企业公文写作及行文规范.ppt
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2022/11/31企业公文写作及行文规范企业公文写作及行文规范201503132022/11/32前前言言v公文是一个组织(企业)的脸面,在公务活动中具有代表公司书面沟通交流的作用,可以说是公司整体形象的书面代表。
v公文处理的正确与规范代表企业的管理水平和管理质量。
同时,也可为企业创造效益并减少不必要的损失。
2022/11/33一、公文基本知识二、公文格式规范三、公文语言规范四、公文结构规范五、常用公文写作六、常见问题分析主要内容主要内容2022/11/34一、公文基本知识一、公文基本知识
(一)什么是公文
(二)公文的特点(三)公文的作用(四)公文的种类(五)公文处理的依据(六)公文的行文规则2022/11/35v党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。
党政机关公文的概念党政机关公文的概念
(一)什么是公文2022/11/362022/11/36企业公文是指企业在实施管理、处理公共事务和对外进行公务活动的过程中,所形成的具有法定效力和特定体式的文书,是传达贯彻党和国家的路线方针政策、贯彻企业发展目标、开展经营业务,颁布规章制度、请示和答复问题,指导和商洽工作,汇报情况,交流经验的重要工具。
企业公文的概念企业公文的概念公文旨在公文旨在“办事办事”一种管理一种管理工具工具2022/11/37
(二)公文的特点
(二)公文的特点第一,公文是随阶级、国家、文字的产生而产生的,其基本内容直接反映国家政权的政治意向和根本利益。
第二,公文是传达党和国家的路线、方针、政策、法令、法规,实施党的领导、实施国家管理的重要工具。
第一,由法定的作者制发。
第二,无论是事实、数字还是各种意见、结论,一旦进入正式公文,就不能任意更改、解释、否定;第三,公文是党政机关、社会团体、企事业单位组织开展工作的依据。
政治性第一,公文的撰写和处理,从起草到成文,到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等,都有一套规范化的制度。
另外,公文具有特定的体式。
第二,公文文种的选用、格式排版、结构的安排、语言的使用等都有统一的要求和规定。
权威性规范性2022/11/38(三)公文的作用(三)公文的作用v领导指导作用v联系公务作用v宣传教育作用v依据凭证作用v规范言行作用2022/11/39(四)公文的种类(四)公文的种类v党的公文:
决议、公报、指示、条例、规定、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
v行政公文:
命令(令)、议案、公告、通告、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
v企业公文:
决议、指示、条例、规定、公告、通告、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
2022/11/3102022/11/310vv党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例(中央中央办公厅、国务院办公厅(中央中央办公厅、国务院办公厅20122012年年44月月1616日发布,日发布,20122012年年77月月11日起正式实施)日起正式实施)(原中共中央办公厅(原中共中央办公厅19961996年印发的年印发的中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例和国务院和国务院20002000年发布的年发布的国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法于于20122012年年77月废止)月废止)vv党政机关公文格式党政机关公文格式党政机关公文格式党政机关公文格式(国家质量技术监督局、国家标准化管理委员会(国家质量技术监督局、国家标准化管理委员会20122012年年66月月2929日发布,日发布,20122012年年77月月11日起正式实施)日起正式实施)(原国家质量技术监督局(原国家质量技术监督局19991999年发布的年发布的国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式2012年年7月废月废止)止)vv国务院公文主题词表国务院公文主题词表国务院公文主题词表国务院公文主题词表(19971997年年1212月国务院办公厅发布,月国务院办公厅发布,19981998年年22月月11日起执行日起执行)(新)(新条例条例的公文要素中取消了的公文要素中取消了“主题词主题词”一项)一项)(五)公文处理的依据(五)公文处理的依据法规依据法规依据2022/11/311vvGB/T9704GB/T9704GB/T9704GB/T97042012201220122012党政机关公文格式党政机关公文格式党政机关公文格式党政机关公文格式vvGB/T15834-1995GB/T15834-1995GB/T15834-1995GB/T15834-1995标点符号用法标点符号用法标点符号用法标点符号用法vvGB/T15835-1995GB/T15835-1995GB/T15835-1995GB/T15835-1995出版物上数字用法的规定出版物上数字用法的规定出版物上数字用法的规定出版物上数字用法的规定vvGB/T16159GB/T16159GB/T16159GB/T16159汉语拼音正词法基本规则汉语拼音正词法基本规则汉语拼音正词法基本规则汉语拼音正词法基本规则vvGB/T148GB/T148GB/T148GB/T148印刷、书写和绘图纸幅面尺寸印刷、书写和绘图纸幅面尺寸印刷、书写和绘图纸幅面尺寸印刷、书写和绘图纸幅面尺寸vvGB3100GB3100GB3100GB3100国际单位制及其应用国际单位制及其应用国际单位制及其应用国际单位制及其应用vvGB3101GB3101GB3101GB3101有关量、单位和符号的一般原则有关量、单位和符号的一般原则有关量、单位和符号的一般原则有关量、单位和符号的一般原则vvGB3102.GB3102.GB3102.GB3102.1-131-131-131-13(空间和时间等所有部分)量和单位(空间和时间等所有部分)量和单位(空间和时间等所有部分)量和单位(空间和时间等所有部分)量和单位(五)公文处理的依据(五)公文处理的依据国标依据国标依据2022/11/3122022/11/312一是上下级关系。
即领导和被领导关系,一是上下级关系。
即领导和被领导关系,这是直接垂直的关系,一般在上下一级之这是直接垂直的关系,一般在上下一级之间。
间。
二是隶属关系。
不论大小和级别,都在同二是隶属关系。
不论大小和级别,都在同一系列内。
一系列内。
三是平级关系。
是在一个系列中的同等级三是平级关系。
是在一个系列中的同等级别的机关或者部门、单位之间的关系。
别的机关或者部门、单位之间的关系。
四是非隶属关系。
指不是同一垂直系列不四是非隶属关系。
指不是同一垂直系列不发生直接职能往来的机关及其部门、单位发生直接职能往来的机关及其部门、单位之间的关系。
之间的关系。
行文行文关系关系(六)公文的行文规则2022/11/3132022/11/313行文行文方向方向上行文上行文指公文向上级机关单位运行。
指公文向上级机关单位运行。
行政公文的上行文有议案、报告和行政公文的上行文有议案、报告和请示请示等。
等。
下行文下行文指公文向下级机关单位运指公文向下级机关单位运行。
下行的行政公文较多。
行。
下行的行政公文较多。
平行文平行文指公文向同级或不相隶属指公文向同级或不相隶属的机关单位运行。
函、通知、意见的机关单位运行。
函、通知、意见等都可以平行。
等都可以平行。
泛行文泛行文指公文可以同时上行、下指公文可以同时上行、下行或平行,并向社会公布。
行政公行或平行,并向社会公布。
行政公文中的公告和通告就属此类。
文中的公告和通告就属此类。
2022/11/314v企业公文的行文规则企业公文的行文规则:
确有必要,注重效用依法行文,党政分开企业部门行文l企业各部门在职权范围内,可以互相行文,可以向下一级单位的有关业务部门行文。
l企业各部门向下一级单位行文只能采用函的形式。
l部门对外单位行文,需主办部门草拟文稿,由公司统一行文。
联合行文l联合行文的前提是同级。
公司和分公司不得联合行文。
l联合行文一定要协商一致的原则。
l联合行文确有必要。
l属于党、政各自职权范围内的工作,不得联合行文。
2022/11/315v企业公文的行文规则:
企业公文的行文规则:
抄送规则l向下级机关或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。
l受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关;上级机关向双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。
请示规则l一文一事。
l只写一个主送机关,不抄送下级机关。
l下级机关的请示事项,如需以本机关名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关。
l不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
l报告中不得夹带请示事项。
l一般不得越级请示和报告。
如遇特殊情况,必须越级请示、报告时,应当同时抄送被越过的上级单位。
2022/11/316二、公文格式规范二、公文格式规范2022/11/317眉首:
印制份数顺序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。
主体:
标题、主送机关、正文、附件说明(附件)、发文机关、成文时间、印章、附注。
版记:
主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。
公文格式的具体项目2022/11/318三三、公文语言规范、公文语言规范
(一)语言的表达方式
(二)公文语言的特点(三)公文常用特定用语简表2022/11/319表达方式,又叫表达方法、表现方法。
它是运用语言形式来介绍情况、陈述事实、总结规律、阐明观点、抒发感情的具体方法与手段。
(叙述、描写、抒情、说明、议论)
(一)语言的表达方式
(一)语言的表达方式2022/11/320
(二)公文语言的特点
(二)公文语言的特点1、明晰、明晰意思明白清楚,不晦涩,无歧义。
v选用含义确定、自己明白的词语。
v要选通俗易懂的词语,不要用过时、冷僻的词语。
2、准确、准确能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。
v要认真分辨词类。
v要精心辨析词义。
3、简朴、简朴要简明扼要、实事实说、直陈直叙,不冗长繁杂,不浮华藻饰。
v实事求是,实话实说。
v叙事说理,开门见山。
2022/11/3214、庄重、庄重端庄、郑重。
v一般不使用口语、方言、土语,要用规范的书面语。
你们的来信我们收到了,其中的内容经过阅读都已明白了(来函收悉)专门写了这份函件答复你们(特此函复)攒钱(积累资金)太棒了(优秀、优异、优良)把钱装进自己腰包(中饱私囊)v一般不用描写、抒情,不用比喻、夸张、反语、象征、借代、婉曲。
欢呼雀跃、鸦雀无声(比喻色彩)莺歌燕舞、柳暗花明(比拟色彩)气贯长虹、怒发冲冠(夸张色彩)笑容可掬、热泪盈眶(描写色彩)袅袅娜娜、羞羞答答、糊里糊涂、呆里呆气(摹状描写色彩)叽叽喳喳、嘻嘻哈哈、噼里啪啦、稀里哗啦(摹声描写色彩)啊、哦、嘿、哎呀(感叹抒情色彩)v恰当地使用专用语。
2022/11/322类别类别用语名称用语名称作用作用常用特定用语常用特定用语1开端用语主要用于文章主要用于文章开头,表示发开头,表示发语、引据语、引据为、为了、为着、查、接、顷接、根据、据、遵照、依照、按照、按、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于。
2称谓用语用于表示人称用于表示人称或对单位的称或对单位的称谓谓第一人称:
我、我单位、本人、本公司、我们、敝单位。
第二人称:
你、你局、贵公司、贵方。
第三人称:
他、该公司、该项目。
3递送用语用于表示文、用于表示文、物递送方向物递送方向上行:
报、呈。
平行:
送。
下行:
发、颁发、颁布、发布、印发、下达。
公文常用特定用语简表公文常用特定用语简表2022/11/323类别类别用语名称用语名称作用作用常用特定用语常用特定用语4引叙用语用于复文引据用于复文引据悉、接、顷接、据、收悉。
5审批、拟办用语用于审批、拟用于审批、拟办办拟办:
责成、
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