电子文件归档和电子档案管理制度三篇.docx
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电子文件归档和电子档案管理制度三篇
电子文件归档和电子档案管理制度三篇
篇一:
电子类资料和档案特殊管理制度
为加强应急救援电子类资料和档案的管理工作,方便做好数据备份,特制订本制度。
一、制度
(1)对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,由煤矿应急救援机构统一协调,指定专人负责,保证管理工作的连续性。
(2)为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。
(3)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,在内容、相关说明及描述上保持一致。
(4)具有保存价值的电子文件,必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。
进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。
(5)电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。
2、电子文件的收集与积累
(1)收集范围。
电子文件的收集范围:
草稿性电子文件;非正式电子文件;正式电子文件;无纸电子文件;文本文件;图象文件;图形文件;影像文件;声音文件;多媒体文件;计算机程序;数据文件;公司业务所需的各种文件。
(2)收集、积累要求
1、记录了重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时,相关人员须向计算机全文处理的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件进行保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。
2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件之间,相互建立准确、可靠的标识关系。
3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。
同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上。
4、用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式和属性。
5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件,如果采用非标准压缩算法,则应将相关软件一并收集。
6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其对设备的依赖性,以及易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。
7、用视频设备获得的动态图象文件,收集时应注意收集其压缩算法和软件。
8、用音频设备获得的文件,收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
9、由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应注意参数准确、数据完整。
10、通用软件产生的电子文件,收集时应注意收集其软件型号和相关参数。
专用软件产生的电子文件,收集时必须连同专用软件一并收集。
11、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
3、电子文件的归档。
定期把符合归档条件的电子文件,按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。
(1)归档范围
电子文件的归档范围:
草稿性电子文件;非正式电子文件;正式电子文件;无纸电子文件;文本文件;图象文件;图形文件;影像文件;声音文件;多媒体文件;计算机程序;数据文件;公司业务所需的各种文件。
(2归档要求
1、把带有归档标识的电子文件集中,制成归档数据集,拷贝至耐久性的载体上。
对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。
2、软件文档归档要求
①上传文档必须以工作日当天上传,档案管理员做好检查与备案。
②备案推荐采用的载体公司指定档案管理员的服务器。
禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
③存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签,标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境
④将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
⑤需要长期保存的电子文件,应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上,如果是自行开发的应用软件,也应将软件及相关数据存在同一载体上。
⑥原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后,保留时间至少1年。
4、电子档案的销毁鉴定
(1)电子档案的销毁鉴定,按公司档案管理制度执行。
(2)电子档案的销毁,档案管理员在报总经理批准后,办理相关手续后,方可实施。
(2)非保密电子档案可在批准后删除。
属于保密范围的电子档案被销毁时,如存储在不可擦除载体上,须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。
五.处罚措施
1、不得上传与工作无关数据,一旦发现给予责任人严重过失单处罚。
2、如未按规定及时上传电子数据,造成数据丢失,对公司造成严重损失的,后果由当事人和部门负责人承担。
篇二:
电子档案管理制度
1、为加强公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用电子档案,为公司发展服务,特制定本制度。
2、公司电子档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史电子文件记录。
3、各部门及各项目承办人员应保证项目及相关文件的系统完整(各种附件一律不准抽存),项目结案后及时归档。
4、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
1、公司资料:
规章制度、资质证书、宣传资料、合同档案等资料。
2、技术资料:
设计规范、产品施工图、项目资料。
1、公司指定专人负责电子档案的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,严格按照本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号,每周一上午将上周文件资料交管理负责人进行归档储存。
3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,会议文件由行政部收集。
四、归档要求
(一)文件的登记
1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验,并由负责人签署审核意见,检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。
2、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页,以各文件夹为单位填写续页。
3、电子文件登记表为树式链接,在上级电子文件登记表中建立链接,通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表。
4、电子文件登记表应与电子文件同时保存。
(二)文件分类及编号方法
1、档案管理负责人按照“附录C”对文件进行分类。
2、电子文件稿本代码:
M(manuscript)—草稿性电子文件;U(unofficial)—非正式电子文件;F(formal)—正式电子文件。
3、电子文件类别代码:
T(text)—文本文件;I(image)—图像文件;C(chart)—图形文件;V(video)—影像文件;A(acoustical)—声音文件;H(hypermedia)—超媒体链结文件;P(program)—程序文件;D(data)—数据文件。
(三)文件格式规定
1、文字型电子文件以WORD、PDF、TXT为通用格式。
2、扫描型及图片型电子文件以JPEG、JPG为通用格式。
3、视频和多媒体电子文件以FLASH、AVI、WMV、ASF、MPEG、MOV、RM、RMVB、WAV、MIDI、WMA为通用格式。
4、音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
5、对于非以上通用格式的电子文件,如无法转换为通用格式且在存档电脑上无法打开,则必须在存档电脑上安装相关软件。
(四)注意事项
1、档案质量总的要求是:
遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系
2、归档的文件材料均应齐全完整。
3、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即正件在前,附件在后;草稿在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
五、档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。
六、档案的利用
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者需填写《归档电子文件借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅。
未经批准,任何部门或人员不允许擅自复制电子文件。
2、借阅时,应由档案管理人员将资料拷贝件存放在共享文档各借阅人专用文件夹,借阅人应在当天将借阅档案剪切另存,以免增加共享文档的负担。
3、档案不准转借,必须专人专用。
七、档案的安全管理
1、档案管理人员应对储存电子档案的专用电脑设置用户名及密码,填写《档案电脑用户名及密码登记表》,并提交总经理备案。
2、档案电脑密码应3个月更改一次。
3、档案管理人员应对涉及公司机密的文件夹进行加密,填写《加密文件登记表》,并提交总经理备案。
篇三:
电子文件归档
1.目的
为了加强公司电子文件的规范化管理,保障电子文件和电子档案的安全和有效利用,更好地为公司各项工作服务。
根据《中华人民共和国档案法》和有关规定,特制定本办法。
2.适用范围
本办法适用于公司企业电子档案的管理。
3.引用依据
3.1《中华人民共和国档案法》
3.2GB/T18894—2002《电子文件归档与管理规范》
3.3内蒙古电力(集团)有限责任公司电子文件归档管理办法
4.术语
4.1电子文件:
是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。
4.2电子档案:
是指利用计算机技术形成,经鉴定具有保存利用价值的归档电子文件。
4.3电子文件的物理归档:
指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上(移动硬盘或光盘等),向档案部门移交的过程。
4.4电子文件的逻辑归档:
指在计算机网络上进行,不改变原有的存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
5.职责:
5.1根据《中华人民共和国档案法》的相关规定,按照档案工作集中统一管理的原则,公司机关各部门及项目部、各专业子(分)公司形成的电子文件,在归档前由各单位指定专人负责收集、积累、保管、登记。
确保电子文件不失真、不损毁、不丢失。
5.2档案管理部门负责归档电子文件的验收及接收后的编目、保管和提供利用以及制作光盘等工作,电子文件形成部门提供协助和支持。
5.3档案管理部门要配备与业务部门相互兼容的计算机及软硬件系统,保证归档电子文件的有效识读。
档案管理人员应忠于职守,具备计算机专业知识,熟悉掌握本单位计算机系统操作技能,并积极主动提供服务充分发挥归档电子文件的作用。
5.4信息管理部门负责从技术上针对自然灾害、突发事件、非法访问、非法操作、人为破坏、计算机病毒等,采取与系统安全和保密等级要求相符的网络设备安全保证、数据安全保证、操作安全保证、身份识别方法等防范对策。
5.5电子文件形成部门及信息管理部门应积极协助和支持档案管理部门开展电子文件归档管理的日常监督、指导及电子档案的保管、利用等项工作。
电子文件形成单位的负责人应对电子档案的真实、完整、有效负责。
6.管理内容和方法
6.1电子文件的管理
6.1.1公司机关各部门、项目部、各专业子(分)公司要把电子文件材料的管理纳入本部门职责范围,应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施,从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记,保证电子文件的产生、处理过程符合规范。
(1)登记处理过程中相互衔接的各类责任者。
文件起草者、修改者、审核者、签发者等。
(2)登记处理过程中的各类操作者。
文件打字者、发文者、收文者、存储管理者等。
(3)登记处理过程中产生的责任凭证信息。
批示、签名、印章、代码等。
(4)登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。
6.1.2为保证电子文件的真实性,文件形成单位应在计算机系统中设置安全防护技术措施。
(1)建立对电子文件操作者的身份识别与权限控制,防止非法侵入。
(2)设置符合安全要求的操作日志,随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。
(3)对电子文件采用可靠的防错漏和防调换的标记。
(4)对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。
6.1.3为保证电子文件的完整性,文件形成单位应建立电子文件完整性管理制度,并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。
6.1.4电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定,针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。
主要有:
网络设备安全保证;数据安全保证;操作安全保证;身份识别方法等。
6.1.5每份归档电子文件均应在《归档电子文件登记表》(见附录1、2)中登记,与电子文件同时保存。
《归档电子文件登记表》如果制成电子表格,应与电子文件一同保存,永久保存的电子表格应附有纸质拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。
6.1.6电子文件稿本代码:
M---草稿性文件;U---非正式电子文件;F---正式电子文件。
6.1.7电子文件类别代码:
T---文本文件;I---图像文件;G---图形文件;V---影像文件;A---声音文件;O---超媒体链结文件;P---程序文件;D---数据文件。
6.2收集与积累
6.2.1电子文件的收集积累是电子文件责任者一项重要内容,应由电子文件形成部门设专人集中管理,不得由个人分散保管。
电子文件不同于纸质文件,应在电子文件形成或任务完成后及时进行收集积累,以防止信息内容丢失、损坏。
6.2.2记录了重要文件的主要修改过程和办理情况,有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。
正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。
6.2.3当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时,应采取严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。
同时应随时对电子文件进行备份,存储于能够脱机保存的载体上。
6.2.4对在网络系统中处于流转状态,暂时无法确定其保管责任的电子文件,应采取捕获措施,集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中,以防散失。
6.2.5对用文字处理工具技术形成的文本电子文件,收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等,必要时同时保留文字处理工具软件。
文字型电子文件XML、RTF、TXT为通用格式。
6.2.6用扫描仪等设备获取的采用非通用格式,如无法转换,则应将软件一并收集。
扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
6.2.7对采用计算机辅助设计或绘图等设备获得的电子文件,收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
6.2.8对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件,应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。
视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
6.2.9用音频设备获得的声音文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。
音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
6.2.10对通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。
专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件,如不能转换,收集时则应连同专用软件一并收集。
6.2.11计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的电子文件处理有关参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
6.2.12对套用统一摸板的电子文件,在保证能恢复原形态的情况下,其内容信息可脱离套用摸板进行存储,被套用摸板作为电子文件的元数据保存。
6.2.13定期制作电子文件的备份。
6.3要求
6.3.1电子文件的特性和表现的功能不同于纸质文件,因此造成其收集积累的方法和要求也不同于纸质文件。
如对于草稿文件,由于不具备正式文件的功能,一般情况下可以不保留,但有重要的修改过程和内容,确有保存价值的信息应收集积累。
6.3.2公司各项目部、各专业子(分)公司在工程施工管理过程中运用电子计算机技术形成的、具有长期保存价值的科技文件材料,按专业进行收集积累,定期存储至可长期保存的脱机载体或制成光盘为归档打下良好的基础。
6.3.3公司所属各单位在OA系统中所发布的电子信息,由公司办公室负责电子文件的收集、积累,同时要收集一份与电子文件内容相同的纸质文件,并与电子文件之间,相互建立准确、可靠的标识关系。
6.3.4公司机关各业务部门形成的、具有参考利用价值的、非网上发布的电子文件,应由本部门资料员收集积累,定期把符合归档条件的电子文件存储至可长期保存的脱机载体以便于归档。
6.3.5公司各项目部、各专业子(分)公司财务部门资料员负责“用友U8总账”的年度账、“用友NC”的年度账,上报公司的年度报表及机打的年度会计明细帐、总账等电子信息的收集积累。
6.4归档范围与归档方式
6.4.1本单位主要职能活动中形成的、运用电子计算机进行公文处理、行政管理,施工管理及施工过程中形成的各种文字文件、表格文件、图像、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件和数据文件。
具有重要凭证、依据、查考利用价值的电子文件均属归档范围。
(电子文件归档范围参照关于纸质文件材料归档的有关规定执行)。
6.4.2电子文件的归档方式分逻辑归档和物理归档。
鉴于公司的实际情况,目前阶段以物理归档方式为主,即将需要归档的电子文件,拷贝至耐久性好的载体(不允许用软磁盘作为电子文件长期保存的载体)上,实行脱机保存的方式。
对于加密电子文件,则应在解密后再制作拷贝,按有关规定归档。
6.4.3根据国家相关规定,各单位在确定了具有保存价值的电子文件归档之前,应同时制成一套相应的纸质文件一同归档。
并应在内容、相关说明及描述上保持一致。
6.4.4具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件,如没有纸质的文件,必须制成纸质文件或缩微品等。
归档时,应同时保存文件的电子版本或缩微品。
6.4.5公司机关各业务部门形成的、办理完毕的、具有查考利用价值的、非网上发布的电子文件可存储到移动设备中,打上相应标识,在归档时把带有标识的电子文件集中、检查并清除计算机病毒。
6.4.6公司本部财务部门及项目部、各专业子(分)公司,当年形成的会计档案,在会计年度终了后,必须将本年度的会计档案(永久、长期)拷贝至移动硬盘或光盘,并打印一套相应的纸质会计档案交公司财务部备案后,移交公司档案管理部门。
6.4.7对已完工进行竣工结算的单位,在财务并回公司账后,应将原始凭证及会计电子信息统一到公司财务部备案,移交公司档案管理部门。
6.4.8各项目部、各专业子(分)公司撤并后,要将所有会计档案材料制成光盘,应随同纸质会计档案到公司财务部备案后,移交公司档案管理部门并办理交接手续。
6.4.9文件形成单位在移交电子文件之前,按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验,并由负责人签署审核意见,检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录3)。
如果文件形成部门采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性,则应把其技术方法和相关软件一同交档案管理部门。
6.4.10为保证电子文件的凭证作用,在国家立法机构正式颁布有关电子签章的法律法规之前,对只有电子签章的电子文件,归档时应附加有法律效力的非电子签章。
6.4.11档案管理部门在接收电子文件之前,均应对归档的每套
载体及其技术环境进行检验(载体有无划,是否清洁;有无病毒;核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续;核实登记表、软件、说明资料等是否齐全;对特殊各式的电子文件应核实其相关的软件、版本、操作手册是否完整),合格率达到100%时方可进行交接。
检验结果分别由移交单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录3)的相应栏目。
6.4.12档案管理部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。
对检验不合格者,应退回形成单位重新制作,并再次对其进行检验。
6.4.13档案管理部门验收合格,完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录3)的填写、签字等。
登记表一式两份,一份交电子文件形成单位,一份由档案部门保管。
6.4.14电子文件保管期限的划分,参照关于纸质文件材料的保管期限标的有关规定执行。
6.5归档时间
6.5.1科技档案:
公司各项目部、各专业子(分)公司工程竣工验收后一个月内将电子文件及相应的纸质文件移交公司档案部门。
6.5.2文书档案:
公司办公室在文件办理完毕后,次年六月底以前将电子文件和相应的纸质文件移交公司档案部门。
6.5.3公司机关各业务部门形成的、办理完毕的、具有参考利用价值的、非网上发布的电子文件存储到移动设备,连同一套相应的纸质文件于次年三月底以前送公司档案部门,由档案管理人员将电子文件拷贝到ERP电子文档系统并制成光盘归档保存。
6.5.4会计档案:
当年形成的会计档案,在会计年度终了后可暂由财务部门保管一年,期满之后由财务部门编制移交清册,向公司档案部门移交。
6.6归档电子文件的整理
6.6.1归档电子文件的整理按《归档文件整理规则》DA/T22—2000规定的要求进行。
6.6.2归档电子文件以“件”为单位整理。
6.6.3同一全宗内的电子文件按照年度——机构(问题)——保管期限等分类方案进行分类。
6.6.4按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。
6.7归档电子文件的保管
6.7.1电子档案的保管除应符合纸质档案的要求外,还应符合下列条件:
(1)归档载体应避免擦、划、触摸记录涂层。
(2)单片载体应装盒,竖立存放,且避免挤压。
(3)存放时应远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离。
(4)环境温度选定范围:
17℃—20℃,;相对湿度选定范围:
35%—45%。
6.7.2归档电子文件在形成单位的保管,也应参照上述条件。
6.7.3档案部门要对电子档案进行登记、建帐,帐目中要注明纸质档案的档号,同时建立机读目录。
6.7.4由电子档案转换成的纸质档案,要及时归入相应档案门类的纸质档案中,按纸质档案管理要求进行管理,并在登记帐中注明其所在的光盘编号及文件名。
6.7.5归档电子文件的形成单位和档案部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。
设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容,如不兼容,应进行归档电子文件的载体转换工作,原载体保留时间不少于3年。
保留期满后对可擦写载体清除后重复使用,不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。
6.7.6档案部门对归档电子档案应每年进行一次有效性、安全性检查,如发现光盘损坏或出现问题,应及时拷贝。
定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》(见附录4)。
6.8归档电子文件的利用
6.8.1归档电子档案的封存载体不应外借,只能以拷贝或网上传输的形式提供利用,并应登记。
未经分管领导批准任何单位或个人不允许擅自复制电子档案。
6.8.2利用时应遵守保密规定。
对具有保密要求的电子档案采用连网的方式利用时,应遵守国家或部门有关保密的规定。
6.8.3利用者对归档电子档案的使用应在权限范围之内。
6.9归档电子文件的鉴定与销毁
6.9.1电子档案的鉴定销毁,参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。
鉴定确无保存价值的电子档案,按照纸质档案的审批程序进行销毁。
6.9.2属于保密范围的电子档案,如存储在不可擦除载体上,应连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。
不属于保密范围的电子档案可进行逻辑删除。
6.10归档电子文件的统计
档案部门应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
附录1归档电子文件登记表(首页)
文件
特征
形成部门
完成日期
载体类型
载体编号
通讯地址
电话
联系人
设备环境特征
硬件环境
(主机、网络服务器型号、制造厂商等)
软件环境
(型号、版本等)
操作系统
数据库系统
相关软件(文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等)
文件记录特征
记录结构
(物理、逻辑)
记录
类型
□定长
□可变长
□其他
记录总数
总字节数
记录字符、图形、
音频、
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