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商务信函格式样本.docx
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商务信函格式样本
您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。
您给他的每一份信函、邮件或者传真,都代表着您公司的形象,显示您公司的水平和实力,同时,相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。
所以,商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通,在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。
商务信函写作前言
作为一家外贸出口企业,您必须经常跟您的国外客商打交道。
因而,各种商务信函的写作成了您工作中的一个重要部分。
您是否有这样的感受,花费了大量的时间和精力,对自己所写的信件是否专业、是否符合通常的规范却没有十足的把握。
在本手册里,我们将为您介绍商务信函写作的基本知识和技巧,相信对您的工作具有很高的参考价值。
商务信函的重要性
也许你会问“商务信函真的这么重要吗”?
是的,答案是肯定的。
让我们一起来看看以下的调查结果。
当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时,买家通常是怎样来评估跟他联系的供应商的呢?
[参考全美最畅销的贸易书籍“BuildinganImport-ExportBusiness”]以下5个方面是买家最关心的:
供应商如何回复买家的邮件?
供应商网上的简介和/或目录是否做得专业?
当买家询问信息时,供应商是否完整答复所有问题?
供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码?
供应商如何答复买家提出的要求?
供应商多久做出答复?
供应商是否愿意对产品进行修改?
买家询问多个问题时,供应商是否答复所有的问题?
供应商的信用如何?
供应商的银行信用记录如何?
供应商银行帐户开立的年数?
大致的通常收支情况?
银行给供应商的贷款额度?
银行对供应商的帐户情况是否满意?
供应商贸易往来的信用如何?
合作者与该供应商的合作年数?
供应商可承受多大的定单?
交货是否及时?
是否能准确地完成定单?
供应商是否使用了标准质量管理认证体系?
比如ISO9000、ISO14,000(环境)、HazardAnalysisatCriticalPoints
(适用于出口美国的海产品)
由此可见,您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。
您给他的每一份信函、邮件或者传真,都代表着您公司的形象,显示您公司的水平和实力,同时,相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。
所以,商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通,在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。
商务信函的基本结构
传统信件
这里我们介绍一种商务信函中最通用的格式-齐头式。
主要特征就是每行均从左边顶格写,常常采用开放式的标点方式,即除了信文部分,其它部分在必要时才使用标点。
信中各段落之间均空一行。
1、信头Theheading
信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。
通常情况下,公司都会专门印制带有信头的信笺纸,包括发信人的姓名,地址,电话,传真等。
当我们撰写传统信件时,直接使用这种信笺纸就可以。
2、编号(写信人的名字缩写)和日期Thesendernameandthedate
这部分内容是为了方便今后查询信件用的。
3、封内地址Theinsideaddress
这里就是指收信人的姓名和地址,一般写在信笺的左上方。
收信人名称地址的格式和信头的格式相同,但必须把收信人的姓名一并写出。
另外,如果不是完全公事化的书信往来,或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来,由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份,所以可以不必填写封内地址。
4、事由Thesubjectheading
事由也就是我们通常说的主题,可以直接写明信件的重点,让人不必读完全信才了解到信的内容。
所以事由要写得简明扼要。
5、称呼Thesalutation
指对收信人的一种称呼。
较常使用的有DearSirs,DearMadam,DearMr.XX,。
称呼后面的标点,一般使用逗号。
称呼里的第一个字母要大写。
6、开头语Theopensentences
开头语没有统一的格式,但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期,主题及简单内容加以综合叙述,使对方一目了然这是答复哪一封去信的。
如果是第一次通信,也可以利用开头语作必要的自我介绍,并表明目的要求。
开头语一般与正文分开,自成一节,要求简单明了。
7、正文Thebodyoftheletter
信的主体。
一封信件的优劣,完全要看正文写的好或坏。
我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。
8、结尾语Thecomplimentaryclose
结尾语一般用来总结文本所谈的事项,提示对收信人的要求,如“希望来信来函定货”,“答复询问”等,另外也附加一些略带客套的语气。
正文结束后,另起一段写结尾语。
9、结束语Thecomplimentaryclose
结束语是结束信函时的一种客套,应该与前面的称呼相呼应。
例如:
“Sincerely,”“BestRegards,”or“YoursTruly,”.结束语写在结尾语下隔一行,只有第一个字母大写,后面加逗号。
10、签名Thesignatrue
写在结束语的下面,签上写信人的名字。
如果是传统的信件,写信人最好亲笔签上您的名字,因为用印章的话,说明该信件并非本人亲自过目,只是通函而已,不为人重视。
签名的下面,最好写上发信人的职位。
11、附件Enclosure
如果信中有附件,应在左下角注明Encl.或Enc.。
例如:
Encls:
2Invoices
Enc.:
1B/Lading
|||
电子邮件
众所周知,电子邮件即E-mail是如今我们做电子商务使用最普遍的一种联系手段。
电子邮件使用方便,信息传递迅速高效,且非常节省成本。
但是E-mail的撰写也并不是一件很容易的事情。
您知道,当一封E-mail发送出去后,只要收信人在线,他可以几分钟内就收到。
所以,在您发送前,必须要检查一下您所写的内容是否正确合适,因为一旦您点击了发送键后,您就再也无法将其收回了。
通常我们理解E-mail的撰写风格可以比传统的信件,传真等稍加随便一点。
但是我们在这里还是要建议大家,即便是写E-mail,由于是谈论公事,所以还是采用正式严肃的风格。
尤其当您是第一次跟收信人联系的话,正式的商务信函能让您留给对方非常专业的印象。
1、收信人的邮箱2、发信人的邮箱3、写信日期
写日期时,请注意以下几点:
a.年份要写完整,不能用03代替2003。
b.月份要写英文名称,不能用数字来代替,如31/3/03不能在正式的信件中出现。
但是可以用英文缩写,比如用Aug.代替August。
4、时间5、主题6、称呼 7、正文 8、结束语 9、签名 10、联系方法
这部分内容要完整,包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法(地址、电话、传真、邮箱、网址)。
写地址时请注意:
一般来说,门牌号和街道名称之间不用逗号点开,但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。
您可以在自己的邮箱系统中事先做好一个模板。
每次写信只要选择这个模板,信件会自动显示这些内容。
商务信函写作的要点
写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。
所有您需要做的就是,用简单朴实的语言,准确的表达自己的意思,让对方可以非常清楚的了解您想说什么。
围绕这一点,我们总结了几方面的内容,希望对您写作商务信函有借鉴作用。
1、口语化
每一封信函的往来,都是您跟收信人彼此之间的一次交流。
人都是感性的,所以您需要在您的信函里体现感性的一面。
然而很多人都有一种误解,以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”,于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。
他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived”,“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“Wearelookingintoyourcomplaint”。
其实我们简单的来理解一下,每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?
只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。
多用一些简单明了的语句,用我/我们做主语,这样才能让我们的信函读起来热情,友好,就象两个朋友之间的谈话那样简单,自然,人性化。
想象一下,如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时,您会怎么说?
我想您会说“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。
既然在电话中您会这样说,为什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”?
放弃这种所谓的“生意腔”吧,让您的信也象谈话那样简单,自然,人性化。
2、语气语调
由于您写的信函都是有其目的性的,所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。
在写之前先不妨仔细考虑一下,您写这封信函是想达到一个什么样的目的,您希望对收信人产生一种怎样的影响呢?
是歉意的,劝说性的,还是坚决的,要求性的。
这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
3、真诚
不管是生活中的交往还是生意上的合作,真诚是最重要也是最基础的,所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。
不管说什么,都要带着您的诚意去说。
把写好的信函拿起来读一遍,确保如果此时对方正在电话中与您通话,他一定能够感受到您的自然和真诚。
4、直接
跟您一样,您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。
所以,信函一定要写得简明扼要,短小精悍,切中要点。
如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容,请毫不留情的舍弃它们。
因为这些内容不仅不能使交流通畅,反而会混淆视听,非但不能让读者感兴趣,反而会让他们恼火,产生反感。
5、礼貌
我们这里所说的礼貌,并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。
而是要体现一种为他人考虑,多体谅对方心情和处境的态度。
如果本着这样的态度去跟别人交流,那么就算您这次拒绝了对方的要求,也不会因此失去这个朋友,不会影响今后合作的机会。
特别要注意,当双方观点不能统一时,我们首先要理解并尊重对方的观点。
如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时,请表现一下您的高姿态,您可以据理力争,说明您的观点,但注意要讲究礼节礼貌,避免用冒犯性的语言。
还要提醒一点,中国人有句话叫做“过犹不及”。
任何事情,一旦过了头,效果反而不好。
礼貌过了头,可能会变成阿谀奉承,真诚过了头,也会变成天真幼稚。
所以最关键的还是要把握好“度”,才能达到预期的效果。
6、简洁
就象前面提到的,要用简洁朴实的语言来写信函,让您的信函读起来简单,清楚,容易理解。
用常见的单词,避免生僻或者拼写复杂的单词。
一个单词可以表达,就不要用词组。
多用短句,因为短句更容易理解。
少用“and”,“but”,“however”,“consequently”这些让句子变得冗长的连词。
在同一封信函里,不要使用多个相同含义的单词。
比如,您前面写了“goodshavebeensent”,那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。
因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。
8、精确
当涉及到数据或者具体的信息时,比如时间,地点,价格,货号等等,尽可能做到精确。
这样会使交流的内容更加清楚,更有助于加快事务的进程。
9、针对性
请在邮件中写上对方公司的名称,或者在信头直接称呼收件人的名字。
这样会让对方知道这封邮件是专门给他的,而不是那种群发的通函,从而表示对此的重视。
当然,如果您无法确定收信人的名字,那就在称呼一栏里写“DearSirs”or“DearSirorMadam”。
10、语言朴实
前面我们说过,商务信函不需要用华丽的词句。
根据西方的语言习惯,他们更愿意使用简练而朴实的语言。
所以当我们跟西方人进行商务沟通时,也要尽量避免华丽复杂的词句。
比如“Welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperation”,就不如直接写成“Wehopetohavetheopportunitytoworktogetherwithyouinthefuture.”,这样才更加符合西方人的语言习惯。
11、回复迅速及时
给买家的回复,千万要迅速及时。
因为买家通常只看最先收到的几封回复,从中去选择合适的供应商。
如果您的回复不够及时,就可能因为抢不到先机而失去商机。
12、标题
这一点是特别针对写电子邮件的。
也许很多人都没有意识到,事实上,E-mail的标题是很重要的一个部分,您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。
如果标题没有内容,看起来象群发的垃圾邮件的话,很多买家就会直接删除。
比如这样的标题“Howareyou?
”,“Canweworktogether?
”,建议您改成“Proposal:
BrightIdeasImports--ZhejiangTextile'sPartnershipOpportunity”或者“Introduction:
OurProductOfferingsforBrightIdeasImports.”这样您的邮件会显得更加专业。
13、校对
写完之后,一定要检查。
最基本是要确保拼写和语法正确,然后检查一下您所提供的事实,数据等是否有错。
我们都会犯错,但即使在您的信函里有一个极小的失误,也可能会破坏您在沟通方面的可信度,并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。
最后,通篇读一下您的信函,对照前面提到的所有规则,您的信函都符合要求了吗?
商务信函案例分析
很显然,这封邮件有很多缺点,首先语句呆板,严重的“生意腔”使邮件毫无生气。
句子长而乱,含义模糊。
没有提供足够的资料来支持自己的论点。
更糟糕的是,措辞冒昧,极不礼貌。
针对这些不足,我们再来看一下另一个版本。
现在您觉得好多了吧!
我们说过,即使这次不能满足对方的需求,只要我们处理得当,还是可以保留住潜在合作的机会。
有时候,信函的作用就是这么重要。
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