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跟单员工作职责
跟单员工作职责
一、 目的:
为明确跟单员工作职责和权限,并与其他部门得到有效沟通,特制定此部门职责说明书。
二、 适用范围:
跟单部跟单员。
三、 定义:
1.跟单:
跟单英文walkthroug的直译,意思是从业务的起始一直到业务的结束-----一般都是到财务做帐结束-------整套业务流程。
跟单就是跟着这些已经发生的业务所留下的证据-------各种证据、单据、报表等-----对业务流程进行重复模拟。
2.跟单员:
跟单员是指在企业运作过程中,以客户订单为依据,跟踪产品,跟踪服务运作流向的专职人员。
所有围绕着订单去工作,对出货交期负责的人都是跟单员。
四、工作内容:
外贸业务跟单(了解基本外贸知识:
谈判,报价,接单,签合同等等;基础外语及函电往来);产品采购跟单(业务跟进,懂营销,懂产品。
物料,性能,使用);生产过程跟单(生产进度跟进.懂生产,懂管理,懂沟通。
);货物运输跟单(出货跟进.货物运输知识:
运输工具,方法,配柜及了解报关知识)及客户联络跟踪(客户接待:
了解对客户的管理,懂国际礼仪知识)
1.寻找客户:
通过各种途径寻找新客户,跟踪老客户。
2.设定目标:
主要客户和待开发的客户。
我们的工作着重点及分配的工作时间。
3.传播信息:
将企业产品的信息传播出去。
4.推销产品:
主动与客户接洽,展示产品,为获取订单为目的。
5.提供服务:
产品的售后服务,及对客户的服务。
6.收集信息:
收集市场信息,进行市场考察。
7.分配产能:
产能紧张时先安排主要客户。
8.负责外贸采购的国内供应商开发、询价和评审
9.计算报价单
10.验签订单
11.进行采购订单的下达、跟踪,安排和参与质检员对产品的验货
12.负责出口单证、物流、以及跟单工作中涉及的各项内容
13.填对帐表,配合财务做好核销,对帐工作
14.目录,样品的寄送与登记
15.客户档案的管理
16.客户来访接待
17.经理交办事项的处理
18.与相关部门(供应商、出口运输以及与货代,船公司)的业务联系
跟单员是协调员:
跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪,即进行生产跟踪。
跟踪的要点是生产进度,货物报关,装运等。
五、工作流程:
跟单员工作流程关联图:
客户——订单处理中心——订单——订单处理中心——供应商——生产计划——(库存查询)(出货传票)——供应商——进料——仓库——出库
要点:
接单与审单;进出口货物的基本程序(外贸业务主要就是进行货物的进出,货物的出口有二种形式,一种通过外贸公司出口,另一种是自营出口。
跟单员对出口货物的跟单工作主要有:
接单,跟进生产,出货跟踪,制单结汇等)
﹙一﹚、接单:
接单也即合同的签定,订单的取得。
合同的书面形式并不限于某种特定的格式。
任何载明双方当事人名称,标的物的质量,数量,价格,交货和支付等交易条件的书面文件,包括买卖双方为达成交易而交换的信件,电报或电传,都足以构成书面合同。
1.下单方式:
客户下单的方式有:
通过电话,Fax,Email或书面合同等方式。
2.接单的途径:
交易会,出访,出国参展,邀请客户来访,利用我们的网站,等等。
3.接单的形式:
在出口贸易中,跟单员接的单没有特定的限制,最常见的是:
(1)合同:
(CONTRACT)合同有销货合同(SALESCONTRACT)和购货合同(PURCHASECONTRACT)。
前者由卖方草拟,后者由买方草拟。
(2)确认书;(CONFIRMATION)它比合同要简化些。
对异议,仲裁,不可抗力等条款都不列入。
它也有销货确认书(SALESCONFIRMATION)和购货确认书(PURCHASECONFIRMATION)。
这种格式的合同一般适用于成交金额不大,批次较多的产品。
而合同用的比较正规。
客户从国外直接发来的订单或委托订单,我们收到后要回复,不能置之不理,否则算默认。
4.接单的程序:
接单的程序可分为询盘,发盘,还盘和接受四个环节。
(1)询盘:
(INQUIRY)又叫询价。
(2)发盘:
(OFFER)又叫发价。
是买方或卖方向对方提出各项交易条件,并愿意按照这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。
在实际业务中,发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。
(3)还盘:
(COUNTER-OFFER)又叫还价。
(4)接受(ACCEPTANCE)买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件,并愿意按这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。
﹙二﹚、审单:
即审核合同报价
1.审单内容:
确认产品名称,规格,质量,数量,单价,价格条款,总额,付款方式,包装要求,交货期,交货方式。
2.审单方法:
(1)产品名称,规格:
审查时产品代码是不是自身的产品?
与我们的产品资料能否对上号?
(2)质量:
也称品质。
是货物的外观形态和内在质量的综合。
在国际货物买卖中,货物的品质不仅是主要交易条件,也是我们跟单员进行审单的首要条件。
(3)数量:
应审查货物的数量是否可以及时备妥,其计量单位,重量以及约数有何规定。
约数:
如合同数量前加“约”,可使交货数量有适当的机动。
国际上对约字的含义解释不一。
有的认为是2。
5%,有的认为是5%。
按《跟单信用证统一惯例》,信用证上如规定约字,应允许有不超过10%的增减幅度。
(4)单价,总额的审查:
a.客户下单有的会将单价标出,我们要对照我们的报价表审查是否对?
总额有没有加错?
新客户下单,要查看我们给他的报价。
b.通常我们以美元为结算货币。
(5)价格条款的审查:
出口货物的单价条款,也称价格术语,常用的有:
FOB船上交货价(指装运港的价格条件)
C&F(FreightorCarriagePaidto…..)运费付至指定目地的交货
CIF成本+保险费+运费(指目的港)价格
(6)付款方式审查:
a.付款方式是否能接受?
LC,付定金,等等。
b.支付的货币能否接受?
(我们以美元为结算货币)
(7)包装要求的审查:
a.工厂的产品本身有自已的包装,展示给客户能否接受?
b.客户提供的包装(彩印,尺寸)我们能否做?
c.客户提供的包装资料是否齐全?
(内包装,外包装,标签,说明书)内包装:
普合,白合,彩合,吸塑外包装:
纸箱,木箱,桶装,编织袋。
最主要是唛头印刷。
(8)交货期的审查
(1)跟单员应审查交货期是否合理,公司是否能及时筹备到货物,并装车、船送达。
交货期分:
国内(以天计算);国外交货期一般应规定一个期限,而不是某个具体日期。
期限有长有短。
可以是2周,3周,或一个月,二个月,一个季度或更长。
(9)交货方式的审查:
运输主要有海运,陆运,空运,邮寄等等。
注:
如运费由客户支付,客户决定交货方式。
如我们付费,尽量用海运。
如报的价是连同海运价,而客户要求空运(赶销售),我们可要求客户承担多出部分的费用。
3.直接批量订单金额大于人民币4万元的,营销部先安排打样,样板交客户确认后才能下单生产。
4.合同评审完成和工程问客(EQ)确认后,经部门经理审批完成,营销部跟单员在24小时内回传合同/订单或者邮件回复客户。
﹙三﹚、发单:
即安排适合的供应报价,确认交期!
符合条款后,签订《购货合同》,经部门经理审批后安排生产。
﹙四﹚、订单生产进度跟踪:
已安排生产的订单需每天对进度进行跟踪!
如有异常,须及时通知经理,会影响交期的要提前知会客户。
﹙五﹚、准备报商检,报关
﹙六﹚、准备出货。
出货事宜,是之前要与客人商量好的,货出哪里?
如果使用的TT,一般要求在出货之前,货款全部收到才发货。
﹙七﹚、通知客人货已经发送。
﹙八﹚、如果是信用证,就拿好信用证中所要求的单据去银行议付。
﹙九﹚、合同或订单的更改:
1.客户落单后或生产过程中,客户提出对订单的内容要求进行修改时,由营销部与客户协商确认在线半成品处置方法,开出《客户工程更改通知》,分发相关部门,并在E系统上作ECN变更。
1)更改订单数量、货期通知供应商调整生产计划并作跟进,当发生异常情况,未能及时完成订单或数量不足须补料时,应提前三天发出《延误交货申请》给营销部,营销部与客户协商并将结果回复供应商;
2)资料更改由工程部跟进完成,并以《资料更改通知》说明内容,分发到供应商和品保部,以便品保部监督检查,同时在系统上作“ECN影响”处理。
﹙十﹚、合同或订单的暂停/取消:
营销部接收客户通知要求暂停/取消的,开出《客户工程更改通知》,分发供应商和相关部门,并在系统上作ECN变更。
2小时内将与相关部门确认的产品状态以《订单暂停/取消确认书》形式回复客户,客户回签后留档。
一个月内如无收到客户对产品的处置方案,提交成本中心核算因暂停/取消该该合同或订单所发生的成本,并与客户协商处理方案,结果知会财务部。
营销部
业务人员
营销部经理或主管
工程部
供应商
营销经理或总经理管审核通过
供应商
营销部
供应商跟单员
营销跟单
营销部跟单员、
营销部经理
工程规范
生产周期
物料库存
计划产量
生产运行管理程序
WIP管理作业指引
传真
电邮
产前订单评估表
延误交货申请
客户工程更改通知、订单暂停/取消确认书
出货通知,
送货单
客户反馈处理单
订单统计表
准时交货率统计
备注:
一、关于样品:
要获取订单,备好样品是很重要的一步。
1.寄目录,样本:
2.准备样品。
(1)工厂现有的款式
(2)新款(3)客户来样。
要领:
无论老品,新品,还是客户来样,样品都要寄给客人进行确认。
特别是新品可能要反复修改几次。
跟单员一定要保存好最终的确认样品,以免客人在下单时找不到确认样。
在国际贸易中,凭样品成交的比重很大。
二、跟单员,要做到:
1.有完整的产品资料,主动进行宣传。
2.新品的成本,价格要进行核算。
3.新品的制作要留有实样。
4.客户的来样要保存好原样。
三、形式发票:
PROFORMAINVOICE
买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇,在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称,规格,价格等条件开立的一份参考性发票。
这种发票在成交后不能代替正式发票使用,对双方都无最终约束力。
为了区别于正式发票,它必须明显表明“形式发票”字样。
形式发票上一般要显示订单的相关信息。
(收货人,合同号,形式发票号,开出日期)。
产品信息(品名,数量,价格,交货期)。
合同条款(价格条款,付款方法)。
此外,提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。
注意几点:
1.单价条款要明确(FOB,CFR,CIF)
2.交期要明确
3.付款条件要明确(L/C,T/T)
出口货物跟单的基本程序:
出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。
它以货,证,船,款为中心,包括备货,催证,改证,租船订仓,(报关,报验,装船),制单,结汇等环节。
我们将这些程序概括为:
(1).筹备货物:
按订单及信用证的要求,按时,按质,按量地备好货物。
(2).催审单证:
大多数的支付方式是L/C。
对安全收汇有保障,因它是银行信用。
只要所装运货物与信用证条款一致,银行保证付款。
跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证,审核和修改的跟踪工作。
催证:
货物快完成时,要催证。
审证:
审证是银行和公司的共同职责,但在范围和内容上有所不同。
银行从政策面上,开证的国家有无贸易往来?
开证行的资信?
公司审开证人和受益人对否?
L/C的货物和金额与合同是否相同?
装期?
特别条款?
改证:
审证后发现问题是常事。
包装上,总金额,效期,包括拼写错误。
要求对方修改,一份L/C,可能有几处问题,我们要一一指出,一次性修改。
(3).订仓装船:
货物备妥,L/C没问题后,我们就要进入到出货装柜,租船订仓和装船的阶段。
按CFR和CIF成交的,我们负责租船订仓和装船的手续。
首先:
出货装柜:
(P。
28)跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。
这当中要做的工作有货柜选择,制作装箱单,跟踪装柜等。
A.货柜选择:
(P。
29)根据货物的不同而选择不同的货柜。
常用的有:
20’29–30立方/17.5吨40’58–61立方/22.5吨40’H68–71立方/27.5吨
B.制作装箱单:
(P。
30)装箱单着重表现货物的包装情况。
应包括出货的品名规格,数量,箱数,毛净重,包装尺码,总体积,箱号,唛头等。
C.跟踪装柜:
出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。
协助生产部门安排好人员装柜。
货柜到厂后,跟单员要监装,指导货物的摆放。
如一个柜内有几种货,每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。
(4)制单结汇:
是出口货物跟单的最后一个环节。
A.制单:
货物装船后,跟单员要及时按L/C,合同或其它单据的内容制作各种单据。
要在L/C的有效期内将单据送交银行。
出口单据主要有:
汇票,发票,海关发票,提单,装箱单,产地证,商检证,保险单等。
B.结汇:
如按L/C的规定制作了单据,并及时送交了银行,我们就可及时收到货款了。
单据要求:
正确,完整,及时,简明,整洁。
结汇后国内还要牵涉到结汇核销和退税问题,这些需要配合不同货物的国家退税政策来决定;
五.进口货物跟单的基本程序:
就是跟进进口合同的履行。
其程序为:
租船订仓,申请开证,催交装运,办理保险,商检报关及接货验收等。
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