1文件与资料管制程序改.docx

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1文件与资料管制程序改

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文件與資料管制程序

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20001

本文件隸屬公司資產，任何人非經許可，不得私自影印

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1.目　　的：

確保品質體系所使用之文件處理迅速、正確流通、應用及管制、以確保各相關部門能適時獲得且有效之最新文件.

2.範圍：

本公司所生產之産品自工程資料、原物料採購、製造、檢驗測試、包裝儲運至出貨等各階段作業中，不論是本公司內部或客戶／供應商提供之相關資料之製作及管理均屬之.

3.權責：

3.1文件之分發核准：

手冊及程序文件由總經理核准發行份數，工作指導書由該單位主管核准發行份數.

3.2文件核准：

品質手冊及程序文件由總經理核准，工作指導書由該單位主管核准.

3.3文件分發、回收、銷毀之管制單位：

品質手冊及程序文件由文管中心（D.C.C）負責，工作指導書由該單位決定自行負責，或統一委由文管中心（D.C.C）負責。

3.4文件制、修訂及廢止：

原制訂部門執行，按3.2核准.

3.5文件審查：

手冊及程序文件由各部門主管配合審查，工作指導書由該單位主管審查。

注.：

本公司文件類別區分：

1一階文件：

品質手冊.

2程序文件：

文件管制、品質記錄、內部稽核等，如品質手冊內所訂定各項程序.

3工作指導書：

作業工作指導書、流程圖、使用手冊、技術文件、檢驗工作指導書、圖面....等之資料文件均屬之.

4表單：

空白之校驗記錄、矯正記錄、測試／報告、保養記錄、訓練記錄....等.

5外來文件：

適用的法規、客戶圖面、工作指導書等，以及本公司程序文件或工作指導書所依據並引用之工作指導書均屬之.

4.作業內容：

4.1文件管制作業流程.（如附件一）

4.2文件編碼體系：

各類文件之制訂、修訂均需由擬案單位依文件編碼體系編號管理.

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4.2.1文件編碼體系

　　　　□□□□□

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　表流水號（如下4.2.2敍述）

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　表文件類別（一碼）

　　　4.2.1.1文件類別：

　　　　　　1-品質手冊　　　2-作業程序

　　　　　　3–檢驗、作業工作指導書4-表單

4.2.1.2外來文件以原制定者之編號或名稱不需另行編號

4.2.2流水號：

4.2.2.1品質手冊只有一冊，給流水號直接以10001代表。

4.2.2.22作業程序，3作業工作指導書、檢驗工作指導書與，4表單,流水號以按序號編訂自0001,0002,-----編起，如因修訂或分別編訂，不連號無所謂，只要不重號或不發生一文件兩編號即可接受,如四碼不足使用，或為方便族群編號及尋找時，可自行擴編兩碼如3000101、3000102-----，以方便找尋爲原則.

4.2.2.3流水號四碼以按序號編訂自0001,0002,-----編起，某一類文件如因查詢方便或展開運用流暢需求，可將流水號的第一碼給予定義，給某一功能或部門使用，以達到分類效益；需要時按下述原則使用。

4.2.2.4流水號的第一碼給予定義：

0管理部（含文管中心）及多部們共用管理用途文件，1品保部，2廠務部，3工程規定或工程單位，其他於有需要時另行協調規定。

4.2.3文管中心對各部門／單位之文件編號應以「文件管制總覽表」列表管制,不得有重復或誤用之情形.

4.2.4材料與工程圖之編號參照【材料與圖面編號作業工作指導書】。

　4.3版本／版次：

　　4.3.1以軟體文件方式之文件，第一次制訂之書面原版以00表示,修訂以WORD檔案之摘要資訊中”批註”配合ECN說明。

　　4.3.2如以SERVER存檔，由各工作站讀取之檔案，均由SERVER中讀取，故SERVER中檔案更新，各工作站取得之檔案，即爲最新版次。

　　4.3.3外來文件之版本版次之更新由文管中心協調合適對外單位，每年向原制訂發行單位或至中央標準局核對，適時取得新版.並以「文件管制總覽表」更新記錄新版資料。

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4.3.4如以列印之書面文件，品質手冊與程序書與表單第一次制訂之原版以00表示,00版第一次修訂以01表示，依此類推.

　　4.3.5爲避免版次修訂次數太多，影響文件之真實內容，凡版次經多次或到9次或大幅修訂後，原制訂單位得變更版本，發行第10版、第20版...等.

4.3.6工作指導書或相關依循計劃或總覽表等文件，則由該單位主管自行決定以00、日期、名稱或其習慣之識別序號表示版本。

4.4保管責任与保存期限

4.4.1公司標准對外一律保密,對公司內部需加以管制,除表單之正常使用外,

標准文件均不可任意复印,需以申請單申請.

4.4.2為業務需要,對外如客戶要求品質手冊或其它標准文件必需复印時,可由

相關單位提请協理以上人員核准后,向文管中心申請提供,由業務或相關

人员提供給客戶,不予管制并蓋"參考資料"章。

4.4.3公司標准之責任保管人員該收受單位之主管,如遇單位變更﹑合並或個

人离职﹑輪調時,應將所保管之公司標准正式列入工作移交.

4.4.4若單位裁撤,該單位責任保管人應將所保管之公司標准于一周內正式。

文繳回文管中心.

4.4.5公司标准文件如品质手册﹑品质程序及作业指导书﹑作業準則﹑檢驗

标准书均应依发行日期为生效实施和保存至作廢為止;品質記錄表單則

依品质表单总览表上规定之保存期限保存之.

4.5文件制訂、修訂、廢止作業:

4.5.1文件之制訂作業：

視需要由適當部門指定專人完成擬案後，由擬案單位召集相關單位會審，無異議後依文件編碼體系予以編號，如以影印發行，並填寫「文件分發繳回記錄表」，按3.1頒佈發行.

4.5.2所有文件在核准、頒佈發行等各階段，若有異議時得隨時退回原制訂部門／單位修改之，必要時得召開臨時審查小組會議修訂之.

4.5.3文件之修訂作業：

各項品質文件在實際作業中，若有不合現狀、須修改或增訂者，得由發現單位或起議者協調，直接於相關文件上變更，變更時必須注意留下相關的變更履歷，可適切以版次增加方式，直接於文件或圖面上注明變更內容，或變更位置；也就是說文件小的修改可由權責人員會同文管人員直接修改抽換，以版次01，02……加以區別，並加蓋“受控文件章”，不需另填寫「工程變更通知單」。

若已進入量産且會牽扯到庫存或制程上的返工等作業，或使用者認爲有需求時，則可以會議記錄方式或填寫「工程變更通知單」，提出修訂原因交原制訂單位研議修改之，修訂完成後之文件，其審查、核准、頒佈發行等作業程序同4.4.1項條文（文件之制訂作業）。

4.4.4文件之廢止作業：

文件廢止之申請、核准、頒佈等作業同4.4.3項條文（文件之修訂作業）.但文件廢止後，原文件編號之版本／版次不可再重復使用.

4.4.5文管中心將「工程變更通知單」予以統一編上連續編號（ECNXX-XXX前兩碼表年度後三碼爲流水號），並將文件修訂內容或變更性質（適用時）記錄於「工程變更通知單」，並由原稿保存單位將修訂編號或修訂摘要，轉載於文件修訂履歷頁之修訂記錄摘要欄內。

4.4.6　文件修訂內容或變更性質（適用時）記錄於「工程變更通知單」，並由原稿保存單位將修訂編號或修訂摘要，轉載於WORD檔案之摘要資訊中”批註”欄內。

　4.5文件分發﹑回收作業：

4.5.1經核准之文件，得由文管中心保管並以「文件管制總覽表」或不拘格式之總覽表列帳管理。

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4.5.1.1本公司文件如以軟體方式發行：

于網路主機，由文管中心負責將，正確且經核准之文件檔案維護於網路主機，再以MAILSERVER傳送至各工作站，各工作站開啓檔案時即接收該份檔案，並於電腦中留下接收記錄。

以軟體方式發行，各工作站只能閱讀文件，不可列印表單以外之文件。

4.5.1.2經核准之手冊、程序、表單文件，得由文件管中心保管並以「文件管制總覽表」列帳管理，如爲書面發行再擬「文件分發繳回記錄表」，經原制訂單位稽核並按3.1規定核准後，影印適當份數並於變更核准履歷頁加蓋受控文件章，變更核准履歷頁及各頁蓋序號章（表單例外蓋于表單背面）發行之，並請收文單位簽收。

（注:

不同部門而同位於一辦公室，可共用ㄧ份文件）

4.5.1.3三階文件如工作指導書、圖面、規格等則由該單位主管自行決定以4.5.1方式管制；或以不拘格式之總覽表列管，亦可接受以原稿文件上記錄分發物件（亦可注記於文件背面）之分發，簽收於原稿背面；若以原稿直接使用則不需分發。

4.5.1.4三階文件如該單位主管自行管理，需影印一份給文管中心，如不方便可以總覽表備案即可。

4.5.2修訂及廢止時，須由文管中心，按核准後之文件，維護網路主機該文件檔案。

4.5.3文件之修訂及廢止，經核准後，舊版失效文件應于新文件更新之同時移除，若有參考價值者，可予以備份于文管中心，以供需要時之參考。

若舊版有暫時沿用需求時，得附件於「工程變更通知單」上說明暫時使用。

4.5.4修訂及廢止時如爲書面發行，須由文件管制單位依原分發單位回收所有舊版文件，回收時須注意數量及內容之完整性，並記錄於「文件分發繳回記錄表」或適用之欄位上（如原稿背面）。

適用時可同意由制定單位，以原稿上直接修訂及改版（意指以塗改簽名方式），若以此種方式改版，分發之文件由文件管制單位負責前往改版，無須做簽收及繳回之作業。

4.5.5文件之修訂及廢止，經核准後，舊版失效文件應于新文件發行之同時，收回銷毀之，如有回收紙使用狀況，應蓋上舊圖作廢，以防止誤用文件.

若舊版有暫時沿用需求時得於「工程變更通知單」上說明待件文失效時再收回銷毀之。

4.5.6對外文件之分發，由外單位人員簽收,如不方便:

得由適當之對外單位代簽收之，分發時應加蓋文件用途章（含發行日期）並以「暫行或對外文件分發記錄表」記錄；失效或作廢之文件則不予回收。

4.5.7外來文件之分發：

4.5.7.1客戶提供之圖面、規格或技術資料由業務單位轉文管中心以類別，或該客戶檔案直接歸檔列管，並蓋上外來文件章，作廢或過時之文件則直接蓋上舊圖作廢，以確保不會被誤用。

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4.5.7.2外來文件之審查核准非本公司許可權，若直接引用于封面蓋外來文件章，視同審查核准。

4.5.7.3外來之標準、規定等，客戶提供之圖面、規格或技術資料均由文管中心以「文件管制總覽表」或「模具圖面總覽」﹑「產品圖面總覽」列帳保管，供各單位借閱參考，除有實際生產或使用需求經申請核准發行者外，原則不予分發；如需分發時需蓋受控文件章並簽收於文件背面或以「文件分發繳回記錄表」分發簽收。

若因設計單位需求之外來文件，轉給設計單位轉成公司圖面使用，圖面完成後於公司圖面上蓋文管出圖章作為原稿。

4.6文件保存、銷毀作業：

　　4.6.1文件保存：

4.6.1.1各文件類別之保管：

A.經頒佈發行之體系文件、程序文件、及各式表單之原稿，均由文管中心列帳保管；作業指導文件、産品規格資料有關之圖面、材料規格等由該文件制定單位主管決定自行負責保管，或交至文管中心列帳保管。

B.外來文件由文管中心保管之。

4.6.1.2文件之保存：

對外發行不列管者不適用

A.各類品質文件（一、二、三階文件）之保存，由文件持有人或部門主管負責、品質記錄則按【品質記錄管理程序】規定保存。

B.舊版及廢止之文件回收時，原稿保存單位則須對歷次版本制訂及修訂之原案（未加蓋受控文件章）蓋舊圖作廢後，如有知識性之參考價值應予以保存，需要時並與有效文件分開保存。

C.舊版及廢止之文件，于更新檔案時，文管中心則須對歷次版本之原案，如有知識性之參考價值應予以備份保存，並從網路主機中移至參考檔案夾中，以防止被誤用。

　　4.6.2文件銷毀：

　　　　4.6.2.1如有書面發行時，由各單位回收之所有舊版及廢止文件，須由文管中心銷毀之.（文管中心僅需保留各版本／版次之有參考價值文件，之檔案備份）。

　　　　4.6.2.2已逾保存期限之記錄、資料等，得由各類記錄之保管單位自行銷毀之。

4.7文件之檔案管理：

4.7.1除文件管制單位得依規定影印適當份數發行外，使用單位除空白表單

外，不得影印任何正式文件。

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4.7.2文件如發現有缺頁、破損、字迹模糊等缺陷，使用單位應填具「文件補發申請單」向文件管制單位申請補發，不得借（調）其他單位之文件以影印方式自行處理，而文件管制單位對於破損、字迹模糊等缺陷之頁次，應於補發之同時進行回收作業並銷毀之。

4.7.3若以軟體方式發行：

以軟體方式發行，各工作站只能閱讀文件，不可列印表單以外之文件；文件均以工作站終端機上，所提供之文件爲主要依據。

4.7.4文件之分發份數如不夠時，應由使用單位主管直接與文件之原制訂單位主管協調，修訂文件之分發單位及數量（依3.1規定辦理核准）；文件管制單位再依修訂後之「文件分發繳回記錄表」予以補發。

4.7.5文件管制單位須每年，或視需要發行其保管所有文件之「文件管制總覽表」，供各使用單位核對其，所使用文件是否爲最新之版本／版次；未發行新「文件管制總覽表」前，各單位收到新文件時自行于原「文件管制總覽表」上更新版本／版次。

4.7.6現場使用之文件必須置於作業場所，非現場使用之文件，則由各使用單位主管或指派專人自行集中管理，另任何人均不得於正式文件上加注標記或書寫任何文字、符號等，以確保文件之正確性。

　　4.7.7文管中心均須設有專人管理，且其文件之管理必須納入內部品質稽核專案中，以確保資料之正確使用。

　4.8暫行文件之發行：

4.8.1發行時機：

A.客戶暫定之要求.

B.因急需而暫時更動標準.

C.量産前之樣品試作

D.因專案臨時性做資料需求.所需文件

4.8.2發行程序:

由需求單位向文件管單位以「暫行或對外文件分發記錄表」申請，依3.1訂核准後發行。

4.8.2.1如是新開發且要開模用途之文件，發行時於文件上標示本圖僅作「」用途之方形資料中心章，及日期，有效期間致該模具及樣品送樣完成，逾期則自動失效，各受文單位自行按規定銷毀之，文件管制單位不予回收。

如在開模過程中有變更之情形,則回收舊文件,發行新文件.

4.8.2.1如是送樣而不需開模用途之文件，發行時於文件上標示樣品圖面章，及日期，有效期間至該樣品送樣完成，逾期則自動失效，各受文單位自行按規定銷毀之，文件管制單位不予回收。

如在打樣過程中有變更之情形,則回收舊文件,發行新文件.

4.9文件管制記錄:

文件管制與變更相關記錄依【品質記錄管理程序】。

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4.10軟體文件之管理:

4.10.1定義：

本公司與品質體系有關之軟體文件主要定義爲，將會以光碟、磁片、MO、mail等軟體方式傳送，而據以作爲生產産品依據（如工程圖面），或作爲作業程序依據（手冊、程序書、工作指導書、表單文件），或作爲行銷文件製作依據（目錄、企劃案等）。

4.10.2備份管理：

必須有正確版本文件之備份。

4.10.2.1不定期更新：

由文管中心或指定之部門負責，隨文件之更新，以文件管制總覽檔列管，並更新備份於電腦硬碟中。

4.10.2.2定期更新：

每三個月確認一次軟體「文件管制總覽檔」，如有更新則予以更新備份於光碟、或MO，保存于總經理（含以上主管）處。

4.10.3管理指定部門：

生產産品依據（工程圖面）軟體文件由工程單位管理，手冊、程序書、工作指導書、表單文件之軟體文件由文管中心管理，行銷文件製作依據（目錄、合約、企劃案等）軟體文件由業務單位管理，定期更新備份由總經理（含以上主管）管理；其他部門不得有任何形式之軟體文件備份保存，除非是由管理指定部門由SERVER發行至各終端機上供作業執行之依據如程序書，或是正在進行文件修改更新，而由指定部門提供之前正確版本軟體文作爲更新之用。

4.10.4管理要求：

4.10.4.1會印出書面紙張之軟體文件審查核准：

於電腦硬碟或適當光碟、磁片、MO、中軟體文件之正確性確保，仍需符合審查核准之確認，而以作業順序之完成視同爲審查核准，所有文件如以軟體文件方式製表，均會列印後經書面審查核准，經審查核准後如有修改修改後必須交回，由原文件製表者負責將軟體文件更新爲正確內容，更新後則交由管理指定部門管理，更新其文件管制總覽檔，該文件即視同爲審查核准。

4.10.4.2不會印出書面紙張之軟體文件審查核准：

如爲不會印出書面紙張之文件如圖檔，因直接作爲CNC開模依據，由試模後確認該圖面文件正確，如需修改模具則以批註說明修改處，完成此動作該圖視同審查核准，即傳送給指定管理人員以文件管制總覽檔列管。

4.10.4.2正確版本使用：

所有軟體文件均保存於管理指定單位，若有作爲作業依據之需求，則透過SERVER發送至各終端機，故各部門均會以正確版本使用。

4.10.4.3使用管理：

發行至各終端機上軟體文件且除非指定授權之制定單位不能修改，故任何其他部門不得有任何形式之軟體文件保存，除非是由管理指定部門由SERVER發行至各終端機上供作業執行之依據如圖面，或是正在進行文件修改更新，而由指定部門提供之前正確版本軟體文作爲更新之用。

4.10.4.4變更管理：

如軟體文件經管理指定單位，由SERVER發行至各終端機上供作業執行之依據，各使用或修改單位，不得另行備份保存，若進行修改於修改後必須傳回SERVER，由管理指定單位更新其文件管制總覽文件，而更新作業之依據則以書面「工程變更通知單」作爲修改之依據。

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4.10.4.5對外發行管理：

除定期備分外，如有以軟體文件對外發行，如目錄印製MO等之發行，必須由管理指定單位之專人以「暫行或對外文件分發記錄表」申請及做發行記錄。

4.10.4.6本公司與品質體系有關之軟體，必須使用有版權之正版光碟或磁片，並保存于文管中心，以爲備份、且以文件管制總覽表列管。

4.10.4.7軟體之維護，須有專人或委託配合之軟體廠商，使體系運作順暢。

4.10.4.8體系中斷或當機時，可以不拘格式之紙張暫行記錄，待體系恢復正常後，再將相關資料KEYIN。

5.相關文件：

5.1品質記錄管理程序20002

5.2材料與圖面編號作業工作指導書33001

6.使用表單:

6.1文件管制總覽表40001

6.2文件分發繳回記錄表40002

6.3暫行或對外文件分發記錄表40003

6.4工程變更通知單40004

6.5文件補發申請單40005

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附件一：

文件管制作業流程

　　　　　　　NO

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　NO

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（作廢）

　　　　　　　　　　　　　　　（制訂、修訂）

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（修訂）

　　　　　　　　　　　　　　　（制訂、修訂）