航运部岗位任务说明书.docx
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航运部岗位任务说明书
航运部岗位任务说明书
二OO二年十一月
航运部部门职责说明书
编号:
YD/HY
1、基本资料:
部门名称
航运部
直接上级
总经理
主要岗位
经理、副经理、船舶主管、商务主管、商务管理员、调度员
管理权限
行使公司的航运经营管理权限。
部门职能
负责对公司船舶经营的各个环节进行计划、调度、组织与控制。
2、主要职责:
1、开展船舶经营业务,负责船舶营运管理工作。
2、调度船舶,跟踪船舶动态。
3、负责船舶货运质量管理。
4、办理船舶保险,处理海商、海事纠纷,做好索赔、理赔工作。
5、参与船舶应急抢险。
6、对船长的航运业务进行考核。
3、主要工作内容:
1、制定本部门的工作计划,经总经理审批后组织实施。
2、制订、修改、完善公司航运管理的各项工作制度、细则,经总经理审批后组织实施。
3、开展船舶经营业务,洽谈和签订租船、委托代理、添加船舶燃油等营运业务合同,回收、支付相关费用。
4、做好营运收入管理工作,研究分析经营状况,收集航运市场信息,论证航线的开辟,供总经理室经营决策。
5、负责公司船舶的使用、调度。
包括指令的下达、运营状态的控制、相关问题的处理和有关信息的处理传递。
6、负责船舶动态的跟踪,负责船岸间的日常通讯,通报每天的气象情况和运营状况。
7、检查、指导船舶货物的装卸,负责货损、货差事故的应急抢险和调查处理,做好船舶货运质量管理工作。
8、制定船队保险方案,办理公司船队保险,处理海商、海事纠纷,做好保险理赔工作。
9、参加船舶相关的应急抢险工作。
10、接受船舶货运、危险品运输等方面的事故及险情的报告并负责调查处理。
11、研究制定船舶货物运输管理以及船岸应急等方面不符合规定情况的纠正措施和预防措施,并跟踪验证、实施本部门不符合规定情况的纠正措施。
12、协助船管部对船长的航运业务进行考核。
13、为公司购买和转让船舶等决策活动及时提供市场等方面的信息支持。
14、及时与各部门沟通、协调。
15、搞好部门建设,不断改进内部管理,提高员工综合素质和部门工作绩效。
16、完成公司领导交给的其他任务。
4、主要工作要求:
1、制定工作计划
1.1在每月第一个工作日,每季度首月的第三个工作日内,每年1月15日前,制定出本部门的工作计划,年度计划上报总经理,经总经理审批后组织实施。
1.2工作计划的制定要及时、客观,要具有全面性、科学性和可操作性。
1.3按计划开展各项工作,要及时跟踪计划实施情况,发现问题立即处理;要根据实际工作需要及时修改工作计划,并做修改记录。
2、制定航运管理制度
2.1制定航运部管理制度:
组织制定、修改船舶货运质量管理规定、船舶装卸管理办法、船岸应急通讯须知、危险品货物运输管理办法等公司的各项航运管理制度;制定本部门工作制度,同时确保各项制度得到顺利的贯彻实施。
2.2各项航运管理制度要根据公司发展和航运管理工作需要及时制定、修改和报请审批;要符合国家政策、法律、法规;符合公司的制度和有关政策;体现公司的经营管理理念;符合公司的现实情况;具有系统性、科学性和可操作性;在实施前要根据实际需要做好准备工作,如出现疑问和异议要立即认真解答和处理;要及时跟踪检查制度执行情况,发现问题立即处理。
3、经营管理
3.1按时、按量、按质完成公司下达的各项考核指标。
3.2积极寻找、联系租家并做好租家背景调查,初次合作的租家要收集其背景资料、规模、订船记录,曾合作的租家要认真查询其合作记录。
3.3洽谈签订租船、委托代理、船舶燃油补充等经营业务合同。
租船合同签订前要考虑货物是否适合船舶运输,考虑合同的经济性等因素,对合同条款要认真审核,确保合同条款无遗漏和错误,要在规定时间内完成合同正本的制定和签署,签署后要妥善归档保管合同文本。
3.4租船合同成立后要及时安排履行合同。
3.5在租船合同规定时期内完成运费、租金的回收和其他船舶经营业务费用的回收和支付,当租家有拖欠时应主动、积极的催收。
3.6在收到船舶申请7个工作日内完成船舶额外劳务费审批、复核工作,并及时将信息反馈给船舶。
3.7掌握公司的船舶经营状况,做好营运收入管理,分析、总结航次效益。
每月30日前向财务审计部递交下月度营运收入预估,向总经理室报告本月度实际到帐金额;在航次结束后及时编制航次分析和航次总结,结算营运收入,每月30日向财务部递交《营运收入结算表》,向总经理室递交《营运分析表》和分析报告。
3.8收集、整理航运市场的相关信息和动态,结合本企业的实际情况进行综合分析,探索开拓市场、改进公司船舶经营管理的方法,论证航线开辟的方案,做到有观点、有依据、有分析,定期向总经理室汇报。
4、船舶调度管理
4.1根据营运需要,及时下达船舶航次命令,合理调配船舶。
航次命令应提前以书面形式下达,内容应尽量完整,应针对待装货物提出要求,提醒船舶注意。
4.2及时、准确地收集船舶动态及气象信息并在调度会上通报,发现问题及时按程序处理。
各种指令能够及时为船舶接收,船舶燃油能够及时得到补充,确保整个船舶调度的合理有序和营运的正常运转,从而提高经济效益。
5、货运质量管理
5.1签订合同前,收集并分析船、货资料,保证货物适合船舶装运。
5.2下达航次命令时要提出安全注意事项。
5.3及时收集、分析船舶装卸资料,监督、指导船舶货物装卸,及时对船长的货物运输管理业务进行考核、指导。
5.4出现货差、货损事故,要深入调查,妥善处理,调查处理结果要进行登记和归档管理。
5.5收集货运质量管理信息,认真分析货运质量管理存在的问题,不断修改完善有关管理制度,从而实现货运质量管理水平的不断提升。
6、保险理赔
6.1每年12月25日前内做出船舶续保方案,新船购买时要及时制定新船投保方案,方案要完善、可行。
协助总经理室洽谈船舶的续保、投保,制作船舶保险一览表,按期通知汇付船舶保险费。
6.2在海商、海事纠纷的调查处理过程中必要时要现场查看,广泛收集证据,在掌握案情的同时认真研究相关法律、法规,处理索赔或回复对方索赔时应做到有针对性、有理有据。
6.3提出海商、海事纠纷解决方案,报总经理室决策、执行。
7、其他
7.1配合其他部门进行船舶应急抢险时要积极主动。
7.2接受船舶货运、危险品运输等方面的事故及险情的报告后要立即开展深入的调查,妥善处理。
7.3认真学习公司的SMS文件,发现本部门中出现不符合规定的情况要立即制定纠正措施,并对纠正的情况进行跟踪落实。
7.4对船长的在船业务进行跟踪考核,考核意见采用书面鉴定的形式递交给船管部,同时要附有具体事实说明,要客观公正。
7.5搞好部门员工队伍建设,组织部门员工的学习、培训,不断提高员工业务素质。
7.6积极参与公司文化建设;与政府相关部门保持良好的联系;支持其他部门的工作,保持部门之间良好的沟通。
7.7定期检查本部门计划完成和规章制度执行的情况,做好工作总结,形成书面报告,按时向总经理汇报。
7.8按时、按量、按质完成总经理室交给的其他任务。
航运部经理岗位任务说明书
编号:
___YD/HY/001拟 制:
_____________
核准:
_____________生效日期:
_____________
一、基本资料
部门名称
航运部
岗位名称
经理
直接上级
总经理
所辖人员
本部门员工
二、工作说明
1、主要职责
1、主持航运部的全面工作。
2、组织制订公司航运管理的各项规章制度和本部门的制度,并贯彻执行。
3、检查、督促、指导船舶经营、船舶调度、船舶货运质量管理、船舶保险理赔等工作。
4、审核业务合同、相关单证,签署业务合同。
5、全面负责部门内部管理工作和部门对外沟通、协调工作。
2、主要工作内容
1、制定船舶营运计划、本部门的工作计划,上报总经理,经总经理审批后组织实施。
2、组织制定船队经营管理和部门内部各项管理制度,经总经理审批后组织实施。
3、组织计算出单船的平均日租金指标,为总经理室制订日租金指标提供依据,组织、指导各船舶主管实施确定后的标准。
4、管理船舶经营业务,审核并签署租船业务合同,监督、控制合同履行情况,督促回收有关款项,审批本部门对外支付的各项费用。
5、做好营运收入管理和营运分析工作,组织部门人员研究分析经营状况,收集航运市场信息,论证航线的开辟,供总经理室决策,组织部门人员有计划地开拓市场,扩大货源渠道。
6、检查船舶调度情况,掌握船舶动态信息、船岸通讯情况,检查督促气象信息的收集和传递;发现问题立即解决处理,重大事项提出处理意见向总经理室请示。
7、检查、指导船舶货运质量管理工作。
8、检查、指导船舶保险办理工作,指导商务主管开展保险理赔工作,负责对重要事项把关。
9、根据“岸上应急反应程序”要求,组织本部门人员,对船上应急情况做出反应,提供岸地支持。
10、贯彻落实公司安全和环保方针,组织学习SMS体系文件,组织做好有关体系文件的维护,执行文件要求,制定和组织实施本部门不符合规定情况的纠正措施。
11、审批船舶主管提出的对船长在船业务工作的考核意见,递交船管部处理。
12、为公司购买和转让船舶等决策活动及时提供市场动态等信息支持。
13、及时与各部门协调、沟通。
14、搞好部门建设,不断改进内部管理工作,检查员工各项工作完成情况,做好工作总结,指导、培训、考核本部门员工,提高员工综合素质和部门工作绩效。
15、完成领导交办的其他任务。
3、主要工作要求
1、制定工作计划
在每月第一个工作日,每季度首月的前三个工作日内,每年1月15日前,制定出船舶营运计划和本部门的工作计划,年度计划上报总经理;计划要全面、具体、可实施;要按计划开展各项工作,要及时跟踪计划实施情况,发现问题立即处理;要根据实际工作需要及时修改工作计划,并做修改记录。
2、制定航运管理制度
2.1组织制定、修改船舶货运质量管理规定、船舶装卸管理办法、船岸应急通讯须知、危险品货物运输管理办法等公司的各项航运管理制度、办法;制定本部门工作制度、细则,制定单船TCE标准;上报总经理,经总经理审批后组织颁布和实施。
确保各项制度、办法、细则得到顺利的贯彻实施。
2.2各项航运管理制度,要根据公司发展和航运管理工作需要及时制定、修改和报请审批;要符合国家政策、法律、法规;符合公司的制度和有关政策;体现公司的经营管理理念;符合公司的现实情况;具有系统性、科学性和可操作性;在实施前要根据实际需要做好准备工作,如出现疑问和异议要立即认真解答和处理;要及时跟踪检查制度执行情况,发现问题立即处理。
3、业务管理
3.1对业务合同的谈判进行监督,合同签署前认真审核,及时签署合同,对合同的履行进行监督、指导、控制;全面掌握应收的运费、租金、滞期费,逾期两天未收到的催促船舶主管收取。
3.2认真审核本部门对外支付的费用情况,确保无误,及时完成批复。
3.3在2个工作日内完成公司文件规定外劳务费用的审批,交船舶主管办理。
3.4每月30日前向总经理室报告次月营运收入预估和到账预估数,汇报本月实际到账情况,递交《营运分析表》及营运分析报告。
3.5组织本部门人员,广泛收集航运行业的相关信息和资料,认真研究国内外航运市场动态,结合本企业的实际情况进行综合分析,探索改进公司船舶经营管理的方法,制定可行的开拓市场的方案,论证新航线的开辟,做到有观点、有依据、有分析,经总经理审批后实施,努力扩大货源渠道。
3.6要确保完成总经理室下达的目标任务。
4、船舶调度管理
4.1及时检查、指导船舶主管船舶航次命令下达和船舶调配工作,发现问题立即处理纠正,保证船队生产运输管理的安全性、经济性、有序性。
4.2及时了解船舶动态,检查船岸通讯工作。
5、应急抢险:
主持本部门负责的应急抢险工作,积极配合其他部门的应急抢险,做到反映迅速,处理符合程序、规范。
6、货运质量管理
6.1检查、监督船舶主管、商务主管的货运质量管理工作。
6.2组织部门人员分析货运质量管理存在的问题,及时予以纠正解决,不断提高货运质量管理水平,完善相关制度性文件。
6.3要做到预防为主、检查严格、纠正及时、调查深入、处理妥善。
7、保险理赔
7.1指导、督促商务主管在规定的时间内做出船舶投保方案,要求方案完善、可行,督促商务主管在规定时间内妥善办理保险。
7.2要掌握相关的法律、法规,及时指导商务主管,力求使保险理赔工作顺利完成。
8、其他
8.1保证公司的安全和环保方针在本部门顺利的贯彻落实,SMS体系文件得到妥善管理,“不符合规定情况”能够及时得到纠正。
8.2对船舶主管提出的船长业务考核意见进行及时、认真的审批。
8.3深入调查研究,为公司购买船舶等决策活动及时提供准确的信息支持。
8.4注意平时与各部门的联系、沟通,当其他部门需要协助时,不推诿、扯皮,积极做好协调配合。
8.5搞好部门员工队伍建设,组织部门员工的学习、培训,不断提高员工业务素质,每年要编制本部门的培训计划、用人计划,递交人力资源部;督促部门员工做出个人工作计划,听取员工的工作汇报和情况反映,按照工作要求和计划公正、客观地做好考核,在规定时间内完成评分工作和与被考人面谈沟通等工作;对员工的奖惩要公正、适当,要能够充分地调动员工的工作积极性,形成良好的团队氛围,提高部门工作绩效。
8.6定期检查本部门计划完成和规章制度执行的情况;及时指导、协调部门内部的工作关系,及时解决问题,调整不适应的工作环节;做好工作总结,形成书面报告,按时向总经理汇报。
8.7按时、按量、按质完成公司下达的各项考核指标和总经理室交给的其他任务。
三、任职资格
因素
细分因素
等级
限定条件
知识
学历
B
国际航运专业类大学本科以上学历或相当程度。
行业知识
A
熟悉航运行业知识,对行业发展趋势的把握基本准确。
专业知识
A
具有航运经营管理的专业知识,熟悉公司安全管理体系以及国际国内安全、防污染的公约、规则;通晓船舶、航运、港口装卸等方面的知识。
了解国内外最新的研究成果和最新动向。
能力
领导能力
B
能够掌握管理技巧,合理分配、控制、检查、评估所负责管理的各项工作,及时指导、检查下属工作,公平客观地对待下属,保持所领导的团队的协调性。
组织协调能力
A
能够正确组织下属开展本部门工作,协调本部门内部和部门之间的关系,能够妥善处理各种人际关系。
事务处理能力
B
能够合理安排工作计划,及时、正确的完成各项工作,能够解决突发事件。
理解能力
A
能够准确把握本身职务定位、工作内容;准确、迅速的理解上级的指示、意图和所布置的工作;对于所学的知识和技能能够迅速理解和掌握,反应机敏,能够举一反三。
决策能力
B
能够科学地进行预测和分析,全面权衡利弊关系,及时选择出切实可行的方案。
判断能力
B
能迅速、准确的判断各种问题,掌握其实质,能较为准确的判断从未遇到的问题,找到解决的办法。
开拓创新能力
B
能够较迅速地接受新事物,具有较强的创新意识,能够在工作中提出切实可行的新思路、新观点、新方法。
表达能力
B
表达内容准备较充分、主题较明确、构思较清楚;表达能够达到特定的预期效果,具有较强的感染力、说服力和鼓动性。
经验
行业工作经验
C
从事本行业工作5年以上。
相关工作经验
C
熟悉船上工作,有3年以上船舶主管、商务主管工作经验,
或者担任部门副经理两年以上,或担任船长5年并有2年以上机关管理工作经验。
其他条件
身体条件
身体健康,精力充沛,能够胜任本职工作。
职业素质
具有高度的责任感,善于管理,能够发挥团队精神,有坚韧不拔的毅力,勇于进取的精神,能够承担较大的工作压力,善于交际谈判,熟悉公司的经营状况,具有全局观念。
计算机与英语
能够运用计算机处理日常业务。
英语水平达到四级以上,能熟练进行英语口语交流,阅读、翻译英文资料和处理英文函电。
航运部副经理岗位任务说明书
编号:
___YD/HY/002拟 制:
_____________
核准:
_____________生效日期:
_____________
一、基本资料
部门名称
航运部
岗位名称
副经理
直接上级
经理
所辖人员
本部门员工
二、工作说明
1、主要职责
1、协助经理做好各项工作。
2、负责做好本部门的安全管理工作。
1、经理不在时全面代理经理的工作。
2、兼任船舶主管或商务主管工作。
2、主要工作内容
1、协助经理制定船队经营计划和本部门的工作计划。
2、协助经理制定船舶营运和本部门各项管理制度、细则。
3、根据船舶营运状况,提出单船的平均日租金指标的意见、建议,协助经理组织和指导各船舶主管实施。
4、协助经理管理船舶营运业务,监督、控制合同履行情况,督促回收有关款项。
5、协助做好营运收入管理和营运分析工作,组织部门人员研究分析经营状况,收集航运市场信息,论证航线的开辟,组织部门人员有计划地开拓市场,扩大货源渠道。
6、协助经理检查船舶调度情况,掌握船舶动态信息、船岸通讯情况,检查督促气象信息的收集和传递;发现问题立即解决处理,较大事项提出处理意见向经理请示。
7、协助经理检查、指导船舶货运质量管理工作。
8、协助经理检查、指导船舶保险办理工作。
9、根据“岸上应急反应程序”要求,协助组织本部门人员,对船上应急情况做出反应,提供岸地支持。
10、落实SMS体系文件培训学习和考核工作,负责做好有关体系文件的编写、审查和会签工作,并及时安排做好保管、处理;执行文件要求,制定和组织实施本部门不符合规定情况的纠正措施。
11、协助经理审核船舶主管提出的对船长在船业务工作的考核意见,递交船管部处理。
12、及时与各部门协调、沟通。
13、协助经理检查员工各项工作完成情况,做好工作总结,协助经理指导培训、考核部门员工。
14、及时向经理反映部门中的问题,经理外出时,根据经理的授权代理经理工作。
15、兼任船舶主管或商务主管,及时处理好各项业务工作。
16、完成领导交办的其他任务。
3、主要工作要求
1、安全管理
1.1及时收集、整理有关外来文件、资料,交给商务管理员登记保管。
1.2提出完善的SMS建议,及时做好有关体系文件的编写、审查、会签工作,指导、安排商务管理员妥善保管文件,避免遗失和损坏。
1.3组织本部门人员做好对体系文件和外来文件的学习、培训,培训要准备充分、安排有序、做好考核,以提高效果。
2、协助经理
2.1与经理保持默契的配合,按时、保质、保量地完成经理交办的各项工作并及时向经理汇报工作情况。
2.2对各项业务工作和部门内部管理工作及时提出合理的意见和建议,供经理参考。
3、经理不在时主持工作
熟悉经理的工作,经理不在时能够代替经理开展工作,使部门工作能够有序的进行,遇到重要的事项要及时联系经理,向经理汇报和请示。
4、其他
4.1与部门内部人员关系和谐,能够协调部门内部关系。
4.2与各部门保持联系、沟通,当其他部门需要协助时,不推诿、扯皮,积极做好协调配合。
4.3各项工作无责任性失误。
4.4按时、按量、按质完成上级领导交给的其他任务。
三、任职资格
因素
细分因素
等级
限定条件
知识
学历
B
国际航运专业类大学本科以上学历或相当程度。
行业知识
A
熟悉航运行业知识,对行业发展趋势的把握基本准确。
专业知识
A
具有航运经营管理专业知识,熟悉公司安全管理体系以及国际国内安全、防污染公约、规则;通晓船舶、水运、港口装卸等方面的知识。
了解国内外最新的研究成果和最新动向。
能力
领导能力
C
要能够起到表率作用,能够合理安排工作,能够指导、关心下属。
组织协调能力
B
协调能力较强,能协调处理与上级、同事之间的工作联系。
能够妥善处理各种人际关系。
事务处理能力
B
能够合理安排工作计划,及时、正确的完成各项工作,能够解决突发事件。
理解能力
A
准确把握本身职务定位、工作内容;准确、迅速的理解上级的指示、意图和所布置的工作;准确理解同事、下属、客户的目的和意图;对于所学的知识和技能能够迅速理解和掌握,反应机敏,能够举一反三。
决策能力
C
决策时要能够考虑比较全面,方法比较科学,方案具有准确性和可行性。
判断能力
B
能迅速、准确的判断各种问题,掌握其实质,能较为准确的判断从未遇到的问题,找到解决的办法。
开拓创新能力
B
能够较迅速地接受新事物,具有较强的创新意识,能够在工作中提出切实可行的新思路、新观点、新方法。
表达能力
B
表达内容准备较充分、主题较明确、构思较清楚;表达能够达到特定的预期效果,具有较强的感染力、说服力和鼓动性。
经验
行业工作经验
D
从事本行业工作3年以上。
相关工作经验
C
熟悉船上工作,有2年以上船舶主管、商务主管工作经验,
或担任船长5年并有1年以上的机关管理工作经验。
其他条件
身体条件
身体健康,精力充沛,能够胜任本职工作。
职业素质
具有高度的责任感,具有良好的团队精神和合作意识,具有较强的毅力,能忍受繁重的工作压力,善于交际谈判。
计算机与英语
能够运用计算机处理日常业务。
英语水平达到四级以上,能熟练进行英语口语交流,阅读、翻译英文资料和处理英文函电。
航运部船舶主管岗位任务说明书
编号:
___YD/HY/003拟 制:
_____________
核准:
_____________生效日期:
_____________
一、基本资料
部门名称
航运部
岗位名称
船舶主管
直接上级
经理/副经理
所辖人员
/
二、工作说明
1、主要职责
1、开展租船业务。
2、负责船舶营运操作。
3、负责港口使费账单的初审。
4、做好货运质量管理工作。
2、主要工作内容
1、负责单船营运的生产安排和经营管理工作。
2、负责对外洽谈租船合同和回收租金、运费、滞期费。
3、指定港口代理、燃油供应商,并对其服务质量进行评估。
4、通知汇付港口备用金,初审港口使费、账单。
5、给船舶下达航次命令,及时处理船舶营运过程中发生的相关问题。
6、安排船舶加油、加水。
7、收集整理船舶货物配载、积载和危险品运输、货损货差事故的有关资料。
8、监督船舶安全装卸货物,落实货物安全配载、积载和危险品运输,遇有问题及时与船管部联系,指导船舶提高货运质量,安全生产。
9、船舶生产发生意外事故时,参与公司应急反应,保持船岸联络,提供通讯支持。
10、建立船舶、船长日常工作记录档案。
11、批复公司文件规定的船舶劳务费,对没有规定的奖励提出建议,通知船舶批复情况。
12、对航次效益进行预估和实估,预估、实估差异较大时做出评估分析报告报经理。
13、定期编制营运报告,并及时向经理汇报。
14、指导调度员做好船舶营运调度工作。
15、完成经理布置的其他工作。
3、主要工作要求
1、租船业务
1.1根据营运船舶状况,积极寻找、联系租家,联系货载并做好租家背景调查。
初次合作的租家要收集其背景资料、规模、订船记录,做好审查;曾合作的租家要认真查询其合作记录。
1.2联系洽谈租船业务。
租船合同洽谈过程中要考虑货物是否适合船舶运输,预估效益、计划加油,综合考虑合同的经济性等因素,以实现公司利益最大化。
涉及租金、运费水平、装卸率等其他不利的条款内容时,应及时请示经理;每一轮的还盘应在航次档案中保留记录。
1.3对合同条款要认真审核,并应不断积累经验,避免以前航次合同中的问题重复发生,使合同条款日益完善,确保无遗
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