流程2090596416.doc
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商务工作流程
1.目的
明确公司商务的工作基本流程,流程的细化加强要求落实商务工作的每个操作人员环节、检查人员、监督人员的职责履行到位。
2.主要工作内容
A.异常费用
1.对于异常费用除了要检查与审核其合理性,还要注意的是由于客户弃货导致一些滞箱费和转港费用等;这些一般金额都较大之,而且牵涉到责任划分问题需要及时输入系统而且要邮件上报批示以免延误处理致费用大幅增加。
2.其他的一些小的异常费用的话根据公司的异常报告制度里面的规定都能找到相关责任人划分和解决办法的,这些除了分别由责任人承担外,还要上报异常就可以的。
3.以商务分析的要求去考量实际的合理性。
…重点异常的费用
1洗箱费/污箱费:
因柜子脏,无法顺利还柜需要化洗或水洗的费用,要分清是原残还是因货引起的。
2修箱费:
因柜子发生破损,无法顺利还柜需要修理的费用,要查明责任人分清赔付单位。
3滞箱费:
货物到达目的港后,没有在规定的免滞箱期内送货的费用,要查明责任人分清赔付单位。
4堆存费:
货物到达目的港后,没有在规定的免堆存期内送货的费用,要查明责任人分清赔付单位。
5转栈费:
货物到达目的港后,超过规定天数而未提箱的费用,要查明责任人分清赔付单位。
6压车费:
装、拆箱时由于各种原因客户不能装货或卸货费用,要查明责任人分清赔付单位。
7放空费:
提箱后,车辆已经上路或已经到达客户处,但没有成功装、送箱的费用,要查明责任人分清赔付单位。
B.应收账款
1,应收款:
收款迟缓,账期过长,定期提醒,督促催收,对异常客户及时上报上级。
2代收款:
收款超期,司机在规定时间未上交款的,提示调度与相关人员或上报上级。
规定代收款最晚回收时间,到期未收回的要让操作或者调度发邮件给商务,写明原因及回款时间。
操作在调度派车之后第一时间就将承运人及派车日期录进系统。
C.应付账款:
应付车队、船公司、客户、办事处
1.每月月初做上个月的应付车队对账单(核对应付运费、承运人、日期)没问题、打出对账单给车队,核对金额时以拖车表上标注的金额为准,如额外费用未收到过操作的通知则通知操作予以查询。
2.申请时将对帐单、付款申请单一同交给上海商务部进行申请、付款对象的签收单必须齐全及代收款必须全部上交。
(所有付款对象都应有合同,票结对象除外、)
3.可退佣的客户必须在业务操作前递交总经理审批通过。
退佣原则:
在当月所有应收款收回后方可进行退佣,退佣金额按照“利润满300退100/箱”的原则进行退佣;
4.确保已核对帐单的准确性、无多付现象,申请时将对帐单、付款申请单一同交给上海商务部进行申请
工作流程
工作内容说明
责任人
异常费用:
由异常费用发生地的办事处输入系统,输入时间是在知道发生费用次日就应当输入已知(或预估)相应费用,可以在事后与其相关部门进行确认费用或调整之。
费用输入:
各地商务
检查:
上海分管商务
监督:
商务经理
洗箱费/污箱费:
修箱费:
….货物所致的污箱产生洗箱费用,不论船公司清洗或外洗。
原残:
属于司机提箱时未注意,也无任何残箱记录的。
注:
任何口岸不得以100元之内不予确认为由而疏于追究责任人
1..客户收取
2司机赔偿
3违者各办事处相关负责人承担
滞箱费:
各办事处都有免费期,预估在免费期外的费用及时录入系统,(排除遇不可抗力的自然原因以邮件报批总部呈总经理签字)
3客户收取
堆存费:
各办事处都有免费期,预估在免费期外的费用及时录入系统,(排除遇不可抗力的自然原因以邮件报批总部呈总经理签字)
4客户收取
转栈费:
:
各办事处都有免费期,预估在免费期外的费用及时录入系统,(排除遇不可抗力的自然原因以邮件报批总部呈总经理签字)
5客户收取
压车费:
….由客户原因造成的不能装货或卸货而产生压车费用。
….由司机原因造成的不能装货或卸货而产生压车费用。
6客户收取
7司机赔偿
放空费:
……由客户原因造成拖车已到达客户处,但没有成功装、送箱。
…..由司机原因造成拖车已到达客户处,但没有成功装、送箱。
8客户收取
9司机赔偿
工作流程
工作内容说明
责任人
应收款项:
…按照操作提供的委托书审核应收款金额
…委托书需有客户的盖章,业务员的签名,如是新客户,则要求操作部填写新客户资料表交由公司商务部备案
…明确每一个客户的付款方式,分清哪些月结、哪些票结、哪些代收,在应收明细里备注。
核对,检查,督促,催收:
各办商务人员与总部分管商务
超期收款:
各办业务,相关负责人
监督:
商务经理
核对账单:
…对于月结客户在协议日期内开票、对账、收款。
由操作统一在系统里导出费用确认单和相应的对账单。
…对于票结客户根据业务员的要求和公司的规定,操作在第一时间从系统中导出费用确认单,进行对账。
…要求业务员和客户在对账单上面签字确认回传。
确保没有漏收的应收款项,确保金额的准确无误
…外贸在放电前务必收回应收款,在未收到运费前进入扣箱操作环节。
各办商务人员
申请开票:
…在核对费用确认单上的金额和系统相一致后,在费用确认单上签字,然后交给财务进行开票。
…商务在接到财务部返回的已开票对账单后将发票号记录在“开票申请”表格中备案。
备案之后将其归档。
…凭借客户盖章回传及业务员签字的对账单申请开票
…所有的对账单都应有客户及业务员的确认,对账单需每月统一建档管理
各办商务人员
未开票核对:
每月10日核对上月应收款开票情况,并将未开票的对象发送给操作经理,与其进行核对。
各办商务人员
工作流程
工作内容说明
责任人
代收款:
…按接到的委托有代收款的填写收据,交给调度。
派车时根据调度指派的司机自己记录司机姓名,三天之内让司机交回。
…在接到所有车队上交的代收款时,必须开具相对应的收据,并且要求车主签字不要司机签字,财务收到我开的单子,与收回来的金额一致,签字给车主一份(这联是我开具的收海运费时候给仓库的一式三联的其中一联)。
…办事处商务必须每天上交代收款的明细单,将前一天增加的代收款及时更新入表,同时要将前一天收回的款项注明,同时上传收回款项的收据。
当天收回的代收款必须在二个工作日内入银行卡。
…办事处商务每周五上报财务部当周银行卡进出帐明细清单进行核对。
…收到车队上交的代收款,开出收据一式两联,一联交财务入账,一联留底。
…确保明细单上金额的准确性,代收款当天交财务。
各办商务,财务人员
应付账款:
收到各办事处的付款申请,核对无误后在ERP里点击付款申请,并在付款申请单上写明金额及对应的挂帐月份。
后将付款申请交给商务经理进行审批
核对,各办商务人员
检查:
总部分管商务
审核:
商务经理
应付代理车队:
确保已核对帐单的准确性、无多付现象。
申请时需要附上车队提供的发票,共两联,一张发票联一张为抵扣联。
连同对帐单、付款申请单一同交给财务申请付款、付款对象的签收单或装箱单必须齐全及代收款必须全部上交。
(所有付款对象都应有合同,票结对象除外、);认真填写付款申请单,仔细地核对应付的费用及划款账户(客户),以免发生额外财务费用;附件要求提供相应的客户对账单明细,同时应注意抵扣应收款项或代收费用的查
收(退佣或司机逾期罚款等)。
核对,各办商务人员
申请:
总部分管商务
审批:
商务经理
工作流程
工作内容说明
责任人
应付船公司:
…确保已核对帐单的准确性、无多付现象。
申请时需要附上车队提供的发票,共两联,一张发票联一张为抵扣联。
连同对帐单、付款申请单一同交给财务申请付款、付款对象的签收单或装箱单必须齐全及代收款必须全部上交。
(所有付款对象都应有合同,票结对象除外、)
核对,各办商务人员
申请:
总部分管商务
审批:
商务经理
应付自已办事处:
…每月定期将各办事处之间签字确认的核对表交财务部
核对,各办商务人员
申请:
总部分管商务
审批:
商务经理
应付客户:
…可退佣的客户必须在业务操作前递交总经理审批通过。
退佣原则:
在当月所有应收款收回后方可进行退佣,退佣金额按照“利润满300退100/箱”的原则进行退佣,应提示单票毛利较低的信息反馈(包括若不含压车费告亏损的客户)。
核对,各办商务人员
申请:
总部分管商务
审批:
商务经理
应付保险:
…交各办相关人员处理(特殊请营运中心协助办理)
核对,各办商务人员
申请:
总部分管商务
审批:
商务经理
定期工作:
…每周的异常报告制度规范了一些车上费用及加强了成本的控制
….每周一报的发票统计,跟进了检查措施,避免错开票与作废的增加,跟踪备案了发票记录;
….每月一报的收支预算表为财务资金管控提供了借鉴性的数据分析依据;
…每周一报的应收账款与异常客户表,及时提供业务正确数据加快催收应收回款的;
…商务人员学会自我分析办事处的运营情况,及时发现办事处运营中出现的问题并上报公司总部,促进办事处更好运营。
报表:
各办商务人员
检查:
总部分管商务
汇总监督:
商务经理
工作流程
工作内容说明
责任人
重要工作:
…邮件24小时内回复,做好工作日志,及时并持续跟踪反馈;当日未完成工作需备案或给上级反馈。
…做好管理文件电脑及纸质文件同步有序存档管理。
每一个文件夹,重要纸质资料,来往邮件,账单,等都需归档。
…收到增减费用通知立即录入系统应收款,定期开票催款,收到款项立即销账。
保证应收款系统无遗漏,账目清晰。
…与内部沟通重要事项除口头沟通外,一定要以邮件确认,避免日后纠纷。
全体商务人员
提高要求:
…费用要及时准确地更新录入
….提高各项统计报表的准确性
…抵扣成本发票及时回收
….督促应收款及代收款及时回收
….加强异常费用的监督及上报
全体商务人员
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