在Excel工作表中选择单元格解读.docx
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在Excel工作表中选择单元格解读
一、在Excel工作表中选择单元格、内容、工作表
在工作表(工作表:
在Excel中用于存储和处理数据的主要文档。
也称为电子表格。
工作表由排列成行或列的单元格组成。
工作表总是存储在工作簿中。
)中,您可以选择单元格、区域(区域:
工作表上的两个或多个单元格。
区域中的单元格可以相邻或不相邻。
)、行或列。
还可以使单元格处于编辑模式并选择该单元格的所有或部分内容。
您可以在MicrosoftOfficeExcel表格中选择单元格和区域,就像在工作表中选择它们一样,但是选择表格的行和列不同于选择工作表的行和列。
注释如果工作表处于受保护状态,您可能无法在工作表中选择单元格或其内容。
选择单元格、区域、行或列
选择
操作
一个单元格
单击该单元格或按箭头键,移至该单元格。
单元格区域
单击该区域中的第一个单元格,然后拖至最后一个单元格,或者在按住Shift的同时按箭头键以扩展选定区域。
也可以选择该区域中的第一个单元格,然后按F8,使用箭头键扩展选定区域。
要停止扩展选定区域,请再次按F8。
较大的单元格区域
单击该区域中的第一个单元格,然后在按住Shift的同时单击该区域中的最后一个单元格。
您可以使用滚动功能显示最后一个单元格。
工作表中的所有单元格
单击“全选”按钮。
要选择整个工作表,还可以按Ctrl+A。
注释 如果工作表包含数据,按Ctrl+A可选择当前区域。
按住Ctrl+A一秒钟可选择整个工作表。
不相邻的单元格或单元格区域
选择第一个单元格或单元格区域,然后在按住Ctrl的同时选择其他单元格或区域。
也可以选择第一个单元格或单元格区域,然后按Shift+F8将另一个不相邻的单元格或区域添加到选定区域中。
要停止向选定区域中添加单元格或区域,请再次按Shift+F8。
注释 不取消整个选定区域,便无法取消对不相邻选定区域中某个单元格或单元格区域的选择。
整行或整列
单击行标题或列标题。
行标题
列标题
也可以选择行或列中的单元格,方法是选择第一个单元格,然后按Ctrl+Shift+箭头键(对于行,请使用向右键或向左键;对于列,请向上键或向下键)。
注释 如果行或列包含数据,那么按Ctrl+Shift+箭头键可选择到行或列中最后一个已使用单元格之前的部分。
按Ctrl+Shift+箭头键一秒钟可选择整行或整列。
相邻行或列
在行标题或列标题间拖动鼠标。
或者选择第一行或第一列,然后在按住Shift的同时选择最后一行或最后一列。
不相邻的行或列
单击选定区域中第一行的行标题或第一列的列标题,然后在按住Ctrl的同时单击要添加到选定区域中的其他行的行标题或其他列的列标题。
行或列中的第一个或最后一个单元格
选择行或列中的一个单元格,然后按Ctrl+箭头键(对于行,请使用向右键或向左键;对于列,请使用向上键或向下键)。
工作表或MicrosoftOfficeExcel表格中第一个或最后一个单元格
按Ctrl+Home可选择工作表或Excel列表中的第一个单元格。
按Ctrl+End可选择工作表或Excel列表中最后一个包含数据或格式设置的单元格。
工作表中最后一个使用的单元格(右下角)之前的单元格区域
选择第一个单元格,然后按Ctrl+Shift+End可将选定单元格区域扩展到工作表中最一个使用的单元格(右下角)。
到工作表起始处的单元格区域
选择第一个单元格,然后按Ctrl+Shift+Home可将单元格选定区域扩展到工作表的起始处。
增加或减少活动选定区域中的单元格
按住Shift的同时单击要包含在新选定区域中的最后一个单元格。
活动单元格(活动单元格就是选定单元格,可以向其中输入数据。
一次只能有一个活动单元格。
活动单元格四周的边框加粗显示。
)和您所单击的单元格之间的矩形区域将成为新的选定区域。
提示要取消选择的单元格区域,请单击工作表中的任意单元格。
注释
·Excel通过突出显示单元格或区域来标记选中的单元格或区域。
这些突出显示不会出现在打印输出中。
如果要在打印的工作表中显示带有突出显示的单元格,可以使用格式功能应用单元格底纹。
·如果在单击单元格或按下键来移动时会扩展所选内容,可能是因为按下了F8或Shift+F8以扩展或添加到所选内容,状态栏(状态栏:
屏幕底部的水平栏,其中显示有关程序当前状态的信息,如窗口中项目的状态,当前任务的进程,或有关选定项目的信息。
)上会显示“扩展式选定”或“添加到所选内容”。
要停止扩展或添加到所选内容,请再次按F8或Shift+F8。
选择单元格的内容
选择单元格内容
操作
在单元格中
双击该单元格,然后拖动鼠标以选中要选择的单元格内容。
在编辑栏(位于Excel窗口顶部的条形区域,用于输入或编辑单元格或图表中的值或公式。
编辑栏中显示了存储于活动单元格中的常量值或公式。
)
中
单击该单元格,然后在编辑栏拖动鼠标以选中要选择的单元格内容。
使用键盘
按F2编辑该单元格,使用箭头键定位插入点,然后按Shift+箭头键选择内容。
在Excel表格中选择行和列
若要选择
请执行
具有或不具有标题的表格列
在表格中单击列标题或列的上边缘。
将出现下面的选定箭头,表明单击选中了该列。
注释 单击上边缘一次会选中表格列数据;单击上边缘两次会选中整个表格列。
还可以单击表格列中的任何位置,然后按Ctrl+空格键,也可以单击表格列中的第一个单元格,然后按Ctrl+向下键。
注释 按Ctrl+空格键一次会选中表格列数据;按Ctrl+空格键两次会选中整个表格列。
具有工作表标题的表格列
单击显示要选择的表格列的表格标题的工作表列标题。
还可以单击表格列中的任何位置,然后按Ctrl+空格键,也可以单击表格列中的第一个单元格,然后按Ctrl+向下键。
表格行
单击表格行的左边框。
将出现下面的选定箭头,表明单击选中了该行。
可以单击表格行中的第一个单元格,然后按Ctrl+向右键。
所有的表格行和列
单击表格的左上角。
将出现下面的选定箭头,表明单击选中了整个表格。
注释 单击表格的左上角一次会选中表格数据;单击表格的左上角两次会选中整个表格。
也可以单击表格中的任何位置,然后按Ctrl+A,或者单击表格中最左上角的单元格,然后按Ctrl+Shift+End。
注释 按Ctrl+A一次会选中表格数据;按Ctrl+A两次会选中整个表格。
注释如果工作表包含数据,并且活动单元格位于数据的上方或右侧,请按Ctrl+A选择当前区域。
再次按Ctrl+A将选择整个工作表。
提示如果想选择活动区域(区域:
工作表上的两个或多个单元格。
区域中的单元格可以相邻或不相邻。
)中的所有单元格,请按Ctrl+Shift+*。
定位
看excel名称框可以快速定位当前点击单元格位置,拖动鼠标可以快速定位行或者列选择了多少个单元格。
Excel2007中选择一个或多个工作表
通过单击Excel窗口底部的工作表(工作表:
在Excel中用于存储和处理数据的主要文档。
也称为电子表格。
工作表由排列成行或列的单元格组成。
工作表总是存储在工作簿中。
)标签,可以快速选择不同的工作表。
如果要同时在几个工作表中输入或编辑数据,可以通过选择多个工作表组合工作表。
还可以同时对选中的多个工作表进行格式设置或打印。
选择
操作
一张工作表
单击该工作表的标签。
如果看不到所需标签,请单击标签滚动按钮以显示所需标签,然后单击该标签。
两张或多张相邻的工作表
单击第一张工作表的标签,然后在按住Shift的同时单击要选择的最后一张工作表的标签。
两张或多张不相邻的工作表
单击第一张工作表的标签,然后在按住Ctrl的同时单击要选择的其他工作表的标签。
工作簿中的所有工作表
右键单击一张工作表,然后单击快捷菜单(快捷菜单:
显示与特定项目相关的一列命令的菜单。
要显示快捷菜单,请用右键单击某一项目或按下Shift+F10。
)上的“选定全部工作表”。
提示 在选定多张工作表时,将在工作表顶部的标题栏中显示“[工作组]”字样。
要取消选择工作簿中的多张工作表,请单击任意未选定的工作表。
如果看不到未选定的工作表,请右键单击选定工作表的标签,然后单击快捷菜单上的“取消组合工作表”。
注释
·在活动工作表(活动工作表:
工作簿中用户正在处理的工作表。
活动工作表标签上的名字加粗显示。
)中输入或编辑的数据会反映到所有选中的工作表中。
这些更改可能替换活动工作表中的数据,还可能不经意地替换其他选中的工作表上的数据。
·从组合的工作表中复制或剪切的数据不能粘贴到另一工作表中,因为复制区域的大小包括所选工作表的所有层,因此不同于一张单独的工作表中的粘贴区域。
在将数据复制或移动到另一工作表之前,请确保只选择了一张工作表。
二、在Excel工作表的数据列表中插入分类汇总
插入分类汇总
通过使用Excel“数据”选项卡的“分级显示”组中的“分类汇总”命令,可以自动计算列的列表(列表:
包含相关数据的一系列行,或使用“创建列表”命令作为数据表指定给函数的一系列行。
)中的分类汇总和总计。
·分类汇总分类汇总是通过SUBTOTAL函数利用汇总函数(汇总函数:
是一种计算类型,用于在数据透视表或合并计算表中合并源数据,或在列表或数据库中插入自动分类汇总。
汇总函数的例子包括Sum、Count和Average。
)(例如,“求和”或“平均值”)计算得到的。
可以为每列显示多个汇总函数类型。
·总计总计是从明细数据(明细数据:
在自动分类汇总和工作表分级显示中,由汇总数据汇总的分类汇总行或列。
明细数据通常与汇总数据相邻,并位于其上方或左侧。
)派生的,而不是从分类汇总中的值派生的。
例如,如果使用“平均值”汇总函数,则总计行将显示列表中所有明细行的平均值,而不是分类汇总行中的值的平均值。
如果将工作簿设置为自动计算公式,则在您编辑明细数据时,“分类汇总”命令将自动重新计算分类汇总和总计值。
“分类汇总”命令还会分级显示(分级显示:
工作表数据,其中明细数据行或列进行了分组,以便能够创建汇总报表。
分级显示可汇总整个工作表或其中的一部分。
)列表,以便您可以显示和隐藏每个分类汇总的明细行。
1、确保每个列在第一行中都有标签,并且每个列中都包含相似的事实数据,而且该区域没有空的行或列。
2、选择该区域中的某个单元格。
3、请执行下列操作之一:
插入一个分类汇总级别
可以为一组数据插入一个分类汇总级别,如下例所示。
运动列中的每个更改...
...销售额列的分类汇总。
1、对构成组的列排序。
有关排序的详细信息,请参阅对区域或表中的数据排序。
2、在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“分类汇总”。
将显示“分类汇总”对话框。
3、在“分类字段”框中,单击要计算分类汇总的列。
在上面的示例中,应当选择“运动”。
4、在“汇总方式”框中,单击要用来计算分类汇总的汇总函数。
在上面的示例中,应当选择“求和”。
5、在“选定汇总项”框中,对于包含要计算分类汇总的值的每个列,选中其复选框。
在上面的示例,应当选择“销售额”。
6、如果想按每个分类汇总自动分页,请选中“每组数据分页”复选框。
7、若要指定汇总行位于明细行的上面,请清除“汇总结果显示在数据下方”复选框。
若要指定汇总行位于明细行的下面,请选中“汇总结果显示在数据下方”复选框。
在上面的示例中,应当清除该复选框。
8、(可选)通过重复步骤一到步骤七,可以再次使用“分类汇总”命令,以便使用不同汇总函数添加更多分类汇总。
若要避免覆盖现有分类汇总,请清除“替换当前分类汇总”复选框。
插入分类汇总的嵌套级别
可以在相应的外部组中为内部嵌套组插入分类汇总,如下例所示。
每次在外部组中更改时,地区列...
...对该地区的销售额进行分类汇总,在每次在内部组中更改时,运动列对销售额进行分类汇总。
1、对构成组的列排序。
有关排序的详细信息,请参阅对数据排序。
2、插入外部分类汇总。
如何插入外部分类汇总
A在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“分类汇总”。
将显示“分类汇总”对话框。
B在“分类字段”框中,单击外部分类汇总的列。
在上面的示例中,应当单击“地区”。
C在“汇总方式”框中,单击要用来计算分类汇总的汇总函数。
在上面的示例中,应当选择“求和”。
D在“选定汇总项”框中,对于包含要计算分类汇总的值的每个列,选中其复选框。
在上面的示例,应当选择“销售额”。
E如果想按每个分类汇总自动分页,请选中“每组数据分页”复选框。
F若要指定汇总行位于明细行的上面,请清除“汇总结果显示在数据下方”复选框。
若要指定汇总行位于明细行的下面,请选中“汇总结果显示在数据下方”复选框。
在上面的示例中,应当清除该复选框。
G(可选)通过重复步骤一到步骤六,可以再次使用“分类汇总”命令,以便使用不同汇总函数添加更多分类汇总。
若要避免覆盖现有分类汇总,请清除“替换当前分类汇总”复选框。
3、插入嵌套分类汇总。
如何插入嵌套分类汇总
A在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“分类汇总”。
将显示“分类汇总”对话框。
B在“分类字段”框中,单击嵌套分类汇总列。
在上面的示例中,应当选择“运动”。
C在“汇总方式”框中,单击要用来计算分类汇总的汇总函数。
在上面的示例中,应当选择“求和”。
选择所需的任何其他选项。
D清除“替换当前分类汇总”复选框。
4、对多个嵌套的分类汇总,重复进行上一步,应从最外层的分类汇总开始进行。
提示若要只显示分类汇总和总计的汇总,请单击行编号旁边的分级显示符号
。
使用
和
可以显示或隐藏单个分类汇总的明细行。
删除分类汇总
删除分类汇总时,MicrosoftOfficeExcel还将删除与分类汇总一起插入列表中的分级显示和任何分页符。
1、单击列表中包含分类汇总的单元格。
2、在“数据”选项卡的“分级显示”组中,单击“分类汇总”。
将显示“分类汇总”对话框。
3、单击“全部删除”。
三、Excel条件格式的添加、更改和清除方法
使用Excel条件格式可以帮助您直观地查看和分析数据、发现关键问题以及识别模式和趋势。
了解有关条件格式的详细信息
在分析数据时,您经常会问自己一些问题,如:
·在过去五年的利润汇总中,有哪些异常情况?
·过去两年的营销调查反映出哪些倾向?
·这个月谁的销售额超过¥50,000?
·雇员的总体年龄分布情况如何?
·哪些产品的年收入增长幅度大于10%?
·在大一新生中,谁的成绩最好,谁的成绩最差?
条件格式有助于解答以上问题,因为采用这种格式易于达到以下效果:
突出显示所关注的单元格或单元格区域;强调异常值;使用数据条、颜色刻度和图标集来直观地显示数据。
条件格式基于条件更改单元格区域的外观。
如果条件为True,则基于该条件设置单元格区域的格式;如果条件为False,则不基于该条件设置单元格区域的格式。
注释在创建条件格式时,可以在工作表中引用其他单元格,如“=FY2006!
A5”,但不能使用对于其他工作簿的外部引用。
使用双色刻度设置所有单元格的格式
颜色刻度作为一种直观的指示,可以帮助您了解数据分布和数据变化。
双色刻度使用两种颜色的深浅程度来帮助您比较某个区域的单元格。
颜色的深浅表示值的高低。
例如,在绿色和红色的双色刻度中,可以指定较高值单元格的颜色更绿,而较低值单元格的颜色更红。
快速格式化
1、选择单元格区域,或确保活动单元格在一个表或数据透视表中。
2、在“开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“色阶”。
3、选择双色刻度。
提示悬停在颜色刻度图标上,以查看哪个颜色刻度为双色刻度。
上面的颜色代表较高值,下面的颜色代表较低值。
高级格式化
1、选择单元格区域,或确保活动单元格在一个表或数据透视表中。
2、在“开始”选项卡上的“样式”组中,单击“条件格式”旁边的箭头,然后单击“管理规则”。
将显示“条件格式规则管理器”对话框。
3、请执行下列操作之一:
·若要添加条件格式,请单击“新建规则”。
将显示“新建格式规则”对话框。
·若要更改条件格式,请执行下列操作:
A确保在“显示其格式规则”列表框中选择了相应的工作表或表。
B也可以采用以下方式更改单元格区域:
在“应用于”框中单击“压缩对话框”
以临时隐藏对话框,在工作表上选择新的单元格区域,然后选择“展开对话框”
。
C选择规则,然后单击“编辑规则”。
将显示“编辑格式规则”对话框。
4、在“选择规则类型”下,单击“基于各自值设置所有单元格的格式”。
5、在“编辑规则说明”下的“格式样式”列表框中,选择“双色刻度”。
6、选择“最小值”和“最大值”类型。
请执行下列操作之一:
·设置最低值和最高值的格式选择“最低值”和“最高值”。
此时并不输入“最小值”和“最大值”。
·设置数字、日期或时间值的格式选择“数字”,然后输入“最小值”和“最大值”。
·设置百分比的格式选择“百分比”,然后输入“最小值”和“最大值”。
有效值为0到100。
请不要输入百分号。
如果要按比例直观显示所有值,则使用百分比,因为值的分布是成比例的。
·设置百分点值的格式选择“百分点值”,然后输入“最小值”和“最大值”。
有效的百分点值为0到100。
如果单元格区域包含的数据点超过8191个,则不能使用百分点值。
百分点值可用于以下情形:
要用一种颜色深浅度比例直观显示一组上限值(如前20个百分点值),用另一种颜色深浅度比例直观显示一组下限值(如后20个百分点值),因为这两种比例所表示的极值有可能会使数据的显示失真。
·设置公式结果的格式选择“公式”,然后输入“最小值”和“最大值”。
公式必须返回数字、日期或时间值。
公式以等号(=)开头。
公式无效将使所有格式设置都不被应用。
最好在工作表中测试公式,以确保公式不会返回错误值。
注释
·“最小值”和“最大值”是单元格区域的最小值和最大值。
请确保“最小值”小于“最大值”。
·可以选择不同的“最小值”和“最大值”类型。
例如,可以选择“数字”最小值和“百分比”最大值。
7、要选择颜色刻度的“最小值”和“最大值”,请单击每个刻度的“颜色”,然后选择颜色。
如果要选择其他颜色或创建自定义颜色,请单击“其他颜色”。
选择的颜色刻度将在“预览”框中显示出来。
三、excel数值格式
Excel2007表格中可以使用的数字格式
通过应用不同的数字格式,可以更改数字的外观而不会更改数字。
数字格式并不影响MicrosoftOfficeExcel用于执行计算的实际单元格值。
实际值显示在编辑栏中。
编辑栏和相关单元格
下面是“开始”选项卡上“数字”组中可用数字格式的摘要。
要查看所有可用的数字格式,请单击“数字”旁边的“对话框启动器”
。
常规
这是键入数字时Excel应用的默认数字格式。
大多数情况下,“常规”格式的数字以键入的方式显示。
然而,如果单元格的宽度不够显示整个数字,“常规”格式会用小数点对数字进行四舍五入。
“常规”数字格式还对较大的数字(12位或更多位)使用科学计数(指数)表示法。
数值
这种格式用于数字的一般表示。
您可以指定要使用的小数位数、是否使用千位分隔符以及如何显示负数。
货币
此格式用于一般货币值并显示带有数字的默认货币符号。
您可以指定要使用的小数位数、是否使用千位分隔符以及如何显示负数。
会计专用
这种格式也用于货币值,但是它会在一列中对齐货币符号和数字的小数点。
日期
这种格式会根据您指定的类型和区域设置(国家/地区),将日期和时间系列数值显示为日期值。
以星号(*)开头的日期格式响应在Windows“控制面板”中指定的区域日期和时间设置的更改。
不带星号的格式不受“控制面板”设置的影响。
时间
这种格式会根据您指定的类型和区域设置(国家/地区),将日期和时间系列数显示为时间值。
以星号(*)开头的时间格式响应在Windows“控制面板”中指定的区域日期和时间设置的更改。
不带星号的格式不受“控制面板”设置的影响。
百分比
这种格式以百分数形式显示单元格的值。
您可以指定要使用的小数位数。
分数
这种格式会根据您指定的分数类型以分数形式显示数字。
科学记数
这种格式以指数表示法显示数字,用E+n替代数字的一部分,其中用10的n次幂乘以E(代表指数)前面的数字。
例如,2位小数的“科学记数”格式将12345678901显示为1.23E+10,即用1.23乘10的10次幂。
您可以指定要使用的小数位数。
文本
这种格式将单元格的内容视为文本,并在您键入时准确显示内容,即使键入数字。
特殊
这种格式将数字显示为邮政编码、电话号码或社会保险号码。
自定义
这种格式允许您修改现有数字格式代码的副本。
这会创建一个自定义数字格式并将其添加到数字格式代码的列表中。
您可以添加200到250个自定义数字格式,具体取决于您安装的Excel的语言版本。
Excel2007提供了许多内置数字格式,但如果这些格式无法满足您的需要,您可以自定义内置数字格式以便创建自己的数字格式。
创建自定义数字格式
1、打开要创建并存储自定义数字格式的工作簿。
2、在“开始”选项卡上,单击“数字”旁边的“对话框启动器”
。
3、在“分类”框中,单击“自定义”。
4、在“类型”列表中,选择要自定义的数字格式。
选择的数字格式将显示在“类型”列表上方的“类型”框中。
注释在“类型”列表中选择一种内置数字格式时,Excel将创建该数字格式的可自定义副本。
“类型”列表中的原始数字格式是不能更改或删除的。
5、在“类型”框中,对所选的数字格式进行必要的更改。
提示有关可进行的更改的详细信息,请参阅本文中的查看有关自定义数字格式的准则。
注释自定义数字格式存储在创建该格式的工作簿中,在任何其他工作簿中都不可用。
若要在新的工作簿中使用自定义格式,可以将当前工作簿另存为Excel模板,并在该模板基础上创建新工作簿。
删除自定义数字格式
1、打开包含要删除的自定义数字格式的工作簿。
2、在“开始”选项卡上,单击“数字”旁边的“对话框启动器”
。
3、在“分类”框中,单击“自定义”。
4、在“类型”列表中,选择要删除的自定义数字格式。
注释“类型”列表中的内置数字格式不能删除。
5、单击“删除”。
注释工作簿中使用所删除的自定义格式设置的所有单元格都将
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