企业(公司)办公室管理常识.ppt
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企业(公司)办公室管理常识.ppt
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企业(公司)办公室管理常识企业(公司)办公室管理常识北企星北企星北企星北企星湖北北盛网络科技有限公司湖北北盛网络科技有限公司湖北北盛网络科技有限公司湖北北盛网络科技有限公司办公室管理名言把每一件简单的事做好就是不简单;把每一件平凡的事做好就是不平凡。
海尔集团总裁张瑞敏如果你热爱工作,你每天就会尽自己所能力求完美,而不久你周围的每一个人也会从你这里感染这种热情。
“沃尔玛帝国”的缔造者山姆沃尔顿为什么学(why)o未来的职业发展未来的职业发展(在社会立足条件:
学历、(在社会立足条件:
学历、沟通、合作、协调、创新的能力)沟通、合作、协调、创新的能力)如何区分前台、文员、秘书、助理、行政如何区分前台、文员、秘书、助理、行政o综合素质与能力的自我提升综合素质与能力的自我提升(进步和成功(进步和成功因素:
品格、责任感、上进、奋发、视野、素养)因素:
品格、责任感、上进、奋发、视野、素养)o有意义的人生有意义的人生(终身学习、全人发展、服(终身学习、全人发展、服务社会)务社会)学什么(What)o本课程教学内容分为十四章,本课程教学内容分为十四章,教学安排如下:
教学安排如下:
第一周:
办公室实务、文员实务第一周:
办公室实务、文员实务第二周:
电话电子通讯、邮件收发第二周:
电话电子通讯、邮件收发第三周:
接待实务、信访实务第三周:
接待实务、信访实务第四周:
会议及会谈实务、日程安排第四周:
会议及会谈实务、日程安排第五周:
差旅事宜、照料上司身边琐事第五周:
差旅事宜、照料上司身边琐事第六周:
交际与礼仪、办公室用语第六周:
交际与礼仪、办公室用语第七周:
印信值班工作、文书与档案实务第七周:
印信值班工作、文书与档案实务第八、九周:
案例分析、自由讨论、全面复习第八、九周:
案例分析、自由讨论、全面复习怎样学(How)1)集中面授(操作要领)多听集中面授(操作要领)多听2)平时作业(练习题)多做平时作业(练习题)多做3)课堂讨论(案例分析、角色扮演)多想课堂讨论(案例分析、角色扮演)多想4)自学自学(网络资源(网络资源)多看)多看要求:
要求:
第一:
从理论上把握办公室管理的一般规律和技第一:
从理论上把握办公室管理的一般规律和技巧。
办公室巧。
办公室管理是对办公室实务的科学总结,管理是对办公室实务的科学总结,是对工作方法的说明,掌握办公室管理的基本知是对工作方法的说明,掌握办公室管理的基本知识,对于如何更加科学有效地开展工作,如何适识,对于如何更加科学有效地开展工作,如何适应现代化办公室工作的需要是非常重要的。
应现代化办公室工作的需要是非常重要的。
第二:
多接触实践,加深对办公室的全面认识。
第二:
多接触实践,加深对办公室的全面认识。
学习是实践的先导和基础,通过学习掌握最新的学习是实践的先导和基础,通过学习掌握最新的理论知识。
实践是学习的最终目的。
从理论到实理论知识。
实践是学习的最终目的。
从理论到实践,从实践再到理论,如此反复,方能很好真正践,从实践再到理论,如此反复,方能很好真正掌握这门课程。
掌握这门课程。
第一章第一章办公室实务概述办公室实务概述一、办公室的含义一、办公室的含义办公室是一个常用而普通的名词,却有着多种含义:
办公室是一个常用而普通的名词,却有着多种含义:
第一种:
泛指一切办公场所,区别于用于教学的教第一种:
泛指一切办公场所,区别于用于教学的教室,用于生产的车间,或是医疗室、实验室等等。
室,用于生产的车间,或是医疗室、实验室等等。
第二种:
是指某一类职业人员或某一级职务人员的第二种:
是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。
如:
教师、护士、厂长、院长办公室等办公场所。
如:
教师、护士、厂长、院长办公室等.第三种:
指党、政府机关、企事业单位内的综合办第三种:
指党、政府机关、企事业单位内的综合办事机构。
如:
中共中央办公厅、三星公司办公室等事机构。
如:
中共中央办公厅、三星公司办公室等.第四种:
指某种专门的独立的工作机构。
如国务院第四种:
指某种专门的独立的工作机构。
如国务院台湾事务办公室等。
台湾事务办公室等。
二、二、办公室的职能办公室的职能办公室的职能办公室的职能政务政务(或业务或业务)服务服务事事务务管管理理事务管理是为确保有效、快捷的政务或业务事务管理是为确保有效、快捷的政务或业务服务而开展的辅助性工作,它是办公室工作服务而开展的辅助性工作,它是办公室工作体系中不可缺少的重要组成部分。
体系中不可缺少的重要组成部分。
主主要要是是中中高高级级文文秘秘人人员员的的工工作作.三、三、办公室事务管办公室事务管理工作的特征理工作的特征办公室事办公室事办公室事办公室事务管理工务管理工务管理工务管理工作的特征作的特征作的特征作的特征服务性服务性分散性分散性专业性专业性主动性主动性繁杂性繁杂性为上司为上司服务服务工作工作分散分散涉及涉及面广面广为组织为组织服务服务为公众为公众服务服务人员人员分散分散独立性独立性专业性专业性四、办公室实务的范围和内容o办公室实务就是指办公办公室实务就是指办公室的工作事务和操作实务室的工作事务和操作实务.主要工作人员是秘书人员和主要工作人员是秘书人员和文员文员.o1、我国办公室实务的主要、我国办公室实务的主要内容内容o2、国际秘书协会确定的办、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容公室实务的主要内容o3、我国外资、合资企业办、我国外资、合资企业办公室实务的主要内容公室实务的主要内容1、我国办公室实务的主要内容u文书撰写(会议记录等)文书撰写(会议记录等)u文书制作(打字、复印等)文书制作(打字、复印等)u文书处理(收发、传递等)文书处理(收发、传递等)u档案管理(归档、管理等)档案管理(归档、管理等)u会议组织(准备、善后等)会议组织(准备、善后等)u调查研究(计划、实施等)调查研究(计划、实施等)u信息资料(收集、整理等)信息资料(收集、整理等)u信访工作(来访、投诉等)信访工作(来访、投诉等)u接待工作(各种来访的接待工作(各种来访的接待)接待)u协调工作(政策等)协调工作(政策等)u督察工作(督察工作(决议的实施决议的实施)u日程安排(各种日程)日程安排(各种日程)u日常事务(通讯值班)日常事务(通讯值班)u办公室管理(环境等)办公室管理(环境等)u其它临时交办的事项其它临时交办的事项以上除以上除项外,其余工作文员都会涉及到。
项外,其余工作文员都会涉及到。
项外,其余工作文员都会涉及到。
项外,其余工作文员都会涉及到。
22、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容o速记上司交代事项;速记上司交代事项;o执行录音吩咐;执行录音吩咐;o档案管理;档案管理;o阅读并分类信件;阅读并分类信件;o以电话维持公共关系;以电话维持公共关系;o替上司定约会并记录;替上司定约会并记录;o按上司指示完成信函;按上司指示完成信函;o在权限内自发信函;在权限内自发信函;o接待来访宾客;接待来访宾客;o替上司接洽外界人士;替上司接洽外界人士;o自动处理例行的事务;自动处理例行的事务;o为上司安排旅行或考察;为上司安排旅行或考察;o替公司宾客订房间机票等;替公司宾客订房间机票等;o准备好公司要公开的资料;准备好公司要公开的资料;o替上司收集演讲等的资料;替上司收集演讲等的资料;o协助上司准备财务等报告;协助上司准备财务等报告;o整理并组织好粗略的资料;整理并组织好粗略的资料;o替上司保管各种记录;替上司保管各种记录;o协助上司搞好交税等事务;协助上司搞好交税等事务;o督导一般职员或速记员;督导一般职员或速记员;o(21)(21)搞好会务工作搞好会务工作o(22)(22)复印资料复印资料33、我国外资、合资企业我国外资、合资企业办公室实务的主要内容办公室实务的主要内容o、办公室环境的布置和整理;、办公室环境的布置和整理;o、通讯事务、电话、信函和邮件处理;、通讯事务、电话、信函和邮件处理;o、执行上司交办事项;、执行上司交办事项;o、照料上司身边的琐事;、照料上司身边的琐事;o、接待宾客和员工的来访;、接待宾客和员工的来访;o、记录上司指令及会谈、会议内容;、记录上司指令及会谈、会议内容;o、打印文告及表格;、打印文告及表格;o、收集及整理各种信息;、收集及整理各种信息;o、保管办公室设备及用品;、保管办公室设备及用品;o、外出办事,如银行、邮局、税务所等。
、外出办事,如银行、邮局、税务所等。
五、办公室环境布置和管理1、办公室环境布置的目的、办公室环境布置的目的o创造舒适而又工作效率高的环境;o塑造组织形象;o建立挡驾制度;o有利于保密工作。
方便方便舒适整洁舒适整洁和谐统一和谐统一安全安全22、办公室的布局、办公室的布局(11)封闭式布局。
封闭式布局。
封闭式布局是一种较为传统的办公室布封闭式布局是一种较为传统的办公室布局,是把组织内部各职能部门独立安排在局,是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内,组成一个个小办公室。
一个个小房间内,组成一个个小办公室。
优点:
各部门有独立的工作空间。
优点:
各部门有独立的工作空间。
缺点:
联系不便,空间比较浪费。
缺点:
联系不便,空间比较浪费。
(22)开放式布局。
)开放式布局。
就是将一个大工作间就是将一个大工作间“切分切分”成多个相对独成多个相对独立的工作单元,把组织内部各职能部门的所有工立的工作单元,把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。
作。
优点:
节省空间,空气流通,共同采光好,人员优点:
节省空间,空气流通,共同采光好,人员之间联系方便。
之间联系方便。
缺点:
容易互相干扰。
缺点:
容易互相干扰。
33、办公环境布置要求、办公环境布置要求(11)布置要点布置要点营造一个安静的工作环境;营造一个安静的工作环境;保证良好的采光、照明条件;保证良好的采光、照明条件;合理安排座位;合理安排座位;力求整齐、清洁。
力求整齐、清洁。
(22)布置原则布置原则采用一个大间办公室。
采用一个大间办公室。
n使用同一大小的桌子。
使用同一大小的桌子。
n档案柜应与其他柜子的高度一致,以增进美档案柜应与其他柜子的高度一致,以增进美观。
观。
n采用直线对称的布置。
采用直线对称的布置。
n主管的办公区域需保留适当的访客空间。
主管的办公区域需保留适当的访客空间。
n将通常有许多客户来访的部门,置于入口处。
将通常有许多客户来访的部门,置于入口处。
n主管的工作区域位于部属座位之后方,以便主管的工作区域位于部属座位之后方,以便于控制和监督。
于控制和监督。
n全体职员的座位应面对同一方向布置。
全体职员的座位应面对同一方向布置。
n常用的文件与档案,应置于使用者附近。
常用的文件与档案,应置于使用者附近。
n应保持公共空间和私人空间的独立。
应保持公共空间和私人空间的独立。
n桌与桌之间应留有一米左右的距离。
桌与桌之间应留有一米左右的距离。
n桌位的排列,宜使光线由工作人员的左侧射入。
桌位的排列,宜使光线由工作人员的左侧射入。
n最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。
最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。
n计算机等办公自动化设备,应有其独立的空间,既计算机等办公自动化设备,应有其独立的空间,既要方便使用又不影响别人工作。
要方便使用又不影响别人工作。
考考你考考你n配备合适光源配备合适光源n选择理想的办公桌椅选择理想的办公桌椅n安装隔音设备安装隔音设备n选择合适的屏风、窗帘、档案柜选择合适的屏风、窗帘、档案柜n调节合适的空调温度调节合适的空调温度n合理放置办公设备合理放置办公设备11、怎样优化办公设备?
怎样优化办公设备?
22、怎样美化办公环境?
怎样美化办公环境?
n办公室装饰办公室装饰n办公室绿化办公室绿化办公室的视觉环境管理办公室的视觉环境管理11、办公室内的覆盖物、办公室内的覆盖物(11)有效地使用颜色。
)有效地使用颜色。
(22)颜色应协调一致。
)颜色应协调一致。
22、照明、照明(11)光线的量。
()光线的量。
(22)光线的质。
()光线的质。
(33)光)光的设计。
的设计。
光亮设
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- 企业 公司 办公室 管理 常识