应收应付款管理制度样本.docx

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应收应付款管理制度样本

应收应付款管理制度

一、定义：

1、应收款：

公司销售产品向客户收取合同款项，或者公司为客户提供服务而订立合同（或合同）应收取款项。

2、应付款：

公司采购产品向供应方支付合同款项，或者公司为获得服务支持而订立合同（或合同）应支付款项。

二、钞票收款管理

1.送货人员在为客户送完货验收完毕后，应规定客户方收货人员签回《送货单》。

2.货款额低于5000元者，应尽量规定客户钞票或支票支付。

3.对于第一次购买客户规定其预付货款30%才可以送货，多次购买且信用差客户规定其预付货款70%才可以送货；多次购买且信用好客户可依照客户财务规定进行月结付款，客户财务信用由会计审核评估。

4.原则上钞票支付必要由财务人员亲自办理，若送货人员接受委托在收取客户钞票货款后，必要在回到公司后第一时间上缴到财务部，并填写《钞票缴款单》，与公司出纳进行交接，不得以任何形式擅自坐支公款。

5.出纳应在收款后第一时间知会会计，便于应收帐务解决。

6.会计应定期记录整顿欠款客户名单、欠款金额、欠款时间、预解决方式等。

三、月结收款管理

1.对于月结付款客户或者欠款客户，由会计建立应收账款管理台帐，列出明细，按客户财务月结时间之前一周由前台向客户发出《请款单》传真，由会计向对方相应人员催欠。

2.在对方明确表达货款清结时间后拟定收款方式，为客户寄送货款发票，如需要进行现款回收时公司派出收款人员收款，如下为公司委托员工向客户收取货款规定：

①关于人员进行收款业务时，须先到前台文员处办理客户回签白单领出登记以及关于委托手续。

对于未收到款项白单在回到公司后及时返还给前台文员，并作出还单登记；对于已收到款项，收款人要凭有出纳盖章确认《钞票缴款单》到前台文员处进行销单手续。

②关于人员收到货款，必要在回到公司后第一时间上缴到财务部，不得擅自坐支公款。

③如所收款项属打折收取，必要经得总经理签名承认，否则财务部将按单据实际金额向收款人收缴。

3.在公司发出《请款单》且对方无法明确货款清结时间时，会计将此项货款催欠工作移送给该项业务联系业务员，进入欠款解决流程。

四、采购付款管理

1.采购部必要依照多途径，少环节，货比三家，适时、适质、适量、适价保证原物料供应，提供报价单至少有三家可选取比较。

2.采购部必要有完整采购结算档案，并建立有效采购分析档案。

采购部应在每批原料收货后一周内及每月底与供应商核对帐务，防止浮现差错。

采购部和财务部应于每月末与供应商核对供货数量、应付货款和商务解决等资料，采购部应对供货市场，供应商状况，需购原物料质量、价格、数量、运送资料、进销数据、原物料库存、原物料耗用状况等作出定期分析，并及时提交原物料市场行情、月原物料采购筹划、外欠货款及资金需求筹划给总经理（助理）。

3.一批原物料验收完毕，采购部应及时整顿各种单据，打印“付款申请单”一并送财会部做为付款凭证。

原料付款凭证有：

采购申请单、合同、原料收货报告、发票；物料付款凭证有：

采购申请单、合同、验收单、发票。

4.采购部依照所订原料到货期及付款条件，填报“采购用款筹划”报财会部筹款，每周应提报“付款筹划”报财会部和总经理。

原物料采购须遵循“货到付款”原则，严格控制原物料预付货款。

在某些原物料紧张处在卖方市场时，供应商坚持规定先款后货，因而需要带款提货（带款提货必要保证采购资金安全，本款提货人如果是新进员工，款额不得超过当月工资），其所需货款须由采购部、财会部和总经理严格审查批准方能办理。

5.必要原物料预付货款应遵循如下几点：

（1）必要是信用良好固定供应商，对贸易公司性质供应商不得采用预付货款结算形式。

（2）必要事先派专人或信用良好第三方，如派采购、品管人员一起去实地调查供应商实物供应，质量保证状况和当前经济状态等状况，并将调查报告提交总经理（助理）。

（3）必要有完整正式合同，重要合同须经国家承认公证机关予以公证。

在合同中必要有明确交货地点，交货期限，质量原则，和在需方所在地法院管辖范畴内履约。

（4）每一项预付款额度控制，须由总经理决定，必要时作出相应对策既要保证生产需要，又要保证货款安全。

（5）原物料预付货款支付后来，采购部和财会部必要同步明确专人负责该项原物料和货款追踪记录，并依照实际状况按天或周，或旬将记录提交给总经理（助理），直至该合同履行完毕。

6.汇票特户和信用卡转帐，在详细付款之前，须经部门经理审核，呈报总经理批准，由财会部授权办理。

7.如发生付款后进货量局限性等状况导致公司多付款或供应商欠款，财务部要责成详细经办人员尽快追回，必要时应采用法律手段追回。

8.经办人员依照采购凭证、入库单或有关合同（合同）与财务部拟定付款方式，由财务部填写《请款单》，按财务权限审核。

9.规定供应商或请款方提供正规发票，同会计审核请款手续。

10.所有手续合格后，出纳付款。

11.对于频繁业务往来或超过5000元以上应付款，公司原则上进行月结或分批付款，特殊状况由总经理批准后进行。

五、其她付款管理

1.公司人员工资、奖金发放，须严格按照规定执行。

每月工资、奖金由行政主管部门填写发放表，经会计师、总经理签字批准后，财务部审核发放。

2.需交纳各项税费，按国家税法关于规定办理，经财务部会计师审核，总经理批准后缴纳。

3.因工程需要所发生生产、技术和管理人员外出培训费用由公司分管领导、会计师、总经理按管理预算费用原则严格控制批准。

4.收到贷款利息告知单，财务部会计签字承认后进行帐务解决。

支付贷款利息时，由财务部会计签字，总经理批准。

5.各项业务前期费用、项目开发管理费、技术服务费、生产准备费等不直接记入资产成本、需按规定分摊其她费用开支，由经办部门按规定程序签字后由会计师、总经理审批。

6.所有付款凭证必要由财务部负责人（或被授权人）签字、总经理审批后才进行办理。

7.应填写资金开支申请表付款业务，经办人员必要将资金申请表和付款单据一并交财务部，由财务人员办理详细资金支付手续。

无资金申请表，财务人员不予付款。

8.经办部门持发票报销时，发票内容必要与资金申请表内容相似，且金额不得超过资金开支申请表金额。

发票必要有效、填写齐全、规范，不符合财务报销规定期，必要更换发票，否则财务人员不予受理。

9.经办部门要按照规定认真填写付款凭证，由经办部门负责人签字，未注明相应合同编号、订单编号以及不按合同规定办理预付款和结算款，财务人员不予受理。

10.本规定由公司财务部负责解释。

一、规范应付帐款会计核算

　　核算是管理基本和信息来源，错误核算将导致错误信息和错误分析成果，因而规范应付帐款会计核算至关重要。

　　1.“应付帐款”科目设立与核算

　　为了保证数据来源统一性，减少核算级次，对供应商核算普通只采用“应付帐款”一种一级科目，“预付帐款”业务反映在“应付帐款”借方（编制会计报表时需依照别的额方向进行重分类）。

“应付帐款”科目借方蓝字反映实际支付（或预付）款项，借方红字反映收到供应商退回多付款项;贷方蓝字反映实际收到材料或商品，贷方红字反映退回供应商材料或商品;期末借方余额反映公司实际预付、尚未到货款项，贷方余额反映公司应付未付款项。

“应付帐款”科目应按供应商设立明细账或按往来单位（供应商）核算。

　　2.帐务解决及时性规定

　　在采购业务发生后，财务部门应及时获得货品出入库单据并做帐务解决。

在公司实际工作中，由于货品流转与单据流转并非完全同步进行，做帐及时性往往很难得到保证;而帐务解决不及时导致财务信息时间性差别，将直接影响应付帐款帐龄分析精确性。

如何保证物流单据流转及时与畅通，是公司业务流程管理中应解决问题。

规范应付帐款会计核算是进行应付帐款帐龄分析取数基本。

　　二、建立供应商基本信息档案

　　供应商基本信息来源渠道有三种，一是财务部门在财务软件中录入，二是财务部门平时手工或电脑记载，三是公司物资采购部门手工或电脑记载。

由于各部门对供应商信息需求不同和财务软件自身局限性，对于从前两种渠道得到供应商信息，仍需进行恰当加工才干加以运用，因而第二、三种渠道相结合，即财务与采购部门配合、在电脑中共同建立和维护供应商基本信息档案，是较佳选取。

　　供应商基本信息内容视公司管理需要而定，普通应涉及如下信息：

供应商名称、供应商简称（或编号）、国别、都市、供货商品类型（或品种）、开始合伙日期、结算币种、结算方式（细分为转帐、电汇、信用证、钞票、预付等）、信用额度、信用期、（预付状况下）首付比例、到货比例、尾付比例、运保费承担方、税票类型、我方经办人、对方经办人、供应商电话、供应商地址、供应商银行帐号，等等。

　　应当注意是，为了增强数据库之间有效链接、实现数据自动归集和汇总分析，必要保证上述信息中至少有一条（如“供应商简称或编号”）与财务软件中供应商资料完全匹配。

　　三、创立应付帐款帐龄自动分析表格

　　为了分析公司对供应商欠款时间长短，维护公司对供应商信誉，为资金安排提供轻重缓急根据，需要象对待应收帐款客户同样，相应付帐款帐龄进行分析。

　　老式帐龄分析办法是，从应收（付）帐款明细帐中逐笔提取、按客户逐个进行分析，其成果是速度慢、工作量大、精确度低，在客户数量众多、业务频繁时几乎无法开展。

笔者在实际工作中，总结出一种结合财务软件、运用EXCEL自动迅速地编制应付帐款帐龄分析表办法：

在按月收集供应商采购额、付款额基本上，将近几年每个供应商每月采购额、付款额数据反映在同一张工作表中，然后运用EXCEL函数，自动、迅速地编制出各种帐龄时间段金额分布应付帐款帐龄分析表（受篇幅所限，详细编制办法在此省略）。

简化“应付帐款帐龄分析表”格式如下：

序号供应商名称国别产品品种币种信用期/天近半年合计采购额近1年合计采购额本期应结算金额欠款余额360天结合供应商基本信息档案，“应付帐款帐龄分析表”能为咱们提供与供应商管理有关极为有用数据信息，如公司欠各供应商货款时间长短分布、超过信用期供应商名称和欠款金额、一定期期内各供应商与产品品种采购与付款金额等。

　　四、建立供应商分类管理系统

　　1.供应商ABC分类法

　　库存ABC分类法同样可以被移植到供应商管理中来：

供应商中少数将占采购总值大部份。

（1）可将所有供应商区别为三个不同部份：

　　A类供应商：

采购额占采购总额70~80%、但数量只相称于供应商总数15~20%。

　　B类供应商：

采购额占采购总额15~20%、数量相称于供应商总数30~40%。

　　C类供应商：

其采购金额在总金额中几乎可以忽视不计，采购额占采购总额5~10%、数量相称于供应商总数60~70%。

（2）将“应付帐款帐龄分析表”按近半年或近1年合计采购额由大到小排序，计算出合计百分数。

普通状况下，当合计采购额百分数达到70%时，构成这些采购额供应商即为A类供应商;当合计采购额百分数达到95%时，构成70%~95%采购额之间供应商即为B类供应商;剩余属C类供应商。

　　（3）对于不同类别供应商实行不同发展方略和控制办法：

类别发展方略优先级内部流程参加度往来记录A战略同盟，共同成长始终优先溶入到公司内部销售预测、订货筹划制定、结算等重要业务流程中最精确、完整、明细地记录基本信息、商品数量与金额、运送、服务与产品质量、损失等状况B平等协作，互惠互利核心时优先只参加某些次要流程只需正常记录解决C按需交往不优先不参加内部流程最简朴记录解决

　　2.规范结算条件类别

　　结算条件A尽量长信用期、一定授信额度B一定信用期C供需双方协商

　　3.规范结算流程

　　清晰结算流程，能极大地增强财务工作筹划性，减轻结算工作量，提高财务工作效率。

可从如下几方面规范结算流程：

（1）规定结算期：

依照本公司结帐日期（如每月25日），以月为周期划定一种时间周期（如上月26日~本月25日）为结算期，供应商在这个结算期内所有交货金额即为当月结算额。

统一结算期是统一对帐、统一付款前提，可大大提高工作效率。

（2）将结算工作划分为如下几种时间段：

a、对帐期：

普通在公司结帐日期结束后几天内，在此期间集中安排与供应商帐务核对工作。

对帐结束后，双方应就对帐成果予以书面确认。

b、资金筹划提交期：

属于公司内部业务流程，普通在月末进行。

由采购或用款部门提交下月付款筹划，财务部门依照资金状况进行审核并将审核成果反馈给采购或用款部门。

c、付款申请提交期：

普通在付款日前一周内，由采购或用款部门依照审批后付款筹划提交详细付款申请单，按公司付款审批流程进行审批。

d、发票提交期：

普通在对帐后几天内或付款日前几天，由财务部门通过采购部告知供应商提交发票。

e、付款期：

普通每月集中一、两次付款，由财务部门依照付款筹划和付款申请单办理货款支付手续。

　　以上结算流程合用于提货后付款或有一定信用期供应商货款结算，对于付款提货或订货等预付款业务结算，则需依照实际状况而定。

　　五、规范采购合同文本

　　对于不同类别供应商应采用不同采购合同格式：

由于A、B类供应商与公司是长期合伙关系，因而应订立一年内或一种较长时期内有效普通性（框架性）合伙合同，后来每次订货时，以双方传真或信函形式往来订货清单或采购指令为准，免除频繁起草采购合同繁琐;针对C类供应商采购合同格式，则应包括合伙合同有关条款与订货清单内容，不能只有订货清单。

合伙合同应涉及如下内容，以避免日后因交易产生经济法律纠纷而带来经营风险：

1.供销双方单位名称、地址、电话、联系人、银行帐号、税号等基本信息;2.对订货清单或采购指令法律效力阐明：

如“根据本合同所制定补充合同、订货清单、采购指令及有关修订书等，与本合同构成一种统一整体，与本合同具备相似法律效力”;3.核心名词术语定义和解释;4.产品技术规格和原则;5.知识产权商定;6.包装、运送与保险;7.结算条件：

含结算期商定、信用期、对帐时间和方式、付款方式、币种、发票类型和提交时间，等等;8.质量保证和售后服务;9.反贪条款：

防止贿赂和贪污行为；　　10.违约责任和不可抗力定义;11.合同变更与解除情形商定;12.合同期限;13.争议解决方式（特别应注意仲裁或诉讼地点规定）。

　　六、建立供应商信用评级制度

　　不同于以防止收款风险为目销售客户信用评级，对供应商信用评级是为了考察供应商在生产能力、资金、管理、成本控制、质量控制、售后服务、可持续发展等方面实力，以决定与否选取该供应商作为长期合伙伙伴。

优质供应商伙伴可以协助公司共渡难关、增强竞争力。

1.对供应商信用评级需要收集如下资料：

供应商资产状况、财务状况、经营管理能力、以往业务记录、公司资信等。

2.建立供应商信用评估模型可按如下环节进行：

1）拟定信用评级需采用大项及其子项目因素或指标体系;2）拟定各大项及其子项目因素或指标分值权重;3）拟定各项目因素或指标计算公式或评分原则（分值）;4）拟定综合测评分值相应信用级别名称及其含义。

　　最后，结合供应商信用级别和“应付帐款帐龄分析表”反映业务交往记录，拟定被授信额度大小和期限长短。

固然，能否获得相应授信成果，取决于公司采购部门与供应商之间商谈效果。

“市场竞争将不再是单个公司之间竞争，而是供应链与供应链之间竞争”。

公司只有从战略高度出发，有目、有系统地管理好与供应商关系，加强相应付帐款管理，才干使自己在市场竞争中处在有利地位。