博览书店库存管理信息系统总体规划.docx
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博览书店库存管理信息系统总体规划.docx
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博览书店库存管理信息系统总体规划
评分标准
实验题目
实验小项
所占分值
成绩
管理信息系
选题及意义
2分
统的战略规
现行企业信息化水平评估
2分
划(6分)
企业信息化工作的规划
2分
管理信息系
现行系统调查与分析
2分
统可行性分
新系统目标的确足
1分
析(6分)
可行性研究
3分
管理信息系
新系统组织结构
2分
统的系统分
新系统业务流程分析
3分
析(8分)
新系统数据流程分析
3分
管理信息系统的系统设计(10分)
总体设计(模块、了系统划分)
2分
代码设计
2分
输入、输出设计及菜单设计
3分
处理流程设计
3分
合计
30分
博览书店库存管理信息系统总体规划
一、选题意义
1.系统的名称:
傅览书店库存管理信息系统
2.系统的目标:
实现办公网络化,使管理更加合理,有序
3.系统的功能:
库存管理
4.系统设计原因:
由于原系统以手工管理为主,书籍从入库到出库要经过若干环节,加上出版社和作者的差异,造成书店管理的紊乱和不合理,严重影响了书店的正常销售和管理工作。
二、总体规划
(一)系统背景调查
博览书店是县级市里面的一家中等的几个朋友合伙出资开办的书店。
前儿年随着国民经济的迅猛发展,人们对精神食粮的需要越來越大,当时开办一家中等规模连借带卖的书店不仅满足当地人的需要,还能给书店带來可观的收入,使书店有了较好的发展,然而由于原系统以手工管理为主,书籍从入库到出库要经过若干环节,加上出版社和作者的差异,造成书店管理的紊乱和不合理,造成部分书籍严重积压,对书店的现金周转也造成了一定的影响,严重影响了书店的正常销售和管理工作。
在市场经济竞争日趋激烈的今天,新华书店的存在和连锁书店的出现给其他书店的生存和发展带來了不小的压力,其他书店想要生存,就必须加强各方面的有效管理,这就要求其他书店的各部门之间建立起科学合理的管理信息系统。
博览书店为了提高库存和现金的周转,决定引入计算机作为管理的工具,并设计和开发出科学合理的库存管理信息系统
(二)开发目标
购置必要的硬件设备,开发并实施一个高效、实用、便捷的库存管理信息系统,实现办公网络化,使管理更加合理,有序,从而使书店能在激烈的市场竞争当中立于不败之地。
(三)系统方针
由于书店规模不是很大,所以可以釆用由上而下和由下而上相结合方法,既注意整体性乂注意各部门之间的协调性。
由于该书店目前正处于处装后期,急需经过蔓延、控制、集成、数据管理、成熟阶段。
该书店可据此管理系统对库存和销售两大环节进行有效的管理,大幅度提高企业的管理水平,使书店能在激烈的市场竞争中立于不败之地。
(四)现行系统的详细调查
1.组织结构图
类
功能
计划
定货
商品
客户需求
销亿
货物库存
财务
成本
经营
计划
经营计划
财务计划
经营计划
・■
采购计划
4
I
库存管理
进库订单
库存
出库货单
•
销售
单
销售
订货服务
销售
销售服务
销售管理
会计
成本会计
财务
出纳会计
(五)实施计划
购置必要的硬件设备,通过建立起比较完善的库存管理信息系统,对书店的库存进行更加有效地管理,把釆购、库存、销售活动有机地联系起來,提高书店的整体效益和竞争力,从而在激烈的市场经济条件下求得生存和发展。
可行性分析报告
一、可行性分析
作为一家规模适中的书店,傅览书店原有的以手工管理为主的库存管理系统己经不能适应现在激烈市场竞争的需要,因此亟需对库存管理系统进行升级。
通过建立起比较完善的库存管理信息系统,对书店的库存进行更加有效地管理,把釆购、库存、销售活动有机地联系起來,提高书店的整体效益和竞争力,从而在激烈的市场经济条件下求得生存和发展。
实施新的管理信息系统,主要是通过对管理信息的有效搜集、处理以及传输,较好地联系其书店的釆购、库存和销售,实现正真意义上的一体化,有效地提高书店的管理水平。
在建立信息系统的初期,书店可能要对计算机等硬件设备进行一笔不小的投资,然后还需组织专人建立起有效的管理信息系统。
此外就是系统日后的运行费用和维护费用。
在实施初期,主要是对书店的库存建立起比较完善的管理信息系统,从而实现库存管理的信息化,然后在库存实现信息化管理的条件下建立起采购和销售的信息系统,最后实现釆购、库存和销售的一体化、信息化管理。
书店在建立信息化系统的同时需要对其管理人员进行系统地培训,使他们能更好地适应新的管理系统,同时也为日后新系统的有效运行和维护打下良好的基础。
通过全面收集原始资料,进行可行性研究。
可行性研究指在当前的具体条件下,此系统的研制工作是否具备必要的资源及其他条件。
可行性研究一般从技术上可行性、经济上可行性及管理上可行性三方面考虑,对于瞎览书店库存管理信息系统的可行性分析:
1•技术可能性
项目技术要求:
充分利用现有的设备,釆用VB8.0作为开发工具,利用ACCESS数据库建立一个高效、准确、操作方便,具有专业的查询、更新及统计功能的微机管理信息系统,以满足工作人员进行综合的、模糊的查询及更新要求,从而更加方便的管理库存物品。
本公司有开发技术人员五十人,其中专家级人员十人,设计人员八人及开发人员十人,可以形成指导、分析、设计及开发的全套技术工作力量;相对而言,根据项目的技术要求是较低的。
因此在在技术上不存在大的问题,完全可以开发适合博览书店的管理信息系统。
2.经济上的可能性
建立管理信息系统时,在主机费用、外围设备费用、软件开发费用、人员培训费用和将來系统投入运行后的经常费用方面和备件费用上将会花费巨大,这无疑会给书店正常的资金周转造成一定的困难,也会使那些比较保守的管理者产
生放弃的心里,但是与其经济收益相比,还是值得投资的。
一方面可以加快书店的资金周转;另一方面,新系统可以提供更高质量的信息,提高取得信息的速度等,这些是无法用金钱衡量的,这些无疑会超过书店的支出,给书店带来巨大的收益。
3.管理上的可能性
在原有的管理系统不适应书店发展的情况下,书店的管理层会对新的管理信息系统产生渴望,因而可以极大地减少他们对新系统的阻力,同时在书店总经理的统一指挥和协调下,配套的管理机制和规章制度也会陆续地的制定,这些都会给新系统的制定创造良好的条件。
二、业务调査
(1)管理业务调査
(1)组织结构图
总经理a
组纟R结构图分析如下:
整个书店的各流程由总经理负责,包括采购部、库存部、销售部、财务部、客服部。
釆购部下面有计划组、统计组、联络组;库存部下面有入库和出库;销售部下面有市场调研组和销售组;财务部下面有成本组、会计组和出纳组;客服部下面有投诉受理和咨询部。
书店的釆购资料來自统计组,负责了解书店的经营状况和顾客需求。
统计组将信息传给计划组或直接向财务部提供。
书店的商品由釆购部订货,经过库存向书店提供,所以物资是这三方面的关系。
资金一般由出纳人员來支付和收取
(2)管理功能图
(3)
库存信息系统~
出版社
>提货通知单
库存台帐
销售部编制出销售清单给财务部和书籍需求单给库存部;库存部编出订书单给采购部;采购部编制出釆购单给出版社;出版社将提货通知单给采购部,采购部拿到书以后编制购书清单给财务部,入库单给库存部;库存部拿到入库单以后编制出统计报表、领书单、库存台帐;领书单交给销售部。
(二)数据流程图
客户的订书信息在统计组编制成订书需求统计数据形成订书信息交到库存部处理将订货信息传递给出版社,同时编制库存台帐交到财务部,财务部直接付款给出版社,并将款项编制成财务台帐;出版社供货给库存部,库存部经过处理将图书出库传递给客户;客户购书信息编制成购书统计清单,一份形成购书统计量交到库存部,一份形成销售额交到财务部。
3.可行性分析
根据以上的技术、资金、管理上的可行性的分析,瞎览书店的新库存管理信息系统是完全能够进行开发的。
系统分析
一、组织/功能分析
组织结构图:
组织/功能分析
组织/功能联系表
功能
序号
功能
联系程度
组织
入库
库存管理
出库
功能联系
1
采购部
J
2
库存部
0
0
0
3
销售部
/
/
3
财务部
/
/
4
客服部
“0”一一表示该项业务是对应组织的主要业务
“一一表示该单位是参加协调该项业务的辅助单位
“/”一一表示该单位是该项业务的相关单位
空格:
表示该单位与对应的业务无关
现行系统主要业务流程分析
业务流程图
三、现行系统数据流程分析
数据流程图:
四、数据字典
数据项的定义:
数据项的编号:
101-01
数据项名称:
图书编号
别名:
书籍编码
简述:
某种图书的编号
类型及宽度:
字符型,10位
取值范围:
"0000000001”〜“9999999999”
DS01-01仓库订货单
DS01-02订书单标志
DS01-03订书客户信息
DS01-04订书情况
11:
订书单编号
13:
客户代码
18:
图书代码
12:
日期
14:
客户姓名
19:
图书名称
15:
客户地址
110:
订购数量
16:
电话
17:
客户电话
数据结构定义:
数据结构编号:
DS01-01
数据结构名称:
仓库订书单
简述:
客户情况及订购的书籍情况
数据结构组成:
DSO1-02+DS01-03+DS01-04
数据流的定义:
数据流的编号:
D01-01
数据流名称:
订书单
简述:
销售部开出的订书单
数据流來源:
销售部
数据流去向:
库存处理模块
数据流组成:
图书编号十图书名称十数量十日期十客户信息
数据流量:
2份|天
高峰流量:
4份|天(周末)
数据结构编号:
DS01-01
数据结构名称:
仓库订书单
简述:
客户情况及订购的书籍情况
数据结构组成:
DSO1-02+DS01-03+DS01-04
数据流的定义:
数据流的编号:
D02-01
数据流名称:
销售单
简述:
销售部开出的销售清单
数据流來源:
销售部
数据流去向:
财务部
数据流组成:
图书编号十图书名称十数量十日期
数据流量:
1份|天
高峰流量:
2份|天(周末)
逻辑处理的定义:
处理逻辑编号:
P01-01
处理逻辑名称:
整理出购书情况
输入的数据流:
订书情况,來源于订书情况统计;库存情况,來源于库存处理处理:
比较订书需求统计的订书情况与库存中的书籍情况,将客户订购而库存中没有的书籍列到购书计划
输出的数据流:
一是去外部项用户,一是去向财务部
处理频率:
10天|次
处理逻辑编号:
P02-01
处理逻辑名称:
销售部销售情况
输入的数据流:
购书统计
处理:
图书数量*单价
输出的数据流:
财务部
处理频率:
5天|次
数据存储的定义:
数据存储编号:
F01-01
数据存储名称:
库存帐
简述:
库存书籍情况、单价、购书统计
数据存储组成:
图书编号十图书名称十单价十库存量、图书编号十图书名称十数量关键字:
图书编号
相关处理:
P01-01
数据存储编号:
F02-01
数据存储名称:
财务帐
简述:
图书销售及购买情况
数据存储组成:
图书编号十图书名称十单价十销售量
关键字:
图书编号
相关处理:
P01-0KP02-01
外部实体的定义:
外部实体编号:
S01-01
外部实体名称:
客户
简述:
订书客户
输出的数据流:
D01-01
外部实体编号:
S02-01
外部实体名称:
出版社
简述:
进书的出版社
输入的数据流:
D01-01
四、逻辑判断工具:
决策树
〈库存发书
〉库存先发,购进后再补
〈库存先付款再发书
〉库存先付款,购进后发书先付款
对出版社:
<=3先购书付款
3~5先入库再付款
=5先入库
系统设计
1.系统总体方案设计
(一)系统结构模块设计
1.系统功能结构图
2.各个模块的IPO图销售:
库存:
结束
N
输出
2.代码设计方案
由于博览书店主要是经营图书的销售的存储,因此代码的设计主要以图书为主,代码设计的逻辑结构较为简单。
区间码作为目前代码的主要形式,其特点是比较可靠,排序、分类、检索等操作易于进行。
所以傅览书店的图书代码设计应釆用区间码的形式。
123456789
图书总明细出版社入库时间校验位分类分类名称
3.数据库设计
(一)逻辑结构设计
1.关系数据模型:
图书(代码,名称,出版社,作者,入库时间,备注)
库存(图书代码,入库时间,数量,单价,备注)
购入(图书代码,数量,出版社,作者,入库时间,单价,总金额,备注)
售出(图书代码,数量,出版社,作者,入库时间,单价,总金额,备注)
2.用DBMS提供的数据描述语言DDL对数据模型予以精确定义,即模式定义,來定义逻辑数据结构。
(二)物理结构设计
1•库存文件采取索引文件组织形式,便于检索。
2.访问方法:
从上到下法。
3.存储单位:
易变的、存储频繁的数据存放在高速存储器上;稳定的、存取频度小的数据存放在低速存储器上。
4.输入输出设计
(一)输出设计
1•输出项目:
库存信息、财务信息
2.输出接受者:
销售人员、釆购人员、库存管理人员、财务人员、书店经理及高层管理者。
3.输出要求:
(1)输出设备:
打印机、显示器、光盘等。
(2)输出介质:
磁盘,输出用纸为普通用纸。
(3)输出格式:
表格或文件。
(4)数值范围:
0〜9,999,999
(5)精度要求:
精确到百分位。
(二)输入设计
1•输入项目:
销售信息、订购信息、购入信息等。
2.输入人员:
必须是经过数据库技术培训过的计算机专业人员,擅长快速输入大量信息,同时,使用ACCESS等大型数据库软件以满足书店日常经营需尊
3.主要功能要求
(1)有效的控制输入量
(2)减少输入延迟
(3)减少输入错误
(4)能使输入过程简化
(5)方便输入人员的输入
(6)运行成本较低
4.输入检验
(1)重复检验:
当重复输入同一数据时,由系统自动予以对比检验。
(2)视觉检验:
由输入人员将系统显示的信息与原始单据进行比较,找出差错。
(3)检验位检验:
用图书编号的前8位与最后一位进行校验检验,找出差错。
(4)控制总数校验:
通过比较统计输入的累计值与原总数进行比较,找出差错。
(5)数据类型校验:
通过比较输入的数据的类型与数据库逻辑设计定义的数据类型,找出差错。
(6)格式校验:
检查输入的数据的位数与预先定义的是否相符,找出错误。
(7)逻辑校验:
根据业务上各种数据的逻辑性,检查输入的信息有无矛盾。
(8)界限校验:
检查输入数据的内容是否位于规定范围之内。
(9)顺序校验:
检查记录的顺序,发现是否有遗漏。
(10)记录计数校验:
通过计算记录个数来检查记录是否有遗漏和重复。
(11)平衡校验:
对于类似会计分录的信息输入,检查相反项目间是否平衡。
(12)对照校验:
将输入的数据与基本文件的数据相核对,检查两者
是否一致。
(三)菜单系统设计
表11:
菜单系统设计表
主菜单
功能
表格视图
显示有关的表单
査询
销售信息、订购信息、购入信息
编辑
修改,审核
窗口
显示表单(客户需求信息、仓库信息、书籍信息、定货信息、出货信息、销售信息等)只读格式。
帮助
客户反馈、检查更新、关于管理系统。
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