汽车配件管理三汽车配件订货管理教学文案.docx
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汽车配件管理三汽车配件订货管理教学文案.docx
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汽车配件管理三汽车配件订货管理教学文案
单元七汽车配件订货管理
学习目标:
完成本单元学习后,你应能:
1、了解汽车配件订货管理基本知识;
2、掌握汽车配件订货程序;
3、掌握汽车配件进货的原则和方式;
4、了解进货点的选择和进货量的控制;
5、掌握汽车配件鉴别与验收的方法。
建议学时:
6学时
汽车配件销售企业处于生产—流通—消费这个社会再生产总过程中的中介位置,是一个流通企业。
它和所有流通企业(如商业、外贸企业、物资供销企业等)一样,存在着企业内部的3大主要环节——进、销、存,即购进、销售、保管。
一、汽车配件订货管理基本知识
1.汽车配件订货管理的意义
(1)只有质优价廉、适销对路的商品源源不断地进入经销企业,才有可能提高为用户服务的质量,满足消费者的需要。
(2)做好订货管理是做好销售的前提和保证,只有进得好,才能销得快,才有可能提高企业经济效益。
(3)只有把商品购进组织好,把适销商品购进到经营企业,才能促使生产企业发展生产。
由此可见,订货管理就是直接关系到生产企业能否得到发展,消费者需求能否得到满足,企业经营状况能否改善的关键问题。
2.汽车配件订货管理的原则
1)采购管理原则
(1)勤进管理原则。
勤进管理是加速资金周转,避免商品积压,提高经济效益的重要条件。
勤进快销,就是采购次数要适当一些,批量要少一些,采购间隔期要适当缩短。
要在采购适销对路的前提下,选择能使采购费用、保管费用最省的采购批量和采购时间,以降低成本,降低商品价格,使顾客能买到价廉物美的商品。
勤进快销还要随时掌握市场行情,密切注意销售去向,勤进、少进、进全、进对,以勤进促快销,以快销促勤进,不断适应消费需要,调整更新商品结构,力求加速商品周转。
在销售上,供应要及时,方式要多样,方法要灵活,服务要周到,坚持薄利多销。
进货量大,库存量大的弊病如图3-1所示。
图3-1库存量大的弊病
(2)以销定进原则。
以销定进的原则,是按照销售状况决定采购。
建议订货量=日平均销售×(距下次定货量天数+下次交货天数+厂商交货前置期+商品安全天数+内部交货天数)—已订货未交量—库存量
最小安全库存量=陈列量+日平均销售量×商品运送天数
订货量是一个动态的数据,根据销售状态的变化(季节性变化,促销活动变化,供货厂商生产状况变化,客观环境变化),决定订货量的多少,才能使商品适销对路,供应及时,库存合理。
汽车配件的流动有明显的倾向性,下面以丰田汽车公司的零件订货及库存的动态分析为例来说明。
丰田汽车的零件编号约有30万件,其中有库存的约有10万件,但每月的订货项目平均有60~70万件,如图3-2所示。
从图中可以清楚地发现,接到零件订货项目的90%集中在3万个零件号当中,这些零件我们通常称之为快流件。
接到零件订货项目的7%集中在7万个零件号里,这些零件称之为中流件、慢流件。
而剩下的3%订货项目是从20万个无库存零件号中发出的。
原图7-1
图3-2丰田汽车公司汽车配件库存件及其销售分布
(3)以进促销原则。
以进促销原则是与以销定进相联系的,单纯地讲以销定进,进总是处于被动局面。
因此,扩大采购来源,积极组织适销商品,能主动地促进企业扩大销售,通过少量采购试销,刺激消费,促进销售。
(4)保管保销原则。
销售企业要保持一定的合理库存,以保证商品流通连续不断。
汽车零件的流通等级是指汽车配件在流通过程中周转速度的快慢程度,根据汽车零件寿命周期长短可以把它们分为快流件、中流件、慢流件三大类,也有些公司分得更细一些,有五、六类甚至达十类之多。
根据汽车制造商、汽车零配件经销商的统计结果表明,占零件总数仅10%的快流件的销售收入占销售总额的70%,占零件总数20%的中流件的销售收入仅占销售总额的20%,而占零件总数70%的慢流件的销售收入只占总销售额的10%,零件流通等级与销售额之间的关系如图3-3所示。
’
原图7-2
图3-3零件流通等级与销售额之间的关系
2)商品购进原则
采购的原则除了要求购进的商品适销对路外,就是要保质、保量。
生产企业实行质量三包——包修、包退、包换,经营企业要设专职检验部门或人员,负责购进商品的检验工作,把住质量关。
除此之外,购进还应遵循以下原则。
(1)积极合理地组织货源,保证商品适合用户的需要,坚持数量、质量、规格、型号、价格全面考虑的购进原则。
(2)购进商品必须贯彻按质论价的政策,优质优价,不抬价,不压价,合理确定商品的采购价格;坚持按需采购、以销定进;坚持“钱出去、货进来、钱货两清”的原则。
(3)购进的商品必须加强质量的监督和检查,防止假冒伪劣商品进入企业,流人市场。
在商品收购工作中,不能只重数量而忽视质量,只强调工厂“三包”而忽视产品质量的检查,对不符合质量标准的商品应拒绝收购。
3.库存配件品种和最低安全库存量的确定
1)库存配件品种的确定
如果按平均需求量进货,则将会出现如图3-4所示的问题。
图3-4按平均需求量进货的缺点
一般地,把易磨损和易失效的零件或材料作为快流件,如离合器片、制动器片、制动总泵/分泵、橡胶密封件、三格、机油、轴承、油封、大小轴瓦、大修包、消声器、排气管、高压泵、柱塞、出油阀、前挡风玻璃、密封条、前后灯具、水箱、冷却散热网、万向节十字轴、雨刮片、火花塞、白金等.
有些零件经销商根据本公司配件销售量来区分快流件、中流件和慢流件,如把年销售量在25~50件的零件作为快流件,把年销售量在6~24件的零件作为中流件,而把年销售量在1~5件的零件作为慢流件。
也可根据汽车制造商推荐的零件流通级别来选择库存零件,如表3-1所示,是日本五十铃推荐的配件级别。
表3-1日本五十铃推荐的配件级别
推荐级别
零件使用和更换情况
A
需要定期更换的零件(在一年内更换)如三格
B
需要定期更换的零件(在两年内更换)如制动蹄
C
碰撞是首当其冲的零件
在两年内更换的零件如保险杠
D
各种灯具、反光镜等零件
E
其他零件
F
易磨损件、易耗件
如油封、橡胶密封件
G
高速相对运动的零件
H
表面接触应力很高的运动零件
J
不易磨损件
在汽车生命周期内不用更换的零件
零件的流通级别不是一成不变的,快流件可能会变成中流件,甚至变成慢流件;而中流件和慢流件在一定时期内可能变成快流件。
影响和决定零件流通级别的因素是多方面的。
例如车辆投放市场的使用周期,一般车辆使用寿命10年,前2~3年零件更换少,中间4~5年是零件更换高峰期,最后1~2年零件更换又逐渐减少,变化过程如图3-5所示,相应的库存应对方案如图3-6所示。
图3-5汽车配件需求变化过程
图3-6库存应对方案
小提示:
冬天到来之前,点火、起动系统配件要准备充足;夏天来临前,空调系统配件要多储备。
2)最低安全库存量的确定
一个配件的最佳库存量是多少?
库存量小了,不能保证及时供货,影响顾客的使用和企业的信誉;库存量大了,资金占有量增加,资金周转慢,影响企业的经济效益,到货周期如图3-7所示。
因此,确定最低安全库存量很重要,而影响最低安全库存量的因素有:
图3-7到货周期
(1)订货周期。
国外订货周期一般为2~3个月(船运期货3个月,空运订货15天左右),但空运件的价格是船运的两倍;国内订货周期则因地而异。
(2)月平均销量。
必须掌握某种配件近6个月的销量情况。
(3)配件流通级别。
快流件的最低安全库存量为前6个月销量,中流件和慢流件的最低安全库存量为前3个月销量。
二、汽车配件订货程序
1.订货渠道
汽车配件销售行业的采购除一些小公司外,大都从汽车配件生产厂家采购,在采购渠道的选择上,应立足于以优质名牌配件为主的采购渠道,但为适应不同消费者的需求,也可进一些非名牌厂家的产品,可按A、B、C顺序选择。
A类厂是全国有名的主机配套厂,这些厂知名度高,产品质量优,多是名牌产品,这类厂应是采购的重点渠道。
其合同签订形式,可采取先订全年需要量的意向协议,以便于厂家安排生产,具体按每季度、每月签订供需合同,双方严格执行。
B类厂虽生产规模知名度不如A类厂,但配件质量还是有保证的,配件价格也比较适中。
订货方法与A类厂不同,可以只签订短期供需合同。
C类厂是一般生产厂,配件质量尚可,价格较前两类厂低。
这类厂的配件可作为采购中的补缺。
订货方式也与A、B类厂有别,可以电话、电报要货,如签订供需合同的话,合同期应短。
2.汽车配件订货程序
1)汽车配件订货流程
汽车配件订货流程如图3-8所示。
原图7-4
图3-8汽车配件订货流程
2)库存补充件订货程序
(1)拟定订货合同初稿。
每个月根据配件实际库存量、半年内销售量及安全库存量等信息,计算出一份配件订货数量,再根据实际情况进行适当调整,形成订货合同初稿明细表如表3-2所示。
订货的原则是:
先市内后市外,先国内后国外。
国内订货应向信誉好的大公司或向原汽车制造厂配套单位定购。
订货合同初稿明细表表3-2
配件编号
配件名称
车型/发动机型号
参考订量
安全量
单价
现存量
平均月销量
22401-40V05
火花塞
Y31/VG30(S)
340
345
126.00
5
45
92130-G5701
雪种杯
C22/Z20(S)
1
2
5440.00
1
0.33
82342-G5103
窗扣
C22/Z20(S)
1
9
674.00
8
1.67
(2)向多家供货商发出询价单。
根据订货合同初稿明细表,经订货部门主管审查并调整订货数量后,填写询价单,如表3-3所示。
询价单表3-3
公司名称:
编号:
日期:
联系电话:
总页数:
项目
数量
零件编号
零件名称
单价
金额
订货人:
联系电话:
FAX:
XXXX汽车服务有限公司
(3)确定最后正式订货单。
根据各供货商反馈回来的报价单,调整订货数量后向其中一家发出正式订货单。
综上所述,库存配件补充订货程序包括:
①每月由电脑根据配件实际库存量、销量和安全库存量等信息,计算并输出一份“合同初稿明细表”,再根据销售经验和市场情况作适当调整。
②向邻近地区如深圳、广州、香港等地供货商发出询价单,一般先国内后国外。
③根据各供货商反馈回来的报价单,再次调整订货数量,确认后发出正式订货单。
3)即购即销(急需)配件订货程序
(1)填写缺件报购通知单或配件请购单。
修理部门或客户所需配件如果库存缺货,由营业部开出“缺件报购通知单”(表3-4)或“配件请购单”(表3-5),交订货部门。
缺件报购通知单表3-4
单位:
XXXXXX
工卡
46911
车牌号
A•A4768
车型:
RZH114
发动机型号
1Y
报购单号:
9812005342005年7月21日
配件名称
规格
配件编号
数量
备注
链条
双排
92600-G5700
1
公务车
凸轮齿轮
z=36
11828-V6501
1
公务车
曲轴齿轮
z=18
99810-14C26
1
公务车
配件请购单表3-5
XXXX汽车服务有限公司
配件请购单
款接员
订件人
日期:
2004年12月28日
工作卡号
4F056
底盘号码
VQ20
车牌号码
B-F9945
车身编号
JNICAUA32110064484
序号
零件编号
名称
数量
报价
期限
订件
1
BO552-5F700
左前门锁马达
1
750
2004年12月31日
√
零部件签收
12月29日1时5分
经办人
12月29日2时10分
备
注
注
第一次到货签收
月日时分
第二次到货签收
月日时分
第三次到货签收
月日时分
全部到货签收
月日时分
零部件经办人:
修理工:
报购员:
(2)询价与报价。
如果所在地区为深圳,订货部门可以先通过电话、E—mail或传真与深圳市场联系,如果没有,再与邻近的广州市场联系,仍然没有的话,则与香港或国外有关公司联系,询问价格和供货时间
(3)签订急需配件订购合同并收取订金。
得到反馈信息后,应将价格和供货时间及时向客户通报,由客户确认价格和供货时间,并签订定购合同和缴纳订金后,才能正式下订单。
(4)跟踪并及时提货交货。
订单发出后要注意跟踪询问,时刻掌握供货动态,货到后及时通知客户前来取货。
三、汽车配件采购业务
1.汽车配件订货的方式
1)集中进货
企业设置专门机构或专门采购人员统一进货,然后分配给各销售部门(销售组、分公司)销售。
集中进货可以避免人力、物力的分散,还可以加大进货量,受到供货方重视,并可根据批量差价降低进货价格,也可节省其他进货费用。
2)分散进货
由企业内部的配件经营部门(销售组、分公司)自设进货人员,在核定的资金范围内自行进货。
3)集中进货与分散进货相结合
一般是外埠采购以及非固定进货关系的采取一次性进货,办法是由各销售部门(销售组、分公司)提出采购计划,由业务部门汇总审核后集中采购;本地采购以及有固定,进货关系的则采取分散进货。
4)联购合销
由几个配件零售企业联合派出人员,统一向生产企业或批发企业进货,然后由这些零售企业分销。
此类型多适合小型零售企业之间,或中型零售企业与小型零售企业联合组织进货。
这样能够相互协作,节省人力,化零为整,拆整分销,并有利于组织运输,降低进货费用。
上述几种进货方式各有所长,企业应根据实际情况扬长避短,选择自己的进货方式。
2.进货业务的程序
汽车配件销售企业的进货程序,主要是按照进货业务计划安排组织进货,有时也要组织计划外进货或临时进货,以应付市场的新情况和补充进货业务计划的不足。
一般程序如下:
1)制定经营配件目录
汽车配件商店经营配件的目录,包括“经营配件目录”和“必备配件目录”两种,是配件种类构成的进一步具体化和规范化,是汽车配件商店业务经营活动的一项重要内容,更是进货业务的前提。
经营配件目录,就是企业根据经营范围制订的应该经营的全部进货计划,由营业组提出,它是在市场变化、货源情况、销售动态等方面做了充分调查和集体研究的基础上,参考计划期初库存量及各种变化因素,在资金占用合理的情况下,定期提出的。
进货计划有年度、半年、季度和月计划四种,一般以季度为主。
2)编制进货计划
为了完成配件进货业务,不管采取哪种进货方式,哪种进货形式,都必须提出进货计划,它是保证进货质量的先决条件。
3)坚持看样选购
各专、兼职采购员,一定要按批准的进货计划坚持看样选购,选购适销对路的配件,做到“人无我有,人有我全,人全我优,优中求特”,保证进货质量。
应切实避免只看目录、货单,不看样品,“隔山买牛”,致使出现货单不一致的现象。
4)合理组织外地进货
组织外地进货时,除要严格执行进货计划外,还应注意掌握以下两点要求。
(1)要贯彻“五进、四不进、三坚持”的原则。
“五进”就是所进配件要符合“优、廉、新、缺、特”。
“四不进”是指凡属下列情况之一者,均不符合进货要求:
一是进货成本加上费用、税金后,价格高于本地零售价的不进;二是倒流的配件不进;三是搭配配件及质次、价高或滞销而大量积压的配件不进;四是本地批发企业同时向同地大批量购进的配件不进。
“三坚持”就是坚持看样选购,坚持签订购销合同,坚持验收后支付货款的原则。
(2)要提高外采效益。
外采费用开支大,要注意出差费用的节约,注意工作效益。
5)坚持合同制度,签订进货合同
在与配件供货商进行交易行为时,应当与供货商签订书面合同,合同应当明确各方的权利与义务,包括购进配件的品种、质量、规格、数量、时间、地点、结算方式、结账期、合同解除条件、违约责任、合同争议解决方式及各方共同约定的其他条款。
必须严格按照合同约定的结算方式、时间及地点与供货商进行货款结算,规范履约行为,严格履行合同。
对合同条款有争议的,应按照合同目的、交易习惯及诚实信用原则,确定其条款的真实含义。
所有合同格式条款要符合规定,严格遵守《中华人民共和国合同法》。
应当本着合作发展的原则,致力于与配件供货商建立长期稳定、互利互惠的合作关系,主动向供货商反馈市场需求变化和配件商品供求信息,加强综合分析研究,引导配件供货商适应市场发展趋势,以期达到双赢的长期目标.
6)及时提货,认真验收
采购员办完进货手续后,就要及时组织提货,尽量减少环节,使汽车配件尽快同消费者见面。
配件种类目录是商店应该经营的全部配件,必备配件目录是企业为满足广大消费者基本需要而必须备齐的易损配件品种限制额的目录。
四、汽车配件鉴别与验收
1.检查汽车配件包装
在接货时,要根据物流配送包装规范检查汽车配件包装是否完整,包装数量是否准确,为汽车配件把好“收货关”,为提高汽车配件入库保管质量打下良好的基础,如图3-9所示。
图3-9检查汽车配件包装是否完整
2.收货后对汽车配件进行验收
汽车配件采购员在确定了进货渠道及货源,并签订了进货合同之后,必须在约定的时间、地点,对配件的名称、规格、型号、数量、质量检验无误后,方可接收。
1)对配件品种的检验
按合同规定的要求,对配件的名称、规格、型号等认真查验。
如果发现产品品种不符合合同规定的要求,应妥善保管,并在规定的时间内向供方提出异议。
2)对配件数量的检验
对照进货发票,先点收大件,再检查包装及其标识是否与发票相符。
整箱配件一般先点件数,后抽查细数;零星散装配件需点验细数;贵重配件应逐一细数;对原包装配件有异议的,应开箱开包点验细数。
验收时,应注意查验配件分批交货数量和配件的总货量。
无论是自提还是供方送货,均应在交货时当面点清。
供方代办托运的应按托运单所列数量点清,超过国家规定合理损耗范围的应向有关单位索赔。
如果实际交货数量与合同规定交货的数量之间的差额不超过有关部门规定的,双方互不退补;超过规定范围的,要按照国家规定计算多交或少交的数量。
双方对验收有争议的,应在规定的期限内提出异议,超过规定期限的,视为履行合同无误。
3)对配件质量的检验
(1)采用国家规定质量标准的,按国家规定的质量标准验收;采用双方协商标准的,按照封存的样品或样品详细记录下来的标准验收。
接收方对配件的质量提出异议的,应在规定的期限内提出,否则视为验收无误。
当双方在检验或试验中对质量发生争议时,按照《中华人民共和国标准化管理条例》规定,由标准化部门的质量监督机构执行仲裁检验。
(2)在数量庞大、品种规格极其繁杂的汽车配件的生产、销售中,发现不合格品、数量短少或损坏等,有时是难以避免的。
如果在提货时发现上述问题,应当场联系解决。
如果货到后发现,验收人员应分析原因,判明责任,做好记录。
一般问题填写《运输损益单》和《汽车配件销售查询单》查询;问题严重或牵涉数量较多、金额较大时,可要求对方派人来查看处理。
(3)汽车配件从产地到销地,要经过发货单位、收货单位(或中转单位)和承运单位三方共同协作来完成,所以必须划清三方面的责任范围,如图3-10所示。
责任划分的一般原则是:
图3-10外包装破损位置与配件破损位置是否相符
①汽车配件在铁路、公路交通运输部门承运前发生的损失和由于发货单位工作差错,处理不当发生的损失,由发货单位负责。
②从接收中转汽车配件起,到交付铁路、公路交通运输部门运转时止,所发生的损失和由于中转单位工作处理不善造成的损失由中转单位负责。
③汽车配件到达收货地,并与铁路公路交通运输部门办好交接手续后,发生的损失和由于收货单位工作的问题发生的损失,由收货单位负责。
④自承运汽车配件起(承运前保管的车站、港口从接收汽车配件时起)至汽车配件交付收货单位,或依照规定移交其他单位时止发生的损失,由承运单位负责。
但由于自然灾害、汽车配件本身性质,以及发货、收货、中转单位的责任造成的损失,承运单位不负责任。
3.鉴别汽车配件质量的方法
1)五看
(1)看商标。
要认真查看商标,上面的厂名、厂址、等级和防伪标记是否真实。
因为对有短期行为的仿冒制假者来说,防伪标志的制作不是一件容易的事,需要一笔不小的支出。
在商品制作上,正规的厂商在零配件表面有硬印和化学印记,注明了零件的编号、型号、出厂日期,一般采用自动打印,字母排列整齐,字迹清楚,小厂和小作坊一般是做不到的,如图3-11所示。
图3-11上海大众减震器的表面
(2)看包装。
汽车零配件互换性很强,精度很高,为了能较长时间存放、不变质、不锈蚀,需在产品出厂前用低度酸性油脂涂抹。
正规的生产厂家,对包装盒的要求也十分严格,要求无酸性物质,不产生化学反应,有的采用硬型透明塑料抽真空包装。
考究的包装能提高产品的附加值和身价,箱、盒大都采用防伪标记,常用的有镭射、条码、暗印等。
在采购配件时,这些很重要。
例如,正品机油滤清器的包装精良,壳体上的字迹都是经过排版与设计的,印刷质量也很好,因此清晰、规范、美观。
假冒机油滤清器由于追求低成本,一般在印刷上十分粗糙、字体模糊、不规范。
如图3-12所示。
图3-12机油滤清器对比
(3)看文件资料。
首先要查看汽车配件的产品说明书,产品说明书是生产厂进一步向用户宣传产品,为用户做某些提示,帮助用户正确使用产品的资料。
通过产品说明书可增强用户对产品的信任感。
一般来说,每个配件都应配一份产品说明书(有的厂家配用户须知)。
如果交易量相当大,还必须查询技术鉴定资料。
进口配件还要查询海关进口报关资料。
国家规定,进口商品应配有中文说明,一些假冒进口配件一般没有中文说明,且包装上的外文,有的文法不通,甚至写错单词,一看便能分辨真伪。
(4)看表面处理。
鉴别金属机械配件,可以查看表面处理。
所谓表面处理,即电镀工艺、油漆工艺、电焊工艺、高频热处理工艺。
汽车配件的表面处理是配件生产的后道工艺,商品的后道工艺尤其是表面处理涉及到很多现代科学技术。
国际和国内的名牌大厂在利用先进工艺上投入的资金是很大的,特别对后道工艺更为重视,投入资金少则几百万元,多则上千万元。
制造假冒伪劣产品的小工厂和手工作坊有一个共同特点,就是采取低投入掠夺式的短期经营行为,很少在产品的后道工艺上投入技术和资金,而且也没有这样的资金投入能力。
例如,正品的传动轴的外球笼的外星轮内腔经过中频淬火,且球面球道均经过硬车磨削,光洁度很好,如图3-13所示。
图3-13外球笼的外星轮内腔
(5)看非使用面的表面伤痕。
从汽车配件非使用面的伤痕,也可以分辨是正规厂生产的产品,还是非正规厂生产的产品。
表面伤痕是在中间工艺环节由于产品相互碰撞留下的。
优质的产品是靠先进科学的管理和先进的工艺技术制造出来的。
生产一个零件要经过几十道甚至上百道工序,而每道工序都要配备工艺装备,其中包括工序运输设备和工序安放的工位器具。
高质量的产品由很高的工艺装备系数作保障,所以高水平工厂的产品是不可能在中间工艺过程中互相碰撞的。
凡在产品不接触面留下伤痕的产品,肯定是小厂、小作坊生产的劣质品,如图3-14所示。
图3-14非使用面的表面伤痕
2)检视法
(1)表面硬度是否达标。
零配件的表面硬度都有规定,在征得厂家同意后,可用钢锯条的断茬试划配件表面,但不能划伤工作面。
划时打滑且无划痕的,说明硬度高;划后稍有浅痕的,说明硬度较高;划后有明显划痕的,说明硬度低。
(2)结合部位是否平整。
零配件在搬运、存放过程中,由于振动、磕碰,常会在结合部位产生毛刺、压痕、破损,影
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