XX银行总行费用管理办法.docx
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XX银行总行费用管理办法
XX银行总行费用管理办法
第一章 总则
第一条 为规范总行费用管理,强化内部控制,厉行节约、勤俭办事,权责明确、相互制衡,提高费用使用效益,根据国家财经法规和本行财务管理制度,制定本办法。
第二条 本办法所称费用具体分为两类
(一)人力资源费用。
主要包括职工薪酬、劳务用工人员薪酬及工资性费用等。
(二)业务管理费用。
主要包括折旧费、业务费用、管理费用等。
第三条 费用管理基本原则
(一)相关性原则。
费用报销范围仅覆盖为达成经营管理目标而需要支付的相关合理费用。
费用支出应能为本行带来预期经济利益,与本行经营管理无关的费用不予报销。
(二)节约原则。
费用支出应根据经营管理活动的实际情况,在可满足业务需要的前提下,严格控制支出规格和标准,厉行节约、杜绝浪费。
(三)非现金支付原则。
经批准的费用支出和对外支付款项,超过现金支付结算金额起点以上的,原则上应采用转账方式支付。
支付方式、现金结算起点、结算方式按照相关规定执行。
(四)集中采购原则。
购买大批量使用的物品(如固定资产、房产装修/维修、办公家具等)、大宗服务(咨询项目、IT项目等)、大额宣传广告项目须选择招投标等方式集中采购,以降低采购成本。
具体按照集中采购管理办法、财务审查委员会的管理办法、小额物品采购管理办法等相关规定执行。
(五)权责发生制原则。
对大额费用支出,按权责发生制原则核算。
(六)集中管理原则。
费用由计划财务部集中审核、核算,各业务部门根据职能进行管理。
第四条 本办法适用于总行各部门。
各分行、总行营业部、总行基建办费用实行独立核算,参照本办法另行制定相应的业务管理费管理办法。
第二章 费用预算管理和归口责任部门
第五条 总行费用实行预算管理。
各项费用落实到相应的归口管理部门,由归口管理部门根据费用预算控制费用的支出总额和进度。
第六条 本行费用预算分为:
招待费预算、直接费用预算、归口管理费用预算。
招待费预算系指预算单位在本行经营管理活动中用于接待应酬而支付的各种费用的预算。
直接费用预算系指预算单位直接支出的,除招待费以外的其他费用的预算,包括差旅费、会议费、公杂费支出等。
归口管理费用预算系指不属于预算单位的费用,但由预算单位归口管理的费用支出,如水电费归口行政保卫部管理。
本行负责人的各项履职待遇及业务支出应单独编制预算,并单独进行核算。
第七条 各预算单位根据归口管理的原则,负责本单位招待费预算、直接费用预算和归口管理费用预算的编制和初审。
计划财务部在汇总各预算单位预算的基础上,根据全行费用预算编制各预算单位的年度预算,并报行长办公会审定。
第八条 各项预算编制单位在行长办公会确定的预算额度内负责管理相关费用的支出,超过预算额度的费用支出不予报销。
第九条 各部门归口管理的费用
(一)综合管理部负责管理的费用包括:
广告费、宣传费(与产品有关的宣传费支出由业务条线部门归口管理)、宣传品制作、档案管理设施、行政印章刻制、办公流转文本印制、报刊订阅费等费用支出。
(二)行政保卫部负责管理的费用包括:
固定资产(除电子设备)购置、维修及办公区域装修、租赁等费用;员工餐厅补贴;借调人员住宿费;通讯费用;车辆费用;全行性会议(活动)、接待费用、日常办公用品及日用耗材费用;劳动保护费支出;安全保卫相关的安防设施、消防器材支出,保安服务等相关费用。
(三)人力资源部负责管理的费用包括:
基本薪酬、绩效薪酬、工资性费用(包括各类基本社会保险、住房公积金、职工福利费、职工教育经费、工会经费、企业年金及企业补充医疗保险);劳务用工费用;人员调配过程中产生的费用(包括招聘广告费、中介机构手续费);出国(境)人员的外事费等。
(四)信息科技部负责管理的费用包括:
电子设备运转费,包括科技设备用耗材等;电子设备购置、维修和软、硬件维护服务保养费用等。
(五)法律事务部负责管理的费用包括:
律师费、诉讼费等与诉讼、仲裁相关的其他费用等。
(六)董、监事会负责管理的费用包括:
经董事会、监事会审议通过的年度费用预算额度内的费用支出等。
(七)计划财务部负责管理的费用包括:
折旧费、无形资产摊销、长期待摊费用摊销、税金、财产保险等费用支出等。
(八)非归口部门采购的各项物品、设备,支出的各项费用,如办公用品费、燃料费、印刷费、宣传费等,需事前办理签报,经归口管理部门和计划财务部审核同意,报主管财务行领导审批。
第三章 费用开支审批流程、权限和报销
第十条 借支
(一)借支的定义。
借支系指员工在办理各项业务过程中,因暂时无法取得合法报销凭据,或因出差及业务临时周转等需要暂时借用资金的行为。
(二)借支的审批权限。
2万元(含)以内的借支由部门负责人审核,计划财务部总经理审批;2万元至5万元(含)的借支由部门负责人审核,报计划财务部总经理、分管财务副行长(财务总监)或授权的有权人审批;5万元以上的借支由部门负责人审核,报计划财务部总经理、分管财务副行长或财务总监、行长逐级审批。
(三)借支的基本流程。
原则上应事前请示,填写借款审批单,列明费用开支的内容及具体金额,根据权限逐级经有权人审批同意后办理借款手续。
(四)借支的核销
1.借支款的核销原则上应按以下时间规定办理:
差旅费、业务招待费、会议费、培训费的暂借款,应在出差回行或业务结束后二周内办理;律师费、诉讼费的暂借款,经办人员应在一个月内向对方索取发票或收据后报计划财务部,核销手续于结案后及时办理;装修费、项目费用、培训费的暂借款应在年度内完成核销手续;其他费用项目的借支应在一个月内办理核销手续。
2.逾期不能办理核销手续的,经办人应向计划财务部出具详细的文字说明。
年度内暂借款原则上应全部予以核销;因特殊原因需跨年挂账的,经办人应出具详细的文字说明,经部门负责人审批后报计划财务部。
计划财务部对逾期借款情况定期予以公布。
第十一条 费用开支的审批权限
根据费用类型,由部门负责人或费用责任人初审,计划财务部复审后,按相关授权管理办法的规定予以审核、报销。
(一)按标准报销的费用。
会议费、差旅费实行标准管理,限额内的支出,2万元(含)以内由计划财务部总经理审批,2万元以上由主管财务副行长(财务总监)或授权的有权人审批。
超过限额的,需根据相关规定办理签报手续,才能办理报销。
(二)固定支出。
水电气费、取暖费、电话费、网络通讯费、各项税费、折旧、摊销费用,支出相对固定,弹性较小。
支出2万元(含)以内的由计划财务部总经理审批,2万元以上的由主管财务副行长(财务总监)或授权的有权人审批。
(三)零星支出。
1万元(含)以内的零星支出由计划财务部总经理审批。
(四)已签订的合同、协议约定的后续费用支出。
由计划财务部总经理审批。
(五)需办理签报的费用支出。
除上述项目以外的各项费用开支,需事前办理签报手续。
签报审批权限为:
5万元以下的签报由部门负责人、计划财务部负责人、主管副行长、主管财务副行长(财务总监)或授权的有权人审批;5万元(含)以上的签报由行长审批。
副行长、行长助理和享受副行级待遇的领导产生的费用,原则上由行长,或主管财务副行长(财务总监)或授权的有权人审批;董事长、行长发生的费用,由主管财务副行长(财务总监)或授权的有权人审批。
已办理签报的费用支出,费用实际发生额度在签报额度内,由经办部门提供合法、真实、有效的原始票据,经办人员履行签字手续后,附行领导审批同意的签报原件到计划财务部办理报销支付手续。
审批流程为:
经办人员填制报账凭证——经办部门负责人签字确认——计划财务部审核——计划财务部总经理审批。
第十二条 费用报销的基本程序
(一)分类。
报销人应按报销发票的不同类别进行分类整理,按费用类型(如招待费、差旅费等)分别填制报销单。
(二)粘贴。
原始发票应正面朝上粘贴在费用粘贴单上。
不能遮挡金额、付款人、开票日期、发票监制章等凭证要素。
(三)填写报销单。
所有支出(包括借款和报销)必须填写报销单,写明部门、姓名、事由、金额、发票张数,以及收款人及其开户行和账号等。
(四)审核。
经部门负责人审签,交计划财务部会计人员审核报销单据。
(五)报销。
经计划财务部有权签批人签批或行领导审批后办理报销。
第十三条 费用报销的基本规定
(一)报销的原始凭证必须是国家财、税机构监制的合法凭证,盖有填制单位的印章,各要素填写清晰、完整,大、小写金额相符,开票日期、付款人、金额等要素不得涂改。
要求经办人和证明人在原始凭证背面或原始凭证粘贴单上签章;经办人和证明人在原始凭证粘贴单上签章的,原始凭证和粘贴单之间需加盖骑缝章。
购买低值易耗品、办公用品、电脑耗材,印制印刷品等实物,发票未列明商品明细的,报销时应附明细清单及验收记录。
1000元以下(含)的零星采购,且即买即用的,可不办理入库、出库手续,直接由经办人、领用人在原始单据上签字确认。
(二)1500元以上(不含)的报销支出,原则上采用转账结算或使用本行的信用卡、公务卡及借记卡支付。
费用报销时,经办人需提供正式发票和POS机签购单。
POS签购单须与发票单位、金额、时间等要素保持一致。
因特殊情况采用现金结算方式的,需经现金结算情况说明和分管财务行领导的审批。
通过互联网购买1500元以上(不含)的车票、机票,采购物品等时,可用网银和手机银行支付,报销时经办人需提供网银转账凭证或交易记录。
(三)报销单据须以钢笔或签字笔填写,做到清晰、整洁、附件完整,不得涂改、挖补。
(四)不合规的凭据一律不予报销。
财务人员认为违反国家有关法律、法规和财务制度的报销单据,有权拒付或呈交上级领导处理。
(五)部门各指定一名报销员,专职负责本部门的费用报销工作。
第四章 人力费用管理
第十四条 人力费用包括固定薪酬、绩效薪酬、工资性费用、辞退福利、劳务用工费用等。
薪酬费用归口计划财务部和人力资源部双重管理。
计划财务部和人力资源部共同编制全行的人力费用预算。
计划财务部负责根据各项预算执行进度,确定各项薪酬费用的计提额度;人力资源部根据全行财务预算确定的预算安排,结合业务发展及人员变动情况,按月控制人力费用的支出进度,并协助计划财务部按税法要求代扣代缴个人所得税。
第十五条 福利费系指企业为职工提供的各项福利待遇支出,包括发放给职工或为职工支付的以下各项现金补贴和非货币性集体福利:
(一)为职工卫生保健、生活等发放或支付的各项现金补贴和非货币性福利,包括职工因公外地就医费用、职工供养直系亲属医疗补贴、职工疗养费用、自办职工食堂经费补贴或统一供应午餐支出、符合国家有关财务规定的供暖费补贴、防暑降温费等。
(二)企业尚未分离的内设集体福利部门所发生的设备、设施和人员费用,包括职工食堂、职工浴室、理发室、医务所、托儿所、疗养院、集体宿舍等集体福利部门设备、设施的折旧、维修保养费用,以及集体福利部门工作人员的工资薪金、社会保险费、住房公积金、劳务费等人工费用。
(三)职工困难补助,或者企业统筹建立和管理的专门用于帮助、救济困难职工的基金支出。
(四)退休人员统筹外费用。
国家另有规定的,从其规定。
(五)按规定发生的其他职工福利费,包括丧葬补助费、抚恤费、职工异地安家费、独生子女费、探亲假路费,以及符合企业职工福利费定义的其他支出。
计划财务部负责福利费的总额管理和财务核算,人力资源部负责根据计划财务部核定的福利费总额编制福利费的使用预算。
福利费使用预算经总行福利委员会审议后,根据授权管理的相关规定,报有权人批准生效,各责任部门根据福利费使用预算执行。
第十六条 总行员工享受本行为其投保的各项社会保险、补充社会保险、住房公积金。
根据属地化原则,人力资源部负责按照相关法律法规的规定,为员工及时足额参保,按相关标准计算费用。
第十七条 工会经费系指用于工会方面的开支。
根据国家税法的有关规定,工会经费按工资薪金总额2%计提,并划转到工会专户。
第十八条 职工教育经费系指根据法律法规的规定提取,用于职工培训和后续教育方面的支出。
职工教育经费支出的归口管理部门是人力资源部,人力资源部应根据年度职工教育经费预算和国家相关法律法规规定的支出范围,编制职工教育经费支出计划,统筹安排职工教育费支出。
各部门举办的全行性培训,所发生的费用可按一定的标准在参与分行之间分摊,总行负担总行相关人员的费用。
第五章 业务及行政费用管理
第十九条 业务宣传费系指为推广本行业务而发生的宣传活动、广告费用,如设置宣传栏、印刷宣传资料、购置宣传品、租用宣传展位、以及通过专门机构或媒体制作的宣传广告等费用。
业务宣传费的责任部门为综合管理部。
条线业务部门负责产品宣传支出,综合管理部负责全行形象、品牌方面的宣传。
归口管理部门应根据年度业务宣传费预算和业务需要统筹安排各项宣传、广告支出。
第二十条 诉讼费用系指因诉讼或者仲裁而发生的相关费用,包括案件受理费、财产保全费、公告费、执行费、评估鉴定费等。
律师费系指因诉讼或者其他法律服务需要聘请律师而发生的相关费用。
诉讼费用和律师费由法律事务部负责。
(一)支付诉讼相关费用时需附相关行领导审批报告和法院通知书等资料,计划财务部复核后办理付款手续。
款项支付后,经办人应及时向收款单位索取收据或发票,交计划财务部存档。
(二)诉讼案件完结后,经办人员应及时提交案件完结证明、法院判决书及有关票据,按相关报销流程核销账务。
(三)不应由本行负担而已垫付的费用,经办人员应积极追收。
确实无法收回的,应写明事由及提供法定资料,报主管副行长批准后,按费用报销的审批权限办理销账手续。
第二十一条 电子设备运转费包括电子设备维修、保养及耗材支出。
电子设备运转费归口管理部门为信息科技部,电子设备维保及耗材由信息科技部根据相关文件的规定统一进行采购。
第二十二条 安全防卫费包括购买的消防器材、安防设备支出,保安服务费用等。
安全防卫费由行政保卫部统一进行归口管理。
第二十三条 印刷费系指印制凭证、信封、包装袋等印刷品的费用支出。
(一)普通印刷品由行政保卫部归口管理。
使用部门提出需求,由行政保卫部根据小额物品采购或集中采购的相关规定统一印制。
使用部门因特殊情况需自行印制的,应事前经行政保卫部和计划财务部审核同意,报主管行领导审批。
(二)重要空白凭证和柜面业务所需的会计凭证由运营管理部归口管理。
分行领用总行统一印制的凭证,费用由领用单位承担。
第二十四条 邮电通讯费系指因经营需要发生的电话费、电报费、邮寄费、速递费、网络通讯费等费用。
(一)部门的通讯费由行政保卫部归口管理,网络通讯费由信息科技部归口管理。
(二)电报费、邮寄费、速递费由综合管理部归口管理。
(三)自行购买的上网卡等费用支出,由个人自行承担,不予报销。
第二十五条 外事费系指出国(境)进行访问、会议等外事活动的费用。
(一)出国(境)人员费用开支标准参照《财政部、外交部关于印发〈临时出国人员费用开支标准和管理办法〉的通知》(财行[2001]73号)和《国家外汇管理局关于做好因公出国售汇管理工作有关问题的通知》(汇发[2002]118号)的有关规定执行。
(二)出国(境)培训、学习的费用支出,作为职工教育经费支出,按职工教育经费的相关规定办理报销手续。
第二十六条 公杂费系指本行发生的报刊订阅费、营业执照年检费、办公印章刻制费、税务登记验证费、搬迁托运费、临时用工费、员工招聘费、其他公杂等杂费支出。
(一)报刊订阅费、行政印章刻制费、营业执照年检费、机构代码证年检费等归口综合管理部管理;临时用工费用、员工招聘费用等归口人力资源部管理;搬迁托运费等归口行政保卫部管理。
(二)公杂费支出根据事权划分的原则,由具体事项的承办部门负责。
第二十七条 差旅费系指员工国(境)内出差期间发生的交通费、住宿费以及出差补助等费用。
(一)差旅费报销规定
1.出差应按照安全高效、勤俭节约的原则,合理安排行程,提高工作效率,节约费用支出。
2.报销差旅费应详细填写《差旅费报销单》,写明出差事由、起止时间、具体出差人员名称等。
3.差旅费中只能列支当次出差发生的交通费、住宿费及必要的杂费,其他支出需单独填制报销凭证,按相关程序办理。
4.退票手续费、行李超重费等杂费应写明原因,经部门负责人批准后方可报销。
5.出差人员应及时办理报销手续。
原则上应于返回两周内填写报销单据,经本部门负责人签批同意后,交计划财务部办理报销手续。
超出两周未报销的,不予计发各项补助,特殊情况除外(如本人连续出差、因病住院、签批人出差等)。
6.出差人员应严格按照出差行程报销差旅费。
非因公原因擅自延长出差时间,以及出差人员利用出差就近回家探亲或办理私人事务的,事先需报经部门总经理(含)以上领导批准。
探亲(办事)期间不计发出差各项补助,住宿费、市内交通费均由个人自理。
由探亲(办事)地返回的,在出差地往返票价范围内报销交通费,超出金额自理。
报销时,出差人员应主动在报销单据上注明探亲或办理私人事务。
(二)住宿费标准
出差地点
住宿费标准(1房/天) 单位:
元
董事长、监事长、行长(及享受同等待遇人员)
副行长、行长助理(及享受同等待遇人员)
部门总经理(及享受同等待遇人员)
部门副总经理、总经理助理(及享受同等待遇人员)
部门室主任及以下
北京、上海、广州、深圳
据实列支
1500
700
600
500
其它省会城市及经济特区
据实列支
1000
680
580
400
其他地区
据实列支
800
580
480
350
1.部门室主任及以下人员出差原则上要求两人一间房;人员为单数及受性别限制时,可一人一间房。
2.与行领导出差的随行人员如住宿费超标,可入住同一酒店的普通标准客房。
3.住宿费在规定限额范围内凭发票报销,超额部分自理。
特殊情况(如高层次洽谈、会晤等)超标的,经分管行领导及主管财务副行长或财务总监同意签字后方可报销。
电话费、洗衣费、收视费、娱乐费、上网费等其他费用不予报销。
(三)出差补助标准
出差人员伙食费、市内交通费按出差天数实行定额包干,报销标准如下:
出差地点
部门总经理助理(含)以上人员
部门室主任及以下人员
直辖市、省会城市及经济特区
120元
100元
其他地区
100元
90元
因工作需要到分行开展调研、检查或帮助工作的,每人每天补助标准为80元。
出差人员往返机场、车站、码头以及在出差地乘坐交通工具的,可另报销往返专程巴士车票费、市内公共交通车票,出租汽车票。
(四)乘坐车、船、飞机的报销标准
人员级别
乘坐交通工具上限标准
火车
高铁或动车
轮船
飞机
长途客运汽车
董事长、监事长、行长(及享受同等待遇人员)
软席位
商务座
一等舱位
头等舱位
据实报销
副行长、行长助理(及享受同等待遇人员)
软席位
一等座
二舱位
公务舱位或经济舱位
据实报销
部门总经理(及享受同等待遇人员)
软席位
一等座
二等舱位
经济舱位
据实报销
部门副总经理、总经理助理(及享受同等待遇人员)
软席位
二等车
二等舱位
经济舱位
据实报销
部门室主任及以下人员
硬席位
二等座
三等舱位
经济舱位
据实报销
1.夜间(从晚8时至次日晨7时)乘火车4小时以上的,或连续乘火车(含白天、夜间)时间8小时以上的,可购相应席位的卧铺票。
2.超出上述标准乘坐交通工具的,超标部分费用自行承担。
特殊情况下,需提高乘坐交通工具标准,如紧急出差无法买到相应标准的车票、船票、机票,陪同客户出差等,经分管行领导同意签字后方可报销。
3.出差人员乘坐火车(含汽车、轮船),连续乘车时间在5小时以上的,在途伙食补助按下列标准发放:
连续乘车时间小于10小时(含)的,发放80元在途补助;连续乘车时间超过10小时的,发放120元在途补助。
以上均为单程补助标准,连续乘车时间以火车时刻表或票面标注的时间为准。
4.自行驾车前往出差地出差的,经部门负责人批准,可按乘坐火车或汽车的票价报销交通费用。
报销时应附出差期间的高速公路通行费或加油发票,所附发票金额不得小于报销的交通费用。
5.除乘坐交通工具的强制保险外,额外购买的人身意外险、延误险等保险由个人承担,不予报销。
(五)外地调动人员异地搬迁费用的报销规定
1.交通费、伙食补助报销标准,比照同级员工出差标准。
2.发生家具托运费用,行内只承担火车托运费用(不超过500公斤),如发生飞机托运费用,按火车托运价格限额报销。
3.外地调入到总行人员,只能报销一次异地搬迁费用。
(六)差旅费报销的其他规定
1.经批准,员工赴外地参加会议(培训)的,会议(培训)期间食宿安排按主办单位通知执行,据实报销。
会议(培训)期间不计发出差伙食补助和报销餐费,不报销市内交通费,其他费用的报销执行本办法相关规定。
2.员工赴外地参加由总行组织的工作会议或培训班,会议或培训期间不计发出差伙食补助,不报销市内交通费。
3出差期间招待客户支出的餐费等支出,应列入业务招待费支出,不得在差旅费列支。
4.借调人员差旅费报销比照上述规定执行。
第二十八条 会议费包括场地租赁费、参加人员的交通费、食宿费以及文具、纸张等与会议相关的费用开支。
会议费开支应本着必需、节约的原则,杜绝浪费,尽量压缩会议费开支。
凡可以通过电话通知、网络、发文等方式解决问题的,一律不得召开会议;能够合并的会议要合并召开;日常工作布置、文件传达、业务培训等,一般应采用视频会议;必须召开的会议应明确主题、充分准备、压缩会议时间、精减与会人员,提倡开短会。
(一)各部门、业务条线举办各种会议原则上要求在总行召开,并在总行食堂就餐。
确需在行外召开会议的,要按照会议审批的相关规定事前报行长审批,会议支出须控制在预算范围内;超标准或超预算的会议费用,须报主管财务副行长或财务总监审批,报销时需附相关行领导的审批意见。
(二)要勤俭办会,充分利用本行现有设施场所举办会议,原则上不得在高级宾馆和风景区举行会议。
总行各部门需在省外召开会议的,须经行长或董事长批准。
(三)行外召开会议的费用标准
1.需住宿的会议,会议费用定额为:
董监事会会议,会议往返交通费、场地、网络线路租金据实列支;住宿费标准为每人500元/天,伙食及其他费用标准为每人300元/天。
2.经营层会议按《XX银行经营层会议管理办法》的相关规定执行。
3.同业会议、客户答谢会等以营销、产品推介为目的的会议,住宿费标准为每人500元/天,伙食及其他费用标准为每人300元/天,会议往返交通费、场地、网络线路租金据实列支。
(四)出差参加非本行主办(由本行共同承办的会议除外)的会议及培训所发生的差旅费、培训费,不纳入会议费管理,分别在差旅费和教育经费中列支。
本行参加的各种以宣传品牌、产品为目的的展会,参会费用列入业务宣传费,不在会议费中列支。
(五)根据税法的相关要求,列支会议费需附以下附件:
1.会议通知;
2.与会人员签到表;
3.符合规定的发票。
第二十九条 水电气费、房租费和物业管理费
办公场所的租赁费、物业管理费、水电费,归口行政保卫部负责。
新签或续签大额房屋租赁、物业管理费合同需根据财务审查委员会和集中采购委员会的相关规定执行。
第三十条 修理费系指营业办公用房、设备、车辆的零星维修费用和日常维护费。
(一)安防、消防设施,办公用房屋及设备,车辆维修归口行政保卫部管理;计算机设备归口信息科技部管理。
(二)预计维修费用超过1万元的维修项目事前应报预算,经批准后方可实施。
报销时需提供维修内容报告、维修预算审批表与维修结算表。
大额支出按财务审查委员会决议或集中采购的规定办理。
紧急维修项目可先由归口管理部门向主管副行长口头汇报,组织实施后补报审批手续。
第三十一条 车船使用费系指车辆燃料支出、过桥过
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