费用管理类制度N.docx
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费用管理类制度N
公司费用管理制度
第一章总则
第一条为有效的降低公司的运营成本,提高公司竞争力,加强费用的监管并明确监管人责任,严格把好费用开支关,堵塞费用开支上的漏洞,切实把不合理的费用支出压下来,特制定本制度,本制度适用于公司所有部门和门店。
第二条公司费用实行总量控制,分类管理,归口控制,适时监控的分类分部门的条块管理模式。
这里的费用是一个管理概念,指公司除商品采购成本以外的所有费用。
第三条各级费用管理的责任承担者,都必须做到责任内容清楚,职权范围明确,考核奖惩分明,贯彻责、权、利三结合。
第三条费用管理责任承担者对所承担的经济责任,要具备下列三项条件:
能了解所分管费用指标的要求和资料来源;能了解所分管费用指标的实际执行情况和计算依据;能调节、控制所监管费用指标的耗费数。
第二章费用报销基本要求及原则
第四条报销费用必须以合理、合法、真实的凭证为依据,原始发票不得臆造、涂改,不得伪造发票。
第五条发生的费用必须按规定分类填写公司统一的报销单据,不得随意填写。
第六条各种原始凭证必须大小写一致,不得涂改,并注明附件张数和所属部门和职务,内容和项目必须齐全。
第七条原始凭证必须按公司规定的程序进行审核、签字,相关手续必须完备。
第八条费用审核会计岗和出纳岗人员要严格遵守费用报销制度,认真审核各种凭证,对不合法的原始票据应拒绝报销,检查封面金额与所附单据是否相符,并要承担责任,凡不符合规范报支的,按报支额的10%处以罚款。
第九条各种原始凭证由所属费用项目的相关配合部门审核并呈报审批,门店费用一律由门店店长初审,并签字后方可呈报总部相关部门审批,否则总部不予审批。
第十条各种当月发生费用报销事项,必须在每月15日、30日前,分次送呈总经理(董事长)审批,总经理(董事长)应及时审批,防止造成费用集中或逾期入帐现象。
第十一条计划财务部应加强各项费用凭证的审核工作,对不符合公司制度的、及越权审批的费用和支出一律不得报支。
凡在审计中发现,将对相关财务审核人员进行处罚,并按报支金额的10%处以罚款。
第十二条对于手续或填写不符要求的一律退回修改、补全手续、重填凭证;对于不得报支的费用项目,一律退回拒付;对于超期申报的费用,根椐相关规定进行报支。
第十三条费用申请原则。
必须事先申请,根椐权限经总经理或董事长审批后方可使用,未经审批的一律不得报支,如有特殊原因,必须事先电话请示。
凡招待本公司职工的费用,原则上不得报支,如有特殊原因必须经申请审批后使用。
第十四条费用及时报支入帐原则。
为保证财务核算的正确性、及时性,费用报支原则上当月费用当月报支,因出差等原因,超出报支日期的应写明情况,否则按下列标准:
(一)费用发生后,15天内按照费用全额报销。
(二)费用发生后,22天内按照费用全额80%报销。
(三)费用发生后,30天内按照费用全额60%报销。
(四)费用发生后,37天内按照费用全额40%报销。
(五)费用发生后,45天内按照费用全额20%报销。
(六)费用发生45天后,全额不得报销。
第十五条当月25日前费用一律在当月30日前报支,凡存在逾期费用全额入帐的,财务人员承担补交或追回不应予以报销的部分。
第十六条预申报原则:
各职能部门和门店对数额较大或由于特殊原因而未支付的当月费用,应由各店长将详细清单在每月25日前交财务部备案,计划财务部据此作为费用预提,对未在财务部备案的费用,计划财务部有权拒付。
第三章费用开支计划及监管责任
第十七条各职能部门、各门店必须在每月25日前,根据下月工作计划制定本部门费用开支预算,由财务部汇总备案,经总经理(董事长)审批,即为公司当月的费用开支预算,并下达各部门费用开支指标。
第十八条公司对各种费用分类管理,并根据费用特性和公司实际情况进行定额和定率管理,各级责任人员对管理权限内的费用负有监管责任,并同绩效考核挂钩。
第十九条公司费用开支预算留有弹性,并根据实施情况调整。
第三十条审批权限及程序:
凡公司费用开支预算内审批规定:
(一)费用由当事人或费用发生部门申请;并确保真实性、合理性。
(二)部门经理或门店店长审查确认;并确保真实性、合理性。
(三)计划财务部门审核审批流程的完整性、是否超预算等。
(四)对大额支出及公司预算外开支,一律报董事长(执行董事)审批。
(五)出纳人员检查单据的完整性和合法性,之后才能付款。
第四章人工费管理
第三十一条人工费用包括所有人员基本工资、津贴、奖金、绩效工资、劳动保护、职工保险费等支出。
第三十二条人力资源部门确定各岗位的工资标准,对各部门、各门店进行定编定岗,对各部门、各门店基本工资、津贴、奖金、绩效工资、劳动保护、职工保险费进行总规定,即不能超过所定数额,超过定额的需说明理由,并向总经理(董事长)申报批准后方可发放。
第三十三条各部门根椐总部奖金、绩效发放标准及考核规定,人力资源部制定审核各部门奖金、绩效分配方案,由总经理审批并存档。
奖金、绩效工资政策应能结合销售额、毛利率或毛利额等实行浮动性总额控制;劳动保护、职工保险费依据相关法律法规实行总额控制。
第三十四条各门店店长对本店人工费用负第一责任;运营部对各门店发生的人工费负有总额控制责任;公司各职能部门负责人对本部门人工费用负第一责任,人力资源对各部门人工费用负有总额控制责任;总经理对公司全部人工费用负有总额控制责任。
负第一责任人员应在工资表、奖金发放表等人工费用支出表上签字确认。
第三十五条财务部门编制工资表、奖金发放表等人工费用报表时应严格按部门编制且格式统一,准确计算出各经营实体真实的人工费用。
计划财务部对格式的统一性负责,计划财务部对金额的正确性负责,并负责准确计算个人所得税。
计划财务部负责人应审核各核算单位人工费用是否超出计划标准,并及时上报总经理或董事长。
第五章物流费用管理
第三十六条物流费用内容:
指门店之间的商品调拨费用和配送费用等,包括:
司机人工费用、送货车辆的通行费、停车费、燃料费、运杂费用等。
第三十七条物流保管费用:
包括外仓租金、内仓租金、仓库人工费用以及其他有关仓储支出等。
第三十八条由于物流费用受销售情况影响较大,公司对物流费用依据销售变化情况实行定率管理,物流服务部负责管理所属物流费用,应提高效率,有效降低物流费用,物流服务部负责人对所属各类物流费用发生负有第一责任,物流服务部是物流的综合管理部门,负责整个公司物流开发和资源整合。
总经理应对所有发生的物流费用负有最终监管责任。
第三十九条自有车辆按照物流管理中心的规定进行规范管理,对购买的燃料财务上必须进行列帐处理,并根据每月实际耗用数进行核消;购燃料必须开具增值税发票,并按规定进行抵扣。
第四十条公司外借仓库的租赁合同,必须经物流服务部负责人申请,董事长审批,报计划财务部备案后实施。
第四十一条物流服务部对车辆的管理必须符合公共事务部的车辆管理要求。
第四十二条物流服务部在掌握车辆维护、用车、油耗情况基础上,制定当月车辆费用开支计划。
第四十三条油费报销,需由驾驶员在发票背面注明行车起讫路程,由车辆管理人员根据里程表、耗油标准、加油时间、数量、用车记录复核,经物流服务部负责人签字验核。
第四十四条对车辆实施中大维修前须提出书面报告,说明原因和预计费用,报销时在发票上列明详细费用清单,由物流服务部根据车辆维修情况复核,经物流服务部负责人签字验核。
第四十五条驾驶员行车补助在工资中列支发放。
第六章广告费用管理
第四十六条广告费用内容:
包括各类媒体广告、宣传性支出,展台支出等,以及应向厂方可收部分的收入。
第四十七条营业管理部或策划设计部根据批准年度销售计划制定公司年度广告收支计划和成本预算,经总经理(董事长)审批后交计划财务部备案。
第四十八条营业管理部或策划设计部根据经审核批准的年度支出计划和成本预算,筹划传播途径,分解广告费用并报总经理(董事长)审批。
第四十九条营业管理部或策划设计部根据年度广告收支计划,制订每月广告收支计划,由总经理或董事长审批,交计划财务部备案(广告回收计划必须详细到供应商、品类交计划财务部挂应收,应收广告费必须得到供应商确认)。
第五十条广告费的回收由营业管理部或策划设计部相关人员负直接责任。
第五十一条计划财务部凭广告成本预算和应收计划进行支付,没有应收计划、超出预算和应收未完成的,计划财务部有权停止付款。
第七章租赁费用管理
第五十二条租赁费,仅指营业场地租赁费,各门店租赁支出和各供应商租赁摊位以及店面转租、展示厅等租赁收入,不包括仓库租赁费、办公租金。
第五十三条市场发展部根据公司发展需要负责门店的开发工作,包括选址、租赁费的谈判工作等;公共服务部负责审核合同条款的严谨性、合法性;租赁办公场所和卖场经营用地租赁合同,店面转租、设立展示厅等合同和协议,必须公共服务部审核,总经理(董事长)审批。
租赁合同最终由总经理(董事长)签订。
第五十四条合同签定后原件必须交公共服务部统一管理,并交计划财务部备案。
第五十五条合同签订后,租赁费的支出由公共服务部按合同负责支出审核;对于无合同的,一律退回。
计划财务部承担复审工作,对于不符合同要求的一律拒付。
第八章办公费用管理
第五十六条办公费用包括水电费、固定电话费、网络费用,软件使用费、办公租金、办公用品、其他行政办公费等。
第五十七条公司对办公费用原则上实行预算责任包干制,公司各门店店长和职能部门经理对本店或本部门发生的办公费负第一责任,公共服务部对公司发生的办公费用负有监管和控制责任。
第五十八条水电费。
由公共服务部根据门店面积、季节变化制定各部门的控制标准,对于超过标准的,由该部门自行分解承担。
标准的调整由部门提出申请,公共服务部最终审批。
水电费必须开具增值税发票,供财务作为抵扣入帐。
第五十九条固定电话费、网络费用、软件使用费。
由公共服务部制订使用标准,原则上与门店大小、销售直接挂钩;对于超过标准的,由该部门自行分解承担。
标准的调整由部门提出申请,公共服务部最终审批。
第六十条移动电话费。
原则上公司不再承担职员移动电话费用(特殊情况经总经理审批)。
第六十一条办公租金。
公共服务部根据公司发展需要负责办公场所选址、租赁费的谈判工作等;并负责审核租金的合理性、合同条款的严谨性、合法性;租赁合同最终由董事长签定。
合同签定后原件必须交公共服务部,公司计划财务部备案。
第六十二条办公用品。
实行包干制,各门店店长、对本店发生的办公费负责,营业管理部对各门店发生的办公费用负有监管责任;职能部门对本部门发生的办公费负责,营业管理部对各职能部门用负有监管责任,并对公司发生的办公费用负有总体监管和控制责任。
第六十三条按公司报支标准报支,各单位每月应对超出预算外所有办公费用应上报公共服务部,由公共服务部经理签字,并报总经理(董事长)确定是否报销并负责处罚。
第九章差旅费用管理
第六十四条差旅费用内容:
差旅费包括行政生活车辆耗油费、过路过桥费、停车费、年检费、养路费;员工因公出差发生的乘车费、住宿费、船票、机票和市外补贴;因工作需要租借房屋的租金及相关费用;外派人员补贴;行政车辆费用;经理级以上自购车辆补贴等。
第六十五条出差费用中出租车费应严格控制,车费、住宿费、出差补贴、外派补贴、乘坐标准、宿舍租借费具体标准按公司《商务差旅报销管理办法》细则规定报支。
第六十六条行政车辆使用费报销:
车辆使用费包括汽油费、维修费、路桥费、泊车费、驾驶员补贴。
公共服务部在掌握车辆维护、用车、油耗情况基础上,制定当月车辆费用开支计划。
(一)油费报销:
需由驾驶员在发票背面注明行车起始路程,由经公共服务部根据里程表、耗油标准、加油时间、数量、用车记录复核,经公共服务部经理签字验核。
(二)维修费:
车辆维修前须提出书面报告,说明原因和预计费用,报销时在发票上列明详细费用清单,由行政部根据车辆维修情况复核,经公共服务部经理签字验核。
(三)驾驶员出车补助在工资中列支发放。
(四)部门负责人、总经理对各单位发生的差旅费用负责。
第十章商务招待费用管理
第六十七条招待费用内容:
招待费包括因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送商品、外协商品补贴、应酬招待开支等。
第六十八条各部门因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送存货、外协商品补贴等应事先申请并得到批准。
原则上不允许先斩后奏,因特殊原因无法事先办理的,事后须及时报告。
参与招待活动的人员中,以最高级别的人员为报销申请人,不得指定下级人员提出申请并自已审批报销。
第六十九条应酬招待开支报销应根据公司对外接待办法文件中规定标准办理;请客应酬一般在公司定点酒店、宾馆进行。
第七十条各单位超出预算外的招待费用应上报经公共服务部经理审核后报总经理或董事长批准。
第十一章保险费用管理
第七十一条保险费用内容:
保险费包括对总部各部门、各门店财产等投保而交纳的各项保费;员工投保而交纳的各项保费不在此列中(人力资源管理中列支)。
第七十二条公共服务部应制定财产保险计划和预算,总经办相关责任人员审核,并报董事长审批。
第七十三条公司公共服务部对于投保财产的位置转移或内容更改等进行适时统计汇总,及时通知保险公司变更补充保险合同,避免因合同不符造成对公司的不利和损失。
第七十四条公共服务部负责保险费的监控管理,并制定公司保险费管理制度,当出现索赔事项时,及时向保险公司索赔,把损失降到最低。
第七十五条公共服务部应监督催收返还保险款,收回后交财务部门入帐。
第十二章修理费用管理
第七十六条修理费用内容:
修理费用包括车辆的维修保养、以及电脑、传真、复印机以及办公电器等各类财产的维修以及购置的修理配件。
第七十七条公司运输车辆的维修保养由物流服务部负责,制定月度维修保养计划和费用预算,报公共服务部审批;计划内日常维修费用由总经理审批。
第七十八条总部财产(包括行政车和其他财产物资)由总部公共服务部负责,制定月度维修保养计划和费用预算,报总经理审批。
第七十九条因个人使用不当造成财产损坏需修理的,由个人自行修理,公司不垫支修理费。
第八十条对于资产的大修理或大额保养,上述负责部门需提前申请,说明原因和预计费用,获得批准后方可实施。
第八十一条财产维修应获取增值税发票,供财务作为抵扣入帐。
第十三章房屋装修装饰费用管理
第八十二条房屋装修装饰费用内容:
是指用于经营、商品保管、办公等自有及租借房屋的日常装修装饰支出等。
第八十三条房屋装修必须事先提出申请,注明费用预算,经行政职能部门、董事长审批同意后方可实施。
第八十四条公司办公场所及门店经营场所、仓库的装修费用必须将申请报总部公共服务部汇总、董事长审批后,在核定预算费用内列支;申请及编制预算的负责部门分别为:
门店等经营场所由营业管理部负责,仓库由物流服务部负责,办公场所由公共服务部负责;各职能部门负责相应职能部门的装修申请、预算的复核工作,公共服务部部审核、董事长审批的审批流程。
第八十五条门店装修装饰费用报销,在预算费用内支出由公司公共服务部初核,计划财务部按预算复核,总经理审批;超出预算外装修费用交总经理审核,报董事长审批。
第八十六条总部办公场所装修费用由总部公共服务部负责提出申请、编制预算。
不管是否超出预算,装修费用报销由总部公共服务部审核,报董事长审批。
第八十条、房屋装修一般由公共服务部安排发包、施工、验收、核价、结算、付款等各项工作。
各申请部门对完工房屋进行复检、审价等监督工作。
第十四章税金和财务咨询管理费用的管理
第八十七条费用内容:
税金和财务费用主要包括工商年检费、各项税金缴纳、报表审计、税务财务等咨询费用、聘请会计师事务所进行查帐、验资、资产评估、清帐发生的费用、银行利息费用等。
第八十八条公司计划财务部对税金和财务费用进行统一筹划和监管。
第八十九条对于公司发生的非经常性费用,包括报表审计、资产评估、税务财务等咨询费用,使用前必须用书面申请,经财务总审核,董事长审批后支付。
银行借款、银票手续费、质押费用及其它银行手续费按银行收费标准支付。
第十五章其他费用管理
第九十条工会经费是指所属工会组织各种活动费用、疗养、所发放的奖品、生日蛋糕、工会探望职工的费用和补助等。
工会费用使用计划必须上报总经办进行审批,2000元以上均需董事长审批,并在计划内进行使用。
第九十一条教育经费是指用于职工培训费用、购买教材、参考资料等费用。
外训人员需公司总经理审批,到总部人力资源部办理手续并备案,购买相关参考资料(含录象、录音、光盘等)等必须由人力资源部进行登记后,方可报支,对职工参加相关培训必须签订服务期限合同,未签订的一律不得报支。
第九十二条福利基金是指用于职工福利性支出,包括给予员工进行商业性保险支出等。
第九十三条财产盘盈亏是指公司各项财产的报损、报溢金额(不包括非正常损失)。
发生财产盘盈亏部门应及时上报,所有财产盈亏最终处理需报总部公共服务部、董事长核准,但商品盘亏等属个人责任的应由本人负责,不得作为费用列支。
修理费用、商品盘亏等属个人责任的应由本人负责,不得作为费用列支。
第九十四条向工商、统计、消防、药监、咨询公司等开展咨询业务的费用,应由相关责任部门申请后,由总经理审核后报董事长审批。
第十六章费用管理责任
第九十五条公司为贯彻全面费用管理,加强费用的监管并明确监管人责任,必须在公司董事长领导下,按分工职责建立费用管理责任制。
第九十六条经办人(出差人、申请人):
必须如实填报各项报支凭证和申请上规定的项目,并对所报支的内容的真实性负责,并签名。
第九十七条证明人(部门主管):
对所报支内容的真实性进行复核,必须实事求是进行证明,并签字证明。
第九十八条门店店长:
对本店报支凭证的合法性进行初审和真实性审定,并进行签名;负责本店费用预算的申请、报批和控制执行。
第九十九条部门经理:
对本部门人员所有费用内容发生的合理性审核和对本部门所有
费用进行控制和监管,负责本部门费用预算的申请、报批和控制执行。
第一百条各职能部门:
对所属职能内支出进行审批,对计划和规定负责,并签署审批意见。
第一百零一条计划财务部经理:
对公司的所有费用支出平衡性负责,进行计划性、合法性和制度执行进行审核。
负责对超出预算额度或总部有关职能部门规定的额度范围外的,向总经理或董事长进行申报。
第一百零二条财务总监(财务管理):
对公司整个计划执行情况和支出性项目进行整体平衡负责审核。
第一百零三条出纳人员:
对所有费用报销单据的真实性、合法性做最终的审核。
第一百零四条公司总经理:
对公司在经营过程中所有费用预算的控制和审批。
第一百零五条董事长:
对董事会所授权的公司费用支出进行总体控制;公司副总以上人员的费用支出。
第十七章附则
第一百零六条本规定由公司计划财务部负责解释和修订。
第一百零七条本制度经总经理批准后予以公布实施,之前下发文件与本制度有抵触的,以本制度为准。
第一百零八条本制度自2017年7月1日起正式执行。
附件:
1.《领款单》
2.《费用报销单》
3.《借款单》
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