第三章文字处理软件Word.docx

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第三章文字处理软件Word

第三章文字处理软件Word2003

步骤一：

Word2003的基本概述

1、窗口的组成

Word2003启动后，出现在我们面前的是Word2003的窗口，它主要由标题栏、菜单栏、工具栏、标尺、编辑区、滚动条、状态栏等组成。

图3-1窗口的组成

图3-1窗口的组成

1）标题栏

标题栏位于窗口的最上方，默认为蓝色。

它包含应用程序名、文档名和控制按钮。

当窗口不是最大化时，用鼠标按住标题栏拖动，可以改变窗体在屏幕上的位置。

双击标题栏可以使窗口在最大化与非最大化间切换。

标题栏各组成部分的意义如下：

控制菜单按钮：

位于窗口左上角，单击此按钮会弹出一个下拉菜单，相关的命令用于控制窗口的大小、位置及关闭窗口。

直接双击此按钮可以关闭整个窗口。

“最小化”按钮：

位于标题栏右侧，单击此按钮可以将窗口最小化，缩小成一个小按钮显示在任务栏上。

“最大化”按钮和“还原”按钮：

位于标题栏右侧，这两个按钮不可以同时出现。

当窗口不是最大化时，可以看到，单击它可以使窗口最大化，占满整个屏幕；当窗口是最大化使，可以看到，单击它可以使窗口恢复到原来的大小。

“关闭”按钮：

位于标题栏最右侧，单击它可以退出整个Word2003应用程序。

2）菜单栏

Word2003的菜单栏包括九项系统菜单。

单击菜单项，可以弹出下拉式菜单，用户可以通过单击选择相应的命令来执行Word2003的某项操作。

不常用的命令被自动隐藏起来，并在菜单的下方出现按钮，单击此按钮，将展开所有的命令。

3）工具栏

工具栏位于菜单栏的下方，工具栏上以图标的形式显示常用的工具按钮，用户不用通过菜单命令，直接单击工具按钮即可执行某项操作，更加方便、快捷。

用鼠标拖动工具栏前面的灰色竖线，可以改变工具栏在窗口中的位置。

因为工具栏占用屏幕的空间，所以不宜显示太多，通常只显示“常用”工具栏和“格式”工具栏就基本可以满足用户的需要。

4）标尺

标尺有水平标尺和垂直标尺两种，用来确定文挡在屏幕及纸张上的位置。

也可以利用水平标尺上的缩进按钮进行段落缩进和边界调整。

还可以利用标尺上制表符来设置制表位。

标尺的显示或隐藏可以通过单击“视图”菜单中的“标尺”命令来实现。

5）编辑区

编辑区就是窗口中间的大块空白区域，是用户输入、编辑和排版文本的位置，是我们的工作区域。

闪烁的“I”形光标即为插入点，可以接受键盘的输入。

在编辑区里，你可以尽情发挥你的聪明才智和丰富的想象力，编辑出图文并茂的作品。

6）滚动条

滚动条分垂直滚动条和水平滚动条。

用鼠标拖动滚动条可以快速定位文档在窗口中的位置。

除两个滚动条外，还有上翻、下翻、上翻一页、下翻一页、左移和右移等六个按钮，通过它们可以移动文档在窗口中的位置。

垂直滚动条上还有“选择浏览对象”按钮，单击该按钮可以弹出所示的菜单，通过单击其中的图标选择不同的浏览方式，如按域浏览、按表格浏览、按图表浏览等方式来浏览文档。

图3-2“选择浏览对象”按钮。

选择“浏览对象”菜单

图3-2“选择浏览对象”按钮

7）视图切换按钮

视图切换按钮位于编辑区的左下角，水平滚动条的左端，单击各按钮可以切换文档的四种不同的视图显示方式，不同的视图方式将在本章第7节做详细的介绍。

图3-3视图切换按钮。

图3-3视图切换按钮

8）状态栏

状态栏位于窗口的底部，显示当前窗体的状态，如当前的页号、节号、当前页及总页数、光标插入点位置、改写/插入状态、当前使用的语言等信息。

9）任务窗格

Word2003将用户要做的许多工作归纳到了不同类别的任务中，并将这些任务以一个“任务窗格”的窗口形式提供给了用户，以方便用户的操作和使用。

Word2003默认启动时，在Word窗口的右侧显示任务窗格。

图3-4任务窗格。

图3-4任务窗格

　2、Word2003的联机帮助

在你的工作中，难免会遇到各种各样的问题。

我们可以通过Office助手提供帮助，可以从“帮助”菜单获取帮助，还可以从OfficeUpdateWeb站点获取帮助。

1）使用“帮助”中的目录

打开【帮助】菜单并选定〖MicrosoftWord帮助〗项或直接按Ｆ１键，将会在Word窗口的右侧出现“MicrosoftWord帮助”任务窗格。

在帮助窗格中，列出了可以获得帮助的内容和方法，单击“目录”就可以很快找到相应的帮助说明。

图3-5使用“帮助”中的目录。

图3-5　使用“帮助”中的目录

2）使用“Office助手”

Word2003中设计了一个“Office助手”，它会在用户的操作过程中自动猜测可能需要的帮助，并随时提醒用户是否需要帮助。

打开【帮助】菜单并选定〖显示MicrosoftWord帮助〗项，即可在屏幕的右下角出现１个卡通“Office助手”。

图3-6使用“Office助手”，单击该助手后在指定位置输入问题并单击“搜索”按钮，与问题相关的所有解释就会出现在任务窗格中供用户参考。

图3-6使用“Office助手”

步骤二：

Word2003的基本操作

1、Word2003的启动

Word2003常用的启动方法有以下几种：

（1）单击“开始”按钮，选择“程序”级联菜单中的“MicrosoftWord”项。

图3-7所示

（2）双击桌面已建立的Word2003快捷方式图标。

（3）双击已建立的Word2003文档。

２、文档的创建与输入

启动Word2003后，系统自动打开一个文件名为“文档１”的空文档，可以直接输入内容并进行编辑、设置和排版，文档的实际名字等保存时再根据用户的需要确定。

１）创建文档

新建空白文档

新建空白文档的主要方法有以下几种：

1）直接单击“常用”工具栏的“新建”按钮图3-8文档的打开

2）单击“文件”菜单中的“新建”命令。

3）使用快捷键Ctrl＋Ｎ

图3-8文档的打开

2）利用模板和向导创建文档

Word2003提供了很多不同类型的模板供用户选择。

利用模板和向导创建文档的方法是：

单击“文件”菜单中的“新建”命令，打开“新建”对话框，如图3-9，从中选择需要的文档类别及模板样式。

有些模板中还带有向导，可以根据向导的提示完成文档。

图3-9模板和向导创建文档

３、Word2003的退出

退出Word2003的常用方法主要原有以下几种：

（1）单击Word2003窗口右上角的“关闭”按钮“Ｘ”。

（2）单击“文件”菜单中的“退出”命令。

（3）双击Word2003窗口左上角的控制图标　　

（4）使用快捷键Alt＋Ｆ４。

特殊符号和难检字的输入

如果要输入键盘上没有的特殊符号或难检字，可以通过下面的方法来实现：

1）单击“插入”菜单中的“符号”命令，在弹出的“符号”对话框中选择需要的字体以及下面的符号，图3-10所示。

图3-10符号的插入

2）使用软键盘。

图3-11、图3-12鼠标右键单击输入法指示栏上的软键盘按钮

图3-12单位符号输入

图3-11使用软键盘

步骤三：

文档的修改与编辑

Word2003文档以文件形式存放与磁盘中，其文件扩展名为．ＤＯＣ。

Word2003并不只限于能够处理自身可以识别的文档格式的文件，还可以打开文本文件（ＴＸＴ）、模板文件（ＤＯＴ）、ＷＰＳ文件等１０多种格式的文件。

1、选定文本

对编辑区的内容进行任何的编辑操作，从简单的移动、删除到复杂的格式设置，都必须选定文本，用户一定要遵循“先选后做”的原则，选定文本成反显状态。

选择文本的方法有多种，大体分为两大类：

1）用鼠标选定文本

小块文本的选定：

按鼠标左键从其始键位置拖动到终止位置，鼠标拖过的文本即被选中。

这种方法合适选定小块的、不跨页的文本。

（1）大块文本的选定：

先用鼠标在起始位置单击一下，然后按住Shift键的同时、单击文本的终止位置，起始位置与终止位置之间的文本就被选种。

这种方法适合选定大块的、尤其是跨叶的文档，使用起来即快捷又准确。

（2）选定一行：

鼠标移至叶左选定栏，鼠标指针变成向右的箭头，单击可以选定所在的一行。

（3）选定一句：

按住Ctel键的同时，单击句中的任意位置，可以选定一句。

（4）选定一段：

鼠标一至左选定栏，双击可以选定所在的一段，或在段落内的任意位置快速三击可以选定所在的段落。

（5）选定整篇文档：

鼠标移至叶左选定栏，快速三击；鼠标移至叶左选定栏，按Ctrl键的同时单击鼠标；使用Ctrl+A组合键这三种方法均可以选定整篇文档。

（6）选定矩形块：

按住Alt键的同时，按住鼠标向下拖动可以纵向选定矩形文本。

如图3-13所示就选定了矩形文本块。

图3-13所示矩形文本块

2）用键盘选定文本

Shift+←（→）方向键：

分别向左（右）扩展选定一个字符。

Shift+↑（↓）方向键：

分别有插入点处向上（下）扩展选定一行。

Ctrl+Shift+Home:

从当前的位置扩展选定到文档开头。

Ctrl+Shift+End：

从当前位置扩展选定到文挡结尾。

Ctrl+A或Ctrl+5（数字小键盘上的数字键5）：

选定整篇文档。

2、撤消文本的选定

要撤消选定的文本，用鼠标单击文档中的任意位置即可。

3、删除文本

（1）按BackSpace键，向前删除光标前的字符。

（2）按Delete键，向后删除光标后的字符。

　如果要删除大块文本，可采用如下方法：

（1）选定文本后，按Delete键删除或选择“编辑”菜单中的“清除”命令。

（2）选定文本后，单击“常用”工具栏上的“剪切”按钮或单击右键在快捷菜单中选择“剪切”命令；还可以使用Ctrl+X组合键。

4、移动文本

在编辑文档的过程中，经常需要将整块文本移动到其他位置，用来组织和调整文档的结构。

常用的移动文本的方法主要有以下两种：

1）使用鼠标拖放移动文本

1选定要拖动的文本；

2鼠标指针指向选定的文本，鼠标指针变成向左的箭头，按住鼠标左键，鼠标指针尾部出现虚线方框，指针前出现一条直虚线；

3拖动鼠标到目标位置，即虚线指向的位置，松开鼠标左键即可。

2）使用剪切板移动文本

1选定要移动的文本；

2将选定的文本移动到剪贴板上（可使用“编辑”菜单中的“剪切”命令；或工具栏上的剪切按钮；或使用Ctrl+X组合键）

3将鼠标指针定位到目标位置，从剪贴复制文本到目标位置。

5、复制文本

1）用鼠标拖放复制文本

1选定要复制文本；

2鼠标指针想选定的文本，鼠标指针变成向左的箭头，按住Ctrl键的同时，按住鼠标左键，鼠标指针尾部出现虚线方框和一个“+”号，指针前出现一条竖直虚线；

3拖动鼠标到目标位置，松开鼠标左键即可。

2）使用剪贴复制文本

1选定要复制的文本；

2将选定的文本复制到剪贴板上（可使用“编辑”菜单中的“复制”命令；或单击“常用”工具栏的“复制”按钮；或使用Ctrl+C组合键）；

3将鼠标指针定位到目标位置，从剪贴板复制文本到目标位置（可使用“编辑”菜单中的“粘贴”命令；或单击“常用”工具栏的“粘贴”按钮；或使用Ctrl+V组合键）。

“复制”和“剪切”操作均将选定的内容复制到剪贴板，Word剪贴板最多可以保存12项剪切或复制的内容，用户可以根据自己的需要从中选择粘贴的内容。

6、保存文档

文档建立或修改好后，需要将其保存到磁盘上。

目前的存储设备很多，如硬盘、优盘、移动硬盘等。

由于我们的编辑工作在内存中进行，断电很容易使未保存的文档丢失，所以要养成随时保存文档的好习惯。

1）保存新建文档

如果新建的文档为经过保存，单击“文件”菜单中的“保存”命令，或者单击“常用”工具栏上的“保存”按钮，会出现“另存为”对话框，在对话框中设定保存的位置和文件名，然后单击对话框右下角的“保存”按钮。

2）保存修改的旧文档

单击工具栏上的“保存”按钮或单击“文件”菜单中的“保存”命令，不需要设定路径和文件名，以原路径和原文件名存盘，不再弹出“另存为”对话框。

3）另存文档

Word2003允许打开的文件保存到其他位置，而原来位置的文件不受影响。

单击“文件”菜单中的“另存为”命令，在出现的“另存为”对话框中重新设定保存的路径及文件名。

图3-14另存为。

图3-14文档另存为

我们可以通过设置自动保存，防止在录入、编辑过程中忘记保存而导致内容丢失。

方法是单击菜单栏中“工具/选项”后选择“保存”标签，单击“自动保存时间间隔”复选框，调整时间值10分钟，然后单击“确定”，如图3－15所示。

图3-15设置自动保存

步骤三：

查找与替换

在Word2003中，可以在文档中搜索指定的内容，并将搜索到的内容替换为别的内容，还可以快速地定位文档，用户在修改、编辑大篇幅文档时，使用非常方便。

1、查找

如果我们要在文档中搜索“计算机系”字符串，如图3-15所示可以单击“编辑”菜单中的“查找”命令，或使用快捷键Ctrl+F，在弹出的对话框中的“查找内容”文本框内输入“计算机”，然后单击“查找下一处”按钮，Word2003会帮助你逐个地找到要搜索的内容。

2、替换

１）如果在编辑文档的过程中，需要将文中所有的“大学”替换为“学院”，一个一个地手动改写，不但浪费时间，而且容易遗漏。

Word2003为我们提供了“替换”功能，可以轻松地解决这个问题。

在文档中替换字符串的操作步骤如下：

单击“编辑”菜单中的“替换”命令，或使用Ctrl+H快捷键，弹出“查找和替换”对话框，如图3-16所示。

图3-16查找与替换

２）在“查找内容”文本框中输入“大学”，在“替换为”文本框中输入“学院”，然后单击“全部替换”按钮，就可以将文档中的全部“大学”替换为“学院”；如果使用“查找下一处”按钮，可以有选择地替换其中的部分。

全部替换完成后，Word2003会提示你已经完成了多少处替换。

在“查找和替换”对话框中可以使用“高级”按钮对查找或替换的内容进行格式上的设置，高级的查找与替换我们将在实验教材中加以说明。

步骤四：

“撤消”和“恢复”操作

在输入和编辑文档的过程中，Word2003会自动记录下最新的击键和刚执行过的命令。

这种存储可以使我们有机会改正错误的操作，如果你不小心删除了需要的文本，千万不要着急，Word2003提供了强大的功能，那就是撤消与恢复。

1、撤消

如果你后悔了刚才的操作，可使用以下几种方法之一来撤消刚才的操作：

（1）单击“编辑”菜单中的“撤消键入”命令。

（2）单击“常用”工具栏上的“撤消”按钮。

（3）使用Ctrl+Z快捷键。

2、恢复

在经过撤消操作后，“撤消”按钮右边的“恢复”按钮将被置亮。

恢复是对撤消的否定，如果认为不应该撤消刚才的操作，图3-17可以通过下列方法来恢复.

图3-17恢复

图3－17“撤销”和“恢复”按钮

习题

一、简答题

1、Word2003的窗口有哪几部分组成的？

其功能是什么？

2、如何设置自动保存文档？

3、如何对文本进行移动、复制操作？

二、填空题

1、保存一个文档时，缺省的扩展名是_______。

A、.docB、.xlsC、.txtD、.wps

2、在Word2003文档中，按_______键同时拖动鼠标,可纵向选定一个矩形文本区域。

A、ShiftB、CtrlC、AltD、Esc

3、按组合键_______可选定整个Word文档。

A、Alt+PB、Ctrl+AC、Alt+F4D、Alt+Esc

三、操作题：

1．建立一个文档，名为“练习1．doc”，输入如下内容。

◆选定要拖动的文本；

▽鼠标指针指向选定的文本，鼠标指针变成向左的箭头，按住鼠标左键，鼠标指针尾㊣部出现虚线方框，指针前出现一条直虚线；

◎拖动鼠标到目标位置，即虚线指向的位置，松开鼠标坐键即可。

2．将文档“练习1．doc”中每一段开头的符号：

◆▽㊣◎复制到本段的结束，形成文件“练习2．doc”。

任务二文档的格式化

任务引入

图3-18个人简历原始图

不同的文档对行文的布局要求是不一样的。

对于图3-18所示个人简历，无论是谁看了都不会有什么印象，因为它的版面没有任何的个性和特点。

而格式化后的简历，页面美观，重点突出，能引起读者的兴趣，如图3-19所示。

图3-19个人简历成型图

任务分析

文档的格式化主要包括字符的格式化和段落的格式化。

主要涉及到字符、段落格式的设置，项目符号和编号的设置，边框和底纹及样式与模板的设置。

任务实施

步骤一、字体的设置

Ø使用菜单命令格式化

选定要进行格式化的文本；

单击“格式”菜单中的“字体”命令，选择图3-20所示对话框中的“字体”选项卡；

图3-20“字体”选项卡

在“字体”选项卡中可以设置字体、字形、字号、颜色、下划线、特殊效果等。

设置特殊效果直接单击效果前面的复选框即可，允许同时使用多种文字效果。

技能链接

用“格式”工具栏格式化

选定要格式化的文本块后，可以直接单击“格式”工具栏上的“字体颜色”工具按钮

和

，来设置文本的颜色、字体、字形、字号、加粗、倾斜、下划线等。

这种方法快捷方便，但不能设置特殊效果。

知识扩展

字号大小有两种表达方式，分别用“号”和“磅”为单位。

以“号”为单位的字号中，初号字最大，八号字最小；以“磅”为单位的字体中，72磅最大，5磅最小。

当然我们还可以输入比初号字和72磅字更大的特大字。

根据页面的大小，文字的磅值最大可以达到1638磅。

格式化特大字的方法是：

选定要格式化的文本，在“格式”工具栏的“字号”工具栏的“字号”文本框中输入需要的磅值后，按回车键即可。

步骤二、字符间距的设置

字符间距是指字符之间的距离。

有时会因为文档设置的需要而调整字符间距，以达到理想的效果。

Ø用菜单命令调整

单击“格式”菜单中的“字体”命令；

在弹出的“字体”对话框中选“字符间距”选项卡，如图3-21所示，可以根据需要进行“缩放”、“间距”、“位置”的设置。

图3-21“字符间距”选项卡

下面以文本“个人简历”为例说明字符的调整：

缩放：

可设置缩放比例从33%~200%。

缩放比例150﹪：

个人简历

缩放比例100﹪：

个人简历

缩放比例66﹪：

个人简历

间距：

可以设置字间距标准或紧缩、加宽的磅值。

字符间距加宽1磅：

个人简历

标准字符间距：

个人简历

字符间距紧缩1磅：

个人简历

位置：

可以设置字符位置的高低。

下面第1个和第3个“个人简历”分别在标准位置上提升和降低了4磅。

个人简历（提升）个人简历（标准）个人简历（降低）

技能链接

使用“格式”工具栏调整

使用“格式”工具栏上的工具按钮

，可以设置字符的缩放比例。

方法是：

单击

右边的下拉按钮，弹出下拉列表，则可以直接选择合适的比例，或者单击“其他”按钮，可根据需要进行缩放、间距等设置。

步骤三、设置段落格式

段落是Word的重要组成部分。

所谓的段落是指文档中两次回车键之间的所有字符，包括段后的回车键。

设置不同的段落格式，可以使文档布局合理、层次分明。

段落格式主要是指段落中行距的大小、段落的缩进、换行和分页、对齐方式等。

单击“格式”菜单的“段落”命令，打开如图3-22所示的对话框，

图3-22“段落”对话框

在“段落”对话框中，选择“缩进和间距”选项卡，将“个人简历”的对齐方式设置为“左对齐”，特殊格式：

首行缩进，度量值设置为2字符，段前0.5行，段后0.5行，行距为单倍行距。

知识扩展

缩进的常用度量单位主要有三种：

厘米、磅和字符。

度量单位的设定可以通过“工具”菜单中的“选项”命令，选择“常规”选项卡，在度量单位下拉列表中设定。

Ø缩进：

可以将选定的段落左、右边距缩进一定的量。

Ø特殊格式：

特殊格式中有“无”、“悬挂缩进”和“首行缩进”三种形式：

无：

无缩进形式。

悬挂缩进：

是指段落中除了第一行之外，其余所有行缩进一定值。

首行缩进：

段落中的第一行缩进一定值，其余行不缩进。

Ø间距：

可以在段前、段后分别设置一定的空白间距，通常以“行”或“磅”为单位。

Ø行距：

指行与行之间的距离：

单倍、1.5倍、2倍、多倍行距：

分别设定标准行距相应倍数的行距。

最小值、固定值：

设定固定的磅值作为行间距。

Ø对齐方式：

可以设置段落或文本左对齐、居中对齐、右对齐、两端对齐、分散对齐等。

步骤四、设置项目符号和编号

使用项目符号和编号，可以使文档有条理、层次清晰、可读性强。

项目符号使用的是符号，而编号使用的是一组连续的数字或字母，出现在段落前。

项目符号和编号的使用方法是：

将鼠标定位在要插入项目符号或编号的位置；

单击“格式”菜单中“项目符号和编号”命令，弹出如图3-23所示的对话框；

图3-23“项目符号和编号”对话框

选择合适的项目符号或编号后，单击“确定”按钮。

补充：

也可以通过单击“格式”工具栏上的工具按钮

和

，分别设定简单的项目符号和编号。

步骤五、设置边框和底纹

在Word2003中文版中，可以为选定的字符、段落、页面及各种图形设置各种颜色的边框和底纹，从而美化文档，使文档格式达到理想的效果。

先选定要添加边框的文字或段落，单击“格式”菜单中的“边框和底纹”命令，弹出如图3-24所示的“边框和底纹”对话框。

图3-24“边框和底纹”对话框

单击“边框”选项卡，分别设置边框的样式、线型、颜色、宽度、应用范围等，应用范围可以是选定的“文字”或“段落”。

对话框右边会出现效果预览，用户可以根据预览效果随时进行调查，直到满意为止。

单击“页面边框”选项卡，分别设置边框的样式、线型、颜色、宽度、应用范围等。

如果要使用“艺术型”页面边框，可以单击“艺术型”下拉式列表边框右边的箭头，从下拉列表中进行选择后，单击“确定”按钮。

应用范围可以是：

整篇文档、本节、本节—只有首页、本节—除首页外所有页。

单击“底纹“选项卡，分别设定填充底纹的颜色、式样和设定应用范围等。

除了使用菜单命令外，还可以使用“格式”工具栏上的工具按钮

和

，快速设定文本的边框和底纹，但样式比较单一。

知识扩展

样式与模板的应用

所谓样式就是多个排版命令组合而成的集合，或者说样式是一系列预置的排版命令。

当希望快速改变某个特定文本（可以是一行文字、一段文字，也可以是整篇文档）的所有格式时，可以使用Word的样式来实现，极大的提高工作效率。

模板由多个特定的样式组合而成，是一种排版编辑文档的基本工具，在Word2003中，模板是一种预先设置好的特殊文档，能提供一种塑造最终文档外观的框架，而同时又能向其中添加自己的信息。

1、样式

在排版文档时，经常要设置一些具有多种文本格式且格式“统一”的标题。

每排版一个标题都需要多次执行系统命令，那将增加很多重复的工作。

而有了Word2003中的样式功能，就可以简化排版操作，节省排版时间，提高排版速度。

Word2003提供了上百种内置样式，如标题样式、正文样式等。

Ø使用已有样式

使用已有样式主要有以下两种方法：

方法一：

单击要应用样式的段落中的任意位置；

打开格式工具栏中的“样式”下拉列表框，从列表中选取所需要的样式即可。

如图3-25所示；

图3-25使用“样式”工具栏

方法二：

单击要应用样式的段落中的任意位置；

打开“格式”菜单并选定“样式和格式”项，可在窗口右侧显示“样式和格式”任务窗格，如图3-26所示；

在“样式和格式