BTXMXZ104固定资产管理程序.docx
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BTXMXZ104固定资产管理程序
固定资产管理程序
受控状态:
____受控_________
发放编号:
________________
生效日期:
___2007-04-02____
版本/修改次第
更改页次/章节
编制
审核
批准
生效日期
1
目的
为加强公司固定资产的管理,提高物资使用效率,减少损失和浪费。
2
适用范围
适用于公司各部门、各项目部固定资产的管理。
3
职责
3.1
3.2
公司总经理与项目经理根据自己授权范围批准物品的购置。
集团办公室及各项目部办公室为固定资产管理的主管部门。
4
固定资产采购程序
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
各部门根据需要填报《购物申请表》,并制订出大致预算,交办公室签署意见,报总经理(项目经理)批准,授权范围之外报董事局主席审批,由办公室统一购买。
办公室负责对购入的固定资产、办公用品等进行造册登记,固定资产、低值易耗品需要落实具体保管部门和人员,办公用品、礼品有专人负责,每月进行一次盘查。
各部门凡购买固定资产,须在每月月末最后一个工作日之前填写《购物申请表》,交办公室审核,报总经理批准同意购买或领用的,由办公室指定人员进行采购和发放。
采购固定资产原则上应该有2人一同去采购,特殊情况下急需采购物品经分管经理批准后,允许一人采购。
采购或领用的固定资产须经保管人员验收,并在购货发票上签字证明。
采购人员持已验收、证明的发票,填制报销单,经部门负责人及分管领导签字,交财务部审核后,报总经理批准,财务方可给予报销。
5
办公设备管理程序
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
登记:
办公设备用具的购买、配置、领用、维修与保管等管理过程,办公室均须用台帐形式进行记录和登记
编号:
办公室对配置的办公设备一律实行编号,在设备用具上标明使用部门(使用人)名称、编号以及购置日期等
维修办公设备用具因破损、污染后需要维修或清洗的,由使用部门(使用人)与办公室联系,由采购管理员负责办理各项维修与清洗事宜
报废:
经专业部门检验,确认办公设备用品已经没有维修必要时,由使用部门申请,经办公室主任审核,总经理审批后,予以报废处理。
办公用品管理员负责办理有关报废手续。
属固定资产的办公设备用具,按照《固定资产管理规定》办理
盘点:
办公室每年十一月份,会同财务管理中心对公司所属办公设备用具进行一次清产核资工作,并制作《清查明细表》上报分管领导及存档
6
办公文具用品管理程序
6.1
6.2
6.3
6.4
办公文具用品分为个人领用与部门领用两种。
个人领用指个人使用保管的用品,如圆珠水笔、橡皮擦、直尺等。
部门领用指本部门共同使用的用品,如打孔机、订书机、打码机等。
办公用品保管员要分别设置个人和部门的《领用登记簿》;
各部门(使用人)需领用办公文具用品时,应到办公用品保管员处办理领用手续,并在《办公文具用品领用登记簿》上签字;
办公用品自第二次领用起,应以旧换新,如遗失应由个人或部门赔偿、自购;
人员离职时,将剩余办公文具用品移交办公室;
办公文具用品仓库一年盘点两次(6月与12月),盘点工作由办公室主任负责
7
固定资产管理程序
7.1
7.1.1
7.1.2
7.1.3
7.1.4
7.2
7.2.1
7.2.2
7.2.3
7.2.4
7.3
7.3.1
7.3.2
7.4
7.5
7.6
7.7
7.7.1
7.7.2
固定资产增加
各部门根据实际工作需要,出具固定资产申购报告,报送办公室。
办公室了解购买部门对固定资产的需要程度、有无必要购买,结合公司现有总资产情况判断是否可以调剂,如需购买,由办公室专人负责购置。
购置固定资产后,由办公室验收,并负责领用手续及登记固定资产台帐后,有关资产的使用说明等资料应由办公室保管,使用人留复印件。
办公室在购置固定资产后,填制费用支付申请表,并附申请报告、发票,在三个工作日内办理报销手续。
固定资产的登记及清查
填制固定资产卡片
固定资产卡片由办公室的固定资产管理人员按一物一卡填制。
卡片一式三份,一份交财务管理部进行明细核算,一份由办公室固定资产管理人员留存,一份交使用保管部门保管。
由专人(专职或兼职)登记管理资产卡片,保证卡片记录正确无误,并根据固定资产变动情况及时调整卡片记录;同时,办公室根据固定资产不同类别和卡片编号在实物上设置标识,标注名称、购买日期、编号、责任项目部和责任人。
对无利用价值、闲置的固定资产,公司办公室负责整理、填具《闲置固定资产明细表》,提出意见呈报分管领导批复后处理。
每年12月份,公司全面开展清产核资。
各部门对所属的固定资产进行一次清查、盘点,并将清查结果及一年来固定资产增减情况分别填具《固定资产盘存表》,报公司办公室与财务部。
办公室应会同财务管理部对帐、卡、物不符合情况及时查明原因,予以更正,将结果报公司总经理。
固定资产的报废:
当使用的固定资产出现主要部件陈旧、损坏严重,经技术部门鉴定再予大修也不能符合使用要求,或虽能修复但费用太大,修复后可使用的年限不长,效率不高,或按国家规定必须报废的情况时,使用保管部门可填具《固定资产报废单》申请报废。
由使用保管项目部提出报废申请,或由办公室根据实际情况通知使用保管项目部填具《固定资产报废单》,交相关部门鉴定,固定资产报废的审批程序、审批权限与购置时相同。
固定资产使用保管项目部在报废申请批准后,将固定资产卡片撤出并设置固定资产清理登记簿予以登记。
经批准报废的固定资产统一由办公室处理。
固定资产的盘亏:
盘亏的固定资产由使用保管项目部查明情况,填具《固定资产盘存表》分别报办公室、财务管理中心,办公室报分管领导批准后作相应处理。
固定资产的出租:
出租的固定资产应由出租部门固定资产管理人员根据实际情况填制《固定资产租赁单》,报办公室审核,经总经理批准后作相应处理。
固定资产的调出:
公司与所属子公司之间固定资产的调拨,由调出方的固定资产管理人员根据公司领导批复的文件或合同,填制《固定资产调拨单》交办公室,由办公室报分管领导审核,经总经理批准后作调拨处理,通知财务管理部作帐务处理。
固定资产维修与保养
固定资产的日常清洁保养工作由各使用部门负责。
发生故障,则由使用部门提出修理申请,由办公室安排维修;办公室严格控制维修费用,充分利用公司内部技术力量,在公司内部无法解决时,安排外项目部修理,使用部门参与验收。
需要支付费用的,须经分管经理同意,方可联系安排修理。
维修验收后,经办人将维修清单附于发票后交办公室签署意见,分管领导审核,总经理审批。
8
车辆管理
8.1
8.2
8.3
8.3.1
8.3.2
8.3.3
车辆购置:
需购置车辆的部门填写《购置车辆申请表》,经审批后报至总公司办公室,总公司办公室审核后报行政总监及总经理审批。
申请表中应注明选配车辆型号、排量及精确价格,购置车辆后,将《购置车辆申请表》附于购车发票后报董事局主席签字报销。
派车:
因工作需要使用公司公务车的,用车人须填写《用车申请单》,由部门负责人签字后,办公室统一调度,并及时填写《派车单》;
车辆的保养与维修
凡车辆需进行保养维修的,均需由办公室填写《汽车保养维修报修单》,经分管领导审批后,凭《报修单》到指定修理厂家进行保养维修。
在维修过程中,如确需调换零件的,报修人员应将调换下的旧零件拿回公司作统一处理。
车辆因公外出,遇车辆故障在非指定地点维修的,须经分管经理同意。
维修完毕车辆返回后,凭车辆维修清单、交款发票、证明材料等报销修理费用。
凡人为造成的车辆机械事故的,维修费用由责任人自理。
3、车辆保养维修费用由办公室统一报销、结算。
办公室在申请支付保养维修费用时,须提供《修理(加工)用料清单》及《汽车保养维修报修单》,维修及报修内容必须一致,送财务部门审核,并报经总经理批准后支付。
8
附录
固定资产管理流程图
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