秘书关系协调.ppt
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秘书协调工作秘书协调工作概述协调解决冲突秘书与领导关系的协调秘书与同事关系的协调秘书与领导群体关系的协调秘书与部门、单位关系的协调主要内容一、秘书协调工作概述一、秘书协调工作概述1、协调的概念协调协商、沟通、调和、调解、调节等。
从管理学角度看,协调是指管理者从系统整体利益出发,运用各种手段,正确妥善地处理系统之间、人们之间的各种关系,为实现系统目标而共同奋斗的种管理职能。
秘书协调是指在其职责范围内,或在领导的授权下,调整和改善组织之间、工作之间、人际关系之间的关系,促使各项活动趋向同步化与和谐化,以实现共同目标的过程。
协调者协调对象协调意图协调目标协调环境2、秘书协调的作用协调是领导工作的延伸是秘书部门的重要职责是秘书人员的基本素质和能力是秘书工作的基本职能是推动秘书工作向深度和广度发展的重要保障3、协调的范围
(1)关系协调)关系协调:
是指在处理人与人、人与系统组织、组织与组织的各种矛盾关系中所进行的协调。
横向关系协调:
横向关系协调:
本系统与外系统之间关系的协调;系统内部关系的协调;领导关系之间的协调。
纵向关系协调:
纵向关系协调:
上下关系的协调;协调与上级领导的关系;协调与下级组织成员的关系。
横向协调图横向协调图S1S2S3AS4S5S6B纵向协调图领导机关职能部门1职能部门2职能部门3秘书部门案例案例-协调工作要到位协调工作要到位一次,中央一位领导同志到南方某省视察,原计划要到位于该省一次,中央一位领导同志到南方某省视察,原计划要到位于该省CC市市的一座大型水电站看看,后因故取消。
负责组织协调这次活动的省委办的一座大型水电站看看,后因故取消。
负责组织协调这次活动的省委办公厅秦主任由于工作忙,未能亲自将领导同志视察水电站活动临时取消公厅秦主任由于工作忙,未能亲自将领导同志视察水电站活动临时取消之事告诉前卫车有关人员,而只是托人转告。
次日车队到达之事告诉前卫车有关人员,而只是托人转告。
次日车队到达CC市时,前卫市时,前卫车直奔电站,脱离了车队。
事后了解,才知道前卫车人员没接到已取消车直奔电站,脱离了车队。
事后了解,才知道前卫车人员没接到已取消视察电站的通知。
视察电站的通知。
(案例分析)南方冶金设计院张院长与王副院长,长期以来因工作上的矛盾,两人之间隔阂越来南方冶金设计院张院长与王副院长,长期以来因工作上的矛盾,两人之间隔阂越来越大。
院长办公室李秘书看在眼里急在心里,总想方设法在其间进行协调,但收效甚微,越大。
院长办公室李秘书看在眼里急在心里,总想方设法在其间进行协调,但收效甚微,分歧与矛盾依然存在,双方都认为,是对方故意给自己过不去。
分歧与矛盾依然存在,双方都认为,是对方故意给自己过不去。
有一天张院长病了,住进了医院,李秘书长认为调解的机会到来了。
当天李秘书就到有一天张院长病了,住进了医院,李秘书长认为调解的机会到来了。
当天李秘书就到医院看望张院长,他把带来的礼品放在张院长的床头:
医院看望张院长,他把带来的礼品放在张院长的床头:
“我是代表王副院长来看你的,今我是代表王副院长来看你的,今天听说你生病了,王副院长就约我和他一齐来看望你,谁知在半路上被科技处的刘处长叫天听说你生病了,王副院长就约我和他一齐来看望你,谁知在半路上被科技处的刘处长叫去了,省科技厅的领导要他们去汇报一个攻关的项目。
临别前,王副院长再三叮咛要你好去了,省科技厅的领导要他们去汇报一个攻关的项目。
临别前,王副院长再三叮咛要你好好休息,单位上的事情他会妥善处理,处理不了的他会给你联系,一定请你放心。
好休息,单位上的事情他会妥善处理,处理不了的他会给你联系,一定请你放心。
”张院张院长听了以后十分感动。
过了一段时间,王副院长的爱人病了,李秘书到医院看望,又买了长听了以后十分感动。
过了一段时间,王副院长的爱人病了,李秘书到医院看望,又买了礼品放到床头,而后对王副院的爱人说:
礼品放到床头,而后对王副院的爱人说:
“我是受张院长委托来的,张院长原来决定下班我是受张院长委托来的,张院长原来决定下班后与我一齐来医院看望你,临时人事部门有个急事,硬把他拉走了。
张院长要我转达他对后与我一齐来医院看望你,临时人事部门有个急事,硬把他拉走了。
张院长要我转达他对你的问候,并祝愿你早日恢复健康!
你的问候,并祝愿你早日恢复健康!
”事后王副院长十分感动,责怪自己过去错怪了张院事后王副院长十分感动,责怪自己过去错怪了张院长。
长。
讨论:
经过协调,两人关系结果怎样?
你认为李秘书的协调能力怎样?
讨论:
经过协调,两人关系结果怎样?
你认为李秘书的协调能力怎样?
结果分析:
结果分析:
李秘书协调领导之间的关系,缓和领导之间的矛盾是非常成功的。
李秘书协调领导之间的关系,缓和领导之间的矛盾是非常成功的。
领导之间在感情上有距离,在工作上有分歧是正常现象。
如果领导之间的领导之间在感情上有距离,在工作上有分歧是正常现象。
如果领导之间的矛盾和分歧是原则问题,对于秘书来说,只要坚持原则,立场鲜明地站在矛盾和分歧是原则问题,对于秘书来说,只要坚持原则,立场鲜明地站在正确的一方就行了。
事实上,领导之间的矛盾,绝大多数是工作中的分歧正确的一方就行了。
事实上,领导之间的矛盾,绝大多数是工作中的分歧:
有的也隐藏着:
有的也隐藏着“谁说了算谁说了算”的意气之争。
秘书人员对这种非原则性的问的意气之争。
秘书人员对这种非原则性的问题,就要善于题,就要善于“和稀泥和稀泥”,避免事态扩大,尽量缓和矛盾,促进矛盾化解,避免事态扩大,尽量缓和矛盾,促进矛盾化解,增进团结,而不能搬弄是非,挑拨离间,扩大矛盾。
增进团结,而不能搬弄是非,挑拨离间,扩大矛盾。
从李秘书成功协调两位领导的案例可以看出,秘书的协调作用并不亚从李秘书成功协调两位领导的案例可以看出,秘书的协调作用并不亚于领导本身的协调作用。
一个称职的领导要尽力促进领导双方的沟通和理于领导本身的协调作用。
一个称职的领导要尽力促进领导双方的沟通和理解,使之统一认识,消除内耗,团结一致,把精力用到工作上。
有时,为解,使之统一认识,消除内耗,团结一致,把精力用到工作上。
有时,为了促进领导之间的团结,消除领导之间的误解,了促进领导之间的团结,消除领导之间的误解,秘书可以说点善意秘书可以说点善意“假假话话”,“编造编造”一点理由,这是秘书的协调艺术,而不是品质问题。
一点理由,这是秘书的协调艺术,而不是品质问题。
(2)工作协调的内容项目协调:
客户,实施组项目协调:
客户,实施组政策协调政策协调:
人事政策(生产)等人事政策(生产)等工作计划协调工作计划协调会议协调会议协调关于日常事务协调工作关于日常事务协调工作公文协调工作公文协调工作44、协调的程序、协调的程序受托受托审理审理核查核查协商协商处理处理55、协调的原则和方法、协调的原则和方法
(1)协调的原则从属原则依法原则调查研究原则平等协调原则分级负责原则
(2)协调的方法行政方法交谈法经济方法冷处理法法律方法求同存异法疏导方法信息沟通法66、协调的艺术、协调的艺术1)沟通的艺术善于观察;巧用幽默;私下交往。
2)应变的艺术一鼓作气;迂回前进;变通执行。
3)驾驭的艺术捕捉时机;把握环境;留有余地。
案例分析:
有一天,党委书记把工会秘书小张叫到办公室,问道:
有一天,党委书记把工会秘书小张叫到办公室,问道:
“听办公室的同志说,就差你们工会的学习计划没有报上来。
听办公室的同志说,就差你们工会的学习计划没有报上来。
刚才打电话找你们的工会主席也找不到,上次常委扩大会议刚才打电话找你们的工会主席也找不到,上次常委扩大会议工会主席也没有出席,你们工会这样拖拖拉拉的作风要改一工会主席也没有出席,你们工会这样拖拖拉拉的作风要改一改。
改。
”小张心想,工会主席最近因为儿子出差,小孙子患病小张心想,工会主席最近因为儿子出差,小孙子患病住院,没有参加上次会议,也没有及时报学习计划。
小张在住院,没有参加上次会议,也没有及时报学习计划。
小张在书记面前不便解释,只好回去向工会主席汇报:
书记面前不便解释,只好回去向工会主席汇报:
“党委书记党委书记批评我们工作拖拉,还说上次没有参加会议,计划也没交。
批评我们工作拖拉,还说上次没有参加会议,计划也没交。
”工会主席听了以后心中十分不快:
工会主席听了以后心中十分不快:
“我小孙子住院一个多我小孙子住院一个多星期的,我也向党委办公室老李同志请了假,怎么党委书记星期的,我也向党委办公室老李同志请了假,怎么党委书记迄今还不知道?
他太官僚了!
迄今还不知道?
他太官僚了!
”讨论:
你是小张,你会怎么说?
讨论:
你是小张,你会怎么说?
分析与对策分析与对策本案例提出了一个问题:
秘书应该怎样本案例提出了一个问题:
秘书应该怎样“上传下达上传下达”?
有些人认为?
有些人认为秘书的工作只不过是秘书的工作只不过是“学学舌,跑跑腿学学舌,跑跑腿”,秘书的这种,秘书的这种“学舌学舌”,就是,就是向下传达领导的指示,向上汇报下级情况。
不论是向下传达领导的指示,向上汇报下级情况。
不论是“上传上传”还是还是“下达下达”,都要忠实、准确、客观、全面。
但是不是原封不动地传达就叫忠实,都要忠实、准确、客观、全面。
但是不是原封不动地传达就叫忠实了呢?
答案是否定的。
秘书小张就因为不加过滤地传达领导的批评,结了呢?
答案是否定的。
秘书小张就因为不加过滤地传达领导的批评,结果是工会主席对党委书记的批评产生抵触情绪,一定程度上影响了领导果是工会主席对党委书记的批评产生抵触情绪,一定程度上影响了领导意图的贯彻执行。
意图的贯彻执行。
秘书在工作中如果遇到领导批评下级在传达时就要加以过滤。
党委秘书在工作中如果遇到领导批评下级在传达时就要加以过滤。
党委书记在不了解实情的情况下批评工会主席,根据上面介绍的情况看来:
书记在不了解实情的情况下批评工会主席,根据上面介绍的情况看来:
这种批评显然是失当了。
但是秘书在这时候不能够把党委书记的原话一这种批评显然是失当了。
但是秘书在这时候不能够把党委书记的原话一五一十地向工会主席传达,而应该换一种方式。
例如,他可以向工会主五一十地向工会主席传达,而应该换一种方式。
例如,他可以向工会主席说:
席说:
“书记问你上次怎么没有出席会议,显然他不知道你已经向党委书记问你上次怎么没有出席会议,显然他不知道你已经向党委办公室请了假,你有机会可以向他说明一下。
至于书记催交的工作计划,办公室请了假,你有机会可以向他说明一下。
至于书记催交的工作计划,听说就差我们了,这几天我会抓紧时间把计划定下来。
听说就差我们了,这几天我会抓紧时间把计划定下来。
”这样的工作方这样的工作方法才真正是秘书应该做到的工作方法,它既传达了书记的意见,又不至法才真正是秘书应该做到的工作方法,它既传达了书记的意见,又不至于加深误解、激化矛盾,这就是所谓的于加深误解、激化矛盾,这就是所谓的“过滤术过滤术”。
二、协调解决冲突二、协调解决冲突11、冲突产生的原因、冲突产生的原因1)信息传达障碍。
2)目标、意见、利益不一致。
3)分工、角色不明确。
4)个性不同。
22、冲突的处理方式、冲突的处理方式1)退缩指冲突的一方或两方在身体上或心理上使自己离开冲突的情境。
2).妥协指放弃自己的利益或想法以避免冲突。
3)威胁运用身体或心理的胁迫来达到目的的方式。
4)说服试图改变别人的态度或行为,以获得和解的方法。
5)商讨通过双方认真思考和讨论,选择一种双方都满意或都能接受的解决办法。
33、有效解决冲突的步骤、有效解决冲突的步骤1).相信冲突是正常的不可避免的,一切冲突都是可以解决的。
2).积极倾听。
3).陈述这一情境下你的想法和感受。
技能训练【训练目标训练目标】通过训练,使学生能熟练地运用各种方法协调。
通过训练,使学生能熟练地运用各种方法协调。
一、案例分析:
怎样与不愿与你共事的人合作一、案例分析:
怎样与不愿与你共事的人合作“五一五一”国际劳动节快到了,安装公司办公室主任交给参加工作国际劳动节快到了,安装公司办公室主任交给参加工作不久的秘书小陈出黑板报的任务。
但是由于小陈既不会画画也不久的秘书小陈出黑板报的任务。
但是由于小陈既不会画画也不会写美术字,为此
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