采购业务操作手册.docx
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采购业务操作手册.docx
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采购业务操作手册
欧玛(中国)汽车部件有限公司
ERP系统采购业务操作手册
建立日期:
2010-06-29
修改日期:
2010-06-29
文控编号:
XXYYMMDDXX_(PMP项目号)_02(阶段序号)_XX(流水号)
客户项目经理:
日期:
用友项目经理:
日期:
目录
业务整体流程3
采购请购单录入4
采购请购单审批流程5
采购订单录入8
采购订单审批流程11
采购入库单录入14
采购发票录入16
业务整体流程
《采购管理》是用友ERP-U8供应链的重要产品,《采购管理》帮助您对采购业务的全部流程进行管理,提供请购、订货、入库、开票、采购结算的完整采购流程。
登录系统
采购请购单录入
进入相应的功能点,如进入采购请购单节点
业务工作——供应链——采购管理——请购——请购单
点击【增加】,新增采购请购单,录入完毕,点击【保存】,【提交】,提交后次采购请购单才会进入审批流,供领导审批。
采购请购单审批流程
采购请购单设置为二级审批,一级为请购人员所在部门的部门领导审批,二级为郭总审批
以部门领导身法登录,进行审批
部门领导登录系统时会显示未审批的一些单据,双击打开提示,即可进行审批操作。
如果不同意,可以点击【重新提交】,系统会将此采购请购单反馈给请购人员,请购人员可对此单据进行修改或删除操作,修改后可重新提交。
如果同意,可以点击【审核】,审核后此请购单进入二级审批环节。
点击【审核】后,下方会出现审批视图,点击【同意】即可。
此时完成一级审批任务。
下面以郭总身份登录,进行二级审批操作。
在系统界面会提示尚未进行审批的任务。
双击即可进行操作。
操作同一级审批。
领导审批完成后,采购部门人员可以将此采购请购单生成采购合同。
现在以采购人员的身份登录,进行采购合同的操作,在系统界面可以查看一些审批结果。
可删除一些过时的消息,以提高工作效率。
采购订单录入
系统显示0000000013号请购单以审批通过,可将此请购单生成一个采购订单。
进入采购订单录入界面,点击【增加】按钮新增一个采购订单
点击【增加】按钮,进行采购订单的新增,点击【生单】右侧的黑色三角,选择【请购单】,通过拷贝对应的采购请购单生成采购订单。
在采购请购单的过滤界面可输入一定的过滤条件,过滤出指定的单据,以提高工作效率。
在要选择的采购请购单前面双击打上【Y】标志,点击【确定】即可。
完善基本信息后,点击【保存】、【提交】后,此张采购订单随即进入审批流,等待领导审批。
如果采购订单已提交,领导为审批,想修改采购订单,可点击【撤销】按钮,
采购订单审批流程
采购订单提交后续由部门经理和财务部审批方可生效。
以部门经理身份登录进行一级审批。
系统会提示已经提交但还没有进行审批的采购订单。
可双击进行审批或退回操作。
如果同意可点击【审核】,完成一级审批,如果不同意,可点击【弃审】
以采购部人员身份登录进行二级审批。
系统会提示已经通过一级审批但还没有进行二级审批的采购订单。
可双击进行审批或退回操作。
采购入库单录入
采购部门签订的采购订单到货时由仓库管理人员办理入库手续,填制相应的采购入库单。
采购入库单是通过拷贝相应的采购订单生成,打开采购入库单后点击【生单】右侧的黑色三角,选择【采购订单(蓝字)】,过滤相应的采购订单。
在采购订单的过滤界面可输入一定的过滤条件,过滤出指定的单据,以提高工作效率。
在过滤结果内选择相应的采购订单,
系统自动将采购订单的【供货单位】、【部门】、【存货】等基本信息带入采购入库单里,在此补充录入仓库,确保无误后点击【保存】、【审核】即可。
采购发票录入
收到供应商提供采购发票时,需将其录入系统,与相应的采购入库单进行采购结算。
注:
采购结算也称采购报账,是指采购核算人员根据采购发票、采购入库单核算采购入库成本;采购结算的结果是采购结算单,它是记载采购入库单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表。
点击【增加】按钮,进行采购发票的新增操作。
采购发票提供拷贝采购入库单生成功能、现付功能、结算等功能。
点击【增加】,然后点击【生单】右侧的黑色三角,选择【入库单】,进入采购入库单的选择界面
在采购入库单的过滤界面可输入一定的过滤条件,过滤出指定的单据,以提高工作效率。
在需要选择的采购入库单左侧双击,标上【Y】标志,点击【确定】即可。
系统会自动将采购入库单的基本信息如供货单位、存货档案、数量、单价等自动带入采购发票内,根据纸质采购发票修改数量、单价、税额等信息,确保无误后点击【保存】。
保存完毕的采购发票如发生现结业务,可点击【现付】,进行现付操作。
无现结业务或现结完毕后可进行【结算】操作。
现付操作需在结算前进行,结算后将不允许进行现付操作。
采购发票结算完毕后会自动标记上【已结算】标志。
点击【结算】后系统自动生成一个结算单。
如果此采购发票已经结算,想进行修改或删除操作,需删除相应的结算单,才可以进行。
路径为:
业务工作——供应链——采购管理——采购结算——结算单列表
双击打开结算单列表,
在过滤界面可输入一定的过滤条件,过滤出指定的单据,以提高工作效率。
通过入库单号或发票号定位到具体的结算单,找到具体的结算单后可双击打开,
双击打开后进行再次确认,如果是这张结算单,可点击【删除】按钮删除此张结算单,删除后对应的采购发票上的【已结算】标志会自动除去,此时就可对采购发票进行修改,如果对应的采购发票做过现付操作,还需取消现付才可对采购发票进行修改。
对于采购发票结算后生成的采购结算单的查询操作,可通过【关联单据】进行快速查询,方法是:
点击【关联单据】,系统自动跳出查询对话框,点击打开【采购管理】前面的【+】,选择【采购结算单】,【确定】即可。
点击【确定】后系统会显示对应的采购结算单,
双击打开此条记录,点击【删除】即可。
在合同的过滤界面可输入一定的过滤条件,过滤出指定的单据,以提高工作效率。
签字确认
用户方:
欧玛(中国)汽车部件有限公司
实施方:
用友软件股份有限公司新乡分公司
客户项目经理:
用友项目经理:
时间:
2010年06月29日
时间:
2010年06月29日
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