OFFICE使用80个技巧.docx

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OFFICE使用80个技巧

1.快速定位——书签

在需要定位的位置，选取“插入”菜单中的“书签”命令，打开书签对话框；在其中，设置好书签名后，按“添加”即可；

在同样的对话框中，选择一个书签，单击定位即可。

专家点评:

知道书签功能的用户不在少数，不过使用书签的人却为数不多，也许是我们的文档多不够大吧？

实际上书签除了定位功能外还有很多作用，如很多和书签有关的Word域；文档内的超级链接以及文档目录

2.使用自定义序列排序

使用自定义序列排序在Excel排序对话框中选择主要关键字后单击选项，可以选择自定义序列作为排序次序，使排序方便快捷且更易于控制。

顺便说一下，排序可以选择按列或按行，我以前如果排行的顺序都是选择性粘贴转置，排完序后再转置

专家点评:

自定义排序只应用于“主要关键字”框中的特定列。

在“次要关键字”框中无法使用自定义排序次序。

若要用自定义排序次序对多个数据列排序，则可以逐列进行排序。

例如，如果要根据列A或列B进行排序，可先根据列B排序，然后通过“排序选项”对话框确定自定义排序次序。

下一步就是根据列A排序。

3.在PowerPoint中巧妙插入新幻灯片

在编辑PowerPoint时，不时的要插入一张新幻灯片，采用点击“插入”-“新幻灯片…”-“请选取自动版式”-“确定”，的确过于繁琐，有捷径吗？

有。

如果想在当前幻灯片的后面插入一张新幻灯片，试一试“Shift+Enter（回车键）”，奇妙吧！

当然了“Ctrl+M”也可以。

不信？

你试试看.

专家点评:

在格式工具栏中有一个新幻灯片按钮，也是一个快速插入新幻灯片的方法；如果偏爱快捷键，则建议使用“Ctrl+M”。

“Shift+Enter（回车键）”在不同的视图和状态下会有不同的作用，仅在幻灯片缩略图窗格中选定一张幻灯片的情况下，才能起到插入一张新幻灯片的作用。

4.平均Word文档的分栏

我们在对Word文档进行分栏的过程，往往会遇到最后一页的栏是不等长的，其实，你只要将定位插入点到文档末尾，然后选择“插入|分隔符”命令，在弹出的对话框中选择“连续”单选按钮，然后“确定”，这时候最后一页的栏也变成等长的了。

专家点评:

本方法将在分栏内容的最后插入一个连续型分节符。

我通常的作法是，先在内容后面插入一个空行，但分栏时不选中此空行。

与上述方法是异曲同工。

如果仅对文档中间的一部分分栏，则直接分栏即可，不必这么麻烦。

5.更快速的“全部保存”

有文章介绍过,在Word2000中想保存多篇打开的文档，可以按住Shift键，选择“文件”菜单中的“全部保存”即可；其实有更快速的方法：

可以按住Shift键，然后鼠标单击常用工具栏上的“保存”按钮，这时“保存”按钮的图标就变成“全部保存”的图标，松开鼠标，即保存完毕。

专家点评:

这是我盼望已久的一个技巧。

实际上这种方法在Excel中更多，例如在按下Shift时单击打开按钮则可以实现保存的功能，反之亦然。

读者可以这样来试验，先按下Shift，再单击一个按钮不要松开鼠标按钮，观察按钮的图形是否改变为其它，然后移开鼠标即可。

6.如何群发邮件

在OUTLOOK“联系人”中选定所需收件人，从“工具”菜单中选择“邮件合并”命令。

在对话框中选择适当的选项后单击确定。

在出现的WORD文档中输入邮件内容，从“邮件合并”工具栏中选择“合并到电子邮件”，再按“确定”。

OUTLOOK就会把您所想要发的文档发送出去了。

专家点评:

邮件合并功能最早是为发送批量的普通邮件设计的。

现在也可以批量发送电子邮件。

也许您会质疑：

电子邮件的收件人、抄送和密件抄送可以有多项，何必批量发送？

实际上，我一开始也是这么认为的，直到有人开发了一个发送工资条的系统，我才意识到：

微软不做没用的事

7.Word表格计算

在Word2000的表格中，可以进行比较简单的四则运算和函数运算。

其使用方法是：

将插入点定位在记录结果的单元格中，然后打开“表格”下拉菜单中的“公式”命令，出现对话框后，在等号后面输入运算公式或“粘贴函数”。

计算公式可引用单元格，表格中的列可用A、B、C…等表示，行数用1、2、3…表示

专家点评:

Word表格的计算功能虽然无法和Excel相比，但却远远超出一般人对于“简单”的想象。

除了四则运算、乘方、百分数和等式不等式外，另有求和、取整等18个函数可供选用，如果定义了书签，还可以引用书签进行计算。

8.Word斜线表头

将插入点定位在单元格中。

然后执行“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令，当出现对话框后，选择“表头样式”（共有5种可选择），分别填入“行标题”（右上角的项目）、“列标题”（左下角的项目）和“数据标题”（中间格的项目）以及“字体大小”等，最后按确定退出。

删除斜线表头的方法是，单击要删除的斜线表头，当周围出现选定标记时，按[Del]键即可删除该斜线表头。

专家点评:

最简单的表格只有行列2维。

在手工处理数据的年代，为了能够在一张表格中反映尽可能多的信息，人们使用了斜线表头等结构复杂的表格。

但数据库管理系统出现之后，我们只使用结构最简单的表，原来的复杂结构则通过表之间的关系来表达。

因此，一般说来，斜线表头会导致表格结构复杂而不利于自动处理。

10.快速重复输入

在WORD中当输完一些内容后，同时按下ALT与ENTER键则刚才输入的内容会被自动拷贝一遍，并且适用于拷贝粘贴后的重复粘贴。

专家点评:

其实这个快捷键对应的就是编辑菜单中的“重复”命令。

不过这个命令有3个快捷键，大家熟悉的是屏幕提示的Ctrl+Y，也有人用功能键F4；本技巧给出的则是它的第3个快捷键。

11.送你一个外出“小秘书”

在Outlook单击“工具”菜单中的“外出时的助理程序”项。

在对话框中点选“我目前外出”选项后，点下方的“添加规则”。

在“编辑规则”对话框中设置规则。

如：

选择执行下列*作中的“答复”选项，编辑模板（点模板按钮）并保存，然后确定所有项目。

这样，以后你外出的话如果有人给你写信，你可通过次助理程序来自动答复他们，告诉他们如有要事如何与你联系。

专家点评:

此功能属于Outlook服务器端的邮件规则，需要ExchangerSever的支持。

否则可能根本无法找到该菜单命令。

12.Outlook时间的自然语言支持

在Outlook的约会、任务和会议要求等窗体中，都有时间/日期等，一般情况下我们直接输入日期或者选择日期。

其实还有一种高级用法：

只要输入表示日期的词语就可以获得对应的日期。

这些表示日期/时间的词语主要有：

1-表示日期的常见词，如：

现在、Today、今天、明（昨）天、前天、大前天、大后天等，中英文均可；2-数字：

代表当月的日期，注意不要超过31，数字或中英文大小写均可；3-节假日：

如国庆节，元旦，建军节、圣诞节等；4-星期：

如星期五、礼拜一等；5-表示日期的复杂短语，如今天+20天、7.1+10day,2dayslater等.

专家点评:

这是一种人性化设计，在计划若干天后的工作时，因无需掐算，该方法比从日历中选择日期更为方便。

13.改变文字方向

只要把字体设成“@字体”，如“@宋体”就可以令文字逆时针旋转90度了。

这种方法对于设置与正文同方向的页眉页脚是非常有用

专家点评:

如果通过“文字方向”命令修改文字的方向，则会自动添加一个“下一页”类型的分节符。

而本方法则可以将不同方向的文字在同一段落中显示。

14.字符与Unicode代码的互换

首先，输入一个需转换的字符。

接着，将光标移至它的右边。

最后，按下组合键：

Alt+X。

此时，Unicode字符便展现在你眼前；反之，若需将Unicode代码转换为字符时，和上边*作一样。

先输一组Unicode字符，还是将光标移至它的右边，按下组合键：

Alt+X

专家点评:

记住某些特殊字符的Unicode代码是有用的，一般也可以在插入符号的对话框找到。

而查阅Unicode代码，则很难找到更简单的方法了。

15.在Excel中输入人名时使用“分散对齐”

在Excel表格中输入人名时为了美观，我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。

按空格键是一个办法，但是我们这里有更好的：

我们以一列为例，将名单输好后，选中该列，点击“格式—单元格—对齐”，在“水平对齐”中选择“分散对齐”，最后将列宽调整到最合适的宽度，整齐美观的名单就做好了。

专家点评:

本技巧给出了一个很好的例子，同时还带出了一个原则：

永远不应使用空格或空行来调整对象的位置，因为它很难控制，且适应性差，可能导致意想不到的结果。

在本例中，如果名字中间有空格，查找时若忘了这个空格则会很麻烦

16.快速选定Excel区域

在Excel中，要想在工作簿中快速选定某块区域，只需单击想选定的区域的左上角单元格，同时按住Shift键不放，再单击想选定的区域的右下角单元格即可。

另：

按住Ctrl键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域。

专家点评:

事实上选定区域和顺序无关，只需首先选定矩形区域的一个角的单元格，再按下Shift的同时单击对角单元格。

此2种选定方法同样适用于Word2002，但Word2002以前的版本不支持选定多个不连续区域。

17.插入水印

要想在Word2000的文档中添加自己喜欢的“水印”，只要双击“格式”菜单，选择“背景”命令，再选择“水印”，出现关于“水印”的设置拦，你可以在“文字”栏里写入自己喜欢的文字（公司名称等）即可。

一般在“颜色”栏里选择“灰色”。

专家点评:

Word老用户还记得在6.0中插入水印的方法吗？

对了，在页眉页脚视图中通过图文框插入！

到了2002，则不仅可以通过本技巧中的方法插入文字水印，更可以直接选择图片插入水印。

现在的Office用户真幸福啊！

18.Excel自带的示例文件

在:

\\ProgramFiles\\MicrosoftOffice\\Office10\\Samples文件夹中有两个EXCEL示例文件SAMPLES：

主要包含工作表函数,条件格式,数据有效性,图标标志,重复任务,数组,API示例,事件,自动化,ADO等演示数据,对学习Excel使用很有帮助SOLVSAMP：

是用来学习加载宏\"规划求解\"的一个示例文件,当中包含6个方面的应用：

产品组合、货物传送、排班组合、最大收益、投资方案和电路设计.

专家点评:

无论您是初学者，还是熟练用户，这两个文件都会对您有很大的帮助。

注意：

要使用规划求解，需要先加载规划求解加载宏。

方法是从工具菜单中选择加载宏命令，在对话框中选中规划求解即可。

19.找回丢失的Word文件

单击“打开”按钮，选“文件类型”框中的“所有文件”选项。

在文件夹列表中，双击含有打开备份文件的文件夹。

单击“视图”按钮。

在“名称”栏中，文件名显示为“XX备份”，在“类型”框中，文件的类型显示为“microsoftword备份文件档”。

找到该文件并双击。

则打开该文件。

（要找会丢失文件的前提是，必须在word中设置成“保留备份”，并且文件已经保留了备份。

）

专家点评:

启用保留备份的方法是从工具菜单的选项命令，在保存选项卡中，选中保留备份。

此后每次保存文档时，都以备份副本的形式复制文档的前一版。

每个新的备份副本会替换前一备份副本。

Word会将备份副本（以.WBK为文件扩展名）与原文档保存在同一个文件夹中。

如果选中“保留备份”复选框，Word将自动清除“允许快速保存”复选框，因为Word只能在执行完整保存时创建备份副本。

20.Excel2000中选定超级链接文本技巧如果需要在Excel2000中选定超级链接文本而不跳转到目标处，可采用如下*作方法，单击包含超级链接文本的单元格，按住鼠标左键至少一秒钟，然后释放鼠标，这时就可以选定超级链接文本。

专家点评:

在Excel2002中，当指向该单元格时，除了会提示链接地址外，也会提示单击一次可跟踪链接；单击并按住可用于选定单元格。

不过在Word中，默认需要Ctrl+单击来跟踪链接；而PowerPoint中，则是在播放时单击才能跟踪链接。

21.给Outlook个人文件夹（.pst文件）加把锁

在“文件”菜单上，单击“数据文件管理”。

单击需要的.pst文件，再单击“设置”。

单击“更改密码”并在框中输入旧密码和新密码。

一般最初密码为空。

单击“确定”。

专家点评:

Outlook个人文件夹包含了在Outlook中可以查看的所有信息，或者是这些信息的备份。

因此，加密管理是一个好方法，不过千万不要忘记密码，否则就再也无法打开它了。

22.制作有颜色的公式

使用office自带的公式编辑器制作出的公式都是黑色的，使用通常的办法无法改变公式的颜色，不过可以使用给公式添加阴影的方法，改变公式的颜色。

在公式编辑器中做好一个公式，回到编辑状态，通过\"视图\"-\"工具栏\"-\"绘图\"，调出\"绘图工具栏\"，单击\"绘图工具栏\"中的\"阴影设置\"按钮，选择其中的\"阴影样式17\"或者\"阴影样式18\"，为公式做一个阴影，再点选\"阴影设置\"按钮中的\"阴影设置\"选项，弹出\"阴影设置\"工具栏，调整阴影的位置，使阴影与公式重合，再通过设置阴影颜色，从而改变公式的颜色。

专家点评:

其实在Word或Excel中通常并不需要改变公式编辑器对象的颜色，因为默认情况下，就是白底黑字。

但在PowerPoint中的情况就不同了，在深色背景的情况，公式可能几乎无法看清。

虽然这可能不是所谓“正式”的功能，但它确实解决问题。

23.活用WORD的特殊字符替换功能

点“编辑”下“替换”，选择“高级”。

在“查找内容”和“替换为”中使用“特殊字符”可以实现许多你意想不到的功能。

比如，网上常有一些文本不到一段就换行或者两行间还有个空行。

用手工删除整篇文章中无用的换行符十分麻烦。

使用替换功能，在查找内容中输入两次“段落标记”，在替换为中输入一个“段落标记”进行替换。

数千个没用的空行瞬间清理就完毕了。

使用该高级替换功能还可实现许多特殊的编辑功能。

大家自己去尝试吧！

专家点评:

此技巧有一定的限制，而且不一定可以一步清除所有多余的空行。

因此如果使用Word2002，可以把粘贴的智能标记和本技巧结合使用。

24.最大化和还原窗口的技巧

除了正常的按右上角的最大化和还原按钮，调整窗口之外，我发现了还有两个地方可以完成同样的调整。

你也许会说，第一种是双击标题栏，可以在最大化和还原之间变化，我说对，这就是第一种方法。

那么第二种呢，我先问你有办法吗？

我告你吧，在水平和垂直的滚动条的交叉处双击鼠标键，还不要说真的在最大化和还原之间变化。

举一反三吧，这样的技巧要不都让我发现了。

专家点评:

也许您认为这属于Windows的技巧而不是Office的技巧。

其实准确地说，它是Word的技巧。

因为我还没有找到别的那个程序支持这个*作的功能。

很难得哦！

25.获得邮件传递结果通知

对所有邮件都设置送达或阅读通知

在“工具”菜单上，单击“选项”。

单击“电子邮件选项”。

单击“跟踪选项”。

选中“已读回执”或“送达回执”复选框。

26.对单个邮件获得通知

在邮件中，单击“选项”。

在“投票和跟踪选项”之下，选中“请在送达此邮件后给出‘送达’回执”或“请在阅读此邮件后给出‘已读’回执”复选框。

专家点评:

由于历史的原因，普通的电子邮件甚至Internet不被认为是可靠的通信方式。

但作为一种重要的甚至是主要的通信方式，回执功能可能会带来很大的方便。

虽然由于接收方或回执丢失的原因，没有收到回执并不意味着对方没有收到邮件；但如果收到回执，则可以肯定对方收到了邮件。

27.使用PowerPoint制作相册

启动PowerPoint新建一个幻灯文件，执行插入菜单内图片子项下的新建相册命令打开相册对话框，在该对话框中选择要放入本相册的图片，并在完成图片调整及相册版式的设置后单击创建按钮关闭对话框回到幻灯编辑模式，编辑相册封面，继续完成幻灯动画、切换、背景、声音等设置，最后保存文档，您就可以和您的朋友一起慢慢欣赏自己制造的精美相册了。

专家点评:

相册是PowerPoint2002的新增功能，尽管不通过此功能也可以制作相册。

但该功能可以更快捷、更自动化地完成工作。

28.使用Word汉英互译

中文版Word中支持英汉、汉英互译，方法是将光标定位在要翻译的词，或者选中目标词汇，然后按下Alt+Shift+F7即可出现一个对话框，其中有翻译后的词汇。

专家点评:

这个功能从Word6.0就已经有了，到了Word2002则发展到极致。

还可以借助Internet进行9国语言的全文互译。

29.如何消除缩位后的计算误差

姓名：

甘为民

上海市徐汇区

有时我们输入的数字是小数点后两位数，但是在精度要求上只要一位，缩位后显示没问题，但其计算结果却是有误差的。

解决方法是“工具－选项－重新计算”中，勾选“以显示值为准”。

这样计算结果就没有误差了。

专家点评:

事实上并不是计算上有误差，而是显示设置的四舍五入。

采用本技巧提供的方法，可以解决显示中的问题，但同时会改变数值的精度，在使用前Excel会给您一个警告。

30.在Outlook中实现快速邮件检索

在使用Outlook时经常要对符合某些条件的邮件进行检索，但如果每次都重新设置搜索条件*作起来比较麻烦，可以按照下面的方法实现快速检索邮件。

启动Outlook后选择“工具”——“高级查找”——在高级查找对话框中填入您的具体检索条件——单击“文件”——“保存搜索条件”——选择路径并填入文件名——单击“确定”，设置完成。

今后您可以在不需要启动Outlook的情况下直接双击刚才保存的检索文件，程序会自动搜索出您需要的邮件，非常方便。

专家点评:

搜索人人都会，有人多次使用相同的条件进行搜索，似乎并未觉得有多麻烦。

试试这个技巧吧，就算您的工作不忙，早点作完休息一会也好。

31.使用Outlook过滤电子邮件

如果您不想收到某人的电子邮件可以在Outlook中这样*作：

工具——规则向导——新建——邮件到达时检查（下一步）——发件人电子邮件地址中包含特定词语——单击特定词语填入要阻止的email地址（下一步）——将其永久删除（单击两次下一步）——选中“立即对已在收件箱中的邮件上运行此规则”和“启用此规则”（完成）。

这样设置后就再也不会接收到某人的邮件了。

专家点评:

邮件规则可以非常灵活地管理您的电子邮件，各种条件和*作的组合数以十万计。

如果收到了不想看到的邮件，可以利用“组织”中的“垃圾邮件”功能快速创建处理规则。

32.快捷键之快捷键

同时按下Ctrl+Alt+“+”（数字键盘上的加号键），这时鼠标符号会变成一个奇怪的形状。

将这个鼠标符号移动到菜单上或工具栏上，左键单击您想指定的菜单命令或工具栏上的命令按钮便会自动弹出“自定义键盘”对话框，将光标放到“请按新快捷键”输入框中，按想要新建的快捷键。

按下新的快捷键以后，输入框中会显示您的快捷键组合。

在“当前快捷方式”文本框里选中要删除的快捷方式，单击“删除”可以去除不需要的快捷键。

发帖人:

吾本犹修发帖时间:

2005-02-2410:

19

专家点评:

也就是几天以前，我在MSDN上看到了美国微软一位美眉写的关于覆盖Word内置功能的文章，其中提到了这个技巧。

我可以告诉各位那个奇怪的形状有多奇怪：

。

输入2318后再按下Alt+x可以得到它。

高手越来越多，我若不抓紧时间卖弄一下，怕是就没机会了。

33.Office使用技巧：

快速选择Excel工作表

在Excel中，要在一个有很多个工作表的工作簿中快速的选择某一个工作表，只需将鼠标指针移到工作薄左下角的工作表滚动轴（SheetTabs），然后点击右键，在快捷菜单中选择你想要的工作表。

专家点评:

我们的注意力常常集中在如何在同一个工作表中定位。

这个技巧对于Excel老手也许颇有帮助，一般人看来，他们的工作簿通常有太多的表。

34.让FLASH影片在POWERPOINT中酷闪

右击工具栏，在弹出菜单中单击“控件工具箱”，再单击右下角的“其他控件”，在弹出菜单中选择“ShockwaveFlashObject”，然后用鼠标（此时成十字形）在页面上拉出一长方形（该长方形大小即FLASH影片大小，可调整），在选中该长方形的情况下单击控件工具箱左上角的属性按钮，在弹出的属性对话框中找到Movie一项，在其后的空格中输入FLASH影片的路径和完整文件名（也可为URL路径）,单击放映后即可在POWERPOINT中放映FLASH影片。

专家点评:

看着题目就够酷的了，您要真照着做一个幻灯片出来那就更酷了。

不只是PowerPoint可以酷闪，Word和Excel同样可以酷一把，方法吗…酷似！

35.如何将数据库直接转换为word表格？

视图---〉工具栏---〉数据库---〉调用数据库快捷工具栏后单击插入数据库按钮---〉选择数据源---〉浏览找到所需要插入的数据库（表），当然首先确定使插入access数据库还是vfp、dbase等类型数据表---〉选择所需要插入的字段---〉确定---〉调整。

专家点评:

Word可以导入数据库，没想到吧？

岂止可以导入，还可以动态刷新。

可以处理字段和记录，活脱脱一个小DBMS。

36.通过双击格式刷可以重复复制格式

多数word使用者知道：

选中一部分文字时，按下格式刷可以取出所在位置或所选内容的文字格式，用这一个刷子去刷别的文字可实现文字格式的复制。

但每次刷完后，格式刷就变成不可用。

如果希望重复复制格式，就要不停地重复上述过程。

有一个技巧可避免上述的繁琐步骤：

通过双击格式刷，可以将选定格式复制到多个位置。

若要关闭格式刷，按下ESC键或再次单击格式刷即可。

专家点评:

这是一个很好的技巧，类似的还有绘制自选图形时，也可以双击以绘制多个。

任何时候，如果您觉得使用Office有些不方便，也许您就要发现一个新的技巧了。

37.定义印刷样式的页眉

印刷制品的页眉经常是章节标题加页数，十分漂亮，其实word也可以达到这个功能

1、插入页码：

位置--页眉，对齐方式--外侧

2、分别在奇数页页眉和偶数页页眉插入域代码：

styleREF\"标题1\"（其中\"标题1\"为你想使用的样式名称）

3、通过制表位调节显示位置使其美观

4、根据章节划分应用样式后，页眉自动显示相应的标题

如果你有双面打印机，那打印出的成品将和印刷品一样。

马上去试一下吧

专家点评:

不知是作者疏忽还是笔误，我知道可以分别在奇数页引用“标题1”，而在偶数页引用“标题2”；换言之，正面引用章标题，背面引用节标题，这样岂不更像一本书，而且是绝对精美的书？

38.隐藏单元格中的所有值

有时候，我们需要将单元格中所有值隐藏起来，这时你可以选择包含要隐藏值的单元格。

选择“格式”菜单中“单元格”命令，单击“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“自定义”，然后将“类型”框中已有的代码删除，键入“;;;”（三个分号）即可。

专家点评:

您也许奇怪为什么会这样，其实单元格数字的自定义格式是由正数、负数、零和文本4个部分组成。

这4个部分用3个分号分隔，那个部分空，相应的内容就不会在单元格中显示。

现在都空了，当然就都不显示了。

不过这只是一步，要真得让别人看不到，还需要做些工作，等着您来告诉我们吧。

39.Excel小技巧

Excel2002新增了一项“文本到语音”功能，利用这项功能我们可以让Excel工作表开口说话，并可以在输入数据时实