公司保密工作规定范文.doc
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公司保密工作规定范文.doc
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保密工作规定
1 总则
1.1 为了规范公司各单位及其员工涉密行为,做好保密工作,保护信息的安全,防止失、泄密事件的发生,现根据《集团保密工作规定》(集团办〔2011〕985号)的有关规定,特制订本规定。
1.2 本规定所指“保密”是指保守秘密;“保密工作”是指各单位围绕保护好国家和单位秘密而进行的组织、管理、协调、服务等职能活动,通过法律手段、行政手段、技术手段和必要的经济手段,来约束和规范组织和个人的涉密行为,使他们的行为能够符合保密要求。
1.3 保密工作实行积极防范、突出重点、依法管理的方针,既确保秘密安全,又便利信息资源合理利用。
1.4 保密范围控制原则:
在不影响开展工作的前提下,对秘密的知晓范围执行压缩控制的原则,员工只在管辖范围内根据工作需要知晓相关的秘密。
1.5 本规定适用范围:
公司各单位。
2 保密工作体制
2.1 公司保密工作依据“业务工作谁主管,保密工作谁负责”的原则,全面实行保密工作领导负责制。
各级领导在职责范围内均承担相应的保密工作责任。
2.2 各成员企业第一负责人负责本企业保密工作;各企业各部门负责人(正职或其指定领导)负责本部门的保密工作;保密工作人人有责,各企业所有员工应保守秘密并互相监督。
2.3 各单位需与要害部门、部位签订《保密要害部门、部位负责人保密责任书》(详见附件1),切实落实保密责任。
3 保密范围
3.1 本规定所针对的秘密事项为企业秘密。
3.2 企业秘密是指关系到企业的合法权益,经企业确定并采取一定的保密措施,在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
包括:
3.2.1 重要经营决策、措施和参与市场竞争的策略以及对重大问题的处理意见。
3.2.2 重大项目信息、重要商务渠道。
3.2.3 企业重组项目、企业资本运作等相关信息。
3.2.4 项目对外招标计划、标底和对外投标报价的标底方案以及内部协调的具体措施。
3.2.5 对外商务谈判的内部方案、价格底盘。
3.2.6 特殊商贸协议、经济合同,涉及敏感事项的请示、汇报、批复文件。
3.2.7 大宗物资设备采购计划、价格底线。
3.2.8 尚未公布的财务预决算资料,涉及敏感事项的会计凭证。
3.2.9 企业确定的其他涉及企业合法权益需要保密的事项[详见《集团秘密文件管理规定》(集团办〔2009〕296号)关于秘密等级分类表等有关规定]。
3.3 使用、保管和引用上级主管部门下发的带有密级的文件资料,按其标明的密级严格执行。
3.4 凡载有秘密的文件、资料和其他物品,均应确定并标明密级和保密期限。
4 密级、定密、密级调整、保密期限和解密
4.1 密级
4.1.1 秘密的密级分为“绝密”、“机密”和“秘密”三级。
4.1.2 绝密级企业秘密是最重要的企业秘密,泄露会使企业安全和利益遭受特别严重的损害;机密级企业秘密是重要的企业秘密,泄露会使企业安全和利益遭受严重的损害;秘密级企业秘密是一般的企业秘密,泄露会使企业安全和利益遭受损害。
4.2 定密和密级调整
4.2.1 定密就是企业依照规定的程序,对本企业公务活动中产生的秘密事项及时准确地确定其密级、保密期限、知悉范围,并对秘密的载体作出标识。
4.2.2 企业在日常工作中涉及和产生的秘密事项,由该事项的承办人(拟稿人)提出密级、保密期限、知悉范围或变更、解除的具体意见,在发文稿纸、呈批单或审批单上标明。
以部门名义行文的,由部门领导批准确定;以企业名义行文或需报企业领导批示的,由本部门领导审核后,报企业领导批准确定。
4.2.3 密级和保密期限一经确定和调整,须在有关载体上做出规范化的标识。
4.3 保密期限
4.3.1 秘密的保密期限,应当根据事项的性质和特点,按照维护国家和企业安全和利益的需要,限定在必要的期限内;不能确定期限的,应当确定解密的条件。
4.3.2 秘密的保密期限,除另有规定外,绝密级不超过30年,机密级不超过20年,秘密级不超过10年。
保密期限应当根据工作需要,酌情确定。
4.4 解密
4.4.1 保密期限内的秘密事项,如解密,需呈报公文,经风控部门审核并最终呈报至公司首席执行官审批后方可实施,重大事项需呈报至董事长审批。
保密期限内的秘密事项,有下列情形之一的,方可由确定密级的单位及时解密:
4.4.1.1该事项公开后无损于企业的安全和利益。
4.4.1.2从全局衡量,公开后对企业更为有利。
4.4.2 工作过程中确定需要保密的事项,根据工作需要决定公开的,正式公布时即视为解密。
4.4.3 秘密的保密期限已满的,自行解密。
5 保密守则
5.1 不该说的秘密绝对不说。
5.2 不该问的秘密绝对不问。
5.3 不该看的秘密绝对不看。
5.4 不该记录的秘密绝对不记录。
5.5 不在非保密本上记录秘密。
5.6 不在私人通信中涉及秘密。
5.7 不在公共场所和无关人员中谈论秘密。
5.8 不在不利于保密的地方存放秘密文件、资料和实物。
5.9 不在普通电话、明码电报、普通邮政传达或传递保密信息。
5.10 不携带秘密文件、材料和物品参观、游览、探亲访友和出入公共场所。
6 秘密文件(信息)管理
6.1.秘密文件起草
6.1.1. 起草人不得与无关人员谈及文件的内容。
6.1.2 起草、修改、校对和打印时,不得有无关人员在旁边观看,应在保密的环境中进行。
6.1.3 保存秘密文件的计算机应设置开机密码,人暂时离开计算机时要设置屏幕保护和打开屏保密码,暂存的绝密级文件应设置文件打开密码(Microsoftofficeword2003设置方法:
文件打开状态→工具→选项→安全性→在“打开文件时的密码”栏中输入密码→确定)。
6.1.4 绝密级文件的起草不得在共享的计算机上进行,办公计算机中的绝密级文件应在使用完毕后及时删除。
6.2 秘密文件报批
6.2.1 绝密级文件,一般以纸质方式呈报,原则上不通过集团公文流转系统呈报,特殊情况经有关领导同意后方可通过公文流转系统呈报;机密级文件和秘密级文件可通过纸质方式呈报,也可通过公文流转系统呈报。
6.2.2 秘密文件通过纸质呈报时的保密要求:
6.2.2.1 秘密文件必须指定专人按呈报范围传递,其他人员不得代替。
6.2.2.2 传递时须使用信封密封并标注秘密等级或加盖秘密等级印章。
6.2.2.3 在信封封面上以箭头形式写明文件需经过的整个审批节点,每经过一个审批节点由审批者在信封封面相应处圈阅表示批过。
6.2.2.4 传递过程中须在特定的文件登记本上实行登记签收制。
6.2.2.5 绝密级文件在传递的过程中不得使用普通传真机、电话、短信等任何通讯工具。
6.2.3 秘密文件通过公文流转呈报时的保密要求:
6.2.3.1 以公文流转系统呈报秘密文件时,必须选择密级后呈报,严禁以默认“普通”的方式呈报。
6.2.3.2 秘密文件在公文流转中要求“点对点”直接提交,不经过文秘中转,并尽量减少审批节点。
6.2.3.3 秘密文件在公文流转系统中审批结束后,由企业机要秘书负责结束公文。
6.2.3.4 公文审批结束时,系统将自动把审批件分发给原始呈报人。
原始呈报人可根据实际工作需要对机密级文件和秘密级文件再次分发,在此过程中系统会提示“此为密件,是否分发”字样。
绝密级文件原则上不分发。
6.2.4 秘密文件在报批过程中一律不得复印、复制。
领导在审批完公文流转呈报的公文时,应及时将临时修改保存的秘密电子文件从计算机中彻底删除。
6.3 秘密文件制发
6.3.1 秘密文件制发部门应根据文件内容、秘密程度和工作需要,确定适当的印发份数、发送范围和阅读权限。
6.3.2 秘密文件必须严格按照批准份数打印或由具备保密条件的印刷单位印制,绝密级文件应指定专人负责印制。
6.3.3 打印或印刷的秘密文件应在文件右上角标识秘密等级,在左上角标识份数序号。
6.3.4 严禁打印、复印或印刷超出文件上标识的共印份数。
打印、复印或印刷废页、余份,应回收销毁。
文件上无标识共印份数的,应做好印刷份数登记,以便于回收。
6.3.5 绝密级文件禁止通过邮件和上网发文,只能通过纸质文件发文。
6.3.6 机密级文件和秘密级文件可通过纸质文件发文也可通过邮件发文,但不得在网上发文[除会议纪要按《关于启用“会议纪要”子栏目的通知》(集团办〔2008〕630号)的规定上传到“会议纪要”栏目以外]。
6.3.7 秘密文件纸质发文时要指定专人负责并做好收文单位和份数序号的对应登记,以便监管和回收。
6.4 秘密文件阅读
6.4.1 秘密文件应由经管文件的人员拆封,领导亲启件应由领导本人或指定专人拆封,其他人不得自行拆阅。
6.4.2 秘密文件要严格按照规定的范围传达、阅读,未经制文单位同意,不得自行扩大范围,也不得向无关人员泄露文件内容。
6.4.3 传阅秘密文件,要由机要人员填写传阅单,统一传递。
领导阅后要主动退回,不要横传。
对急办的文件,机要人员要及时催办。
6.4.4 秘密文件应在办公室或阅文室阅读,不得带回宿舍或其他公共场所。
6.4.5 秘密文件在阅读过程中未经制文单位同意一律不得自行复印、复制。
确因工作需要必须复印时,须经制文单位同意,并要严格控制复印份数。
6.5 秘密文件清退
6.5.1 清退就是定期和根据需要对收到的上级单位的秘密文件和本单位下发的秘密文件进行清理和回收。
6.5.2 发文单位要指定专人负责对秘密文件进行收回。
6.5.3 凡绝密级文件,都要在阅完办毕后及时全部收回。
对上级单位要求退回的文件,要在规定的时间内退回。
6.5.4 需要送领导和有关部门传阅的秘密文件,要规定传阅时间,并及时收回。
6.5.5 需要送几个部门征求意见、会签或送请领导审阅批示的秘密文件,要及时催退收回。
6.5.6 各种会议印发的秘密文件、材料,应在会议结束时及时全部收回。
会议组织单位准许与会人员带走的会议文件,与会人员返回单位后应将全套会议文件、材料交由本人单位档案管理员统一保管,个人不得保存。
6.5.7 对发文单位转出的承办秘密文件,承办单位要尽快办理,并在办理完毕后及时将文件退回。
发文部门也要主动催退收缴。
6.6 秘密文件归档和销毁
6.6.1 公文流转系统呈报的绝密级文件在审批结束10天,机密级文件在审批结束30天,秘密级文件在审批结束60天后正式归档。
归档后的文件只有开通“归档查询”权限的本企业档案管理员可查阅。
6.6.2 不具备归档和保存价值的秘密文件,经过认真鉴别并经企业负责人批准后可以销毁。
6.6.3 公文流转呈报的绝密级文件审批完毕后,公文流转中不需要归档的,经企业第一负责人批准后,由公司负责从公文流转系统中删除。
6.6.4 从公文流转系统中打印出来的绝密级纸质审批件和文件需要归档的,交本企业综合管理部(办公室)档案管理员存档。
6.6.5 销毁纸质秘密文件可以采取碎纸机粉碎销毁,数量较多的可以送往有保密条件的印刷厂以化纸浆的方式销毁,并派两名以上人员监销,确保不丢失、不漏销。
6.6.6 任何单位或个人均不得私自销售或销毁秘密文件。
6.7 秘密文件保管和利用
6.7.1 秘密文件必须存放在有保密保障的库房、档案室或文件柜内,对平时使用的秘密文件,应妥善保管,用后随手入柜加锁。
6.7.2 公司各成员企业综合管理部(办公室)档案管理员根据工作需要,可申请开通公文流转系统中的“归档查询”权限。
开通
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