外贸部门规章制度.docx
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外贸部门规章制度.docx
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外贸部门规章制度
外贸部门规章制度
篇一:
外贸公司管理规章制度大纲
外贸公司管理规章制度大纲
为加强公司的规范化管理,完善各项工作制度,促进公司发展壮大,提高经济效益,根据国家有关法律、法规及公司章程的规定,特制订本公司管理制度大纲。
一、公司全体员工必须遵守公司章程,遵守公司的各项规章制度和决定。
二、公司倡导树立“一盘棋”思想,禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。
三、公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的业务水平,不断完善公司的经营、管理体系,实行多种形式的责任制,不断壮大公司实力和提高经济效益。
四、公司提倡全体员工刻苦学习科学技术和文化知识,为员工提供学习、深造的条件和机会,
努力提高员工的整体素质和水平,造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工队伍。
五、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理,鼓励员工发挥才智,提出合理化建议。
六、公司实行“岗薪制”的分配制度,为员工提供收入和福利保证,并随着经济效益的提高逐步提高员工各方面待遇;公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会;公司推行岗位责任制,实行考勤、考()核制度,评先树优,对做出贡献者予以表彰、奖励。
七、公司提倡求真务实的工作作风,提高工作效率;提倡厉行节约,反对铺张浪费;倡导员工团结互助,同舟共济,发扬集体合作和集体创造精神,增强团体的凝聚力和向心力。
八、员工必须维护公司纪律,对任何违反公司章程和各项规章制度的行为,都要予以追究。
员工守则
一、遵纪守法,忠于职守,爱岗敬业。
二、维护公司声誉,保护公司利益。
三、服从领导,关心下属,团结互助。
四、爱护公物,勤俭节约,杜绝浪费。
五、不断学习,提高水平,精通业务。
六、积极进取,勇于开拓,求实创新。
办公室管理制度
为完善公司的管理机制,建立规范化的管理,提高管理水平和工作效率,使公司各项工作有章可循、照章办事,特制订本制度。
业务管理制度
一、业务文件由业务本人拟稿,由经理审核、签发。
属于秘密的文件,核稿人应该注“秘密”字样,并确定报送范围。
秘密文件按保密规定,由专人印制、报送。
二、已审核、签发的文件由业务员按不同类别编号后归档。
三、外来的文件由接件人负责签收,并于接件当日报送经理;属急件的,应在接件后即时报送。
四、外发的文件经经理审核、签发后在当日下午五时统一安排发送,传真等文件在审核后可立即发送,并由业务本人按不同类别编号后归档。
五、所有人员应遵守公司的保密规定,不得泄露工作中接触的公司保密事项。
六、严禁擅自为私人打印、复印材料,违犯者视情节轻重给予罚款处理。
七、各业务所用的专用表格,由公司制定格式,所有业务按统一格式使用表格。
八、办公用品只能用于办公,不得移作他用或私用。
九、所有员工要勤俭节约,杜绝浪费,努力降低消耗和办公费用。
考勤制度
一、为加强考勤管理,维护工作秩序,提高工作效率,特制定本制度。
二、公司员工必须自觉遵守劳动纪律,按时上下班,不迟到,不早退,工作时间不得擅自离
开工作岗位,外出办理业务前,须经经理同意。
三、周一至周六为工作日,周日为休息日。
工作时间为9:
00-12:
0013:
30-17:
3018:
00-20:
30三个时段
四、严格请、销假制度。
员工因私事请假须写请假条报经理批准,并扣除请假期间基本工资。
未经批准而擅离工作岗位的按旷工处理。
事情紧急的需电话联系经理批准,事毕回公司补写请假条。
五、上班时间开始后5分钟至30分钟内到班者,按迟到论处;超过30分钟以上者,按旷工半天论处。
提前30分钟以内下班者,按早退论处;超过30分钟者,按旷工半天论处。
六、1个月内迟到、早退累计达3次者,扣发5天的基本工资;累计达3次以上5次以下者,扣发10天的基本工资;累计达5次以上10次以下者,扣发当月15天的基本工资;累计达10次以上者,扣发当月的基本工资。
七、旷工半天者,扣发当天的基本工资;每月累计旷工1天者,扣发5天的基本工资,并给予一次警告处分;每月累计旷工2天者,扣发10天的基本工资,并给予记过1次处分;每月累计旷工3天者,扣发当月基本工资,并给予记大过1次处分;每月累计旷工3天含(3天)以上,扣发当月基本工资并予以辞退。
八、工作时间禁止打牌、下棋、上网聊天、玩游戏等做与工作无关的事情。
如有违反者当天按旷工1天处理;当月累计2次的,按旷工2天处理;当月累计3次的,按旷工3天处理。
九、员工病假期间凭病假证明发给基本工资。
十、经经理批准,决定假日加班工作或值班的每天补助30元;
保密制度
为保守公司秘密,维护公司利益,制订本制度。
一、全体员工都有保守公司秘密的义务。
在对外交往和合作中,须特别注意不泄露公司秘密,更不准出卖公司秘密。
二、公司秘密是关系公司发展和利益,在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。
公司秘密包括下列秘密事项:
1、公司经营发展决策中的秘密事项;2、人事决策中的秘密事项;
3、专有技术;4、客户信息、合作渠道和重要的合同、单据;5、公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号;6、产品的具体材料成分,特殊制作工艺,产品的生产成本;7、经理确定应当保守的公司其他秘密事项;
三、属于公司秘密的文件、资料,应标明“保密”字样,非经批准,不准复印、摘抄秘密文件、资料。
四、公司秘密应根据需要,限于一定范围的员工接触。
接触公司秘密的员工,未经批准不准向他人泄露。
非接触公司秘密的员工,不准打听公司秘密。
五、记载有公司秘密事项的工作笔记,持有人必须妥善保管,原则上不准带出公司。
如外出需携带须经理同意,并妥善保管。
六、对保守公司秘密或防止泄密有功的,予以表扬、奖励。
违反本规定故意或过失泄露公司秘密的,视情节及危害后果予以处罚,直至予以除名,公司保留追究刑事责任的权力。
差旅费管理制度
结合本公司实际情况,本着既勤俭节约、开支,又要保证出差人员工作与生活需要的原则,制订本制度。
一、本制度适用于本公司因公出差支领旅费的员工。
二、出差旅费分交通费、宿费及特别费三项:
1、交通费系指火车、汽车、飞机等费用。
2、膳宿费系指膳食费及宿费。
3、特别费系指因公支付邮电或招待费等。
三、员工因公出差,应事先填明员工出差申请单,经经理审核批准后出差,如因事情紧急而未及时填表,须事先由部门负责人口头报告经理,等返回公司后,应立即补办手续;
员工出差报支表的处理程序如下:
1、出差前依单填明姓名、出差事由、搭乘交通工具、出差日期、预支金额,经经理审核批准。
2、出差人凭核准的预支金额,填写借款单,向财务部预支差旅费。
3、出差人返回后3日内应填写差旅费报销单,注明实际出差日期、起始地点、工作内容、报支项目、金额等,由经理审核批准,由财务部在报销时冲销预支数。
四、差旅费标准:
宿费上限150元/日,伙食补助30元/天。
交通费以经理核准的交通方式依票据实报实销。
出差地交通工具原则上以公交车为主,特殊情况可乘坐出租车,但回公司后需向经理讲明。
五、公司员工出差期间,确因工作需要宴请时,需经经理核准,依票据实报实销,同时取消当日伙食补助。
六、市内外出工作无宿费补助,伙食补助为午餐补助,标准为15元,交通费依票据实报(交通工具同第五条)。
六、公司员工出差期间,因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用,由个人自理。
篇二:
外贸部规章制度
外贸部规章制度
为加强公司的规范化管理,完善工作制度,提高部门工作效率,促进公司发展壮大,根据国家有关法律、法规及公司章程的规定,特制订如下本公司外贸部门管理规章。
一、管理制度大纲
1、外贸部门全体员工必须遵守公司章程,遵守公司的各项规章制度和决定。
2、公司提倡全体员工积极相关学习科学技术和文化知识,努力提高自身的整体素质和水平。
3、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理,给公司提出合理化建议。
鼓励员工发挥自己工作上和文娱方面的特长。
二、考勤制度
1、外贸部员工必须自觉遵守工作纪律,按时上下班,不迟到,不早退,工作时间不得擅自离开工作岗位,外出办理业务前,须填写人员去向表,并告知总经理。
2、周一至周六为工作日,周日为休息日。
工作时间为:
08:
00-12:
00;13:
00-17:
30两个时段。
3、严格请、销假制度。
员工因私事请假须写请假条报经理批准。
未经批准而擅离工作岗位的按旷班处理。
事情紧急的需电话联系经理批准,可事毕回公司补写请假条。
4、上班时间开始后5分钟至30分钟内到班者,按迟到论处;超过30分钟以上者,按旷班半天论处。
提前30分钟以内下班者,按早退论处;超过30分钟者,按旷班半天论处。
迟到早退每次罚款5元;旷班半天扣发半天基本工资,累犯者加重处罚。
罚款由受罚人上级领导报公司财务部执行。
5、工作时间禁止上网打牌、下棋、聊天、玩游戏、听音乐等做与工作无关的事情。
上班时应尽量避免拨、接私人电话,严禁打电话聊天;公司员工应避免、减少使用各类无关紧要的查询、声讯电话;严禁私自拆、装公司内的各类通讯设备。
如有违反者每次罚款10元;累犯者依情加重处罚。
罚款由受罚人上级领导报公司财务部执行。
6、外贸人员离职必须提前一个月向经理提出,经总经理同意后填写离职申请单,若员工与公司签定合同的,则有关离、退职依照合同或有关法律规定进行。
三、业务管理制度
1、一般业务文件由业务本人拟稿,本人印制;有价值文件由业务员本人按类别归档;外来的文件由接件人负责签收,重要的文件于接件当日报送总经理处;重要的外发文件审核后发送,并由业务本人按类别归档。
公司所有图片均加密,发送前请由相关人员解密后发送.
2、所有人员应遵守公司的保密规定,不得泄露工作中接触的公司保密事项,不得随意向人报价,不得在同行前透漏产品技术、价格等信息。
3、外贸业务中所用的各类工作表格、传真格式等使用统一制定的模板。
4、办公用品只能用于办公,不得移作他用或私用。
5、所有员工杜绝浪费,努力降低办公材料消耗和办公费用。
四、邮件管理制度
1、各业务人员必须使用由公司统一分配的邮箱账号,不得使用私人邮箱与客户进行邮件往来。
暂未分配公司邮箱的统一用公司的QQ号码邮箱以便邮件的保存.
2、所有发出邮件,在发送时,标记该邮件的目的,如报价等,收取的邮件,如特别重要,必须标记目的后再次送入数据库;
五、通讯管理制度
1、在接到电话的时候必须用标准的中英文“你好,****!
”
2、如接到电话的时候负责人不在必须留下联络方式,并交与专门负责人。
3、外贸部门的国际长途的控制必须在标准以内,除特别原因必须向主管申请。
4、外贸部门可用mSn、SKYPE等网络电话免费软件为公司控制成本。
5、使用通讯工具与客户的聊天记录必须随时保存,重装系统前必须进行备份;
六、工作报告及会议制度
1、本周工作回顾,重点开发的客户以及重点跟进客户。
2、工作报告:
本周工作中发现的问题,建议,以及自身的想法、感受。
每周六17:
00前以邮件形式发到经理邮箱。
3、每周六晚上18:
30举行部门周例会,总结一周的工作内容,讨论心得,解决问题。
其它制度遵循公司规章,以上若有于公司制度相抵触的,以公司制度为准!
20XX-2-2
篇三:
外贸公司工厂外贸部门外贸业务员管理规章制度规范
外贸业务员管理
1.管理如要做到公正,公开,绝对需要员工的配合!
如果员工藏有私心,不向主管汇报客户情况甚至隐藏客户信息,导致管理者无法作出判断及相关决策。
要做到公平公正,员工之间,员工与主管之间需要互相监督。
要做到完全公开,管理者必须有实权审核及审批各种单据,并对各种单据进行存档及公共管理,以方便后来的员工查阅参考。
2.如要建立一个好的团队及竞争机制,管理者必须对业务员的薪资有一定影响。
管理者每月应对部门业务员进行各项考核,包括销售技巧,付费平台发布信息数量,免费平台广告发布的网站数量,所签订的销售合同数量,达成订单金额。
公司应针对这些考核数据给员工发放奖金,而不是仅仅与底薪挂钩,因为底薪原本相差也不大,员工积极性并不能得到很大提升。
通过考核制度发放奖金既能调动业务员工作的积极性,也能为公司赢得更多的客户及销售额。
3.关于现在划分的区域,虽然做到了区域平分,但是不可能做到完全平等。
总有区域相对好的和一般的。
完全按区域分问题在于免费平台,现在原则上是谁接到了另外一个人区域的询盘要给对方,但如果此业务员有私心不拿出来(当然现在我们有公开制
度),或者是觉得自己的努力结果给别人了不甘心,因此没有那么努力了。
这时我们需要考核制度(免费平台广告发布的网站数量)来约束。
深入一步来说,如果他继续努力在更多的平台发布更多的信息,但是还是别人区域的询盘,这时他的积极性会大大下降。
这样的情况是否可以考虑算团队业绩或者按50%比例平分业绩?
关于业务员的管理工作,如果要做到完善制度,必须严格按以下制度执行,以确保公司的利益最大化。
红色字体是我标出的特别需要注意的。
(一)日常工作
1.8:
40之前打开电脑,查收邮件,查看询价信息。
2.综合整理一天要做的事情,列出每天的六点计划,把要处理的事情分为四类:
(1)紧急;
(2)重要;(3)日常(4)临时
3.和在线的客户进行及时沟通,聊天记录要进行文档保存。
重要信息要摘
出来存入备忘录。
4.工作结束之前确认一天的工作结果,将六点计划中完成和未完成的标注
出来。
注明完成进度,如有未完成的工作,写清未完成的原因。
5.每周一上午9点部门经理给业务员开晨会,安排本周工作计划,每周五
下午三点前交本周工作总结,并于下午5点开总结会议,做工作反馈和总结。
总结内容应包括:
(1)所有在跟踪的客户名称,国家,感兴趣产品,本周进程,下周计划。
(2)总结一周内遇到的技术性问题。
(3)总结在业务上遇到的问题
6.每月对自己的订单进行总结,列明合同号,合同金额,合同数量,价格条款,交货期,目前进行状态,下一步该怎么进行,对本月签单量,款项回收情况进行总结。
7对客户进行总结,对于每一个客户的要求,对产品,单据,包装的要求作总结,进行客户评价分析。
8.对自己的整体业务进行汇总,做自我分析评价,制订半年的工作目标和计划。
(二)客户开发前期工作
1.收到询盘及报价时,要及时跟部门经理确认是否已有同事联系,如没有,及时跟踪和处理。
2.在与客户商谈过程中,有涉及到技术指标的问题,即时与部门经理或研发部门沟通,并记录该信息。
如有客户要求公司没有的证书,需要跟公司及办证机构联系,进行办理。
3.业务员在邮寄样品前,必须向客户收取样品费用,快递费或取得客户到付帐号。
不能取得样品费又不能到付,须经部门经理及总经理批准才可邮寄。
并将邮寄信息,快递单据整理存档。
确认客户收到样品后一个星期,须跟踪样品测试结果。
(三)报价及合同签定
1.收到客户询盘及报价时,原则上按报价单报价,如最终报价低于报价单,应与部门经理确认相关信息后在给客户报价,做报价单或形式发票给客户,并要求客户签字回传。
2.收到客户签字确认形式发票后,严格按照公司合同范本制作销售合同。
销售合同必须包含全部客户所需单据,需支付的订金。
需支付佣金需与客户签定佣金协议。
3.将填写完整的合同,佣金协议等递交部门经理审核,总经理审批。
4.合同盖章后,扫描发给客户确认签字。
5.如客户对销售合同有异议,合同修改后重新确认。
6.双方签字盖章后,合同签订完毕,须将签字盖章原件备案。
(四)安排生产(备货)
非常重要:
应安排专门的跟单员安排生产订单及报关发货!
(部门配备一个专门的跟单员,归部门经理管理。
不能业务员一条龙操作。
)
您或许会觉得成本会增加,但这绝对是必要的!
1.业务员在收到财务确认预付款已收到或信用证原件已收到通知后,通知跟单员在速达5000中及时制作销售订单,经部门经理签字后,安排生产。
2.业务员需要和生产部计划好生产包装,发货和单据制作的时间表。
3.业务员应每天与跟单员沟通生产状况和相关商检,保险,定船定航班情况。
4.业务员需要根据合同内容提前准备发票箱单给跟单员安排发货。
5.跟单员负责统计每天的发货记录,并公布在部门白板统计本上。
(五)发货
1.FoB条款下,客户如指定货代,及时与客户确认货代信息,如果是ciF条款,或FoB条款但由我公司负责确认货代公司,须及时联系货代,确认合适的轮班和发货时间。
2.货物报关出口后,把所有单据包括商业发票,箱单,原产地证,提单等扫描存档,并发给客户,进行确认。
(六)文件资料管理
业务人员正在处理的合同订单,以及已经完成的订单(合同,发票,箱单等),必须保留纸质复印件,并分类归档到桌面不同的文件夹中,文件夹应注明标
识已完成订单,待处理订单。
以便当事人不在场的情况下,其他人能尽快帮助处理紧急事件。
(七)电脑管理
1.电脑密码一律在部门经理,总经理处备案。
2.业务人员的电脑E盘统一设置为业务盘,部门经理,总经理有权查看。
客
户资料半年进行一次光盘刻录,进行数据备份。
(八)E盘文件管理
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