民共和国境内注册的法人或其他组织的营业执照（或事业单位法人证书，或社会团体法人登记证书）、组织机构代码证、税务登记证（如已办理了多证合一，则仅需提供合证后的营业执照）；

2.近三年内（投标人成立不足三年的可从成立之日起算）无重大违法犯罪记录和不存在处于被禁止参与政府采购活动期限内情形的书面声明。

3.未被列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单，投标文件中提供证明材料。

（应同时提供“信用中国”网站（）、深圳政府采购网（）、深圳信用网（）等渠道查询的相关主体信用记录，必须提供每个网站查询的所有记录）。

列入失信记录名单的供应商，将取消其参与本次投标的资格。

4.本项目不接受联合体投标，不得分包、转包。

八、评标定标方法

1.采购方式：

公开招标

2.评标定标方法：

采用综合评分法评标，分数最高的选为中标供应商。

得分数相等时，以投标报价低的优先，投标报价也相等的，由采购人自行确定。

综合评标标准见附件《综合评分法评标标准》。

九、商务需求

（一）报价要求

1.本项目服务费采用包干制，应包括服务成本、法定税费和企业的利润。

由投标供应商根据采购文件所提供的资料自行测算投标报价；一经中标，报价总价作为中标供应商与采购人签定的合同金额，合同期限内不做调整。

2.投标供应商应当根据本企业的成本自行决定报价，但不得以低于其企业成本的报价投标。

3.投标供应商的报价不得超过项目预算金额。

4.投标供应商的报价，应当是本项目采购范围和采购文件及合同条款上所列的各项内容中所述的全部，不得以任何理由予以重复。

5.除非采购人通过修改采购文件予以更正，否则，投标供应商应毫无例外地按响应文件所列的清单中项目和数量填报综合单价和合价。

投标供应商未填综合单价或合价的项目，在实施后，将不得以支付，并视作该项费用已包括在其它有价款的综合单价或合价内。

6.投标供应商应先到项目地点踏勘以充分了解项目的位置、情况、道路及任何其它足以影响投标报价的情况，任何因忽视或误解项目情况而导致的索赔或服务期限延长申请将不获批准。

7.投标供应商不得期望通过索赔等方式获取补偿，否则，除可能遭到拒绝外，还可能将被作为不良行为记录在案，并可能影响其以后参加政府采购的项目投标。

各投标供应商在报价时，应充分考虑报价的风险。

（二）付款方式

合同签订并在2021年市档案馆财政预算下达后15个工作日内支付合同标额60%的服务费，在市财政局年终结算前验收并支付合同尾款。

（三）违约责任

1.双方不得擅自解除本合同。

供应商若擅自解除本合同（供应商明确表示不履行合同或无合同依据停止工作超过十天的，视为供应商擅自解除本合同）。

则应退还采购方已支付的全部费用，同时还应按合同价款的50%赔偿采购方损失。

2.双方未按本合同约定履行义务，而导致对方蒙受经济损失的，应赔偿对方经济损失。

3.供应商擅自将本合同的全部或部分权利义务转让给任何第三方、或者将本合同项下的服务分包给任何第三方的，应按本合同价款的50%支付采购方违约金，同时采购方有权单方面解除本合同。

4.供应商应对工作成果的质量负责，若因供应商提供的工作质量不合格导致严重问题的，应承担全部责任，赔偿采购方全部损失。

（四）供应商需提供的文件清单

1.公司简介。

2.企业工商税务注册及资质文件（复印件加盖投标人公章）。

3.法人代表证明及委托文件。

4.项目实施方案。

5.以往档案行业开发服务案例样本。

6.报