秘书的日常事务工作.ppt
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秘书的日常事务工作.ppt
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秘书的日常事务工作秘书的日常事务工作vv通过讲解秘书在电话接打、日程安排、旅行安排、值班工作等日常事务工作,掌握秘书日常事务中的主要程序和原则。
能妥善安排领导的日程、约会及旅行,学会制作各种日程安排表。
第一节第一节接听与拨打电话接听与拨打电话第四节第四节旅行安排旅行安排第二节第二节时间安排与计划时间安排与计划第三节第三节约会安排约会安排第五节第五节印章管理、督查与信访工作印章管理、督查与信访工作v办公室日常事务是秘书工作中最基础的一项,也是最见秘书的管理工作水平的一项。
第一节接听与拨打电话v办公室日常事务之一,就是接打电话。
打v电话工作,看似简单,实际上需要工作人员认v真对待。
做好接打电话工作需要v注意以下几点。
(一)熟悉常用电话号码v应当熟悉本单位电话机的分布情况、各科v室电话号码和本单位领导们的电话号码;熟悉v主要业务联系单位的电话号码和近期有业务联v系的电话号码;工作案头应备电话v号码查询资料以咨查用。
(二)打电话时应注意的事项v打电话时应注意的事项如下(见图6-27)。
图图6-276-27打电话时应注意的事项打电话时应注意的事项注意事项替上司打电话给对方上司应在对方上司接电话前将电话递给上司错打电话,错播号码都要说对不起先确认对方电话号码、单位和具体要通话的人的姓名通后,先确认对方,然后报出自己的单位、姓名谈工作前,先明确对方是否有时间,是否方便谈此项事宜(三)接电话时应注意的事项v接电话时应注意的事项如下(见图6-28)。
图图6-286-28接电话时应注意的事项接电话时应注意的事项通完话,不必急于挂机,对方身份高时对方先挂机不清楚的要请对方复述,重要的内容要复述给对方谈事情要尽快确认对方单位、姓名和电话事由找人接电话要问清对方姓名或单位接听电话说:
“您好,这里是公司部门”铃响两三声之间是接听电话的最佳时机对错打的电话,态度也要和蔼客气(四)注意电话礼仪v无论接、打电话,秘书都应注意声音要柔v和,语气要亲切,表述要清楚,快慢要适中,v嘴离话筒不要太近,每次通话时间不可过长。
v接打电话时用问候语,更自然的方法是问明对v方是谁的时候再问候“您好”,这样的问候显然v是专给对方的,显得更为真诚。
如果对方先问v候了,那么一定要回敬问候语,v然后再询问对方有什么事情。
(五)做好电话记录v无论打电话还是接电话,必要的时候,都v要有电话记录,要依据电话内容做好电话记录v工作。
记录时,要注意通话中的五要素是否齐v全。
这五要素通常称为“5W1H”。
v记录电话内容,应备有格式固定的电话记v录本,摘记内容可依据“5W1H”的要求,电话v记录是事先印制好的表格式簿册。
(六)做好图文传真v做好图文传真应了解以下九点。
v目前高级传真机是兼容的,收发传真非常便捷。
v接通电话,请收件方给传真信号,发传真方要先v按Fax键,后挂机。
v原件一定要扣放在发送面上,也可以在接通传真v机前就放好传真件。
v一般收文以后有一份报表在页头上,注明发送时v间,传真号码。
秘书可以以此做好登记。
v一般传真机的提示屏有文字提示:
vPhone电话Sending发送11112222333344445555v传真有自动接收功能,秘书用此键要注意保密问v题,当秘书不在的时候或者有外人的时候,自动接受v传真容易失密。
v换纸:
传真机一般采用21050M或21030M两v种规格的热敏纸,因为热敏纸不易留存,目前比较多v地采用复印传真兼可的设备和用纸。
v热敏纸传真件要留存需及时复印。
v即使是使用热敏纸的传真机同样也有复印功能。
6666777788889999v有时需要运用电话直接口授某些文件或运v用电话设施进行文件传真传递。
口授电话稿和v传真文件是发出的文件定稿,应在传输前履行v审批签发手续,传递后应按办毕v文书处置。
(七)电话记录的处理v通话后应及时整理记录内容(包括录音电话v记录),并根据涉及的内容和缓急程度,送有关v领导阅读。
领导批示和答复后,秘书人员应立即v告知有关部门或人员办理。
对于一般的例行事v务,秘书人员可直接答复或办理。
第二节时间安排与计划v总经理办公室:
v李总:
小王,这里是今年第二季度我要参加的一些会议,你安排一个表格给我,要好记,不至于到时忘了。
v王俐:
我会安排并且打印好给您。
第二季度会议时间表第二季度会议时间表(2005.46)月份周次四五六一北京香港休假二上海西安休假三周三:
推介会(主会议室)周一:
面试导游(1会议室)四周一:
经理办公会议v秘书办公室:
v王俐正在看书,这几天事相对少一些,她看的书当然和业务有关,其中一道题很感兴趣,她正准备做,v电话响起:
“哦,小王啊,我下周事太多,你都知道,帮我列个表出来,而且要具体到每天;另外,到五一虽然还有一段时间,你先列一个五一七天值班表出来,也好让大家提前有个准备。
”王俐现在把周安排表列出来周计划表年月日时周次间星期一星期二星期三星期四星期五9:
0010:
0011:
00她又列了工作日志工作日志2005年4月15日星期三时间工作内容9:
00部门会议,4楼412室,带相关文件资料10:
0011:
00确认所订的上司与客户的午餐相关知识v1,时间表v分为年度、季度、月份、周时间表,一般在办公室工作中秘书要为领导做月或周安排表。
v2,工作日志v
(1)内容:
会议活动、接待来访、私人安排。
秘书的工作日志中还应包括上司的工作日志及其相关服务性事务。
v
(2)变更:
若有变更,应及时通知相关部门或客户。
要遵循先重急后轻缓的原则,活动中部要留有不少于10分钟的间隙。
v(3)要注意对上司的时间安排和工作日志进行保密。
v(4)时间表和工作日志都是提高工作效率的重要管理手段,作为秘书人员必须掌握。
第四节旅行安排v总经理办公室:
v李总:
小王,我计划下周去合肥出差一趟,实地考察一下公司在那里设分部的可能性。
你先草拟一份我这次商务旅行计划,有些细节需要具体和对方落实后再定。
喏,你没有这方面经验,这里是一份旅行计划表供你参考。
旅行计划(李恒寿总经理)日期具体时间交通工具地点事项备注2004年10月8日(星期三)8:
008:
30出租车广州从家出发到白云机场昆明地接公司电话:
0852875488869:
3011:
00民航班机飞机上从广州飞往昆明11:
2011:
40昆明分公司接机车与分公司人员在车上去往分公司视察12:
003:
00午餐和午休地接公司安排的昆明饭店准备下午会议3:
305:
00昆明饭店会议厅召开分公司和地接公司有关人员会议5:
006:
30昆明饭店宴会厅举行宴会,召待相关新老客户和地方官员6:
308:
30出租车去往昆明机场准备返回广州9:
0010:
30民航班机飞机上飞回广州相关知识v
(一)上司出差时,秘书应准备些什么?
v1,旅行计划;v2,搜集相关商务洽谈资料;v3,旅馆信息;v4,旅行用品;v5,差旅费;v6,行李准备。
v
(二)旅行计划(日程表)具体要求是什么?
v1,复印三份:
上司;上司家属;办公室存档;v2,时间不可太紧,应留有余地;v3,了解目的地相关情况:
气候;交通等。
v4,如有可能,应多准备几份旅行计划,供上司参考。
v总经理办公室:
v李总:
小王,这次出差去合肥比较满意,你拟的旅行计划较为实用,给我省了不少时间,值得表扬。
接下来公司可能就要决定在合肥设分部了,但国内市场不能满足公司的发展要求,要再考察国外市场,我下周要去法国一趟,你先草拟一份出国旅行计划,并做好相应准备。
这里是上次我出差赴美的日程表,你参考一下。
旅行计划(李恒寿总经理)广州波士顿2004年12月12日14日时间日程安排12月12日(星期一)上午9:
10下午19:
30下午20:
30乘中国民航CA521次班机由广州至波士顿。
抵波士顿,由丽云小姐接,住F旅馆。
与格兰(GRAN)先生共进晚餐。
12月12日(星期二)上午9:
10中午12:
00下午15:
00下午19:
30下午20:
30与格兰先生在公司会议室会谈(所用08号文件在公文包中)。
与格兰先生共进午餐。
与格兰先生继续会谈(所用10号文件在公文包中)。
在旅馆用晚餐。
拜访陈安家先生(丽云陪同,礼品在手提箱中)12月12日(星期三)上午9:
10乘CA541次班机回广州(刘大鹏副总经理接)v王俐看了一下,觉得草拟一份并不难,只是这出国准备些什么,需要办哪些手续,却是个大问题,自己一无所知,得找其他有经验的人问问,她想到了人事部的赵经理,他以前可是董事长的秘书,这不,做得好,提拔了不是?
v人事部办公室:
v赵经理:
王俐,你还是挺好学的,那好,我就跟你说说,具体如何做,你还得亲自去办才会知道其中的窍门的v王俐:
谢谢,我会认真记下来的。
v赵:
这第一步是要了解出国商务旅行的手续:
v1,撰写出国申请:
事由;路线(所在国名);日程安排;人数;附相关说明。
v2,办理护照:
携相关证件和照片去公安机关或相关机构;填写有关卡片和申请表;仔细检查护照并签字。
v3,办理签证:
因公出国可不签证,但因私需签证(李总需办签证么?
办);交护照并填签证表;检查签证;办理国际预防接种证书(黄皮书,凭护照和签证到当地卫生检疫部门进行卫生检疫和预防接种后领取黄皮书,仔细检查一遍)v4,办理出境登记卡:
凭护照、户口簿、居民身份证办理。
v5,订购机票:
需出示护照并仔细查对机票。
v6,办理保险:
通过代理人直接由保险公司安排。
v7,出行前准备:
编制旅行方案;了解外汇信息,办理兑换;随身物品;相关文件;相关证件;了解所去国背景资料。
8,出入境:
边防检查;海关检查;安全检查;健康检查。
v王俐:
赵经理,真的太高兴了,知道了这么多出国的知识,只是还有几个问题:
v什么是护照?
v什么是签证?
v什么叫“黄皮书”?
v时差如何计算呢?
v赵经理:
v护照:
某国公民出入本国国境和在国外旅行或居留时,由本国发给的一种证明公民国籍和身份的合法证件。
我国的分为:
外交护照、公务护照、普通护照三种。
普通护照又可分为因公的和因私的两种。
v签证:
一个主权国家在本国或外国公民所持的护照或其他旅行证件上的签注、盖印,以表示允许其出入本国国境或者经过国境的证明。
若把护照看成是身份证,签证就是出入证。
我国的签证一般在护照上。
v小王,你看一下,这就是去年发生的被打的中国公民赵燕的签证。
v这就是人们常说的绿卡:
v黄皮书的英文为:
vInternationalertificateOfVaccinationv它是国际卫生组织为了保障出入国境人员的人身健康,防止某些疾病传染流行所要求的证明。
v时差:
国际规定以英国格林威治时间(GMT)为标准时间。
地球的两个半球分为东八区和西八区,东八区时间比GMT早,西八区比GMT晚。
对于出国人员来说,调整时差必不可少。
通常计算是以经线划分,即格林威治以东,每15度加1小时,以西,每15度减1小时。
实训题v1,帮王俐拟一份李总去合肥出差的旅行计划(一天);v2,拟一份李总去法国巴黎出差的旅行计划(三天);v3,按照上文所述时差计算方法,填写下表。
主要国家时差表英(格)中+8法+1美(纽)-5澳+10加-8(太平洋沿岸)1:
008:
0017:
0021:
00第五节印章管理、督查与信访工作v掌管印章是秘书部门或秘书的一项重要的v日常工作。
秘书管理的印章有公章、专用章、v负责人印章等。
v公章是一个机关、单位或社会组织的正式v印章,是其具有合法性的标志,是行使v其职权的凭信。
v公章可分为两种(见图6-38)。
图图6-386-38公章的分类公章的分类公章的分类圆形椭圆形或方形国内公章,规格有明确规定国际公章印文用中文宋体或简体,自左向右环行或自左至右横行,一般用全称一般是外文居右上方,中文居左下方,且须用繁体字v公章一般由上级制发,如需自行刻制必须v报经公安机关批准,并在指定处刻制。
v专用章是为某种专门业务刻制的印章,如v“财务专用章”,“合同专用章”等,它不代表机v关、单位,只反映某项专门业务内容和一定的v业务权力。
专用章可以是圆形,也可v以是椭圆形、方形、菱形或长方形。
v手章是负责人印章,是机关、单位主要负v责人的
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