食品财务雪龙采购实施方案及验收标准DOC.docx
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食品财务雪龙采购实施方案及验收标准DOC
大连雪龙产业集团有限公司
《BWP采购系统》
项目实施方案
青花瓷(北京)有限公司
第一部分:
项目概要
1.1企业介绍
1.公司概况和背景
大连雪龙产业集团有限公司始建于1993年11月15日,公司前身为大连雪龙农副产品产业有限公司,主要经营东北地区羊草、稻草等牛用饲料;2002年7月4日雪龙牧场成立;2004年10月19日大连雪龙产业集团成立,主营高档牛肉养殖、稻草等牛用粗饲料出口;经过数年的发展,大连雪龙产业集团有限公司已成为总投资3.16亿元人民币,注册资本1.47亿元,集高档牛肉育种、繁育、饲养、屠宰、精深加工、有机肥料生产、粗饲料出口等产业于一体的农业化龙头企业。
大连雪龙产业集团有限公司是肉食品加工及销售一条龙企业,所需求的企业网络商务管理系统,正是我们所熟悉和擅长的地方,在互联网Web化方面,我们具有无可替代的技术专长和商务理解的优势。
2.公司的组织架构
雪龙集团由三个子公司(稻草熏蒸、深加工、玛露易),及若干事业部组成。
组织结构图略。
1.2使用软件部门
第二部分:
基础设置方案
2.1基础类
2.1.1会计单位
会计单位是财务上的一个术语,一般采用公司注册名称的全称。
这里设置六个分别为:
大连雪龙产业集团有限公司
玛露易有机肥料(大连)有限公司
大连雪龙黑牛饲料有限公司
大连雪龙黑牛食品有限公司
山东雪龙黑牛牧业有限公司
北京雪龙牧业有限公司
2.1.2权限树
权限树是权限设置的一个术语,目前根据组织结构以及仓库设置为92个分支权限树。
2.2供应商类
2.2.1供应商
Ø编码原则:
供应商编号采取顺序号的规则,从1开始依次排序。
Ø分类原则:
供应商目前分13类。
Ø其他说明:
“联系方式”为供应商的电话号码(最好是手机号);“营业执照”为供应商真实的经营许可证号,主要用于保证供应商的真实性;“发票名称”为供应商的发票名称,主要为了结算开发票用。
2.2.2供应商分类
目前的供应商分类为
2.3存货类
2.3.1存货档案
Ø编码原则:
存货档案编号采取顺序号的规则,从1开始依次排序。
2.3.2存货分类
目前存货分类为21类,分别为:
2.4采购配置类
2.4.1审批类型设置
公司所有的采购审批流程都是通过系统中的【审批类型】进行配置的,此处设置的是每种审批类型所对应有操作权限的系统用户之间的关联,根据不同产品的采买,目前共设置有5个采购审批环节。
在系统使用过程中,根据企业需要,可以修改现有设置,也可停用或者增加新的设置。
2.4.2请购类型设置
公司所有请购申请类型都是通过系统中的【请购类型】进行配置的,根据不同类型产品以及不同类型的请购方式,目前共设置有10个请购类型。
在系统使用过程中,根据企业需要,可以修改现有设置,也可停用或者增加新的设置。
2.4.3领用类型设置
公司所有领用类型都是通过系统中的【领用类型】进行配置的,根据不同部门不用领用用途,目前共设置有3个领用类型。
在系统使用过程中,根据企业需要,可以修改现有设置,也可停用或者增加新的设置。
2.4.4审批类型分组设置
此处设置的是每种请购类型与之对应的审理流程关联,例如“大宗请购”如果是多级审批流程,可以在审批类型分组里,依次按照顺序设置多级审批流程。
2.4.5分类检测设置
公司所有需要检测的存货检测类型都是通过系统中的【分类检测类型】进行配置的,目前共设置有9个需要检测的存货类型。
在系统使用过程中,根据企业需要,可以修改现有设置,也可停用或者增加新的设置。
2.4.6检测项目设置
公司所有需要检测存货的检测项目都是通过系统中的【检测项目】进行配置的,目前根据不同的存货所需要检测的项目共设置有27个检测项目。
在系统使用过程中,根据企业需要,可以修改现有设置,也可停用或者增加新的设置。
2.4.7到货检测项目设置
公司所有需要检测存货检测项目的指标标准值都是通过系统中的【到货检测项目】进行配置的,目前根据不同存货所需要检测项目共设置有9个到货检测项目。
在系统使用过程中,根据企业需要,可以修改现有设置,也可停用或者增加新的设置。
第三部分:
业务流程方案
图3-1
3.1请购及订货流程
第一步:
采购申请
A大宗原料类请购(原料、包装物、煤、油)
每月5日下班前,各使用部门保管报月采购计划时,在系统中新建《请购单》。
类型:
大宗请购
B辅料类请购
每月5日下班前,各使用部门保管报月采购计划时,在系统中新建《请购单》。
类型:
辅料请购
C电子产品类请购
每月5日下班前,各使用部门保管报月采购计划时,在系统中新建《请购单》。
类型:
电子产品请购
D固定资产请购
每月5日下班前,各使用部门保管报月采购计划时,在系统中新建《请购单》。
类型:
固定资产及低值易耗品请购
E临时请购
如有临时请购,需要使用部门保管在系统中新建《请购单》类型:
临时请购
F总部办公用品请购
每月5日下班前,各部门填写纸质的申请单,领导签字后,提交给李颖,李颖在系统中建立《请购单》。
类型:
总部办公用品请购。
《请购单》新建如下图所示:
在系统内做完《请购单》后,点击提交按钮置换到该请购类型所对应的审批环节。
注意点:
1、做《请购单》时,要根据请购类型分开做《请购单》。
2、会计单位,请购部门,请购类型,请购人,经办人等单据信息要填写完整。
3、做《请购单》时,从系统内选择需要采购的存货(如果系统内没有需要采购的存货名称,联系系统管理员申请添加存货档案)、采购数量、用途、需求日期、备注(如果采购的产品有特殊说明的,在备注中注释)。
4、保管在填写完请购单明细保存完毕之后,要点击“提交”按钮以使单据进入下一步审批流程。
第二步:
请购类型各环节审批
每月6日—15日,针对不同的审批流程,各个部门审批人员在【请购单】审批信息区域进行审核或者驳回的操作。
第三步:
采购部在请购单上反馈供应商、价格信息
每月6日—15日,采购员在系统内打印《请购单》进行询价,定点采购的产品直接填写合同上约定的价格以及供应商信息。
单据格式见下图:
采购员询价完毕后,通过采购看板,将询价纪录填写到系统中并审核。
视图如下:
注意点:
1、如果有新供应商,采购部需要在系统中添加供应商信息。
特殊业务说明:
1、如果是固定资产及低值易耗品类请购,采购员需要将《请购单》打印出来找相关领导审批,审批后方可询价购买。
第四步:
确认请购单并转为订单
每月16日—18日,采购部反馈供应商以及价格信息后,审核请购单,并在系统中通过转采购订单,生成采购订单。
视图如下:
第五步:
审核订单并向供应商订货
每月19—20日,采购部长审核订单并从系统中打印采购订单,向供应商订货。
订单列表如图:
3.2原材料入库检测流程
注意:
雪龙采购的某些大宗原料需要经过入库检测的环节才可以入库,为了区分不需要入库检测的产品,在系统里操作原材料入库以及检测环节的操作时需要在【原料采购】的菜单下进行操作,其他不需要入库检测的产品在【辅料采购】菜单下操作。
需要检测的大宗原料主要包括:
玉米、麦麸、苜蓿粕、豆粕、大麦、小麦、麦芽根、酒糟、石粉、稻草、羊草等。
需要检测的指标主要包括:
水分、容重、杂质、粗蛋白、千粒重等。
业务流程:
1牧场刘厂长于当月10日前,报月采计划给采购招标中心采购员。
2采购员粱旌全将采购计划传给采购部主管田松.
3田松市场询价、比价。
4然后田松填写合同申请表(背附合同文本)。
5采购部门第一负责人审批、财务审批、法务部审批,然后办公室盖章生效。
6采购部在系统里新建、审核【采购订单】并把订单合同的复印件以传真或者人工传递的方式交给质检部门。
7通知供应商发货。
8货物进厂先到山下的过磅房进行过磅,此时保管、质检员、门卫三方人员都需要在场。
质检员会在此时进行第一次检验,即物检。
物检的目的在于通过感官检测一些指标是否合格,比如(是否有杂质、颗粒是否整齐均匀、色泽是否正常、是否有霉变、是否有异味、是否有结块、是否有虫蛀等),物检合格之后才可以让车辆把货物拉到相应的库房处进行卸货。
9在卸车的同时,质检部人员会对该批物资进行取样,然后拿到化验室进行化验。
仓储库管在系统里新建【称重入库单】,通过【称重入库单】生成对应的【入库检测单】。
10质检部在化验结果出来之后,化验员在系统里把该批物资的检测结果反馈到对应【入库检测单】上,质检部长审核该张【入库检测单】之后,系统会自动根据检测的结果与公司规定的每种产品检测合格标准进行比对,并标记结果分别为:
合格或者不合格。
并将检测单的单号、检测项目、检测值、扣减值显示在对应的【称重入库单】的“检测明细”中。
之后,质检部打印出【入库检测单】交与饲料原料库报关员。
打印结果如下图:
11该车物资卸货之后,返回过磅房处进行二次过磅,对车皮进行称重,然后打出过磅单,过磅单上包含毛重、皮重、净重信息。
净重=毛重-皮重。
12饲料原料库保管到过磅房处获取该车物资的净重信息并录入系统里对应的【称重入库单】上,然后系统会根据扣重的结果,自动计算出入库单应该执行的单价是多少,自动修改入库单金额,保管确认之后审核入库。
13保管员应与到货当日办理完成采购入库相关工作,入库前对数量进行确认,之后需打印出《入库单》交与采购部门。
打印效果:
14下面举例说明如何计算扣重。
大麦的水分扣减标准为:
10%>水分≥8%扣重,扣重=该批大麦低于验收标准的百分比乘该批进货量。
如该批大麦的水分检测结果为9%,净重=1000Kg,订单单价为10元/kg.
扣重=1%×1000=10kg,结算重量=100kg-10kg=90kg,结算金额=90kg×10元=900元。
3.3辅料入库流程
一、进入系统,依次点击“辅料采购”“采购入库”“新建”,如下图:
二、在页面的右边会看到如下所示内容:
三、在采购单号里输入单号(点击下拉框选择出来),点选弹出来的单号,会自动带出订单内容,如下图所示:
四、在数量处填入本次入库数量、单价即可(如果没有变动可以不用修改)。
五、先点击左上角工具栏里的“保存”再点击“审核”按钮如下图,即可完成入库!
注意:
此处业务为了控制入库单上的单价和数量不能超过订单上的数量和单价,系统会自动判断入库单上的数量和单价是否超过订单上的数量和单价,如果大于订单上的信息,该张入库单不能审核。
六、系统弹出对话框“审核完毕”,入库完毕。
七、保管员应与到货当日办理完成采购入库相关工作,入库前对数量进行确认,之后需打印出《入库单》交与采购部门。
3.4领用管理业务流程
1、各部门在做领用业务时,点击“领用管理”点击“领用出库”点击“新建”,如下图所示:
2、在右边页面内容里输入“会计单位”、“领用部门”“领用仓库”“领用人”“领用类型”
(注意此处选择会计单位需点击输入框旁边的“倒三角”后弹出的列表中选择,以后的带有“倒三角”的输入框,也如此选择,在输入框中手工直接输入无效,所有有下拉箭头的复选框,都如此操作!
)如下图所示:
3、“领用日期”双击对话框在弹出的对话框中选择如下图:
4、在“选择存货”中输入采购产品的名称每个字的首字母或者其中的一个字(如:
微量元素,可以输入wlys,点击回车在弹出的对话框里就会弹出微量元素)如图:
5、在弹出的对话框中输入数量,单价即可,见下图:
6、需要注意的是,牧场在从牧场饲料库领用饲料操作时,需要填写“成本对象组”,“成本对象组”指领用的饲料用于哪个牛舍,目的是为了配合金蝶计算后续的成本。
深加工生产部门在做领用业务时,需要填写“成本对象”,“成本对象”用于标记领用的产品对用加工哪种产品,目的是为了配合金蝶计算后续的成本。
7、保管员在做完领用出库单后需当时打印并让领用人员签字确认。
3.5采购发票及暂估入库业务
1、每月30日前采购部到各报关员处收取采购入库单据,与供应商联系收取采购发票。
2、每月1日前采购部人员将当月的《入库单》及对应的发票粘贴到一起交给财务会计
3、财务会计在收到入库单以及发票并确认无误之后,在系统里录入《采购发票》。
4、当月未能及时取回发票的业务,财务会计在K3里做相应的暂估凭证。
3.6采购付款业务
1、采购部提出付款申请,在付款申请单上附上所对应的发票以及打印入库单据,交给财务会计。
2、财务会计审核确认之后并在系统里录入完采购发票之后,新建并录入付款单。
3、财务会计再传递到资金部,资金部依据银行的反馈信息得到付款成功的消息后,审核对应的付款单。
3.7成本核算业务流程
1、每月底各财务会计与所自己负责仓库的报关员进行核对数据,核对无误之后,在系统里对各个仓库进行结转操作。
目的类似于财务的结帐功能,对当月仓库的出入库进行封帐,不允许修改。
2、利用K3接口导入功能把采购系统里的相关单据导入到对应的K3帐套里。
现在需要导入的单据有采购入库单、领用出库单、账单以及付款单。
3、单据全部导入成功后需要简单的核对一下导入的正确性,查看ERP以及金蝶里面的相应单据的汇总表,看看相关的总数量是否一致,检查一致后方可进行以后工作。
第四部分:
岗位说明
4.1采购部人员
岗位
采购部相关人员
岗位描述
负责审批所负责各个部门提出的请购计划的询价,转采购订单工作
岗位操作
步骤说明
1、审批所负责的请购单;
2、在请购单上反馈供应商以及价格信息。
3、审批请购单并转为采购订单。
特殊情况:
1.遇到新供应商,此时需要新建【供应商】档案;
2.提供供应商信息时,务必细致全面,把供应商的联系方式以及经营执照等信息收集全;
4.2仓库保管员
岗位
仓库保管员
岗位描述
1、每月收集所负责各个部门提出的请购计划,经部门领导审批之后在系统里录入请购单;
2、仓库日常出入库管理;
岗位操作
步骤说明
1、每月收集所负责各个部门提出的请购计划,经部门领导审批之后在系统里录入《请购单》;
2、供应商送货后确认后,及时在系统里录入对应的《入库单》并打印;
3、使用在领用物料时,及时在系统里录入《领用出库单》,牛舍在领用成品饲料喂牛,深加工在领用原材料加工成品时,所对应的仓库保管要特别注意录入“成本对象”,或者“成本对象组”信息;
4、每月末与财务会计核对仓库数据;
4.3质检员
岗位
质检员
岗位描述
1.对需要化验单原材料产品进行化验;
2.提供化验结果报告;
岗位操作
步骤说明
1.供应商送货时与保安、保管三方一同到场,并进行物检;
2.物检合格之后,在车进行卸货的同时抽样进行化验检测;
3.检测结果出来之后,在系统里录入《入库检测单》;
4.打印《入库检测单》后交给保管员;
4.4质检部长
岗位
质检部长
岗位描述
1、监督审核质检报告
2、对特殊采购的业务进行审核控制
岗位操作
步骤说明
1、每天审核质检员录入的《入库检测单》;
2、遇到有特殊入库的业务时,在经过公司采购管理委员会批准之后,审核特殊入库类型的《入库单》。
4.5财务会计
岗位
财务会计
岗位描述
1.每月与库管核对仓库数据;
2.监督保管及时出入库以及数据的准确性;
3.发票录入以及付款单录入。
4.每月存货成本计算
岗位操作
步骤说明
1.每月底月库管核对仓库数据,确认之后对仓库进行结转;
2.日常对库管录入出入库单据的及时性以及准确性进行监督;
3.月底前对采购部提供的发票和入库单进行核对,确认之后及时录入发票;
4.采购部提出付款申请后,核对采购部提供的发票以及入库单信息,确认之后及时做付款单;
5.结帐之后把采购系统里的采购入库单、领用出库单、账单、付款单及时导入到K3系统;
6、导入之后核对导入后的数据的数据与采购系统数据是否一致。
青花瓷软件(北京)有限公司
2011年8月24日
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