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有限公司采购管理制度
本制度编制依据:
《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国合同法》等与采购有关的法律法规。
第一章 总 则
第一条:
为了规范公司采购行为,加强物资采购的监督与管理,提高采购资金的使用效益,提升与供应商谈判的能力,以获得性价比较高的采购物资。
特制定本制度。
第二条:
本制度中所称公司是指华数数字电视有限公司,各区县子公司是指杭州余杭、杭州萧山、富阳、桐庐、临安、建德、淳安华数数字电视有限公司。
第三条:
本制度适应范围为公司及各区县子公司的所有货物、工程和服务采购。
具体包括设备、网络器材、系统开发、软件服务、施工服务、办公耗材及用品、车辆、印刷、礼品、广告、装修等。
第四条:
采购务必遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则。
第五条:
采购务必严格按照批准的预算执行。
第六条:
采购活动中,采购人员及相关人员与供应商有利害关系的,采购人员及相关人员必须向上级领导申告,并由上级领导决定是否回避。
第七条:
招标采购所需的技术依据,由需求部门提交,并由总工办审核确认。
第二章 采购权限划分
第八条:
公司及各区县子公司的采购活动实行集中采购和分散采购相结合。
第九条:
单宗采购总额预计20万以上(含)的物资及服务,由公司统一组织招标。
由公司商务部、各区县子公司商务采购部门自行签署购销合同,并实施采购。
第十条:
日常使用且年度累计支出金额在10万元以上(含)的网络设备、网络器材、软件服务、施工服务、办公设施、办公用品、印刷品、礼品、公司形象相关(媒体广告、活动推广、形象宣传)和车辆相关等采购需求。
由公司统一组织招标,确定入围单位,并签订框架协议;具体采购的实施由公司、各区县子公司在入围单位及框架协议范围内自行选定供应商、施工单位,并签署购销合同。
第十一条:
未纳入公司统一组织招标采购的物资及服务,公司本级应按照部门权限划分,分别由公司商务部、总裁办、运营管理部、市场营销部负责采购。
第十二条:
未纳入公司统一组织招标采购的物资及服务,各区县子公司应参照公司采购权限划分,按本制度要求自行采购。
详细清单见附件。
第三章 组织架构及职责
第十三条:
采购组织架构:
公司采购领导小组
公司招标工作小组、谈判小组
公司商务部
专职采购人员
区县子公司采购领导小组
区县子公司商务采购部门
专/兼职采购人员
第十四条:
公司采购领导小组由公司常务副总、技术副总、财务部经理、运营管理部主任组成;公司常务副总担任组长,其他为小组成员。
第十五条:
公司招标工作小组由商务部、总工办、财务部、工程部、网络综合部、技术运维部、技术应用部、IT管理部、播出保障部等经理或代表、分公司代表、各区县子公司代表组成;商务部负责人担任组长,其他为小组成员。
第十六条:
公司谈判小组由商务部、财务部、需求部门经理或代表组成;商务部负责人担任组长,其他为小组成员。
第十七条:
区县子公司采购领导小组由各子公司总经理担任组长,其他成员参照公司采购领导小组架构组成。
第十八条:
公司审计部、纪检专员列席招标及谈判会议,对公司及各区县子公司采购活动进行监督和检查。
对违规招标及谈判行为可责令纠正,并可行使一票否决权。
第十九条:
公司采购领导小组职责:
⑴、对公司及各区县子公司所有采购活动实施指导和管理;
⑵、确定招标采购的具体范围及项目;
⑶、确定公司采购形式、工作方法,对采购部门上报的供应商及其产品分析、对比报告等做出批示;
⑷、确定公司采购招标形式;审批招标文件;参与开标;确定中标或入围单位;负责全面管理公司采购活动;
第二十条:
各区县子公司采购领导小组职责:
(1)、对各自子公司所有自行采购活动实施指导和管理;
(2)、确定各自子公司采购部门的采购形式、工作方法及采购部门上报的供应商和其产品分析、对比报告等做出批示;
(3)、负责全面管理各自子公司的采购活动;
第二十一条:
公司招标工作小组职责:
⑴、依据批准的年度采购计划,并遵照本制度规定,列出招标采购设备、项目目录。
⑵、提出采购招标方案,并报公司采购领导小组审批。
⑶、根据经批准的招投标方案,委托社会中介机构(招标局等)或自行拟定标书(招标文件的技术标书部分应由需求部门提交),并公开发布招标信息公告,向资格预审合格的意向投标商发布招标文件或向邀标单位发放标书。
⑷、组织开标、评审、澄清和比较,提出中标或入围建议,报公司采购领导小组。
第二十二条:
公司谈判小组职责:
⑴、纳入招标范围,但合格供应商不足3家,无法采用招标采购的,须由需求部门提交相应的技术说明文件,经公司采购领导小组审批同意后,方可采用谈判小组的方式进行采购工作。
(2)、议定谈判规则及流程,包括且不限于谈判内容、合同草案条款以及评定成交的标准等事项。
(3)、确定邀请参加谈判的供应商名单。
(4)、向公司采购领导小组提交谈判结果和符合采购需求的成交候选人,由其决定供应商。
第二十三条:
公司商务部职责:
⑴、 负责招标信息的公布、投标单位资质的预审核、招标文件的编制和发布、投标书接收、招标会议的组织,以及对投标方的商务信息进行综合评估。
⑵、 招标活动完成后,将招标文档移交档案管理部门进行管理和保存;
(3)、与中标单位签订框架合同及杭州本级的购销合同,负责杭州本级非集中招标的其他物资商务采购,确保公司需求物资质优价廉、供应及时有效;
(4)、负责供应商的管理,并对供货质量、售后服务等实施监督与考核;负责供应商信息库的建立、维护和管理,进行客观评价,实行优胜劣汰,建立并完善优质供货链;
(5)、负责制定合同范本;对区县子公司材料(设备)采购提供咨询和指导;
(6)、密切关注主材料的市场行情变化,包括物资市场供求、价格变动情况,提出对公司有利的采购时机;
(7)、分析主材料的采购成本及构成,掌握主材料的出厂价、运输费、加工费、保险费、维保费等在采购成本中的比重,对有关费用进行监控;
(8)、建立并完善内部制度。
根据有关法律、法规,制定内部各项规章制度和具体操作规程,明确采购人员职责,做好业务培训学习,不断提高商务采购人员素质。
第二十四条:
各区县子公司商务采购部门职责:
⑴、组织商务采购。
在统一商务条件(付款条件和保修期)下,负责汇总投标商的报价文件,做好相应的选型比价汇总表,并上报至区县子公司采购领导小组审批。
并将区县领导小组审批同意的文件进行管理和保存;
⑵、签订购销合同。
公司进行统一年度招标入围的供应商,由区县各商务采购部门在入围供应商的名单中自行选择,并负责日常商务采购活动。
对于自行采购的,必须得到区县采购领导小组审批同意,并签订相应的购销合同,确保采购、供应及时有效、质优价廉;
⑶、供应商的管理。
对供货质量、售后服务等实施监督与考核;负责供应商信息库的建立、维护和管理,进行客观评价,实行优胜劣汰;
第二十五条:
采购人员职责:
(1)、负责日常采购以及后期的合同签订工作,并做好合同登记监督和资料归档的工作;
(2)、负责招标会议组织、招标信息的公开发布、招标文件的整合与发布、投标书接收,并将招标文档提交档案管理部门进行保存;
(3)、负责市场调查和供应商寻找工作。
并对市场上出现的新产品、新技术要有敏锐的洞察力,确保对日常采购的物资行情有深入的了解;
(4)、对所采购的物资保持进度追踪,并对需求部门进行反馈;
(5)、负责对供应商的考核,及时对不合格供应商的考核情况向公司以及区县子公司进行通告和反馈;
(6)、对采购后的设备/器材的发票进行登记报批,需要有相应的公司仓库管理员签字的入库单。
如有合同的,须对照合同执行;
(7)、根据合同的规定以及投标文件,提交对应的付款申请。
第三章 采购方式及规范
第二十六条:
公司采购主要采用以下方式:
公开招标(委托/自行)、邀请招标(委托/自行)、竞争性谈判(委托/自行)、选型比价、单一来源采购、询价等;
⑴、公开招标(委托/自行):
单宗采购总额预计20万元以上(含)或经常使用且金额在10万元以上(含)的设备、网络器材、软件服务、施工服务、办公耗材及用品等,实行公开招标的采购方式。
严格按照公司《招投标管理办法》相关规定进行。
如特别重大或涉及政府财政出资的项目采购,必须委托中介代理机构进行公开招标。
⑵、邀请招标(委托/自行):
采购总额在20万元以下至1万元以上(含)的,且不由公司统一组织招标采购的物资及服务,实行邀请招标的采购方式。
由公司及区县子公司商务部门选定不少于三家合格供应商(供应商各自独立,不构成关联关系),会同财务部、需求部门一起进行询价、比价、议价,提出选型建议,报采购领导小组确定供应单位。
⑶、询价:
采购总额在1万元以下的零星采购,实行询价后直接采购。
由公司及区县子公司商务部门选定不少于三家合格供应商(供应商各自独立,不构成关联关系),进行询价、比价、议价后,直接确定供应商;
⑷、竞争性谈判:
由谈判小组与供应商进行商务谈判,提出选型建议,报采购领导小组确定。
符合下列情形之一的货物或者服务,并报经公司采购领导小组审批同意后,方可采用竞争性谈判方式进行采购:
l 招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的;
l 技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;
l 采用招标所需时间不能满足需求部门紧急需要的。
⑸、单一来源采购:
由公司谈判小组负责商务谈判,确定商务价格和商务技术服务条款,报采购领导小组审定。
符合下列情形之一的货物或者服务,并报经公司采购领导小组审批同意后,方可采用单一来源方式进行采购:
l 只能从唯一供应商处采购的;
l 发生不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;
l 必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购。
第二十七条:
不得将应当以公开招标方式采购的货物或者服务化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购。
第二十八条:
采购人员与供应商洽谈时,必须做好记录,以书面报告形式上报公司采购领导小组;报告中应包括产品质量、价格、服务及技术参数和特点等详细的比较内容。
第二十九条:
对每项采购活动的采购文件应当妥善保存,不得伪造、变造、隐匿或者销毁。
采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。
采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。
第四章 合同签订
第三十条:
购销合同的签订必须依据《中华人民共和国合同法》。
与供应商之间的权利和义务,应按照平等、自愿的原则以合同方式约定。
合同应采用书面形式。
对设备及器材都要规定使用寿命、重要部件使用寿命、保修期作出规定,并有相应的赔偿条款。
第三十一条:
钱货两清且无后续特殊约定的,可免签购销合同。
第三十二条:
特别重大购销合同,应根据相关法律法规或公司实际需要,须呈报有关机构备案或公证处公证。
第三十三条:
对于仓库日常器材的到货周期,一般以年度器材招标时的投标承诺为准,原则上不超过收到仓库提交订单之日起的3周。
第三十四条:
对于其他设备的到货周期,原则上为自合同签订之日起的3个月内。
第五章 验收
第三十五条:
网络器材到货验收:
(1)、直接送至公司仓库的网络器材:
采购的物资原则上应直接送达公司或各区县子公司指定的仓库。
进库先验收、后入库。
仓库管理员需凭商务部门的入库信息邮件或者采购人员签字确认的订单,检查待办入库物资的名称、规格型号、数量等信息,并由仓库主管负责进行抽检,比对样品。
(2)、未直接入库的物资验收:
对于没有直接送至公司/区县公司指定仓库的器材,应由公司资产保管员到安装现场,负责清点物资,检查名称、规格型号、数量等信息。
(3)、如验收发现与要求不符、质量不合格、无产品合格证的材料,应坚决予以退货;发现损坏或缺少,应及时向供货单位索赔或退货。
(4)、由总工办牵头,会同财务部资产保管员、商务部、工程部、网络综合部、技术运维部、分公司等相关部门,可随时对到货的设备和器材进行不定期质量抽检或对外送检,并出具检验报告。
第三十六条:
设备的到货验收
(1)、直接送至公司仓库的设备:
采购的物资原则上应直接送达公司或各区县子公司指定的仓库,先验收、后入库。
仓库管理员需凭商务部门的入库信息邮件或者采购人员签字确认的订单,检查待办入库物资的名称、规格型号、数量等信息,并由仓库主管根据产品的随货文件清单,负责清点设备。
(2)、未直接入库的物资验收:
对于没有直接送至公司/区县公司指定仓库的设备,应由财务部的资产保管员到安装现场凭双方签订的合同,检查物资的名称、规格型号、数量等信息。
(3)、如验收发现与要求不符、质量不合格、无产品合格证的材料,应坚决予以退货;发现损坏或缺少,应及时向供货单位索赔或退货,同时将退货信息及时反馈给商务部。
(4)、由总工办牵头,会同商务部、财务部资产保管员、工程部、网络综合部、技术运维部、分公司等相关部门,可随时对到货的设备和器材进行不定期质量抽检或对外送检,并出具检验报告。
第三十七条:
办公用品/印刷品/促销礼品/低值易耗品等的验收:
(1)、办公用品/低值易耗品:
由运营管理部指定专人凭运营管理部经理签字确认的采购清单验收入库,在核对发票与货物相符后,交由财务部会计处理。
各分公司须建立二级管理台帐;
(2)、印刷品/促销礼品:
由需求部门指定专人凭市场销售部经理签字确认的订购清单验收确认,并出具指定专人签字确认的相应的入库单,再由市场销售部下属的分公司业务支持部主管凭订购清单和需求部门指定专人签字的入库单进行复核,确认无误后交由财务部门入账。
需求部门须建立二级领用管理台帐;
(3)、财务部可不定期针对物品的数量、规格等进行抽查。
第三十八条:
服务类验收:
1、网络工程:
按照公司发布的《工程验收规范》执行。
由网络综合部组织,工程部、分公司等相关部门参与验收。
2、内部装修类验收:
按照国家相关行业规范执行。
由运营管理部组织,审计部、财务部参与验收。
3、软硬件类验收
对于软硬件开发、维护服务类采购的验收,须根据合同的约定,由项目小组提交至总工办组织验收。
商务部须对购入资产、器材的质量进行跟踪检查,使用部门应当根据商务部的要求及时反馈使用过程中的质量情况,以保证商务部门按合同的相关条款规定进行退换货或索赔。
第六章 付款
第三十九条:
付款应严格按照合同约定的相应条款执行;无合同的应按双方承诺执行。
所有采购应取得合法发票。
第四十条:
公司及各区县子公司应按照国家《现金管理暂行条例》和《支付结算办法》的规定办理采购付款业务。
原则上不采用预付款方式和现金支付的方式。
付款方式通常采用“361”付款方式(到货初验合格后,支付合同总金额的30%;正常运行六个月无任何质量问题,可提请终验,终验合格后,支付合同总金额的60%;余款在终验合格起一年期满期后支付)。
第四十一条:
在办理付款业务时,应对事先约定的付款条件以及采购发票、结算凭证和验收报告等相关凭证的真实性、完整性、合法性进行严格审核。
第七章 廉洁
第四十二条:
采购是一项重要、系统、严肃的工作,各级管理人员和采购经办人必须具备高度的责任心和职业道德观念,时刻维护公司利益,应做到公司利益最大化。
第四十三条:
采购活动过程中,公司审计部、纪检专员可随时进行监督检查,采购人员应积极配合。
第四十四条:
采购活动中有下列情形之一,造成公司经济或名誉损失的,并根据情节轻重,公司分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚及经济处罚;造成公司重大损失的,公司将依法追究法律责任:
⑴私自接收或向供应商索取财、物的;
⑵接收财、物后未主动上缴公司的;
⑶任何有意或无意泄露采购活动机密的;
⑷故意规避本制度或未按本制度规定执行的;
⑸隐瞒供应商及供应材料(设备)问题,给公司造成经济损失或工程质量问题的;
⑹因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的;
⑺其它有损于公司形象或不利于公司行为的。
第八章 附 则
第四十五条:
本制度由公司运营管理部负责解释、修订和补充。
第四十六条:
本制度自签发之日起开始实施。
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