采购操作指引一集团管理制度.docx
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采购操作指引一集团管理制度
****集团有限公司
(非房地产开发类)
采购操作指引
(一)
(适用一般性采购业务)
20**年**月
第1节总则
1目的
规范管理,强化流程,明确责任,提高效益。
2业务范围
按照使用的属性分为实物商品采购和劳务(服务)采购
1.1实物(商品)采购
包括工程维保材料、企划美陈制作、日常办公用品、体育场馆用料用品
1.2劳务(服务)采购
包括零星土建维修工程、保洁服务、安保服务、咨询(中介)服务类、设计类、保险类、检测维护类。
3适用范围
*****、******及集团本部的一般性采购业务。
采用招标、直接委托、货比三家方式采购的,参考《采购操作指引
(二)》规定。
第二节采购方式
1采购方式
采购方式包括直接采购、直接委托、货比三家、招标、合格供方定点供应四种方式。
招标、直接委托、货比三家具体采购操作见《采购操作指引
(二)》。
2采购方式选择
每年由各***综合部主持对采购物品进行合理分类,评定每一类的合格供应商或服务商一到二家,由其提供日常采购服务。
非日常性的、不需要采用合格供方定点采购的实物(商品)采购、劳务(服务)采购,应按照以下指引操作:
单价或总价
采购方式
操作要求
提供资料
执行人
3000(含)元以下
直接采购必要时三方询价
就近原则,在品牌大商场、信誉较好的老商家采购
①三方询价表
②合规合法发票、送货单
采购专员、归口责任部门
3000以上1万以下
三方比价
提供供方报价资料加盖公章、联系方式、联系人
三方比价资料
采购专员、责任部门
1万元以上5万元(含)以下
三方比价\必要时招标
提供供方报价资料加盖公章、联系方式、联系人
三方比价资料、采购合同、供方营业执照
归口业务部门、采购专员
5万元以上
招标
集团非地产开发类业务《采购操作指引
(二)》规定执行
五家以上合格入围单位基本资料
事业部
主管业务部门
具体的采购方式还需要根据所采购的标的的特性而定,也可能采用直接采购、直接委托方式。
供应商可以是实体店或网店。
通过网店采购的必须保证质量和价格优势。
2节验收和库存管理
1采购验收
1.1物料用品采购由使用部门验收为主,但采购专员不得参与验收。
验收人要核对品牌、数量与采购申请单中要求的品牌和数量是否相符,质量是否达到要求或外包装保持良好。
1.2工程项目验收应按照工程项目管理规定的要求执行,但原则上事业部应与管理单位共同验收,并出具验收报告。
1.3企划制作(除由采购员负责采购的消耗性物料外)应由企划部与营运部人员共同验收。
1.4规定负责验收的部门应按照验收时限的规定,及时出具验收报告或证明。
1.5验收必须客观、公正的反映采购执行结果,不得弄虚作假,掩盖客观事实。
2库存管理
2.1实物类采购到位后经验收部门验收后,才能办理并必须办理入库手续,保管员应当建立明细账或台账进行管理。
(参见《公司物品管理规定》)
2.2紧急采购后直接使用的,应当由业务部门通知验收部门到现场验收后补办入库手续和出库手续。
2.3应当设置独立或与物料用品使用部门不相关的兼职库存管理员,建立明细账进行登记,月未报送收发存报表给财务部,财务部应当进行月未盘点核实报表的账实是否相符。
2.4库管员必须严格履行职责,不按流程审批任何人不得领取物料用品,不得私自更换使用物料用品。
2.5物料用品领用审批流程
2.5.1办公用领用由领用人登记签字,按照低值易耗品管理的物品应当以旧换新方式,如丢失或损坏应进行审批后领用,审批流程:
领用人—部门主管—行政部—总经理
2.5.2工程物料领用审批流程:
报修单:
运营部(物管部)经办人—部门负责人—工程部(确认报修单)
领料单:
领用人—班组长(主管)—部门负责人
如果是客户、运营部、物管部要求修护需要领料的,由申报部门填写《报修单》按规定流程审批后,工程部应将《报修单》作为领料的依据与领料单一并交仓管领取物料。
2.5.3其他物料用品领用审批流程:
领用人—部门负责人
第3节采购结算
1结算期限
在与合格供方签定长期供销或服务合同范围内的物料用品类采购款项应当在验收入库一周内办理结算手续,以采购发票入账时间为准,当月采购下月集中付款,付款时间最长不超过1个月。
2结算要求
2.1非合格供方范围内的采购一次性总额或单项超过1万元的应签定购买合同,按照合同约定支付货款;在1万元以下的采购业务按照交易约定支付,可以现货交易,但原则上不允许预付。
2.2工程质保期结束支付质保尾款前必须工程负责部门应汇同责任管理部门上进行评估验收,出具验收报告,验收不合格不得支付尾款。
3结算凭证
工程维保材料类采购结算凭证应当包括合规真实的所属行业发票、采购申请单、验收单、入库单(三单缺一不可);企划制作类结算凭证包括所属行业发票、制作项目明细表、制作安装完工验收证明;工程施工类结算凭证包括工程类发票、《供方工作评价表》(工程分期付款)、《工程验收单》(工程完工)。
4结算方式
以转账支票或电汇方式支付,没有特殊批准不得采取现金方式支付。
同城支付时领款人应当出具身份证复印件、委托书,如发票已挂账还应出具盖有“财务专章”的收据。
第4节合格供方的评审
1评审的目的
评选符合公司发展要求的真诚的合作伙伴,具有一定的实力,能够长期合作,互惠双赢,节约成本,简化工作程序。
2合格供方评选方法
2.1实物(商品)类合格供方评审
2.1.1评审组织
各事业部综合部负责组织合格供方的评选工作。
组成三人评选小组,其中一人为财务人员。
2.1.2评审方法
平均每月的批量采购额超过1万的类别,合格供方原则不少于两家,在两家中在服务质量同等的条件下,以“合理低价”法确定一家主力供应商提供服务,另一家作为预备商。
各管理单位必须向选定的供应商采购,不得另行采购,否则不预结算。
2.1.3列示所有需要日常采购的物品按类别归类,说明要求的规格型号、品牌或厂家、月使用量或年使用量。
由参与评选的供应商填写并加公盖,由评选小组共同讨论确定供应商。
2.1.4参与评选每类合格供方不少于三家。
2.1.5选定的供应商应签定服务合同。
约定供货周期、价格保证、质量保证、结算期限和结算方式等。
2.2劳务(服务)类合格供方评审
2.2.1评审组织
由业务责任部门组织评审,组成三人小组,其中一人为财务人员。
2.2.2评审方法
此类采购适合采用“三方比价”以“综合低价法”评定,或直接委托方式选择合作方;具体根据类别选择合适的评定方法。
2.2.2此类合格供方一旦选定一般期限为一年。
3.评审要求
3.1不限于从现有的供方中评选合格供方,但现有的供方中如已经存在过服务劣迹的,一律不得参与评选,并两年内不得再次进入中联集团合格供方备选名列,也不得与其发生任何形式的交易行为。
3.2要求合格供方是守法经营者,有效营业执照、税务登记证,银行开户账号,法定代表人证件(身份证)。
3.3.首次评审要求提供的信息表单包括《供方基本信息审查表》《供方现场考察记录表》《主要服务项目/物资价格表》以及供方有效证件(见本节第3条)。
3.4.选定合格供方要求签署《供方服务廉政协议书》由综合部负责提供文本。
3.5.合格供方评选资料由综合部保管,同时财务部备案一份。
附件
CA-1《供方基本信息审查表》
CA-2《供方现场考察记录表》
CA-3《物料供方/服务供方评价表》
CA-4《合格供方评价审批表》
CA-5《物料、服务合格供方复评评价表》
CA-6《三方比价审批表》
CA-7《直接委托审批表》
CA-8《经济合同审批表》
CA-1合格供方基本信息审查表
企业名称
联系人
企业地址
电话、传真
电子邮箱
公司人员
其中:
行政管理人,业务人
总经理
公司内设部门
业务主管
财务主管
公司资产
固定资产:
万,流动资产:
万
企业场地
自置□租赁□
业务范围
业务区域
本地%,国内%,国外%。
业务执行标准
监督部门
获奖情况
颁奖部门
外界评价
总公司名称
地点
主要供方名称
地点
主要供方简介
近期业务
名称、地点
数量
顾客评价
顾客联络方式
营业执照号
税务登记号
资质证明说明(准用证、准产证、准销证、施工、安装许可等证明)
推荐部门
推荐人
资料审查人
需要进行
现场考察
是□否□
经办部门
经理签名
公司分管
领导签名
注:
表中要求的相关证明文件应提供一份复印件,作为本表附件提交审查。
CA-2供方现场考察记录表
供方名称
考察时间
项目名称
现场考察情况
企业(项目)
概况
质量管理
进度控制/
服务(生产)
计划管理
技术资料管理
工作现场状况
配合情况
(客户评价)
考察人员评价意见
经办部门
考察人
推荐意见及签名
公司分管领导
审查意见
CA-3合格供方评定(参考文本)
供方名称:
分包(服务/供应)范围:
供方级别:
一类□供方分类:
施工总承包商□
二类□专业承包商□
三类□材料供应商□
集中采购□设备供应商□
咨询/服务商□
其他□
资格预审申请文件审查结果(参与部门会签意见):
经评定,通过审查。
现场考察结果(考察小组推荐意见及签名):
经考察,该公司在组织机构、技术力量、人员配置、资质等级、财务状况、管理水平、生产能力、工艺、设备、产品质量、工程业绩、制作/安装能力等方面均满足本工程招标要求,同意其参与本工程的投标。
经办部门推荐意见:
通过合格供方资格预审□
未通过合格供方资格预审□
经办部门意见:
分管副总审批:
总经理批准:
CA-4供方年度复评审批表
供方名称:
编号:
供应/分包范围:
供货/分包时间:
序号
主要评价内容
复评意见
1
质量状况
2
服务情况
3
价格情况
4
内部管理情况
综合评分结果(依据评价准则):
复评人签名:
经办部门经理意见:
财务部负责人意见:
相关部门分管领导意见:
经办部门分管领导意见:
总经理批准意见:
CA-5供方评价准则
1物料供方评定准则(总分在400分以上,推荐为合格供方)
项目
内容
优秀
良好
一般
差
规模
(50)
供应能力(25)
25
17-24
9-16
1-8
市场信誉(25)
25
17-24
9-16
1-8
管理水平(50)
行业资质(25)
25
17-24
9-16
1-8
管理体系(25)
25
17-24
9-16
1-8
材料、设备
质量
(200)
外观(50)
50
30-49
15-29
1-14
质量(100)
100
60-99
30-59
1-29
性价比(25)
25
17-24
9-16
1-8
市场知名度(25)
25
17-24
9-16
1-8
价格服务
(100)
价格(25)
25
17-24
9-16
1-8
付款条件(25)
25
17-24
9-16
1-8
送货(25)
25
17-24
9-16
1-8
售后服务(25)
25
17-24
9-16
1-8
环境管理(50)
管理政策(25)
25
17-24
9-16
1-8
环保措施(25)
25
17-24
9-16
1-8
职业安全(50)
管理政策(25)
25
17-24
9-16
1-8
安全措施(25)
25
17-24
9-16
1-8
2服务供方评定准则(480分以上,推荐为合格供方)
项目
内容
优秀
良好
一般
差
综合实力(200)
技术力量(25)
25
17-24
9-16
1-8
人员素质(25)
25
17-24
9-16
1-8
设备能力(25)
25
17-24
9-16
1-8
经济实力(25)
25
17-24
9-16
1-8
市场信誉(25)
25
17-24
9-16
1-8
行业资质(25)
25
17-24
9-16
1-8
管理水平
(300)
专业能力(100)
100
60-99
30-59
1-29
管理能力(100)
100
60-99
30-59
1-29
以往客户评价(100)
100
60-99
30-59
1-29
市场知名度(25)
25
17-24
9-16
1-8
反应速度(25)
25
17-24
9-16
1-8
问题处理(25)
25
17-24
9-16
1-8
环境管理(50)
管理政策(25)
25
17-24
9-16
1-8
环保措施(25)
25
17-24
9-16
1-8
职业安全(50)
管理政策(25)
25
17-24
9-16
1-8
安全措施(25)
25
17-24
9-16
1-8
3物料/服务供方年度复评准则(680分以上保持为合格供方)
项目
内容
优秀
良好
一般
差
质量
(400)
产品/服务质量(200)
200
140-199
80-139
1-79
服务
(250)
送货、服务及时(100)
100
60-99
30-59
1-29
反应速度(100)
100
30-99
30-59
1-29
沟通协调(50)
50
30-49
15-29
1-14
投诉处理(100)
100
60-99
30-59
1-29
价格
(100)
价格(125)
125
80-124
40-79
1-39
付款方式(25)
25
17-24
9-16
1-8
环境管理(50)
管理政策(25)
25
17-24
9-16
1-8
环保措施(25)
25
17-24
9-16
1-8
职业安全(50)
管理政策(25)
25
17-24
9-16
1-8
安全措施(25)
25
17-24
9-16
1-8
三方比价项目名称
简要说明
三方比价的原因
经办部门
经办人
申报日期
拟选择单位
报价金额
三方比价情况
询价单位名称
报价
工期(供货期)
询价日期
合同内容简要
业务部门负责人
单位负责人
业务部门经理
事业部意见
业务分管副总
财务负责人
总经理
集团意见
财务总监
总经理
CA-6三方比价审批表
CA-7直接委托审批表
直接委托事项
简要说明
直接委托原因
拟委托单位
经办部门
直接委托金额
经办人
直接委托
合作条件
申报日期
业务单位意见
部门负责人
单位总负责人
事业部意见
部门负责人
分管副总
财务负责人
总经理
集团意见
财务总监
总经理
CA-8经济合同审批表
合同名称:
合同编号:
对方单位:
合同金额:
合同内容简要
标的、数量、质量、价格、付款方式、履约期限(地点和方式)等:
业务单位意见
经办人
部门负责人
单位负责人
事业部意见
业务分管部门经理
分管副总
财务负责人
总经理
集团意见
财务总监
总经理
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