企业档案分类方案示.docx
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企业档案分类方案示
××公司档案分类方案
一、为增强XX公司档案管理,促使公司档案管理规范化、科学化、标准化,更好地为公司生产和经营发展服务,特制定安分类方案。
二、本方案依照国家《公司档案工作规范》等档案法律法例制定。
三、本方案规定了公司档案分类的原则和方法、档号表记及文件资料归档范围和保留限时表
四、档案分类原则是以本单位职能活动中形成的各样门类和载体的所有档案为对象,依照工作职能、机构职责联合档案内容和载体形式特色,进行科学分类。
五、本方案将公司所有档案分为6大门类
1、文书档案:
包含经营管理类、生产管理类、行政管理类、
党群管理类
2、科技档案:
包含项目建设类、设备仪器类、科研开发类、产品生产类
3、会计档案:
包含会计凭据类、会算帐簿类、会计报表类及其余
4、声像档案:
包含照片、录音、录像、光盘
5、实物档案:
包含奖品、纪念品、印信、礼物、字画
6、人事档案:
包含任职、离退休、死亡干部员工
详细类目名称及表记符号见下表:
1
一级类目名称
及表记符号
党
群
管
理
类
DQ
行
政
管
理
类
XZ
二级类目名称
及表记符号
党务工作01
组织工作02
宣传工作03
统战工作04
纪检工作05
工会工作06
共青团工作07
协会工作08
行政事务01
公安捍卫02
纲纪督查03
审计工作04
人事管理05
教育工作06
医疗卫生07
后勤福利08
外事工作09
2
经
营
管
理
类
JY
生
产
管
理
类
SC
经营决策01
计划工作02
统计工作03
财务管理04
物质管理05
产品销售06
公司管理07
生产调换01
质量管理02
劳动管理03
能源管理04
安全管理05
科技管理06
环境保护07
计量工作08
标准化工作09
档案和信息管理10
产品档案二级类
产品生产类
目按产品种类或型
CP
号设置
科研开发类科研档案二级类目
KY按课题设置
基本建设档案二级
项目建设类
类目按工程项目或
JS
建筑项目设置
设备仪器档案二级
设备仪器类
类目按设备种类或
SB
型号设置
3
会计
业务类
KJ
员工管理类
ZG
声像档案类
SX
实物档案类
SW
凭据01
帐簿02
报表03
其余04
干部档案01
工人档案02
离退休员工档案03
死亡员工档案04
照片ZP
录音LY
录像LX
光盘GP
奖品01
纪领品02
印信03
礼物04
字画05
4
六、文书档案整理方法及档号构造说明
文书档案依照《江西省归档文件整理规范》,联合本企
业实质,采纳年度-问题-保留限时分类方法进行分类整理。
将归档文件资料采集齐备后,分年度、按问题、分保留限时
(永远、30年、10年)分别摆列编件号。
档号由全宗号、年
度、问题代码、保留限时、件号构成,用“-”连结。
此中,保
管限时为永远、30年、10年。
比方:
X001-2006-DQ-D30-006
件号
保留限时代码(永远Y,30年D30,10年D10)
分类号(问题代码)
年度(4位数)
全宗号(4位数,无全宗号能够不填)
七、科技档案整理方法及档号构造说明
科技档案依照《科学技术档案模卷构成的一般要求》
(GB/T11822-2008)等档案法例标准整理。
档号由全宗号、
5
分类号、模卷号构成,用“-”连结。
此中,分类号上下位类目中间用“·”分开。
无全宗号的能够不写,直接填分类号、模卷号就能够了。
比方:
X001-JS1·4·2--001
模卷号
四级类目(土建)
三级类目(施工文件)
二级类目(工程项目)
一级类目(项目建设档案)
全宗号
八、会计档案整理方法及档号构造说明
会计档案分年度按会计种类进行编号。
档号由全宗号、
年度、种类代号、模卷号构成,用“-”连结。
种类代号分别为:
会计凭据为01、会计账簿为02、财务报告为03、其余为04。
比方:
X001-2006-KJ01-001
模卷号
6
种类代号
会计年度
全宗号
九、声像档案整理方法及档号构造说明
(一)照片01。
档号:
全宗号、种类代码、年度、模卷号(组号)、件号(张号)构成。
比方:
X001-ZP·2006-0001-0001
件号
模卷号
年度
照片代字
全宗号
(二)录音、录像、光盘
档号:
全宗号、种类代码、年度、件号
X001-LY·2006-001
7
件号
年度
种类代码(录音)
全宗号
十、实物档案整理方法及档号构造说明
1、摆列编号方法:
本单位实物档案依照二级类目联合
形成时间分别摆列编件号。
2、档号由全宗号、目录号、件号构成,用“-”连结。
目
录号由目录代码、种类代号、目录次序号构成,此中目录代
码为SW,种类代号为:
奖品为01、纪念品为02等等。
比方:
档号:
X001-SW01·1-001
件号(第一件)
目录号(第一本目录)
种类代号(奖品类)
大类代字(实物档案)
全宗号
假如单位实物档案较少,能够直接编一个大流水号,如
果单位实物档案好多,还能够详细细分。
十一、干部人事档案整理方法及档号构造说明
本单位干部人事档案由干部人事档案室一致管理,其编
号方法依照《干部人事档案资料采集归档规定》履行。
附:
《公司文件资料归档基本范围与保留限时表》
8
公司文件归档基本范围与保留限时表
表A.1经营管理类
序号基本范围保留限时
1经营决策
1.1
公司发展规划、经营战略决策、公司改革等文件
永远
1.2
变换经营系统、各项配套制度改革实行方案、请示与批复、总结、报告等
永远
1.3
董事会、监事会、股东会构成及改正方面的文件资料
永远
1.4
厂务公然文件
30年
9
1.5
厂长(经理)责任制、任期目标等
30年
1.6
股东大会文件
重要的
永远
一般的
10年
1.7
董事会、股东会会议记录、纪要、工作报告、申明、决定、决策、通知、
永远
名单、议程、报告、讨论经过的文件、通知、总结等
1.8
监事会会议记录、纪要、工作报告、申明决定、决策等
永远
1.9
股票、股市方面的资料
30年
1.10
盈利分派资料
永远
2生产经营计划
2.1
生产经营计划、总结、报告及计划调整等资料
30年
2.2
计划任务书或作业计划
30年
2.3
生产技术、经济指标达成状况分析
30年
3统计工作
3.1
统计工作制度、规定、方法、通知
30年
3.2
生产、技术、经济统计报表
永远
3.3
公司综合性统计报表及分析资料
30年
3.4
工业普查报表
永远
4财务管理
4.1
财务管理制度、规定、方法、通知
30年
4.2
财务管理计划、总结
10年
4.3
固定财富的新增、报废、调拨资料
30年
4.4
生产财务和成本核算
永远
4.5
税务方面的资料
永远
4.6
资本管理、会计管理的资料
永远
4.7
价钱管理规定、制度
30年
5财富管理
5.1
房产、土地方面的文件
房地产的权属证明资料
永远
房地产的租借、使用方面的合同、协议等文件
30年
5.2
对外投资项目
投资规划、决策等方面的资料
永远
投资公司的董事会、股东会资料
永远
投资公司的财务报告、盈利分派资料
永远
股权证、转让协议等股权管理方面的资料
永远
10
5.3
国有财富管理、登记、统计、核查清理、交接等文件
永远
5.4
公司的产权改动
产权改动的请示、批复方面的资料
永远
清产核资、财富评估工作的文件
永远
产权改动的协议、合同样
永远
财富办理方案、归属方面的资料
永远
因产权改动所致员工身份变化的资料
永远
5.5
多种经营管理
经营机构的工作计划、报告、总结、
30年
内部承包章程、合同、协议
30年
经济核算资料
永远
5.6
境外项目管理
境外项目的先期设计、规划、协议、合同样文件
永远
项目检查、完工查收、重要的专项报告、审批建议等
永远
工作总结、计划、业务方面积的一般来往信件
30年
6物质管理
6.1
物质分派计划、记录
10年
6.2
物质采买、保留
重要物质和生产资料的采买审批手续、保留及招标合同、协议、来往信件、
永远
总结
办公设备及用品、灵便车等的采买计划、审批手续、招招标、购买,灵便
30年
车调拨、保险、事故等一般性文件
6.3
库房管理规章制度、台帐、统计报表
30年
6.4
员工承租、购买单位住处的合同、协议有相关手续
永远
6.5
员工住处分派、销售的规定、方案、细则,员工住处状况统计、检查表、
30年
员工住处申请
7产品销售
7.1
营销组织管理、网络建设资料
30年
7.2
产品销售计划、广告宣传、总结、会议记录与纪要等
30年
7.3
销售合同、协议、信件
30年
7.4
订货会、市场分析和用户检查资料
30年
7.5
广告宣传资料
30年
7.6
售后服务资料
10年
7.7
统计报表
永远
7.8
商务合同正本及其增补件
30年
7.9
客户资信检查资料
30年
11
8合同管理
8.1
商务合同正本及其增补件
重要的
永远
一般的
30年
8.2
客户资信检查资料
重要的
30年
一般的
10年
9信用管理
9.1
公司认证、达标等活动的呈报、审批资料、合格证、资格证书等
永远
9.2
公司形象宣传、博览会文件
30年
9.3
公司获得的资质、信用方面的证书及其余奖赏
永远
9.4
公司客户资信检查资料
30年
10
知识产权管理
永远
10.1
公司表记、商标表记方面的资料
永远
10.2
专利、商标和其余知识产权方面的申报、证明及管理方面资料
永远
表A.2
生产管理类
序号
基
本范
围
保留限时
1
生产调换
1.1
生产调换工作计划、总结、报告
30年
1.2
生产作业计划的编制、履行及调换工作状况
10年
1.3
生产调换会议记录
30年
1.4
生产调换的职责、制度、规程
永远
1.5
生产活动综合分析
10年
12
2
质量管理
2.1
质量管理计划、举措、总结
10年
2.2
质量管理制度、方法、规定、条例
30年
2.3
产质量量检测、化验、试验资料
30年
2.4
质量异议办理、事故分析及办理资料,质量检查、评选资料
30年
2.5
全面质量管理工作形成的文件、
质量系统运转及管理文件、
产品创优的获
奖证书
30年
3
能源管理
3.1
能源管理的规定、计划、总结、请示、批复
30年
3.2
能源耗费定额管理资料
30年
3.3
节能工作方案、举措、总结
30年
3.4
统计报表
30年
4
安全生产
4.1
安全技术管理规定、通知、总结、会议纪要等
30年
4.2
事故报告、检查分析及办理资料
30年
4.3
安全教育活动的资料
10年
4.4
安全生产、消防方面的资料
4.5
统计报表
30年
5
科技管理
5.1
科技发展规划、计划、总结,科技工作规定等
30年
5.2
技术改革和合理化建议文件
10年
5.3
新产品开发、科技成就管理、技术引进
30年
5.4
学术论文、观察报告、专题总结
30年
5.5
统计报表
30年
6
环境保护
6.1
环境保护规划、计划、总结
30年
6.2
环境保护制度、管理方法
30年
6.3
环保检查、监测、分析资料
30年
6.4
环境污染防治举措、总结、报告
30年
6.5
统计报表
年度以上的统计报表
永远
半年、季度、月的统计报表
10年
7
计量工作
7.1
计量工作规划、计划、总结
10年
7.2
计量工作管理规定
30年
13
7.3
计量设备、仪器、用具资料及按期检查记录
10年
7.4
计量管理工作方面的资料
10年
7.5
统计报表
年度以上的统计报表
永远
半年、季度、月的统计报表
10年
8
标准化工作
8.1
标准化管理的规划、制度、方法、规定
30年
8.2
标准化管理计划、总结
30年
8.3
生产技术规范、公司技术标准、公司工作标准、公司管理标准
永远
9
档案和信息工作
9.1
档案工作计划、总结
10年
9.2
档案工作的规划、规定等
30年
9.3
档案移交清单、销毁清册
永远
9.4
档案利用、开发成就资料
30年
9.5
信息工作计划、总结
10年
9.6
信息管理工作的通知、规定等
30年
9.7
相关科技信息
30年
9.8
图书、资料工作资料
10年
9.9
统计报表
永远
表A.3
行政管理类
序
号
基
本
范
围
保留限时
1
行政事务
1.1
上司机关颁发的本公司应履行的相关文件
30年
1.2
上司领导视察本公司的题辞、指示、发言资料
重要的
永远
一般的
10年
1.3
行政工作计划、总结等
永远
14
1.4
经理办公会、行政办公会会议记录、纪要、决定等
永远
1.5
公司制发的行政决定、通知和签署的行政协议、合同
永远
1.6
工商行政管理方面的资料
30年
1.7
公司的建立、关、停、并、转及更名、启用与取消印模等方面的文件
永远
1.8
本公司文秘、机要、保密、信访、综合治理等方面的文件
重要的
30年
一般的
10年
1.9
公司编史修志方面的文件
大事记、机构沿革等
永远
工作简报、状况反应、工作信息等
30年
2
安全捍卫工作
2.1
上司机关颁发的本公司应贯彻履行的相关文件
10年
2.2
本公司安全捍卫、民兵工作的计划、总结、报告、报表等
30年
2.3
对本公司及员工在安全捍卫工作方面的赏罚资料及统计报表
30年
2.4
武装捍卫、民兵、预备役人员名单及相关机构设置、干部任免文件
30年
2.5
自然灾祸防备、交通管理方面的文件
重要的
30年
一般的
10年
2.6
重要事故检查和办理文件
永远
3
法律事务
3.1
法律事务管理与协调工作
法院裁决书、调停书等诉讼和仲裁等文件
永远
一般法律事务工作文件
30年
3.2
案件、纠葛及公证事务中结论性资料
永远
3.3
案件、纠葛及公证事务中检查过程形成的文件
30年
4
审计工作
4.1
上司机关颁发的本公司应贯彻履行的相关审计工作文件
30年
4.2
审计建议、审计报告及批复等
永远
4.3
审计工作会议记录、纪要、计划、报告、总结、检查资料、方法、一般
30年
的请示与批复等
4.4
专项审计通知、报告、批复、讨论书(结论)
、检查与证明等资料
重要的
永远
一般的
30年
4.5
下级单位报送的审计工作文件
10年
5
劳感人事与人力资源管理
15
5.1
上司机关颁发的本公司应贯彻履行的相关文件
30年
5.2
公司制定的劳感人事方面的规章制度、报告、决定等
永远
5.3
业内部机构设置、人员编制方面的相关文件资料
永远
5.4
干部员工的任免与招聘、起落、赏罚、观察、职称评聘等方面的文件
永远
永远
5.5
人事调换介绍信及存根、薪资转移证等
30年
5.6
老干部、员工离退休、停薪留职、节余人员与复转退兵人部署等相关材
永远
料
5.7
员工名册、劳感人事工作计划、总结、报表及调资方案等
永远
5.8
劳动保护、职业安全卫生、计划生育、保险的目标、政策、规定、统计报
永远
表等
5.9
员工奖赏、处罚工作形成的文件,劳动合同管理、劳动薪资和社会保险文
永远
件、医疗、工伤保险、住处公积金
5.10
劳资纠葛、仲裁方面的文件
永远
6
教育培训工作
6.1
上司机关颁发的本公司应贯彻履行的相关文件
10年
6.2
公司教育培训工作的计划、总结
30年
6.3
公司制定教育工作规章制度、请示与批复、决定等
30年
6.4
公司教育工作统计报表等
30年
6.5
本公司干部员工深造培训名单、合同样
30年
7
外事工作
7.1
宣布的通知、签署的协议、协议、备记录,重要的会商记录、纪要等
永远
7.2
出访观察、参加国际会议、招待来访等外事活动、出访审批文件
30年
7.3
出口审批手续,履行日程安排,观察报告等一般性文件
30年
表A.4党群管理类
序号基本范围保留限时
1党务工作
1.1
党员代表大会、党委(党支部)会议及其余相关会议
会议通知、报告、换届选举结果、决策、通知、纪要等
永远
发言、简报、小组会议记录
10年
1.2
党务综合性工作
工作计划、总结、重要专项活动工作报告,重要的调研资料、党务工作
永远
16
大事记
状况反应、工作简报及一般资料
10年
1.3
上司机关对于党务工作的文件
针对本公司重要问题的指示、批阅文件
永远
对本公司一般性、普发性的文件
10年
1.4
敌手下单位对于党务工作请示的批复
30年
1.5
各项规章制度、管理方法与条例等
30年
2组织工作
2.1
党员干部观察、核查、任免、政审决定等
永远
2.2
入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员名册
永远
2.3
党委(总支、支部)组织工作的规章制度
30年
2.4
党群机构设置、调整、人员编制等方面决策及通知
30年
2.5
党费进出与党组织关系介绍信及存根
30年
2.6
党员学习教育等活动形成的文件
重要的
永远
一般的
10年
2.7
党员统计年报、计划总结、组织发展计划
30年
3宣传统战工作
公司宣传统战工作报告、会议纪要、调研、计划、总结资料、各民主党
3.1
派人员名单登记、活动记录
重要的
30年
一般的
10年
3.2
单位编写的第一版物样本与定稿
重要的
永远
一般的
30年
3.3
反应本公司活动的的报刊、广播稿
30年
3.4
公司文化建设方面的文件(包含社会公益事业、慈善事业的参加、投入
的记录;赈灾、扶贫、献血、拥军优属、精神文明建设方面的文件)
重要的
30年
一般的
10年
4纪检与督查工作
4.1
纪检与督查工作的规定、决定、通知、通知、会议记录、纪要、计划、
永远
总结、请示报告及上司批复
4.2
违纪案件检查办理资料
重要案件的立案报告、检查依照、审察结论、办理建议等资料
永远
一般案件的检查办理资料
30年
17
4.3纪检与督查工作统计报表30年
5工会工作
5.1
工会工作规划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录
30年
5.2
员工代表大会及相关会议文件
会议通知、报告、换届选举结果、决策、通知、纪要等
永远
发言、简报、小组会议记录等
10年
5.3
工会会员名册
永远
5.4
- 配套讲稿:
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- 企业 档案 分类 方案