最新教程公文写作讲课大纲.docx
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最新教程公文写作讲课大纲
公文写作讲课提纲
一、公文概述
(一)公文的含义和特点
公文,全称公务文书,是指党政机关、企事业单位和社会团体在处理公务时所使用的、具有惯用体式的应用文体。
教材定义:
是指党政机关、企事业单位和社会团体在公务活动中所使用的具有法定效力和规范体式的各种书面材料。
是传达党和国家的方针政策,依法行政,发布法规和规章,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作、报告情况,交流经验的重要工具。
《国家行政机关公文处理办法》规定:
行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书。
是依法行政和进行公务活动的重要工具。
公文特点:
1.鲜明的政治性和政策性(施政、管理)
2.法定的权威性和约束力(法定效力)
3.严格的时效性(规定时间处理)
4.特定的体式(规范体式)
5.特定的作者(机关单位)
(二)作用
1.规范与准绳作用
2.领导与指导作用
3.宣传和教育作用
4.组织与协调作用
5.记载和凭证作用
(三)公文的种类
法定公文:
是指国务院自2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》所规定的13种行政公文。
中共中央办公厅1996年5月3日制发的《中国共产党机关公文处理条例》所规定的14种党的机关公文。
其余机关单位中常用的公文,都属于非法定公文:
法规文书,也叫规章文书,是用来在一定范围内规定行为规范和办事章法的应用性文体。
如条例(非党委机关发的)、规定、办法、章程、制度、守则等。
事务文书,就是各机关单位在处理公务过程中所经常使用而又不列入正式公文的文书,如计划、总结、调查报告、会议记录、简报等。
专业文书,是指由某些部门、专业人员所使用的有特定用途和格式的文书,它涉及外交、经济、军事、司法等领域。
如经济文书中的经济合同、可行性研究报告、市场预测报告等,外交文书中的声明、照会等。
行政公文:
13种它包括了命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
党的机关公文:
14种它包括了决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
教材把行政公文和党的公文进行合并,归为18种。
注意两者的异同:
行政公文中的:
命令(令)、公告、通告、议案4种是自己独有的。
党的机关公文中的:
决议、指示、公报、条例、规定5种是自己独有的。
相同的:
决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共9种。
(四)公文分类
1.行文方向
上行文:
报告、请示、意见
平行文:
议案、函、会议纪要、意见
下行文:
命令(令)、通知、通报、公告、通告、公报、决定、决议、条例、规定、指示、批复。
2.按照公文性质分类:
指挥性公文:
命令(令)、决议、决定、指示、批复、通知
知照性公文:
公告、通告、公报、通知、通报
报请性公文:
报告、请示、意见、议案
规范性公文:
条例、规定办法、细则、制度、章程、公约、守则
记录性公文:
会议纪要、会议记录
会务性公文:
开幕词、闭幕词、会议报告、演讲稿
联系性公文:
函、介绍信
书信性公文:
祝词、慰问信、感谢信、贺电
契约性公文:
合同、协议、意向书等
按照保密要求分类:
普通文件;保密文件:
绝密文件、机密文件、秘密文件
按照紧急程度分类:
特急文件、紧急文件、常规文件
二、公文格式
《国家行政机关公文格式》(GB/T9704——1999)对公文格式有明确规定。
注意:
党的机关公文格式另有规定,与行政机关公文格式不同。
(一)眉首部分
1.发文机关标识
俗称:
“红头”“版头”,由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成,用红字标识。
三种形式:
行政公文形式:
发文机关全称或规范化简称后加“文件”
党的公文形式:
发文机关名称后加圆括号标明文种
函的形式:
发文机关全称
联合行文时,主办机关名称排前,“文件”二字位于发文机关名称右侧,上下居中排布。
2.发文字号
简称文号,是发文机关按年度对公文编排顺序的代号,由发文机关代字、年份加该年发文的顺序号组成。
年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入,如〔2005〕;序号不编虚位,不加“第”字,如“26号”。
凡法定公文都要编发文字号,命令(令)、通告、议案、公报和会议纪要通常是独立编发。
发文字号标在发文机关下空两行处,居中排布。
标识签发人的上行文,发文字号移至左边顶格空一字。
公函要单独编文号,机关代字后要加“函”。
无版头的公文或编制文件汇编时,发文字号移位于标题右下方。
机关代字通常由2-5个字组成,应选用最能代表机关名称特征的字。
系统内的机关代字应统一规定,二级单位的代字要上级机关批准。
行政机关之间联合行文,只标注主办机关的发文字号;行政机关与其他机关如党、军、群等机关联合行文时,原则上应使用排列在前的机关的发文字号,也可以协商确定,但只能标注一个机关的发文字号。
机关代字的作用:
为检索和引用文件提供代号,为统计和管理公文提供依据。
3.签发人
指代表机关核准发出该文的领导人。
上报的公文需要标注签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。
所有法定公文都要办理签发程序,即签发人在发文稿纸上签名。
4.秘密等级和保密期限
需要保密的公文,都要标明其秘密程度的等级。
分别用“绝密”、“机密”、“秘密”标明。
秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
密级和期限都用三号黑体字。
5.紧急程度
是对公文送达和办理的时间要求的标识,分别用“特急”、“急件”表示;电报分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”等,字样位于眉首右上角第1行,如果同时有密级标识,则置于第2行。
6.份数序号
是将同一文件印制若干份时,依次用打码机打上的顺序编号。
凡绝密、机密公文都应标明份数序号。
标识在眉首的左上角第1行。
作用:
便于分发、清退、查找、统计和管理。
(二)主体部分
1.标题
完整的公文标题一般由三部分组成:
发文机关、事由和文种,概括这“公文标题三要素”。
如《国务院关于实行公民身份号码制度的决定》。
发文机关一般用全称,也可以用规范化简称。
标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
回行时,人名、地名、词组不能分割成两行。
2.主送机关
即应当办理该公文的机关。
应当用全称或规范化简称、统称。
下行文如果机关多,通常用统称:
“各总厂、分厂……
上行文主送机关通常是1个,如需同时送其他机关,应当用抄送形式。
不能既主送机关,同时又主送领导人。
请示、报告、意见一般不向领导人主送,除了领导人直接交代外。
更不给同时送几位领导。
主送机关较多时的标点符号使用:
依照级别大小、分类依次排列。
每类内用顿号、类与类之间用逗号。
类内平行机关称谓不同的,后一个或几个用括号括起。
证券机关末尾用冒号。
如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。
3.正文
是公文的主体部分。
正文每自然段左空2字,回行顶格。
数字、年份不能回行。
公文首页必须显示正文。
正文中引用公文,应当先引标题,后引发文字号。
引用外文,应当注明中文含义。
4.附件
附件是公文主件的附属说明部分,是补充公文主件内容的材料。
公文的附件是正文内容的组成部分,与公文正文一样具有同等效力。
附件有两类:
一是与正文具有同等执行效力的附件;二是正文中已申明仅供参考而不具有执行效力的附件。
附件的名称、序号、份数要注明在正文之尾,落款之前。
附件名称后不加标点符号。
注意:
(1)随命令发布的行政法规,或随通知下发的制度,应视为正件。
(2)随转发、批转通知一起下发的被批转、转发的文件,视同为正件的组成部分。
(3)凡在标题中已明确发布、转发、批转的文件,不必再作为附件注明。
5.印章签署
公文除会议纪要和电报形式发出外,都应当加盖印章;联合上报的文件,为简化手续和提高效率,由主办机关加盖印章即可;联合下发的公文,联合发文机关都应当加盖印章。
加盖印章应上距正文2mm~4mm,端正、居中下压成文日期,印章用红色。
印章下弧无文字时,采用下套方式,居中下压成文日期,俗称“骑年盖月”。
印章下弧有文字时,采用中套方式,印章中心线压成文日期。
单一机关制发的公文,只盖印章;两个机关联合行文,拉开成文日期,左右各空7字,主办机关在前,两个印章都压成文日期。
三个印章以上,为防止出现空白印章,落款处要签署发文机关名称。
主办机关在前,每排最多排3个印章,两端不能超过版心。
最后一排如只有1个或2个印章,均居中排布。
印章间不能相交、相切。
值得注意的是,当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的方法加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
以机关领导人名义制发的公文需要签署,多用于命令(令)。
先标明职务,后签署领导人姓名。
6.成文日期
除在正文明确规定文件生效日期的公文外,成文日期就是公文的生效日期。
确定成文日期的方法:
一个单位发的公文,以该单位领导人签发的日期为准;
联合行文的,以最后签发机关领导人签发的日期为准。
(3)会议通过的公文,其成文日期以会议通过的日期为准;(4)法规性文件,以批准日期为准;(5)电报以发出日期为准。
成文日期标注在发文机关的右下方,用汉字小写将年、月、日标全,“零”写为“○”。
成文日期的标识位置要依印章位置而定。
决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文,成文日期加括号标在标题下方居中位置。
(三)版记部分
1.主题词
主题词是一组经过规范化的词,用以表达文件所论述的具体对象和内容。
所有法定公文都要标主题词。
一份文件的标引,除类别词外,最多不超过5个主题词。
顺序:
先标引类别词,再标引类属词;标引类属词时,先标引反映内容的词,后标引反映形式的词,即最后标引公文文种。
如有两个主题,先集中对一个主题进行标引,再对第二个主题内容进行标引。
主题词可以根据公文内容,跨类别组配标引。
位置:
成文日期之下,抄送机关之上。
词与词之间用空格隔开。
2.抄送机关
指与文件有关系、需了解文件内容或除主送机关外需要执行的机关,如双重领导的机关、越级公文所越过的机关等。
抄送机关标注在主题词下方。
要用全称或规范化的简称、统称。
抄送排列顺序:
按照党、人大、政府机关及机关级别来排列,同一性质同一级别的机关之间用顿号,不同性质用不同级别的机关用逗号。
3.附注(印发、传达范围)
附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明,如“此件发至县、团级”。
《办法》规定:
对公文的注释和解释一般在公文正文中采用句内括号或句外括号的方式解决,这一点在使用附注时要加以注意。
请示应当在附注处标明联系人的姓名、电话。
位置:
成文日期的左下角,加括号标注。
4.版记
包括:
印制机关名称、印发日期、印刷份数等。
作用:
明确公文印刷质量、时限的责任归属。
5.页码
公文有一页以上的要标识页码,位置在版心边缘之下一行,数码左右各有一条4号一字线。
双面印制的公文,单页码居右,双页码居左。
页码只标识到主体部分结束的那一页。
公文用纸规格:
A4规格即:
210MM×297MM。
三、行文规则
(一)行文关系
指发文机关和受文机关之间的关系。
有4种:
1.隶属关系(上行文和下行文)
即上下级之间领导与被领导的关系。
2.指导关系(上行文和下行文)
上级业务主管部门与下级业务部门之间的关系。
3.平行关系(平行文)
同一组织系统中的同级机关或同级单位之间的关系
4.不相隶属关系(平行文)
非同一组织系统的任何机关均属不相隶属关系
(二)行文方式
1.逐级行文,即行文机关向自己的直接上级或直接下级发送公文;
2.越级行文,即行文机关越过自己的直接上级或直接下级,向非直接上级或非直接下级行文;
3.多级行文,行文机关向直接下级和非直接下级的一次性行文;
4.普发行文,行文机关向隶属机关和非隶属机关、群众一次性泛向行文。
这种行文方式一般不用写主送机关,多出现于公开发表的公文。
5.直接行文,直接向不相隶属机关制发平行公文。
6.联合行文,公文由两个或两个以上的机关联合署名发出的公文。
要求:
同级才能联合。
同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府;政府与同级党委、军队机关;政府部门与相应的党组织和军队机关;政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位都可以联合行文。
不相隶属之间的不同级别机关联合行文是比较特殊的例子。
(三)主送机关与抄送机关的行文规则
按照职权范围选择主送与抄送。
上行文,只主送一个机关,其他机关采用抄送,请示一律不向同级和下级抄送。
在主管部门职权范围内的事务,应当直接送主管部门办理,不需要上报政府。
需要抄送的机关:
1.向下级机关主送重要规定性、指导性公文,应向直接上级抄送。
2.越级行文时,应当向被越过的上级机关抄送。
3.向受双重领导的下级机关行文,应当同时给另一个上级机关抄送。
4.受双重领导的机关,向一上级机关主送公文时,应当向另一上级机关抄送。
5.公文内容涉及其他机关的职权范围,可向有关机关抄送。
6.转发直接上级机关、指导性机关的公文,一般不再抄送。
(四)政府部门与下一级政府的行文规则
政府部门之间可以相互行文,可以向下一级政府的相关业务部门行文;除以函的形式来商洽、询问和答复、审批事项外,不得向下一级政府正式行文。
(五)协商一致的规则
“部门之间对有关问题未协商一致,不得各自向下行文。
如擅自行文,上级机关应当责令纠正或撤销。
”凡行文中内容涉及其他部门的职权范围时,行文前必须由主办部门负责与有关部门就该问题进行协商,取得一致意见后方可行文,一律不得各自按照自己的意见向下行文。
协商中如果确实难以取得一致意见,应由主办部门如实列出各方理据,提出建议性意见,上报共同的上级机关,以便该上级机关进行协调或仲裁。
(六)报刊上发表的公文
经过批准公开发表的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
四、公文写作要素
(一)公文的主旨
主旨就是文中表达出来的基本观点和中心思想。
一般采用直接叙述和说明的方式来表明态度的意见。
主旨的要求:
明晰、正确、深刻、集中。
主旨的表现:
1.在标题中直接表达
2.在开头和结尾中明确主旨
3.在每一层次或每一段落的开头表达
(二)公文的结构
公文结构的层次:
1.纵式结构:
(1)按照时间推移来安排;
(2)按照事物发展演变的过程来安排;(3)按照事物的逻辑关系来安排。
2.横式结构:
(1)条款式安排;
(2)分块式安排;(3)纵横结合式安排
(三)段落安排
段落,即自然段。
层次是内容各部分的划分;段落是文面形式的划分。
一般而言,层次大于段落,一个层次可以包括几个段落。
有时一个层次也就是一个段落。
规范的段落:
一个中心一个段落。
即段落首句显现段旨。
条序分段:
章、条、款、项中,条就是一个段落,有前缀数词或序数词。
阶段性分段:
按照事物发展的阶段性特征来分段
层段合一,一个层次就是一个段落。
(四)开头与结尾
开头的原则:
把握全局,格调一致;开门见山,起句发意;文字简洁,凝炼明晰。
开头的写作方式
1.概述式,简要概述全文内容。
2.根据式,用“根据”、“依照”、“遵照”,等引领下文
3.因果式,用“由于”“鉴于”等引领
4.目的式,用“为了”“为”等引领
5.开宗明义式,开头点明全文宗旨或结论性意见,然后进行展开说明。
6.表态式,开头对转发、颁布的公文表明态度,然后再说明有关事项。
7.提问式,以设问或自问自答的方式开头。
8.慰问祝贺式,开头表示慰问祝贺
9.转发式,用“现将”引领,带出要转发、印发的文件
10.综合式,同时运用多种开头。
11.引述式,引述对方来文的标题和发文字号。
结尾方式
1.提出希望,发出号召
2.前后响应、提示主旨
3.表明意见、提出建议
4.补充说明有关问题
5.专用词语、约定俗成
6.自然收束、无结束语
(五)过渡和照应
过渡是上下文之间的衔接与转换。
有三种:
总述——分述、分述——总述;从一层意思转换到另一层意思;
由叙述到议论,由议论到叙述,倒叙转顺叙、插叙时需要过渡。
过渡的方式:
1.使用过渡段
2.使用过渡句
3.使用过渡词语:
以上、总之,综上所述等
4.使用小标题或序数过渡
照应:
是不相邻的层次、段落之间的关照和呼应。
表现方式:
1.文题照应,正文照应标题。
2.首尾照应
3.文中照应,根据内容强调的需要,可以设置多处照应。
(六)公文的材料
1.材料的种类
(1)直接材料与间接材料
直接材料,就是第一手材料;间接材料就是第二、三手取得的材料。
(2)事实材料与理论材料
事实材料是客观真实的材料;理论材料就是科学原理、定理、经典话语
(3)主要材料与将要材料
(4)概括材料与典型材料
概况材料就是概述性的综合材料;典型材料就是有代表性的材料。
2.材料的来源
(1)党的路线、方针、政策,领导人的重要讲话、意见
(2)上级机关下达的任务,以及具体要求
(3)有关部门的信息、情况
(4)本单位的各种工作资料
(5)基层单位的具体情况
(6)新闻媒体的报道导向
(7)社会的新动态、新情况
(8)个人的知识积累
3.材料的作用
(1)主旨的依据;
(2)主旨的支柱;(3)公文的砖石;(4)是写作手法发挥的前提。
4.材料的选择与使用
(1)按照主旨要求选择材料;
(2)材料必须真实可靠;(3)材料要典型;(4)材料要新颖、生动;(5)材料要适合公文文种。
(七)公文的语言
公文用词:
1.适当使用一些文言词语
2.按照国家语言标准准确使用现代汉语
3.大量使用介词短语
表对象:
“对、对于、将”;表范围:
“关于、就”;表根据:
“根据、依照、遵照等;表状态、方式:
“按照、参照、贯彻执行”;表目的:
“为、为了”;表时间:
“自、自从、到、当”等:
表原因:
“由、由于、因为”等;
4.较多使用专业术语
5.较多使用简称
6.较多使用数词
数词规范用法:
●表示增长净额:
“增加了、增长了”;
●表示增长后的总数:
“增加到、增长到
●表示减少的差额:
“减少了、下降了”:
●表示减少后的余额:
“减少到、下降到”;
●表示增加可以用倍数表示,或用百分数表示:
“增加了一倍;增长100%”;
●表示减少只能用百分数表示,不能用倍数表示:
“减少了50%;不能说减少了一倍”。
●两个百分数的差额,要用“百分点”表示:
“下降了20个百分点”。
(八)公文的句式
陈述句、
带有时态的陈述句;判断句、否定句。
祈使句
命令语气的否定祈使句;肯定的祈使句;请求性的祈使句。
省略句
省略主语、省略谓语
公文常用文言词(见教材)
(九)公文的表达方式
1.叙述
就是记人记事。
叙述方式:
顺叙;倒叙;插叙;补叙;分叙;总叙;详叙;概叙。
2.说明
解释具体事物和抽象道理、概念的表现手法。
诠释说明;分类说明;举例说明:
列举说明、典型说明;比较说明:
横比、纵比;定义说明;数表说明;分项说明;比喻说明;引用说明。
3.议论
是分析事理、判断是非、阐述见解的表现方法
(1)直接论证:
举例论证;引用论证;对比论证;因果论证;直接反驳。
(2)间接论证:
反证法;排除法;独立证明法。
公文常用的议论,一般都是夹叙夹议,点睛手法。
五、公文写作规范
(一)数字用法
1.阿拉伯数字用法
(1)正文中的年代、月、日、时用阿拉伯数码,年份就全称,不能简写、省略。
(2)记数与计量
应当使用国家法定的计量单位。
(3)数字书写的多位数和年份不能分作两行书写。
2.汉字数字用法
(1)行政公文的成文日期必须使用汉字;党的公文成文日期使用阿拉伯数字。
(2)星期几,一律使用汉字。
(3)农历和清代以前的纪年,一般用汉字
(4)结构序数的部分层次序数用汉字
(5)数字作为词素构成的词、词组、惯用语、缩略语和具有修辞色彩的词语。
3.序次号的使用
第一层:
一、二、三
第二层:
(一)
(二)(三)
第三层:
1.2.3.
第四层:
(1)
(2)(3)
原则:
可跳用,不可倒用。
(二)简称与缩写语
简称是指对专用名称的简化称谓。
发文机关,一般要求用全称,但为了简便,可以使用规范化简称。
正文中用简称:
应当先用全称,然后用简称。
缩写语,是词组短语的缩写形式。
1.选取词组中的重点词语进行缩写。
“
2.合并或取消共同的字
3.用数量词作前缀缩写“三年两修”
4.注意事项
(1)使用国际组织外文名称,应当在第一次出现时,标明准确的中文名称。
(2)内容重要的公文少用、慎用缩写。
(3)使用缩写,要符合语言习惯,不乱造简称、缩写。
(三)法定计量单位(见教材列表)
(四)修改符号(见教材列表)
(五)标点符号
标点符号有16种,即句号。
问号?
感叹号!
逗号,顿号、冒号:
分号;引号“”‘’括号()破折号——省略号……书名号《》<>着重号.连接号—~间隔号·专名号—。
前七种叫“点号”,主要表示语气、停顿;后九种叫“标号”,主要表示词语性质、作用。
书写时,凡点号都占一格,如正好赶在下行行首,就标在本行之末,要避免“排头点”。
标号里的引号、括号、书名号,分前后两部分,各占一格,前部分不放在行末,后部分不放在行首;省略号和破折号占两格居中,转行时不要分在两行。
1.引用语中的标点符号
(1)引语被组合进新的句子中,引语的原标点都不保留。
即“”。
句号放在引号外。
(2)引语前加冒号,使之成为句中的独立成分。
即句号放在引号内。
(3)直接引用话语,使之成为独立句子。
即句号、问号放在引号内。
2.标题中的标点符号
(1)标题不加书名号,在正文中引用文件标题时要加书名号。
(2)标题结尾不加标点符号
(3)标题中除引文的引号和法规、规章名称加书名号外,一般不加标点称号。
(4)使用原则:
以意思简明为原则,为准确表达,必要时才加标点符号。
3.省略号用法
(1)承句中省略,一般不使用省略号前的原标点。
(2)承句末省略,保留句末原标点符号。
(3)省略号后,除了引号外,不再使用其他标点符号。
六、公文常见语法问题
(一)成分残缺
1.主语残缺
主要是介词的使用不当,造成了言语残缺。
“经过这次讲课,对大家启发很大”。
2.谓语残缺
“一天,他在去公司的路上,突然李XX向他快步走来”。
3.宾语残缺
“他们胸怀祖国,放眼世界,大力发扬了敢想敢闯,大搞技术革新”。
(二)搭配不当
1.主谓搭配不当
“我公司首批赴北京参观的代表,均由先进工作者组成”。
“我国的石油蕴藏量是世界上最丰富的地区之一”。
2.动宾不当
“同志们对困难的学生灌注了无限的爱和辛勤的劳动”。
其余语法问题见教材。
七、法定公文写作
(一)请示
1.定义的理解
2.特点及类型
3.写作
结构:
缘由、事项、结语。
关键在于缘由的合理,事项的简明,结语体现尊重与请求批示的意愿。
4.注意事项
(1)一文一事的原则
(2)不要多头请示
(3)未经允许,不向领导个人请示
(4)不越级请示
(5)要用尊重的语气
(6)联合行文请示,主办机关主动做好协商,联合单位做好会签
教材例文分析。
(二)报告
1.定义及特点
2.类型用写作要求
3.结构:
开头、主体、结尾及写法
注意:
报告不
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