归档文件整理细则.ppt
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(鄂档规20117号)湖北省档案局馆室处湖北省档案局馆室处丁丁洪洪电话:
电话:
027-87233370027-87233370目录目录十年文书立卷改革的回顾十年文书立卷改革的回顾本细则修订的主要内容本细则修订的主要内容本细则主要条款的讲解本细则主要条款的讲解文书立卷改革文书立卷改革2000年年12月月6日国家档案局发布的中华人民共日国家档案局发布的中华人民共和国行业标准和国行业标准归档文件整理规则归档文件整理规则(DA/T22-2000)2001年年10月月10日湖北省档案局印发的日湖北省档案局印发的湖北省湖北省归档文件整理实施细则归档文件整理实施细则(试行试行)(鄂档发(鄂档发200145号)号)2011年年8月月8日湖北省档案局印发的日湖北省档案局印发的湖北省归湖北省归档文件整理实施细则档文件整理实施细则鄂档规鄂档规20117号)号)十年文书立卷改革的主要成绩十年文书立卷改革的主要成绩1、简化整理、深化检索,极大地提高了工作、简化整理、深化检索,极大地提高了工作效率效率
(1)改变整理方式,取消组卷,以)改变整理方式,取消组卷,以“件件”为为单位整理;单位整理;
(2)使用计算机和档案管理专用软件,取消)使用计算机和档案管理专用软件,取消案卷级目录,直接通过文件级目录检索。
案卷级目录,直接通过文件级目录检索。
2、加快档案信息化建设进程,实现档案高效、加快档案信息化建设进程,实现档案高效、便捷、远程服务便捷、远程服务文书立卷改革中出现的问题文书立卷改革中出现的问题1、如何科学界定、如何科学界定“件件”?
2、跨年度文件如何归档?
、跨年度文件如何归档?
3、是否需编页号?
、是否需编页号?
4、是否装订?
如何装订?
(如何将机关档、是否装订?
如何装订?
(如何将机关档案室的工作与档案进馆要求相统一?
)案室的工作与档案进馆要求相统一?
)5、实行无纸化办公的单位,纸质文件及文、实行无纸化办公的单位,纸质文件及文件处理签是否仍需归档?
如何归?
件处理签是否仍需归档?
如何归?
修订的主要内容修订的主要内容1、改变了文件整体框架(旧:
三个部分;、改变了文件整体框架(旧:
三个部分;新:
新:
19条)。
条)。
2、进一步明确了、进一步明确了“件件”的概念。
指一份文的概念。
指一份文件或在事由上有密切联系的一组文件。
件或在事由上有密切联系的一组文件。
3、进一步明确了年度分类的概念。
由文件、进一步明确了年度分类的概念。
由文件形成年改为文件办结年。
形成年改为文件办结年。
4、按国家档案局、按国家档案局8号令,统一了保管期限号令,统一了保管期限(永久、定期:
(永久、定期:
30年、年、10年)。
年)。
修订的主要内容修订的主要内容5、进一步明确了在每件文件加盖归档章的要求。
进一步明确了在每件文件加盖归档章的要求。
6、进一步明确了归档文件形成质量。
、进一步明确了归档文件形成质量。
7、增加了对每件文件编页号的规定。
、增加了对每件文件编页号的规定。
8、作出了装订方式的规定。
、作出了装订方式的规定。
9、提出组合件的概念,并给出相应的整理方法。
、提出组合件的概念,并给出相应的整理方法。
10、增加了实行无纸化办公的机关,应当输出纸、增加了实行无纸化办公的机关,应当输出纸质文件一并归档的要求。
质文件一并归档的要求。
第一条第一条制定依据制定依据u国家档案局国家档案局关于机关文件材料归档范围关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定和文书档案保管期限规定(国家档案局(国家档案局第第8号令)号令)u归档文件整理规则归档文件整理规则(DA/T22-2000)u结合湖北实际结合湖北实际第二条:
适用范围第二条:
适用范围u适用范围:
适用于全省各级各类机关、人适用范围:
适用于全省各级各类机关、人民团体、事业单位(以下简称民团体、事业单位(以下简称“机关机关”)。
)。
u企业可参照执行。
企业可参照执行。
第三条第三条归档文件的定义归档文件的定义u归档文件指机关在履行职能和各项管理工归档文件指机关在履行职能和各项管理工作中形成的应当作为文书档案保存的纸质作中形成的应当作为文书档案保存的纸质文件材料。
文件材料。
四个必备条件:
四个必备条件:
(1)本单位工作活动中直接形成)本单位工作活动中直接形成(上级、本机关、上级、本机关、下级、同级或不相隶属机关等下级、同级或不相隶属机关等);
(2)办理完毕;)办理完毕;(3)具有保存价值;)具有保存价值;(4)纸质。
)纸质。
第四条第四条整理原则整理原则u遵循形成规律遵循形成规律u保持有机联系保持有机联系u区分保管期限区分保管期限u便于保管利用便于保管利用第五条第五条归档文件质量要求归档文件质量要求1、属于归档范围的文件材料收集齐全完整。
、属于归档范围的文件材料收集齐全完整。
单份文件的正本(正文与附件)、定稿及文单份文件的正本(正文与附件)、定稿及文件处理签;件处理签;在事由上有密切联系的一组文件;在事由上有密切联系的一组文件;一项活动全过程形成的文件,包括起始、过一项活动全过程形成的文件,包括起始、过程和结果。
程和结果。
2、文件的纸张和书写材料宜于长期保存。
、文件的纸张和书写材料宜于长期保存。
3、破损的文件进行了修复。
、破损的文件进行了修复。
第六条第六条整理步骤整理步骤归档文件归档文件编编目目装装盒盒编编号号分分类类装装订订划分保管期限划分保管期限*分分件件*排排列列第七条第七条分件分件u一般一份文件为一件一般一份文件为一件正本与定稿正本与定稿正文与附件正文与附件原件与复制件原件与复制件报表、名册、图册、报表、名册、图册、会议指南、会议指南、介绍信存根、介绍信存根、书刊等一册(本)书刊等一册(本)简报一期简报一期会议记录一份或一本会议记录一份或一本u在事由上有密切联系的相关文件可一组为一件在事由上有密切联系的相关文件可一组为一件请示与批复请示与批复转发文与被转发文转发文与被转发文u开展专项活动形成的系列文件,可根据文件之开展专项活动形成的系列文件,可根据文件之间的联系和数量组成一件或若干件间的联系和数量组成一件或若干件例:
就例:
就工作进行调研形成的系列文件(包工作进行调研形成的系列文件(包括通知、各地上报数据或基本情况、汇总表格、括通知、各地上报数据或基本情况、汇总表格、结论等)结论等)u“件件”内文件一般按形成时间排序,有内文件一般按形成时间排序,有结论(果)的,应将结论(果)前置结论(果)的,应将结论(果)前置正本在前,定稿在后正本在前,定稿在后正文在前,附件在后正文在前,附件在后转发文在前,被转发文在后转发文在前,被转发文在后复文(结论)在前,来文(或去文)复文(结论)在前,来文(或去文)在后在后u其他其他中文(汉字)在前,其它语言在后中文(汉字)在前,其它语言在后发文处理签排在正本之后,定稿之前发文处理签排在正本之后,定稿之前收文处理签排在收文之前收文处理签排在收文之前例:
收到下级部门的请示文件并予以批复例:
收到下级部门的请示文件并予以批复u将本单位批复文件与下级部门的请示文件合为一将本单位批复文件与下级部门的请示文件合为一件归档,件内文件排列的前后顺序如下:
件归档,件内文件排列的前后顺序如下:
(1)本单位批复文件的正本;)本单位批复文件的正本;
(2)本单位批复文件的发文处理签;)本单位批复文件的发文处理签;(3)本单位批复文件的定稿;)本单位批复文件的定稿;(4)本单位收到下级部门请示的收文处理签;)本单位收到下级部门请示的收文处理签;(5)下级部门上报的请示文件正本。
)下级部门上报的请示文件正本。
第八条第八条装订装订u数字化处理前可采用梯形无酸牛皮纸套封装数字化处理前可采用梯形无酸牛皮纸套封装u完成数字化处理后可采用扎线装订完成数字化处理后可采用扎线装订u向国家档案馆移交的档案,应当采用扎线装订向国家档案馆移交的档案,应当采用扎线装订u扎线不得使用化学线扎线不得使用化学线u装订前应当去除文件上的装订钉、大头针、回装订前应当去除文件上的装订钉、大头针、回形针、金属夹等金属物形针、金属夹等金属物u书刊等印刷出版物可保持原装订书刊等印刷出版物可保持原装订原细则规定的装订方法:
装具一般使用薄型斜原细则规定的装订方法:
装具一般使用薄型斜口无酸纸封套,特别厚时可用无酸纸档案袋。
口无酸纸封套,特别厚时可用无酸纸档案袋。
优点:
装订、复印和数字化处理时,较简便。
优点:
装订、复印和数字化处理时,较简便。
缺点:
安全性较差。
利用后的核对、清点繁琐缺点:
安全性较差。
利用后的核对、清点繁琐耗时。
耗时。
一些地方采用的装订方法:
采用不锈钢钉一些地方采用的装订方法:
采用不锈钢钉或不锈钢夹装订。
或不锈钢夹装订。
优点:
装订较简便,且位置固定,不易散优点:
装订较简便,且位置固定,不易散落缺失。
落缺失。
缺点:
使用金属物装订,不利用档案的长缺点:
使用金属物装订,不利用档案的长期保管和保护。
数字化处理时,要先拆件期保管和保护。
数字化处理时,要先拆件再还原,比较繁琐。
再还原,比较繁琐。
本细则规定的装订方法:
本细则规定的装订方法:
优点优点:
(:
(1)兼顾整理和利用。
初始整理较简)兼顾整理和利用。
初始整理较简单;单;数字化处理后,利用档案可直接通过电脑数字化处理后,利用档案可直接通过电脑查询或打印全文。
查询或打印全文。
(2)安全性强。
)安全性强。
(3)符合档案长期保管和保护要求。
)符合档案长期保管和保护要求。
缺点:
装订工作量大。
建议实行档案数字化外缺点:
装订工作量大。
建议实行档案数字化外包的单位,将档案数字化后扎线装订一并列入包的单位,将档案数字化后扎线装订一并列入外包合同。
外包合同。
扎线装订的主要方法:
扎线装订的主要方法:
一件文件材料较薄时,一般采用缝纫机在一件文件材料较薄时,一般采用缝纫机在左上角斜扎或左侧边垂直扎线,但针脚不左上角斜扎或左侧边垂直扎线,但针脚不易太密;易太密;一件文件材料较厚时,一般采用三孔一线一件文件材料较厚时,一般采用三孔一线扎线方式。
扎线方式。
第九条第九条编页号编页号以件为单位,用铅笔在每页文件正面的右以件为单位,用铅笔在每页文件正面的右上角和背面的左上角编制连续页号。
文件上角和背面的左上角编制连续页号。
文件中有信息的页面应编页号,空白页不编号。
中有信息的页面应编页号,空白页不编号。
编有文件页码的单份文件为一件的,可不编有文件页码的单份文件为一件的,可不再编制页号。
(如:
工作计划、总结等)再编制页号。
(如:
工作计划、总结等)页数为文件处理签、文件正本与定稿页数页数为文件处理签、文件正本与定稿页数之和。
之和。
第十第十条条分类分类u“年度年度机构(问题)机构(问题)保管期限保管期限”三级三级分类法分类法u“年度年度保管期限保管期限”两级分类法(档案数两级分类法(档案数量较少的)量较少的)u同一立档单位的分类方法应保持稳定同一立档单位的分类方法应保持稳定1、年度的确定、年度的确定文书立卷改革前,分四种情况确定归档年度文书立卷改革前,分四种情况确定归档年度形成年、办结年、针对年、规定年形成年、办结年、针对年、规定年湖北省归档文件整理实施细则湖北省归档文件整理实施细则(试行)(试行)(2001年)年)形成年、办结年形成年、办结年当年办结的文件归入文件形成年;当年办结的文件归入文件形成年;跨年度办结的文件,如请示与批复、转发跨年度办结的文件,如请示与批复、转发文与被转发文等,归入办结年;文与被转发文等,归入办结年;开展专项活动形成的系列文件,可按活动开展专项活动形成的系列文件,可按活动阶段归入办结年;阶段归入办结年;跨年度的会议文件,归入闭幕年;跨年度的会议文件,归入闭幕年;没有批复的请示,归入形成年。
没有批复的请示,归入形成年。
u本细则:
按文件办结年划归年度本细则:
按文件办结年划归年度2、按机构分类、按机构分类
(1)一般按文件办理部门归档,而不是按)一般按文件办理部门归档,而不是按文件的署名者归档。
文件的署名者归档。
(2)党务工作的文件材料应与行政工作的)党务工作的文件材料应与行政工作的文件材料分开,分别归入相应的党务工作文件材料分开,分别归入相应的党务工作部门或业务(行政)部门。
但经党委或党部门或业务(行政
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