车辆管理规定及作业流程.docx
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车辆管理规定及作业流程.docx
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车辆管理规定及作业流程
一、目的
为确保公司车辆的有序使用、合理安排、安全运作、有效维修与保养,使之经济高效服务于集团的日常生产经营活动,特制定本制度。
二、适用范围
适用于公司的所有小型汽车、大中型客车、大中小型货车、机动叉车等机动车辆的管理。
三、权责
3.1司机:
负责所驾驶之车辆的日常常规检查,发现异常立即报告直接上级,并负责车辆的出车按规定流程的加油,加水,车辆清洁的保持与维护;
3.2车辆管理部门:
车辆管理部门为行政部,行政部负责司机的管理、车辆的异常确认、维修保养提出、货车派车与安排、休息日客车的派车与安排,车辆交通安全事故的处理、车辆用油的申请与冲值、车辆高速路费的申请与冲值、及时申请车辆车船使用税与缴税、及时处理车辆年审、及建立车辆的全部资料档案等;及负责非休息日的派车与安排、车辆保险的管理与提交审批等;
3.3采购部:
负责新车辆的采购、车辆维修与保养商的资格确定与车辆维修保养单价确定、确定车辆用油的供应商与确定油品单价;
3.4集团行政部:
负责车辆相关事项的最终审批,以及对本制度的修订完善,监督本制度的执行与落实。
四、内容
4.1车辆保险、年审、统缴、车船使用税交纳等事项的处理
4.1.1原则上公司车辆采用全保投保的方式购买“商业车险”,以及按当地法律法规购买“交强险”,其中“商业车险”在考虑信誉、价格、服务的基础上确定保险公司;
4.1.2行政部需要建立《车辆基本资料档案》,在保险到期日前提前1个月提出保险购买对比方案,呈权限审批者审批核准,及时购买车辆保险,原始《保险单》由行政部部门存档,保险卡随车使用,并留存复印件;
4.1.3行政部需要在当地法规定要求的时间前,申请费用依流程签批核准后办理车辆的年度“车船使用税”的购买;
4.1.4所有车辆年审到期日前提前1个月,行政部负责申请费用依流程签批核准后交纳“年度统缴”并负责办理车辆的“年审”等。
4.2车辆的高速路费管理
4.2.1原则上车辆的高速路费采用当地高速一卡通的方式支付,如广东的“粤通卡”;
4.2.2需要现金支付高速路费的,相关票据必须同《派车单》,一起配套按报销流程处理;
4.2.3行政部负责每月申请费用,依流程签批核准后,给当地高速一卡通冲值,冲值后索取费用清单与发票;
4.2.4每月各车辆的高速路费,由行政部门填写入《车辆每月费用统计表》,并按照规定流程和权限交予审核。
4.3车辆用油管理
4.3.1为确保用油的质量与安全,由采购部确定用油的供应商,原则上使用大型国际石油公司、中石油或中石化的油品;
4.3.2加油采用定点加油(例如定点中石化,可以在中石化的所有油站加油),一车一卡的方式;
4.3.3每月由车辆行政部负责申请费用依流程签批核准后,办理加油卡业务,并取得每台车的加油清单和发票,并将用油费用填写入《车辆每月费用统计表》中,并定期每月邮件发送给部门主管,集团行政经理,以及营运经理和同等权责管理者;
4.3.4当车辆跨省长途行车不能使用油卡加油时,司机需要详细记录加油地点,时间,并将相关票据同《派车单》一起配套按报销流程处理;
4.3.5油卡使用者,必须及时掌握卡上余额情况,确保不会出现金额不足而影响出车。
4.3.6出车返回,司机必须检查存油量,发现存油不足一格时,应尽快加油,保持足够油量,不得出车时才临时加油。
4.4用车安排与监管
4.4.1各部门申请因公用车,必须提前24小时(特殊情况除外)填写《派车单》,需注明用车时间、目的地、乘车人员(包括客户姓名、机构名称等)、事由(详细情形)等。
由部门经理审核,经营运经理或同等权责管理者核准后,行政部方能安排派车;
4.4.2从节约资源的角度出发,派车人员尽量将同方向、同时间、基本同地点之人员进行拼车,不重复派车;用车人上车后,需要在随车的《出车记录表》上签字确认,出车司机负责提醒和跟进,并每周将《出车记录表》汇总交派车人员存档和统计;
4.4.3如遇到特殊情况,但来不及填写《派车单》时,或者营运经理或同等权责管理者不在工厂时(如送工伤员工、处理突发事件等),使用部门需电话请示营运经理或同等权责管理者。
车辆使用完毕,使用单位必须补填《派车单》并向营运经理或同等权责管理者详细说明情况;
4.4.4出车前,司机要填写《出车记录表》及例行检查车辆的水、电、油状况,以及其它性能是否正常,发现异常时,要立即作相应处理;
4.4.5车辆出厂时,保安必须查验《派车单》,并且出车前和出车返回时填写《车辆出入登记表》,认真登记车辆里程数、并检查车辆是否有夹带异常等物品,对没有《派车单》或《派车单》未经核准的,一律不得放行;
4.4.6保安必须认真核对并按车牌号码详细记录车辆出厂时的里程公里数,油表刻度数。
车辆第一管理部门责任人员每天按照保安记录的公里数与《派车单》上的目的地进行核对,如有异常情况及时确认,对违规行为予以上报处理;
4.4.7出车回厂后,司机必须依划分之规定区域停放车辆,並例行检查车辆的水、电、油状况,并认真填写《出车记录表》。
4.5车辆保养与维修管理
4.5.1由采购部负责车辆保养维修商的选择,制定车辆保养维修商的选择标准,标准必须包括:
保养维修商的法人资格、一般纳税人资格、规模、信誉、技术力量、技术力量与分厂车辆的品牌配合度、与分厂车辆购买保险公司的合作情况等,并同维修商签订“汽车维修保养合作协议”,协议需要包括要的绝大多数单价、服务条款,并每年检讨续签;
4.5.2行政部需要建立《车辆保养与维修档案》,并每月邮件发送给部门主管,集团行政经理,以及营运经理和同等权责管理者。
4.5.3车辆日常例行保养到期,由行政部提出申请,按照规定流程和权限审批后,安排车辆到指定维修商处进行日常例行保养;
4.5.4车辆需要大修时,由行政部提出车辆大修申请,依流程签批核准后,安排车辆到指定维修商处对车辆予以大修;
4.5.5司机对于自驾车辆发现的异常情况,即时向直接上司人员汇报车辆异常维修,行政部门责任人员根据司机汇报的情况对车辆进行确认,并详细记录在《车辆异常状况登记表》,并提出维修申请,填写《车辆维修保养申请表》,依流程签批核准后,安排车辆到指定维修商处进行维修,对于不能到制定地点维修的特殊情况,需要特别说明;
4.5.6行政部责任人员根据司机汇报的情况对车辆进行确认,并详细记录在《车辆异常状况登记表》,车辆第一管理部门安排专人负责填写每辆车之所有费用明细并填写《车辆维修保养申请表》提出维修申请,依流程签批核准后,安排车辆到指定维修商处进行维修,对于不能到制定地点维修的特殊情况,需要特别说明,每月作汇总报告,如有异常状况,及时分析原因。
4.5.7车辆维修监督人员需严格核实指定汽车修理厂所列出的维修项目清单,无误后签名确认,返厂后将清单呈行政部主管人员再次核实;
4.5.8司机发现所驾车辆有故障时要立即报告直接上司人员,直接上司人员依流程申报维修。
如在外地出车或在高速公路上发生严重故障不可以继续启动车辆时,司机必须电话请示直接上司人员,详细汇报车辆具体情况,经过权责主管人员同意后,方可进行就地修理。
4.5.9出车途中发生交通意外事故,司机必须在第一时间做好事故现场的处理,打开车辆危险灯,在来车的方向路段合适的位置架立三角警示牌,绝对避免交通意外事故第二次的再发生,并按照《中华人民
共和国道路交通管理条例》确定在车辆堵塞交通的时候对车辆的位置予以调整,以免交警的处罚。
4.5.10如果只是单方事故的,司机需要首先电话通知直接上司和车辆第一管理主管,再根据随车的“保险卡”资料拨打保险公司的报险电话,告知保险公司车辆的相关信息、出险的具体位置等;必要时拨打医院急救电话(120);并现场等候保险公司现场勘察人员的到来,以取得保险公司现场勘察人员开出的相关处理单据;车辆第一管理部门主管再安排当事人司机依据交通事故处理流程和保险车辆维修理赔程序作相应处理。
4.5.11如果不只是单方事故的,司机需要第一时间拨打交通事故报警电话(122);必要时拨打医院急救电话(120);再根据随车的“保险卡”资料拨打保险公司的报险电话,告知保险公司车辆的相关信息、出险的具体位置等;再电话通知直接上司和行政部主管,行政部主管视情况决定是否派人现场支援;并现场等候交通警察现场处理,以取得交警《道路交通事故认定书》;同时现场等候保险公司人员现场勘察,取得保险公司现场勘察人员开出的相关处理单据;车辆第一管理部门主管再安排当事人司机依据交通事故处理流程和保险车辆维修理赔程序作相应处理。
4.5.12交通意外事故的发生和发生的责任划分,直接体现司机的工作绩效,是评价司机工作好坏的直接依据。
4.6司机安全管理及驾驶态度
4.6.1司机必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章规则,安全驾车,开文明车,不准危险驾车(包括单手握方向盘、高速、爬头、紧跟、争道、赛车等),车辆交通违章产生的罚款,由司机负责。
4.6.2司机应爱惜公司车辆,每天抽适当时间擦洗自己所开车辆,以保持车辆的清洁(包括车内、车外和引擎的清洁)。
时刻注意车辆的保养,经常检查车辆的主要机件,确保车辆正常行驶。
司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查,出车时一定保证证件齐全,以免影响正常的出车,并不得开疲劳车,不得私自用车,严禁酒后驾车;
4.6.3车辆需维修或正常保养时,司机必须认真填写《车辆维修保养申请表》。
写明需维修保养之项目,依流程签批核准后进行车辆维修保养;
4.6.4出车在外不能在不准停车的路段或危险地段停车,并且司机不得离开车辆,防止车辆被盗;
4.6.5司机对乘车人要热情、礼貌,说话应文明。
车内客人谈话时,除非客人主动搭话,不准随便插嘴,接送员工上下班或客户的,准时出车,不得误点;
4.6.6上班时间内司机未被派车的,应随时在规定的司机等候地点等候出车,不准随便乱窜其它办公室;有要事确需离开规定的司机等候地点时,要告知直接上司人员和派车人员去向和所需时间,经批准后方可离开;出车外出回来,应立即到派车人员处报到;
4.6.7出车回厂后依划分之规定区域停放车辆,并填写《出车记录表》;
4.6.8司机对管理人员的工作安排,应无条件服从,不准借故拖延或拒不出车,对工作安排有意见的,事后可向部门主管反映;
4.6.9司机出车执行任务,遇特殊情况不能按时返回的,应及时设法通知直接上司人员和派车人员,并说明原因;
4.6.10不论什么时间,司机身上必须带手机,对公司领导或管理人员的呼叫,应尽快复机,情况特殊确实不能接机的,事后一定要说明原因;
4.6.11司机未经批准,严禁将自己保管的车辆随便交给他人驾驶或练习驾驶,严禁将车辆交给无证人员驾驶,任何人不得利用公司车辆学开车。
4.6.12行政部主管每月负责对司机进行考核,对于工作勤奋、遵守制度、安全行车、表现突出的,可视具体情况给予嘉奖、记功等奖励;对工作怠慢、违反制度、发生事故者,视具体情节给予惩处;
4.7本办法核准后即予公告实施,集团行政部对此规定与制度保留一切的解释权,修改时亦同。
五、附件
1.《车辆相关费用申请签批程序》
2.《车辆保养维修签批程序》
3.《车辆基本资料档案》
4.《派车单》
5.《车辆每月费用统计表》
6.《车辆油卡及高速卡充值记录表》
7.《车辆保养与维修档案》
8.《车辆异常状况登记表》
9.《车辆维修保养申请表》
10.《出车记录表》
11.《车辆出入登记表》
《车辆相关费用申请签批程序》
车辆相关费用申请簽批程序
東莞
三信
東莞
萬利信
東莞
萬星光
無錫
萬裕
江西
德樂信
日豐
(清遠)
日泓
(雅安)
亨特
(湖北)
簽批人
簽批人
簽批人
簽批人
簽批人
簽批人
簽批人
簽批人
油费/高速路费/过桥费/车船使用税
(貨車)
(貨車)
(貨車)
年季审费
车辆保险费用
《车辆保养维修签批程序》
车辆保养维修簽批程序
東莞
三信
東莞
萬利信
東莞
萬星光
無錫
萬裕
江西
德樂信
日豐
(清遠)
日泓
(雅安)
亨特
(湖北)
簽批人
簽批人
簽批人
簽批人
簽批人
簽批人
簽批人
簽批人
行政/车辆保养维修申请
1-999元
《车辆基本资料档案》
日丰(清远)电子有限公司
车辆基本资料档案
序号
车牌号
档案编号
车辆类型
品牌型号
车辆识别代码
发动机号码
注册日期
货车顿位
客车座位
最近保险开始日期
保险公司
保单号
交强险开始日期
交强保单号
备注
档案更新日期:
制表
审核(行政部主管)
签署:
日期:
签署:
日期:
《派车单》
***有限公司
派车单
一、申请(用车部门提前一天申请)
事由
乘车人姓名
人数
人
计划用车时间
自月日时分起;至自月日时分止
拟往地点(必须详细填写)
(公司名/地点一)(公司名/地点二)(公司名/地点三)
本公司———
申请人
批准
二、派车/出车(派车调度员统一调派)
车牌号
车型
驾驶员
批准用车时间
□小轿车
□面包车
自月日时分起
□小货车
□大货车
至月日时分止
派车员
派车部门主管批准
派车变化时司机记录
1.路线变化:
派车员确认
2.人员变化:
派车部门主管确认
三、出入记录(由保安员记录)
项目
时间
乘车人姓名
人数
保安员签名
出厂登记
月日午时分
入厂登记
月日午时分
注:
1、若派车部门无车派,应及时将第二联回复用车申请人,由其自行乘车外出,出差人按差旅费用标准报销车费,但报销时应附上第二联证明公司不能派车;
2、第二联在车辆出公司保安岗时由值班保安登记和记录,并定期汇总交派车部门责任人。
第一联:
派车部门留底第二联:
交用车人第三联:
交驾驶员
《车辆每月费用统计表》
***有限公司
车辆________年每月费用统计表
序号
车牌号
01/0000-費用
02/0000-費用
保养费
维修费
用油
高速
行驶里程
停车
是月費用
保养费
维修费
用油
高速
行驶里程
停车
是月費用
合计
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
制表
审核(行政部主管)
签署:
日期:
签署:
日期:
《车辆油卡及高速卡充值记录表》
***有限公司
车辆油卡及高速卡________年充值记录表
序号
车牌号
年月份
油卡(卡号_________________)充值
高速卡(卡号_________________)充值
合计
冲值金额(元)
冲值金额(元)
上月余额
冲值后金额
实际使用金额
上月余额
冲值后金额
实际使用金额
1
2
3
4
注:
1.以“一車一表”原則填寫
制表人/日期:
审核(行政部主管)
审核(营运经理)
核准(集团行政部)
签署:
日期:
签署:
日期:
签署:
日期:
《车辆保养与维修档案》
***有限公司
车辆保养与维修档案
车牌:
车型:
车辆购置时间:
序号
日期
维护时总里程数
两次维护间里程数
是次费用小计
维护费用RMB
维修公司
备注
三滤
机油
轮胎
四轮保养
空调
工时费
其他检测与维修项目明细
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
合计
注:
1、三滤指空气格,机油格,汽/柴油格;
2、更换的轮胎需要注明轮胎品牌;
3、一车一档原则建档。
制表
审核(行政部主管)
签署:
日期:
签署:
日期:
《车辆异常状况登记表》
***有限公司
异常状况登记表
序号
日期
车牌/司机
车型
异常状况记录
注:
1.此表为方便车辆维修管理人员监控的记录表
2.
制表
审核(行政部主管)
签署:
日期:
签署:
日期:
***有限公司
车辆维修保养申请表
司机
车型号
□货车
□客车
车牌号
车辆购置日期
保险到期日期
申请说明
□维修
□保养
□紧急□一般
维修商
□指定维修商
□非指定维修商
原因说明
具体项目与费用
1._____________________________________□按常规报价单□附上报价清单
2._____________________________________□按常规报价单□附上报价清单
3._____________________________________□按常规报价单□附上报价
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