某集团行政部达标创一流研发成果岗位管理模式上册页精编.docx
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某集团行政部达标创一流研发成果岗位管理模式上册页精编
岗位管理模式研发成果
(办公室试行)
2-1册
XXXXX有限公司
二○○七年八月
2-1册
第一部分岗位设计
一、岗位汇总表〔3〕
二、岗位说明书〔4〕
1、办公室主任(BG-GL-A01)〔4〕
2、办公室督查督办副主管(BG-GL-B01)〔8〕
3、办公室行政副主管(BG-GL-B02)〔11〕
4、办公室档案管理专责(BG-GL-B03)〔14〕
5、办公室行政专责(BG-GL-C01)〔17〕
6、办公室宣传专责(BG-GL-C02)〔21〕
7、办公室宣传员(BG-GL-E01)〔24〕
8、办公室接待员(BG-GL-E02)〔27〕
9、办公室档案管理员(BG-GL-E03)〔29〕
第二部分制度汇编
一、制度清单〔32〕
二、规定〔34〕
1、Q-GD-001《会议管理规定》〔34〕
2、Q-GD-002《档案管理规定》〔39〕
三、流程〔45〕
1、Q-LC-CD01-001《发文处理流程》〔45〕
2、Q-LC-CD01-002《收文处理流程》〔51〕
3、Q-LC-CD01-003《会议管理流程》〔55〕
4、Q-LC-CD01-004《事业部行政用车管理流程》〔60〕
5、Q-LC-CD01-005《督查督办管理流程》〔63〕
6、Q-LC-CD01-006《行政物资审批流程》〔66〕
7、Q-LC-CD01-007《接待流程》〔68〕
8、Q-LC-CD01-008《外部报表管理流程》〔72〕
9、Q-LC-CD01-009《内部管理报表报送流程》〔74〕
10、Q-LC-CD01-010《员工信息处理流程》〔79〕
11、Q-LC-CD01-011《张贴管理流程》〔82〕
四、规则〔84〕
1、Q-GZ-CD01-001《会议管理规则》〔84〕
2、Q-GZ-CD01-002《复印管理规则》〔88〕
3、Q-GZ-CD01-003《督查督办管理规则》〔91〕
4、Q-GZ-CD01-004《对外公共关系管理规则》〔97〕
5、Q-GZ-CD01-005《阅览室管理规则》〔103〕
6、Q-GZ-CD01-006《宣传栏管理规则》〔106〕
7、Q-GZ-CD01-007《看板管理规则》〔108〕
8、Q-GZ-CD01-008《文化牌管理规则》〔110〕
9、Q-GZ-CD01-009《播音管理规则》〔111〕
10、Q-GZ-CD01-010《通讯员管理规则》〔112〕
11、Q-GZ-CD01-011《印章管理规则》〔113〕
12、Q-GZ-CD01-012《行政用车管理规则》〔116〕
13、Q-GZ-CD01-013《档案管理规则》〔118〕
14、Q-GZ-CD01-014《员工内部信息管理规则》〔128〕
15、Q-GZ-CD01-015《办公用品管理规则》〔130〕
16、Q-GZ-CD01-016《行政办公物资管理规则》〔133〕
五、规程〔138〕
1、Q-GC-CD01-001《档案整编作业规程》〔138〕
第一部分岗位设计
一、岗位汇总表
岗位合计:
9个人数合计:
11人
序号
岗位编号
岗位名称
岗位等级
设计工时
岗位人数
1
BG-GL-A-01
办公室主任
A
2972.8h
1
2
BG-GL-B-01
办公室督查督办副主管
B/C
2806h
1
3
BG-GL-B-02
办公室行政副主管
B/C
2638h
1
4
BG-GL-B-03
办公室档案管理专责
B/C
2568h
1
5
BG-GL-C-01
办公室行政专责
B/C
1800h
1
6
BG-GL-C-02
办公室宣传专责
C/D
2643h
1
7
BG-GL-E-01
办公室宣传员
E
2632h
1
8
BG-GL-E-02
办公室接待员
E
1920h
1
9
BG-GL-E-03
办公室档案管理员
E
2804h
3
二、岗位说明书
办公室主任岗位说明书
岗位名称
总经理助理兼办公室主任
岗位编号
BG-GL-A-01
所属部门
办公室
直接考核人
事业部总经理/副总经理
岗位等级
A
设计工时
岗位目的
建立事业部行政公共管理体系和良好风气,确保公司政令畅通和执行落实,为公司员工提供优质服务,营造和谐氛围,取得各方对企业的支持,确保目标实现。
1.岗位职责
№
岗位职责
目标
作业卡/工作卡号
1
负责事业部日常行政事务的管理,其中包括拾遗补缺工作及突发事件的处理,并协助事业部总经理处理事业部事务。
事务处理率100%,无不良影响
B0038、B0065、B0069
B0072、B0090
B0144-B0148、
2
负责事业部公共关系网络的建立、重要对外关系处理及内外协调工作。
公共关系网络覆盖率90%,协调处理率95%
B0129-B0133
3
负责重要行政指令的督察督办工作,确保公司政令畅通,建立事业部良好风气。
畅通率100%,有效率90%,执行率100%
B0043-B0044
4
负责组织拟订事业部宣传方案及实施工作。
有效率90%
B0092
5
负责事业部档案管理工作。
档案管理达国家二级水平
B0045-B0046
6
负责拟订部门年度目标及目标分解,部门人才需求分析,选用,员工培训和考核、评价。
员工岗位合格率90%,淘汰率10%
B0149-B0156、B0158-B0170、
B0172-B0174、
B0178
2.任职条件
条件
经验与业绩
应知应会
职业素质
其他
合格
1、5年以上管理工作经验,其中办公室管理相关经验3年以上;2、具有大型企业管理经验。
1、熟悉行政管理的专业知识;2、有较强的计划、组织、沟通协调、控制能力、培训能力;3、掌握企业项目和生产管理方面的知识。
1、有强烈责任感;2、有良好的亲和力和压力承受能力;3、能坚持原则,敢抓善管;4、诚信正派、豁达乐观、廉洁自律。
1、年龄:
30岁以上;2、学历:
大专以上;3、管理类专业,中级以上职称。
达标
1、8年以上大型企业管理工作经验,并有过较好的业绩,办公室管理经验5年以上;2、有过培训经验;3、能掌控大型企业管理过程。
1、掌握人力资源管理的专业知识;2、有较强的计划、组织、沟通协调、控制能力、培训、学习、总结能力;3、掌握生产管理、工程建设等方面的知识;4、有一定的财务知识。
胜任
1、10年以上大型企业管理工作经验,同等岗位经验8年以上,并有过较好的业绩;2、有过培训经验;3、能熟练的掌控大型企业管理过程。
1、有很强的管理策划能力;2、有很强的组织、沟通和协调能力;3、有善于发现、分析和解决问题的能力;4、精通企业管理的专业知识和生产经营管理方面的知识。
3.工作事项说明(工作卡)
序号
作业卡/工作卡号
工作事项名称
工作等级
1
B0038
事业部公文审核
D
2
B0043
督办工作实施
A
3
B0044
督办评价
A
4
B0045
档案管理制度的制订
A
5
B0046
档案管理制度的修改完善
B
6
B0065
体检策划审核
C
7
B0069
内部报表的审批
C
8
B0072
外部报表审核
B'
9
B0090
事业部行政物资需求计划复核
C
10
B0092
编制年度宣传计划
C
11
B0129
重要公共关系网络的建立
A
12
B0130
重要公共关系网络的日常维护与协调
A
13
B0131
特殊事项的公关处理
A
14
B0132
重大活动的组织与策划
A
15
B0133
重大活动总结
A
16
B0144
发现职责以外的问题
A
17
B0145
提出处理措施
C
18
B0146
督促问题处理
C
19
B0147
相关情况反馈
F
20
B0148
协助事业部总经理处理事业部事务。
A
21
B0149
部门工作事项罗列与修订
C
22
B0150
部门工作事项价值分析与修订
C
23
B0151
部门工作事项过程分析与修订
A
24
B0152
根据部门工作分析设计岗位
A
25
B0153
确定部门岗位任职资格标准
A
26
B0154
编写部门岗位说明书
C
27
B0155
确定部门岗位编制
D
28
B0156
部门人力需求管理
D
29
B0158
部门员工试用期沟通和辅导
F
30
B0159
组织部门员工年度考评
A
31
B0160
部门员工年考评反馈沟通
F
32
B0161
部门员工素质能力评价
C
33
B0162
部门员工月度职责履行、工作计划督查
D
34
B0163
组织部门员工月度绩效考评
A
35
B0164
组织部门员工月考评沟通
F
36
B0165
部门员工考评结果应用
C
37
B0166
组织部门员工优秀员工评选
C
38
B0167
部门员工日常奖惩管理
D
39
B0168
部门员工试用期评价
D
40
B0169
部门员工转正定级
D
41
B0170
部门不合格员工处理
D
42
B0172
进行部门员工培训
F
43
B0173
部门关键员工发展规划
C
44
B0174
部门后备人才培养
A
45
B0178
部门员工离职原因沟通
D
4.本岗位常用制度和表格
序号
常用制度名称
制度编号
常用表格名称
表格编号
1
Q-GD-001
《会议管理规定》
2
Q-GD-002
《档案管理规定》
3
Q-LC-CD01-001
《发文处理流程》
4
Q-LC-CD01-002
《来文处理流程》
5
Q-LC-CD01-003
《会议管理流程》
6
Q-LC-CD01-004
《事业部行政用车管理流程》
7
Q-LC-CD01-005
《督查督办管理流程》
8
Q-LC-CD01-006
《行政物资审批流程》
9
Q-LC-CD01-007
《接待流程》
10
Q-LC-CD01-008
《外部报表管理流程》
11
Q-LC-CD01-009
《内部管理报表报送流程》
12
Q-LC-CD01-010
《员工信息处理流程》
13
Q-LC-CD01-011
《张贴管理流程》
14
Q-GZ-CD01-001
《会议管理规则》
15
Q-GZ-CD01-002
《复印管理规则》
16
Q-GZ-CD01-003
《督查督办管理规则》
17
Q-GZ-CD01-004
《对外公共关系管理规则》
18
Q-GZ-CD01-005
《阅览室管理规则》
19
Q-GZ-CD01-006
《宣传栏管理规则》
20
Q-GZ-CD01-007
《看板管理规则》
21
Q-GZ-CD01-008
《文化牌管理规则》
22
Q-GZ-CD01-009
《播音管理规则》
23
Q-GZ-CD01-010
《通讯员管理规则》
24
Q-GZ-CD01-011
《印章管理规则》
25
Q-GZ-CD01-012
《事业部行政用车管理规则》
26
Q-GZ-CD01-013
《档案管理规则》
27
Q-GZ-CD01-014
《信息管理规则》
28
Q-GZ-CD01-015
《办公用品管理规则》
29
Q-GZ-CD01-016
《行政办公物资管理规则》
督查督办副主管岗位说明书
岗位名称
督查督办副主管
岗位编号
BG-GL-B-01
所属部门
办公室
直接考核人
办公室主任
岗位等级
B
设计工时
岗位目的
建立督查督办体系,提高办事效率和工作质量,确保政令畅通和工作有效,促进公司的重大决策、重要工作部署的落实与执行,建立事业部彻底的执行文化。
1.岗位职责
№
岗位职责
目标
作业卡/工作卡号
1
负责建立和优化事业部督查督办体系,包括工作督办事项的收集、汇总、标准建立、事项督办、结果分析、评价、通报等。
重大督办事项完成率100%
重大督办事项良好率≥80%
督办事项不良率≤5%
督办事项评价准确率≥95%
B0042-B0044
2
负责部门员工培训需求分析(知识、技能、素质修养等),培训计划提报,组织员工内外部培训以及培训效果测评、运用,及新员工的引导工作。
培训有效率≥80%;
领导工作满意率≥80%
B0157、B0171、B0172
3
组织事业部员工健康体检。
按时按质按量完成,差错率≤1%
B0064-B0067
4
负责部门安全管理。
安全责任事故0,不发生泄密事件
B0177
5
日常行政工作,具体包括复印管理、员工信息管理。
工作有效率≥80%;
领导、员工工作满意率≥80%
B0077-B0080
6
完成上级领导交办的其他任务。
按时按质按量完成
B0138、B0179
2.任职条件
条件
经验与业绩
应知应会
职业素质
其他
合格
1、3年以上管理工作经验,1年以上行政管理经验;
2、熟悉行政管理内容和企业管理内部审核。
1、熟悉行政管理的专业知识;
2、有一定的计划、组织、沟通协调、控制、总结能力;
3、了解生产管理方面的知识;
4、熟悉公文写作,具有一定的写作水平。
1、能遵章守纪,融入公司文化;
2、有一定的亲和力和压力承受能力;
3、能坚持原则,实事求是。
4、不图私利;
5、敢于开展批评和自我批评。
1、年龄:
25岁以上;
2、学历:
大专以上;
3、行政、文秘或相关管理类专业。
达标
1、具有3年以上大型企业行政/企管经验,能熟练的掌控大型企业管理过程;
2、有过培训、安全管理经验;
3、掌握企业管理内部审核内容。
1、了解铝电解、铸造、火电、阳极等相关基本知识,熟练掌握企业管理知识和社会学知识;
2、有较强的计划、组织、沟通协调、控制能力。
胜任
1、5年以上大型企业管理工作经验,同等岗位经验1年以上,并有过较好的业绩;
2、精通培训、安全管理;
3、精通企业管理内部审核内容。
1、有较强的管理策划能力;
2、有很强的组织、沟通和协调能力;
3、有较强的发现、分析和解决问题的能力;
4、精通企业管理的专业知识和铝电解、铸造、火电、阳极等生产管理方面的知识。
3.工作事项说明(工作卡)
序号
作业卡/工作卡号
工作事项名称
工作等级
1
B0042
编制督查督办单
C
2
B0043
督办工作实施
A
3
B0044
督办评价
A
4
B0064
体检策划
C
5
B0066
组织分批体检
D
6
B0067
取体检结果
D
7
B0077
复印管理
C
8
B0078
信息、问题的收集
F
9
B0079
信息、问题的调查、处理
F
10
B0080
信息、问题的反馈
E'
11
B0138
现场卫生查漏补缺
F
12
B0157
部门新员工上岗指引
F
13
B0171
确定部门员工培训需求
C
14
B0172
进行部门员工培训
F
15
B0177
部门员工安全管理
F
16
B0179
协助部门员工异动手续办理
F'
4.本岗位常用制度和表格
序号
常用制度名称
制度编号
常用表格名称
表格编号
1
《督查督办管理流程》
Q-LC-CD01-005
2
《督查督办管理规则》
Q-GZ-CD01-003
周督查督办单
未完成工作跟进情况汇报表
督查督办情况分析表
Q-GZ-CD01-003-001
Q-GZ-CD01-003-002
Q-GZ-CD01-003-003
3
《员工信息处理流程》
Q-LC-CD01-010
问题与建议收集表
Q-LC-CD01-010-001
4
《复印管理规则》
Q-GZ-CD01-002
复印审批单
Q-GZ-CD01-002-001
5
《员工信息管理规则》
Q-GZ-CD01-009
行政副主管岗位说明书
岗位名称
行政副主管
岗位编号
BG-GL-B-02
所属部门
事业部办公室
直接考核人
办公室主任
岗位等级
B
设计工时
岗位目的
建立、优化、完善事业部行政管理体系,优化、完善事业部对内对外办公、办事流程,建立彻底的执行文化体系;负责日常行政事务的管理;做好事业部领导、办公室主任的助手和参谋;为事业部各部门提供良好的支撑服务,为公司员工提供优质服务,营造和谐氛围,积极取得各方对企业的支持,确保事业部战略目标实现。
1.岗位职责
№
岗位职责
目标
作业卡/工作卡号
1
行政事务管理:
1、负责建立事业部行政管理体系;
2、负责行政事务的管理,优化部门对外、对内办公、办事流程,有理、有力、有节开展部门工作;
3、负责公司各种证照的办理、年检(审)及变更;
4、负责督促检查部门人员工作职责履行及负责部门工作计划和总结的编制;
5、负责事业部行政办公固定资产的管控;
6、负责对行政车辆调度的监督。
事务处理率100%
B0001-B0010
B0012、B0089
2
文秘管理:
1、负责事业部办公室范围内所有文字类工作把关、审核,确保各类文字类工作的质量;
2、负责事业部工作报告、总结、重要汇报材料的起草;
3、负责对外公文的处理。
满意率95%以上
B0037、B0100
3
公关接待管理:
1、负责大型活动及公关任务的策划研究,并指导接待员开展工作;
2、事业部具体公关活动的实施。
满意率100%,效果90%
B0148-B0149、
B0154
4
协助对外公共关系管理:
1、协助主管领导处理重要对外公共关系处理及协调工作;
2、负责与当地政府部门的关系协调处理。
公共关系网络覆盖率90%,协调处理率95%
B0140-B0144
5
临时任务的处理。
按时按质按量完成
2.任职条件
条件
经验与业绩
应知应会
职业素质
其他
合格
1、具有5年中型企业行政人事管理工作的相关工作经验;具有至少3年以上中型企业行政人事负责人工作经验;
2、对行政人事工作有较深刻的认识和理解。
1、掌握行政人事方面专业知识,在技术、营销、生产、设备、商务、外贸等方面有一定知识储备;
2、有较好的文学素养和行文能力;有一定的公关方面的能力和技巧;
3、具有中级以上职称;
4、有较强的计划、组织、沟通协调、控制能力、培训、学习能力;
5、为人低调,性格沉稳,不谋私利;
6、有良好大局观。
1、工作态度:
认可公司企业文化及理念,责任心较强、敢于面对困难和压力;
2、工作作风:
有较强的系统性和计划性,能坚持“高标准”,能坚持凡事策划研究、凡事讲究效益、凡是总结提高;
3、有高度的合作协作精神、在团队建设方面有自己独到的见解;
4、品行良好。
1、身体健康,形象气质佳;
2、年龄30岁以上;
3、全日制大学本科及以上学历;
4、男:
身高170CM以上;
达标
1、具有8年中型企业行政人事管理工作的相关工作经验;具有至少5年以上中型企业行政人事负责人正职工作经验;
2、对行政人事工作有深刻的认识和理解。
1、熟悉掌握行政人事方面专业知识,在技术、营销、生产、设备、商务、外贸等方面有较好知识储备;
2、有良好的文学素养和行文能力,有较强的公关方面的能力和技巧;
3、通过国家人力资源管理师资格认证或经济师、政工师方面资格认证;
4、有较强的计划、组织、沟通协调、控制能力、培训、学习能力;
5、为人低调,性格沉稳,不谋私利;
6、敢于承担责任,大局观强。
胜任
1、具有10年中型企业行政人事管理工作的相关工作经验;具有至少6年以上中型企业行政人事负责人正职工作经验;
2、对行政人事后勤工作有很深刻的认识和理解。
1、精通掌握行政人事方面专业知识,在技术、营销、生产、设备、商务、外贸等方面都很好知识的储备;
2、有深厚的文学素养和行文能力,有很强的公关方面的能力和技巧;
3、高级职称;
4、有很强的计划、组织、沟通协调、控制能力、培训、学习能力;
5、为人低调,性格沉稳,不谋私利;
6、敢于承担责任,大局观强,有独立开创行政工作局面的能力和魄力。
3.工作事项说明(工作卡)
序号
工作卡号
工作事项名称
工作等级
1
B0001
公司营业执照的年检
A'
2
B0002
组织机构代码证年检
B'
3
B0003
证照变更
B'
4
B0004
办理公司名称核准审批单
D'
5
B0005
办理工商登记
C
6
B0006
组织机构代码办理
D
7
B0007
土地征用
A
8
B0008
水土保持批文
A
9
B0009
项目立项批复
A
10
B0010
环境保护批文
A
11
B0011
项目审批文件的办理
A
12
B0012
项目竣工后有关手续的办理
A
13
B0028
事业部领导需审批(阅)文件质量把关
F
14
B0037
事业部重要材料(公文)撰写
C
15
B0040
外单位来文处理
D
16
B0041
内部文件处理
D
17
B0071
外部报表编制、汇总
A'
18
B0073
外部报表报送
C
19
B0074
办公固定资产的添置
C
20
B0075
办公固定资产的日常管理
C
21
B0076
办公固定资产的折旧报废处理
C
22
B0134
建立公关关系台帐
D'
23
B0135
来宾信息收集
C
24
B0137
编写接待策划书
C
- 配套讲稿:
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