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工作分析06092
06092工作分析
第一章工作分析的产生和发展
1.工作分析的概念:
工作分析是全面了解工作岗位的一种管理活动,是对工作岗位的内容和任职资格进行描述并对岗位定等归集的系统过程
工作分析的历史沿革
1)工作分析思想的探源:
公元前6世纪,希腊著名思想家苏格拉底认为个人的工作是具有差异性的,不同工作岗位的要求也存在差异性,只有让每个人从事他们最适合的工作,才能取得最高的效率。
这种思想为后来的工作分析奠定了基础。
2)工作分析的早期发展:
1747年,大规模工作分析的第一人——狄德罗能简化原有过程中一些不必要的环节,并善于将收集的资料系统化,从而大大优化了原有的工作程序,为以后的工作分析实践提供直接的经验与参考。
3)工业革命至二战间的工作分析:
20世纪初,科学管理之父——泰勒采用了动作实时研究的方法,即把每个工作分解为基本的动作,通过计时不同动作决定完成这项工作最有效的方式,探讨提高劳动生产率的最佳方法,制定出合理的日工作量(动作时间研究:
将工作分成若干部门并分别进行计时)。
闵斯特伯格于1913年在美国出版了《心理学与工业效率》,标志了工作心理学的诞生。
4)工作分析的近代发展:
战后,私人企业开始组织定量专家队伍去解决大型企业面临的一些复杂问题,即定量管理,强调管理决策和问题进行定量分析。
著名的有工作者导向的工作分析问卷法(PAQ)、职务导向的职能工作分析法(FJA)等。
还有关键事件法、功能性工作分析法、工作要素分析法等。
1979年,德国工效学家罗莫特提出了工作分析工效学调查法,他被公认为“工作分析创始人”。
2.西方国家工作分析的发展历程
工作分析最初产生于美国工业企业中,当时叫岗位研究,后应用于政府文件管理中,被称为职位分类,“人力资源”概念被提出后,统一称为工作分析。
1)工作分析的萌芽(1747年狄德罗在编纂百科全书的过程中实时了一次工作分析)
2)泰勒的科学管理原理(系统的工作分析最早出现在19世纪末20实际初,实在美国科学管理之父—F.W.泰勒的科学管理理论的基础上发展而来)
3)美国内政改革委员会工作绩效研究(林肯执政时期,巴鲁斯)
4)两次世界大战期间工作分析迅速发展(1914~1945,工业心理学家纷纷开展工作分析的研究活动)
5)二次大战后工作分析的发展(赛迪.范的职能工作分析方法,50年代末,麦考密克在赛迪.范的研究基础上开发了“工作分析问卷”
3.实践中,工作分析面临的挑战
1)工作分析者面临的挑战
2)组织体系面临的挑战
3)工作面临的困难
4)工作条件的变化:
社会环境的变化;技术的变化;组织经营环境的变化
4.工作分析的发展趋势
1)工作分析的战略化
2)工作分析信息来源的扩大化
3)工作分析技术的信息化
4)对客户进行工作分析
5)角色说明书取代岗位说明书
第二章工作分析概述
1、工作的概念:
广义是指个体在组织所扮演的角色的总和,包括其职业发展通道。
从最狭义的层面,工作就是任务,实在一段时间内为达到某一目的而进行的活动
2、从组织角度理解工作:
1)工作是组织最基本的活动单元;
2)工作是相对独立的责任和权利的统一体;
3)工作是同类职位(岗位)的总称;
4)工作是部门、业务组成和组织划分的信息基础;
5)工作是个人进入组织的中介;
6)工作与组织的相互支持
3、工作分析的含义:
工作分析也称职务分析,是指在组织中通过采用标准的程序和科学的方法,经过系统的岗位调查,收集有关工作职务的信息,包括职务的目的、任务或职责、权力、隶属关系、工作条件、任职资格等全面的信息,进行分析与整理,进而制定出岗位规范、工作说明书、岗位分类图等各种人力资源管理文件,为组织的人员甄选、员工培训与开发、薪酬设计、劳动关系、工作设计等一系列基础职能活动提供客观依据的系统过程。
4、工作分析的相关术语:
1)工作要素:
是指工作活动中不能够再继续分解的最小动作单位
2)任务:
是指一系列为了不同的目的所担负完成的不同的工作活动
3)职责:
是指由一个人负担的一项或多项相关联系的任务集合
4)权限:
是指为了保证职责的有效履行,任职者必须具备的,对某事项进行决策的范围和程度
5)职位:
是某一时间内某一主体所负担的一项或数项相互联系的职责的集合
6)职务:
是指主要职责在重要性与数量上相当的一组职位的集合或统称
7)职业:
是指不同时间、不同组织中,工作要求相似或职责平行(相近、相当)的职位集合
8)职位分类:
是指将所有的工作岗位,按其业务性质分为若干职组、职系(从横向上讲),然后按责任大小、工作难易、所需教育程度及技术高低分为若干职级、职等(从纵向上讲),对每一职位给予准确的定义和描述,制作成职位说明书,以此作为对聘用人员管理的依据。
9)职系:
又称工作族,由两个或两个以上的工作组成,是职责繁简难易、轻重大小及所需资格条件不同,但工作性质充分相似的所有职位集合
10)职组:
是指若干工作性质相近的所有职系的集合,也叫职群。
11)职级:
是同一职系中职责繁简、难易、轻重及任职条件充分相似的所有职位集合
12)职等:
是指不同职系之间,职责的繁简、难易、轻重及任职条件要求充分相似的所有职位的集合
13)职业生涯:
指一个人在某工作生活中所经历的一系列职位、工作或者职业
5、工作分析的目的:
1)促使工作的名称与含义在整个组织中表示特定、一致的意义,实现工作用语的标准化
2)明确工作要求,以确定适当的指导与培训内容
3)明确员工录用与上岗的最低条件
4)为确定组织的人力资源需求、制定人力资源计划提供依据
5)确定工作之间的相互关系,以利于合理的晋升、调动与指派
6)获得有关工作与环境的实际情况,利于发现导致员工不满,工作效率下降的原因
7)为制定考核程序及方法提供依据,以利于管理人员执行监督职能及员工进行自我控制
8)辨明影响安全的主要因素,以及时采取有效措施,将危险降至最低
9)为改进工作方法积累必要的资料,为组织的变革提供依据
6、工作分析的重要意义体现在哪些方面
1)改善组织结构和组织设计方面
2)企业管理方面
3)现代人力资源管理
7、工作分析在企业管理方面的意义
1)工作分析是企业梳理“核心人本价值观”,实现有效激励,进行现代化管理的客观需要
2)工作分析是企业战略传递的桥梁,是提高企业核心竞争力的重要手段
3)工作分析有助于实行量化管理
4)工作分析有助于职业化管理,实现管理的科学化、规范化和标准化
5)工作分析是企业文化建设的基础
6)工作分析是企业重组不可缺少的部分
8、工作分析对现代人力资源管理的意义
1)工作分析为人力资源规划提供了可靠的依据
2)工作分析对人员的招聘、选拔与调整具有指导作用
3)工作分析有利于人员培训与开发工作的进行
4)工作分析为绩效考核和晋升提供了客观的标准
5)工作分析有助于建立合理的薪酬制度
6)工作分析有利于职业生涯规划和管理
9、工作分析的主体(来进行工作分析的人)
1)工作分析小组
2)工作分析对象的直接领导
3)工作任职者
10、工作分析的客体:
工作岗位
11、工作分析的内容(工作信息分析从管理的角度可以归纳为7个问题,即6W1H)
1)做什么(what)指从事的工作活动,主要包括
①任职者所要完成的工作活动
②任职者的工作活动结果或产出
③任职者的工作活动标准
2)为什么做(why)任职者的工作目的,也是该项工作在整个组织中的作用,主要包括
①工作的目的
②工作在组织中与其他工作之间的联系与互相影响的关系
3)谁来做(who)指对从事该工作人员的必备要求,主要包括
①身体素质要求
②知识技能要求
③教育与培训要求
④经验要求
⑤个性特征要求
4)何时做(when)指该项工作活动所进行的时间安排
①工作时间安排是否有固定时间表
②工作活动的开展频度区分,如每日进行的活动、每周进行的活动以及每月进行的活动等
5)在哪里做(where)表示工作进行的环境
①工作的自然环境
②工作的社会和心理环境
6)为谁做(forwhom)指在工作中与其他岗位发生的关系及相互的影响,主要包括
①工作的请示汇报对象
②工作的信息提供对象或工作结果提交对象
③工作监控与指挥对象
7)如何做(how)指任职者如何进行工作活动以获得预期的工作结果,主要包括
①工作活动程序与流程
②工作活动涉及的工具与机器设备
③工作活动涉及的文件记录
④工作中的关键控制点
12、工作分析的特征
1)工作分析是以岗位为基本出发点的
2)工作分析是一个系统的调查、分析、评价的过程
3)工作分析要求企业全员参与
4)工作分析是一个动态的过程
13、工作分析的原则
1)科学原则
2)系统原则
3)动态原则
4)目的原则
5)参与原则
6)经济原则
7)岗位原则
8)应用原则
14、工作分析的主要程序
1)工作分析的时机选择
2)工作分析的实施步骤
3)工作分析工具的选择
4)工作分析结果的运用
15、工作分析的时机选择,当组织出现以下情况,则非常需要工作分析了
1)当新组织建立或企业规模扩大而产生新工作时需要对工作进行分析和界定,以便确定各项工作内容和条件
2)当组织中缺乏明确可行的工作说明书,员工对岗位职责和要求不清楚,经常出现职责不清、推诿扯皮等现象时
3)由于组织结构调整或工作流程重组等变革,组织产生了新的工作或原有工作内容、工作性质发生重大变化时
4)企业在招聘、选拔、培训、绩效、薪酬等方面由于对工作认识不清而难以进行相关决策时
16、选择工作分析方法时应遵循的原则
1)应该考虑各种分析方法的优缺点,在其优缺点之间进行平衡
2)考虑选择方法的成本效益
3)要基于工作分析信息角度来选择工作分析方法
17、对工作分析的认识误区
1)过于重视工作分析的技术,轻视工作分析过程中的管理理念
2)单纯重视工作分析的结果,轻视工作分析的过程
3)无视企业的具体特点和个性需求,生搬硬套
4)只重形式不重应用
5)只注重对企业现状的描述而忽略对企业未来发展的前瞻性调整
第三章工作分析的主要方法
1、工作分析的基础性方法,主要用于收集工作信息,主要包括访谈法、问卷调查法、资料分析法、观察法和工作日志法
访谈法是获取工作信息的常用方法,即适用于短时间可以把握的生理特征分析,又适用于长时间才能把握的心理特征分析。
2、对收集工作分析信息时,可以试用一下三种访谈
1)对每个员工进行个人访谈
2)对做同种工作的员工群体进行的群体访谈
3)对完全了解被分析工作的主管人员进行的主管人员访谈
3、访谈法运用的原则
1)与主管人员密切合作
2)必须尽快地与被访谈者建立起融洽的关系(访谈者必须掌握两种基本技能,即提问设计与访谈技巧,其要点是:
①知道对方的名字
②用通俗易懂的语言交谈
③简单地介绍访谈的目的
④向他们解释你是如何挑选到他们这些访谈对象的
3)访谈时尽量避免谈论“人”
4)设计一份具有指导性的问卷或提纲
5)在进行群体访谈时必须有直接主管人员在场
6)对没有规律的工作方式的内容进行一一列举
7)在访谈完成之后,要对资料进行核查和核对
4、访谈问题的设计建议
1)你必须保持设计问题的热情,直到你认为问题已经足够为止
2)根据有关的资料和先前的经验检测所设计的问题
3)只选择那些与所调查资料直接相关的问题
4)把问题按一定的逻辑顺序排列,把那些容易的,没有挑战性但又必要的问题排在前面
5)构造一个粗略的访谈提纲,对少量的被访者进行一个先导性的试验访谈
6)检查结果,修改或删除问题
7)修改不清楚的问题,包括:
①删除重复问题,除非有检查被访者的诚实性的需要;②把有双重含义的问题分成两个问题,如果无法分开就删掉;③删除那些属于被访者能力之外的问题;④把放在一起的容易使被访者有偏向的问题分开
8)在做了上述修改后,构建一个问题清单。
9)通过整理资料的方式来选择性地回答问题
10进行第二次试验访谈,这次的重点是检查问题和回答项是否足够
11)通过检查第二次试验访谈的结果来构建最终的访谈提纲
5、访谈的准则和规则
1)事先清晰地说明访谈的目标和方法
2)在访谈前,确认访谈是不是得到所要信息的最合适的工具
3)选择适当的回答者以满足所寻求信息的性质、资料收集的方式和研究的其他要求
4)为达到访谈的目的需要取得回答者的支持
5)控制访谈,使访谈指向一定的目标
6)控制个人举止、行为等其他会影响结果的因素
7)记下意外的重要信息,尤其是正式访谈计划中没有想到的或新的信息
6、控制访谈,使访谈定向的原则
1)帮助回答者根据问题的逻辑顺序去思考和交谈
2)给回答者足够的时间回答问题
3)从一个问题转向另一个问题,使回答者注意具体而又全面的信息。
如果离题了,必须及时回到还没有完全涵盖的问题上来
4)提供已经完成的阶段性总结,这样的总结有利于保持谈话主题,如果回答者离题了还能使其返回主题。
7、控制个人举止、行为等的一些准则
1)用通俗易懂的语言进行访谈
2)不要与回答者发生争辩
3)在所讨论的问题上不要显示任何偏好
4)在整个访谈过程中要有礼貌和谦恭
5)不要高人一等地对待回答者
6)访谈时不受个人影响而又不失对话题的兴趣
7)不要让你自己受个人爱好和观点的影响
8、访谈法的优点
1)易于控制多方面的信息
2)可获得完全的工作资料以免去员工填写工作说明书的麻烦
3)可以进一步使员工和管理者沟通观念,以取得谅解和信任
4)可以不拘于形式,问题内容较有弹性,又可随时补充和反问,这是填写问卷法办不到的
5)收集方式简单,易于操作,适用于对文字理解有困难的人
9、访谈法的缺点
1)一旦被访谈者对访谈的动机持怀疑态度,则回答问题时会有所保留,或工作分析者访谈技巧不佳等因素造成信息的扭曲
2)分析项目繁杂时,费时又费钱
3)工作分析者的观点影响到对工作信息正确的判断
4)占用员工工作时间,妨碍生产
5)面谈者易从自身利益考虑而导致信息失真
10、问卷调查法:
是以书面的形式,通过工作任职者或其他相关人员单方面信息传递来实现的工作信息收集方式。
问卷法也是国内运用最广泛、效果最好的工作分析方法之一,可以用于企业内各层级各类职位进行职位分析,具有较为普遍的适用性,与访谈法有较高的互补性,二者结合使用,是目前职位分析的主流方法。
11、问卷可分为通信问卷与非通信问卷、检核表问卷与非检核表问卷、标准化问卷与非标准化问卷、封闭式问卷与开放式问卷
12、根据调查问卷的结构化程度,可以分为结构化问卷与非结构化问卷
13、问卷调查法的操作实施步骤
1)问卷设计
2)问卷试测
3)样本选择
4)问卷发放及回收
5)问卷处理及应用
14、问卷设计主要要考虑的内容以及需要注意的问题
1)提问要准确
2)问卷表格设计要精炼
3)语言通俗易懂,问题不能模棱两可
4)问卷表前面要有导语
5)问题排列应有逻辑,能够引起被调查人兴趣的问题放在前面
需要注意以下问题
1)明确要获得何种信息,将信息转换为可操作的项目或问题
2)每个问题的目的要明确,语言应简洁易懂,必要时可附加说明
3)调查表的调查项目可根据工作分析的目的加以调整,内容可繁可简
15、为达到问卷调查法的良好效果,需要注意以下几个方面
1)问卷设计的质量
2)问卷调查前的辅导
3)问卷调查过程的控制
4)问卷调查信息的确认
16、问卷调查法的优点
1)利用问卷调查表采集信息,采集的信息准确,全面
2)信息采集快速、简便、经济
3)员工比较容易接受
4)它弥补了工作分析者水平不一的弱点
5)通过员工自己填写本岗位的工作分析调查表,可对本岗位的工作职责、工作权限、工作流程、任职资格等进行一次梳理,进一步增强对本岗位工作的认识和责任感
6)问卷调查法的信度和效度比较高
17、问卷调查法的缺点
1)问卷设计质量不高时,会严重影响分析的结果
2)员工缺乏表达能力的情况下,这种方法也不理想
3)某些员工出于种种原因填写问卷时可能会夸大其词,这时所得到的答案不能真实地反映实际情况
4)员工对工作分析技术不太清楚,在填写问卷调查表时不知如何填写,往往需要多次反复填写与修订才能达到要求
18、资料分析法是通过对现有资料的收集,借助资料分析的工具,直接提炼有用的工作分析信息的一种方法。
19、资料分析法的操作步骤
1)确定工作分析对象
2)确定信息来源
3)收集各方面得到的可利用的原始资料
4)筛选整理相关信息:
①各项工作活动与任务;②各项工作活动与任务的细节,重点是各项活动、任务的主动词,对动作的先后可以用数字加以区分;③文献分析中遇到的问题;④引用的其他需要查阅的文献;⑤知识,技能,能力要求;⑥特殊环境要求;⑦工作中使用的设备;⑧绩效标准;⑨工作成果;
5)描述信息
20、工作分析法的优点
1)成本较低
2)工作效率较高
3)能为进一步工作分析提供基础资料和信息
21、资料分析法的缺点
1)缺乏灵活性
2)一般收集到的信息不够全面,尤其是小型企业或管理落后的企业,往往无法收集到有效、及时的信息
22、观察(分析)法:
是由有经验的人,通过直接观察的方法,记录某一时间内工作的内容、形式和方法,并在此基础上分析有关的工作因素,达到分析目的的一种方法
23、观察法的应用要求:
1)注意所观察的工作应具有代表性
2)观察人员在观察时尽量不要引起被观察者的注意
3)观察前应确定观察计划
4)观察时思考的问题应结构简单,并反映工作有关内容,避免机械记录
5)在试用观察法时,应用适当的方式将工作分析人员介绍给员工,使之能够被员工接受
24、观察法的适用范围:
短时期的外显行为特征分析,适合比较简单、不断重复又容易观察的工作分析,这些工作内容主要是身体活动来完成的工作。
25、观察法工作分析的程序:
准备观察—进行观察—进行面谈—合并工作信息—核实工作描述
1)观察的准备阶段
①检查现有文件,形成工作的总体概念:
工作的使命、主要职责和任务、工作流程
②准备一个初步的观察任务清单,作为观察的框架
③为数据收集过程中涉及的尚不清楚的主要项目做一个注释
准备阶段还应该注意:
①观察对象的选择和培训
②选择核实的方法是使用结构化方法或是非结构化方法,现实操作过程中,为了避免两种方法的不足,经常是两者结合,在两者之间选择一个平衡点
③对工作分析人员进行选拔和培训
2)进行观察
①在部门主管的协助下,进入观察现场,对员工的工作进行观察
②在观察中要适时地做记录
3)进行面谈
①根据观察情况,最好再选择一个主管或有经验的员工进行面谈,因为他们了解工作的整体情况以及各项任务是如何配合起来的
②确保所选择的面谈对象有代表性
4)合并工作信息
①检查最初的任务或问题清单,确保每一项都已经被回答或确认
②进行信息的合并
③在合并阶段,工作分析人员应随时获得补充材料
5)核实工作描述
①把工作描述分发给主管和工作的承担者,并附上反馈意见表
②根据反馈意见表,逐字逐句地检查整个工作描述,并在遗漏或含糊的地方作出标记
③召集所有观察对象进行面谈,补充工作描述中的遗留和明确含糊的地方
④形成完整而精确的工作描述
26、观察法的优点
1)全面性
2)手段多样,效率较高
27、观察法的缺点
1)干扰工作正常行为或工作者的心智活动
2)无法感受或观察到特殊事故,如果工作本质上偏重心理活动,则观察的成效有限
3)要求观察者有足够的实际操作经验
4)不能得到有关任职者资格要求的信息
5)不适用于工作周期长、脑力劳动等工作
28、工作日志法是为了了解员工实际工作的内容、责任、权利、人际关系及工作负荷,而要求每个员工都要将自己所从事的每一项活动按照时间顺序以日志的形式进行记录,以实现工作分析目的的一种工作分析法。
29、工作日志法的操作流程
1)准备阶段
①对现有的文献资料进行整理,确定收集信息的对象,包括职位和相应的工作人员
②工作分析人员设计出一份详细的工作日志表
③工作日志填写辅导
④确定填写的时间跨度和每日时间间隔
2)工作日志的填写阶段
3)信息的分析整理阶段
①提炼工作内容
②工作职责描述
③工作任务性质描述
④工作联系
⑤工作地点描述
⑥工作时间描述
30、运用工作日志法的注意事项
1)对于组织中的核心关键岗位,其职责或是重大,或是稳定性差,则工作日志法不宜作为主导方法
2)工作日志所获得的信息十分繁杂,后期信息整理工作量极大。
因此,在工作日志填写表格设计阶段要设计结构化程度较高的表格,以控制任职者填写过程中可能出现的偏差和不规范之处,减少后期分析的难度
3)在实际操作过程中,职位分析人员应采取措施加强与填写者的沟通交流,削弱信息交流的单向性,如事前培训,过程指导,中期辅导等.避免造成信息缺失、理解误差等系统性或操作性错误
4)在工作日志填写过程中,职位分析人员应积极为任职者提供专业帮助与支持,同时也可以组织中期讲解、职位分析研讨会等形式跟踪填写全过程,力图在日志填写阶段减少填写偏差
31、工作日志法的优点
1)信息可靠性很高,适于确定有关工作职责、工作内容、工作关系、劳动强度等方面信息
2)所需费用很少,对分析高水平与复杂的工作,显得比较经济、有效
3)适用于管理或其他随意性较大、内容较复杂的岗位分析
32、工作日志法的缺点
1)将注意力集中于活动过程,而不是结果,且容易干扰员工工作
2)使用这种方法必须做到,从事这一工作的人对此项工作的情况与要求最清楚
3)使用范围较小,只适用于工作循环周期较短,工作状态稳定、无大起伏的职位
4)整理信息的工作量大,归纳工作繁琐
5)员工可能会夸大或影藏某些活动,填写者因不认真可能会漏填某些内容,可能带有主观色彩,从而影响工作分析的结果。
另外在一定程度上,填写日志会影响工作。
第二节工作分析的系统性方法
工作分析的系统性方法是指工作分析从实施、问卷量表的使用、结果表达与运用等方面都体现出高度的结构化特征,通过量化的方式刻画工作性质、工作特征的工作分析方法。
工作分析的系统性方法主要包括职位分析问卷法、管理职位描述问卷法和职能工作分析法。
1、职位分析问卷(PAQ)是19世纪50年代末期为分析一系列广泛的职位而开发出的工作分析系统。
1972年美国普度大学教授麦考密克、詹纳雷特和米查姆等人花了10年时间开发出来的。
其产生是为了实现当时社会上亟待实现的两个目标:
①开发一种一般性的可量化的方法用以准确确定工作的任职资格(代替传统的测试程序);②开发一种量化的方法,用来估计每个工作的价值,进而为制定薪酬提供依据(以补充传统的、以主观判断为主的工作评价方法)
2、PAQ是通过标准化、结构化的问卷形式来收集工作信息的,因此它表现了一般的工作行为、工作条件或者职位特征。
具体来说它收集了以下6大类信息
1)信息来源:
工人从哪儿以及如何获得执行工作所需的信息
2)智力过程:
执行工作所涉及的推理、决策、计划和信息处理活动
3)工作产出:
工人执行工作时所使用的身体活动、工具以及方法
4)人际关系:
执行工作所要求的与他人之间的关系
5)工作背景:
执行工作的物理和社会背景
6)其他职位特征:
除了那些已经提到的与工作相关的
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