5TS16949供销部工作文件汇编.docx
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5TS16949供销部工作文件汇编.docx
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5TS16949供销部工作文件汇编
QB
HNHJY/TSQD—2015A版
湖南恒佳铝业有限公司企业标准
供销部工作文件汇编
根据ISO/TS16949:
2009技术规范编写
受控状态:
编制:
审核:
批准:
2015年5月8日批准/收编2015年5月8日发布/实施
№
文件编号
文件名称
版本/修改
页码
1
HNHJY/TSQD-A/0-01
采购过程管理规范
A/0
3
2
HNHJY/TSQD-A/0-02
供应商业绩效考评管理规定
A/0
7
3
HNHJY/TSQD-A/0-03
仓库管理制度
A/0
10
4
HNHJY/TSQD-A/0-04
顾客合同评审/订单确认管理规范
A/0
14
5
HNHJY/TSQD-A/0-05
订单交期达成管制办法
A/0
17
6
HNHJY/TSQD-A/0-06
顾客抱怨处理细则
A/0
19
7
HNHJY/TSQD-A/0-07
销售服务管理办法
A/0
21
8
HNHJY/TSQD-A/0-08
顾客财产管理制度
A/0
23
9
HNHJY/TSQD-A/0-09
顾客满意度评价实施规范
A/0
25
工作文件目录
文件修改记录
编号
章节号
页码
修改单号
修改方式
修改人
日期
采购过程管理规范
编号:
HNHJY/TSQD-A/0-01
1.目的
通过对供应商的评价与确认、对采购(部分工序外协加工)过程的控制,确保供应商及外协方具有本公司要求的质量保证能力,以使采购品和外协件符合公司质量活动的需要。
2.适用范围
适用于公司供应商的评价与确认、采购过程的控制。
3.职责
3.1供销部负责组织供应商的评审、合格供方的管理;负责采购过程的实施。
3.2总经理负责合格供方和采购计划的批准。
3.3公司各部门参与合格供方的评定。
3.4技质部负责采购品的验证。
4.工作程序
4.1供应商分类
按照供应商的产品对公司产品形成的重要程度,公司将供应商分为甲、乙两类。
甲:
可直接形成产品的原材料(包括辅料)供应商及产品外协件供应商。
乙:
外包装供应商。
无论甲类还是乙类供应商,都应按如下要求进行选择、确认和管理。
4.2供应商调查
1)供销部根据生产经营需要,在调研的基础上,对可供货单位进行比较排队,编制预选供应商名单,原则上同一产品的供应商应不少与3个,并提供相应的企业概况和资料,编制《合格供方评审表》以供评审。
2)必要时,由供销部负责组织质检、营销、技术、行政人事部、生产、财务等有关部门人员组成临时评审小组。
对预选单位进行调查。
调查的内容包括:
a.企业概况及生产能力;
b.实际交货质量;
c.商业信誉;
d.类似产品的历史使用情况及用户反馈信息;
e.质量体系实施情况。
f.售后服务能力等。
3)评审小组应收集和掌握客观证据(如质量认证证书、资质证书、企业荣誉、样品、以往进货验证情况等),编制《合格供方评审表》。
4.3合格供方评审
1)根据供应商提供产品的类别和其产品对本公司最终产品质量的影响程度进行评审,评审可包括以下内容:
a.供应商产品实际质量能否满足本公司要求;
b.供应商是否具备本公司要求的生产能力;
c.供应商质量保证体系是否与所提供的产品相适应;
d.样品检验和试验的结果是否符合要求;
e.供应商的商业行为是否规范。
2)评审小组对上述内容进行评审后,对供应商进行“合格”或“不合格”确认,填写《合格供方登记表》,同时将调查材料作为附件,由供销部归档保存。
3)下列情况可直接进行供应商合格确认:
a.供应商已经取得ISO/TS16949:
2009认证;
b.供应商为国内或国际著名企业或机构.
4.4供应商管理
1)供销部建立《供应商业绩记录表》,记录各供应商每月提供的产品和服务质量,对合格供应商实施动态管理,并通过以下指标进行监视:
a.交付产品的质量;交货及时率;
b.因供方对顾客造成的干扰,包括售后市场的退货。
C.交付的绩效以及超额运费。
2)在供应商体制、生产条件、质量体系发生重大变化或产品质量下降、产品和服务出现连续不合格时,应进行再评估,确认其合格资格。
3)每年年初,供销部组织对供应商的质量保证能力进行复评,并按以下标准确认,评审结果在《合格供方登记表》中记录:
a对全年连续供货合格的供应商可直接为下一年度的合格供应商,应予优先订购。
b合格率≥80%为监控供应商,可继续订购其产品但应要求其纠正不合格项。
c合格率为70-80%应列为警告供应商,应要求其采取纠正措施并经验证合格后再予订购。
在供方市场条件下,应进行全数检验,接受其合格产品。
。
b合格率≤70%为不合格供应商,应停止订购其产品。
4)经复评不合格的供应商,经分管副总审批后,应从《合格供方登记表》中删除。
5)供方开发优先顺序由供方的绩效和所供应产品的重要性决定。
6)除非顾客规定其它方式,本公司的供方必须最终通过经认可的第三方认证公司的ISO/TS16949认证;供销部制定《供方质量体系开发计划》,以供方符合ISO/TS16949为目的进行供方质量体系开发(符合ISO9000:
2008是达到这一目标的第一步)。
4.4采购实施
1)供销部根据生产计划安排编制《物资采购计划》,经主管副总经理批准后实施。
2)仓库对本公司常用原材料、标准件等提出库存存量标准,当库存产品低于存量标准时,应提出采购申请或编制《物资采购计划》报供销部办理。
3)供销部根据物质采购计划在合格供方中选择供应商。
由采购员负责进行采购。
采购员应按合同计划与供应商联系执行采购,实施过程监督或产品检验。
4)零星采购可由供销部采购员直接进行采购。
5)当合同(如顾客工程图样、规范)中有规定时,本公司必须从经顾客批准的供应商采购产品、材料或服务。
采用顾客指定的供应商,包括工装和量具的供应商,不能免除本公司对采购品质量的责任。
6)采购产品进公司后,采购员应向技质部申请验证,同时提交质量证明文件。
4.4.1采购品的验证
1)采购品的质量要求应由技质部编制、总工程师审批,必要时组织相关人员会审。
采购要求应明确以下内容的一项或多项:
a.图样或技术要求;
b.适用的检验标准、规程和规范;
c.对生产人员、过程及质量体系的要求;
d.必要时应提出质量保证要求。
根据质量分级和供应商的评审结论,适用以下控制要求:
a.现场监督:
公司派员驻供应商现场对制造过程实施监督;
b.全数检验:
对采购产品每件都进行质量特性检验或试验;
c.抽样检验:
对采购品随机取样进行质量特性检验或试验;
d.验证放行:
对采购品凭出厂合格证等质量证明文件放行;
e.直接验收:
对采购产品只进行数量和外观检验。
2)采购产品经检验/验证合格后,验收员填写《原材料检验表》;经验证合格的产品,保管员核对发票、核实数量后入库。
3)经检验/验证不合格的产品,按《不合格品控制程序》处理。
4.5例外采购
特殊情况造成合格供方不能正常供货,而生产急需时,可实施例外采购。
但必须履行以下手续:
1)经总经理或管理者代表批准。
2)实施严格检验。
本单位缺乏检验手段的情况下,可派员到货源处监检或提交国家认可实验室进行检验。
3)对例外采购的物资做出标识,以便跟踪了解,一旦发生问题,应立即追回处理。
4)例外采购属于试用,只适用于所采购物资数量较少的情况。
若试用情况良好,则应按供方选择和评定的要求对其进行评定,符合条件者录入“合格供方名录”。
各有关部门对于符合要求的例外采购应予放行。
5.相关文件
《不合格品控制程序》
《原材料验收准则》
《仓库管理规范》
6.相关记录
《合格供方评审表》
《合格供方登记表》
《供应商跟踪记录表》
《供方质量体系开发计划》
《物资采购计划》
《原材料检验表》
《例外采购申请表》
供应商业绩效考评管理规定
编号:
HNHJY/TSQD-A/0-02
1目的
为供应商进行规范管理提供依据。
促进供应商持续改进,提高质量保证能力,满足顾客的要求。
2.范围
适用于所有提供外协外购件的合格供应商。
3.职责
技质部负责对供应商的产品质量进行评定。
供销部负责订单跟踪,并将订单跟踪信息记录;负责对供应商综合交付情况进行归口评定。
4.内容
4.1供应商的月业绩跟踪。
4.1.1技质部每月28日将供应商供货质量情况交供销部;生产部每月28日将物资对生产的影响及货物的包装情况汇总反馈到供销部。
4.1.2供销部每月底30日(月大31日)结合供应商的交货及时率、质量合格率、协调合作及超额费用等信息进行业绩汇总,填写《供应商业绩月报表》,并向需要整改的供应商提出整改意见。
4.1.3当供应商供货存在不合格时,执行不合格品控制程序,供销部根据不合格品报告结果,与供应商进行沟通,填写供应商整改建议,要求供应商限期整改并反馈,情节严重的将填写“8D报告”。
必要时由供销部组织相关部门对供应商进行现场验证/评审。
4.2供应商的年度绩效考评。
每年年初(元月10日前),供销部组织对供应商的质量保证能力进行复评,评审结果在《合格供方登记表》中记录。
供应商的年度绩效考评标准。
4.2.1如果综合得分为90分以上(含90分)则供应商评为A级;
4.2.2如果综合得分为80分到89分(含80分)则供应商评为B级;
4.2.3如果综合得分为79分以下则供应商评为C级;注:
A/B级供应商是月资金分配优先考虑的对象。
4.3影响供应商业绩效考核结果的因素主要有:
S1:
交货达成S2:
合格率S3:
异常防止S4:
停线S5:
超额费用S6:
协调合作
计算公式:
即总得分:
S=S1+S2+S3+S4+S5+S6≥90分(A级)
S=S1+S2+S3+S4+S5+S6≥80<90(B级)
S=S1+S2+S3+S4+S5+S6<79(C级)
4.3供货评定标准(注:
文字后分数是应得分数):
4.3.1交货达成:
(S1=25分)结论:
供货表现合格
供货表现:
(实际到货)时间=(要求到货)时间±0.5天,且(实际到货)数量=(要求到货)数量×(1±6%)
4.3.2合格率(S2=40分)不合格应为0分;
有些小问题,如包装破损、无标识、办理回用-35分;
小部分不合格(≤5﹪),可以进行返工处理或需要挑选-30分;
1/2不合格(≤50﹪),无资格实验室检验报告/自检报告、可以进行返工处理或需要挑选-15分;
大部分不合格(≥60﹪),造成退货的-0分
4.3.3异常防止(S3=10分)
顾客不满意的-5分
顾客抱怨的-0分
4.3.4停线(S4=10分)
造成正常生产间断-5分
严重影响生产-0分
4.3.5超额费用(S5=5分)
产生超额运费-2分
产生索赔费用-0分
需我方负担的-0分
4.3.6.协调合作(S6=10分)
未按整改时间完成的(注:
整改完成时间+3天为合格)-5分
整改无效-0分
5.相关文件
采购过程管理规范
6.记录
供应商业绩月报表
供应商年度考评记录
仓库管理制度
编号:
HNHJY/TSQD-A/0-03
1目的
规范仓库物资收、发、存管理,提高仓库管理水平。
2适用范围
适用本公司仓存物资管理。
3内容
3.1仓库严禁烟火,易燃、易爆、有毒物品应单独存放,配备的消防器材,保管员应会使用。
3.2物资存放应便于计数和检查,根据物资特点“五五堆放”,成行成列,堆码整齐,做到过目见数、检点方便,各类少量物品组合堆放,便于查找。
3.3存放物资应注意:
A出库频率高的置于出口附近,轻薄品置于上方,厚重物品置于下方,充分考虑物品自重,以免压损其它物品。
B摆放时注意取拿方向一致,同时注意包装有向上标志的不能倒放,有堆码高度要求的,不能超高堆码,易碎品存放、转运时格外小心。
C物资进库分产地、批号、规格、品种分区存放,每类物资存放应有材料卡片,注明名称、型号等标志。
D同类物资存放同一场所,物资堆放应稳固,避免发生塌落事故。
E库存物资做好防雨、防潮、防锈、防震、防水、防盗工作,发现问题保管员应及时向主管领导汇报。
3.4物资出库遵循“先到先用、先进先出”原则,公司采用颜色标记法(用绿色)提示物资为先出库物资,防止超期存放,存放期超过一年的物资或已过保质期或接近保质期的物资,保管员应及时向主管领导反映,作出处理。
3.5物资入库和验收,必须凭送货单和采购计划,对产地、品种、规格、数量进行核对,核实无误后凭进货检验合格记录办理入库手续,在物资入库时当即办理,不得事后补办,操作过程中发现问题及时报告主管领导,与供货单位协商处理。
3.6每月仓库应盘点一次,每年年终仓库主管部门会同财务部共同进行年终盘存,仓库物资如有损失、盘盈、盘亏应分析原因,查明责任,保管员应经常核对帐、物,随时接受抽查。
盘点发现滞留物资超过6个月的,应报技质部进行质量确认。
3.7物资发放应:
A严格根据耗用定额领料(成品仓库严格按发货单发货),非定额材料实行限额发行,领料单上应有领料人签名。
B工具用具应建立领用登记卡,严格遵守“交旧换新”。
C车间退回仓库的损坏件或有质量问题物资,保管员应建立台帐,详细记录品种、型号、生产厂家、退还数量和退还原因,如需补发应有领用人签名,如属质量问题退货应向主管领导和进货检验员汇报,以便找供货商退货或对换。
D仓库领料时如有多人同时领料,应确定领料负责人或专由组长负责领料,领料负责人应配合保管员清点领料品种、规格、型号、数量,要求参与领料人员保持库容整齐,每一品种物资按数量领取完后还原好物资包装堆码,严格注意不得多领,借领和弄乱物资包装和堆码。
3.8仓库回收旧件应分类分区存放,可利用处理和需报废的分开存放,需退回供货单位的应打好包装及时清退,退货应办理出门证,注明退货原因、品种、规格、数量,应有保管员、主管领导审核签名,货物退走,保管员及时销帐。
3.9保管物资未经主管同意,一律不得擅自借出,总成物资一律不准拆件零发,特殊情况应经主管批准。
3.10仓库不得代私人保管物品,不得擅自答应未经领导同意的外单位物品存库。
3.11除保管员和因业务工作需要的有关人员,任何人未经许可不得进入仓库,严禁在仓库会客及其它无关人员围聚闲聊。
3.12保管员下班前,应巡视检查仓库门窗、电源、水源是否关闭,确保仓库安全。
4、成品管理
4.1、成品入库后应放置于仓库合格区内。
4.1.1产品入库后,库管员应及时审核,在帐上记录产品的名称、型号、规格、数量、以及注意事项。
并按《产品标识和可追溯性控制程序》的规定做出标识。
4.1.2未经检验或经检验认为不合格的产品不得入库。
4.2、贮存
4.2.1、贮存产品的场地或库房应地面平整,并做好防雨、防潮、防水、防盗工作,以防止库存产品损坏或锈蚀,发现问题保管员应及时向主管领导汇报。
4.2.2、合理有效地利用库房空间,划分码放区域。
库存产品应分类、分区存放,每批产品在明显的位置做出产品标识,防止错用、错发。
具体要求如下:
4,2.3库存产品标识包括产品名称、型号、规格,覆盖件需用挂标牌予以明示。
4,2.4库存覆盖件或散件存放应做到"三齐":
堆放齐、码垛齐、排列齐。
4.3、成品发放
4.3.1、任何人提取成品时,必须有销售会计开出的《发货单》。
4,3,2、成品库的库管员凭《发货单》发放成品,发放时应做到:
1)认真核对《发货单》的各项内容,凡填写不齐全、字迹不清晰的不得发放;
2)发放时,应认真核对实物的品名、型号和数量,符合出库凭证要求的才能发放;
3)发放完毕,库管员应对《发货单》进行审核,单据应妥善保管,并根据每天发货单上的规格、型号作好登记;
4)发放时,若产品标识破损、字迹不清,应重新作出标识后发放;
5)同一规格的成品应按"先进先出"的原则进行发放,以免造成不必要的损失。
4.4、成品仓库内部管理
1)、成品库的主管部门应对仓库进行不定期的抽查,检查账、物相符状况,存放情况、标识情况。
发现问题,及时解决。
2)、库管员应经常对库存产品进行检查和维护,发现锈蚀严重产品或标识脱落等现象应及时向直接上级报告,及时处理。
产品在库房滞留时间在6个月时,库管员应报告技质部进行质量复查。
3)、仓库人员应进行经常性动态盘点,做到日清日结,保持账、物相符,每月底和年末应配合财务部搞好盘点工作。
4)、仓库做到通风、防雨、防潮、防锈、清洁、防盗工作。
仓库内严禁烟火,不允许存放易燃易爆物品和其它危险品(危险品库除外),并设置足够的消防器材。
消防器材不允许占压。
5)、退库的成品应按品种、型号分别码放并予以标识,经质管部检验为合格的办理入库,并尽快发出。
经检验为不合格的,按不合格评审处置意见办理,并作出待处理标识。
6)、成品库存放退货应另划待处理品区,予以标识,同时配合有关部门按程序做好处理工作
7)、成品库负责样品的包装、发放。
安全事项
1、上班必须检查仓库门锁有无异常,物品有无丢失;
2、下班检查是否已锁门、拉闸、断电及是否存在其它不安全隐患。
顾客合同评审/订单确认管理规范
编号:
HNHJY/TSQD-A/0-04
1.目的
规定本公司产品销售合同的评审方法及对顾客反馈、抱怨信息的处理要求。
通过合同评审,正确地理解和确定用户的要求,保证本公司具有满足订单、标书、计划、合同要求的履行能力并保证顾客反馈、抱怨信息得到及时有效的处理。
2.适用范围
适用本公司销售产品的所有合同(含合同、标书和订单、技术协议、销售计划、产品广告、样本)的评审及对顾客反馈、抱怨信息的处理。
3.术语和定义
常规合同:
本公司按现行产品标准生产的成熟产品或事先已征得各部门同意,且按期能够满足顾客资源要求的销售合同(标书和订单),或其他无特殊要求的合同。
非常规合同:
除常规合同之外的合同
4.职责
4.1供销部负责顾客要求的收集、整理、确认;组织产品销售合同及合同更改的评审。
4.2公司各部门及多方论证小组成员、顾客代表参与合同评审。
4.3合同评审的审批者是总经理和其授权人。
5.实施规范
5.1与产品有关要求的确定
5.1.1供销部在收到顾客提出的产品要求或合同后,应及时进行以下工作:
1)就产品信息通过与客户沟通达到双方明了,主要从以下方面加以确定:
a.客户规定的要求,包括对交付和交付后活动的要求。
b.客户虽没有明示,但规定的用途或已知的预期用途所必需的要求。
c.与产品有关的法律法规要求。
d.对本公司的任何附加要求。
其中对于产品适用的法律法规要求和产品技术要求,供销部应及时通报技质部,由技质部派员进行识别、获取。
2)如顾客提供的要求未形成文件,供销部必须将顾客要求形成书面文件进行确认。
5.1.2供销部应将顾客的特殊要求填写在《顾客特殊要求清单》内,并填写《合同评审记录表》,作为组织合同评审的输入资料。
5.1.3技质部根据顾客的技术文件要求、协议填写《顾客产品特殊特性清单》作为设计输入资料备用。
5.2合同(订单)评审的形式
5.2.1在正常生产范围和安全库存范围以内的常规合同(订单),由供销部销售员确认货源,部长签批;
5.2.2超出正常生产范围和安全库存范围的常规合同(订单),由供销部填写《合同评审记录表》,相关责任部门在相应的栏目内签署意见后,分管副总经理批准;
5.2.3非常规合同(订单)由供销部填写《合同评审记录表》,组织公司各部门及多方论证小组成员、顾客代表召开评审会议进行评审,会议通过后,由总经理批准;评审不通过,相关部门应进行内部检讨,供销部与客户沟通。
如仍无法满足,则由供销部取消合同。
5.3评审时应考虑下列因素:
原材料或设备供应商的供应能力。
本公司的质量保证能力,本公司的附加要求能力。
本公司的技术、生产工艺、法律法规的保证能力。
生产能力及交货期。
产品利润水平及顾客信誉等级。
5.4在合同(订单)评审和协调活动中,顾客代表应与顾客建立联络渠道和接口,协调传递本公司与顾客的各种信息。
并且具备按顾客所规定的语言和形式来传递必要的信息和数据的能力。
5.5评审人员应对合同要求和各自职责范围内的质量保证能力进行确认,填写《合同评审记录表》,确认应包括以下方面:
a)顾客的要求明确;
b)对合同内容中模糊或与顾客理解不一致的部分已经得到澄清;
c)本公司有能力满足合同要求。
以上工作必须在顾客提出要求或顾客合同达到本公司3日内完成。
5.6合同签订由供销部负责人或总经理授权的人员进行。
5.7签订后的合同应在回本公司后一个工作日内交供销部,供销部应指定人员对合同及执行情况进行登记。
供销部负责人应将合同相关内容传递到生产、技术质量、财务等部门。
5.8本公司与顾客任何一方提出修订合同(订单),都必须按本程序条款的规定重新进行评审,确认后,由供需双方签订合同的负责人协商认可,才能对合同进行修改。
5.9修订后的合同(订单),供销部应按本程序第5.7条款的要求进行传递。
5.10如系顾客要求的修改,必须在两个工作周之内进行评审,并对相应的文件进行修改更新。
5.11顾客反映的质量问题,供销部应及时组织处理。
5.11.1供销部负责收集、登记和组织调查处理用户投诉,并将情况记录在《顾客投诉处理登记》或《顾客信息处理表》中,对顾客提出的合理意见和要求,必须及时通过《顾客信息处理表》传递到公司主管领导,并在规定的时间内给予答复。
5.11.2对客户反馈、抱怨、退货等产品质量事宜,供销部应及时将信息通过《顾客信息处理表》或《退货处理通知单》传递给技质部,并督促其在不超过2个工作周的时间内完成处理。
6.相关文件:
无
7.相关记录
《订单》《合同》
《销售计划》
《协议书》
《合同评审记录表》
《销售合同登记表》
《合同修改记录表》
订单交期达成管制办法
编号:
HNHJY/TSQD-A/0-05
1.目的
为了更好的服务顾客,提升公司的形象及配合公司管理体系、发展的需要,
特制定此管制办法
2、范围
适合本公司所有订单的交期管制。
3、职责
3.1供销部主导订单交期评审及原物料之采购;
3.2生产部评审、回复交期并按确认交期执行生产作业;
3.3技质部负责相关技术文件制作.
4、内容
4.1业务员接到顾客“订单”后,负责对“订单”进行登记和复印,并在10分钟以内将其传递至供销部负责人;
4.2供销部接获“订单”后签字确认,经查证库存可如期交付时,可由供销部完成交付;需生产补充时,将副本发至生产部,(如属新产品,则须同时附相关技术资料复印件发至技质部),由生产部确认交货期。
4.3供销部将根据生产部回复之交期进行确认(此交期是指当日17:
00以前生产完毕的交货时间),然后将签名后的副本发生产部作为生产排程之依据。
4.4供销部将最终确认交期写在“订单”上,在最终确认交期后的30分钟内回传顾客。
4.5从接到“订单”到将“订单”回传至顾客,订单作业流程即全部完成,其总时间不得超过4小时,如17:
00以后接到的“订单”可于次日上午9:
30前处理完毕。
4.
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