移交工程档案常见问题答疑.docx

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移交工程档案常见问题答疑

移交工程档案常见问题答疑

一、告知会专题

1、怎样参加移交工程档案告知会?

答：

由建设单位拨打市档案局城建档案预约电话进行预约。

2、建设单位什么情况下预约参加移交工程档案告知会？

答：

建设项目工程竣工验收后，各参建单位收集汇总并初步整理工程档案的情况下，建设单位（甲方）向市档案局提出预约申请后，按约定时间到市档案局参加移交工程档案告知会。

3、参加移交工程档案告知会的人员范围是什么？

答：

参加移交工程档案告知会的人员范围包括：

建设、监理、总包和分包单位档案管理人员及相关人员。

4、建设单位什么时间向城建档案馆移交工程档案？

答：

根据本市档案局2012年4月颁布的《本市城建档案馆接收建设工程档案规范》，建设单位应当在工程竣工验收后6个月内向市城建档案馆移交建设工程档案。

5、市城建档案馆受理工程档案移交进馆的条件是什么？

答：

工程档案移交进馆受理的条件是：

1、以工程项目为单位进行整体移交，包括建设、监理、总包和各个分包单位的档案；

2、建设周期在5年以上或分期建设的工程项目，可按建设周期或标段进行移交；

3、燃气、桩基工程档案可在整个项目档案移交前提前移交。

6、建设、监理、总包、分包单位在工程建设项目档案工作及项目档案移交中职责是什么？

答：

建设单位档案工作职责：

建设单位是建设项目工程档案工作和工程档案移交的责任主体。

1、建设单位在与监理、设计、勘察、施工等单位签订协议、合同时，应当对工程文件归档的套数、质量、移交时间等提出明确要求；2、建设单位具体负责整个工程项目准备阶段文件和工程竣工验收阶段文件的收集整理工作，同时负责组织、监督、检查监理、施工单位工程文件的收集整理工作，并汇总所有档案；3、负责向市城建档案馆移交档案。

监理单位档案工作职责：

依照有关规定对监理文件进行归档立卷，及时向建设单位移交，并协助建设单位做好整个项目档案工作；

总包单位档案工作职责：

负责本单位施工范围内的工程文件的归档立卷，并对各分包单位的档案进行检查、审核和汇总，及时向建设单位移交。

分包单位档案工作职责：

依照有关规定负责分包工程范围的工程文件的整理归档，并及时向总包单位移交。

7、移交进馆工程档案检查的主要内容是什么？

答：

市城建档案馆对移交进馆工程档案主要从案卷的整理质量、档案的完整性、原件性和档案的真实性、准确性三方面进行检查。

8、怎样把握移交进馆工程档案的案卷质量？

答：

移交进馆档案严格按照本市档案局2012年4月制发的《本市城建档案整理规范》进行整理，在分类、组卷、卷内目录编制、卷内文件的组织编排和页号、卷内备考表、卷皮卷盒、移交进馆凭据的填写和案卷装订等都须严格遵守整理规范的要求。

9、怎样把握建设工程档案的完整性？

答：

建设工程档案的完整性主要从两个方面看：

一是建设工程项目各专业档案是否齐全，即建设单位、监理、总包和分包单位（包括建设单位发包）档案均须完整；二是各个专业均按应归档范围和标准目录收集、整理、归档，做到各专业文件齐全完整，都是原件。

10、怎样把握建设工程档案的真实性、准确性？

答：

档案的真实性、准确性主要从文件的签署、文件的逻辑性和竣工图的准确性三个方面来把握。

11、工程文件材料的签署、用章应当如何把握？

答：

归档工程文件应当填报的信息完整、签字手续完备、用章规范，不出现打印签名、复印签名、漏签名和无资质签名，使用手签章和工程项目章须有授权报批手续。

12、工程文件材料的逻辑性应当如何把握？

答：

归档工程文件材料如施工合同、施工报建时所列的工程内容与施工管理、施工技术资料要一致；总监、项目经理与相关资料中的签署人员应该一致；设计变更汇总表要与变更文件一一对应等。

13、怎样向市档案局移交建设工程档案？

答：

移交工程档案按《本市城建档案馆接收工程档案业务办理流程》（见本档案信息网）办理。

14、哪些工程档案在移交时需向市城建档案馆报送地下管线数据？

答：

涉及地下管线施工内容的项目工程均需向市城建档案馆报送地下管线数据。

15、什么是“A类档案”、“B类档案””“C类档案”？

答：

根据《本市建筑工程文件归档管理办法》，全市建筑工程档案按照管理流向的不同，分为“A类档案”、“B类档案”和“C类档案”。

“A类档案”原件统一由城建档案管理机构保管，“B类档案”原件由建设单位保管，“C类档案”由施工单位保管。

建设单位在向城建档案管理机构移交“A类档案”时需同时移交“B类档案”移交凭据和卷内目录。

16、装饰装修工程、智能化工程专业档案需要向市城建档案馆移交吗？

答：

政府投资的装饰装修工程、智能化工程A类档案向市城建档案馆移交，B类档案向建设单位移交；非政府投资的装饰装修工程、智能化工程A、B类档案均向建设单位移交。

17、移交工程档案时，除移交凭据外还需作哪些相应准备?

答：

可按以下顺序做准备：

（1）城建档案总目录夹（硬皮封面）；

（2）总目录（A4纸打印）；

（3）案卷目录（A4纸打印）；

（4）本市建设单位工程档案审查表（A4纸打印）；

（5）本市移交竣工档案授权书（如果非建设单位移交）；

（6）本市建设工程档案接收进馆质量抽查记录（市档案局填写）；

（7）本市建设工程档案进馆质量检查意见书；

（8）本市城建档案移交进馆凭据（移交单位由建设单位盖章，接收单位由市档案局盖章）；

（9）工程档案卷内目录（市政或行业工程项目档案提交卷内目录即可；房建工程项目除移交A类卷内目录外，还需移交B类档案移交书及B类工程档案卷内目录。

）

二、档案的原始性、完整性专题

1、归档的材料可以是复印件吗？

答：

不可以。

除归档目录有注明的材料除外（如单位及个人的资质文件材料等）。

2、大宗购买的原材料（如钢筋、水泥等）出厂合格证及检验报告一般都为复印件，能归档移交吗？

答：

加盖供货单位或厂家印章后可以归档移交。

3、由总包单位分包的其他专业资料是否由总包单位形成相关资料？

答：

应由承担此专业施工的分包单位形成。

4、除施工技术文件外，总包单位、分包单位和建设单位发包的单位是否都应该提供各自形成的施工管理文件？

答：

是。

5、幕墙、气体消防、钢结构等专业存在深化设计问题，是否要与甲方签订设计合同？

答：

不一定。

只要与相关责任单位签订安装与设计合约即可。

6、未办理施工许可证的建设工程竣工档案能否移交归档？

答：

凡新建、扩建、改建的各类房屋建筑工程和市政基础设施工程的竣工档案都应归档。

未办理施工许可证的，须由建设单位出具相关说明。

7、项目章或业务章的使用有什么要求？

答：

项目章或业务章使用必须提供法人单位关于启用该印章的授权文件。

8、施工用表对印章的使用有统一规定吗？

答：

以省、市下发的统一施工表格要求为准，凡表中出现公章或法人章的地方必须盖公章;凡表中出现章的地方可盖公章或项目章（业务章）。

10、竣工资料中，对施工用表的选用有何要求？

答：

详见“本档案信息网”《本市建筑工程档案归档目录指引》和《本市市政基础设施工程档案归档目录指引》分别选用2010广东省版或2006本版。

三、档案整理质量专题

1、一个合同工程文件材料的组卷顺序是什么？

答：

一个合同工程文件材料组卷时应遵循先文字后图纸的原则。

总体上应按照施工管理文件、施工技术文件、图纸的顺序组卷。

2、多个合同工程既有总包单位又有分包单位时，其文件材料应当如何组卷？

答：

工程项目文件材料应当按合同工程组卷，在遵循一个合同工程文件材料组卷原则的前提下，如一个总包合同及一个（或多个）分包合同工程文件材料组卷时，组卷顺序如下：

总包施工管理文件→→总包施工技术文件→→分包①施工管理文件→→分包①施工技术文件→→分包②施工管理文件→→分包②施工技术文件。

。

。

。

。

。

→→总包竣工图→→分包①竣工图→→分包②竣工图。

。

。

。

。

。

3、项目工程文件材料如何组卷？

答：

以房建工程项目为例：

需移交的工程项目文件材料一般包含有建设、监理、总包（一个或多个）、分包（一个或多个）单位工程档案。

如果建设单位文件材料有5卷，监理单位文件材料有1卷，总包单位有30卷文字资料和12卷竣工图，分包单位①有2卷文字材料和1卷竣工图、分包单位②有3卷文字材料和4卷竣工图。

项目工程文件材料组卷在遵循上述一个及多个合同工程文件材料组卷原则的前提下，建议采用以下组卷方式：

小流水组卷方式

小流水组卷方式是指建设、监理、总包（一个或多个）、分包（一个或多个）单位等项目工程文件材料收集齐全后，在项目合同层面各单位分别依次从1开始组卷。

各单位文件材料排列顺序如下：

档案类别

卷号

建设单位

1~5

监理单位

1

总包单位（文字+图纸）

1~32

分包单位①（文字+图纸）

1~3

分包单位②（文字+图纸）

1~7

4、工程项目档案案卷目录如何编制？

答：

案卷目录包含有序号、档号、案卷题名、页数、保管期限和备注共6项内容。

案卷目录应在项目层面来编制，即各单位各专业对照案卷目录表依次填写。

以答疑3中案例为例，编制方法如下：

案卷目录

序号

档号

案卷题名

页数

保管

期限

备注

1

A20130001<1>-1

XXXX项目—项目准备阶段文件

（一）

158

甲方第1卷

2

A20130001<1>-2

XXXX项目—项目准备阶段文件

（二）

156

甲方第2卷

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

6

A20130001<1>-6

XXXX项目—施工监理文件

102

监理第1卷

7

A20130001<1>-7

XXXX项目—施工管理文件

（一）

138

总包第1卷

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

37

A20130001<1>-37

XXXX项目—建筑竣工图一

26

总包第31卷

。

。

。

。

。

。

48

A20130001<1>-48

XXXX项目—电气竣工图三

20

总包第42卷

49

A20130001<1>-49

XXXX项目—幕墙工程施工管理文件

131

幕墙第1卷

50

A20130001<1>-50

XXXX项目—幕墙工程施工技术文件

86

幕墙第2卷

51

A20130001<1>-51

XXXX项目—幕墙工程竣工图

62

幕墙第3卷

52

A20130001<1>-52

XXXX项目—消防工程施工管理文件

128

消防第1卷

。

。

。

。

。

。

。

。

。

。

58

A20130001<1>-

XXXX项目—消防电竣工图

20

消防第7卷

注：

以上为缩写，请参照后灵活使用。

5、文件完成装订整理后发现有重（漏）号的如何处理？

答：

文字资料卷中每卷重号、漏号累计不超过5页（含5页）的，以前正确页号加“-1”、“-2”等的方式改正并在卷内备考表中说明；重号、漏号超过5页的应重新编号，错码应工整地杠改。

竣工图卷不允许出现重号、漏号。

6、印刷成册且已编页号的文字材料如何组卷？

答：

印刷成册的文字材料编写页码时可选用以下任一方式处理：

1）用打号机以黑色印油打号，页号从“1”开始，从封面开始打号直至本案卷最后一页。

2）印刷成册、已编页号的文件单独组卷时可不必重新编写页号，但封面、封一、序、前言、目录、附图、后记等未与正文统一编写页号的，本卷页号应作调整。

具体为，封面页从“1”开始，封一、序、前言、目录等正文前各份文件以及正文第1页按文件在册中的顺序加“1-1”、“1-2”等直至正文第2页；册中未编号的附图等文件以前页页号加“-1”、“-2”等直至下一页号；后记、编后语、封底等按文件在册中的顺序接正文最后一页编写页号。

7、案卷封面“案卷题名”等栏目填写可打印后粘贴吗？

答：

卷皮、卷盒应填写的各栏均不能用打印或手写的字条粘贴。

可选用以下任一方式处理：

1）使用耐久的碳素墨水笔或蓝黑墨水笔工整填写；

2）将需填写的内容刻成长条章后以黑色印油盖于案卷题名填写栏；

3）整体打印或印刷。

8、归档竣工图应如何折叠？

答：

A3竣工图折叠方法：

A2竣工图折叠方法：

A1竣工图折叠方法：

A0竣工图折叠方法：

A0、A1、A2加长图纸按照相应图幅图纸折叠方法从右至左增加折叠次数，A0、A1、A2加高图纸按照相应图幅图纸折叠方法由上往下增加折叠次数。

9、归档章如何使用？

答：

文字资料、卷皮及卷盒均无需使用归档章，竣工图在整理时由于不装订，须加盖归档章。

归档章应使用黑色印油，加盖在每张折叠好（竖向手风琴式）的竣工图右上角空白处。

归档章规格（mm）：

10、案卷封面填写时若填写有误，可以用笔画掉或用涂改液涂改后再填写吗？

答：

不可以。

案卷封面填写有误后，应用小刀轻轻刮掉后在原位置重新填写或重新更换卷皮、卷盒。

11、页码打号有误后应如何更正？

答：

可根据以下情况进行更正：

1）文字资料出现为重（漏）号情况时，可按照上述第5条答疑处理。

2）出现错号情况时，不能使用涂改液涂改或使用纸张粘贴后再修改，可用笔将错号工整画掉后，在错号旁边重新打上正确页号。

12、案卷装订需要注意什么问题？

答：

文字材料卷每卷厚度原则上不超过20mm，必须剔除金属物，破损的文件应当修复，采用三孔双棉线左侧装订。

竣工图不需要装订，采用竖向手风琴式折叠（折叠方法按照第8条答疑处理），折叠后的竣工图大小为4号图幅，各份图纸应在竣工图卷内目录上逐份揭示。

文字材料以一本为一卷（一盒可装多卷文字资料），竣工图以一盒为一卷。

应根据案卷材料厚度选择适当厚度的卷盒。

13、案卷封面上案卷题名应如何填写？

应当简明、准确地揭示卷内文件的内容，主要包括项目名称、专业名称或单位工程、分部分项（单元）工程名称和工程文件的主要内容。

归档外文资料的题名应当译成中文。

四、竣工图专题

1、竣工图必须是重新绘制、出图的新蓝图吗？

答：

竣工图编制的核心要求是完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工的实际情况。

由于计算机绘图的广泛使用，以施工图电子版为基础、直接在电脑上将工程变更修改到位后重新出图，这是目前在竣工图编制工作中采用较多的方法。

对于按图施工没有变更的，或有变更但已在施工图上以杠改、叉改、划改及引线修改的方式修改完善且图样清晰、图幅整洁的，在施工图上加盖并签署竣工图章后可作为竣工图归档，不必重新绘制、出图。

2、如何清晰、规范地在原施工蓝图上进行修改？

答：

文字、数字更改一般是杠改，线条更改一般是划改，局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。

有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改。

新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。

图上各种引出说明应与图框平行，引出线不能交叉和遮盖其他线条。

当更改内容较多时，可采用注记说明；利用原施工蓝图更改的，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号；无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边进行文字说明。

3、设计变更附图加盖并签署竣工图章后可作为竣工图吗？

答：

变更附图原则上应作为设计变更文件的附件，按施工管理文件整理组卷，但如果该附图是对原设计图补充性的深化和细化，如节点图、大样图、构造图等，或者该附图是对原整幅面图纸的替换，且附图有与图纸内容相对应的准确、清晰的图名，而不是“××变更附图”，满足以上条件的变更附图在加盖并签署竣工图章后可作为竣工图整理组卷，同时，应在对应的变更文件上注明附图所在的案卷号及页次。

除此之外，变更附图不能作为竣工图整理组卷。

4、深化设计图纸是否应归档？

答：

幕墙、钢结构、气体消防等由专业公司进行深化设计的工程，其深化设计图纸应作为竣工图的一部分归档，归档时必须加盖深化设计单位的出图章，并由监理单位和该工程的施工单位加盖并签署竣工图章。

5、施工中，如果同一结构部位经过多次变更，竣工图和各版次变更文件如果处理？

答：

对于变更文件，如果最终版次完全覆盖之前各版次，且之前各版次变更文件不涉及计量支付的，之前各版次变更文件可不作为竣工档案整理组卷；涉及计量支付的，之前各版次变更文件应按施工管理文件整理组卷。

最终版次的变更文件如果仅是对之前版次变更文件的补充或局部再修改，全套变更文件均应组卷移交。

6、加盖竣工图章有哪些要求？

答：

所有竣工图（包括目录、材料表、说明等）应逐份加盖竣工图章。

竣工图章应使用不易褪色的红印泥，盖在图标栏上方的空白处；图标栏上方确无盖章位置的，可在图幅范围内的空白处加盖。

严禁图章覆盖包括图标栏在内的各项图纸内容。

7、国标竣工图章施工单位一栏的“技术负责人”应如何理解？

答：

此栏应由承担施工单位项目部的技术负责人签署。

8、专业分包工程的竣工图应由总包单位还是分包单位编制？

答：

各分包单位应负责编制分包范围内的竣工图，竣工图章由承担此专业施工的分包单位签署。