第十九章 文书与档案工作.docx
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第十九章文书与档案工作
第十九章文书与档案工作
【知识技能要点】
●公文的撰拟
●公文处理程序和基本要求
●档案工作的基本内容和工作原则
●档案的开发利用
第一节公文撰拟
公文撰拟,即公文写作,是公文办理的基本环节。
为使拟制的公文符合行文规范,应准确把握公文的含义、撰拟特点与撰拟原则。
一、公务文书的概念
公务文书(以下简称公文),是机关公务文书的简称,有时又称文书、文件。
按2000年8月24日国务院发布,自2001年1月1日实施的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《新办法》)的规定:
“行政机关的公文(包括电报、下同),是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
”
公文概念,有广义、狭义之分。
广义的公文包括通用公文、专用公文与公务常用文,狭义公文仅指通用公文与专用公文。
㈠通用文书
通用文书又称法定公文,指在全国范围内普遍通行适用的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
通用文书包括党的文件和行政公文。
党的文件,指1966年5月3日中共中央批准的中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规定的十四种公文,即:
决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
行政公文,指《新办法》中规定的十三种公文,即:
命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
㈡专用公文
专用公文,指局限在一定的工作部门和特定的专业范围内专供特殊需要而使用的具有法定效力和规范体式的文书。
一般包括:
外交文书,如国书、照会、条例、声明、备忘录、外交函件、外交电报等;军事文书,如通令、条令、训令等;司法公文,如立案报告、起诉意见书、公诉书、抗诉书、判决书、裁定书、提请减刑意见书等;经济公文,如经济合同、协议书、经济活动分析、市场预测报告、外贸函电等;科技公文,如科研任务书、科技成果报告、发明申请书、技术鉴定书、工程设计说明书、施工方案等。
㈢公务常用文
公务常用文,指机关、团体、企事业单位为处理日常事务而使用的具有一定格式的文书。
一般指计划、总结、调查报告、简报、规章制度、讲话稿、大事记等。
二、公文的特点
㈠公文的制发者必须是法定的机关、组织及其负责人
公文的制发者只能是合法存在的机关或组织。
特定情况下,机关领导人也可以以个人名义制发公文,那是代表领导人所在单位行使职权,仍是公事,不是私事。
除法定作者外,任何单位和个人都无权假冒机关或组织的名义擅自制发公文,对于伪造公文的人要追求其法律责任。
㈡公文必须是在管理过程中形成并使用的
管理设计的范围很广,凡是处理公共事务的,都属于管理活动。
公文只有在管理活动中才能产生并使用,没有管理活动,也就不会产生和使用公文。
也只有在管理活动中形成并使用的公文,公文才具有法定效力。
㈢公文必须是按照统一的体式(格式),经过一定的处理程序制成的信息载体
公文的格式必须统一,任何单位都必须执行标准的公文格式。
如果一份公文格式不全,或格式不规范,就会影响公文的执行效力,甚至根本就没有法定效力。
公文的制发还必须经过一定的处理程序,每个程序之间的先后次序是固定的,不能颠倒或错乱。
㈣公文是各级各类机关和组织依法行政和开展公务活动的一种重要工具
公文是机关对外表达意图的一种重要工具,也是从外界获取有关信息的一种手段。
公文是机关工作质量和效率的综合反映,也是一个单位的门面和外在形象。
但公文只是处理公务的一种工具,而不是唯一工具。
如果一个单位凡是都依靠制发公文来解决,势必造成公文泛滥成灾,是工作陷入文牍主义。
三、公文的撰拟
公文撰拟是秘书最主要的工作之一,是文秘工作的第一步。
在介绍公文撰拟的具体内容之前,首先自我测试一下,看看你对公文撰拟的基本认识。
⑴开始写公文前,我能明白这份文件的目的。
()
⑵开始写公文前,我能明确考虑读者的特点。
()
⑶每写一篇公文,我相信能写好它。
()
⑷看到什么,感觉到什么,我都会用笔记录下来加以累计。
()
⑸我会把最重要的内容放在公文开头或结尾部分。
()
⑹定稿的时候会检查标题、时间、名称等,看是否有误。
()
⑺用最简洁的语言表达最为清晰的意思。
()
⑻我总是用以前写过的文件格式来做样本,仅对内容进行改动。
()
⑼每次都会抽时间对我的文章进行修改和润色。
()
⑽我不明白的东西不会写在文章里。
()
以上10个问题,每打一个“√”得1分,如低于5分,说明你对公文的撰拟缺乏认识,必须认真学习本节内容;如得分为6~8分,说明你有一定的公文撰拟知识,需要加以总结和提高;如得分为9~10分,说明你的公文撰拟水平不错,应该重点加强理论学习。
㈠公文撰拟的特点
1.动机的制约性
一般文章的写作,是写作主体(作者)个人对生活的观察、感受和体验,从而引发写作冲动,通过写作来表情达意。
一般写作强调主体“个人意识”,写作是受作者的思想、感情、意志的支配,直接体现作者个性的活动;而公文的写作动机却不同,之所以要撰拟公文,不是撰拟者个人的意愿,而是必须忠实地贯彻领导的意图,受社会集团意志的制约,强调写作主体的“群体意识”,代机关“立言”。
所以,公文写作注重准确体现领导意图,这是公文撰拟的重要前提。
2.写作思维的抽象性
思维是对客观事物的概括、间接的反映。
就思维方式而言,主要有抽象思维和形象思维。
文学写作以形象思维为主,通过形象来展开思维活动并以形象来表现思维成果。
公文写作则以抽象思维即逻辑思维为主,舍弃事物的具体形象,以抽象的概念、判断、推理来揭示事物的本质。
所以,公文写作要求概念运用准确,判断恰合,推理合乎逻辑。
在写作过程中,主要运用分析、综合、归纳、演绎等逻辑手段去概括事实,分析事理,从而提出解决现实问题的措施、办法、意见或要求,达到处理公务的目的。
3.写作体式的规范性
文须载体,即成文,任何文章都有赖于一定的体式来反映客观事物,通过一定的结构形态、表达方式、语言手段来体现写作意图。
公文体式有自己独特的规范要求,主旨不能含蓄而要显露,结构不能多变而要单一,表述不能曲折而要直叙,语言不能描述而要准确,风格不能藻丽而要平实。
通用公文与专用公文在体式上的要求就更为严密规范,带有法定性、程式性的特点。
公文体式的规范性是由公文所特具的法定权威与行政约束力所决定的。
4.写作受体的确指性
文章写作,都有其写作受体,即读者对象。
对于文艺作品、新闻报道、学术论文,只要有一定的文化水平和个人的兴趣爱好,都可以自由地去阅读欣赏、评判议论。
所以,文学写作、新闻报道、学术论文等,它们的写作受体不受限制,具有不确定性、广泛性。
但公文的写作受体时确指的。
它有特定的读者对象,即受文机关。
正因为有确指的写作受体,收发文机关由于隶属关系不一,就形成了上行、平行、下行的行文关系。
因此,公文写作要根据确指的行文对象,按照不同的行文关系,选择相应的文种。
文种不一,写作要求各异。
这样,在公文写作上,为了达到行文目的,从文中的选用,从内容到形式,无不受到特定写作受体的制约。
这种制约是公文作为施政处事的重要工具所必需的。
上述公文撰拟的主要特点,单就某一方面而言,也可能不仅限于公文写作,比如,写作思维的抽象性,议论文也具备。
但是把上述诸特点综合起来,就构成了公文写作特具的总体特征。
认识和把握公文写作的总体特征,有助于我们掌握公文写作的规律,指导公文写作的实践。
㈡公文撰拟的原则
公文撰拟原则,也可称为公文写作的基本要求,《条例》、《新办法》对此都作了相应的规定。
为了确保公文质量,公文撰拟必须遵循政策性原则、准确性原则、针对性原则与时效性原则。
1.政策性原则
政策性原则,是指撰拟公文必须符合政策法令。
这是公文撰拟最重要的原则和基本依据。
《新办法》明确指出,撰拟公文应当做到“符合国家的法律、法规及其他有关规定。
如提出的新的政策、规定等,要切实可行并加以说明”。
法律法规和政策维系国计民生,关系着国家和人民的根本利益,是处理一切公务的依据和准绳,绝不容许有任何的抵触与违背。
撰拟公文,必须具有法制观念和政策观念,懂法律,懂政策,要依法办文,要深入领会与正确贯彻党和国家的方针政策。
只有这样,才能使撰拟的公文合法和有效,具有法定的权威和行政约束力。
2.准确性原则
准确性原则,是只撰拟的公文必须真实准确。
真实准确,是公文的生命,是为了维护公文的权威性于严肃性。
准确性原则体现在公文内容、公文表述与公文格式诸方面。
公文内容要实事求是。
无论是叙述事实、说明情况、分析议论,都必须坚持实事求是,要全面、准确地反映客观实际、提出的意见、措施要切实可行。
公文叙述的情况,列举的材料,提供的数据,引用的人名、地名、数字和引文,要确凿可靠,准确无误。
公文内容绝不允许道听途说,主观臆断,更不能为了达到某种目的,扭曲事实,任意扩大或缩小,报喜不报忧,虚报浮夸,要高度重视情况的真实性。
公文表述要准确简洁。
《新办法》要求撰拟公文应当做到“表述准确、结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短”。
公文表述的准确性,体现在使用概念要准确,判断要恰当,推理要合乎逻辑。
公文表述最忌模棱两可,引起歧义。
公文表述不准确,必然造成对公文理解与执行上的含混与矛盾,给公务活动造成不利的影响。
公文格式要合乎规范。
格式准确规范,是公文权威性在形式上的体现,是保证公文质量和办文效率的重要手段。
3.针对性原则
针对性原则,是指撰拟公文必须有的放矢。
公文是处理公务的重要工具。
每一篇公文都有它的具体使命,也就是行文目的,应针对所要解决的实际问题而命笔行文。
公文撰拟的针对性,首先要求准确领会和体现领导意图,明确行文目的。
撰拟公文先由领导交拟,交待制文意图。
领导得制文意图是单位集体意志的体现。
领导交拟一般包括两个方面,一是为什么要行文,也即行文的目的,行文要解决的问题及有关背景;二是怎样行文,对行文内容提出一些基本观点或大致思路与意图。
公文撰拟者通过自己的思考、理解与消化,对领导意图加以具体化、条理化,草拟成文。
公文撰拟的针对性,要求“吃透两头”,既要遵循中央、上级的指示精神,把握领导意图,又要对本地区、本单位、本部门的实际情况了然于胸,并把这“两头”很好地结合起来。
只有这种“结合”,公文提出的意见、要求、措施和办法才有针对性,才能解决实际问题,而不是不着边际,空泛议论,做官样文章或表面文章。
公文撰拟的针对性,要求选准主送机关与文种。
主送机关是公文的承办单位。
选准主送机关是公文能否得到及时有效处理的关键。
主送不当,则难以受理,延时误事。
多头主送,导致责任不明,互相推诿。
要根据行文目的,准确选择文种,这直接关系到公文效用的发挥。
比如,把等待上级批复的“请示”,误用为“报告”,就不能得到上级的批示答复,也就达不到行文的目的。
4.时效性原则
时效性原则,是指撰拟公文要迅速及时。
公文的时间与效用是直接关联的,效用会随着时间的推移而变化。
比如,当年的工作计划,理应在上年末或当年初成文,拖过时间,就失去了计划的指导性与约束力,办文也就没有意义;下级的请示,等待着批复;上级要了解情况,当及时报告,等等。
所以,撰拟公文讲究实效,要迅速及时,切忌拖拉延误。
公文撰拟,何时交稿,何时行文,都有时限要求,只是因任务、情况的不同而时限不一。
突发事件、紧急情况处理的报告与请示,则是争分夺秒,越快越好。
一般处理日常事务公文,总是要求近期完成。
而一些政策性、法规性公文,成文时间相对长一些。
公文撰拟的时效性原则,要求秘书人员不断提高自己的素质与能力,接触实际,掌握情况,注重平时积累。
只有这样,撰拟公文才能得心应手。
㈢公文的基本要素
公文与其他文体一样,也是由一定的要素构成,这就是人们常说的文章“四要素”:
材料、主题、结构、语言。
1.材料
材料是指为某一写作目的收集、摄取以及写入文章之中的一系列事实或依据。
材料工作有四个环节,即:
材料的占有,鉴别,选择和使用。
2.主题(主旨、发文意图)
主题即作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时,通过文章全部内容所表达出来的基本观点或中心思想。
3.结构
公文对结构的总体要求是严谨、自然、完整、统一。
⑴标题。
标题是文章的命名,常见的标题有两种,一种是公文式标题,由发文机关+事+文种,如《中华人民共和国交通部关于修改<道路运输车辆维护管理规定>的决定》。
另一种是文章式标题,常用于简报、调查报告、总结、述职报告等事务文书。
公文标题一般标于红色反线下空两行处,函的公文标题在发文字号下空两行处;居中排版,用2号小标宋体;如果字数偏多,则分行排列,分行是不要把各行上下对齐排成等长,不得将两个以上的词(语句、语意群)拆开排在不同行的首尾,要做到语意完整、排列对称、间距恰当。
⑵正文
①正文的内容要符合党的路线、方针、政策和有关规定,符合国家的法律、法规,提出新的政策规定要注意保持连续性,提法要同已公布的文件相衔接;
②正文的格式应符合特定文种的要求,与文种的格式、用语相一致;
③文反映的情况、问题、数据必须真实可靠,提出的措施和办法切合工作实际,切实可行;
④容涉及的有关部门要经过协商、会商,取得一致意见;
⑤文字表达上要概念准确,观点鲜明,条理清楚,层次分明,篇幅简短,实事求是,合乎语法规范,正确使用标点符号。
4.公文专用词语
公文运用语言的标准是:
准确、简洁、平实。
⑴开头用语
公文开头部分用于说明发文原因、意义、根据,或介绍背景材料及情况等。
如:
为、为了;根据、按照、遵照、依照;鉴于、关于、由于;目前、当前;兹(指现在)、兹有、兹将、兹介绍、兹派、兹聘。
⑵承启用语
公文中用于连接开头与主体部分,起承上启下作用的惯用语。
如:
根据……决定;根据……特通告如下;依据……公告如下;为了……现决定;为……通报如下;为此,现就……问题请示如下;现将……(情况)报告如下;现就……问题,提出如下意见;经……批准(同意),现将有关事项通知如下;拟采取如下措施;经……研究,答复如下。
⑶引述用语
公文中如需要引用原文或其他公文的内容,可以使用引述用语。
批复或复函引述来文作为依据的用语。
如:
悉(知道),收悉,电悉,敬悉,欣悉。
⑷批转用语
如:
批转、转发、印发。
⑸称谓用语
公文中如果提到不同的称谓,可以用:
我(部)、贵(局)、你(省)、本(部门)、该(处)。
⑹经办用语
公文中涉及到事情经办时,可以用:
经、业经、兹经、未经;拟、拟办、拟定;施行、暂行、试行、可行、执行、参照执行、贯彻执行、研究执行;审定、审议、审发、审批;会议听取了、会议讨论了、会议认为、会议指出、会议强调指出、会议通过了、会议决定、会议希望、会议号召、会议要求、会议恳切呼吁。
⑺表态用语
公文对具体问题进行表态时的惯用语。
如:
不同意、原则同意、同意;不可、可办、照办;批准、原则批准。
⑻结尾用语
公文的结尾部分应当使用规范的结尾用语。
用于请示:
当否,请批准;
用于函:
请研究函复;盼复;不知尊意如何,盼函告;望协助办理,尽快见复;
用于报告:
请指正;请审阅;
用于批复、复函:
此复;特此转复;特此函复;
用于知照性公文:
特此公告(通告、通知、通报)。
知识链接
公文撰拟的忌讳
●总是等到上级提出要求时才开始着手收集材料
●喜欢用过多的成语或感情色彩浓厚的词句
●喜欢用过多的专业术语来炫耀
●数字的用法不符合要求
●语言文字存在歧义
●滥用简称
第二节公文处理程序与基本要求
公文处理,是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
公文的处理应当坚持实事求是、精简高效的原则,做到及时、准确、安全。
公文处理程序,是指公文在机关、单位内部有序运转处理的所有程序。
公文处理的每道程序是一个工作环节,环环相扣,互相衔接,形成公文处理的合理流程。
遵循公文处理程序,使公文及时、准确、有效地运转,有利于公文处理工作的规范化、制度化、科学化。
公文处理程序,一般分为发文处理程序和收文处理程序
一、发文处理程序
公文的发文处理程序又叫发文办理。
按《新办法》的规定:
“发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、发文注册、用印、发文登记、分发等程序。
”
㈠草拟
草拟,就是拟写公文草稿,是发文处理的第一道程序。
草拟公文的要求是:
1.符合国家的法律、法规以及其他有关规定。
如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。
2.情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条例清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
3.人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题,后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日。
4.结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“㈠”,第三层为“1”,第四层为“⑴”。
5.应当使用国家法定计量单位。
6.文内使用简称,应当先用全称,并注明简称。
7.公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
㈡审核
审核,是指秘书部门的负责人,对对公文文稿进行审查核定。
公文送负责人签发之前,先由办公厅(室)进行审核。
公文审核要把好“三关”,即行文关、政策关、文字关。
1.审核要求
⑴审核中发现的问题必须逐一纠正。
⑵一般性问题可以直接修改。
⑶需做较大的改动,可附上具体修改意见,退回拟稿人或与承办部门共同协商。
2.审核的工作程序和重点
⑴明确审核范围。
不是所有的文书都要经过审核处理程序,那些属于例行或事务性的文书就不必审核。
⑵确定是否行文。
可行可不行的文一律不行;通过口头、面谈或电话能完成的请示、答复事项,则不行文;与已经发出的文件内容重复的,不需行文。
⑶审核公文内容。
审核公文内容与有关规定是否一致;政策界限是否清楚明确,有无笼统含糊、模棱两可、前后不一致之处,有无规定过于机械、繁琐之处;提出的意见和办法是否可行。
⑷检查文字表达。
检查文字表达是否通顺、简练、准确,是否合乎语法逻辑,文字有无错漏,标点符号是否正确;事实陈述是否清楚明白,理由的说明是否充分有力;结论的提出是否明确具体。
⑸检查文件格式。
检查文种是否恰当,格式是否规范完备,标题是否反映内容,密级、处理时限定得是否恰当;主送单位、抄送单位是否符合规定。
⑹检查处理程序是否妥善完备。
检查发文的名义是否合适,是否需交一定的会议讨论通过;文书涉及其他部门,是否已征得相关部门同意。
⑺审核重点:
行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合《办法》的规定等。
3.注意事项
⑴书写不工整或改动过多的文稿,应重新誊录。
⑵审核中发现的问题必须及时解决。
㈢签发
签发,指机关、单位负责人对已审核的文稿予以审定、签字、准予印发。
文件一经签发,即成定稿并生效。
以本机关名义制发的上行文,由主要负责人或主持工作的负责人签发;以本机关名义制发的下行文或平行文,由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
签发公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和签发时间。
其他审批人圈阅,则视为同意。
㈣复核
复核,是再一次对公文制发的工作环节进行审查核对。
公文正式印制前,文秘部门必须对公文文稿进行复核,以保证文件的质量。
复核的重点是:
审核、签发手续是否完备;附件材料是否齐全,附件的份数、页数是否符合正文要求;内容是否完整;格式是否统一、规范。
复核后,由秘书部门编发文号,确定发送范围、印制份数、标注主题词及附注,并进行必要的技术处理。
㈤发文注册
发文注册,是为待发文件注册,编注发文字号,确定印制数量和发送范围(机密文件还要确立公文份数序号)。
㈥缮印
缮印,是缮写和打印已签发的文稿,并由文秘人员负责校核。
印制文件要按照《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999)中有关纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则等国家标准执行。
文件缮印要建立登记制度。
要注意保护原稿(定稿),不得涂改、无损与丢失。
文件缮印应进行校核。
校核应忠于原稿,未经签发领导同意,不得擅自改动。
校核应认真细致,一丝不苟,杜绝差错,以维护公文的严肃性。
㈦用印
用印,指在公文的正本上,由秘书部门专人负责盖印或现场监印。
用印是文件生效的标志。
用印要求清洗端正,印章位置在成文日期上侧,要求上不压正文,下要骑年盖月。
㈧发文登记
登记,指文件用印后分发前,由文秘部门对文件主要内容进行登记造册,以备存查。
发文登记主要采用簿式登记。
登记内容包括:
发文日期、文件标题、发文字号、密级、主送机关(抄送机关)、份数等。
㈨分发
分发,指由秘书把用印并登记的公文通过适当方式(邮寄、传真、电报、电子邮件、专人递送)传递给收文单位或个人。
分发工作必须准确、及时,不得延误。
表17-1发文程序图
发文注册
发文
登记
二、收文处理程序
收文处理程序指对收到的公文的办理过程,一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办与查办、立卷、归档、销毁等程序。
㈠签收
签收,指收受文件时,收件人办理的清点、检查、接收等手续。
签收是收文处理的第一道程序。
公文应由秘书部门统一收发。
公文签收要细致负责,切不可疏忽大意。
签收要求:
1.要逐件清点,数量是否相符,是否发给本机关、单位。
如发现误投,应及时退回。
2.检查信件有无破损、散包、被拆现象。
如有应查明原委,适当处置。
3.经清点检查无误,方可签收。
急件应注明签收的具体时间。
㈡登记
登记,是指秘书部门对收受的文件,按照一定的形式进行登录。
收文登记时收文处理工作的基础,使文件来龙去脉清除。
收文登记须将收文时间、来文单位、标题、密级、发文字号、缓急时限、份数等逐项登记清楚,以备查询。
表17-2XXX(单位名称)送文登记簿
日期
封号
发往机关
发送方式
签收时间
签收人
备注
表17-3XXX(单位名称)发文登记簿
顺序号
日期
发文号
密级
文件标题
发往机关
份数
归卷情况
备注
㈢审核
审核,指收到下级机关上报的需要办理的公文,秘书部门应当进行审核。
审核的重点是:
是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他规定;涉及部门或地区职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。
㈣拟办
拟办,指秘书部门对文件的办理提出初步意见,以供领导批阅时参考。
拟办是秘书部门在办文中的参谋性工作,是秘书为领导批办文件所做的准备工作,包括:
在文件处理单上书写对收文办理的方案和建议,并签署拟办人姓名和日期;查询并附录文件中涉及的有关指示或规定;查询以前处理同类事情的有关文件,使批办前后衔接具有连续性;对收文中有关数据和重要情节进行初步鉴别,为领导批办提供依据和参考。
1.拟办的要求
⑴熟悉有关政策和规定。
⑵熟悉本单位各部门的职责范围及业务情况。
⑶熟悉办文程序和有关规定。
⑷拟办意见要符合政策规定和实际情况。
⑸拟办意见力求准确、及时、简洁。
2.工作程序
⑴明确拟办范围。
需要拟办的公文主要有:
需要传达、贯彻执行的文件
- 配套讲稿:
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